home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 12 / CD_ASCQ_12_0294.iso / vrac / recmgt32.zip / RMANUAL1.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-08-27  |  23KB  |  591 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                          RECIPE MANAGEMENT SOFTWARE
  19.                                 Version 3.2
  20.  
  21.  
  22.                                  featuring
  23.  
  24.                             Recipe File Storage
  25.                              Yield Adjustment 
  26.                                  Costing
  27.                     
  28.  
  29.                                    from
  30.                                    
  31.  
  32.                              First Step Software
  33.                          
  34.  
  35.                     Copyright (c) 1992 All rights reserved.
  36.                     
  37.                              
  38.                                   member
  39.                                 
  40.                    Association of Shareware Professionals
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.               INTRODUCTION TO THE RECIPE MANAGEMENT SOFTWARE
  66.  
  67.  
  68.        This software provides four management tools for the Food Service 
  69.        Professional
  70.  
  71.        1. Maintains a complete recipe file and cataloging system.
  72.        2. Provides instant and current costing of recipes.
  73.        3. Adjusts yields of recipes both upward and downward.
  74.        4. Is a resource for weight and measure conversion of many food 
  75.        products.
  76.  
  77.        Good News: You do not have to use someone else's recipes; you can 
  78.        input your own recipes in your own style.
  79.  
  80.        Bad News: You must input your own recipes and this can be a long 
  81.        process.
  82.  
  83.        Good News: After a recipe has been inputted you can access it and 
  84.        make changes, adjust the yield; cost the recipe and or print it.
  85.             
  86.        Good News: Because a recipe can be costed in just moments you can 
  87.        cost special event menus in just minutes and pre costing daily 
  88.        specials is now a snap.
  89.  
  90.        Good News: Leftovers can be all but eliminated by using the Yield 
  91.        Adjustment option. You can prepare 37 orders: you don't have to 
  92.        prep 50 or figure one and a half times.
  93.  
  94.        Good News: If you want to know how many stalks of celery it 
  95.        takes to yield 3 cups of chopped celery you don't have to look 
  96.        in 10 resource books.
  97.  
  98.  
  99.        SET SOME GOALS:
  100.  
  101.        It is a whole lot easier to accomplish a goal of inputting two 
  102.        recipes per day than tackling the task of entering two hundred 
  103.        recipes.
  104.  
  105.        Start by entering only those recipes that you use most often.
  106.  
  107.        Enter your batch recipes for dressings and sauces first so they 
  108.        can then    be added to other recipes that call for a batch recipe 
  109.        as an ingredient.
  110.  
  111.        Involve key Management and Kitchen personnel in the entry of 
  112.        recipes not clerical people. The Chef will be the primary 
  113.        benefactor of the recipes, costings and yield adjustments. 
  114.        S/he will catch most of the errors of entry and the errors seen 
  115.        on the recipe itself and will gain the most from this close 
  116.        association with each recipe.
  117.  
  118.                                     Page 1
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.        SEEK is Incremental - after each character is entered a seek is 
  125.        performed if this character is not found an error message appears 
  126.        (press any key to continue).
  127.        Add characters until you find the record. 
  128.        IF you add too many characters press <BACKSPACE> to erase 
  129.        character and the seek will continue on remaining characters.
  130.  
  131.        EDIT/CHANGE DATA IN RECORD :
  132.        Move cursor to record and field you wish to edit.
  133.        Press <ENTER> to start edit.
  134.        Type changes to field data.
  135.        Press <ENTER> to save changes.
  136.  
  137.        DELETE/RECALL RECORD :
  138.        Move cursor to record you wish to delete.
  139.        Press <Del> key. Top left screen shows *DELETED*
  140.        If record has been deleted in error. Press <Del> key again to 
  141.        RECALL record.
  142.  
  143.        PACK/REINDEX FILE :
  144.        Press <F4> key if you have deleted a record and you want it 
  145.        removed permanently from file. This may take a few minutes if 
  146.        your file is long.
  147.  
  148.        ADD NEW RECORD:
  149.        Press <F5> to add a record. A prompt appears in upper left screen 
  150.        "Add a Record (Y/N)" Selecting "Y" starts the process. 
  151.        Adding a Recipe: assigns a new code number automatically.
  152.  
