home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Game Fest 1993 / gamefest1993stgcomputerslimited1993.iso / soft / more2 / pro14 / env.doc < prev    next >
Text File  |  1990-11-15  |  43KB  |  991 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                 E N V E L O P E    M A K E R   Version 3.1
  6.  
  7.                  Copyright (c) 89, 90  William R. Bauder
  8.                             15 November 1990
  9.  
  10.     -----------------------------------------------------------------
  11.     Envelope Maker is an easy to use,  full feature envelope printing
  12.     application  that makes the job of  printing envelopes  a breeze.
  13.     -----------------------------------------------------------------
  14.  
  15. Features of Envelope Maker are:
  16.      - All pull-down menu driven functions.
  17.      - Automatic detection of adapter type (color or monochrome).
  18.      - Sixteen foreground and background screen colors.
  19.      - Print up to four print attributes on address title lines.
  20.      - Mix print attributes in any combination.
  21.      - Ability to print an offset attention name line.
  22.      - Built in full function editor.
  23.      - Automatic Title Line record management. (Added Rel 2.1)
  24.      - All LQ mode printing with most printers.
  25.      - Label maker with printer attributes. (Added Rel 2.2)
  26.      - Font selection (Added Rel 2.4)
  27.      - Print envelops of any size and shape. (Added  Rel 2.4)
  28.      - Grab address data from any text file. (Added Rel 2.6)
  29.      - 4 or 6 LPI Delivery Address line spacing. (Added Rel 2.61)
  30.      - Print single or continuous feed envelopes. (Added Rel 2.62)
  31.      - Automatic "smart" positioning of delivery address and
  32.        attention name lines on any envelope size. (Added Rel 2.63)
  33.      - Dump address records to printer or file. (Added Rel 2.64) 
  34.      - Bulk envelope or label printing. (Added Rel 3.0)
  35.      - Bulk print any one of four tag lists. (Added Rel 3.0)
  36.      - Automatic address record sorting. (Added Rel 3.0)
  37.      - Address record search argument. (Added Rel 3.1)
  38.      - Attention line flip when label printing. (Added Rel 3.1)
  39.  
  40. Files on the disk are:
  41.  
  42.      ENV.DAT        - This file stores the address data
  43.      ENV.DOC        - This document
  44.      ENV.EXE        - The main Envelope Maker program
  45.      ENV.IDX        - Index file - keeps the order of records
  46.      ENV.PRO        - Profile file - Stores program defaults 
  47.      GRAB.COM       - The grab utility TSR program
  48.      GRAB.DAT       - Temporary grab data file made by GRAB.COM
  49.      TITLE.DAT      - Title line data file
  50.      README.1ST     - Shareware notice, order form, ETC.
  51.  
  52.   Note: All the above files except GRAB.COM, ENV.DOC & README.1ST
  53.         must be installed on the same drive and directory.
  54.  
  55.  
  56. Installing Envelope Maker  ---------------------------------------------
  57.                                                         
  58. You may install Envelope Maker on any drive/directory on your hard  disk
  59. or  run  from a floppy disk drive.  Since Envelope Maker makes many disk
  60. reads in it's operation, much faster performance is obtained  when it is
  61. installed  on  a  hard  disk.  The only  requirements are that the files
  62. ENV.EXE,  ENV.DAT,  ENV.IDX,  ENV.PRO and TITLE.DAT be on the same drive
  63. and directory.
  64.  
  65.  
  66.                                                                   Page 1
  67.  
  68.  
  69.  
  70. Installing on a floppy only system:
  71.  
  72.      With your DOS system disk in drive A and a blank  diskette  in
  73.      drive B, type:  Format B:  <Enter>
  74.  
  75.      After formatting put this disk in drive A.  Put  the  Envelope
  76.      Maker  distribution  disk  in drive B, and type: Copy B:*.* A:
  77.      <Enter>
  78.  
  79. You're now ready to run Envelope Maker.
  80.  
  81.  
  82. Installing on a hard disk system:
  83.  
  84.      At the C> prompt and with Envelope Maker distribution disk  in
  85.      drive  A,  type:  Copy  A:*.*  C:\<directory  of  your choice>
  86.      <Enter>, CD \<same directory as above> <Enter>
  87.  
  88. You're now ready to run Envelope Maker.
  89.  
  90. Proceed to the "Installing Grab" section...
  91.  
  92. For registered users only, Envelope Maker is distributed with one of two
  93. versions of the program file (ENV.EXE). These files have been  optimized
  94. for two classes of CPUs. The first file has been optimized for CPUs 8088
  95. thru 80186, and the second file is for 80286 thru 80486 CPUs. If you did
  96. not indicate the type of CPU your computer has  when you registered,  or
  97. you're not sure of what type you have, you'll receive the type optimized
  98. for the 8088 thru 80186 CPU. This is the universal type that will run on
  99. all IBM and compatible computers.  If you've indicated, and received the
  100. type optimized for the 80286 thru 80486 CPUs, do not attempt to run this
  101. program on an  8088 thru 80186 CPU.  It will only run correctly  if your
  102. computer has an 80286 or higher CPU.
  103.  
  104.  
  105. Installing/Running GRAB.COM  -------------------------------------------
  106.  
  107.  
  108. ---------------------------  Installing Grab  --------------------------
  109.  
  110.  
