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Text File  |  1994-01-10  |  5KB  |  175 lines
  1.                             WordPerfect Corporation
  2.                        InfoShare Information Fax Service
  3.                                 (800) 228-9960
  4.  
  5. Title:   Merging to Columns  
  6. Product: WordPerfect 5.1 for DOS 
  7. Number:  1128-11/2 
  8.  
  9.  
  10. Problem
  11. You want the results of your merge to be printed in columns.
  12.  
  13.  
  14. Concept
  15. You need to put a column definition code in your Document Initial
  16. Codes to specify the type of columns you want to use and the
  17. definition for the columns.   
  18.  
  19. Newspaper columns will merge from the top to the bottom of the
  20. page, then from left to right.  Parallel columns will merge from
  21. left to right, then from top to bottom.
  22.  
  23.  
  24. Solutions
  25. Use Merging to Newspaper Columns or Merging to Parallel Columns,
  26. depending on the type of columns you want to use.
  27.  
  28. Merging to Newspaper Columns
  29. Place a newspaper column code in the Document Initial Codes of
  30. your primary file.
  31.  
  32. 1     Press Format (Shift+F8), then choose Document (3) and
  33.       Initial Codes (2).
  34.  
  35. You are now in the Initial Codes screen.  You can enter commands
  36. just like in a document editing screen. 
  37.  
  38. 2     Press Columns/Table (Alt+F7), then choose Columns (1), and
  39.       Define (3).
  40.  
  41. 3     Choose Number of Columns (2).  Type the number of columns
  42.       you want, then press Enter. 
  43.  
  44. 4     Press Exit (F7) once to return to the Initial Codes screen.
  45.  
  46. 5     Choose On (1).
  47.  
  48. The Columns On command needs to go in the Document Initial Codes.
  49.  
  50. Otherwise, the columns will be turned on for each record.  Each
  51. record will then be placed on a separate page. 
  52.  
  53. 6     Press Exit (F7) twice to return to the document screen.  
  54.  
  55. You now need to enter your field codes.
  56.  
  57. 7     Press Merge Codes (Shift+F9), then choose Field (1).
  58.  
  59. 8     Type the field number, then press Enter twice.  
  60.  
  61. Repeat steps 7 and 8 for each field.  When you have finished
  62. entering fields, 
  63.  
  64. 9     Press Enter, then press Merge Codes (Shift+F9), then choose
  65.       Page Off (4).
  66.  
  67. We suggest that you block protect the field codes to keep each
  68. record together.
  69.  
  70. 10    Press Alt+F4 to block the codes you want to protect; we
  71.       suggest blocking only the fields. 
  72.  
  73. 11    Press Format (Shift+F8), then type y to protect the block.
  74.  
  75. When you are finished, your primary file should look like this
  76. example when Reveal Codes is turned on (Alt+F3).  However, your
  77. primary file will have more or less fields, depending on your
  78. particular merge.
  79.  
  80.       [Block Pro;On]
  81.       {FIELD}1~
  82.       {FIELD}2~
  83.       {FIELD}3~[Block Pro;Off]
  84.       
  85.       {PAGE OFF}
  86.  
  87. The blank line between field 3 and the {PAGE OFF} command will
  88. place two hard returns between each record.
  89.  
  90. 12    Save the primary file.
  91.  
  92. You are now ready to start the merge.
  93.  
  94. Merging to Parallel Columns
  95. Place a parallel column code in the Document Initial Codes of
  96. your primary file.
  97.  
  98. 1     Press Format (Shift+F8), then choose Document (3) and
  99.       Initial Codes (2).
  100.  
  101. You are now in the Initial Codes screen.  You can enter commands
  102. just like in a document editing screen.
  103.  
  104. 2     Press Columns/Table (Alt+F7), then choose Columns (1), and
  105.       Define (3).
  106.  
  107. 3     Choose Type (1), then choose Parallel with Block Protect
  108.       (3).
  109.  
  110. 4     Choose Number of Columns (2), type the number of columns
  111.       you want, and press Enter.
  112.  
  113. 5     Press Exit (F7) four times.
  114.  
  115. Note: Do not turn on columns until you are back at the editing
  116. screen.
  117.  
  118. 6     At the editing screen, press Columns/Table (Alt+F7), then
  119.       choose Columns (1) and On (1).
  120.  
  121. You now need to enter your field codes.
  122.  
  123. 7     Press Merge Codes (Shift+F9), then choose Field (1).
  124.  
  125. 8     Type the field number, then press Enter.  
  126.  
  127. Repeat steps 7 and 8 for each field.  When you have finished
  128. entering fields, 
  129.  
  130. 9     Press Ctrl+Enter to move to the next column.
  131.  
  132. 10    Press Merge Codes (Shift+F9), then choose Next Record (5).  
  133.            
  134.  
  135. Repeat steps 7 through 10 for each of the remaining columns,
  136. except the last column.  When you have added all the fields for
  137. the last column,
  138.  
  139. 11    Press Columns/Table (Alt+F7), then choose Columns (1) and
  140.       Off (2).
  141.  
  142. 12    Press Enter once to create a blank line, then press Merge
  143.       Codes (Shift+F9).
  144.  
  145. 13    Choose Page Off (4).
  146.  
  147. When you have finished, your primary merge file should look like
  148. the example below when Reveal Codes (Alt+F3) is turned on.  You
  149. may have more columns and fields, but the codes should be in the
  150. same places.
  151.  
  152. Column 1                           Column 2
  153.  
  154. [Block Pro; On][ColOn]{FIELD}1~    {NEXT RECORD}{FIELD}1~
  155. {FIELD}2~                          {FIELD}2~
  156. {FIELD}3~[HPg]                     {FIELD}3~[Block Pro;Off][Col
  157.                                    Off]
  158. {PAGE OFF}
  159.  
  160.  
  161. See Also
  162. *     Appendix K: Macros and Merge, Programming Commands in the
  163.       WordPerfect 5.1 for DOS reference manual
  164. *     Columns in the WordPerfect 5.1 for DOS reference manual
  165.  
  166.  
  167.  
  168. WordPerfect Corporation 1993
  169.  
  170. WordPerfect Corporation
  171. 1555 N. Technology Way
  172. Orem, UT 84057-2399
  173.  
  174. WordPerfect is a registered trademark of WordPerfect Corporation
  175. within the United States and other countries.