home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hacker Chronicles 2 / HACKER2.BIN / 811.CA2.CAP < prev    next >
Text File  |  1993-10-28  |  193KB  |  3,442 lines

  1.                         Cal Gov Code prec @ 6250 (1993)
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  NOTES:
  6. CHAPTER CROSS REFERENCES:
  7.    Inspection of campaign statements and reports of lobbyists: Gov
  8. C @ 81008.
  9.    Exemption for register of small business loans: Fin C @ 3839.
  10.    Exemption for Board of Directors of State Compensation Insurance
  11. Fund: Ins C @ 11770.5.
  12.    Inspection and release of payroll records of contractor or
  13. subcontractor: Lab C @ 1776(h).
  14.    Protection of trade secrets and confidential information
  15. obtained during safety inspection: Lab C @ 6322.
  16.    Application of chapter to oil and gas records and reports: Pub
  17. Res C @ 3234.
  18.    Records of any owner or operator of well of geothermal resources
  19. as public records: Pub Res C @ 3752.
  20.    Application to the State Energy Resources Conservation and
  21. Development Commission: Pub Res C @ 25223.
  22.    Inspection of certain vehicular records and accident reports:
  23. Veh C @ 1808.
  24.  
  25. CHAPTER COLLATERAL REFERENCES:
  26.    Witkin & Epstein, Criminal Law (2d ed) @ 1796.
  27.    Witkin Evidence (3d ed) @@ 901, 945, 1101, 1229, 1249, 1253,   
  28.                               1260, 1637.
  29.    Witkin Procedure (3d ed) Trial @@ 121, 122.
  30.    Witkin Summary (9th ed) Constitutional Law @@ 466, 472, Equity
  31. @ 108,
  32.  
  33. Husband & Wife @ 21, 
  34. Partnership @ 9, 
  35. Taxation @ 213, 
  36. Workers' Compensation @ 20.
  37.    Cal Jur 3d (Rev) Consumer and Borrower Protection Laws @@ 315,
  38. 316, 318, 321,
  39. Criminal Law @@ 1994, 2848, District and Municipal Attorneys @ 19.
  40.    Cal Jur 3d Assault and Other Wilful Torts @ 112, Oil and Gas @
  41. 215, Records and Recording Laws @@ 6 et seq., Wills @ 235.
  42.    Cal Trial Handbook 2d (BW, 1987) @ 2:30.
  43.    Cal Practice (Rev) Ch 20 Discovery Proceedings.
  44.    Am Jur 2d Records and Recording Laws @@ 12 et seq.
  45.    Fed Proc, L Ed, Freedom of Information @@ 38:1 et seq.
  46.    Ehrman & Flavin, Taxing California Property (3d ed) @ 15:01.
  47.    B-W Cal Civ Prac, Procedure @ 31:97.
  48.  
  49. LAW REVIEW ARTICLES:
  50.    Secrecy and access to administrative records.  44 CLR 314.
  51.    Organizations and administrative practice.  26 Hast LJ 89.
  52.    Confidentiality of Juvenile court proceedings.  10 Stan LR 508.
  53.    Prisoners' rights--discovery of inmate petitioner's central
  54. file.  25 Stan LR 27.
  55.    Governmental privileges as roadblock to effective discovery;
  56. public records. 7 USF LR 283.
  57.    California Criminal Discovery: Eliminating anachronistic
  58. limitations imposed on the defendant.  9 USF LR 259.
  59.  
  60. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS:
  61.    A city police department may not allow public inspection of a
  62. written report filed by a county welfare fraud investigator
  63. regarding the failure of a named individual to receive food stamps
  64. that had been mailed to him.  64 Ops Atty Gen 756.
  65.    The California Department of Justice must provide information in
  66. its child abuse files maintained pursuant to Pen Code, @ 11170, to
  67. a child protective agency submitting a report under Pen Code, @
  68. 11169, or to a district attorney who has requested notification of
  69. a suspected child abuse case. The Department is not obligated to
  70. furnish this information to other persons or agencies. The
  71. information may be used by the Department in furtherance of
  72. investigating suspected child abuse cases and of carrying out the
  73. purpose of the Child Abuse Reporting Law, namely, the protection of
  74. children.  65 Ops Atty Gen 335.
