home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ High Voltage Shareware / high1.zip / high1 / DIR15 / EZPROJ.ZIP / EP40.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-12-27  |  35KB  |  1,174 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.                        E A S Y  P R O J E C T(tm)
  11.  
  12.                               USER MANUAL
  13.  
  14.                               Version 4.04
  15.  
  16.            A Project Management and Tracking System
  17.        for the I.B.M. and Compatible Personal Computers
  18.  
  19.  
  20.  
  21.       (c)Copyright 1987,1988,1989,1990,1991 Parcell Software
  22.                         All Rights Reserved
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                          Parcell Software
  46.                            P.O. Box 165
  47.                         Geneva, Il  60134
  48.                               U.S.A.
  49.  
  50.  
  51.  
  52. (c)Copyright 1987,1988,1989,1990,1991  Parcell Software
  53. All Rights Reserved Worldwide
  54. Printed in the United States of America
  55.  
  56. Parcell Software
  57. P.O. Box 165
  58. Geneva, Il  60134  U.S.A.
  59.  
  60. Voice:   (708) 232-6328   (9:00 a.m. - 5:00 p.m. Central Time)
  61. BBS:     (708) 232-6339
  62. CompuServe:  72250,1356
  63.  
  64.  
  65. Trademarks
  66.  
  67. Easy Project is a trademark of Parcell Software
  68. I.B.M. is a registered trademark of the I.B.M Corporation.
  69. dBASE is a registered trademark of Ashton-Tate, Inc.
  70.  
  71. License Agreement
  72.  
  73. Easy Project is a Shareware program.  It is not free.
  74.  
  75. Easy Project is copyrighted software owned by Parcell Software. Continued use requires a
  76. registration fee of $59.00. Registration covers use on one PC only.  Multiple copies of Easy Project
  77. must be purchased for use on multiple PC's.  Quantity discounts and site licenses are available.
  78.  
  79.       All licensed users receive:
  80.  
  81.          ∙  Latest version of Easy Project with Shareware screen disabled
  82.          ∙  User Manual
  83.          ∙  Notification of updates
  84.          ∙  Free technical support
  85.          ∙  Special BBS access
  86.  
  87. You are encouraged to copy and share this program with other users. When sharing this program,
  88. all files and documentation must be distributed without any alteration.  No fee can be charged for
  89. any copying or distribution except for a nominal fee to defray expenses.  Please consult the
  90. VENDOR.DOC file for vendor distribution requirements.
  91.  
  92. Hardware Requirements
  93.  
  94. I.B.M. PC/XT/AT/PS2 or 100% Compatible with at least 512K RAM and any type monitor.  A hard
  95. disk is recommended.
  96.  
  97. DISCLAIMER
  98.  
  99. PARCELL SOFTWARE SPECIFICALLY DISCLAIMS ANY WARRANTY, EITHER EXPRESSED OR
  100. IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY
  101. AND FITNESS FOR A PARTICULAR USE.
  102.  
  103. IN NO EVENT SHALL PARCELL SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR
  104. OTHER DAMAGES, INCLUDING LOSS OF PROFIT ARISING OUT OF THE USE OF THIS PROGRAM.
  105.  
  106.  
  107.                     E A S Y  P R O J E C T (tm)
  108.  
  109.  
  110. Introduction
  111.  
  112. Easy Project is a tool to assist anyone who manages projects.
  113. Easy Project encourages the manager to define a project into a
  114. series of phases and tasks.  Easy Project facilitates the
  115. planning, scheduling and tracking of all types of projects. The
  116. manager plans the activities or tasks in a top/down outline
  117. fashion.  The Gantt chart displays the project graphically by
  118. using time bars which span the time period of each task.  The
  119. extensive reporting module helps document the status of the
  120. project.
  121.  
  122. Easy Project features:
  123.  
  124.      ∙  The ability to create projects with 2000 tasks
  125.  
  126.      ∙  Gantt charts detailing planned vs. actual progress
  127.  
  128.      ∙  Automatic scheduling
  129.  
  130.      ∙  Extensive reporting
  131.  
  132.      ∙  Context sensitive HELP
  133.  
  134.      ∙  dBASE file compatibility
  135.  
  136. A sample project is provided to assist in using Easy Project.
  137. Use the project number of 'EASY' (all caps) to access the sample
  138. project data.
  139.  
  140. <<MAIN MENU SCREEN>>
  141.  
  142.  
  143. System Software Requirements
  144.  
  145. For the purpose of this documentation, it is assumed the user has
  146. a working knowledge of the DOS operating system.  The user should
  147. be able to copy and backup files, create directories and edit
  148. text files.  Please consult your DOS manual with questions
  149. regarding any of those functions.
  150.  
  151. CONFIG.SYS File (A sample is included)
  152.  
