home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ High Voltage Shareware / high1.zip / high1 / DIR15 / LBS300B.ZIP / DATA.ZIP / MBPAYO1.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-01-01  |  9KB  |  278 lines
  1. **************************************************
  2. PAYROLL OVERVIEW
  3. **************************************************
  4.  
  5. The Menu Bars for PAYROLL follow.   A description
  6. for each option can be found by pressing the Menu
  7. Bar Help.
  8.  
  9.  
  10. MENU 1:
  11. /\ \/ Enter Change Browse Delete uNdelete Index
  12. Find menU Main Help oveRview
  13.  
  14. MENU 2:
  15. /\ \/ Paystub Reports Forms Tax_tables loCate
  16. Search Global menU Main Help
  17.  
  18.      REPORTS MENU:
  19.      An_emply Ea_emply_by_qtr aLL_emplys/qtr menU
  20.      Main Help oveRview
  21.  
  22.      FORMS MENU:
  23.      A)_940EZ B)_941 C)_1096 D)_1099 E)_W2 F)_W3    
  24.     miSc menU Main Help oveRview
  25.  
  26.           MISC MENU:
  27.           Djt-1 menU Main Help oveRview
  28.  
  29.      TAX TABLES MENU:
  30.      Federal Eic State state_Var menU Main Help
  31.      oveRview
  32.     
  33.           FEDERAL TAX TABLE:
  34.           /\ \/ Enter Change View Delete uNdelete
  35.           Index reBuild Pack menU Main Help
  36.  
  37.           EIC TAX TABLE:
  38.           /\ \/ Enter Change View Delete uNdelete
  39.           Index reBuild Pack menU Main Help
  40.  
  41.           STATE TAX TABLE:
  42.           /\ \/ Enter Change View Delete uNdelete
  43.           Index reBuild Pack menU Main Help
  44.  
  45.           STATE_VAR TAX TABLE:
  46.           /\ \/ Enter Change View Delete uNdelete
  47.           Index reBuild Pack menU Main Help
  48.  
  49. MENU 3:
  50. /\ \/ passWord Employee Range srCh/rpl reBuild
  51. sTats Pack Setup menU Main Help
  52.  
  53.      SETUP MENU:
  54.      prGm Jobtype Exptype Prtr Default Screen
  55.     Network Tphone menU Main Help oveRview
  56.  
  57.  
  58. The Menu Bars for EMPLOYEE follow.   A description
  59. for each option can be found by pressing the Menu
  60. Bar Help.
  61.  
  62. MENU BAR 1:
  63. /\ \/ Enter Change Browse Delete uNdelete Index
  64. Find menU Main Help oveRview
  65.  
  66. MENU BAR 2:
  67. /\ \/ Reports loCate Search Global menU Main Help
  68.  
  69. MENU BAR 3:
  70. /\ \/ paYroll Range srCh/rpl reBuild sTats Pack
  71. Setup menU Main Help
  72.  
  73.      SETUP MENU:
  74.      prGm Jobtype Exptype Prtr Default Screen     
  75.     Network Tphone menU Main Help oveRview
  76.  
  77.  
  78. Payroll is composed of two databases, EMPLOYEE
  79. (selected by choosing Employee on the Payroll Menu
  80. Bar) and PAYROLL.  The employee database contains
  81. all of the pertinent data about each employee
  82. including full name, social security number,
  83. hourly pay amount, and so forth. You assign an
  84. employee number.
  85.  
  86. The PAYROLL DATABASE will pop-up your list of
  87. employees as you create a paystub.  The personnel
  88. information in the Employee Database is inserted
  89. for you as you create a payroll record.  Taxes are
  90. calculated but can be changed.  The pay stub can
  91. be printed by selecting paystub from the menu. 
  92. Many government reports are required for
  93. employees'. By using payroll you can print out
  94. reports expediently.
  95.  
  96. A password can be assigned to payroll.  Thus,
  97. Payroll and the Employee databases are password
  98. protected.  The password will take effect after
  99. leaving the program.  The password can be changed,
  100. but don't forget it.