  75.    A district attorney may disclose to a commercial credit bureau,
  76. without violating the provisions of confidentiality contained in W
  77. & I Code, @@ 11478 and 10850, the fact that an absent parent is
  78. delinquent in child support payments if such disclosure is made to
  79. enforce the obligation to support.  65 Ops Atty Gen 373.
  80.    California Student Aid Commission may (1) distribute list of
  81. names of students who have defaulted or who are delinquent in
  82. payments on guaranteed student loans, to schools participating in
  83. State Guaranteed Loan Program so that those schools can more easily
  84. collect loans; (2) advise lender participating in State Guaranteed
  85. Loan Program whether applicant for guaranteed student loan is in
  86. default on prior loan; and (3) advise lenders participating in
  87. State Guaranteed Loan Program of a school's default rate. 67 Ops
  88. Atty Gen 415.
  89.    Records of amounts and reasons for performance awards granted to
  90. executive managers of city are subject to disclosure under the
  91. Public Records Act.  68 Ops Atty Gen 73.
  92.    Lawyer-client privilege and work-product rule, when relied on by
  93. public officer, do not automatically terminate with settlement or
  94. adjudication of underlying claim.  71 Ops Atty Gen 5.
  95.    Plans and specifications of local detention facilities are
  96. generally not required to be disclosed to members of public under
  97. Public Records Act.  73 Ops Atty Gen 236.
  98.  
  99. ANNOTATIONS:
  100.    Right to inspect motor vehicle records.  84 ALR2d 1261.
  101.    What preliminary data gathered by public departments or
  102. officials constitute "public records" within the right of access,
  103. inspection, and copying by private persons.  85 ALR2d 1105.
  104.    Student organization registration statement, filed with public
  105. school or state university or college, as open to inspection by
  106. public.  37 ALR3d 1311.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.    Validity, construction, and application of statutory provisions
  111. relating to public access to police records.  82 ALR3d 19.
  112.    Restricting access to records of disciplinary proceedings
  113. against attorneys. 83 ALR3d 749.
  114.    Discovery or inspection of state bar records of complaints
  115. against or investigations of attorneys.  83 ALR3d 777.
  116.    Restricting access to judicial records of concluded adoption
  117. proceedings.  83 ALR3d 800.
  118.    Restricting access to judicial records of pending adoption
  119. proceedings.  83 ALR3d 824.
  120.    Accused's right to discovery or inspection of records of prior
  121. complaints against, or similar personnel records of, peace officer
  122. involved in the case. 86 ALR3d 1170.
  123.    State or municipal liability for invasion of privacy.  87 ALR3d
  124. 145.
  125.    Payroll records of individual government employees as subject to
  126. disclosure to public, 100 ALR3d 699.
  127.    What constitutes preliminary drafts or notes provided by or for
  128. state or local governmental agency, or intra-agency memorandums,
  129. exempt from disclosure or inspection under state freedom of
  130. information acts.  26 ALR4th 639.
  131.    What constitutes personal matters exempt from disclosure by
  132. invasion of privacy exemption under state freedom of information
  133. act.  26 ALR4th 666.
  134.    What are "records" of agency which must be made available under
  135. state freedom of information act.  27 ALR4th 680.
  136.    What constitutes an agency subject to application of state
  137. freedom of information act.  27 ALR4th 742.
  138.    What are inter-agency or intra-agency memorandums or letters
  139. exempt from disclosure under the Freedom of Information Act (5 USCS
  140. @ 552(b)(5)).  7 ALR Fed 855.
  141.    Scope of judicial review under Freedom of Information Act (5
  142. USCS @ 552(a)(3)), of administrative agency's withholding of
  143. records. 7 ALR Fed 876.
  144.    Use of affidavits to substantiate federal agency's claim of
  145. exemption from request for documents under Freedom of Information
  146. Act (5 USCS @ 552).  55 ALR Fed 266.
  147.    What action may be required of federal agency in suit by
  148. individual to have records amended, pursuant to @ 3 of the Privacy
  149. Act of 1974 (5 USCS @ 552(g)(1)(A)).  55 ALR Fed 338.
  150.    What are "enforcement proceedings" within Freedom of Information
  151. Act exemption from disclosure of investigatory records that would
  152. interfere with enforcement proceedings (5 USCS @ 552(b)(7)(a)).  55
  153. ALR Fed 583.
  154.    What materials are exempted from disclosure under Privacy Act's
  155. exemption of "investigatory material" contained in 5 USCS @
  156. 552(k)(5). 55 ALR Fed 903.
