home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Languages Around the World / LanguageWorld.iso / translat / babylon / demo-eng.voc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-09-29  |  44.2 KB  |  1,321 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.           3:00      INTRODUCTION TO PROCEDURES
  13.  
  14.  
  15.           CONTENTS
  16.  
  17.  
  18.           3:10      SECURITY
  19.  
  20.                     3:10:10   Introduction
  21.  
  22.                     3:10:20   Company Details
  23.                     3:10:21   Operator Master
  24.                     3:10:22   Menu File 
  25.                     3:10:23   Program File 
  26.                     3:10:24   Field File
  27.                     3:10:25   Security Level 
  28.                     3:10:26   Security Range
  29.                     3:10:30   Security Profile
  30.                     3:10:40   Security Violation
  31.                     3:10:50   System Monitor
  32.  
  33.  
  34.           3:20      TRANSLATION
  35.  
  36.                     3:20:10   Introduction
  37.  
  38.                     3:20:20   Program Title Translation
  39.                     3:20:21   Menu Title Translation 
  40.                     3:20:22   Message Translation 
  41.                     3:20:23   Help Text Translation 
  42.                     3:20:24   System Control File Parameter Translation
  43.  
  44.  
  45.           3:30      REBUILDS/BATCH OPERATIONS
  46.  
  47.                     3:30:10   Introduction
  48.  
  49.  
  50.           3:40      ARCHIVE ROUTINES
  51.  
  52.                     3:40:10   Introduction
  53.  
  54.  
  55.           3:50      COMPANY SET UP
  56.  
  57.                     3:50:10   Introduction
  58.  
  59.                     3:50:20   System Calendar
  60.                     3:50:30   System Control File 
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.           (c) 1991 Option Systems Limited
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.           3:60      BACKGROUND DETAILS
  79.  
  80.                     3:60:10   Introduction
  81.  
  82.                     3:60:20   System Control File Parameters 
  83.                     3:60:30   Help Text 
  84.                     3:60:40   Indexed Help File 
  85.                     3:60:50   Message File 
  86.  
  87.  
  88.           3:70      GENERAL ADMINISTRATION
  89.  
  90.                     3:70:10   Introduction
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.           (c) 1991 Option Systems Limited
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.           3:10:10   Introduction
  145.  
  146.           STYLEman  takes  Security seriously allowing many differing  types  and  differing
  147.           methods of establishing security levels each capable of being  used in conjunction
  148.           with each other or used in part.  
  149.  
  150.           Security is undertaken through a series of levels as follows:
  151.  
  152.                   ┌────────> Enter OPERATOR ID and PASSWORD
  153.                   │                        │
  154.                   │  No                    V
  155.                   └─────── Is Operator Id and Password Valid?
  156.                                            │
  157.                                            │ Yes
  158.                                            V
  159.                       ┌────────────────> MENU 
  160.                       │                    │
  161.                       │                    V
  162.                       │            Enter PROGRAM Option
  163.                       │                    │
  164.                       │                    V
  165.                       │  No   Does Operator have Security
  166.                       └───────  Level to access program?
  167.                                            │
  168.                                            │ Yes
  169.                                            V
  170.                ┌──────┬────────────> FIELD SECURITY <───────────────┬───┐
  171.                │      │                    │                        │   │
  172.                │      │                    V                        │   │
  173.                │      │  No   Does Operator have Security           │   │
  174.                │      └─────── Level to access the field?           │   │
  175.                │                           │                        │   │
  176.                │                           │ Yes                    │   │
  177.                │                           V                        │   │
  178.                │              Does Operator have Security     No    │   │
  179.                │               Level to Update the field? ──────────┘   │
  180.                │                           │                            │
  181.                │                           │ Yes                        │
  182.                │                           V                            │
  183.                │                      FIELD RANGE                       │
  184.                │                           │                            │
  185.                │                           V                            │
  186.                │              Does Operator have authority     No       │
  187.                │                to access code entered? ────────────────┘
  188.                │                           │
  189.                │                           │ Yes
  190.                │                           V
  191.                │   Next           Process Transaction
  192.                └───────────────────────────┘
  193.                    Field
  194.  
  195.  
  196.  
  197.           (c) 1991 Option Systems Limited
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.           The level of security that you maintain within STYLEman will very much depend upon
  211.           the  size  of  organisation you are,  the number of users on the  system  and  the
  212.           diversity of the jobs they undertake and hence their requirements within STYLEman.
  213.           The  whole  topic  of  security levels should be  seriously  considered  prior  to
  214.           entering data into the "live"  system.  A member of Option Systems will be pleased
  215.           to assist you in this decision making process.
  216.  
  217.  
  218.           3:10:20    Company Details
  219.  
  220.           STYLEman  is  a  multi-company system enabling you to  operate  several  companies
  221.           independently  within the system within the same database.   There may be  several
  222.           reasons for doing this:
  223.  