  153.      A CONFIG.SYS file must be in the root directory of your hard
  154.      disk or on your DOS system floppy.  This file must contain
  155.      the following two records:
  156.                        BUFFERS = 18
  157.                        FILES = 30
  158.      These values are minimum values. Consult your DOS manual for
  159.      further information regarding the CONFIG.SYS file.
  160.  
  161.      To activate any changes made to the CONFIG.SYS file, reboot
  162.      the PC!
  163.  
  164.  
  165. First Time Installation
  166.  
  167.       Hard Drive
  168.  
  169.      1.  Make a backup copy of the Easy Project master disk.
  170.      2.  Place your backup copy in floppy drive and type:
  171.  
  172.           INSTALL <enter>
  173.  
  174.      This installation procedure will prompt you for the drive
  175.      and sub-directory destination for the Easy Project files.
  176.      We recommend that Easy Project be installed in its own
  177.      directory (i.e. \EP40).
  178.  
  179.  
  180.      Two Floppy System
  181.  
  182.      1.  Make a backup of your Easy Project master disk.
  183.      2.  Place the backup copy in drive A and a blank formatted
  184.      disk in drive B, type:  INSTALLF <enter>
  185.  
  186.      This process will copy all necessary data files to drive B
  187.      and keep system files on drive A.  Label the disk in drive A
  188.      "EP System" and the disk in drive B "EP Data".
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193. Upgrading From Prior Versions
  194.  
  195. To upgrade from a 3.X version, follow this procedure:
  196.  
  197.      1.  Backup ALL present files
  198.      2.  Install Easy Project using the above procedure.  Be sure
  199.          to install the new version in a directory different than
  200.          the 3.X version.
  201.      3.  Start Easy Project and go to the Utilities Menu
  202.      4.  Choose the Convert 3.X file option
  203.      5.  Choose Configure System and update accordingly
  204.  
  205.  
  206. Starting Easy Project
  207.  
  208.       Hard Drive:
  209.  
  210.      From the \EP40 directory, type:  EP <enter>
  211.  
  212.  
  213.      Two Floppy System
  214.  
  215.      With the EP System disk in drive A, the EP Data disk in
  216.      drive B, and drive B as the default drive,type :   A:EPFLOP
  217.      <enter>
  218.  
  219.  
  220. Configuring Easy Project
  221.  
  222. The first time you execute Easy Project, choose the Utilities
  223. option from the Main Menu.  From this menu, choose Configure
  224. System and then Configure Printer and update accordingly.
  225.  
  226.  
  227. Keyboard Control
  228.  
  229. On most Easy Project data entry screens, the cursor is controlled
  230. in the following fashion:
  231.  
  232.      Key                    Result
  233.  
  234.      <─┘       Proceeds to the next field.  When pressed while
  235.                the cursor is in the last field of a screen, all
  236.                data will be saved.
  237.  
  238.      PgDn      Exits the screen saving all changes.
  239.  
  240.      Esc       Exits the screen without saving any changes.
  241.  
  242.                Moves cursor to previous field.
  243.  
  244.                Moves cursor to next field.
  245.  
  246.                Moves cursor backward.
  247.  
  248.                Moves cursor forward.
  249.  
  250.   Ctrl End     Moves cursor to last field on data entry screen
  251.  
  252.      F2        Displays program license and prints registration
  253.                form.
  254.  
  255.      F5        Deletes current record while in Resource or Task
  256.                Parameter screens.
  257.  
  258.      F8        Edits a task from the Gantt display.
  259.  
  260.      F9        Scrolls Gantt chart into the past.
  261.  
  262.      F10       Scrolls Gantt chart into the future.
  263.  
  264. Need HELP?
  265.  
  266. At any time, on-line help is available by pressing "F1".  Easy
  267. Project will recognize what field or menu the request came from,
  268. and then display the appropriate text.  Three fields will provide
  269. additional HELP when the F1 key is pressed:
  270.  
  271.      Project Number:  Lists all active projects on file.
  272.  
  273.      Task Number:  Lists all tasks for a particular project.
  274.  
  275.      Resource:  Lists all resources for a particular project.
  276.  
  277.  
  278. Main Menu
  279.  
  280.  
  281. The Main Menu permits access to your projects.  The desired
  282. function can be chosen using two methods:
  283.  
  284.      1.  Use the left or right arrow key to highlight the desired
  285.      option and then press the <Enter> key
  286.  
  287.      2.  Press the capitalized letter of the desired choice (i.e.
  288.      T=Task, O=repOrt)
  289.  
  290. The components of the Main Menu are:
  291.  
  292.                Project
  293.                Create project numbers, project descriptions,
  294.                phase descriptions and define holidays
  295.  
