home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 12 / CD_ASCQ_12_0294.iso / vrac / recmgt32.zip / RMANUAL2.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-20  |  22KB  |  534 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                           TABLE OF CONTENTS
  10.                           
  11.  
  12.                    Introduction & Overview   ...........  1
  13.                      Cursor movements  .................  2
  14.                      
  15.                    Recipe Data File  ...................  4
  16.                      Locating the Recipe  ..............  4
  17.                      Sorting Options &
  18.                      Seek Function  ....................  5
  19.  
  20.                    Add New Recipe Heading ..............  6
  21.                      Add Ingredients  ..................  6 - 8
  22.                      Add Method Instruction  ...........  8 - 9
  23.  
  24.                    Edit Recipe  ........................  9 - 10
  25.  
  26.                    Print Options  ......................  10
  27.  
  28.                    Recipe Costing  .....................  11
  29.  
  30.                    Yield Adjustment ....................  12 - 13
  31.  
  32.                    Shopping List  ......................  13
  33.  
  34.                    Supplemental Files  
  35.                      Master File Setup .................  14
  36.                      Sort & Backup  ....................  14
  37.                      Resource File  ....................  15
  38.                      Expense Item File .................  15
  39.  
  40.                    Problem Solving  ....................  16      
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.        PAPER IS CHEAP:
  66.  
  67.        Use the software to print new yields for recipes when needed.
  68.  
  69.        USE YOUR BRAIN:
  70.  
  71.        The software performs costs and yield adjustments by set 
  72.        formulas and    uses data that you input .... if a cost or yield 
  73.        doesn't look right ... check it out .... chances are a factor 
  74.        or measurement is wrong.
  75.  
  76.  
  77.        MUST DO LIST - prior to full operation of software.
  78.  
  79.        1. Open the SETUP FILE and select #1 to enter name of your 
  80.        organization    and the "PATH" of the Inventory data files. See 
  81.        help screen.
  82.        2. Select #2 in SETUP FILE and view option #1 (how resource file 
  83.        is numbered). View #2 and print the list of recipe categories 
  84.        and number ranges. You will have to edit this file to suit your 
  85.        own Recipe File. 
  86.        3. Select the "Resource File" and view the data. You will use 
  87.        this data while entering recipes. Print out the file so that you 
  88.        can use it in the next step.
  89.        4. Select "Inventory File" (this is the same file that you are 
  90.        now using in the Inventory Software). Enter the Resource code 
  91.        for those Inventory items that are also in the resource file.  
  92.        See help screen.
  93.           While in the Inventory File add a new item under Beverage and 
  94.           call it "WATER", it has no value but it needs a recipe measure 
  95.           ie. QT. Many recipes call for this ingredient.
  96.  
  97.  
  98.        CURSOR MOVEMENTS: for full screen edit of data files and recipes.
  99.        UP & DN arrow ..............move one line same column
  100.        LEFT & RIGHT arrow ..........one column left or right
  101.        Ctrl-LEFT & RIGHT arrow ........pan screen one column
  102.        HOME .................Left most current screen column
  103.        END  ................Right most current screen column
  104.        Ctrl-HOME ...........................Left most column
  105.        Ctrl-END  ..........................Right most column
  106.        PgUp ................................ Previous screen
  107.        PgDn .................................... Next screen
  108.        Ctrl-PgUp & -PgDn....First or last row current column
  109.        Esc & Enter ............ Terminates add/edit function
  110.  
  111.        FIND/SEEK RECORDS :
  112.        SELECT <F3> to change controlling index key (lower left screen). 
  113.        Determine if index is numeric or alpha.
  114.        ENTER code number if numeric / name if alpha.
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                     Page 2
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  ═══════╕Recipe Management, Costing & Yield Adjustment [Vers. RM-3.2]
  125.         ╘══════╕First Step Software, copyright (c) 1987 - 1992
  126.                ╘══════ Larry Larsen   208-376-4411  All rights reserved.
  127. ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  128. │Recipe File Routines ░ Costing/Yield Adjustment ░ Data Files ░ Help Screens│
  129. │───────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
  130. │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│
  131.  
  132.        OPENING SCREEN OF RECIPE FILE
  133.  
