home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. CD ROM (Annual Premium Edition) / premium.zip / premium / COMM_MIS / PVTS109.ZIP / PSGUIDE.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-01-22  |  40KB  |  946 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.      
  6.      
  7.      
  8.      
  9.      
  10.      
  11.      
  12.      
  13.      
  14.      
  15.      
  16.      
  17.      
  18.      
  19.      
  20.      
  21.      
  22.      
  23.      
  24.      
  25.                              *********************
  26.                              * PRIVATE SECRETARY *
  27.                              *    BRIEF GUIDE    *
  28.                              *********************
  29.      
  30.      
  31.      
  32.      
  33.      
  34.      
  35.      
  36.      
  37.      
  38.      
  39.      
  40.      
  41.      
  42.      
  43.      
  44.      
  45.      
  46.      
  47.      
  48.      
  49.      
  50.      
  51.      
  52.      
  53.      
  54.      
  55.      
  56.  
  57.  
  58.  
  59.      INTEGRATED SUPPORT TECHNOLOGY                         January 22, 1993
  60.  
  61.  
  62.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  63.      ----------------------------------------------------------------------
  64.                                     NOTICE
  65.                                     ------
  66.      
  67.      (c) 1991-1993, Integrated Support Technology - All rights reserved.
  68.      
  69.      Private Secretary(tm) is a copyrighted product of Integrated Support
  70.      Technology.
  71.      
  72.      A single decompressed copy may be used on a trial basis for a period
  73.      not to exceed 30 days.  At the end of the trial period, please
  74.      register or discontinue its use and destroy all decompressed copies
  75.      in your possession.
  76.      
  77.      Any unauthorized duplication and/or modification of the program or
  78.      the accompanying documentation, in any form, in whole or in part,
  79.      except as specified by Integrated Support Technology, is prohibited,
  80.      without the express written permission of Integrated Support
  81.      Technology.
  82.      
  83.      Private Secretary(tm) is a trademark of Integrated Support
  84.      Technology.
  85.      =====================================================================
  86.      
  87.      This documentation is intentionally brief.  It is not intended to
  88.      replace the illustrated manual that comes with registration and
  89.      therefore does not explore the details of each function and feature.
  90.      If you require assistance during evaluation, select F1-About within
  91.      the application or review the support section of the README file.
  92.           -----------------------------------------------------------
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.      ----------------------------------------------------------------------
  117.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  118.      January 22, 1993                                                Page 1
  119.  
  120.  
  121.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  122.      ----------------------------------------------------------------------
  123.      
  124.                      Private Secretary(tm) Brief Guide
  125.                      =================================
  126.      
  127.      The basic function of Private Secretary is to monitor the  phone via
  128.      a Hayes compatible auto-dial modem and notify you on your pager
  129.      and/or at another phone that a call came in.  This allows you the
  130.      freedom to be away from your home or office phone and still respond
  131.      quickly to incoming calls.
  132.      
  133.      In addition, Private Secretary can send wakeup calls and routine
  134.      reminders to remind you of important events/meetings (or provide an
  135.      excuse to get out of one).
  136.      
  137.      Private Secretary can be set up to log call activity to disk,
  138.      dispatch calls to small groups, other answering machines, and once
  139.      registered, can also report when power has been restored after a
  140.      power failure.
  141.      
  142.      When used with a standard remote call pick up answering machine
  143.      connected to the same line, Private Secretary can provide a powerful
  144.      and inexpensive voice mail system that can be linked to your pager,
  145.      used for screening your cellular phone calls, or used as a message
  146.      center for small groups.
  147.      
  148.      This ability saves you the cost of leasing voice mail services and
  149.      allows you to restrict your pager or cellular phone numbers.  It also
  150.      means you are free to change your pager or cellular services at any
  151.      time without having to notify your callers of your new numbers or
  152.      change your business cards and stationary.  You simply change the
  153.      numbers in Private Secretary.
  154.      
  155.      The timing of Private Secretary is initially set up to send call
  156.      notification to most "direct dial" digital pagers.  If this is what
  157.      you have, just put your pager number in the Numbers Screen, review
  158.      the section below on "Pick Up Modes" and you're ready to go.
  159.      
  160.      If you wish to use it to call you at another phone or your pager
  161.      answers with a voice message or requires a PIN (ID) number, some
  162.      changes in the dial timing and digital message will be required.  To
  163.      test your settings, you can use the "Simulate Call" feature of
  164.      Private Secretary to force Private Secretary to dial out.
  165.      