  224.                       -  different trading companies within the main company which you  wish
  225.                          to keep separate for reporting purposes.
  226.                       -  different  trading  divisions that you wish to  keep  separate  for
  227.                          reporting purposes
  228.  
  229.           The  Company  details  maintain  the current trading  address  of  the  "Company",
  230.           telephone  and  fax  numbers as well as details of the  Registered  Address,  Bank
  231.           Account,  Registration  numbers  etc.  as applicable.   When  you  establish  your
  232.           Operator  Ids  you  can restrict the Operators to individual  companies  or  allow
  233.           access to all, or selected companies.  
  234.  
  235.  
  236.           3:10:21   Operator Master
  237.  
  238.           To be able to access the system, at all, each operator or group of operators  must
  239.           be  assigned  an Operator Id and an associated password.  This ensures  that  only
  240.           those  personnel  that  you deem require access to the system  actually  can  gain
  241.           access.  The Operator Id is also used to determine the use of the remainder of the
  242.           security functions which operate  throughout STYLEman.
  243.  
  244.           Established within each Operator Id is:
  245.  
  246.                       -  Whether or not that operator is allowed access to one Company  only
  247.                          on the database, a selection or all of them.
  248.                       -  The "home"  menu of the operator, ie the menu first displayed  when
  249.                          the operator signs on.  This may be the Main menu as set up  within
  250.                          STYLEman when delivered, or one of the established subsidiary menus
  251.                          (which  encompasses the functions of the operator) or it may  be  a
  252.                          user-defined menu set up specifically for that operator or group of
  253.                          operators. 
  254.                       -  The  Security level,  which is used by the program and field  level
  255.                          security to determine whether access should be granted or not. 
  256.                       -  The Operator Id also holds Language code,  default printer and Time
  257.                          Difference details. 
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.           (c) 1991 Option Systems Limited
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.           3:10:22   Menu File
  277.  
  278.           To  encourage  rapid navigation around the system and the speed by which  programs
  279.           can be selected STYLEman utilises a menu structure methodology which allows you to
  280.           move  more  conveniently around the system. There are predominantly two  types  of
  281.           menu:
  282.  
  283.                       -  Main Menu      This  is the first menu accessed within  the  system
  284.                                         and only contains the options to access other menus.
  285.                                         It will not include program options.
  286.  
  287.                       -  Subsidiary     This  constitutes  a  second level  menu  where  the
  288.                                         options  available  are either programs  or  further
  289.                                         levels of the menu structure.   The subsidiary  menu
  290.                                         groups  together those programs which  constitute  a
  291.                                         functional area or part of a functional area  within
  292.                                         the system. 
  293.  
  294.           STYLEman allows you to utilise the existing menu structure and  use the   security
  295.           facilities within the system to restrict or deny access to programs. Alternatively
  296.           you can establish user-defined menus which contains only those functions which  an
  297.           operator is likely to require.
  298.  
  299.  
  300.           3:10:23   Program File
  301.  
  302.           STYLEman allows you to assign to each program or those of your choosing a security
  303.           level in keeping with the commercial sensitivity you place on the function of  the
  304.           program.  The security levels operate between 00 and 99 with 00 being  the  lowest
  305.           security  level.  The value assigned to the respective programs will  differ  from
  306.           company  to  company  dependent upon the users of the system  and  the  degree  of
  307.           sensitivity placed upon certain elements of data.
  308.  
  309.           Each  Operator  Id when it is established within STYLEman is assigned  a  security
  310.           level.   This may be assigned dependent upon the seniority of the operator or on a
  311.           "need to know information" or "need to perform function" basis.  When the operator
  312.           selects  a program from the menu STYLEman compares the security level assigned  to
  313.           the program with that assigned to the Operator Id,  to see if the operator has  an
  314.           equal  or greater security level.  If the security level is lower  access will  be
  315.           denied,  if it is equal to or greater the operator will be allowed to perform  the
  316.           selected function.
  317.  
  318.  
  319.           3:10:24   Field File
  320.  
  321.           Besides  being  able to prevent an operator from accessing  a  particular  program
  322.           because their security level is not high enough,  you can also restrict access  to
  323.           view and update particular fields.
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.           (c) 1991 Option Systems Limited
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.           The  Field File allows you to define to the system those fields which you wish  to
  343.           be able to set security against.   This form of security is not available on every
  344.           field as this would be an enormous task to establish,  so STYLEman has  restricted
  345.           this  form  of  security to fields which may contain  sensitive  information.  The
  346.           actual process of the various types of field security are discussed below.
  347.  
  348.  
  349.           3:10:25   Security Level
  350.  