  101.  
  102. Before filling in ANY form do the following very
  103. carefully.  PRINT a PAYROLL SUMMARY REPORT for ALL
  104. Employees and for EACH Employee.  Look at these
  105. reports very carefully to make sure everything
  106. appears correct.
  107.  
  108. This step determines the accuracy of ALL the forms
  109. you will be filling in.
  110.  
  111. To prepare state and federal reports following the
  112. suggested procedure below and the information on
  113. the specific forms below.
  114.  
  115.  SUGGESTED PROCEDURE:
  116.  - Input data requested.
  117.  - Print the data for the form on a plain sheet of
  118.    paper.
  119.  - Overlay the printed data sheet on the final     
  120.    form.
  121.    Verify correct data positioning by holding to
  122.    light.
  123.  - Print the final forms.
  124.  - Check the printed forms for any additional data 
  125.    you should provide.
  126.  
  127. State and federal deduction table databases will
  128. have to be updated by you or we will update them
  129. for you at additional charge on a yearly bases.
  130. The year you received LOWER's Business Solutions
  131. program, it had current federal deduction tables.
  132. Contact us for the information to update state and
  133. federal deduction table databases.
  134.  
  135.  
  136. FORM 1099 MISCELLANEOUS INCOME:
  137. Many 1099 forms are available. Only Miscellaneous
  138. Income is computed here to cover income to
  139. contracted employees. If other 1099 forms are
  140. needed, fill in as directed. Otherwise, follow the
  141. instructions to fill in the Miscellaneous Income
  142. form after selecting the option.
  143.  
  144. FORM 1096, ANNUAL SUMMARY OF TRANSMITTAL OF U.S.:
  145. Manually Fill in this form using the information
  146. from the 1099's.
  147.  
  148. EMPLOYER'S FEDERAL UNEMPLOYMENT (FUTA) TAX RETURN
  149. FORM
  150. 940-EZ:
  151. 1) QUARTERLY check if the FUTA TAX accumulates to
  152.    $100.00 prior to year end.  If it does, use     
  153.    FORM 8109, FEDERAL TAX DEPOSIT COUPON (FTDC).   
  154.    Fill in AMOUNT OF DEPOSIT, darken TYPE OF TAX - 
  155.    940, TAX PERIOD, and phone number.
  156. 2) Fill out the FEDERAL TAX DEPOSIT RECEIPT (FTDR)
  157.    FORM (from bank). Fill in depositors name and
  158.    address. Mark FUTA (unemployment) - 940, print
  159.    employer's ID number and amount deposited.      
  160.    Write check out to bank for amount.
  161. 3) Copy FTDC, FTDR, and check for your records.
  162. 4) Take check, FTDC, and FTDR to bank before month
  163.    end.
  164.  
  165. OR
  166.  
  167. 1) YEAR END PRINT FORM 940-EZ.  Test the output
  168. first on the 940-EZ FORM without the pre-printed
  169. address label on it.
  170. 2) Make check out to Internal Revenue Service, Put
  171.    employer ID number on check.  Sign FORM 940-EZ. 
  172.    Copy and Mail form and check in envelope        
  173.    provided.
  174.  
  175. EMPLOYER'S QUARTERLY FEDERAL TAX RETURN FORM 941
  176.      1) PRINT pre-addressed FORM 941 and sign it. 
  177.        Test the output first on a piece of plain
  178.        paper or on the 941 FORM that does not
  179.        have the pre-printed label on it.
  180.      2) Copy FORM 941 for your records.  Mail in   
  181.         the envelope provided (do not sent money
  182.        with FORM 941).
  183.  
  184.      FEDERAL TAX DEPOSIT COUPON (FTDC) FORM 8109
  185.      3) Fill in FORM 8109 with AMOUNT OF DEPOSIT,
  186.         darken TYPE OF TAX - 941, TAX PERIOD, and
  187.        phone number.
  188.  