  296.                Resource
  297.                Maintain resource data
  298.  
  299.                Task
  300.                Maintain task data
  301.  
  302.                Browse
  303.                Edit tasks in a spreadsheet fashion
  304.  
  305.                Schedule
  306.                Automatically schedule work plans
  307.  
  308.                Gantt
  309.                Produce Gantt charts detailing planned vs. actual
  310.                project progress
  311.  
  312.                repOrts
  313.                Generate reports including work plans, status
  314.                reports and project summary reports
  315.  
  316.                Utilities
  317.                Configure system and provides utility project
  318.                handling
  319.  
  320.                sYstem
  321.                Shell to DOS
  322.  
  323.                Exit
  324.                Quit Easy Project
  325.  
  326.  
  327.  
  328. Using Easy Project - A Fast Start
  329.  
  330.  
  331. Easy Project is designed for quick project creation.  After
  332. spending a short time entering project data, Gantt charts and
  333. reports can be produced.
  334.  
  335. Follow this procedure when creating a new project:
  336.  
  337.      1.  Choose 'Project' from the Main Menu and enter a project
  338.      number, descriptions, phase descriptions and project
  339.      holidays.
  340.  
  341.      2.  Choose 'Resource' from the Main Menu and enter resource
  342.      data for the project.  Resources will be identified by
  343.      assigning them a unique code.
  344.  
  345.      3.  Choose 'Task' from the Main Menu to enter and maintain
  346.      tasks for the project. (See Notes On Entering Tasks)
  347.  
  348.      4.  To have Easy Project calculate a project schedule,
  349.      choose 'Schedule' from the Main Menu. (See Notes on
  350.      Automatic Scheduling)
  351.  
  352.      5.  At this point, Gantt charts and reports may be produced.
  353.  
  354. NOTE:  A sample project has already been established.  Use the
  355. project number of 'EASY' (all caps) to view this project.
  356.  
  357.  
  358. Maintaining an Existing Project
  359.  
  360. When initially starting the system, no project will be active.
  361. To activate or retrieve a project, you will be prompted for the
  362. project number the first time you try any Main Menu function. To
  363. change projects, go to the 'Project' screen or any report screen.
  364.  
  365. F1 Key
  366.  
  367. Remember to make use of Easy Project's context sensitive HELP
  368. screens.  The F1 key can be pressed while in any part of the
  369. system to provide quick support.
  370.  
  371.  
  372. Project Parameters
  373.  
  374.  
  375. Easy Project has the ability to store data from several different
  376. projects at one time.  Each of those projects may have different
  377. base parameters.
  378.  
  379. Before entering task or resource data for a particular project,
  380. certain parameters or criteria must be defined on the Project
  381. Parameter screen.
  382.  
  383.  
  384. <<PROJECT SCREEN>>
  385.  
  386.  
  387. Project Number
  388.  
  389.      Every project must have its own unique project number.  This
  390.      number is used to tell the system what project should be
  391.      retrieved.  This number can be composed of any combination
  392.      of characters or numbers (5 character maximum).
  393.  
  394.      The project number field is case sensitive - meaning it is
  395.      important to enter upper and lower case characters exactly
  396.      as previously entered.
  397.  
  398.      NOTE:  Pressing the F1 key while on the project number field
  399.      will provide a list of all active projects.
  400.  
  401. Project Name
  402.  
  403.      Use this field for the name of the project.  This
  404.      description will appear on all screens and reports.
  405.  
  406. Project Description
  407.  
  408.      To further describe a project, use these fields.  The data
  409.      entered here will print on all reports.
  410.  
  411.  
  412. Phase Descriptions
  413.  
  414.      For most projects, it is better to divide the project into
  415.      smaller, more manageable phases.  Sample phases are:
  416.  
  417.           1.  Dig foundation
  418.           2.  Framing
  419.           3.  Install plumbing
  420.           4.  Install electrical
  421.  
  422.      Easy Project permits 20 different phases to be defined for
  423.      one particular project.  The descriptions entered here will
  424.      appear on project summary reports.
  425.  
  426. Non-Schedule Days
  427.  
  428.      Twelve different dates may be entered as non-schedule days.
  429.      These dates will be skipped by the system in scheduling.
  430.      This will be useful in scheduling holidays and vacations.
  431.  
  432. Weekends?
  433.  
  434.      If Saturday and Sunday are to be skipped when scheduling,
  435.      enter a 'N'.
  436.  
  437.      If weekends are to be included in scheduling, enter a 'Y'.
  438.  
  439. Schedule Networks/Phases Parallel?
  440.  
  441.      If phases or networks are to be scheduled in parallel
  442.      (concurrently), enter a 'Y'.  If used, all phases will begin
  443.      on the project start date.
  444.  
  445. Project Start Date
  446.  