  351.           There  may  be situations where it is not practical to prevent  an  operator  from
  352.           accessing a program altogether, (they may require it to complete their normal job)
  353.           but whilst they are in the program there are certain fields  which you do not wish
  354.           them to see the contents of or you do not wish them to be able to change and  then
  355.           update the contents
  356.  
  357.           In  the same way that STYLEman allows you to assign a security level to a  program
  358.           so the same can be undertaken for individual fields.  For certain sensitive fields
  359.           (eg  Selling  price in Order Entry) within STYLEman you have the facility  to  set
  360.           security  levels that must be exceeded firstly to view the contents of  the  field
  361.           and secondly to be able to change and update the contents of the field.
  362.  
  363.           This allows the operator to enter a program,  complete the task required and  exit
  364.           without seeing or influencing the contents of the sensitive fields.
  365.  
  366.  
  367.           3:10:26   Security Range
  368.  
  369.           Field range security enables you to allow an operator to access a field and update
  370.           its contents but you can restrict them to specific values.  For example,  in  your
  371.           Credit  Control department you may have several clerks each responsible for  their
  372.           own  batch of accounts.  Using the Field Range security you can set up  either  40
  373.           individual  valid account codes that the individual clerk can access or up  to  20
  374.           ranges  of account codes.  This enables you to ensure that a clerk  can  influence
  375.           their own accounts without being able to influence accounts for which they are not
  376.           responsible.
  377.  
  378.           Through  careful  coding of your account numbers (see Section 6  of  the  STYLEman
  379.           Implementation  Guide)  it is possible to significantly reduce  the  work  content
  380.           involved in setting up the security levels.  Careful batching of accounts can make
  381.           range selection very easy.
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.           (c) 1991 Option Systems Limited
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.           3:10:30   Security Profile
  409.  
  410.           Once  you have gone through the process of setting up the security  levels  within
  411.           the system STYLEman enables you to produce a report which identifies the  security
  412.           profile that you have allocated to each operator.
  413.  
  414.           The report details the information established against the Operator Id, especially
  415.           the security level,  details each of the programs which can be called from a  menu
  416.           and  displays their associated security level,  identifies the field security  for
  417.           updating and viewing and any range restrictions that may be in place.   This  will
  418.           provide  both the System Administrator and the respective operator with  the  full
  419.           details of their security standing.  This can then be used to review and check  at
  420.           any stage if deemed applicable.
  421.  
  422.  
  423.           3:10:40   Security Violation
  424.  
  425.           Having  established the security standards within the system it is also  important
  426.           that  the  System Administrator can determine if operators are  trying  to  access
  427.           functions for which they do not have authority.
  428.  
  429.           To  aid  the  System  Administrator in this  task  STYLEman  provides  a  Security
  430.           Violation  display.  This  details any occasions where an operator  has  tried  to
  431.           access  a  function  for which they do not have  the  respective  authority.   The
  432.           display details the operator that attempted the access,  the program effected  and
  433.           the date and time of the violation.  From this display the System Administrator can
  434.           check  to  make sure that operators are not constantly trying to access  the  same
  435.           program for which they do not have the authority.
  436.  
  437.           This  may well be a prompter to retraining of operators as to where functions  can
  438.           be  found  or  to review the security levels established if it is  found  that  an
  439.           operator should have that facility.
  440.  
  441.  
  442.           3:10:50   System Monitor
  443.  
  444.           To  enable  the System Administrator to monitor the activity of the users  of  the
  445.           system  STYLEman provides a System Monitor which shows the details of  each  user,
  446.           the  program they are currently in and the date and time that they started.   This
  447.           allows the Administrator to potentially identify where users have left a screen on
  448.           in a function etc.
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.           (c) 1991 Option Systems Limited
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.           3:20      TRANSLATION
  475.  
  476.  
  477.           3:20:10   Introduction
  478.  
  479.           STYLEman is designed to be a multi-lingual package enabling two users in different
  480.           countries,  using  different  languages  to  be  able  to  access  the  same  data
  481.           regardless.   All  the text supplied with the system is in  English  and  STYLEman
  482.           provides  you  with the facility to translate all relevant text  to  the  required
  483.           language.  Areas that are covered by translation include:
  484.  
  485.                          Display Text
  486.                          Report Text
  487.                          Error and warning message text
  488.                          Menu text
  489.                          Program Titles
  490.                          Help Text
  491.                          System Control File Parameters Text
  492.  
  493.           The  advantage  this has is that it allows you to include  national,  regional  or
  494.           company   terminology  into  the  translation  therefore  making  it   much   more
  495.           personalised than a standard classical translation.
  496.  
  497.  
  498.           3:20:20   Program Title Translation
  499.  
  500.           Each  program  within  the  STYLEman system has assigned  to  it  a  25  character
  501.           description of the function of that program.  This is then used to display on  the
  502.           menus where  the respective program number has been used.  
  503.  
