home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Gold 1 / The_Golden_ROM_Series_-_Shareware_Gold_Volume_1_Number_11_-_SK_89-301_-_1989.iso / BBS / LIB029.ARC / DOCS.ARC / GENERAL.DOC next >
Text File  |  1988-11-02  |  7KB  |  218 lines
  1.                                 
  2.                       GENERAL INSTRUCTIONS
  3.  
  4.  
  5.      This disk contains the four programs of the Medlin
  6. Accounting Shareware System:
  7.  
  8.      PC-GL    Double Entry General Ledger
  9.      PC-AR    Accounts Receivable
  10.      PC-PR    Payroll Writing
  11.      PC-AP    Accounts Payable
  12.  
  13.      The requested registration fee is $35 for each program and
  14. entitles you to telephone support and a configuration program to
  15. change several parameters of the registered program.  To
  16. register, send a check to:
  17.  
  18.                Jerry Medlin
  19.                P.O. Box 357
  20.                Napa, CA.  94559
  21.  
  22.      You may also use the registration form at the end of this
  23. manual, or to charge using Master Card or Visa, call (707) 255-
  24. 4475 between the hours of 8AM to 6PM, Pacific time.
  25.  
  26.      The programs are the files with an extension of EXE.  So
  27. the file named PC-GL.EXE is the General Ledger program and the
  28. file named PC-AR.EXE is the Accounts Receivable program.  If you
  29. have been using earlier versions of the programs with COM file
  30. name extensions, you should erase them from your working disk or
  31. subdirectory.  The new programs will use the data created by the
  32. old programs.
  33.  
  34.  
  35. INSTALLING THE PROGRAMS ON A FLOPPY DISK
  36.  
  37.      You may run the programs on the supplied disk to try them
  38. out, but eventually you will want to install the programs
  39. properly to give yourself more disk space for data.  If your
  40. business is small, you can use the same disk for program and
  41. data, but most applications will require a data disk and a
  42. program disk.
  43.  
  44.      Installing the programs requires making a program disk and
  45. a data disk and then copying the programs to the program disk.
  46.  
  47.      Create a data disk by putting your DOS disk in drive A: and
  48. a blank disk in drive B: and type:     FORMAT B:
  49.  
  50.      Then, create a program disk by putting another blank disk
  51. in drive B: and type:     FORMAT B:/S
  52.  
  53.      Next, move the formatted program disk to drive A: and put
  54. this disk in drive B: and type:     COPY B:*.EXE A:
  55.  
  56.      If you are running PC-GL for the first time, you should
  57. also copy the standard chart of accounts to your data disk.  Put
  58. the data disk in drive A: and this disk in drive B: and type:
  59. COPY B:PC-GL.COA A:
  60.  
  61.      To run any program, place the program disk in drive A: and
  62. the data disk in drive B: and type the name of the program
  63. followed by B:.  IE. type PC-GL B: to run the PC-GL program or
  64. PC-AR B: to run PC-AR.  If you have the configuration programs,
  65. you may use them to permanently set B: drive as the data drive
  66. and it will then be unnecessary to type the B: after the program
  67. name.  A configuration program is provided to registered users
  68. of each program.
  69.  
  70.      IMPORTANT !  If you have been using earlier versions of PC-
  71. GL, PC-AR, PC-PR or PC-AP, you must erase the old versions of
  72. the programs from your program disk.  Put the program disk in
  73. drive A: and type:
  74. ERASE A:PC-*.COM
  75. ERASE A:??CONFIG.COM
  76.  
  77.  
  78. INSTALLING THE PROGRAMS ON A HARD DISK
  79.  
  80.      To install the programs on a hard disk, you must create a
  81. subdirectory and copy the programs to the subdirectory.  You can
  82. call the subdirectory anything you wish, but I will use the name
  83. ACCT for this example.  If you wish to use another name, just
  84. substitute it for ACCT in these directions.
  85.  
  86.      First place this disk in drive A: and in response to the
  87. C:> prompt type:
  88. CD\
  89. MKDIR ACCT
  90. COPY A:*.EXE ACCT   
  91.  
  92.      If you are running PC-GL for the first time, you should
  93. also copy the standard chart of accounts to your data disk.  Put
  94. the data disk in drive A: and this disk in drive B: and type:
  95. COPY A:PC-GL.COA ACCT
  96.  
  97.      To run a program, first change to the subdirectory by
  98. typing:    CD \ACCT   and then type the program name.  IE. type
  99. PC-GL to run PC-GL or PC-AR to run PC-AR.
  100.  
  101.      IMPORTANT!!  If you have been using earlier versions of PC-
  102. GL, PC-AR, PC-PR or PC-AP, you must erase the old versions of
  103. the programs from your hard disk.  To do this type:
  104. ERASE \ACCT\*.COM
  105. ERASE \ACCT\??CONFIG.COM
  106.  
  107.  
  108. INTEGRATING THE PROGRAMS
  109.  
  110.      With the exception of PC-AP, the programs are not
  111. "integrated".  That means to get the sales totals from the
  112. Accounts Receivable program to the General Ledger program you
  113. must make a journal entry.  Likewise, the payroll totals should
  114. also be entered each month into the general ledger program.
  115. Once you are familiar with the programs this takes only a few
  116. minutes per month and is more convenient than having all of the
  117. sales and payroll detail transferred to the general ledger
  118. program automatically.  The PC-GL manual includes a section on
  119. posting payroll and sales data to the General Ledger.
  120.  
  121.  
  122. ADDING COLORS
  123.  
  124.      The configuration program available to registered users
  125. will allow you to specify a data path and colors for each
  126. program.  You may also specify add the desired data path and
  127. colors by adding them to the command line separated by blank
  128. spaces.  The commands should be in the following order:  DATA
  129. PATH, BORDER COLOR, DATA COLOR, PROMPT COLOR AND BACKGROUND
  130. COLOR.  For example, if you run PC-GL by typing:
  131. PC-GL B: 3 14 10 1
  132. That will tell the program to look for data on the B: drive and
  133. use Cyan borders, Yellow data, Light Green prompts with a Blue
  134. background.
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.      These programs have been developed and refined over a
  140. period of five years.  I'm sure you'll find them better than
  141. anything else available.  So, relax, take a deep breath and get
  142. your books in order.
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172. MEDLIN SHAREWARE ACCOUNTING          Remit to:  Jerry Medlin
  173. REGISTRATION FORM                               P.O. Box 357
  174.                                                 Napa, CA.  94559
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179. PC-GL General Ledger Program         ($35)      ________
  180.  
  181. PC-AR Accounts Receivable Program    ($35)      ________
  182.  
  183. PC-PR Payroll Writing Program        ($35)      ________
  184.  
  185. PC-AP Accounts Payable Program       ($35)      ________
  186.  
  187.      Total Enclosed                             ________
  188.  
  189.  
  190. Name:   ________________________________________________________
  191.  
  192. Company:________________________________________________________
  193.  
  194. Address:________________________________________________________
  195.  
  196. City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  197.  
  198.  
  199. Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  200.  
  201. Card no.:  _____________________________________________________
  202.  
  203. Expiration:________________
  204.  
  205. Cardholder
  206. Signature  _____________________________________________________
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211. Where did you get our program?__________________________________
  212.  
  213.  
  214. Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  215. Latest version of all four programs and configuration programs
  216. for registered programs will be mailed by First Class Mail.
  217.  
  218.