  153.        PRINT/OPTIONS:
  154.        Press <F6> to view and select the options available to the 
  155.        operator for    printing the entire file or portions of the file.
  156.  
  157.        THE RECIPE FILE:
  158.        Recipes stored and used by this software are usually presented 
  159.        to the user in three sections; because of the way the data is 
  160.        stored and because most recipes can not be viewed on one screen 
  161.        anyway.
  162.  
  163.        RECIPE HEADING contains title, category, code number, yield etc.
  164.  
  165.        RECIPE INGREDIENTS contain a list of ingredients, units of measure 
  166.        and amounts.
  167.  
  168.        METHOD INSTRUCTIONS is a word processor with which the user can 
  169.        design and list all assembly/cooking instructions plus any other 
  170.        message necessary (serving suggestions, garnish etc.).
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.                                     Page 3
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.        SORTING OPTIONS: 
  184.             1. Recipe Titles in Alpha sequence.
  185.             2. Recipe code numbers in numeric sequence.
  186.             3. Recipe Category with Recipe Titles in Alpha sequence.
  187.  
  188.        PRESS <F3> to display a window with the three sort orders listed 
  189.        then select the one you prefer.
  190.  
  191.                     ┌─────────────────────────────┐  
  192.                     │UPPER(title)                 │  
  193.                     │fcode                        │  
  194.                     │UPPER(category)+UPPER(title) │  
  195.                     │                             │  
  196.                     │                             │  
  197.                     └─────────────────────────────┘  
  198.  
  199.  
  200.        To provide you with more speed in the location process, you can 
  201.        use the SEEK option just by typing the alpha or numeric character. 
  202.  
  203.        Example 1. While in Title Sort you would type "C" THEN "O" to find 
  204.        the salad called "COLE SLAW".
  205.  
  206.        Example 2. While in Category Sort you would type "S" THEN "A" to 
  207.        find the category "SALAD".
  208.  
  209.        Example 3. While in the Numeric Sort you would type "1" THEN "1" 
  210.        THEN "1" to find the number "111".
  211.  
  212.   ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  213.    Name Column Now Locked            Last Date  Unit  Unit
  214.       Recipe Name                    of Costing Yield Description
  215.   ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  216.      4-BEAN SALAD - HOMEMADE       │08/20/93  │   0 │
  217.      4-BEAN SALAD - READI MADE     │07/28/93  │   0 │
  218.      APPLE SLICES, SPICED          │04/16/92  │   0 │
  219.      APPLESAUCE, ROSY              │06/01/92  │   0 │
  220.      APRICOTS                      │04/15/92  │   0 │
  221.  
  222.        Once the Recipe Heading has been found you will want to view all 
  223.        the information contained in the heading. Lock the name column by 
  224.        pressing    "<F2>".  Much of the data can only be seen if you pan 
  225.        right. The columns to the right of the Name Column pan left and
  226.        right but the Name Column remains stationary.
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.                                     Page 5
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.        Product name and the Recipe unit of measure designated in the 
  243.        inventory file appears on the screen. 
  244.        You enter the unit of measure called for in the recipe and the 
  245.        AMOUNT required in the recipe.
  246.  
  247.  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  248.  |========= Inv. Item File Data ========| |======= Recipe File Data =======|
  249.  |Item #    Description     Unit/Measure| | Unit/Measure   Amount    Factor|
  250.  ---------------------------------------------------------------------------
  251.      453 APPLES, SLICED 6/10     CN            CN            1.00     1.0000
  252.  
  253.        After each ingredient is entered you are prompted with three
  254.        options:
  255.  
  256.    Add New Ingredient        Edit Last Ingredient      Finished - Next Step
  257.  
  258.  
  259.        The last part of ingredient entry takes a little explanation:
  260.        IF the unit of measure called for in the Recipe is the same as 
  261.        the unit of measure noted in the inventory file THEN the COST 
  262.        FACTOR is the same and the software automatically enters a factor 
  263.        of 1.
  264.  
  265.  ---------------------------------------------------------------------------
  266.   453 APPLES, SLICED 6/10     CN               CN            1.00     1.0000
  267.     7 PORK, RST LEG 12-14     LB               LB           15.00     1.0000
  268.  1053 ONION 50#/BG            LB               C             4.00     0.4000
  269.  