  504.           STYLEman  provides you with the facility to translate the standard description  to
  505.           the required language.  Enter the details of the required language, in the form of
  506.           a code and the full program file - only those programs that can be accessed from a
  507.           menu  - is displayed with the entry field displayed.  Scrolling through  the  list
  508.           enables you to select the required programs.  You can then enter your 25 character
  509.           translation.  This description will appear on any menu where that program  appears
  510.           and  the operator has the respective language code associated with their  Operator
  511.           Id .
  512.  
  513.  
  514.           3:20:21   Menu Title Translation
  515.  
  516.           In the same way that STYLEman maintains the title for each program so it does  the
  517.           same  for  each menu within the system.   STYLEman also provides the  facility  to
  518.           enable you to translate this menu title to your required language.  The routine is
  519.           designed to be as simple as with Program title translation in that you access  the
  520.           current  available menus and titles and against each is provided the  facility  to
  521.           enter  your  translation.   When  an operator signs on  to  the  system  with  the
  522.           respective  language  code  associated with their Operator Id they  will  see  the
  523.           translated menu title displayed.
  524.  
  525.  
  526.  
  527.           (c) 1991 Option Systems Limited
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.           3:20:22   Message Translation
  541.  
  542.           To  enable the users of STYLEman to personalise the display and report texts  etc.
  543.           the system has been designed such that all such text is "soft"  ie it is not  hard
  544.           coded into the respective programs. The message file holds:
  545.  
  546.                          Display Text
  547.                          Report Text
  548.                          Warning and Error Messages
  549.  
  550.           The  translation  facility  enables  you  to  translate  and  personalise  in  the
  551.           respective language all the field text, header text and titles associated with the
  552.           respective displays and reports.
  553.  
  554.           As  warning and error messages are also maintained you also have the  facility  to
  555.           translate these as well.  
  556.  
  557.           Care  must  be taken at this level though to ensure that the true meaning  is  not
  558.           lost or changed in the translation as this may prove confusing to the users of the
  559.           system. 
  560.  
  561.           When  an  operator  signs  on to the system  with  the  respective  language  code
  562.           associated  with  their Operator Id they will see the translated  text  when  they
  563.           enter  a particular screen or run a report or if the system displays a warning  or
  564.           error message.
  565.  
  566.  
  567.           3:20:23   Help Text Translation
  568.  
  569.           Throughout  STYLEman  there is both context specific help text and  indexed  help, 
  570.           providing information about individual fields within a particular display or  more
  571.           wider help regarding the display as a whole.
  572.  
  573.           As  it  may also be necessary for this to be translated into  a  foreign  language
  574.           STYLEman provides you with the facility to translate the current English text into
  575.           your respective language.
  576.  
  577.           When  an  operator  signs  on to the system  with  the  respective  language  code
  578.           associated with their Operator Id and they select F2 to access the Help facilities
  579.           they will see the translated help text.
  580.  
  581.  
  582.           3:20:24   System Control File Parameter Translation
  583.  
  584.           Within  the  System  Control File of STYLEman the codes that you  will  enter  are
  585.           grouped into Element Types.  Each of these Element Types has specific requirements
  586.           for the entries that are to be made, ie length of code,  format of code,  variable
  587.           requirements,  etc.  To aid the operator the System Control  File  Parameter  File
  588.           maintains the text that informs the user of the type of entry required.
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.           (c) 1991 Option Systems Limited
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.           STYLEman  provides  the facility to translate the contents of this  file  so  that
  607.           operators signing on in a different language are not disadvantaged by having  text
  608.           in a foreign language.  The entries to the System Control File are very  important
  609.           and crucial to the future operation of STYLEman. 
  610.  
  611.  
  612.  
  613.           3:30      REBUILDS/BATCH OPERATIONS
  614.  
  615.           3:30:10   Introduction
  616.  
  617.           STYLEman  has been specifically designed to ensure that the operator achieves  the
  618.           fastest  possible response to any interactive transaction being undertaken.   With
  619.           this  in mind,  wherever it was found that the response time was likely to  suffer
  620.           because of the collation of data the building of that data is undertaken in batch.
  621.  
  622.           The rebuild and batch operations are mainly restricted to the building of analysis
  623.           files  (eg Customer Analysis,  Style and Agent Analysis),  availabilities or  bulk
  624.           changes  to major files (eg order revaluation).  This enables the  summarising  of
  625.           many  files to be undertaken and the data updated accordingly  without  disturbing
  626.           the users on the system.
  627.  
  628.           The  routines  are  maintained  separately  within  the  system  and  the   System
  629.           Administrator  should  determine the frequency with which they should be  run  and
  630.           delegate an operator to complete the task. 
  631.  
  632.  
  633.  
  634.           3:40      ARCHIVE ROUTINES
  635.  
  636.           3:40:10   Introduction
  637.  
