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Text File  |  1999-01-31  |  5.9 KB  |  115 lines
  1. Hints for making the most of version 4.xx
  2. -----------------------------------------
  3.  
  4. Quick method to set budgets for all categories
  5. ----------------------------------------------
  6.  
  7. To set budgets for all categories based on the spending and income patterns for any 
  8. specified time period, follow this procedure.  Select the Category Balance view by 
  9. pressing the toolbar button.  Set the Recalculate Budgets option to Yes.  Follow
  10. the on-screen dialog.  Done!
  11.  
  12. Pasting your category balances and budgets into the Series 5 Sheet application via Word
  13. ---------------------------------------------------------------------------------------
  14.  
  15. From the Category Balance view, press Tab for options.  Select Screen + Tab-delimited File.
  16. Choose the export file and press Enter.  In the Series 5 Word application, use the Import
  17. Text File option, then press CTRL+A (to select all text) and CTRL+C to copy text.  In the
  18. Sheet application press CTRL+V to paste.
  19.  
  20. Viewing the full text of a description, reference or category
  21. -------------------------------------------------------------
  22.  
  23. abp allows quite long names for transaction descriptions, references and categories.
  24. Because space is limited, these names are sometimes truncated on screen when transactions
  25. are listed.  There are two options.  Firstly, zoom out.  Secondly, you can set a User
  26. Preference (CTRL+Q) so that tapping part of the transaction on the screen displays the
  27. full text.  To clarify how this works:
  28.  
  29. 1. You will have already set the default behaviour for tapping an entry to be either
  30. Edit transaction or Reconcile transaction.
  31. 2. If you tap the description, reference or category then the full text is displayed
  32. 3. If you tap ELSEWHERE on the entry (eg. the date, the amount) then the entry is opened
  33. for editing or is reconciled according to your preference.
  34.  
  35.  
  36.  
  37. Upgrading from abp version 3.xx
  38. -------------------------------
  39.  
  40. Abp version 4 uses a modified data file format so, first of all, you'll need to convert 
  41. your abp version 3.xx datafile using the supplied program abp3to4.opo.  You can copy 
  42. this program onto any Psion Series 5 directory (for example, c:\documents), it does not
  43. need to reside in c:\system\apps\abp like the main abp program.  The conversion program
  44. will create a new data file for you - for security, it must have a different name from
  45. your original file (you can always rename your new file later if you wish).
  46.  
  47. When you have installed abp version 4.xx (see instructions in README.TXT) then you are
  48. ready to go.  For a complete inventory of the changes in version 4.xx, see the file
  49. CHANGES.TXT.
  50.  
  51.  
  52. Matching descriptions when entering transactions
  53. ------------------------------------------------
  54.  
  55. This new functionality was added in version 3.17.  Press SPACE to enter a new transaction
  56. as normal.  You will see a button entitled "Match description".  If you enter the first 
  57. few letters of a description then press this button or press CTRL+D, the program will look
  58. for the most recent transaction which matches this description.  The full description, 
  59. amount and category will be automatically displayed for you.  Pressing the button or CTRL+D
  60. again will find the next most recent matching transaction, and so on.  The idea of this
  61. new functionality is that it saves time when entering new transactions which are similar 
  62. to previous transactions.
  63.  
  64.  
  65. Getting to know the new functionality
  66. -------------------------------------
  67.  
  68. There are a number of new functions in version 3.00.  The most significant change is that
  69. abp now supports investments, activities (ie. buys & sells) and prices.  In addition (and
  70. I believe uniquely to any Psion 5 program) there is full Quicken and MS Money
  71. compatibility so that investment activity can both be imported and exported to those 
  72. PC-based programs.  I recommend that you take a few moments to browse the help 
  73. file (CTRL+SHIFT+H within abp).  I also suggest that you open the abp data file 
  74. SAMPLE.ABP, go to the Invest menu, then experiment!
  75.  
  76. Using prices
  77. ------------
  78.  
  79. Abp stores all data in a single file.  The program performs well with quite large data 
  80. files, however if you have a number of investments and update the prices daily, then your
  81. abp file can grow big.  In this situation, you might want to hold your prices
  82. in a different data file from your bank accounts.  Note that the New Prices option (CTRL+H)
  83. is the normal way to enter new (updated) prices.  The Update/Delete Prices option (CTRL+U)
  84. is designed to allow a previously-entered price to be modified - for example if you made
  85. a mistake.  Remember that abp stores prices in units of home currency (for example, pounds
  86. sterling), so that a price of (say) 125 pence should be entered as 1.25.
  87.  
  88. Using investments with your bank account
  89. ----------------------------------------
  90.  
  91. Whenever you enter any investment activity, you will have the option of updating your
  92. current bank account with the proceeds from the buy or sell.  If you have a regular
  93. investment cash account, then ensure this is the currently-selected bank account before
  94. entering your investment activity.  
  95.  
  96. Calculating your gain or loss on investments
  97. --------------------------------------------
  98.  
  99. The Investment Summary screen (CTRL+SHIFT+Q) will show your investments and their current
  100. value, based on the latest prices that you have supplied.  The program will sum your
  101. investment activity for each security and check how much you have spent on your 
  102. investments.  The gain or loss is calculated from the different between what you have spent
  103. and the current market value.  Note: if you previously held a security and the buy/sell
  104. activity is not shown in abp, then the program does not know what you have spent.  In this
  105. case, the gain or loss calculation will not be correct and will be shown with an asterisk.
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110. I hope you continue to find abp useful.  Feedback is always welcome.
  111.  
  112.  
  113. Malcolm Bryant
  114. 5 September 1998
  115. email: malbry@ms.com