  111. Hard drive users: GRAB.COM MUST be on the SAME DRIVE (C;, D:,  etc.)  as
  112. ENV.EXE.  It does not have to  be  in  the  same  DIRECTORY  as  ENV.EXE
  113. though.  It must, however, be in a directory accessible via PATH or else
  114. it will not load.
  115.  
  116. Floppy drive users: GRAB.COM MUST be on the same disk  that  ENV.EXE  is
  117. on, or be able to access the drive ENV.EXE is on (A: or B:).
  118.  
  119.      To install Grab type:    GRAB <Enter>
  120.      To un-install Grab type: GRAB U <Enter>
  121.  
  122. GRAB.COM is a memory-resident (TSR) program that may be loaded from your
  123. AUTOEXEC.BAT,  or other BAT file before running the application in which
  124. it is to be used. Since GRAB can be easily un-installed, a good strategy
  125. would be to  install GRAB before your application,  then un-install GRAB
  126. when you exit your application.  This way, it only uses RAM when needed.
  127. Grab only uses 1600 bytes of RAM while resident.  It will NOT un-install
  128. if another TSR program is loaded on top of, or after Grab is installed.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.                                                                   Page 2
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. Before GRAB installs itself, it first does a disk-wide  search  for  the
  138. file  ENV.EXE.  When this file is found,  GRAB remembers the path to the
  139. file.  This path will be where GRAB writes the saved data into the GRAB.
  140. DAT file.  If  ENV.EXE is not found,  GRAB will  not install.  For  this
  141. reason,  it is imperative,  that GRAB.COM be copied to the same drive as
  142. the Envelope Maker program.  It  doesn't matter what drive/directory the
  143. ENV.EXE, GRAB.COM, or your application is in. GRAB will always write the
  144. GRAB.DAT file to the directory where ENV.EXE is located.
  145.  
  146.  
  147. ----------------------------  Running Grab  ----------------------------
  148.  
  149. The Default "Hot Key" is Alt-G. 
  150.  
  151. Grab will copy up to a 32 column, 5 row portion of a text  screen to the
  152. file, GRAB.DAT. These dimensions are the same as address data fields.
  153.  
  154. When GRAB is popped up (pressing ALT-G), it creates its own cursor which
  155. is moved by the four arrow keys. To mark an address, first move the GRAB
  156. cursor to the upper-left hand corner of the address, then press ENTER to
  157. anchor the corner. The cursor keys then open the window, which appear in
  158. reverse video. Pressing ENTER again will pop up a mini help menu showing
  159. the  two command  options.  When the  desired block of text  is shown in
  160. reverse video,  pressing the  "S"  key saves the address to the GRAB.DAT
  161. file.  GRAB then  automatically  terminates,  putting you back into your
  162. application. Pressing the "ESC" key at any time will abort GRAB, return-
  163. ing you to your application. 
  164.  
  165. When the address data is written to GRAB.DAT, it appends the data to the
  166. file. Therefore, you may mark and save any number of addresses you wish.
  167. The only limit is available disk space.
  168.  
  169.  
  170. Running Envelope Maker  ------------------------------------------------
  171.  
  172.  
  173. Floppy disk system:
  174.  
  175.      With your working diskette in drive A and at  the  A>  prompt,
  176.      type: ENV <ENTER>
  177.  
  178. Hard Disk system:
  179.  
  180.      Change to the directory you copied the Envelope Maker files to
  181.      and type: ENV <ENTER>
  182.  
  183. Floppy and hard disk systems:
  184.  
  185. The program will automatically detect whether you have a  Color or Mono-
  186. chrome  display adapter  and act accordingly.  If you have a  Monochrome
  187. adapter,  or an EGA/VGA adapter in monochrome mode, then normal and high
  188. intensity video are the defaults, and can not be adjusted. If you have a
  189. Color adapter  in color mode,  then the screen may be adjusted for three
  190. colors.  Proceed with the  Color Adjust  option under the  Setup menu to
  191. adjust the display colors to your choice.
  192.  
  193. Continue with Setup selecting your printer type, envelope size, and font
  194. choices.  Changes made take full effect when you exit the Setup menu.
  195.  
  196.  
  197.  
  198.                                                                   Page 3
  199.  
  200.  
  201.  
  202. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  203.  
  204.  
  205. Most functions are self  explanatory  and  easy  to  use  with  Envelope
  206. Maker's  menu system and prompts. However, to take advantage of the many
  207. features Envelope Maker is able to provide,  read the following detailed
  208. descriptions.
  209.  
  210. All main functions allow you to back-out of the function by pressing the
  211. ESCape key. The Delivery, Return, Edit and Label functions de-select the
  212. address then return to the main screen after pressing the ESCape key.
  213.  
  214.  
  215. -----------------------------  Delivery  -------------------------------
  216.  
  217. -    The Delivery menu selection allows you to select the  address  data
  218. you wish to print as a delivery address, tag or untag addresses for Bulk
  219. printing, and select and name anyone of four tag lists. 
  220.  
  221. -    The delivery address screen displays six records at a time from the
  222. data base in ascending alphabetical order.  To the left of each address,
  223. there may be one or two numbers.  The first number, in reverse video, is
  224. the record number.  You may see another number, below the record number.  
