Dicas para o Office XP
Prepare-se para o Office XP! A PC Expert lhe apresenta as primeiras dicas para o mais novo pacote do Office da Microsoft.

Para a Microsoft, o Office XP é a primeira parte da sua empreitada .net que, eventualmente, conectará nossos sistemas e você poderá acessar seus dados onde quer que esteja, em qualquer computador que estiver utilizando, de um telefone móvel, PDA ou mesmo um PC.
Nesta matéria, vamos examinar os novos recursos em uma análise de produto por produto, chegando a conclusão do que vale a pena ou não fazer o upgrade. Nós também revelaremos 25 novíssimas dicas que tanto englobam os novos recursos, como também, irão ajudá-lo a começar e utilizar, rapidamente, a nova grande esperança da Microsoft. E mais uma coisa: o Office XP não é compatível com o Windows 95, então, parece que a Microsoft está preparando o terreno para sua última mudança radical do seu SO, a tempo para a próximo grande acontecimento, o Windows XP.

1 - Qual instalação?
O Office XP lhe dá uma confusa escolha de opções de instalação: Instalar, Típica, Compacta e Personalizada. A primeira opção Instalar, irá assumir sua configuração atual do Office, com os mesmo componentes e configurações, mas se você deseja manter seus antigos aplicativos do Office e experimentar os novos do XP lado a lado, você pode manter uma instalação dupla para todos, exceto o Outlook. Instalando o Outlook 2002, ele substitui qualquer versão anterior de seu sistema. Para unir o antigo ao novo, escolha Instalação Personalizada e o Office XP irá perguntar se deve remover as antigas versões dos novos aplicativos.
2 - Obtenha as respostas
Normalmente, nós não damos dicas de como encontrar ajuda dentro de um software, mas se você ficou frustrado com o Assistente do Office, antes, dê uma olhada no novo Assistente de Respostas. Digite procurar palavras ou uma pergunta dentro da caixa na barra de ferramentas que diz: "Digite uma pergunta para obter ajuda", e você terá a resposta sem o terrível clipe de papel aparecer. No entanto, se você gosta do assistente, você pode acioná-lo em Ajuda, Mostrar o Assistente do Office. A resposta aparece em uma lista embaixo, o que é melhor do que em uma caixa separada e elas podem incluir artigos no site de atualização do Office. Em vez de abrir em cima do aplicativo, a Ajuda permite que você continue lendo as instruções, enquanto trabalha em seu documento.
3 - Dome a barra de ferramentas
Existem mais comandos na barra de ferramentas do Office XP, como comandos para dar espaço de linhas no Word, a configuração do tamanho da célula, de porcentagem ou mudar o número de posições decimais no Excel. É evidente que a Microsoft está tentando colocar os comandos que você realmente precisa, bem debaixo do seu nariz. Existe uma nova maneira de escolher quais ícones estarão na barra de ferramentas também, pois a opção Ferramentas, Personalize, ainda está lá. Mas existe uma pequena seta para redução no final de cada barra de fermentas - clique nela para acessar um menu que permite a você escolher se os ícones devem estar todos a mostra em seqüência, e ainda adicionar ou remover botões. Se existem mais ícones do que cabem na tela, você verá uma seta dupla também. Escolha Adicionar ou Remover Botões e você verá uma lista de todos os botões padrão para essa barra de ferramentas - marque ou limpe as caixas para escolher quais deles devem estar na tela. Você pode adicionar ou remover botões personalizados por aqui, ou alterar a ordem - para isso você deve escolher Personalizar, que também está disponível.
4 - Painéis de tarefas
Você vai começar a ver painéis de tarefas, assim que abrir os aplicativos principais do Office XP, com o painel de tarefas de Novo Documento mostrando os documentos recentes, e mais opções para os novos com os comandos principais abaixo. Muitos painéis de tarefas surgem automaticamente, quando você utiliza um recurso. Copie vários objetos sem colá-los e a área de transferência aparecerá - mas você pode ver todos os painéis de tarefas disponíveis escolhendo Exibir, Painel de tarefas e clicando na seta que aponta para baixo. Se você tiver mais de um painel aberto, poderá alternar entre eles com as setas voltar e avançar.
5 - Busca mais rápida
Procure por um contato na caixa de busca na barra de ferramentas ou por todo o Outlook com a nova barra de busca. Para mais opções ainda, escolha Busca Avançada e as categorias para fazer uma busca na localidade específica.
6 - Lembretes com códigos de cores
Você pode adicionar uma das dez cores predeterminadas para seus lembretes escolhendo uma nota. Você não tem que colorir todas à mão - dê um clique direito na grade de calendário, escolha Formatação Automática e adicione uma regra para colorir automaticamente os eventos, de acordo com quem está envolvido no evento, que categoria de encontro ou como você o descreve - você pode atribuir cores para qualquer coisa que puder imaginar.
Se você quer mudar as cores principais, escolha Ferramentas, Opções, Opções de Calendário e escolha uma nova cor de funda da lista.
7 - Papo rápido