  447.      Enter the start date of the project.
  448.  
  449.  
  450. Project Narrative
  451.  
  452.      While using the Project Parameter Screen, pressing F3 will
  453.      pop up a text editor.  This text editor can be used to write
  454.      a project narrative or for any other purpose.  Pressing the
  455.      F4 key will send the text to an ASCII disk file called
  456.      PROJECT.TXT.  This file can be imported into a word
  457.      processing program.  Pressing the F6 key will print the
  458.      text.
  459.  
  460. Resource Maintenance
  461.  
  462. Before tasks can be entered, resource information must be
  463. established.  Resources may consist of staff (employees,
  464. consultants, sub-contractors, etc.) or fixed type (materials,
  465. capital expenses, etc.).
  466.  
  467. <<RESOURCE SCREEN>>
  468.  
  469. Code
  470.  
  471.      Each resource must be assigned a unique identifier.  This
  472.      identifier could be a name, initials or an account code.
  473.      The identifier can be up to 6 characters and is
  474.      alphanumeric.
  475.  
  476.      This field is also case sensitive - meaning it is important
  477.      to enter upper and lower case characters exactly as needed.
  478.  
  479.      NOTE:  Pressing the F1 key while on the Resource Code field,
  480.      will display a list all resources assigned to this project.
  481.  
  482. Name
  483.  
  484.      Enter the full name or description of the resource.
  485.  
  486. Rate
  487.  
  488.      The charge rate for the resource. If a 'Fixed' type, enter
  489.      the total expense amount. (optional)
  490.  
  491. Type
  492.  
  493.      Choose either Hourly, Daily, or Fixed.  A Fixed type could
  494.      be used for one time capital expenses.
  495.  
  496. Dept (Department)
  497.  
  498.      Enter a department code for the resource.  This code
  499.      may be up to 3 characters and is alphanumeric.
  500.  
  501.      NOTE:  This is an optional entry but is needed to produce
  502.      departmentalized reports.
  503.  
  504. Usage
  505.  
  506.      Use to identify how many hours this resource works in one
  507.      day.  (not needed for Fixed types)
  508.  
  509.           Example:    8 = 8 hours/day
  510.                       4 = 4 hours/day (part time)
  511.  
  512. Source
  513.  
  514.      An optional entry to further describe the resource.
  515.  
  516.           Example:    EMP = Employee
  517.                       CON = Consultant
  518.  
  519. Notes
  520.  
  521.      An optional entry to be used for any purpose.
  522.  
  523. Task Parameters
  524.  
  525.  
  526. Task definition is the heart of project management. Before
  527. sitting down and entering task data, plan what logical order your
  528. tasks will follow and if possible, divide your project into
  529. phases. Once your data has been entered, refinement and
  530. maintenance is easy.
  531.  
  532. <<TASK SCREEN>>
  533.  
  534.  
  535. Task
  536.  
  537.      Enter a two digit phase number plus four digit task number
  538.      for this task. Refer to 'Notes on Entering Tasks' for
  539.      creating task numbers.
  540.  
  541. Item
  542.  
  543.      Each task can consist of numerous subordinate tasks or
  544.      items.  Enter an item number (01-99) in this field.
  545.      (optional)
  546.  
  547. Network
  548.  
  549.      Large projects may have different phases running
  550.      concurrently.  Use this to designate which network or node
  551.      this task belongs to.  For most projects, use the phase
  552.      number. (The default value is the phase number)
  553.  
  554. Successor
  555.  
  556.      Use this field to define task dependencies. This is composed
  557.      of the Phase+Task+Item number of the succeeding task.  If
  558.      the succeeding task can run concurrently, just let use the
  559.      default value.
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565. Description
  566.  
  567.      Enter the description for this task. This description will
  568.      appear on all reports and Gantt charts.
  569.  
  570. Milestone
  571.  
  572.      Milestones reflect major project accomplishments.  If this
  573.      task is considered a milestone in the project, enter a 'Y'.
  574.  
  575. Resource
  576.  
  577.      Enter the code for the resource assigned to this task.  A
  578.      maximum of four different resources may be assigned to a one
  579.      task.  All resources must be set up prior by entering data
  580.      on the Resource screen.  Pressing the F1 key here will list
  581.      all valid resources.
  582.  
  583. Est. Time (Estimated Time)
  584.  
  585.      Enter the estimated time (hours or days) needed to complete
  586.      this task.  If the resource type was 'Fixed', enter '1'
  587.      here.
  588.  
  589. Time To-Date
  590.  
  591.      Enter the actual time (hours or days) spent thus far working
  592.      on this task.
  593.  
  594. New Est (New Estimate)
  595.  
  596.      As the project progresses, enter the revised estimated time
  597.      to complete this task.  If the task is on schedule, this
  598.      field need not be modified.