  225. This number is the attribute number  for that record.  If the record has 
  226. no attribute number, no number is displayed. On the bottom of the screen
  227. is the four tag list names. The active tag list is in reverse video.   
  228.  
  229. The following keys control address selection functions:
  230.  
  231.      Page Down/Enter - Scrolls the address records up six records
  232.  
  233.      Page Up - Scrolls the address records down six records
  234.  
  235.      F1, F2, F3, F4 - Selects the active tag list. F1 selects list 1, F2
  236.           selects list 2, ETC.  The active tag list name  is in  reverse
  237.           video on bottom of the screen. The addresses that print during
  238.           Bulk printing,  will be those addresses tagged from the active
  239.           tag list.
  240.  
  241.      F5 - Enter Search Name.  Finds  records  by searching for  what you
  242.           enter at the prompt.  Enter the name you want to search for at
  243.           the prompt,  then press ENTER.  If a match  is not found,  the
  244.           screen with the closest match will be displayed. The search is
  245.           case insensitive and only made on  Title lines (first field of
  246.           data).  The search is made on the  characters you enter at the
  247.           prompt for the same number of characters into each Title line.
  248.  
  249.      F9 - Name/Re-name the active tag list. You have thirteen characters
  250.           to name the active tag list  to anything you wish.  Enter  the
  251.           name you want in the window,  then press Enter.  Note the name
  252.           change on the bottom screen line.
  253.  
  254.      F10 - Tag/Untag a record. To tag a record, enter the record number,
  255.           then press F10. A tagged record will display a √ mark in front
  256.           of the record number on the screen.  To Untag a record,  enter
  257.           the record number, then press F10.  Note the √ mark disappear. 
  258.  
  259.      Shift + F10 - Clear all tag marks.  This key combination will untag
  260.           all address records from the active tag list.
  261.  
  262.  
  263.  
  264.                                                                   Page 4
  265.  
  266.  
  267.  
  268. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  269.  
  270.      Normal Delivery address selection. -  Enter the record number, then
  271.      press ENTER.  You'll then see the address placed on the main screen
  272.      in the delivery address location.
  273.  
  274. -    Tag marks are saved in the ENV.DAT file.  The only way to  remove a
  275.      tag from a record is to untag the record using one of the two above
  276.      procedures.
  277.  
  278. -    Pressing the  ESCape key will return you to the main screen and de-
  279.      select any Delivery address. You may however, select Print and Bulk 
  280.      print a tag list,  provided there are tagged records  in the active
  281.      tag list. 
  282.  
  283.  
  284. -------------------------------  Return  -------------------------------
  285.  
  286.  
  287. -    The return address defaults to the address selected  when  Envelope
  288. Maker  was  last  run.  You may select any address from the database you
  289. wish.  If you don't want a return address,  enter  this  function,  then
  290. press the ESCape key. This will de-select the Return address.
  291.  
  292.  
  293. --------------------------------  Label  -------------------------------
  294.  
  295.  
  296. -    This function allows you to select an address for printing on 3 1/2
  297. X 15/16 inch labels. Upon selecting this function the first thing you'll
  298. see is the same screens of address data seen when selecting data for  an
  299. envelope.   Only now, you'll be choosing the data you wish to print as a
  300. label.  Enter the address record number, then  press  ENTER.   The  main
  301. screen will appear with a window with the Selected Label in it.
  302.  
  303. -    Suppression of the double-high attribute during label  printing  is
  304. conditional upon the number of lines of address data. If the address has
  305. less than five lines of data, the double-high attribute is  active. This
  306. attribute is suppressed when the address has five lines of data. This is
  307. done because only five 1/6 inch spaced lines will fit on a 3-1/2 X 15/16
  308. inch label.
  309.  
  310. -    Special processing is given to address data when label printing and
  311. the data has an attention name line.  An address with an  attention name
  312. line will print to a label like this:
  313.  
  314.      Acme Widgets, Inc.                           Acme Widgets, Inc
  315.      1234 N. Main Street    <-- This Address      Attn: John R. Doe
  316.      Gotham City, ST 12345      will become -->   1234 N. Main Street
  317.                                                   Gotham City, ST 12345
  318.      ~Attn: John R. Doe
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.                                                                   Page 5
  331.  
  332.  
  333.  
  334. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339. ---------------------------------  Add  --------------------------------
  340.  
  341.  
  342. -    This function is for adding address data to file, and if using  the
  343. attribute  symbol  "^"  (caret, see below), to the title data file.  The
  344. first thing you'll see is the edit window pop open on the  screen.   The
  345. small box below the edit window will show the number of title records on
  346. file.  On the bottom of the editor window, there is a status line.  This
  347. line shows the status of the Insert/Delete,  Caps Lock,  Number Lock and
  348. Shift keys. Follow the screen prompts to add address data.
  349.  
  350. -    After  adding a record,  it's sorted  and  placed into the  list in
  351. ascending alphabetical order.  The sort is case insenitive, and only the
  352. first line of data  is considered.  The last four lines of  address data
  353. are ignored during the sort.  
  354.  
  355.  
  356.                          Use of the Flip-bar (|)
  357.                          -----------------------
  358.  
  359. -    This feature allows you to maintain your address data with names of
  360. people sorted on last name, while names of companies or other businesses
  361. sorted in a regular manner.
  362.  
  363. -    Use of the Flip-bar (it looks like this |) will  allow  you to flip
  364. the text that's in front of the bar with the text that is after the bar.