  166.      
  167.      HARDWARE REQUIREMENTS
  168.      
  169.      The minimum configuration is an IBM PC or greater with a color CGA
  170.      monitor or higher, a Hayes(tm)/AT command set compatible auto-dial
  171.      modem.  An answering machine connected to the same line as the modem
  172.      is required for voice mail capability and a digital pager is highly
  173.      recommended.
  174.      
  175.      ----------------------------------------------------------------------
  176.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  177.      January 22, 1993                                                Page 2
  178.  
  179.  
  180.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  181.      ----------------------------------------------------------------------
  182.      Note: Monochrome version is available by contacting Integrated
  183.            Support Technology
  184.      
  185.      If a FAX machine is installed on the same line, it should be the type
  186.      that allows an answering machine to be connected and the modem should
  187.      be connected to the answering machine or phone side of the FAX
  188.      machine.  Depending on the hardware configuration and the
  189.      capabilities of the FAX unit, Private Secretary will dispatch a
  190.      notification call or page when FAXes are received as well as phone
  191.      calls unless the ring signal is intercepted by the FAX machine or FAX
  192.      switch.
  193.      
  194.      
  195.      SOFTWARE CONFIGURATION
  196.      
  197.      Private Secretary will run under most versions of DOS and can be
  198.      configured as a Non-Windows application under Windows.   
  199.      
  200.                                   IMPORTANT 
  201.                                   --------- 
  202.      
  203.      All of the "PS" files created by Private Secretary, should be kept in
  204.      the same directory as the Private Secretary application.  The files
  205.      Private Secretary uses are: PS_STNGS.DAT, PS_NMBRS.DAT, PS_RMDR.DAT
  206.      and PS_LOG.DAT.
  207.      
  208.      
  209.      INITIAL START UP
  210.      
  211.      If you have a previous version of Private Secretary rename the old
  212.      version and place the new Private Secretary application in the same
  213.      directory as the "PS" files used by the older version.  Or copy those
  214.      files to the directory the new version is in. The new version will
  215.      use the data you have already set up in these files.
  216.      To Start Private Secretary type PVTS109 (for version 1.09)
  217.      
  218.      Private Secretary will bring up the Registration Screen explaining
  219.      the terms of the evaluation.  You will need to press the ESC key to
  220.      proceed from here each time you run the program, until it is
  221.      registered.  Pressing the ENTER key leads you to the details screen
  222.      which explains the additional benefits you receive upon registration
  223.      and will create the registration order form for you, once you decide
  224.      to keep the program.
  225.      
  226.      The first time you run Private Secretary, the program will attempt to
  227.      locate the "PS" files mentioned above.  If it does not find them, it
  228.      will create them for you using the standard default settings.  Before
  229.      it creates the numbers file, which it uses to store the phone or
  230.      pager numbers you want it to dial out to, it will present this
  231.      screen.  You can elect to enter the numbers now or do it later and
  232.      proceed by pressing ENTER.
  233.      
  234.      ----------------------------------------------------------------------
  235.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  236.      January 22, 1993                                                Page 3
  237.  
  238.  
  239.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  240.      ----------------------------------------------------------------------
  241.      Once all the files have been located or created,  Private Secretary
  242.      will attempt to establish communications with the modem.  If the
  243.      modem does not respond, or the default settings are not supported by
  244.      your modem, it will direct you to the settings menu or allow you to
  245.      turn on the modem and try again.  Private Secretary will not allow
  246.      you to proceed unless it can find a Hayes compatible modem to
  247.      communicate with.
  248.      
  249.      The most common reasons for not being able to establish the modem
  250.      communication link are that the modem is powered off , disconnected ,
  251.      poorly connected, improperly connected (possibly to another COM port)
  252.      or the Baud Rate is set to a value not supported by the modem. 
  253.      
  254.      The above file initialization procedure will not be required again,
  255.      as long as you keep the "PS" files it created in the same directory
  256.      with the Private Secretary application.
  257.      
  258.      Finally, Private Secretary will bring up the sign on screen where you
  259.      will get a little reminder to register.  It will be replaced with
  260.      your name, or whatever you want, when you receive your registration
  261.      code.  The program will proceed automatically after displaying this
  262.      screen for 10 seconds or you can force it to proceed by pressing
  263.      ENTER.
  264.      