  599.  
  600. Planned Start/Stop
  601.  
  602.      Enter the original or planned start and stop date for this
  603.      task.  This is the date that reflects what was intended for
  604.      the task and should not be modified during the project.
  605.  
  606. Actual Start/Stop
  607.  
  608.      Enter the actual or projected start and stop date for this
  609.      task.  This date should reflect what date the task will end
  610.      in reality.
  611.  
  612.  
  613.  
  614. Fixed Date
  615.  
  616.      Enter a 'Y' if the dates associated with this task should
  617.      not be changed for any reason.  This is useful for vacation
  618.      use or for meetings with set dates.
  619.  
  620. Status
  621.  
  622.      This will designate the status for this task.  When
  623.      completed, use a 'C'.  Other uses could be 'A' for active or
  624.      'I' for in-progress.
  625.  
  626. Notes
  627.  
  628.      To be used for any purpose necessary.
  629.  
  630. Entering Tasks
  631.  
  632.      Every task number consists of the following elements:
  633.  
  634.      Task Number  - 2 character phase number (01-20) plus
  635.                     4 character task number (user defined)
  636.      Item Number  - 2 characters, user defined (optional)
  637.      Successor    - 8 characters, made up of (Phase + Task +
  638.                     Item)
  639.  
  640.      Remember, most reports are produced in task number order.
  641.      Using sequential task numbers such as 0001, 0002, etc.
  642.      within each phase is recommended.
  643.  
  644.      'Item' is designated for use as a subordinate task.  This is
  645.      an optional entry but is useful in breaking down a large
  646.      main task.  Again, it's useful to use sequential item
  647.      numbers within each task number.
  648.  
  649.  
  650. Sample Task Numbers
  651.  
  652.      Task Field  =  01-0001
  653.      Item Field  =  01
  654.      Successor   =  01-0001-02
  655.  
  656.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0001 and
  657.      this is the first item for task 0001. Task/Item 01-0001-02
  658.      cannot start until this task is complete. 01-0001-02 is
  659.      placed in the 'Successor' field.
  660.  
  661.  
  662.      Task Field  = 01-0003
  663.      Item Field  = <blank>
  664.      Successor   = 01-0003
  665.  
  666.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0003 and
  667.      there are no subordinate items.  No other task is dependent
  668.      upon this task so the 'Successor' field defaults to itself.
  669. Assigning Successors
  670.  
  671.      If a task cannot begin until the previous task is complete,
  672.      enter the task number of the successor in the 'Successor'
  673.      field of the current task.
  674.  
  675.      Example:  A phase has 4 tasks, 0001 through 0004.  Every
  676.      task is dependent upon the previous task.  The tasks should
  677.      be established as follows:
  678.  
  679.                        Task              Successor
  680.  
  681.                        01-0001            01-0002
  682.                        01-0002            01-0003
  683.                        01-0003            01-0004
  684.                        01-0004            01-0004
  685.  
  686.      If tasks can run concurrent with each other, set up the
  687.      tasks in this manner:
  688.  
  689.                        Task              Successor
  690.  
  691.                        01-0001            01-0002
  692.                        01-0002            01-0002 --
  693.                        01-0003            01-0003  | Concurrent
  694.                        01-0004            01-0005 --    Tasks
  695.                        01-0005            01-0005
  696.  
  697.      In this example, tasks 0002, 0003 and 0004 all we be
  698.      scheduled at the same time after task 0001 is completed.
  699.      Task 0005 will be scheduled after task 0004 is completed.
  700.      When scheduling in this fashion, task 0004 should be the
  701.      task with the longest duration of all the concurrent tasks.
  702.  
  703. Automatic Schedule Maintenance
  704.  
  705.      If a planned start or stop date is changed, for an existing
  706.      task, the automatic scheduler will be invoked (based on the
  707.      parameter setting in System Configuration) adjusting both
  708.      planned and actual start and stop dates for all succeeding
  709.      tasks. You will have the ability to override the proposed
  710.      dates. Likewise, if a current start or stop date is changed,
  711.      the automatic scheduler will be invoked to adjust current
  712.      dates only.
  713.  
  714. Marking Tasks Complete
  715.  
  716.      For the purpose of the Project Status Report and the Gantt
  717.      chart, a status of 'C' denotes that a task is complete.  For
  718.      other purposes, any other code may be used.
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723. Browse
  724.  
  725. The Browse function provides a facility to edit tasks in a
  726. spreadsheet type format.  All the fields that appear on the Task
  727. Parameter screen are found on the Browse screen.
  728.  
  729. Use the arrow keys to move around the screen.  To change a field,
  730. move to the field and press the <Enter> key.  This will activate
  731. the field and any change can be made.
  732.  