  365. A name entered like,  Lastname |Firstname MI,  will output this  data to
  366. the screen, Title data file, or printer, Firstname MI Lastname. 
  367.  
  368.  
  369.                      Use of the Attribute Symbol (^)
  370.                      -------------------------------
  371.  
  372. -    This is used for customizing the Title Line of your addresses.  The
  373. term  "Title  Line" simply means the FIRST line of  either the return or
  374. delivery  address.   To  have  good  looking  title  lines  with   print
  375. attributes,  it is important to understand the function of the attribute
  376. symbol (^) and the Title Line Editor.  Title Line Editor coverage starts
  377. on page 12.
  378.  
  379. -    When the print routine starts to print an envelope, it first checks
  380. the record for an attribute number. When finding a number, it then reads
  381. the number. The number found is the record number of the TITLE.DAT file.
  382. The print routine then reads the  TITLE.DAT file record,  processes this
  383. string, adding printer control codes. If not finding an attribute number
  384. the string sent to the printer comes from the  ENV.DAT file,  which will
  385. be the characters you typed in the first address line.  This string will
  386. print normally, with no attributes, like the remaining address lines.
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.                                                                   Page 6
  397.  
  398.  
  399.  
  400. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405. -    The rules for using the attribute (^) symbol are as follows.
  406.  
  407.      1. The first line must begin with the symbol (^).
  408.      2. A number MUST follow the attribute symbol (^).
  409.      3. Numbers entered MUST be in sequence starting with 1.
  410.      4. When adding address data,  and  wish to  have a  Title Line
  411.         with printer  attributes,  enter the  attribute symbol  (^) 
  412.         plus number that is  ONE  MORE  THAN  what  is shown in the
  413.         information window.  This window shows the number of  title
  414.         records ("There's XX Title Records on file").
  415.      5. You  may  use the same attribute number in  any  number  of 
  416.         addresses by using the same ^ + number in  each record (For
  417.         addressing letters to different  persons/departments in the
  418.         same company, for example).
  419.      6. To delete an attribute number, enter ^0.
  420.  
  421. -    When you add an attribute number you no longer will see this number
  422. as part of the address data. The attribute number is displayed below the
  423. record number on the address selection screens.  When adding data with a
  424. new attribute number,  a record is automatically added to the  TITLE.DAT
  425. file. You should then use the Title Line Editor under the Setup menu, to
  426. add the  attribute symbols for the desired printer attributes.  Coverage
  427. of the Title Line Editor is on Page 12.
  428.  
  429. -    Another use of the attribute symbol is to enable you to print extra
  430. long Title lines.  If the  normal field length  of 32 characters  is not 
  431. long enough, add an ^ + number to the Title line. You then may go to the
  432. Title Line Edit under Setup, select the record, and edit the Title line.
  433. You can now have a  Title line up to 51 characters long.  Normally Title
  434. Line Edit is used for adding print attribute symbols into the Title line
  435. but this is not mandatory.
  436.  
  437. -    The printer and record management routines can handle up to  32,760
  438. Title Line records.
  439.  
  440. -    The only limitation to the number of address records is  the  space
  441. on  the  disk drive that you're using.  Both ENV.DAT and TITLE.DAT files
  442. are random access files.
  443.  
  444.                      Use of the Tilde Character (~)
  445.                      ------------------------------
  446.  
  447. -    You can  print an attention name line  when the record is used as a
  448. delivery address. The rules for using this feature are as follows:
  449.  
  450.      1. The attention name line MUST be the last or fifth line of data.
  451.      2. The line MUST begin with the "~" (tilde) character.
  452.      3. Use ONLY with a delivery address.
  453.  
  454. Adherence to the above conditions will print  the  attention  name  line
  455. offset  below and left of the delivery address.  It is important to have
  456. the correct envelope size selected.  Different offsets are  printed  for
  457. envelope fixed and manual size selections.
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.                                                                   Page 7
  463.  
  464.  
  465.  
  466. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  467.  
  468.  
  469.  
  470. --------------------------------  Edit  --------------------------------
  471.  
  472.  
  473. -    Use this function when you wish to edit an address that is  already
  474. in  the  data  file.   First you'll see the same screens of address data
  475. when you select an  address for printing.  Only now,  you'll be choosing
  476. the data you wish to edit.  After making your selection, the main screen
  477. appears with the same window   as  the  Add  function.   The address you
  478. chose to edit is in the editor window.  Make the changes you want,  then
  479. follow the on screen prompts to save the edited data.
  480.  
  481. -    A record sort is NOT completed after you edit an address. It's only
  482. done after adding a record. If you've done some editing and wish to sort
  483. the list,  Add a blank record. This will force an entire list sort. Then
  484. delete the blank record, which will be record number one.
  485.  
  486. -    If you remove an attribute number by entering ^0, the corresponding
  487. title line record will be automatically deleted. The TITLE.DAT record is
  488. completely removed from the disk.  This deletion is only completed, when
  489. the attribute number is the only one of that number on file. When adding
  490. a new attribute number, a title line record will be automatically added.
  491.  
  492. -    The Delete option does not remove the address record from the disk.
  493. The  record remains in the  ENV.DAT file.  The record number deleted, is
  494. removed from the index file (ENV.IDX). If you've accidentally deleted an
  495. address record, it can be recovered by using the  Envelope Maker Utility
  496. program. This utility is only distributed to registered users.