  270.        IF the units of measure are not the same THEN the software asks 
  271.        you to help in finding the factor. Because the products used in 
  272.        food service    are seldom packaged or measured in the same manner, 
  273.        we have to give the computer HELP with the numbers to compute. 
  274.        WE have provided the user with some tools to make this job easier.
  275.        First (if this ingredient is in the conversion data file) the 
  276.        equivalent measures are listed for you.
  277.        Secondly you need only tell the software if the Recipe unit is 
  278.        Smaller or Larger than the inventory unit of measure.
  279.  
  280.      ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  281.      ║ To insure proper costing of recipe a COST FACTOR must be computed.  ║
  282.      ║ #: 170  ONIONS, FRESH  1.00 LB-AP =  0.88 LB-EP =  2.50 CUP         ║
  283.      ║ Item File Unit/Measure = LB   Recipe File Unit/Measure = C          ║
  284.      ║  Is Recipe File Unit <S>maller or <L>arger than Item File Unit ?    ║
  285.      ║             HOW MANY C   in a LB  ?    0.00                         ║
  286.      ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  287.  
  288.      ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  289.      ║ To insure proper costing of recipe a COST FACTOR must be computed.  ║
  290.      ║ #: 170  ONIONS, FRESH  1.00 LB-AP =  0.88 LB-EP =  2.50 CUP         ║
  291.      ║ Item File Unit/Measure = LB   Recipe File Unit/Measure = C          ║
  292.      ║  Is Recipe File Unit <S>maller or <L>arger than Item File Unit ?    ║
  293.      ║             HOW MANY C   in a LB  ?    2.50                         ║
  294.      ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  295.                                     Page 7
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  ─────────────────────────────────────────────────<Ctl>+<F1> = Measure Help─
  302.   test recipe                        Recipe category: CASSEROLE    # 312
  303.               Item # Product Name              Amount Unit/Measure
  304.  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  305.                453  │APPLES, SLICED 6/10      │ 1.00 │CN
  306.                  7  │PORK, RST LEG 12-14 AVE  │15.00 │LB
  307.               1053  │ONION 50#/BG             │ 4.00 │C
  308.                     │                         │      │
  309.                     │                         │      │
  310.                     │                         │      │
  311.  ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  312.   METHOD INSTRUCTIONS: Word Wrap is ON (type thru boarder)
  313.  ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  314.  ║                                                                         ║
  315.  ║                                                                         ║
  316.  ║                                                                         ║
  317.  ║                                                                         ║
  318.  ║                                                                         ║
  319.  ║                                                                         ║
  320.  ║                                                                         ║
  321.  ║                                                                         ║
  322.  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  323.  
  324.  
  325.   METHOD INSTRUCTIONS: Word Wrap is ON (type thru boarder)
  326.  ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  327.  ║You design your own format for method.                                   ║
  328.  ║  1. Trim excess fat from Pork Roast and dice in 1/2 inch cubes          ║
  329.  ║  2. Saute pork cubes in small amount of Olive oil.                      ║
  330.  ║  3. Dice Onions and add 4 cups to pork ... saute 5 min.                 ║
  331.  ║  4. ..........                                                          ║
  332.  ║                                                                         ║
  333.  ║                                                                         ║
  334.  ║Serving Suggestions:                                                     ║
  335.  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  336.  
  337.                      EDITING EXISTING RECIPE DATA
  338.  
  339.        EDITS TO RECIPE HEADER:
  340.        
  341.        When ever you see "BROWSE MODE" at the top of the screen you can 
  342.        move around anywhere in the file. To Make CHANGES OR EDITS to a 
  343.        FIELD such as "yield" you move the cursor to yield and PRESS ENTER; 
  344.        this switches you from BROWSE MODE to EDIT MODE. While in EDIT MODE 
  345.        you can type over existing data.   
  346.  
  347.        EDITS TO THE INGREDIENT SECTION:
  348.  
  349.        FIRST locate the cursor on the recipe you want in the header 
  350.        screen THEN PRESS <F7>. This will open another "BROWSE MODE" 
  351.        screen listing the ingredients.
  352.        Follow the same procedures outlined above.
  353.  