  157.    Pro se litigant as entitled to award of attorneys' fees for
  158. value of his own services rendered in lawsuit under Freedom of
  159. Information Act (5 USCS @ 552). 56 ALR Fed 573.
  160.  
  161.    Meaning of term "agency" for purposes of Freedom of Information
  162. Act (5 USCS @ 552).  57 ALR Fed 295.
  163.    Use of Freedom of Information Act (5 USCS @ 552) as substitute
  164. for, or as means of, supplementing discovery procedures available
  165. to litigants in federal civil, criminal, or administrative
  166. proceedings.  57 ALR Fed 903.
  167.    What constitutes "confidential source" within Freedom of
  168. Information Act exemption permitting nondisclosure of identity of
  169. confidential source and, in specified instances, of confidential
  170. information furnished only by confidential source (5 USCS sec.
  171. 552(b)(7)(D)).  59 ALR Fed 550.
  172.    Power of court under 5 USCS sec. 552(a)(4)(B) to examine agency
  173. records in camera to determine propriety of withholding records. 
  174. 60 ALR Fed 416.
  175.  
  176.  
  177.                            CHAPTER NOTES OF DECISIONS
  178.  
  179.    The trial court properly denied a writ of mandate that would
  180. have required the Department of Human Resources Development to
  181. provide the director of a county legal aid society with copies of
  182. a seven volume loose-leaf work containing guidelines for use in
  183. determining a claimant's eligibility for unemployment insurance
  184. benefits, amendments thereto, and unemployment insurance notices.
  185. While it would appear from a literal reading of the Public Records
  186. Act (Gov. Code, @@ 6250--6260) that the right to inspect public
  187. records and the right to receive copies is coextensive, such a
  188. construction would go far beyond the act's intent and purpose of
  189. providing access to governmental records while protecting the
  190. individual's right to privacy. Properly interpreted, the act
  191. permits plaintiff and others similarly situated to have reasonable
  192. access to the desired documents and to secure copies of specific
  193. documents subject to the imposition of reasonable restrictions on
  194. general requests for voluminous classes of material.  Rosenthal v
  195. Hansen (1973) 34 CA3d 754, 110 Cal Rptr 257.
  196.    It may not be successfully argued that the California Public
  197. Records Act is to be broadly interpreted in favor of disclosure and
  198. strictly construed against confidentiality. Neither that act, nor
  199. the federal Freedom of Information Act, on which it was modeled,
  200. directs such a difference in interpretation. The California act
  201. mandates nothing other than unreserved fulfillment of the statutory
  202. objectives, and it evidences a legislative policy of disclosure,
  203. yet one which is mindful of individual privacy.  Black Panther
  204. Party v Kehoe (1974) 42 CA3d 645, 117 Cal Rptr 106.
  205.    In an action in which plaintiffs sought, pursuant to the Public
  206. Records Act (  Gov. Code, @ 6250  et seq.) and to the due process
  207. clause, to inspect and make copies of the rules and regulations of
  208. the Department of the California Highway Patrol governing the
  209. investigation and disposition of citizens' complaints of police
  210. misconduct, the facts that prior to trial the department had
  211. promised to make its complaint procedure available to the public,
  212. and actually sent to plaintiffs a copy thereof prior to the hearing
  213. of their appeal from the judgment in favor of the department, did
  214. not render plaintiffs' cause of action moot, where there was no
  215. stipulation by their counsel that the department had provided all
  216. the information sought by plaintiffs, where, furthermore, at least
  217. one plaintiff sought to know what procedures were in effect prior
  218. to those shown in the documents sent to them, and where, in view of
  219. the department's position that publicizing the procedures was
  220. purely voluntary on their part, similar disputes could recur if the
  221. department were in future to rescind its decision and plaintiffs'
  222. prayer for declaratory relief, seeking a determination that such
  223. disclosure was positively required by the Public Records Act, was
  224. left unresolved.  Cook v Craig (1976) 55 CA3d 773, 127 Cal Rptr
  225. 712.