  265.      
  266.      CONTROLS
  267.      
  268.      The "F" keys are used exclusively to navigate through the various
  269.      menus of Private Secretary.  The current menu is displayed at the top
  270.      of the screen.
  271.      
  272.      Pressing F-10 at anytime (whether displayed or not) will end the
  273.      program.
  274.      
  275.      Pressing ESC (escape) from any menu other than the main menu will
  276.      move you to the previous menu.  While in a dialog box, ESC will close
  277.      the dialog box without saving any changes and will return you to the
  278.      current menu.
  279.      
  280.      Pressing ENTER (or carriage return) while in any dialog box will save
  281.      the current settings reflected in the dialog box and will return you
  282.      to the current menu.
  283.      
  284.      The TAB and CURSOR (arrow) keys are used in dialog boxes to navigate
  285.      from field to field.
  286.      
  287.      The Space Bar and the "X" and "*" keys are used to toggle selections
  288.      on and off where appropriate within the dialog box.
  289.      
  290.      
  291.      
  292.      
  293.      ----------------------------------------------------------------------
  294.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  295.      January 22, 1993                                                Page 4
  296.  
  297.  
  298.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  299.      ----------------------------------------------------------------------
  300.      INITIAL SET UP
  301.      
  302.      Step 1
  303.      
  304.      Press the F2 function key to bring up the settings menu.  Select
  305.      phone numbers and put in a phone or pager number.   The phone numbers
  306.      can be entered using numbers, spaces and dashes (-).  Examples:
  307.      800-555-1234, 800 555 1234 or 8005551234
  308.      
  309.      Entering a "/" character will cause a brief 1/8 second delay in the
  310.      dialing sequence (on some modems) and can be used to set a delay for
  311.      an outside line for some phone systems.  Example:  9/800-555-1234
  312.      
  313.      A longer delay of approximately 3 seconds can be achieved by using a
  314.      comma (,) instead of the "/".
  315.      
  316.      The "assigned to" field is not used by the program and can contain
  317.      anything or be left blank. 
  318.      
  319.      To activate a number, move the cursor to the proper select box next
  320.      to the desired number using the tab or cursor keys.  Then press the
  321.      space bar to select (or deselect) the number.  An X in the select
  322.      box, indicates that that particular number is selected.  Up to 5
  323.      numbers can be entered to dial your pager, your cellular phone, your
  324.      home phone or groups of individuals.  Press enter to return to the
  325.      previous menu.
  326.      
  327.      
  328.      Step 2
  329.      
  330.      Set the Call Pickup Modes.  This tells Private Secretary how you want
  331.      it to recognize you are picking up (or retrieving) your messages from
  332.      your answering machine, since you may not want it to dial out for
  333.      this call.  To select or deselect an option, move the cursor to the
  334.      proper location using the tab or cursor keys and press the space bar.
  335.      An option is selected when an "*" appears in front of it.
  336.      
  337.      Dial  out for Every Call (Confirm Call Pick Ups):
  338.      When this option is selected Private Secretary will dial out to the
  339.      number(s) selected for each call that comes in regardless if it is
  340.      you retrieving your messages or not.  Therefore, if you use this
  341.      setting, you should ignore the first call it makes to you after you
  342.      retrieve your messages or you will be caught in an endless loop
  343.      dialing in for messages that were just you trying to pick them up.
  344.      
  345.      Assume "N" Pick Ups per Call: 
  346.      This option will assume that for each call there will be "N" message
  347.      pick ups or message retrieval calls following it and the program will
  348.      not attempt to dial out for those calls.  This setting is best suited
  349.      for applications where there is typically lots of time between calls.
  350.      
  351.      
  352.      ----------------------------------------------------------------------
  353.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  354.      January 22, 1993                                                Page 5
  355.  
  356.  
  357.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  358.      ----------------------------------------------------------------------
  359.      Use Pick Up Code - (1 Ring, Hang Up, Call Back): 
  360.      When this mode is selected, by using a special ring sequence when you
  361.      retrieve your calls, Private Secretary can recognize it is you
  362.      calling in and it will not attempt to dial out, thus giving you as
  363.      long as you need to listen to your messages.
  364.      
  365.      For Private Secretary to recognize that you are picking up your
  366.      messages when this option is select, you must use the following
  367.      sequence when you call in to retrieve your messages.