  354.                                     Page 9
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.        RECIPE COSTING:
  361.  
  362.                     ┌─────────────────┐
  363.                     │Recipe Costing   │
  364.                     │Yield Adjustment │
  365.                     │Shopping List    │
  366.                     │User Help Screen │
  367.                     └─────────────────┘
  368.  
  369.        The operator has the option to cost a single recipe or to direct 
  370.        the software to re cost all recipes in the file. Both of these 
  371.        options also    allow the operator to print out the results if s/he 
  372.        chooses.
  373.  
  374.        If you select the single recipe option you will be presented 
  375.        with a window that allows you to SEEK the recipe you wish costed.
  376.  
  377.   COSTING OF RECIPE                                 Recipe # 312
  378.   Recipe name: test recipe                      Recipe category: CASSEROLE
  379.   Yield in servings:  50      Serving size:6OZ      Date Costed:08/24/93
  380.   [ Alt. expression of Yield]  Amt.:   1  Description:6 inch half pan
  381.  ══════════════════════════════ Inventory ═════════════ Recipe ═════════════
  382.     Product Description       | $   Unit |  Amount  Unit      Factor    Cost
  383.  ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  384.   APPLES, SLICED 6/10         | 2.44  CN |    1.00   CN        1.00     2.44
  385.   PORK, RST LEG 12-14 AVE     | 1.69  LB |   15.00   LB        1.00    25.28
  386.   ONION 50#/BG                | 0.11  LB |    4.00   C         0.25     0.11
  387.  ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  388.                                                       Portion Cost =   0.557
  389.                              Last Date of Costing -  /  /     Cost =   0.000
  390.  
  391.  
  392.        The COSTING PROCESS accesses the CURRENT cost data of each 
  393.        product in the recipe from the Master Expense data file 
  394.        (Inventory Software) and then using the COST FACTOR 
  395.        (entered during Add Recipe) computes the new cost for each 
  396.        ingredient and divides the total cost by the Standard Yield 
  397.        to generate a COST PER SERVING.
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.                                     Page 11
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.        LIMITATIONS:
  420.        Any unit of measure used by the operator that is other THAN 
  421.        the following:
  422.                           LB, OZ, G, QT, PT, C, T, t.
  423.        will be treated as if the unit of measure was EACH.  If the 
  424.        software can not recognize the symbol then the software would 
  425.        multiply the AMOUNT by 2 if the new yield was double that of 
  426.        the standard yield and the AMOUNT will be expressed as a decimal.
  427.        If one of the symbols listed above is used THEN the software 
  428.        will CONVERT the new yield to like units of measure.
  429.  
  430.        EXAMPLE:                   Std. Yield = 10     New Yield = 20
  431.                    Ingredient A          1 ea                 2 ea
  432.                    Ingredient B          1 PT                 1 QT
  433.                    Ingredient C          1.5 t                1 T
  434.                    Ingredient D          1 cup                2 cup
  435.                    Ingredient E          1 C                  1 PT
  436.        NOTE: software recognizes "C" for cup NOT "cup".
  437.  
  438.  
  439.                     ┌─────────────────┐
  440.                     │Recipe Costing   │
  441.                     │Yield Adjustment │
  442.                     │Shopping List    │ <-----
  443.                     │User Help Screen │
  444.                     └─────────────────┘
  445.  
  446.  
  447.   │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│
  448.   │░░░░░░░<C>reate new Shopping List or <P>rint Existing list░░░░░░░░░░░░░│
  449.   │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│
  450.   │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│
  451.  
  452.       There is a data file used only for storing items the operator 
  453.       wishes to have on a shopping list.  By selecting <C>  the data file
  454.       is wiped clean and ready to be loaded again. By selecting <P> a 
  455.       full or partial list of items in the file is printed.
  456.       
  457.       The actual loading of the file is done while in the Yield Adjustment
  458.       section by answering <Y>es to the opening prompt. As each new yield
  459.       is computed it is written to the Shopping List data file.
  460.       
  461.       If you had a special party for 300 scheduled, you could adjust the 
  462.       yields on those recipes for the party and accomplish two things
  463.       at once (Print the adjusted recipes and have a shopping list).