  134.         ┌─────────────────┐        
  135.         │Recipe Data File │ <----- 
  136.         │User Help Screen │        
  137.         └─────────────────┘        
  138.  
  139.        If there is data in the file you will see all the data listed   
  140.        about the Recipe Headings. This information is shown to you     
  141.        sorted by Recipe name alphabetically. Each horizontal line is a  
  142.        single Recipe Heading.
  143.  
  144.        From this screen you can ADD, EDIT, DELETE, AND PRINT any 
  145.        section of the recipe. This opening screen serves two purposes: 
  146.        The first is to locate the recipe you wish to find.
  147.        The second is to perform any necessary functions on the recipe 
  148.        heading. 
  149.  
  150.        LOCATING THE RECIPE:
  151.  
  152.                               * BROWSE MODE *
  153.                          Recipe Heading File     <Ctl>+<F1> = Measure Help
  154.               Main Menu for Adding, Editing and Printing Recipes.
  155.   ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  156.                                                          Standard Portion
  157.    Recipe Name                         Category   Code #   Yield   Size
  158.   ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  159.    4-BEAN SALAD - HOMEMADE            │VEG SALAD │ 606  │  50    │4 OZ
  160.    4-BEAN SALAD - READI MADE          │VEG SALAD │ 607  │  50    │4 OZ
  161.    APPLE SLICES, SPICED               │FRUIT     │ 707  │  50    │4 OZ
  162.    APPLESAUCE, ROSY                   │FRUIT     │ 718  │  50    │4 OZ
  163.    APRICOTS                           │FRUIT     │ 714  │  50    │4 OZ
  164.    BACON                              │BREAKFAST │ 108  │  50    │2 SL
  165.    BANANA, FRESH                      │FRUIT     │ 712  │  50    │1/2 EA
  166.    BATTER, FRENCH TOAST               │BREAKFAST │ 106  │ 100    │1 EA
  167.    BEEF GRAVY (BROWN)                 │SAUCES    │9001  │  50    │2 OZ
  168.   ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  169.             <ESC>:Exit   <Enter>:Edit field   <Del>:Del/Recall
  170.       <F1>:Cursor Help   <F2>:Column Lock/Unlock   <F3>:Select Index
  171.   <F4>:Pack & Reindex   <F5>:Add New Recipe Heading   <F6>:Print/Options
  172.      <F7>:View/Edit Ingredients   <F8>:View/Edit Method Instructions
  173.   Index: Recipe Name            Seek :
  174.  
  175.  
  176.  
  177.                                     Page 4
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.                                 * BROWSE MODE *
  184.   Big Al's Burger Merg                                       Recipe #
  185.   Recipe name:                                     Recipe category:
  186.   Yield in servings:        Serving size:             Date entered: 08/23/93
  187.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:      Description:
  188.  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  189.  ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  190.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░╔═════════════════════════╗░░│
  191.  │░░░░Recipe File CATEGORIES. ░░░░░░░░░░░░░░░░║   descrip               ║░░│
  192.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║═════════════════════════║░░│
  193.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║   BEVERAGE              ║░░│
  194.  │░░░░░░Use <Arrow down> to find.░░░░░░░░░░░░░║   BREAKFAST             ║░░│
  195.  │░░░░░░<Enter> key to select.   ░░░░░░░░░░░░░║   CEREAL                ║░░│
  196.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║   ENTREE                ║░░│
  197.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║   CASSEROLE             ║░░│
  198.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░╚═════════════════════════╝░░│
  199.  │░░░░░░Press <Esc> to cancel & return░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│
  200.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│
  201.  └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  202.  
  203.        ADDING A NEW RECIPE TO THE FILE: is completed in steps; the first 
  204.        of which is PRESSING <F5>. This brings up a window which prompts 
  205.        the user to choose the Category s/he wants the recipe to reside 
  206.        and then displays another window that allows completion of the 
  207.        header information.
  208.  
  209.   Big Al's Burger Merg                                     Recipe #      312
  210.   Recipe name: test recipe                         Recipe category:CASSEROLE
  211.   Yield in servings:  50    Serving size:6oz          Date entered: 08/24/93
  212.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:   1  Description: 6 inch half pan
  213.  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  214.   Continue and ADD ingredients --- <Y>es or <N>o
  215.  
  216.        Ingredients can be added now or at a later time. 
  217.  