  638.           To  enable  you  to gain the best information from STYLEman the  system  has  been
  639.           designed to hold it's data at a detailed level.   The consequence of this is  that
  640.           on some of your high activity files the number of records maintained can  increase
  641.           rapidly  to  a  level whereby it becomes detremental to  the  performance  of  the
  642.           system.  
  643.  
  644.           To  aid  this situation STYLEman has provided a series of archive  routines  which
  645.           allow you to clear records from the files BUT not to delete them.  The records are
  646.           transferred to an archive database where you have the option to either retain them
  647.           or  to  back them up on a suitable medium and then delete them  from  the  system. 
  648.           This  allows  you to ensure that the response times encountered  when  undertaking
  649.           interactive transactions are not unacceptably long.
  650.  
  651.           It is also possible, if the archive database is retained on the system, to enquire
  652.           upon its contents through the normal channels .  This means that although data has
  653.           effectively been removed from the files it is not lost from viewing and can  still
  654.           be enquired upon.
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.           (c) 1991 Option Systems Limited
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.           3:50      COMPANY SET UP 
  673.  
  674.           3:50:10   Introduction
  675.  
  676.           For  each company used within STYLEman there are two main files which need  to  be
  677.           set  up which establish the continuing working of the company as they  define  the
  678.           operational parameters to be used.   The two files are the System Calendar and the
  679.           System Control File.
  680.  
  681.           At  first  glance it may appear that these are functional details  as  opposed  to
  682.           system details,  this in fact would not be an incorrect assumption.   So why  have
  683.           they been included within the System Administrators Guide? 
  684.  
  685.           As  has been described earlier within this guide STYLEman can be broken down  into
  686.           functional areas (eg.  Purchase Ordering, Sales Ordering, Costing,  etc.) to which
  687.           are  attributed certain programs and set up routines which influence the  workings
  688.           of  that functional area.   The System Calendar and System Control File  influence
  689.           all  functions  within the system and therefore it is not possible to  assign  the
  690.           responsibility for its upkeep to any one individual.   OSL therefore suggest  that
  691.           the  System  Administrator be responsible for the upkeep of these  operations  but
  692.           that  he  will delegate the preparation and maintenance of the  relevant  data  to
  693.           respective departments or individuals. It,  therefore,  becomes the responsibility
  694.           of  the  System  Administrator to be aware of what is required  for  each  of  the
  695.           elements  and to determine who should collate the data and how maintenance  should
  696.           be undertaken.
  697.  
  698.           Maintenance  of the System Calendar and System Control File need to  be  carefully
  699.           monitored.   STYLEman  is  a  fully integrated system and a  change  made  by  one
  700.           individual  on a control file element may seriously effect the work undertaken  by
  701.           somebody  else.   It is essential that before an element is actually  altered  the
  702.           approval  is received from the key users of that element to ensure that they  will
  703.           not  be  affected.  OSL would suggest that this is done by devising  a  form  (see
  704.           Appendix A, you may take copies of this) which states who has requested the change
  705.           and  the reason for the change.   This should then be passed around a  pre-defined
  706.           circulation list for approval or comment. Only when this has been completed should
  707.           the element actually be changed.
  708.  
  709.           It  is  also  worthwhile setting up a notification procedure  for  all  new  codes
  710.           established  within an element.   This can be done by circulating the input  forms
  711.           which  have  been filled in (examples for use are supplied in  the  Implementation
  712.           Guide)  by the requesting operator.   Duplication of requests can,  therefore,  be
  713.           significantly reduced and thus save the System Administrator a significant  amount
  714.           of time.
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.           (c) 1991 Option Systems Limited
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.           3:50:20   System Calendar
  739.  
  740.           The  System Calendar allows you to define the length of periods that you  will  be
  741.           working in for reporting purposes ie Days, Weeks,  Months or a User defined Period
  742.           length.   To  each period you assign the period number and the days  of  the  year
  743.           which are to be included within that period.
  744.  
  745.           Using  the data you have entered STYLEman can allocate data to  respective  period
  746.           buckets when summarising details.
  747.  
  748.  
  749.           3:50:30   System Control File
  750.  
  751.           The  System  Control  File  establishes the parameters  to  be  used  within  that
  752.           particular  company  within STYLEman and defines the codes  and  their  respective
  753.           descriptions.   The  Control File file is made up of a series  of  elements  which
  754.           allow  you  to  group codes for similar purposes together  (  eg.  Style  colours,
  755.           cancellation codes, customer payment terms codes, size scales, etc.).  
  756.  
  757.           Associated  with  each  code is a description which states in  30  characters  the
  758.           purpose  of  the  code  ( and may also be used on  reports  and  documentation  as
  759.           descriptive  text  )  and a series of variable items which  are  used  within  the
  760.           processing  of  transactions,  for  example when you  establish  the  code  for  a
  761.           salesman/agent  one  of  the  variable  fields is  used  to  define  his  standard
  762.           commission percentage.