  368.           
  369.           1. Hang Up as soon as the phone rings (and get your money back).
  370.           2. Wait 8 seconds minimum, a bit less if you have to dial in a
  371.              credit card number.
  372.           3. Call in again within 25 seconds (maximum) and stay on the
  373.              line to retrieve your messages as you normally do. 
  374.      
  375.      This Pick Up Code mode is usually the best for all applications but
  376.      requires some getting used to.  The key is on the second call dial
  377.      the last digit of the number no sooner than 8 seconds and no later
  378.      than about 30. (the 8 + 25 = 33 max).
  379.      
  380.      Toll Saver Mode - Ignore Calls Less Than 4 Rings: 
  381.      This mode is designed for use with answering machines that have a
  382.      "Toll Saver" mode.   For the first call, Private Secretary will dial
  383.      out regardless of the number of rings (just in case you forgot to
  384.      reset previous messages on the answering machine).  It will then
  385.      ignore all subsequent calls of less than 4 rings until you call in
  386.      and reset the answering machine toll saver function to 4 rings.
  387.      
  388.      Note: This option will work with any answering machine that rings 4
  389.      or more times when the first call comes in and 3 or less thereafter.
  390.      You also must remember to reset the toll saver (if your answering
  391.      machine does not reset automatically) when you pick up your messages.
  392.      
  393.      Group Dialing  Modes: 
  394.      When there is more than one phone number selection, the group dialing
  395.      modes are enabled.
  396.      
  397.      There are 2 group options to select from:
  398.      
  399.      Dial Selected Numbers in Rotation - 1 per Call (Rotation mode):
  400.      When this option is selected, Private Secretary will report the first
  401.      incoming call to the first phone number selected, allow for a pick up
  402.      call according to one of the 3 available options previously set and
  403.      report the next call to the next selected number, and so on.  It will
  404.      always start at the top of the phone list.  Once a call has been sent
  405.      to each number in the group, it will start over with the number at
  406.      the top.  If one of the phones is busy it will retry according to the
  407.      retry options explained later and eventually try the next number in
  408.      line.  If there is no answer, it will call the next number in line a
  409.      immediately.
  410.      
  411.      ----------------------------------------------------------------------
  412.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  413.      January 22, 1993                                                Page 6
  414.  
  415.  
  416.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  417.      ----------------------------------------------------------------------
  418.                                      NOTE 
  419.                                      ---- 
  420.      When rotation mode is selected, the Reminder Service is DISABLED.
  421.      
  422.      Generally, the best pickup mode for rotation is using the 1 ring pick
  423.      up code.
  424.      
  425.      When set in any of the rotation modes, if a call comes in before
  426.      Private Secretary has a chance to dial out, it will dispatch the
  427.      second call when the first pickup call is received, indicating a
  428.      "Make Up Call" was sent.
  429.      
  430.      Dial All Selected Numbers After Each Call (Group mode): 
  431.      When this option is selected, Private Secretary will dial every
  432.      number selected to report each call, allow for message pick up
  433.      according to one of the 3 available options selected and then report
  434.      the next call to all numbers and so on.
  435.      
  436.                                      NOTE 
  437.                                      ---- 
  438.      When group mode is selected, the Reminder Service is ENABLED.   If
  439.      Reminders are set to ON, all selected Reminders will be sent to all
  440.      numbers selected.
  441.      
  442.      The best pickup mode for this group selection is using the 1 ring
  443.      pick up code sequence. 
  444.      
  445.      The toll saver mode is available under this group option but is only
  446.      practical for single user/multiple number applications or where only
  447.      one member of the group is responsible for picking up the messages
  448.      and resetting the toll saver.  For these applications, toll saver is
  449.      a good pick up option.
  450.      
  451.      
  452.      Step 3
  453.      
  454.      If you are using Private Secretary to dial phones or need to enter 
  455.      secondary pager numbers (PIN Code) or extension numbers, you will
  456.      want to change the Digital Message.
  457.      
  458.      Setting up Digital Message
  459.      
  460.      The digital message is the secondary set of tones or digits that
  461.      Private Secretary sends after dialing the phone number.  The purpose
  462.      of the digital message is to provide limited information about the
  463.      call it received.
  464.      
  465.      To set the digital message parameters, press F3 in the Settings menu.
  466.      