  218.  
  219.   Big Al's Burger Merg                                     Recipe #      312
  220.   Recipe name: test recipe                         Recipe category:CASSEROLE
  221.   Yield in servings:  50    Serving size:6oz          Date entered: 08/24/93
  222.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:   1  Description: 6 inch half pan
  223.  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  224.  |========= Inv. Item File Data ========| |======= Recipe File Data =======|
  225.  |Item #    Description     Unit/Measure| | Unit/Measure   Amount    Factor|
  226.  ---------------------------------------------------------------------------
  227.        0
  228.  
  229.        Step two shows the completed Recipe Header and prompts the user 
  230.        to select an ingredient by entering the recipe number or from a 
  231.        window showing all the inventory products by pressing the enter
  232.        key. The window  selection process uses SEEK to locate the 
  233.        product and then you select it by pressing <ENTER>.
  234.  
  235.  
  236.                                     Page 6
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  ---------------------------------------------------------------------------
  243.   453 APPLES, SLICED 6/10     CN               CN            1.00     1.0000
  244.     7 PORK, RST LEG 12-14     LB               LB           15.00     1.0000
  245.  1053 ONION 50#/BG            LB               C             4.00     0.4000
  246.  
  247.  
  248.    Add New Ingredient        Edit Last Ingredient       Finished - Next Step
  249.              Continue to WRITE METHOD INSTRUCTIONS - <Y>es or <No>
  250.  
  251.        The process above is repeated for each ingredient. You can 
  252.        continue on to enter the METHOD INSTRUCTIONS or return to the 
  253.        main menu and write instructions at a later time.
  254.  
  255.  
  256.                                 * BROWSE MODE *
  257.  ─────────────────────────────────────────────────<Ctl>+<F1> = Measure Help─
  258.   test recipe                        Recipe category: CASSEROLE    # 312
  259.               Item # Product Name              Amount Unit/Measure
  260.  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  261.                453  │APPLES, SLICED 6/10      │ 1.00 │CN
  262.                  7  │PORK, RST LEG 12-14 AVE  │15.00 │LB
  263.               1053  │ONION 50#/BG             │ 4.00 │C
  264.                     │                         │      │
  265.                     │                         │      │
  266.                     │                         │      │
  267.  ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  268.  
  269.  
  270.                  Use <F10> to WRITE OR EDIT method instructions
  271.  
  272.  
  273.        METHOD INSTRUCTIONS:
  274.  
  275.        The window for Method Instructions is nothing more than a word 
  276.        processor.  You use the same sort of keys for moving around the 
  277.        screen and you design the format that best serves your purpose. 
  278.  
  279.        As you add text and fill up the window the text will scroll up
  280.        until you have finished.
  281.        
  282.        If your list of ingredients is long and you wish to review
  283.        them you can return by pressing <F10> and scroll down the
  284.        ingredients. 
  285.  
  286.                  See illustration next page.
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.                                     Page 8
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.        EDITS TO THE METHOD INSTRUCTIONS SECTION:
  302.  
  303.                                 * BROWSE MODE *
  304.  ────────────────────────────────────────────────<Ctl>+<F1> = Measure Help─
  305.   test recipe                        Recipe category: CASSEROLE    # 312
  306.               Item # Product Name              Amount Unit/Measure
  307.  ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  308.                453  │APPLES, SLICED 6/10      │ 1.00 │CN
  309.                  7  │PORK, RST LEG 12-14 AVE  │15.00 │LB
  310.               1053  │ONION 50#/BG             │ 4.00 │C
  311.                     │                         │      │
  312.                     │                         │      │
  313.                     │                         │      │
  314.  ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  315.   METHOD INSTRUCTIONS: Word Wrap is ON (type thru boarder)
  316.  ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  317.  ║You design your own format for method.                                  ║
  318.  ║  1. Trim excess fat from Pork Roast and dice in 1/2 inch cubes         ║
  319.  ║  2. Saute pork cubes in small amount of Olive oil.                     ║
  320.  ║  3. Dice Onions and add 4 cups to pork ... saute 5 min.                ║
  321.  ║  4. ..........                                                         ║
  322.  ║                                                                        ║
  323.  ║                                                                        ║
  324.  ║Serving Suggestions:                                                    ║
  325.  ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  326.                  Use <F10> to WRITE OR EDIT method instructions
  327.          Ctl+W - Finish (Save Edit)   ESC - Abort (Return to ingredients)
  328.  