Se você está trocando e-mails com alguém, realmente precisa entrar em um bate-papo com ele de uma vez, e ele estiver utilizando Instant Messaging (Aplicativo de Mensagens Instantâneas), você saberá quando ele está conectado na barra de informações do Outlook, quando clicar nos detalhes do seu contato ou em uma mensagem de e-mail enviada por ele. Verifique se essa opção está ativa em Ferramentas, Opções, Outros.
8 - Apelidos de e-mail
Conforme você começa a digitar endereços de e-mail que já utilizou, o Outlook os completa. Se você tiver vários endereços similares, coloque apelidos nos contatos de endereços de e-mail, utilizando o campo de Exibir como.
9 - Correio simples
O modo padrão do Outlook utiliza o Word e cria e-mails com HTML, se você não quer sobrecarregar seus e-mails, escolha Ferramentas, Opções, Configurações de Correio para obter mensagens simples. A AutoCorreção também funciona no editor de mensagem do Outlook.
10 - Economize espaço
O recurso de auto compressão de arquivos é bem inflexível, mas a nova limpeza da caixa de correio facilita para ver o seu tamanho e as pastas. Você pode remover itens por data ou tamanho.
11 - Visualize as células
Se você está trabalhando em uma planilha bem extensa ou com várias planilhas no Excel, coloque as células importantes na janela de visualização, para que você possa vê-la sem ter que trocar de janelas. Para fazer isso, simplesmente, dê um clique com o botão direito do mouse em uma célula e escolha Adicionar Visualização.
12 - Códigos de cores no Excel
Faça as placas das planilhas de trabalho destacarem-se, colocando cores nelas: dê um clique com o botão direito do mouse na placa da planilha e escolha uma cor.
13 - Colunas estreitas
Se uma coluna é muito larga para o conteúdo de uma célula, você só verá ##### - se quer mantê-la estreita, não precisa redefinir o tamanho ou clicar na célula para ver o que tem nela, apenas pare o mouse sobre ela para acessar a janela.
14 - Excel e a Web
Agora ficou fácil fazer perguntas pela Internet com o Excel, você pode extrair informações de qualquer página. Copie a informação que desejar do site, cole-a no Excel e escolha "Criar informação atualizável pela Internet..." no menu do botão Smart Tag ou escolha Dados, Importar dados externos, Nova solicitação de dados pela Web... e navegue até o site.
15 - O Word encontra tudo
Se você está procurando por uma palavra ou frase que se repete várias vezes em um texto e precisa rescrevê-la em todas as seqüências em que ela aparece, tente a caixa Destacar todos os itens encontrados e escolha Encontrar todos. Você pode fechar a caixa de diálogo, trabalhar na primeira sentença e utilizar os botões do navegador (essas duas setas duplas no fundo da barra de rolagem) para mover-se entre as ocorrências do Word.
16 - Contador de palavras do Word
Se você escreve bastante, um contador de palavras é bem útil, e o Word, agora, fornece um contador com uma barra de ferramentas própria, uma caixa de visualização e um botão de recontagem. O botão de Recontagem serve para cotar as palavras de um documento inteiro ou o texto selecionado, mas, se você clicar nas setas da caixa, você terá as opções de contar parágrafos, páginas, linhas ou caracteres.
17 - Selecionando texto
Como nas versões anteriores do Word, você pode segurar a tecla Alt para fazer uma seleção vertical - as poucas palavras do meio de cada linha em um parágrafo. E agora, você pode utilizar a tecla Ctrl para fazer seleções múltiplas em qualquer parte do documento, o que é extremamente útil. Você também pode selecionar texto e dar um clique com o botão direito do mouse para localizar um texto com formatação similar - ótimo para pular de um tópico para outro dentro de um documento extenso.
18 - Combinando documentos no Word
Quando você utiliza o comando Salvar como, em vez do simples Salvar, normalmente, está substituindo um documento anterior. Agora, o Word lhe oferece a opção de unir seu novo documento a um arquivo anterior. Se você quiser, ele mostrará qualquer conflito entre os dois - por exemplo, diferenças de formatação, e permite que você escolha qual manter. Assim que você salva o arquivo, o Word automaticamente mostrará a barra de ferramentas com as mudanças marcadas, para que você possa trabalhar nelas.
19 - Faça cópias
O Word agora, pode manter cópias locais de documentos compartilhados. Isso significa que se você está longe de seu PC ou deixa seu drive para trás (ou até mesmo, quando a rede cai), poderá continuar trabalhando em seus documentos. Escolha Ferramentas, Opções, Salvar (ou Opções para Salvar no menu Arquivo, Ferramentas, Salvar) e selecione a opção de cópia local.
20 - Recuperação automática
Se você tiver sorte, jamais verá o modo de segurança do Office XP, mas o Office irá tentar reparar documentos problemáticos e até as configurações dos aplicativos se houverem problemas em suas inicializações. Se você estiver tendo problemas com o Word e receber uma mensagem dizendo que alguns recursos foram desabilitados, para que você possa iniciar o programa, escolha Ajuda, Sobre o Microsoft Word e clique no botão Itens desabilitados para acioná-los novamente. Se você não resolver o problema, o Office vai desabilitá-los novamente. Se você quiser iniciar um programa no modo de segurança, segure a tecla Ctrl enquanto o inicia.