  467.      Initially the digital message settings are preset to dial direct dial
  468.      pagers that do not require a secondary (PIN) number.  It is set to
  469.      send the call number, time and number of rings, digitally.
  470.      ----------------------------------------------------------------------
  471.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  472.      January 22, 1993                                                Page 7
  473.  
  474.  
  475.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  476.      ----------------------------------------------------------------------
  477.      
  478.      Some pagers do not support using an * in the number string to
  479.      generate a dash and may use it as a clear or other custom function. 
  480.      If you do not get the digital message in the format you expect when
  481.      Private Secretary dials, turn off the "Supports dash" check box.
  482.      
  483.      To use Private Secretary to dial pagers that require a secondary
  484.      pager number or PIN, select the Private Code and replace the digits
  485.      within the field with your PIN number and see the Dial Timing
  486.      discussion for possible changes required there.  Alternatively, if
  487.      Private Secretary is being used to call more than one number, place
  488.      the PIN number after the pager number in the Phone Number field of
  489.      the phone set up, separated by a "," (i.e. 555-1212,8574) and leave
  490.      the Private Code off.
  491.      
  492.      To use Private Secretary to dial phones turn on the Private Code, set
  493.      the call number to "tones", with a code of 3, set pause for 2
  494.      seconds, set number of rings to "tones" with a code of 9 (to
  495.      distinguish it from the 3 tone).  
  496.      
  497.      When set this way Private Secretary will dial out, then play the
  498.      private code (tune) followed by the digit (tone) 3, repeated equal to
  499.      the call number and then the digit (tone) 9, repeated equal to the
  500.      number of rings.  Alternatively, if you are using Private Secretary
  501.      to dial phones and a pager, place a sequence of codes similar to that
  502.      in the Private Code, after the phone number in the Numbers set up and
  503.      turn off the Private Code.  
  504.      
  505.      If you don't care about the call number or ring count, you can
  506.      de-select them.
  507.      
  508.      
  509.      Step 4
  510.      
  511.      If you are using Private Secretary to dial phones or pagers that
  512.      require secondary (PIN) codes, or it has trouble sending the Digital
  513.      Message to your pager you will want to adjust the Dial Timing.
  514.      
  515.      
  516.      Setting Up Dial Timing
  517.      
  518.      To access the timing set up, press F4 in the Settings menu.
  519.      
  520.      
  521.      Begin Dialing:
  522.      This setting tells Private Secretary how long to wait after a call is
  523.      received before it dials out to notify you of the call.  It can be
  524.      set to report each call or queue up calls and only report them on a
  525.      regular time schedule.
  526.      
  527.      
  528.      
  529.      ----------------------------------------------------------------------
  530.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  531.      January 22, 1993                                                Page 8
  532.  
  533.  
  534.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  535.      ----------------------------------------------------------------------
  536.      After Any Call:
  537.      This option should be selected when you want each new call to be
  538.      reported as soon as practical after it is received.  When used with
  539.      an answering machine, the time specified should be enough to allow
  540.      for your outgoing message and the caller to leave his or her message
  541.      plus some overhead for answering machine tape positioning (if
  542.      applicable).
  543.      
  544.      If you find that your callers leave excessively long messages or are
  545.      getting disconnected when leaving a message, or you have trouble
  546.      getting all your messages remotely, increase the Begin Dialing time
  547.      accordingly or install a "line check module" discussed in the last
  548.      section of this document.
  549.      
  550.      After 1st Call - (Call Queuing): 
  551.      If  you do not wish to be called after each call, but would rather be
  552.      called only periodically, choose the "After 1st Call" option.  In
  553.      this mode, normally you would set the Begin Dialing time to be 10,
  554.      15, or 30 minutes.  When this option is selected, you will receive a
  555.      call from Private Secretary (the number of minutes set) after the
  556.      first call is received, ignoring any other calls that come in in that
  557.      time frame.  The clock begins again on the first call received after
  558.      it reported the previous ones.
  559.      
  560.      Send the Message Codes: 
  561.      This setting tells Private Secretary how long to wait after the phone
  562.      or pager service was dialed to begin sending the secondary "Digital
  563.      Message".
  564.      
  565.      After 5 seconds of Silence:
  566.      In this mode, the modem waits for 5 seconds of silence before sending
  567.      the digital message.  The modem decides when the time is up and
  568.      therefore will only work with modems that support this option.  This
  569.      may not work well when dialing phones, or with pagers that have voice
  570.      instructions for the caller because often when the modem hears voice 
  571.      it may interpret this as a busy signal and hang up and dial again. 