  763.  
  764.           As  the  Control  File holds the details of  codes,  associated  descriptions  and
  765.           transaction details it is most important that all relevant parties are informed of
  766.           changes and new additions. 
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.           3:60      BACKGROUND DETAILS
  773.  
  774.           3:60:10   Introduction
  775.  
  776.           There are a series of function within STYLEman which,  under normal  circumstances
  777.           there should be no reason for anybody outside of Option Systems Limited to change.
  778.           There  is  one circumstance,  though,  where a member of the company may  wish  to
  779.           actively adjust the details, this being in the case of the Message File.
  780.  
  781.           Under  normal circumstances any changes to these functions will be carried out  by
  782.           OSL personnel and supplied to you already completed.   It is important though that
  783.           the System Administrator be aware of these facilities in case the situation arises
  784.           where he may have to use them.
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.           (c) 1991 Option Systems Limited
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.           3:60:20   System Control File Parameters
  805.  
  806.           As described above the System Control File consists of a number of elements  which
  807.           consist  of  a code,  description and potentially transaction details.   The  same
  808.           input  format  is  used regardless of the type of element being  entered  at  that
  809.           particular  time.  To  aid  the operator in the  input  the  System  Control  File
  810.           Parameters  define for each element the type of entry required and the  format  it
  811.           should take. 
  812.  
  813.           For Example;
  814.                       -  should the code be numeric or alpha-numeric, 
  815.                       -  how long should it be, 
  816.                       -  what format should it take,
  817.                       -  how  long  can  the description be (especially if it  is  used  for
  818.                          external documentation, reports or screen displays), 
  819.                       -  which variables, if any, are to be used,
  820.                       -  are variables left or right justified in there field, 
  821.                       -  how many places of decimal (for numeric fields) etc.  
  822.  
  823.           As STYLEman programs expect to receive the data from System Control File  elements
  824.           in a certain format it is essential that these parameters are not altered  without
  825.           the prior approval of a representative of OSL.
  826.  
  827.  
  828.           3:60:30   Help Text
  829.  
  830.           The  STYLEman system is supplied with full Help Text available to aid the user  in
  831.           situations  where  they  have  forgotten how to undertake  a  function  or  cannot
  832.           remember what type of entry is required. There are two levels of Help available:
  833.  
  834.                     1)   If  the  user presses F2 at any time the system will  display  Help
  835.                          text associated with the field that the cursor was in at that time.
  836.                          This Help text is then specific to that field only and details it's   
  837.                          requirements  from the operator.   This is referred to  as  Context   
  838.                          Specific Help.
  839.  
  840.                     2)   If the operator requires more general help regarding the screen  as
  841.                          a whole, its objectives, the use of the function keys etc.,  F2 can
  842.                          be selected a second time and a menu of options is made  available. 
  843.                          The operator can then select the particular category of interest or
  844.                          start with one page and scroll through all the help text available.
  845.  
  846.           The  actual  text itself will be maintained and updated by Option Systems  as  the
  847.           system is enhanced and modified.   The System Administrator may wish to add to the
  848.           Help  text  items which are very specific to the company or the way in  which  the
  849.           company operates.   This can personalise the help text and make it easier for  the
  850.           operators when they come to use it.
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.           (c) 1991 Option Systems Limited
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.           3:60:40   Indexed Help File
  871.  
  872.           When an operator selects F2 for the second time,  to access Indexed Help the  user
  873.           is supplied with a list of available options from which to select.   The index  to
  874.           this wider help option is held and maintained within the Indexed Help File.
  875.  
  876.  
  877.           3:60:50   Message File
  878.  
  879.           The Message File within STYLEman has a two fold function. These are:
  880.  
  881.                     1)   Within  the Message File are maintained all the error  and  warning
  882.                          messages used by STYLEman programs to indicate problems within  the
  883.                          transaction being undertaken.  These will be established by OSL and
  884.                          subsequently  maintained  and  updated  by OSL  as  the  system  is
  885.                          modified  and  enhanced.   There may be  the  situation  where  the
  886.                          System  Administrator wishes to modify the messages to  personalise
  887.                          them  to  the company's requirements. This can be  undertaken,  but
  888.                          great  care should be exercised to ensure that the meaning  is  not
  889.                          lost or altered as this may cause confusion.
  890.  