  733. The PgDn and PgUp keys will advance the screen one page at a
  734. time.
  735.  
  736. To delete a task, press the <Del> or <Delete> key.  An asterisk
  737. (*) will appear at the beginning of the task number to denote it
  738. has been deleted.  When records have been deleted, a 'Rebuild'
  739. will be conducted to maintain the integrity of all related files.
  740.  
  741. New records can not be added using the Browse screen.  All new
  742. tasks must be added using the Task Parameter screen. Automatic Schedule Generation
  743.  
  744. Easy Project will automatically calculate task start and stop
  745. dates based on the estimated time assigned to each task.
  746.  
  747. To calculate dates, first choose 'Schedule' from the Main Menu.
  748. Next, enter the project number followed by the project start
  749. date.  The project start date should be the date the schedule may
  750. begin.
  751.  
  752. There are two other options listed in the Schedule window:
  753.  
  754.      ∙  If only the project critical path needs calculating and a
  755.      project schedule is not needed, enter a 'Y' for the 'Calc
  756.      Critical Path Only' option.
  757.  
  758.      ∙  If the project is composed of phases running
  759.      concurrently, enter a 'Y' for this option.  This will cause
  760.      each phase to be scheduled using the project start date.
  761.  
  762.  
  763. Schedule Screen Display
  764.  
  765. As the schedule generates, each task and the newly calculated
  766. dates are displayed.  After the screen fills, you have the
  767. ability to change or override the calculated date.  Pressing
  768. <ESC> aborts the update process and the records will not be
  769. updated.
  770.  
  771. Use the <ENTER> key to advance the cursor. The <PgDn> key will
  772. accept all dates and advance to the next screen.
  773.  
  774. << SCHEDULE SCREEN >>
  775.  
  776. Notes on Scheduling
  777.  
  778.      1.  In the case of tasks which have more than one resource
  779.      assigned to it, the resource taking the greatest amount of
  780.      estimated time will be used in calculating the schedule.
  781.  
  782.      2.  Any task which has a Fixed type resource will be ignored
  783.      for scheduling purposes.
  784.  
  785.      3.  On the Resource Parameter screen, the Usage field should
  786.      reflect the total number of hours the resource works in one
  787.      day. Use this for both hourly and daily type resources.
  788.  
  789.      4.  Weekends will be taken into consideration when
  790.      calculating the schedule based on the option chosen from the
  791.      Project Parameter screen.
  792.  
  793.      5.  If a task was set up with the Fixed Date option set, the
  794.      fixed date will be used instead of the calculated date.
  795.  
  796. Gantt Chart
  797.  
  798. Easy Project's Gantt charts are designed to give a graphic
  799. display of a projects planned vs. actual progress.
  800.  
  801. <<  GANTT SCREEN  >>
  802.  
  803.  
  804. Two different types of charts may be produced:
  805.  
  806.      1.  A chart displaying tasks for one particular phase in
  807.      task number order.
  808.  
  809.      2.  A chart displaying the entire project with tasks grouped
  810.      by dependencies.
  811.  
  812.      NOTE:  In order for a task to be displayed, it must have a
  813.      Planned Start Date and Planned Stop Date.
  814.  
  815. Format Options
  816.  
  817.      The format of the Gantt chart can be altered in several
  818.      ways.  Options exist for displaying or not displaying
  819.      resource, status and critical path codes.  Also, either the
  820.      full task description or truncated descriptions with task
  821.      numbers can be chosen.  All options are set from the System
  822.      Configuration screen from the Utilities Menu.
  823.  
  824. Scale Options
  825.  
  826.      Flexible Gantt scales can be chosen to insure the most
  827.      complete view of a project.  Each symbol on the chart can
  828.      represent from 1 to 6 days or 1 to 6 weeks.  For projects of
  829.      short duration, a scale in days is probably more
  830.      appropriate.
  831.  
  832. Output Options
  833.  
  834.      Easy Project offers three output options for producing
  835.      Gantt charts:
  836.  
  837.           1.  (D)isplay - The chart will be displayed on your
  838.           monitor.
  839.  
  840.           2.  (P)rint - The chart will be routed to your printer.
  841.           By printing in a compressed format, a longer view will
  842.           be produced.
  843.  
  844.           3.  (F)ile -  The chart will be written to a disk file
  845.           using the default file name of GANTT.PRN.  This is an
  846.           ASCII text file that may be printed through DOS or
  847.           another printing utility.  By using either a wide
  848.           carriage printer or a sideways printing utility, an
  849.           even longer view may be produced using this option.
  850.  
  851.  
  852. Gantt Chart Symbols
  853.  