  226.    In an action in which plaintiffs sought, pursuant to the Public
  227. Records Act (  Gov. Code, @ 6250  et seq.) and to the due process
  228. clause of the Constitution, to inspect and make copies of the rules
  229. and regulations of the Department of the California Highway Patrol
  230. governing the investigation and disposition of citizens' complaints
  231. of police conduct, the conclusion by the appellate court, on appeal
  232. by plaintiffs from a judgment against them, that the department was
  233. required by the Public Records Act to disclose its procedural
  234. regulations for citizen complaints, rendered moot the question of
  235. whether such disclosure was also required under the due process
  236. clause.  Cook v Craig (1976) 55 CA3d 773, 127 Cal Rptr 712.
  237.    Under the general policy of the Public Records Act ( Gov. Code,
  238. @ 6250  et seq.) favoring disclosure, support for a refusal to
  239. disclose information must be found, if at all, among the specific
  240. exceptions to the general policy that are enumerated in the Act. 
  241. Cook v Craig (1976) 55 CA3d 773, 127 Cal Rptr 712.
  242.    If a record is a public record, all persons have access thereto
  243. under the California Public Records Act (Gov. Code, @@ 6250--6261).
  244. The subject of the particular records sought does not, because he
  245. is personally affected, have any greater right than any other
  246. person to examine the records. Conversely, a subject person has no
  247. right under the act to prevent disclosure of the record to any
  248. other person.  Los Angeles Police Dept. v Superior Court (1977) 65
  249. CA3d 661, 135 Cal Rptr 575.
  250.    The California Public Records Act (Gov. Code, @@ 6250--6261)
  251. itself does not undertake to prescribe what type of information a
  252. public agency may gather, does not designate the type of records
  253. sought agency may keep, and does not provide a method for
  254. correcting such records. Its sole function is to provide for
  255. disclosure.  Los Angeles Police Dept. v Superior Court (1977) 65
  256. CA3d 661, 135 Cal Rptr 575.
  257.    The mere disclosure to litigants in a civil action by a city
  258. through its jury commissioner of plaintiff's identity as a
  259. prospective juror, in compliance with  Gov. Code, @ 6250  et seq.
  260. and absent any knowledge or intent as to how the information would
  261. be used by others, did not violate either a state or federal
  262. constitutional right of privacy. Neither did such disclosure
  263. violate plaintiff's constitutional rights of free association and
  264. due process. Moreover, the fact the disclosure of plaintiff's
  265. identity as a prospective juror was made with knowledge that the
  266. litigants would investigate and compile information about
  267. plaintiff's private life did not render the disclosure
  268. unconstitutional. In light of the statutory duty of disclosure
  269. under  Gov. Code, @ 6250 et seq., the city's knowledge or intent at
  270. the time of the disclosure was irrelevant.  Leham v San Francisco
  271. (1978) 80 CA3d 309, 145 Cal Rptr 493.
  272.    The refusal of the trial court in a civil action to order the
  273. litigants to disclose any private information gathered about a
  274. prospective juror following the disclosure of his identity by the
  275. jury commissioner pursuant to Gov. Code,  @ 6250  et seq. did not
  276. impose liability on a city or violate the prospective juror's
  277. constitutional rights of privacy, freedom of association or due
  278. process, where at the time the prospective juror made his demand
  279. there had been no judicial determination that the litigants had
  280. done anything improper, where there was no allegation that the
  281. court even knew what specific information the litigants had
  282. gathered about the prospective juror, and where the court had no
  283. basis for knowing what information it should order the litigants to
  284. disclose. Since the jury commissioner acted properly in initially
  285. disclosing the identity of the prospective juror, that action did
  286. not impose any duty on the court to order the disclosure of any
  287. information later gathered by the litignats.  Lehman v San
  288. Francisco (1978) 80 CA3d 309, 145 Cal Rptr 493.
  289.    Findings of fact are not required in an action for disclosure of
  290. documents under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et
  291. seq.) Northern Cal. Police Practices Project v Craig (1979) 90 CA3d
  292. 116, 153 Cal Rptr 173.
  293.  