  497.  
  498. -    If a deleted address record  has the only attribute number on file,
  499. only then is it possible to delete the title line record from the TITLE.
  500. DAT file. The Automatic Title Line management routines will renumber all
  501. attribute numbers that are HIGHER than the title line record deleted.
  502.  
  503.  
  504. --------------------------------  Grab  --------------------------------
  505.  
  506.  
  507. -    This function imports address data that was marked and saved by the
  508. Grab Utility TSR program. If the grab data file (GRAB.DAT) is empty, you
  509. will see an error message, and not be allowed to proceed.
  510.  
  511. -    When there's data in the GRAB.DAT file, you'll see the first record
  512. in the window. A description of each active key function are as follows:
  513.  
  514.      Enter - Puts you immediately into the editor,  allowing you to edit
  515.           the address  before adding it the data base.  After adding the
  516.           record, you're then shown the next grab record, if any, or you
  517.           are returned the main menu after adding the last record.
  518.  
  519.      N -  Pressing the N key will show you the next grab record, if any.
  520.           After shown the last record, you're returned to the main menu.
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.                                                                   Page 8
  529.  
  530.  
  531.  
  532. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  533.  
  534.  
  535.  
  536.      D -  This key will allow you to delete the  GRAB.DAT file from  the
  537.           disk.  You should delete the GRAB.DAT file only after you have
  538.           added  the records you want to the data base.  Use of this key
  539.           is the only way to delete the GRAB.DAT file.
  540.  
  541.      ESC - This key will abort Grab, allowing you to return later to add
  542.           the Grab data to the address data base.
  543.  
  544.  
  545. --------------------------------  Print  -------------------------------
  546.  
  547.  
  548. -    Select this function when you're ready  to  print  an  envelope  or
  549. label.  If you've selected a label,  the print function assumes that you
  550. want to print a label.  With no label selected,  Print assumes  you want
  551. to print an envelope. Selecting Print with a label selected, but wanting
  552. to print an envelope, abort  the  function by  pressing  the ESCape key.
  553. Then select Label from the main menu and press the ESCape key. This will
  554. de-select the label, enabling you to print the envelope.
  555.  
  556. -    Before proceeding with a Print operation,  be sure the  Step option
  557. setting is correct for the type of envelopes you'll be printing. See the
  558. Step option under Setup Menu functions on page 13 for details.
  559.  
  560. -    When there's tagged addresses in the active tag list,  you'll see a
  561. prompt window, asking if you want to Bulk print the tagged addresses. If
  562. you answer yes "Y" at this prompt,  all of the tagged addresses  will be
  563. printed to envelopes or labels dependent upon having a label selected or
  564. not. You'll notice that the first tagged address appears in the delivery
  565. address  position of the screen,  or label window.  Bulk  printing  only
  566. prints  tagged addresses,  and ignores  any normally  selected  delivery
  567. address or label. When answering no "N" at this prompt, only the  single
  568. selected envelope address or label will print.  With no tagged addresses
  569. in the active tag list, the Bulk prompt window is not seen.
  570.  
  571. -    With no label selected a prompt is next seen asking you to position
  572. the envelope in the printer.  When a label is selected, a prompt is seen
  573. asking how many labels you want. During Bulk printing, the number enter-
  574. ed at this prompt,  will be the number of each tagged address  that will 
  575. print. You may enter a number no higher than 99 at this prompt.
  576.  
  577. -    Envelope Maker will allow you to print an envelope with the  return
  578. address  only,  the  delivery  address  only,  or  both addresses.  With
  579. neither address selected, or no tagged addresses in the active tag list,
  580. the print function will abort.
  581.  
  582. -    If your printer is turned off  or  off-line  an  appropriate  error
  583. message will appear.  Envelope Maker  will also detect  an out of  paper
  584. condition on some types of printers. Even if your printer is turned off,
  585. or not attached to your computer,  you can back-out to the  main menu by
  586. pressing the ESCape key after seeing the error message.
  587.  
  588. -    During printer initialization, it is first  reset,  the  buffer  is
  589. cleared, NLQ/LQ mode is enabled, and then the font is  selected.   After
  590. all this is accomplished, printing will start.
  591.  
  592.  
  593.  
  594.                                                                   Page 9
  595.  
  596.  
  597.  
  598. Envelope Maker - Detailed Description: Main Menu functions -------------
  599.  
  600.  
  601.  
  602. -    The printer will not move the envelope  or  label  before  printing
  603. starts.  Therefore, it is IMPORTANT to position the envelope or label(s)
  604. in your printer to  EXACTLY  where you want printing to  start.   Always
  605. position  the  envelope in the printer  as if it were to print a  return 
  606. address, even though none may be selected.   Positioning to the delivery
  607. address  area is automatic,  and is relative to  the envelope size,  the
  608. number lines of address data, and the Delivery @LPI (4 or 6) setting. It
  609. may  be a  good  idea to  test  the  print-out  on  regular paper before
  610. committing to an envelope.  
  611.  
  612. -    After an envelope is printed, the print routine will either advance
  613. the envelope 5 1/2 inches from where the return address started to print
  614. or,  eject the envelope from the printer.  This positioning is dependent
  615. upon the Step option setting.  If a delivery address  and attention name
  616. line are manually positioned on an envelope such that it interferes with
  617. any positioning,  a form feed command  will eject the envelope from  the
  618. printer.