  854.         ≡      Planned Date
  855.         ▀      Actual Date
  856.         *      Completed Task
  857.         M      Milestone
  858.         CRIT!  Critical Task
  859.               Task has start date prior to beginning of scale
  860.         +      Task has multiple resource assignments
  861.  
  862. Use of the F8 Key
  863.  
  864.      The up and down arrow keys will move the highlight bar to
  865.      each task displayed.  To edit a  task, press the F8 key.
  866.      Pressing F8 will display the Task Parameter screen for the
  867.      task.  To return to the Gantt chart, just press the <ESC>
  868.      key.
  869. Reports
  870.  
  871.  
  872. Easy Project has an extensive reporting module.  Many helpful
  873. reports may be instantly displayed, printed or written to a disk
  874. file.  Most reports will print in a compressed format - thus
  875. giving more detail than when displayed.
  876.  
  877. If the 'File' output option is chosen, the report will be written
  878. to a disk file in an ASCII format.  This file can be imported
  879. into almost any word processor for further editing and printing.
  880.  
  881. A plus sign next to a resource code indicates the task has
  882. multiple resource assignments.  Check the Appendix for samples of
  883. all reports.
  884.  
  885.  
  886.      Work Plan By Task
  887.  
  888.      Produces a detailed work plan or schedule for a particular
  889.      phase in task number order. [prints compressed]
  890.  
  891.  
  892.      Work Plan By Resource
  893.  
  894.      Produces a detailed work plan or schedule for the entire
  895.      project by resource assignment.  [prints compressed]
  896.  
  897.  
  898.      Work Plan Project Summary
  899.  
  900.      Summarizes all phases of a project plan giving a concise
  901.      summary.
  902.  
  903.  
  904.      Work Plan Resource Summary
  905.  
  906.      A departmentalized resource summary for a particular phase
  907.      or the entire project.
  908.  
  909.  
  910.      Project Status Report - Plan vs. Actual
  911.  
  912.      A status report for the entire project detailing cost and
  913.      schedule variances.  [prints compressed]
  914.  
  915.  
  916.      Project Status Summary - Actual
  917.  
  918.      Summarizes all project phases showing actual costs and
  919.      current schedule dates. [prints compressed]
  920.  
  921.  
  922.  
  923.      Project Resource Summary - Actual
  924.  
  925.      Produces departmental break down of actual costs by
  926.      individual resource.
  927.  
  928.  
  929.      Earned Value Report
  930.  
  931.      A report detailing project cost accruals. [prints
  932.      compressed]
  933.  
  934.  
  935.      Resource List
  936.  
  937.      A detailed list of all resources assigned to a particular
  938.      project.
  939.  
  940.  
  941.      Work Plan - All Projects
  942.  
  943.      A detailed resource schedule using all active projects.
  944.      This report will be helpful in identifying resource
  945.      scheduling conflicts. [prints compressed]
  946.  
  947.  
  948.      Formatted Task List
  949.  
  950.     Produces a formatted screen print of the Task Parameter
  951.     screen.
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957. Utilities
  958.  
  959. The Utility Menu consists of functions that are used for
  960. configuration, file conversions and file maintenance.
  961.  
  962. With any application, it is a good practice to backup all Easy
  963. Project files on a regular basis. This will help in recovering
  964. from any potential accidents or disasters.
  965.  
  966.  
  967.      Reindex All Files
  968.  
  969.      Easy Project uses index files (.NTX) which permit fast data
  970.      retrieval.  These index files are not compatible with dBASE
  971.      .NDX files.  All files with the extension of .NTX should
  972.      never be deleted or altered. If file integrity is ever in
  973.      question, choose this option.
  974.  
  975.  
  976.      Delete (Pack) Marked Records
  977.  
  978.      When task or resource data is deleted using the 'F5' key,
  979.      the records are marked for deletion but physically remain on
  980.      file.  These records are unavailable for normal use.  This
  981.      delete option  will physically delete all marked records.
  982.      Once this option is exercised, the marked records can no
  983.      longer be recovered.
  984.  
  985.  
  986.      Undelete (Recall) Records
  987.  
  988.      This option will find all records that have been marked for
  989.      deletion (but not yet packed), and recall them again for
  990.      processing.
  991.  
  992.      NOTE:  This option will recall all records from all projects
  993.      from all files regardless of project number.  Use this
  994.      option with caution.
  995.  
  996.  
  997.      Delete Project
  998.  
  999.      This function will delete all tasks, resources and related
  1000.      records for a project.
  1001.  
  1002.      To use, first enter the project number to delete.  Next, you
  1003.      will be prompted to verify the project number.  Answering
  1004.      'N' will bypass any deletions.  If verified, records are
  1005.      then marked for deletion.
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.      Copy or Clone Project
  1011.  