  294.    In an action under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250 et
  295. seq.), to compel the disclosure of various documents utilized by
  296. the California Highway Patrol in training its officers, the trial
  297. court's refusal to edit nonsensitive materials contained in the
  298. documents sought and order them disclosed constituted reversible
  299. error. Where nonexempt materials are not inextricably intertwined
  300. with exempt materials and are otherwise reasonably segregable
  301. therefrom, segregation is required to serve the objective of the
  302. Public Records Act to make public records available for public
  303. inspection and copying unless a particular statute makes them
  304. exempt.  Northern Cal. Police Practices Project v Craig (1979) 90
  305. CA3d 116, 153 Cal Rptr 173.
  306.    Whether a disclosure of public records is warranted or
  307. unwarranted under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et
  308. seq.) is a question of fact for the trial court to determine by
  309. looking at the attendant circumstances. In order to find an abuse
  310. of discretion, it is necessary to find that the decision was not
  311. supported by substantial evidence.  Braun v City of Taft (1984, 5th
  312. Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  313.    Under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.),
  314. where nonexempt materials are not inextricably intertwined with
  315. exempt materials and are otherwise reasonably segregable therefrom,
  316. segregation is required to serve the objectives of the act to make
  317. public records available for public inspection and copying unless
  318. a particular statute makes them exempt.  Braun v City of Taft
  319. (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  320.  
  321.    In a declaratory relief action by a newspaper seeking to inspect
  322. or obtain a copy of a police report of an investigation of a high
  323. school principal for his alleged failure to report an incident of
  324. child abuse, the trial court erred in ruling that the report was
  325. absolutely privileged under Gov. Code, @ 6254, subd. (f), which
  326. exempts from disclosure records of complaints to or investigations
  327. by any state or local police agency. Under the California Public
  328. Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), the newspaper was
  329. entitled to a copy of the report if no confidential sources would
  330. be revealed, disclosure would not interfere with enforcement
  331. proceedings, no person would be deprived of a fair trial, release
  332. of the report would not constitute an unwarranted invasion of
  333. privacy, secret police investigative techniques or procedures would
  334. not be revealed, and the life or physical safety of law enforcement
  335. personnel would not be endangered. Accordingly, the trial court was
  336. required to conduct an in camera inspection and to release the
  337. report or parts thereof, or an accurate edited summary, unless the
  338. court found disclosure would result in an invasion of statutorily
  339. protected areas of information.  South Coast Newspapers, Inc. v
  340. City of Oceanside (1984, 4th Dist) 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr
  341. 527.
  342.    The California Public Records Act (CPRA) ( Gov. Code, @ 6250  et
  343. seq.) was modeled on the federal Freedom of Information Act (FOIA)
  344. (5 U.S.C. @ 552), enacted in 1967, and thus the CPRA can draw on
  345. its federal counterpart, the FOIA, for judicial construction and
  346. legislative history.  South Coast Newspapers, Inc. v City of
  347. Oceanside (1984, 4th Dist) 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr 527.
  348.  
  349.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.),
  350. like the federal Freedom of Information Act (5 U.S.C. @ 552), on
  351. which it was modeled, reflects a general public policy of
  352. disclosure that can only be accomplished by narrow construction of
  353. the statutory exemptions.  South Coast Newspapers, Inc. v City of
  354. Oceanside (1984, 4th Dist) 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr 527.
  355.    Although access to information under the Public Records Act (
  356. Gov.  Code, @  6250  et seq.) is a fundamental right to which all
  357. are entitled, nowhere does the act intimate that access to bulk
  358. records by commercial users may not be circumscribed by reasonable
  359. conditions regarding format and price. Shippen v Department of
  360. Motor Vehicles (1984, 3d Dist) 161 Cal App 3d 1119, 208 Cal Rptr
  361. 13.
  362.    Grounds to deny disclosure of information, sought under the
  363. California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), must
  364. be found, if at all, among the specific exceptions to the general
  365. policy that are enumerated in the act. The general policy of
  366. disclosure reflected in the act can only be accomplished by narrow
  367. construction of the statutory exemptions.  Citizens for a Better
  368. Environment v Department of Food & Agriculture (1985, 3d Dist) 171
  369. Cal App 3d 704, 217 Cal Rptr 504.
  370.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.)
  371. was modeled after the federal Freedom of Information Act. Thus, the
  372. judicial construction and legislative history of the federal act
  373. serve to illuminate the interpretation of its California
  374. counterpart. Despite a difference in wording, the purpose and
  375. subject matter of the federal and California exemptions are largely
  376. the same.  Citizens for a Better Environment v Department of Food
  377. & Agriculture (1985, 3d Dist) 171 Cal App 3d 704, 217 Cal Rptr 504.