  619.  
  620. -    During a Bulk print operation,  after each address is printed, from
  621. the tag list,  you'll see the next address appear in either the delivery
  622. address location, or label window. If you have the Single Step option in
  623. effect, you'll see a prompt telling you to load the next envelope.  When
  624. the  Continue Step  option is in effect,  all the  tagged  addresses are
  625. printed without  interruption.  After all tagged addresses are  printed,
  626. the program returns to the main menu.  The  Step option has no effect on
  627. label printing. Label printing is normally done on continuous feed label
  628. stock.
  629.  
  630.  
  631. -------------------------  Quit - (Main Menu)  -------------------------
  632.  
  633.  
  634. -    Quit is the  last   selection  on  the   Main  Menu.   ALWAYS  exit
  635. Envelope  Maker  with this selection!  When you quit Envelope Maker, all
  636. changes made  during a session  are saved  in the  ENV.IDX  and  ENV.PRO
  637. files. Then the video adapter is reset for normal eight color background
  638. video. If you've made changes under the Setup Menu,  or added or deleted
  639. any records, and do not exit with Quit, the ENV.PRO and ENV.IDX file may
  640. be  contaminated.  The fix for this  problem is  covered in the  section
  641. ("What to do...").
  642.  
  643.  
  644. Envelope Maker - Detailed Description: Setup Menu functions ------------
  645.  
  646.  
  647.  
  648. -----------------------------  Setup Menu  -----------------------------
  649.  
  650.  
  651. The  Setup  menu  is  a  pull-down  smart-menu  providing  many   useful
  652. functions.  The following describes each menu selection in detail:
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.                                                                  Page 10
  661.  
  662.  
  663.  
  664. Envelope Maker - Detailed Description: Setup Menu functions ------------
  665.  
  666.  
  667. ---------------------------  Printer Select  ---------------------------
  668.  
  669.  
  670. -    It is important to select your printer from this menu before  doing
  671. any  printing.   After selecting your printer from the Printer Selection
  672. Menu, the correct  control  sequence  strings  are  set  for  the  print
  673. routines.
  674.  
  675. -    It is only necessary to make this selection the first time Envelope
  676. Maker  is  run,  or if you change printer type.  With subsequent runs of
  677. Envelope Maker, your printer selection will remain the same as from  the
  678. previous session.
  679.  
  680. -    Select the printer from this menu that most closely matches or your
  681. printer emulates. When selecting the ALPS printer, the double-high print
  682. attribute is suppressed.  This printer will print double-high characters
  683. below the  normal line, having a very un-pleasing effect.  All  but  the
  684. Epson LQ  and  Star NX-2400 selections,  select the  control  codes  for
  685. compressed attribute print.  When selecting compressed print with either
  686. the Epson LQ or Star NX-2400 printers, they'll print at 15 CPI pitch. 
  687.  
  688.  
  689. ----------------------------  Envelope Size  ---------------------------
  690.  
  691. -    It is important to select the envelope size you'll be using.   This
  692. selection sets the main variables that position the delivery address and
  693. attention name line on  an  envelope.   The  variables that position the
  694. delivery  address are  measured  from  the first character of the return
  695. address. For all fixed size envelope selections, the delivery address is
  696. positioned on an envelope, relative to the envelope size,  the number of
  697. lines of address data, and the delivery LPI (4 or 6) setting. When using
  698. the Manual Position Adjust option,  the only variables that position the
  699. delivery address, are the numbers that you enter.
  700.  
  701. -    If your envelope doesn't match any of the fixed size choices,  move
  702. the  selection bar to  Manual Position Adjust,  then press  ENTER.  Upon
  703. answering  yes, to the want to change question,  you will be prompted to
  704. enter two numbers.
  705.  
  706. -    The first number is the number of spaces, at 10 cpi, where you want
  707. the  delivery  address to start printing.  For instance, if you want the
  708. delivery address  to start printing  4 1/2 inches to the right of  where
  709. the return address starts,  enter 45 (10 X 4.5).  The maximum number you
  710. can enter at this first prompt is 70 (7 inches). 
  711.  
  712. -   The next prompt asks you how many lines down, at  6  lpi,  from  the
  713. return address, you want the delivery address to start. For instance, if
  714. you want the delivery address to start printing 3-1/2 inches  down  from
  715. where the return address starts, enter 21 (6 X 3.5).  The maximum number
  716. you can enter at this prompt is 30 (5 inches).
  717.  
  718. -    It's only necessary to make this selection once, or if  you  change
  719. envelope  size.  Once an envelope size is selected, it remains in effect
  720. until making another selection.  The next time you run  Envelope  Maker,
  721. the envelope size selection will be the same as the previous session.
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.                                                                  Page 11
  727.  
  728.  
  729.  
  730. Envelope Maker - Detailed Description: Setup Menu functions ------------
  731.  
  732.  
  733.  
  734. --------------------------  Title Line Editor  -------------------------
  735.  
  736.  