  572.      However, this is the best choice if it works in your application.
  573.      
  574.      __ Secs. After Dialing:  
  575.      If you find that the "After 5 Seconds" option does not work well in
  576.      your application, set the "__ Secs. After Dialing" option and load in
  577.      the appropriate number of seconds.  In this case there is no way for
  578.      Private Secretary to determine when the phone or pager service
  579.      answers and it will "blind dial" the digital message the number of
  580.      seconds set, after it dialed the number.  To determine the best
  581.      setting for this number, take into account the time your phone
  582.      service normally takes to process a call and add 6 seconds for each
  583.      full ring you expect to occur when the call is placed.  Some pager
  584.      services may hang up before 5 seconds of silence and therefore you
  585.      may want to use this option to set the time manually, anywhere from 3
  586.      to 8 seconds.
  587.      
  588.      ----------------------------------------------------------------------
  589.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  590.      January 22, 1993                                                Page 9
  591.  
  592.  
  593.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  594.      ----------------------------------------------------------------------
  595.      If your pager requires a secondary code, the amount of time to put in
  596.      this field is the time from the time the code is entered, until it is
  597.      ready to accept the callers phone number.
  598.      
  599.      Send Mark-Time Tones:  
  600.      The "Mark Time" option works only when the "__ Secs. After Dialing"
  601.      option is selected.  It tells Private Secretary to send tones
  602.      repeatedly after dialing so if the call is picked up before the time
  603.      set, there will be something on the line besides silence (which might
  604.      cause the person receiving the call to hang up before the digital
  605.      message is sent).  If the "Private Code" is selected in the digital
  606.      message, the tones sent will be the private code sent repeatedly ,
  607.      otherwise, it will send a single "1", about every second.
  608.      
  609.      This option should not be used when Private Secretary is being used
  610.      to dial any type of pager system.
  611.      
  612.      Give Up after _____ retries _____ seconds apart:
  613.      This setting tells Private Secretary how many times, and how often
  614.      you want it to retry if it can't get through to you on the the first
  615.      try.  Use small values if you are using it with a pager and larger
  616.      values, if you are using it to dial another phone.
  617.      
  618.      Force modem to hang up____Seconds after dialing:
  619.      This setting tells the modem the maximum time to wait after dialing
  620.      before hanging up.  Normally, this should be set to 30 seconds or
  621.      more as Private Secretary will tell the modem to hang up as soon as
  622.      it has sent the last digit.
  623.      
  624.      
  625.      TESTING YOUR SETTINGS
  626.      
  627.      To test your settings return to the main menu by pressing ESC
  628.      (escape) then press F5 to select the "Simulate a Call" function. 
  629.      Private Secretary will immediately report a simulated call of 2
  630.      rings, bypassing the "Begin Dialing" timing to save time.
  631.      
  632.      If you are using a pager that has voice or you are dialing to phones
  633.      and Private Secretary is incorrectly reporting busy, try changing the
  634.      modem protocol in the modem settings to X0 or X1.
  635.      
  636.      If Private Secretary sends your pager PIN number too soon, add one or
  637.      more commas between your PIN number and the phone number (each comma
  638.      produces 3 seconds of delay.  If it is sending it too late, remove
  639.      one or more commas.  Once Private Secretary is sending the PIN number
  640.      at the proper time, increase or decrease the time set in the ____
  641.      seconds after dialing (in the dial timing dialog) to adjust the
  642.      timing of when it sends the Digital Message.
  643.      If you feel that being able to more closely control the delay
  644.      produced by a comma could help in setting up the proper timing, the
  645.      delay can be programed by placing S8=N ("N" being the delay you want
  646.      from 1-255 seconds, i.e. S8=2, for 2 seconds) in the Custom field of
  647.      ----------------------------------------------------------------------
  648.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  649.      January 22, 1993                                               Page 10
  650.  
  651.  
  652.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  653.      ----------------------------------------------------------------------
  654.      the modem settings dialog.  Do not preface the S8=N with the AT
  655.      command.  Private Secretary issues the AT command automatically.
  656.      
  657.      
  658.      Step 5 - Setting Up other Options
  659.      