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.                                     Page 13
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.        BACKUP or SAVING DATA FILES TO ALTERNATE DISK
  479.        
  480.        Everybody who has had their Hard disk crash and lost a lot 
  481.        of data because no backups were made on a regular basis 
  482.        ALWAYS MAKE BACKUPS afterwards. The operator must tell the 
  483.        software the SOURCE and the TARGET disk if the backup is to 
  484.        be made successfully. By default the Source is the "C" drive 
  485.        and "A" is the Target.
  486.  
  487.  
  488.        RESOURCE FILE:
  489.  
  490.        This file has over two hundred products and their measurement 
  491.        equivalents which have been obtained from several sources. The 
  492.        data in this file is used to determine the cost factor when 
  493.        costing a recipe. In addition an operator can use this file as 
  494.        a resource for any function which might require measurement 
  495.        equivalents.
  496.  
  497.        The data is displayed and managed in the same way other files 
  498.        in this software is handled. You as an operator need to know 
  499.        that you can add products, edit product information or delete 
  500.        products and you can print a Hard Copy of the file.
  501.  
  502.  
  503.        EXPENSE ITEM FILE:
  504.  
  505.        You are already familiar with the Expense Item File from the 
  506.        Inventory program. 
  507.  
  508.        You have complete access to this file from the Recipe Management 
  509.        software.
  510.  
  511.        WARNING: Before you make changes in the item file for reasons 
  512.        that are necessary for the Recipe software think about what 
  513.        effect the changes will have on the Inventory software.
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                                     Page 15
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.          INDEX FILE CORRUPTED; one of the index files on your disk has 
  538.          been corrupted by a bad sector, a power failure or surge or 
  539.          some other mysterious reason.
  540.          Solution # 1. Go to the Sort & index section and reindex all 
  541.          the files.
  542.          Solution # 2. If above did not cure the problem return to DOS 
  543.          and type  DEL *.NTX   <ENTER>
  544.          This deletes all the index files; return to the program and 
  545.          reindex all the files. If the same error exists ... call us.
  546.  
  547.          RUN ERROR;  This may occur when you are backing up your data 
  548.          files. The program can not find the following DOS programs to 
  549.          process the backup COMMAND.COM or BACKUP.COM.
  550.          Solution: Copy these files to the INV sub directory or consult
  551.          your DOS manual about setting a "PATH" in your AUTOEXEC.BAT file.
  552.  
  553.          PRINT ERROR; Will occur when you attempt to send a list or 
  554.          report to the printer. There is a failure of the computer to 
  555.          communicate with the printer.
  556.          Solution: Check the following; is printer on, is the lid closed,
  557.          is the on line key on, is there paper in the printer, are all 
  558.          the cables attached firmly.
  559.  
  560.          OPEN ERROR; The program attempted to open a data or index file 
  561.          and could not find it in the current sub directory.
  562.          Solution: print a directory of the files.
  563.          Press and hold down the Ctl key ... then press the P key
  564.                (This will turn on your printer)
  565.              type   DIR *.DB?/W    <ENTER>
  566.              Compare with the following list.
  567.  
  568.           CONVERT.DBF     FOODLIST.DBF   RMASTER.DBF   RECIPE.DBF         
  569.           RHELP.DBF       RHELP.DBT      FOODLIST.DBT
  570.    
  571.              type   DIR *.NTX/W    <ENTER>
  572.              Compare with the following list.
  573.    
  574.           CCAT.NTX        CCODE.NTX    CNAME.NTX     RCAT.NTX    
  575.           RCODE.NTX       RHELP_NO.NTX    RNAME.NTX     RNUM.NTX      
  576.    
  577.           Press and hold down the Ctl key ... then press the P key
  578.                 (This will turn off your printer)
  579.    
  580.         If one of the DBF OR DBT files are missing call us for help, 
  581.         if one or more of the NTX files are missing try re indexing.
  582.  
  583.          INTERNAL ERROR:  Bad index file ... try re indexing.
  584.  
  585.          DISK FULL:  You have filled up your hard disk.
  586.          Solution;  Do some house keeping on the disk and delete any old 
  587.          files no longer needed. Also go to the Sort & Index section and
  588.          select "Clean up Invoice file" and delete old data.
  589.  
  590.                                     Page 17
  591.