  737. -    The Address Title Line Editor has two screens, record selection and
  738. editor. The top line of the first screen will show the number of records
  739. in the TITLE.DAT file.  Use the up and down cursor keys and/or enter the
  740. record number to select the record to edit.  Let's say you entered 10 at
  741. the prompt.  You can then press the  up cursor key for record 11, or the
  742. down cursor key for  record  9.  If you first press a cursor key, then a
  743. number key, the number key adds to the displayed number.  Let's say  you
  744. first press the  cursor key once to display record number 2,  then the 5
  745. key. Record number 25 will display.  If at any time by pressing a number
  746. key,  and there's not  that many records on file,  you'll hear an  error
  747. sound and the screen will go back to display record number  1.  Pressing
  748. ESCape at this screen will back you out to the main Setup menu. 
  749.  
  750. -    After selecting the record to edit by pressing the  ENTER key,  you
  751. will see the  main editor screen.  The record chosen to edit  will be in
  752. the selection/edit window on the bottom.  Pressing ESCape at this screen
  753. will back you out to the record selection screen. 
  754.  
  755. -    BE CAREFUL not to confuse the ^ symbol  (caret)  with  the  Control
  756. key. The ^ symbol is on the shifted 6 key.  The available attributes are
  757. dependent on the  selected printer, so you may,  or may not see all  the 
  758. possible attribute codes. To start an attribute hold down the shift key,
  759. type ^, then the letter C,  I,  H, or  W to start the desired attribute.
  760. To end the attribute, type the ^ plus letter key again.  The  meaning of
  761. each individual attribute is as follows:
  762.  
  763.      C - Is for COMPRESSED PRINT (15 cpi for LQ class printers) 
  764.      I - Is for ITALIC PRINT
  765.      H - Is for DOUBLE-HEIGHT PRINT 
  766.      W - Is for DOUBLE-WIDE PRINT 
  767.  
  768. You may use the attributes in any combination  and  for  any  length  of
  769. text.   Bracket  a  single letter or a complete line of text with one or
  770. more attributes.  To print "Acme Widgets, Inc." in double  high,  double
  771. wide letters, you would enter, "^H^WAcme Widgets, Inc.^H^W" (no quotes).
  772. If you want to print the A, W,  and I of Acme Widgets,  Inc.  in  double
  773. high,   double   wide   letters,  enter  "^H^WA^H^Wcme  ^H^WW^H^Widgets,
  774. ^H^WI^H^Wnc." (no quotes).  The only limitation on  entering  attributes
  775. and text in the editor window is the physical length of the window which
  776. is 51 characters long.  Turning attributes on and off often can make you
  777. run out of space quickly on a not-so-long title line.
  778.  
  779. -    After completion of the edit, press the <ENTER> key. You'll then be 
  780. asked if the changes you made are correct?  Pressing  ESCape during edit
  781. will abort the edit and return you to the selection screen.
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.                                                                  Page 12
  793.  
  794.  
  795.  
  796. Envelope Maker - Detailed Description: Setup Menu functions ------------
  797.  
  798.  
  799.  
  800. ------------------------------ Record Dump -----------------------------
  801.  
  802.  
  803. -    This utility will allow you to download the  Envelope Maker address
  804. data file to a printer,  or text file.  When you choose to download to a
  805. text file,  you'll be able to easily view, edit, or print this file with
  806. your favorite text editor.  This file will be named  RECORD.DOC.  If you
  807. choose, download to printer,  the address records will be printed twenty
  808. four records per page  on standard 8 1/2 X 11 inch paper.  You may press
  809. the ESC key at any time to return to the Setup Menu main screen.
  810.  
  811. -    The first prompt will ask if you want to dump to a file or printer.
  812. If selecting dump to file, the RECORD.DOC is written to the disk.
  813.  
  814. -    If you want to dump to the printer,  be sure the Step (See the Step
  815. option below) selection is set  correctly for the type  of paper  you're
  816. using.  With Step set for Single,  printing will stop at every page full
  817. so that you may change paper. 
  818.  
  819.  
  820. ---------------------------  Delivery @ XLPI  --------------------------
  821.  
  822.  
  823. -    This selection allows printing of the delivery address with a  line
  824. spacing of either 4 or 6 LPI.  Either press <Enter>,  with the selection
  825. bar on this selection, or the "D" key, and you'll see LPI toggle between
  826. 4LPI and 6LPI.  The  delivery address is  automatically  positioned  for
  827. either line spacing.
  828.  
  829.  
  830. --------------------------------- Step ---------------------------------
  831.  
  832.  
  833. -    This selection controls how envelopes and paper are advanced in the
  834. printer.  The "Single" option is used for single feed  envelopes  during
  835. envelope  printing,  or  single sheet paper  during a  Record dump.  The
  836. "Continue"  option is used for continuous feed envelopes  while printing
  837. envelopes, or continuous sheet paper during a Record dump.
  838.  
  839. -    Either press <Enter>, with the selection bar on this option, or the
  840. "S" key, and you'll see Step toggle between Single and Continue.
  841.  
  842.  
  843. ---------------------------  Font Selection  ---------------------------
  844.  
  845.  
  846. -    This menu  selection  is  only  active  with  a  printer  that  has
  847. selective  fonts.   When  a  printer  that  doesn't have font control is
  848. selected, this menu choice is not seen.  The  Setup  pull-down  menu  is
  849. automatically re-sized dependent on the printer selected.
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.                                                                  Page 13
  859.  
  860.  
  861.  