  1012.      A new project may have many of the same characteristics as
  1013.      an established project.  This copy option will copy a
  1014.      current project and duplicate all tasks and resources using
  1015.      a new project number.  The old project remains intact
  1016.      without any changes.
  1017.  
  1018.  
  1019.      Copy or Clone Resources
  1020.  
  1021.      This option will copy resources from one project and
  1022.      duplicate them using a new project number.  The old project
  1023.      remains intact without changes.
  1024.  
  1025.  
  1026.      Rebuild Files
  1027.  
  1028.      Easy Project database files (.DBF) are dBASE compatible and
  1029.      can be used by many other applications.  Exporting files to
  1030.      other software packages may provide useful for additional
  1031.      reporting or analysis.
  1032.  
  1033.      If files are updated outside of Easy Project, they must be
  1034.      rebuilt.  This function will automatically rebuild index
  1035.      files and all necessary data relations.
  1036.  
  1037.      NOTE:  Exercise caution when updating Easy Project files
  1038.      from outside applications.  Be sure to have recent backups
  1039.      of all files as a safeguard.
  1040.  
  1041.  
  1042.      Backup Files
  1043.  
  1044.      On a regular and consistent basis, backups should be made of
  1045.      Easy Project files.  This option will perform a DOS BACKUP
  1046.      of all Easy Project files.  If using a two floppy system,
  1047.      use drive A as the target or destination drive.
  1048.  
  1049.      Restore Files
  1050.  
  1051.      To restore files from a backup floppy, enter the source and
  1052.      target designations.
  1053.  
  1054.      If files are restored from a backup, be sure to use the
  1055.      'Rebuild' option to maintain file integrity.
  1056.  
  1057.  
  1058.      Configure System
  1059.  
  1060.      This option sets the proper type of monitor for your system,
  1061.      the proper destination for printer output, Gantt chart
  1062.      display option and automatic scheduling options.  Also,
  1063.      different date formats may be chosen as well as Gantt chart
  1064.      and report formats.
  1065.  
  1066.  
  1067.      Configure Printer
  1068.  
  1069.      Easy Project supports many printers.  Find the number that
  1070.      corresponds to your printer and enter the number at the
  1071.      prompt.  If your printer is not listed, try either the
  1072.      I.B.M. Graphics or an Epson printer. If you are having
  1073.      unsatisfactory results with reports or the Gantt chart,
  1074.      please contact Parcell Software for assistance.
  1075.  
  1076.  
  1077.      Convert Version 3.X Files
  1078.  
  1079.      Choose this option when upgrading from a 3.X version of Easy
  1080.      Project.  Follow the instructions from the beginning of this
  1081.      manual.
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093. Conclusion
  1094.  
  1095.  
  1096. Easy Project is a dynamic system that is constantly being
  1097. enhanced.  Your suggestions and comments are greatly appreciated.
  1098. Our users are our greatest source of new ideas.
  1099.  
  1100. If you have any questions about Easy Project, please contact us
  1101. by mail, phone, our support BBS, or via CompuServe Mail.
  1102.  
  1103. Thank you for adding Easy Project to your software library.
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.                          A P P E N D I X
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.          ∙  Shareware Distribution
  1113.  
  1114.          ∙  Sample Reports  (REGISTERED VERSION ONLY)
  1115.  
  1116.          ∙  Index (REGISTERED VERSION ONLY)
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.                       SHAREWARE DISTRIBUTION
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124. Parcell Software believes Shareware distribution constitutes a
  1125. viable, low cost alternative to many commercial programs.
  1126. Shareware's greatest strength lies in the ability to try software
  1127. before purchasing it.  We also believe that Shareware is maturing
  1128. as a distribution method and that its quality and functionality
  1129. is improving at a rapid rate.  This could only happen because
  1130. users, hopefully like yourself, are supporting Shareware products
  1131. by remitting their registrations.
  1132.  
  1133. We hope our product continues to be a productive element of your
  1134. system and we urge you to consider other Shareware products when
  1135. you decide to add software to your system.
  1136.  
  1137. Parcell Software is a member of the Association of Shareware
  1138. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1139. principle works for you. If you are unable to resolve a
  1140. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  1141. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  1142. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  1143. does not provide technical support for members' products. Please
  1144. write to the ASP Ombudsman at P.O. Box 5786, Bellevue, WA 98006
  1145. or send a Compuserve message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  1146. 70007,3536.
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.                                          ┌─────────┐
  1166.                                    ┌─────┴───┐     │             (tm)
  1167.                                  ──│         │o    │─────────────────
  1168.                                    │   ┌─────┴╨──┐ │  Association of
  1169.                                    │   │         │─┘  Shareware
  1170.                                    └───│    o    │    Professionals
  1171.                                  ──────│    ║    │───────────────────
  1172.                                        └────╨────┘    MEMBER
  1173.  
  1174.