  329.  
  330.        FIRST locate the cursor on the recipe you want in the header 
  331.        screen THEN PRESS <F8>. This will open the word processing window 
  332.        showing the method. You can then delete, type over or add to the 
  333.        document.
  334.        About the only thing you can-not do is block moves.    
  335.        NOTE: you can view additional ingredients while editing the method 
  336.        instructions by saving the method, then panning down the 
  337.        ingredients, then opening the method again by pressing <F10>.
  338.  
  339.  
  340.        PRINT OPTIONS:
  341.  
  342.        While in the Recipe Header Screen you can print out two reports 
  343.        by FIRST PRESSING <F6>.
  344.  
  345.        1. Print a list of all Recipe Titles by Category. This list is 
  346.        like having an index of all your recipes.
  347.  
  348.        2. Print a complete Recipe (Header, Ingredient and Method).
  349.               (The existing standard yield is printed.)
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.                                     Page 10
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.        YIELD ADJUSTMENT:
  361.  
  362.        A Recipe's YIELD (expressed in servings) can be ADJUSTED to 
  363.        an amount greater or lessor THAN the standard yield. This 
  364.        process is performed with two steps:
  365.        FIRST, selection of the recipe is made from a window that 
  366.        lists all Recipe Titles, 
  367.        THEN the NEW YIELD is entered by the operator.
  368.  
  369.  ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  370.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░╔═════════════════════════╗░░░░│
  371.  │░░Recipes displayed in Alpha sequence.  ░║title                    ║░░░░│
  372.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║═════════════════════════║░░░░│
  373.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║test recipe              ║░░░░│
  374.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║TOMATOES, STEWED         ║░░░░│
  375.  │░░Enter first letters for SEARCH:░░░░░░░░║TOPPING, CRISP           ║░░░░│
  376.  │░░             or                ░░░░░░░░║TOSSED SALAD             ║░░░░│
  377.  │░░  Use cursor keys to locate.   ░░░░░░░░║TOSSED SALAD W/TOMATOES  ║░░░░│
  378.  │░░             or                ░░░░░░░░╚═════════════════════════╝░░░░│
  379.  │░░Press <Esc> to cancel & return ░░░░░░░░╔═════════════════════════╗░░░░│
  380.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║TE░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║░░░░│
  381.  │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░╚═════════════════════════╝░░░░│
  382.  └────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  383.  
  384.                                 * BROWSE MODE *
  385.   YIELD ADJUSTMENT OF RECIPE                        Recipe # 312
  386.   Recipe name: test recipe                       Recipe category: CASSEROLE
  387.   Yield in servings:  50      Serving size:6OZ      Date Costed:08/24/93
  388.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:   1  Description:6 inch half pan
  389.                                                   ENTER NEW YIELD :    0
  390.  
  391.  
  392.                                 * BROWSE MODE *
  393.   YIELD ADJUSTMENT OF RECIPE                        Recipe # 312
  394.   Recipe name: test recipe                      Recipe category: CASSEROLE
  395.   Yield in servings:  50      Serving size:6OZ      Date Costed:08/24/93
  396.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:   1  Description:6 inch half pan
  397.                                                   ENTER NEW YIELD : 225
  398.  
  399.  
  400.                                 * BROWSE MODE *
  401.   YIELD ADJUSTMENT OF RECIPE                        Recipe # 312
  402.   Recipe name: test recipe                      Recipe category: CASSEROLE
  403.   Yield in servings:  50      Serving size:6OZ      Date Costed:08/24/93
  404.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:   1  Description:6 inch half pan
  405.  -------------------------------------------------------------------------
  406.                               Yield :  50     NEW Yield : 225
  407.   APPLES, SLICED 6/10            1.00 CN        4.50 CN
  408.   PORK, RST LEG 12-14 AVE       15.00 LB       67.00 LB +  8.00 OZ
  409.   ONION 50#/BG                   4.00 C         1.00 GL +  2.00 C
  410.  
  411.           <A>djust more recipes, <P>rint or <R>eturn to menu
  412.  