  378.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.),
  379. modeled on the federal Freedom of Information Act (5 U.S.C. @ 552),
  380. reflects a general policy of disclosure of public records and
  381. information subject to narrowly drawn statutory exemptions. The
  382. provisions of @ 6250 et seq. represent the Legislature's balancing
  383. of the narrower privacy interest of individuals with the public's
  384. fundamental right to know about the conduct of public business. The
  385. entire legislative history of @ 6250 et seq. and similar "open
  386. government" legislation reflects a paramount concern with
  387. implementing the public's right to know about the conduct of public
  388. business.  City of Santa Rosa v Press Democrat (1986, 1st Dist) 187
  389. Cal App 3d 1315, 232 Cal Rptr 445.
  390.    Both the Open Meeting Act (Gov. Code, @ 11120 et seq.) and the
  391. Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) accommodate the
  392. protections of Rev. & Tax. Code, @ 11655 (requirement that State
  393. Board of Equalization keep any submitted information and documents
  394. relating to a taxpayer's business affairs secret). Business affairs
  395. information and records under the private railroad car tax law
  396. (Rev. & Tax. Code, @ 11201 et seq.) are exempt from disclosure
  397. under both acts. General American Transp. Corp. v State Bd. of
  398. Equalization (1987, 1st Dist) 193 Cal App 3d 1175, 238 Cal Rptr
  399. 865.
  400.  
  401.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.)
  402. does not create a right of public access to governmental
  403. information which justifies a grand jury's disclosure of raw
  404. evidentiary material in its report. The act exempts from its
  405. operation judicial agencies established in Cal. Const., art. VI;
  406. and, while the grand jury is nowhere mentioned in art. VI, the
  407. grand jury's nature as a judicial entity and the important public
  408. interest requiring its institutional secrecy are persuasive
  409. indications that the Legislature must have intended the grand jury
  410. to be similarly exempted from the act's provisions. McClatchy
  411. Newspapers v Superior Court of Fresno County (1988) 44 Cal 3d 1162,
  412. 245 Cal Rptr 774, 751 P2d 1329.
  413.    The California Public Records Act (Gov. Code, $ 6250 et seq.)
  414. was modeled on the 1967 federal Freedom of Information Act, and the
  415. judicial construction and legislative history of the federal act
  416. serve to illuminate the interpretation of its California
  417. counterpart.  Williams v Superior Court (1992, 4th Dist) 3 Cal App
  418. 4th 1292, 5 Cal Rptr 2d 142, review gr.
  419.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.)
  420. is modeled upon the federal Freedom of Information Act (5 U.S.C. @
  421. 552), and a court may look to the federal act's legislative history
  422. and judicial construction as an aid in interpreting the state act. 
  423. State Bd. of Equalization v Superior Court (1992, 3rd Dist) 10 Cal
  424. App 4th 1177, 13 Cal Rptr 2d 342.
  425.  
  426. To be able to browse preceding or succeeding code sections, enter
  427. B.  The first page of the document you are currently viewing will
  428. be displayed in FULL.
  429. -----------------------------------------------------------------
  430.  
  431.  
  432.                                GOVERNMENT CODE
  433.                                TITLE 1. GENERAL
  434.                           DIVISION 7. Miscellaneous
  435.                    CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  436.  
  437.                           Cal  Gov Code @ 6250  (1993)
  438.  
  439. @ 6250.  Legislative finding and declaration
  440.  
  441.    In enacting this chapter, the Legislature, mindful of the right
  442. of individuals to privacy, finds and declares that access to
  443. information concerning the conduct of the people's business is a
  444. fundamental and necessary right of every person in this state.
  445.  
  446.  
  447. HISTORY:
  448.    Added Stats 1968 ch 1473 @ 39; Amended Stats 1970 ch 575 @ 1.
  449.  
  450. NOTES:
  451. AMENDMENTS:
  452.    1970 Amendment: Substituted "person in" for "citizen of" after
  453. "necessary right of".
  454.  
  455. LEGISLATIVE COUNSEL'S OPINIONS:
  456.    Public records--privilege. 1968 AJ 7151.
  457.  
  458. COLLATERAL REFERENCES:
  459.    Witkin Evidence 2d @ 878A.
  460.    Cal Jur 3d (Rev) Criminal Law @ 2848.
  461.  