  862. Envelope Maker - Detailed Description: Setup Menu functions ------------
  863.  
  864.  
  865.  
  866. -    The font selections shown are all the possible fonts that a printer
  867. is  capable of,  regardless of whether the printer can produce that font
  868. or not.  The selections shown may be resident in your  printer,  or  the
  869. printer  may  need  one or more optional cartridges to produce the font.
  870. Envelope Maker can not  detect  if  any  optional  font  cartridges  are
  871. installed in a printer.  Be sure that your printer can produce a type of
  872. font before selection. 
  873.    
  874. -    Make the font selection of your chose, then press <ENTER>.  If  you
  875. don't  want the program to disturb any font selection you make with your
  876. printer control panel, choose the Null String option.
  877.  
  878. -    Make a font selection BEFORE printing a label or envelope.
  879.  
  880.  
  881. ----------------------------  Change Colors  ---------------------------
  882.  
  883.  
  884. -    This menu selection is only active with computers that have a color
  885. adapter  and are in color mode.  With monochrome adapters,  or with EGA/
  886. VGA adapters in monochrome mode,  this selection is not active, nor seen 
  887. on the Setup menu.  The menu window is automatically sized, dependent on
  888. the type and active mode of your video adapter.
  889.  
  890. -    Use by  following  the  screen prompts  to adjust the  three screen 
  891. colors to your choice.  You have sixteen colors available for foreground
  892. and background video. 
  893.  
  894.  
  895. --------------------------------  Quit  --------------------------------
  896.  
  897.  
  898. -    The last remaining selection of the Setup Menu is to return to  the
  899. main  Envelope  Maker  screen.   You may also return to the main menu by
  900. pressing the ESCape key. All changes made under Setup are in full effect
  901. after returning to the main menu.
  902.  
  903. -    When you quit, all selections made under the Setup menu  are  fully
  904. functional.  These  settings  will  also  be  unchanged  when  you  quit
  905. Envelope Maker and run the program again.  The only way to make a change
  906. under the Setup menu, is to enter this function and make the change.
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.                                                                  Page 14
  925.  
  926.  
  927.  
  928. ------  What to do in case of difficulty -- or if all else fails. ------
  929.  
  930.  
  931.      Every effort has been made to make Envelope Maker easy to  use  and
  932. trouble free as possible.  Every program prompt for key-board input only
  933. accepts a correct response or what the program is looking for.  Keyboard
  934. input routines just keep looping until a correct response is entered.
  935.  
  936.      But, as with most things in life,  something always happens that we
  937. haven't planned on, or doesn't make any sense at all. If there is ever a
  938. problem  with Envelope Maker that you can't fix, work around,  or figure
  939. out,  I want to know about it!  Please write me a letter describing  the
  940. problem in detail.  Bear in mind that  whether I can fix your problem or
  941. not will depend largely on how well you describe the problem. But before
  942. you do that, there's a few things you may try.
  943.  
  944.      It's imperative that Envelope Maker's support files be on the  same
  945. drive  and  directory.   These files are ENV.IDX, ENV.DAT, TITLE.DAT and
  946. ENV.PRO.  ENV.DAT and TITLE.DAT are random access files  and if you boot
  947. the program without these files,   Envelope  Maker will  make  new ones.
  948. However, they'll be empty of data.  The record length for ENV.DAT is 166
  949. and TITLE.DAT 51. You can find out how many records either file contains
  950. by dividing the size of the file by it's record length.  This may not be
  951. accurate for  ENV.DAT however.  If any records have been deleted,  these
  952. records are not removed from the file.
  953.  
  954.      The ENV.PRO file is a sequential access file and can be a source of
  955. some strange problems, if for some reason the file becomes contaminated.
  956. If this happens, it's possible that the program won't run. 
  957.  
  958.      If these problems occur, the easiest way to fix this  is  to  first
  959. delete the ENV.PRO file, then reboot Envelope Maker.  The program has an
  960. error trap that will make a new ENV.PRO file if this file is not  found.
  961. While the program is booting you'll first hear the error sound, then the
  962. main screen  will appear.  You  should then go to  Setup  and make  your 
  963. initial settings again.
  964.  
  965.      ENV.IDX is the index file.  This file contains the order  of active
  966. address record numbers. A problem with this file could be encountered if
  967. you don't exit Envelope Maker normally, or you loose power in the middle
  968. of an Envelope Maker session. If you add or delete records while running
  969. Envelope Maker, the changes are made to a numeric array in memory.  When
  970. you exit the program, this array is written back to the index file. Then
  971. an End Of File marker (√√) is written to the file.  The only way to  fix
  972. an index file  problem is to use the  Undelete function in the  Envelope
  973. Maker Utility, which is only available to registered users.
  974.  
  975.      Other problems can be compatibility in nature:  i.e.  Your  printer
  976. doesn't work, or print the way you think it should.  Envelope  Maker  is
  977. configured to output to a printer connected to  LPT1.  You will have  to
  978. use  the  DOS  MODE command if your printer is connected to a port other
  979. than LPT1.  If your  printer  doesn't  work  correctly  with  any of the
  980. printer selections, and you can send me enough information,  I'll gladly
  981. add your printer to the selection menu.
  982.  
  983.  
  984.  
  985.      Good luck and Happy Envelopes.        William R. Bauder
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.                                                                  Page 15
  991.