  891.                     2)   The Message File also contains the literals for the screen displays
  892.                          and the reports within the system.   These will be set up by OSL as
  893.                          part of the writing of the respective programs and the file will be
  894.                          updated accordingly when programs are modified or when new programs
  895.                          are written.  Because the literals are held in this format STYLEman
  896.                          provides  you  with  the  opportunity  to  personalise  the  screen
  897.                          displays  and reports that your operators use  ie.  if you  call  a
  898.                          'style'  an 'item'  or a 'product' or a 'part'  then you can change
  899.                          the Style Master screen, for example, to require a Part No. or Item
  900.                          No.  etc.  This allows you to ensure that you can place screens and
  901.                          reports  before your operators with terminology that they are  used
  902.                          to.  This can significantly decrease the time taken to  accept  the
  903.                          new system by your users.  When making these changes care should be
  904.                          exercised to ensure that the available field length for the text is
  905.                          not  exceeded  and that the meaning of the field  is  not  altered. 
  906.                          Just  because you have changed the literal of a field it  does  not
  907.                          alter the way the program processes its contents.
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.           (c) 1991 Option Systems Limited
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.           3:70      GENERAL ADMINISTRATION 
  937.  
  938.           3:70:10   Introduction
  939.  
  940.           Contained  within this section on General Administration are some  recommendations
  941.           and procedures related to:
  942.  
  943.                       -  Back up and recovery, 
  944.                       -  extracting  the details of a specific company from a database  file
  945.                          to put into a separate database, 
  946.                       -  exporting  data  from  STYLEman  into  external  packages  such  as
  947.                          Wordprocessors, Spreadsheets etc
  948.                       -  management of printed output ie which printer for which report  for
  949.                          which operator etc, 
  950.  
  951.           It  is intended that this be kept as a general section in this format and will  be
  952.           updated  as new topics arise.  Please notify OSL if there are any  further  topics
  953.           that you feel should be discussed.
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.           (c) 1991 Option Systems Limited
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.           4:00      PROCEDURES
  1003.  
  1004.  
  1005.           CONTENTS
  1006.  
  1007.  
  1008.           SECURITY
  1009.  
  1010.  
  1011.           Company Details
  1012.  
  1013.  
  1014.                     ZZ130-A   Company Details Entry
  1015.                     ZZ130-M   Company Details Maintenance
  1016.                     ZZ132-E   Company Details Display
  1017.                     ZZ137-R   Company Details Report
  1018.  
  1019.           Operator Master
  1020.  
  1021.                     ZZ120-A   Operator File Entry
  1022.                     ZZ120-M   Operator File Maintenance
  1023.                     ZZ120-D   Operator File Delete
  1024.                     ZZ125-M   Password Change and Verify
  1025.                     ZZ122-E   Operator Master Display
  1026.                     ZZ127-R   Operator File Report
  1027.  
  1028.           Menu File
  1029.  
  1030.                     ZZ140-A   Menu File Entry
  1031.                     ZZ140-M   Menu File Maintenance
  1032.                     ZZ140-D   Menu File Delete
  1033.                     ZZ147-R   Menu File Report
  1034.                     ZZ517-R   Indented Menu Report
  1035.  
  1036.           Program File
  1037.  
  1038.                     ZZ210-A   Program File Entry
  1039.                     ZZ210-M   Program File Maintenance
  1040.                     ZZ210-D   Program File Delete
  1041.                     ZZ212-E   Program File Display
  1042.                     ZZ217-R   Program File Report
  1043.  
  1044.           Field File
  1045.  
  1046.                     ZZ310-A   Field File Entry
  1047.                     ZZ310-M   Field File Maintenance
  1048.                     ZZ310-D   Field File Delete
  1049.                     ZZ312-E   Field File Display
  1050.                     ZZ317-R   Field File Report
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.           (c) 1991 Option Systems Limited
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.           SECURITY
  1069.  
  1070.  
  1071.           Security Level
  1072.  
  1073.                     ZZ300-A   Security Level Entry
  1074.                     ZZ300-M   Security Level Maintenance
  1075.                     ZZ300-D   Security Level Delete
  1076.                     ZZ302-E   Security Level Display
  1077.                     ZZ307-R   Security Level File Report
  1078.  
  1079.           Security Range
  1080.  
  1081.                     ZZ320-A   Security Range Entry
  1082.                     ZZ320-M   Security Range Maintenance
  1083.                     ZZ320-D   Security Range Delete
  1084.                     ZZ322-E   Security Range Display
  1085.                     ZZ327-R   Security Range Report
  1086.  
  1087.           Security Profile
  1088.  
  1089.                     ZZ507-R   Security Profile Report
  1090.  
  1091.           Security Violation
  1092.  
  1093.                     ZZ342-E   Security Violation Display
  1094.                     ZZ343-D   Security Violation Clear
  1095.  
  1096.           System Monitor
  1097.  
  1098.                     ZZ332-E   System Monitor Display
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.           TRANSLATION
  1103.  
  1104.  
  1105.           Program Title Translation
  1106.  
  1107.                     ZZ500-A   Program Title Translation Entry
  1108.                     ZZ500-M   Program Title Translation Maintenance
  1109.                     ZZ212-E   Program File Display
  1110.                     ZZ217-R   Program File Report
  1111.  