  413.                                     Page 12
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.        SUPPLEMENTAL FILES - Setup, Resource & Inventory
  420.        
  421.        MASTER FILE SETUP:
  422.  
  423.        Before entering your recipes you must tell the software how you 
  424.        want it to number your recipes and also where it can find the 
  425.        Inventory data files.
  426.  
  427.        Under the main menu heading of DATA FILES select MASTER SETUP FILE.
  428.  
  429.        Select # 1.    Two items of information are requested:
  430.        1. Name of your Company or Institution.
  431.        2. What is the PATH for finding the Inventory files.
  432.  
  433.  
  434.        If your hard drive is called "C" and the directory in which the 
  435.        data files for the inventory software is called "INV" ... THEN 
  436.        enter the following.
  437.                          C:\INV\
  438.  
  439.        Select # 2.    There are two numbering parameters you need to set; 
  440.        the conversion file data and the recipe file categories. Read the 
  441.        help window for Conversion file prior to making changes as you may 
  442.        not have to change anything.
  443.  
  444.        The sample data loaded in this file will give you an idea of how 
  445.        the master files functions. Each category has a six character 
  446.        (or less) code name and a range of numbers assigned for that 
  447.        category. As each new recipe is added to the file the software 
  448.        assigns a new number. The whole idea is to provide good 
  449.        organization to numbering and to assure that there is no 
  450.        duplicate numbers.
  451.  
  452.        Edits can be made to existing names and numbers.
  453.        New starting numbers should be assigned for each category.
  454.        Any existing names and numbers not being used by you should be 
  455.        spaced out. Batch Recipes are assigned numbers in the (9000) 
  456.        series you need to name this section for your batch recipes.
  457.  
  458.        SORT AND BACKUP:
  459.  
  460.        SORTING or INDEXING
  461.        The indexing of a data file is required initially so that the 
  462.        software can find records instantly. As part of this procedure 
  463.        the software also PACKS the data file (Removes records marked 
  464.        for deletion).
  465.  
  466.        Under normal operation when a record is added or deleted the 
  467.        indexes are updated automatically however; occasionally there 
  468.        are factors that will disrupt this process. When the software 
  469.        can not find a record and you know that it has been entered 
  470.        you should move to this menu and re index the file.
  471.  
  472.                                     Page 14
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.        ERROR MESSAGES AND PROBLEM SOLVING
  479.  
  480.  
  481.       STOP THE PROGRAM !!!!!!         
  482.       "You pressed the wrong key and now the program is doing a long 
  483.       report and you have hit every key on the board and it won't stop!"
  484.  
  485.                                ALT + C
  486.  
  487.          Press and hold down the Alt key then press the C key.
  488.          This will shut down the program with out harm to the data and 
  489.          return you to the DOS prompt. Start the program again.
  490.  
  491.  
  492.        HUNG UP !!!!
  493.        For some reason the program will not go forward or backward it 
  494.        just sits there and blinks.
  495.  
  496.                                 ALT + C
  497.  
  498.        The above problem can be caused by many things; pressing the 
  499.        wrong combination of keystrokes, a programming error etc. 
  500.        If Alt + C does not work you will have to REBOOT; press and 
  501.        hold down the CTL key plus the ALT key then press the DEL key.
  502.  
  503.  
  504.          ERROR MESSAGES
  505.  
  506.          THE PROGRAM STOPS BY ITSELF and at the top of the screen a 
  507.          message is displayed.
  508.  
  509.          There are two things you must do:
  510.           1. Try and discover the problem so that you or I can solve it. 
  511.           We discuss this later on.
  512.           2. Press "Q" to quit and return to the DOS prompt.
  513.  
  514.          Some of these messages will help you correct the problem that 
  515.          exists    while others will help us solve the problem. In either 
  516.          case you should make a note of the message or "better" press 
  517.          the Ptr/Scr key and print a hard copy of the screen. On older 
  518.          models you will have to press and hold down the Shift key and 
  519.          then press the Ptr/Scr key.
  520.  
  521.          ERRORS THAT YOU CAN HANDLE:
  522.  
  523.          FIELD NUMERIC OVERFLOW; you have tried to enter a number that 
  524.          is to large. 
  525.          Solution; try entering two numbers that equal the large number.
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                                     Page 16
  532.  
  533.  
  534.