  660.      Call Log:
  661.      Private Secretary keeps a log of each call received.  Each call is
  662.      assigned a number (call number), starting with 1 each time Private
  663.      Secretary is loaded.  Private Secretary also logs the time the call
  664.      was received, the number of times the phone rang (ring count) and the
  665.      result when Private Secretary tried to dial out to report the call. 
  666.      This information is presented in the log window after start up and
  667.      can also be sent to a log file for later analysis by most spreadsheet
  668.      and word processing programs.
  669.      
  670.      When the information is sent to a log file, the date is also included
  671.      for each call.  To set up the call Log, press F3 from the main menu.
  672.      
  673.      Private Secretary records only the last 15 calls to the log window.
  674.      
  675.      Set Path:
  676.      To set a different path other than the current directory for the Log
  677.      file, press F1 and enter the new information.
  678.      
  679.      Create New File:
  680.      There are three possible settings for this option.  Append, Daily,
  681.      Monthly.
  682.      
  683.      Press F2 in the Log File menu to toggle between these options.
  684.      
  685.                                      NOTE
  686.                                      ----
  687.      When the daily option is turned on, if Private Secretary is used
  688.      daily, 365 files a year will be created.  So you may wish to merge or
  689.      delete these files from time to time.
  690.      
  691.      Log File is:
  692.      Press F3 to toggle the log file ON or OFF.
  693.      
  694.      When the log file is on, Private Secretary makes a log entry at the
  695.      completion of each call, indicating the date, the call number, time
  696.      (in 24 hour format), ring count and result.  This information can be
  697.      retrieved by many spreadsheet programs and most word processors for
  698.      producing reports or analyzing activity.
  699.      
  700.      The log file is closed between each call to avoid any damage that
  701.      might occur to the file system if the system is powered down or the
  702.      power fails while Private Secretary is running.
  703.      
  704.      
  705.      
  706.      ----------------------------------------------------------------------
  707.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  708.      January 22, 1993                                               Page 11
  709.  
  710.  
  711.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  712.      ----------------------------------------------------------------------
  713.      REMINDER SERVICE
  714.      
  715.      Private Secretary can be set to dial out to you as a reminder of an
  716.      important meeting or event.  It can handle up to 5 reminders each
  717.      run.  In addition, registered copies can be set to report restoration
  718.      of a power failure if Private Secretary is set up to run as the last
  719.      line in the AUTOEXEC.BAT file.
  720.      
  721.      To set up Reminders or Power Failure reporting, press F4 from the
  722.      main menu.
  723.      
  724.      Set Times:
  725.      Press F1 to set up and select the desired reminder times.  Use tab or
  726.      the cursor keys to move between fields.  Press the space bar to
  727.      select or deselect each reminder.
  728.      
  729.      The "CALL AT" field should be loaded with the actual time you want
  730.      Private Secretary to make the reminder call.   The time should be
  731.      entered in the AM/PM format such as 2:00 PM.
  732.      
  733.      The send message can be any number sequence except "#" (and "*" if
  734.      your pager service treats this as a clear).  The numbers will appear
  735.      as numbers to a pager and as tones to a phone.
  736.      
  737.      Press Enter or ESC to return to the Reminder menu.   
  738.      
  739.      Reminder ON: 
  740.      This is the "Master" switch for the reminder service.  Press F3 to
  741.      toggle the Reminders ON or OFF.  When it is on, all of the reminders
  742.      selected will be sent.  When it is OFF, none of the reminders will be
  743.      sent except the Power Fail if selected.
  744.      
  745.      Power Fail:
  746.      This option should be turned OFF until the program is registered. 
  747.      Complete information on it's use and set up is described in the
  748.      manual.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.      ----------------------------------------------------------------------
  766.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  767.      January 22, 1993                                               Page 12
  768.  
  769.  
  770.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  771.      ----------------------------------------------------------------------
  772.                                  GENERAL NOTES
  773.                                  -------------
  774.      
  775.      Private Secretary's only link to your telephone is the modem. It
  776.      relies on the modem to detect the phone ringing for incoming calls
  777.      and to check for dial tone, busy and no answer when attempting dial
  778.      out to alert you of incoming calls.  Therefore, the overall
  779.      reliability of Private Secretary depends largely on how well your
  780.      modem does it's job.  
  781.      