  462. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS:
  463.    Requirement that Department of Education release, on district by
  464. district basis, results of uniform tests given in grades 1, 2 and
  465. 3 under Miller-Unruh Basic Reading Act of 1965.  52 Ops Atty Gen
  466. 15.
  467.    Confidentiality of veneral disease records, compiled and kept by
  468. local health departments pursuant to regulation of State Department
  469. of Public Health; right of health officer receiving subpoena for
  470. such record to assert privilege pursuant to Ev C @ 1040.  53 Ops
  471. Atty Gen 10.
  472.    Public inspection of violation notices issued by local health
  473. departments pursuant to California Pure Foods Act and Food Crop
  474. Growing and Harvesting Sanitation Act.  53 Ops Atty Gen 258.
  475.    Propriety of using financial disclosure statements, filed
  476. pursuant to Governmental Conflict of Interest Act, in same manner
  477. as any other public record.  57 Ops Atty Gen 252.
  478.    The California Housing Finance Agency is neither required by the
  479. California Public Records Act (Gov. Code, @@ 6250 et seq.) or by
  480. the Information Practices Act of 1977 (Civ. Code, @@ 1798 et seq.),
  481. from providing the Carpenter Funds Administrative Office with the
  482. name, social security number, hourly wage, deductions from salary,
  483. trade of, and total number of hours worked by each carpenter
  484. employed on a project which the California Housing Finance Agency
  485. finances.  64 Ops Atty Gen 576.
  486.  
  487. ANNOTATIONS:
  488.    State freedom of information act requests: right to receive
  489. information in particular medium or format.  86 ALR4th 786.
  490.  
  491.  
  492.                                NOTES OF DECISIONS
  493.  
  494.    Where there is no contrary statute or countervailing public
  495. policy, the right to inspect public records must be freely allowed.
  496. In this regard the term "public policy" means anything which tends
  497. to undermine that sense of security for individual rights, whether
  498. of personal liberty or private property, which any citizen ought to
  499. feel has a tendency to be injurious to the public or the public
  500. good.  Craemer v Superior Court (1968) 265 CA2d 216, 71 Cal Rptr
  501. 193.
  502.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.)
  503. was enacted in 1968 to safeguard the accountability of government
  504. to the public, for secrecy is antithetical to a democratic system
  505. of "government of the people, by the people [and] for the people."
  506. San Gabriel Tribune v Superior Court (1983, 2d Dist) 143 Cal App 3d
  507. 762, 192 Cal Rptr 415.
  508.    The California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.),
  509. modeled after the 1967 federal Freedom of Information Act (FOIA),
  510. can draw on its federal counterpart for judicial construction and
  511. legislative history. Moreover, the act, like the FOIA, reflects a
  512. general policy of disclosure that can only be accomplished by
  513. narrow construction of the statutory exemptions. San Gabriel
  514. Tribune v Superior Court (1983, 2d Dist) 143 Cal App 3d 762, 192
  515. Cal Rptr 415.
  516.    Although Gov. Code, @ 6254, subd. (c), exempts personnel,
  517. medical, or similar files, the disclosure of which would constitute
  518. an unwarranted invasion of privacy, from disclosure under the
  519. Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), the Legislature,
  520. by using the word "files," did not intend to exempt the entire file
  521. and thus to prohibit the selective disclosure of certain documents
  522. from the file. In view of  Gov. Code, @ 6250,  which states that
  523. "In enacting this chapter, the Legislature, mindful of the right of
  524. individuals to privacy, finds and declares that access to
  525. information concerning the conduct of the people's business is a
  526. fundamental and necessary right of every person in this state" and
  527. the policy favoring disclosure of public records, it is unlikely
  528. that the Legislature intended such an all or nothing approach. 
  529. Braun v City of Taft (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal
  530. Rptr 654.
  531.  
  532.                                GOVERNMENT CODE
  533.                                TITLE 1. GENERAL
  534.                           DIVISION 7. Miscellaneous
  535.                    CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  536.                            Cal Gov Code @ 6252 (1993)
  537.  
  538. @ 6252.  Definition of terms
  539.  
  540.    As used in this chapter:
  541.  