23 - Compartilhe e compartilhe a vontade

O SharePoint permite que você compartilhe documentos, execute fóruns e faça anúncios. 1 - Para salvar um documento para o seu site, apenas, abra a pasta de documentos compartilhados por My Network Places, na caixa de diálogo Save e você verá uma biblioteca de documentos no visualizador da Web. Você também pode descarregar pelo seu próprio programa de navegação na Web.

2 - Não fique sempre verificando se há novos documentos: clique no link Subscribe no site para requisitar uma notificação de e-mail quando qualquer novo documento chegar. Você, também, pode enviar anúncios sobre atualizações.

3 - Utilize o SharePoint para organizar eventos: clique no link Add new event (adicionar novo evento) na página principal do site, novos anúncios e eventos aparecerão na página principal, onde todos possam ver

25 - Restauração de dados no XP

Todos os computadores podem travar, mas você não precisa perder dados quando isso acontecer. Só porque você não clicou no botão Salvar recentemente, não significa que você deve perder quaisquer dados se o Windows ou o Excel travar - o recurso de restauração automática no Office XP, normalmente, irá proteger seus dados sem que você tenha que fazer nada. Verifique se a opção salvar automaticamente está habilitada no Word, Excel e PowerPoint (sob Ferramentas, Opções, Salvar) e assim, você estará criando backups. Pelo menos, o Excel possui a opção de salvar automaticamente como um recurso interno e não uma extensão que surge uma tela irritante toda vez que está salvando. Se algum dos aplicativos do Office para de responder, você será alertado por uma caixa de diálogo se houverem problemas, o que permite a você salvar o arquivo antes de fechar o programa. Se você vê que um aplicativo trava, procure no menu Iniciar, em Programas, Ferramentas do Microsoft Office pelo utilitário Restaurador de Aplicativos. Ele lista todos os aplicativos do Office em execução e diz quando eles pararam de responder - você pode desativar ou reiniciar um aplicativo por aqui, salvando seus documentos primeiro. Qualquer documento que você tiver aberto quando o Excel, o Word ou PowerPoint param de funcionar é salvo como arquivo restaurado e você o verá no painel de tarefas da restauração automática. Você terá uma lista de arquivos salvos quando o aplicativo parou ou restaurados automaticamente do Salvar automaticamente, ou ainda pelo arquivo salvo normalmente, com a data e a hora em que cada documento foi salvo, então, será fácil ver quais documentos você precisa. Se você precisar verificar alguma coisa antes, pode fechar o painel de restauração e escolher que o Office mantenha os detalhes para você decidir depois. Se o problema é um arquivo que você não consegue mais abrir, selecione o documento em Arquivo, Abrir, clique no menu próximo ao Abrir e escolha Abrir e Reparar. O Office irá extrair o quanto for possível de dados de seu arquivo. Na verdade, a restauração automática pode causar problemas em um arquivo, que nesse caso, você terá uma lista de reparos a serem executados antes que você os torne permanentes, salvando o arquivo.

(Legenda: dentro do Box, página 38)
Não fique muito empolgado, tem poucas novidades no Excel 2002
(Box laranja, Outlook 2002, página 39)