  189.      FEDERAL TAX DEPOSIT RECEIPT (FTDR) FORM (from
  190.      bank)
  191.      4) Fill in depositors name and address.  MARK
  192.         Withheld income and FICA tax-941, PRINT
  193.         employer's ID number and amount deposited. 
  194.         WRITE check out to bank for amount.
  195.      5) Copy FTDC, FTDR, and check for your         
  196. records.
  197.      6) Take check, FTDC, and FTDR to bank before
  198.        month end.
  199.  
  200. WAGE AND TAX STATEMENT 199_ W-2:
  201. 1) PRINT FORM W-2 for each employee.  Test the     
  202.    output first on a piece of plain paper.
  203.  
  204. HINT:
  205. If printing more than one W-2, all of the W-2s
  206. must have in common the information you will be
  207. asked to provide. The easiest way, if more than a
  208. few employee's, is to print all W-2's for the
  209. year. Then redo only W-2's needing additional
  210. information. Remember to mark on the old W-2 Box
  211. 6: "Void", if the same employee number W-2 is
  212. redone.
  213.  
  214. 2) Keep the employer copy of the W-2's for your
  215.    records.
  216. 3) See FORM W-3 for additional instructions.
  217.  
  218. TRANSMITTAL OF INCOME AND TAX STATEMENT 199_ W-3
  219. 1) PRINT FORM W-3.  Test the output first on a     
  220.    piece of plain paper or on the back copy of the 
  221.    W-3.
  222. 2) Sign the W-3.
  223. 3) Copy W-2 (the copies for the Social Security
  224.    Administration)'s and the W-3 for your records.
  225.    Mail to the Social Security Administration;
  226.    Salinas Data Operations Center; Salinas, CA     
  227.    93911.
  228.  
  229.  
  230. MINNESOTA FORMS
  231. MINNESOTA DEPARTMENT of JOBS and TRAINING FORM
  232. DJT-1 and DJT-1D:
  233. 1) Print FORM DJT-1. Line 12, PRINT check number.
  234.    Above owner, sign.
  235. 2) Fill in FORM DJT-1D with Employer's Telephone
  236.    Number, Employee's Wages, Weeks Worked, add     
  237.    other employees not preprinted on form, Line    
  238.    15, Preparer's Name and Preparer's Phone        
  239.    Number.  Notice that LINE 14 must equal LINE 6  
  240.    of FORM DJT-1.
  241. 3) Make check out to Minnesota UC Fund for the     
  242.    amount on FORM DJT-1, LINE 12. Put MN           
  243.    Unemployment Tax Account Number on the check.
  244. 4) Copy DJT-1 and DJT-1D forms and check for our
  245.    records and mail in the envelope provided.
  246.  
  247. MN EMPLOYER'S QUARTERLY WITHHOLDING RETURN FORM
  248. MW-1/MW-3:
  249. MW-1 if withholding tax greater than $500/year.
  250. 1) Remove from the MINNESOTA DEPARTMENT OF REVENUE
  251.    WITHHOLDING TAX FORMS 199x coupon book the
  252.    correctly dated, pre-addressed MW-1 FORM and a
  253.    mailing label.
  254. 2) Fill out form MW-1 using the PAYROLL SUMMARY
  255.    REPORT
  256.    - ALL Employees. When done, sign the front.   
  257.     Fill out the back of the coupon, COLUMN A.
  258.     The total for COLUMN A should equal LINE 5 on
  259.     the front.
  260. 3) Write a check to the Minnesota Department of
  261.    Revenue for the amount on LINE 10. Put MN ID    
  262.    number on check.
  263. 4) Copy form MW-1, front and back, and check  for  
  264.    records.
  265. 5) Put the mailing label on an envelope and mail   
  266.    the MW-1 FORM with the check before the end of  
  267.    the month. MW-3 if withholding tax less than    
  268.    $500/year.
  269. 6) Use the MW-3 form received, fill out using the
  270.    PAYROLL SUMMARY REPORT. Copy form and check for
  271.    records and mail.
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.