  782.      Because the modem does not report when the outgoing call is answered,
  783.      Private Secretary can not detect when the phone is answered and must
  784.      rely on the timing set up by you to be proper for the way you use it.
  785.      Also, the modem only detects and reports no answer when the  "5
  786.      seconds of silence" option is selected in the Dial Timing dialog.  If
  787.      this option is not set, Private Secretary will send the tones in the
  788.      time frame set and will report that the call was sent successfully
  789.      even if the call was not answered.  If the modem "call progress
  790.      protocol" mode is set properly, Private Secretary will report when
  791.      the modem senses no dial tone, busy and no answer, and will execute a
  792.      retry as set up in the dial timing.
  793.      
  794.      When an answering machine is used with Private Secretary, it is
  795.      important to remember that Private Secretary has no connection with
  796.      it.  When you choose the call pick up modes and dial timing  you are
  797.      essentially programming Private Secretary "around" the way your
  798.      answering machine works, not programing  "how" the answering machine
  799.      works.  Private Secretary has no way of knowing if the caller left a
  800.      message and will report all calls that are not interpreted as message
  801.      pick up (retrieval) calls.  By setting Private Secretary to report
  802.      the number of rings, it may be possible for you to determine if the
  803.      caller hung up before the answering machine answered the call.
  804.      Increasing Response and Preventing Call Cut Off.
  805.      
  806.      If you find that Private Secretary is cutting off your callers
  807.      messages or not allowing sufficient time for you to pick them up,
  808.      this can usually be remedied by increasing the begin dial timing in
  809.      the Dial Timing dialog box and using the "Pick Up Code" message pick
  810.      up mode.  If however, you want calls reported as soon as possible
  811.      after they come in, an inexpensive "line check" module can be placed
  812.      on the modem which will prevent Private Secretary from interrupting a
  813.      call in process, and report the call as soon as the phone IS
  814.      available.  With this device installed, Private Secretary can be set
  815.      to report calls very shortly after the call is received (such as 30
  816.      seconds) without worry that it will interrupt the caller or you when
  817.      retrieving your messages.
  818.      
  819.      
  820.      The line check module is available from Integrated Support Technology
  821.      for $12.95 each plus applicable CA tax.  Shipping and handling are
  822.      included when ordered with registration, otherwise, add $4.55.
  823.  
  824.      ----------------------------------------------------------------------
  825.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  826.      January 22, 1993                                               Page 13
  827.  
  828.  
  829.      Private Secretary(tm)                                      BRIEF GUIDE
  830.      ----------------------------------------------------------------------
  831.      ---------------------------------------------------------------------
  832.      MY 2 CENTS:
  833.      
  834.      If you find this product has helped stamp out telephone tag,
  835.      simplified your communications by having a single number for your
  836.      customers to call, helped land a deal or keep a critical customer
  837.      happy, I would like to hear about it.
  838.      
  839.      Private Secretary is also available for the Macintosh.  An evaluation
  840.      copy on diskette can be obtained directly from Integrated Support
  841.      Technology.
  842.      
  843.      Plans for the future include some enhancements to Private Secretary,
  844.      a version for Windows and development of new products that sing with
  845.      the latest in small office communication technology.  Since Private
  846.      Secretary is privately funded (i.e. out of my pocket), these plans
  847.      can only be realized through your support.
  848.      
  849.      Whether you use Private Secretary to improve your service response
  850.      time, expand your service hours, moonlight from home, or just avoid
  851.      missing important calls and opportunities when you're having lunch
  852.      with clients or fun with your friends; I hope you find this product
  853.      adds a new dimension of freedom and success in your life! -- 
  854.                                                      
  855.                                           Tom Holmes.
  856.      
  857.                     THANKS for choosing Private Secretary!
  858.      
  859.      
  860.      
  861.      
  862.      
  863.      
  864.      
  865.      
  866.      
  867.      
  868.      
  869.      
  870.      
  871.      
  872.      
  873.      
  874.      
  875.      
  876.      
  877.      
  878.      
  879.      
  880.      Integrated Support Technology  *  478 W. Hamilton Blvd.  *  Suite 191
  881.      Campbell, CA 95008 * FAX (408) 379-0516 * CompuServe (CIS):72225,1577
  882.      =====================================================================
  883.      ----------------------------------------------------------------------
  884.      (c)Integrated Support Technology, 1992-93          All Rights Reserved
  885.      January 22, 1993                                               Page 14
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.