  1112.           Menu Title Translation
  1113.  
  1114.                     ZZ510-A   Menu Title Translation Entry
  1115.                     ZZ510-M   Menu Title Translation Maintenance
  1116.                     ZZ147-R   Menu File Report
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.           (c) 1991 Option Systems Limited
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.           TRANSLATION
  1135.  
  1136.  
  1137.           Message File Translation
  1138.  
  1139.                     ZZ520-A   Message Translation Entry
  1140.                     ZZ520-M   Message Translation Maintenance
  1141.                     ZZ152-E   Message File Display
  1142.                     ZZ157-R   Message File Report
  1143.  
  1144.           Help Text Translation
  1145.  
  1146.                     ZZ530-A   Help Text Translation Entry
  1147.                     ZZ530-M   Help Text Translation Maintenance
  1148.                     ZZ537-R   Missing Help Text Report
  1149.  
  1150.           System Control File Parameter Translation
  1151.  
  1152.                     ZZ540-A   System Control File Parameter Translation Entry
  1153.                     ZZ540-M   System Control File Parameter Translation Maintenance
  1154.                     ZZ102-E   System Control File Parameter Display
  1155.                     ZZ107-R   System Control File Parameter Report
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.           REBUILDS/BATCH OPERATIONS
  1160.  
  1161.  
  1162.                     RB107-B   Order Revaluation Rebuild
  1163.                     RB117-B   Customer/Order Rebuild
  1164.                     RB127-B   Style Col/Order Rebuild
  1165.                     RB137-B   Style Whse/Order Rebuild
  1166.                     RB147-B   Avail/Order Date Rebuild
  1167.                     OP777-B   Build Cust/Style Analyses
  1168.                     RB157-B   Rebuild Avg Days to Pay
  1169.                     RB167-B   Style Colour/PO Rebuild
  1170.                     RB177-B   Style/Bulk PO Rebuild
  1171.                     RB187-B   Avail/PO Date Rebuild
  1172.  
  1173.  
  1174.           ARCHIVE ROUTINES
  1175.  
  1176.                    Available in Release 2
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.           (c) 1991 Option Systems Limited
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.           SYSTEM SET UP
  1201.  
  1202.  
  1203.           System Calendar
  1204.  
  1205.                     ZZ370-A   System Calendar Entry
  1206.                     ZZ370-M   System Calendar Maintenance
  1207.                     ZZ370-D   System Calendar Delete
  1208.                     ZZ377-R   System Calendar Report
  1209.  
  1210.           System Control File 
  1211.  
  1212.                     ZZ110-A   System Control File Entry
  1213.                     ZZ110-M   System Control File Maintenance
  1214.                     ZZ110-D   System Control File Delete
  1215.                     ZZ600-C   System Control File Duplication
  1216.                     ZZ112-E   System Control File Display
  1217.                     ZZ117-R   System Control File Report
  1218.  
  1219.  
  1220.           BACKGROUND DETAILS
  1221.  
  1222.           System Control File Parameters
  1223.  
  1224.                     ZZ100-A   System Control File Parameters Entry
  1225.                     ZZ100-M   System Control File Parameters Maintenance
  1226.                     ZZ100-D   System Control File Parameters Delete
  1227.                     ZZ102-E   System Control File Parameters Display
  1228.                     ZZ107-R   Control File Parameters Report
  1229.  
  1230.           Help Text
  1231.  
  1232.                     ZZ220-A   Help Text Entry
  1233.                     ZZ220-M   Help Text Maintenance
  1234.                     ZZ220-D   Help Text Delete
  1235.                     ZZ537-R   Missing Help Text Report
  1236.  
  1237.           Indexed Help File
  1238.  
  1239.                     ZZ230-A   Indexed Help File Entry
  1240.                     ZZ230-C   Indexed Help File Copy
  1241.                     ZZ230-M   Indexed Help File Maintenance
  1242.  
  1243.           Message File
  1244.  
  1245.                     ZZ150-A   Message File Entry
  1246.                     ZZ150-M   Message File Maintenance
  1247.                     ZZ150-D   Message File Delete
  1248.                     ZZ152-E   Message File Display
  1249.                     ZZ157-R   Message File Report
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.           (c) 1991 Option Systems Limited
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.           STYLEman SYSTEM ADMINISTRATION GUIDE
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.           GENERAL ADMINISTRATION
  1267.  
  1268.  
  1269.                               Tailoring of Text
  1270.  
  1271.                               Back Up and Recovery
  1272.  
  1273.                               Extract Company Details
  1274.  
  1275.                               Multi-Company Consolidation
  1276.  
  1277.                               Ad-Hoc Reporting
  1278.  
  1279.                               Exporting to External Systems
  1280.  
  1281.                               Printer Management
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.           (c) 1991 Option Systems Limited
  1320.  
  1321.