  542.    (a) "State agency" means every state office, officer,
  543. department, division, bureau, board, and commission or other state
  544. body or agency, except those agencies provided for in Article IV
  545. (except Section 20 thereof) or Article VI of the California
  546. Constitution.
  547.  
  548.    (b) "Local agency" includes a county; city, whether general law
  549. or chartered; city and county; school district; municipal
  550. corporation; district; political subdivision; or any board,
  551. commission or agency thereof; other local public agency; or
  552. nonprofit organizations of local governmental agencies and
  553. officials which are supported solely by public funds.
  554.  
  555.    (c) "Person" includes any natural person, corporation,
  556. partnership, firm, or association.
  557.  
  558.    (d) "Public records" includes any writing containing information
  559. relating to the conduct of the public's business prepared, owned,
  560. used, or retained by any state or local agency regardless of
  561. physical form or characteristics. "Public records" in the custody
  562. of, or maintained by, the Governor's office means any writing
  563. prepared on or after January 6, 1975.
  564.  
  565.    (e) "Writing" means handwriting, typewriting, printing,
  566. photostating, photographing, and every other means of recording
  567. upon any form of communication or representation, including
  568. letters, words, pictures, sounds, or symbols, or combination
  569. thereof, and all papers, maps, magnetic or paper tapes,
  570. photographic films and prints, magnetic or punched cards, discs,
  571. drums, and other documents.
  572.  
  573.    (f) "Member of the public" means any person, except a member,
  574. agent, officer, or employee of a federal, state, or local agency
  575. acting within the scope of his or her membership, agency, office,
  576. or employment.
  577.  
  578. HISTORY:
  579.    Added Stats 1968 ch 1473 @ 39; Amended Stats 1970 ch 575 @ 2;
  580. Stats 1975 ch 1246 @ 2; Stats 1981 ch 968 @ 1.
  581.    Amended Stats 1991 ch 181 @ 1 (AB 788).
  582.  
  583. NOTES:
  584. AMENDMENTS:
  585.    1970 Amendment: (1) Substituted "any writing" for "all papers,
  586. maps, magnetic or paper tapes, photographic films and prints,
  587. magnetic or punched cards, discs, drums, and other documents"
  588. before "containing" in subd (d); and (2) added subd (e).
  589.    1975 Amendment: Added the second sentence in subd (d).
  590.    1981 Amendment: Added (1) "body or" in subd (a); (2) the commas
  591. after "custody of" and after "maintained by" in subd (d); and (3)
  592. subd (f).
  593.    1991 Amendment: Amended subd (b) by (1) deleting "or" after
  594. "agency thereof;"; and (2) adding "; or nonprofit organizations of
  595. local governmental agencies and officials which are supported
  596. solely by public funds".
  597.  
  598. CROSS REFERENCES:
  599.    Use by "local agency", as defined by this section, of
  600. confidential information supplied by applicant for appointment and
  601. commission as a notary public: Gov C @ 8201.5.
  602.    Writing received, owned, used, or retained by the State
  603. Department of Health Services in connection with the quality of
  604. long-term health facilities as public record within the meaning of
  605. subd (d) of this section: H & S C @ 1439.
  606.  
  607. COLLATERAL REFERENCES:
  608.    Witkin Evidence (3d ed) @ 901, 1250, 1251, 1578.
  609.    Witkin Procedure (3d ed) Trial @ 121.
  610.    Witkin Summary (9th ed) Constitutional Law @ 472.
  611.    Witkin Summary (8th ed) p 862.
  612.    Cal Jur 3d (Rev) Consumer and Borrower Protection Laws @ 315.
  613.    Cal Jur 3d Records and Recording Laws @ 8.
  614.    Ehrman & Flavin, Taxing California Property (3d ed) @ 15:01.
  615.  
  616. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS:
  617.    Confidentiality of certain details and requirement to disclose
  618. information in proposed prepaid health plans.  58 Ops Atty Gen 371.
  619.    Derogatory material contained in personnel file of school
  620. teacher constituting a public record of confidential nature may not
  621. be destroyed by governing board of local school district without
  622. complying with provisions of Ed C @ 1034; unauthorized destruction
  623. constituting violation of Gov C @ 6200.  58 Ops Atty Gen 422.
  624.    Documents submitted in support of application for financing
  625. through the California Pollution Control Financing Authority are
  626. public records subject to inspection by the public, and assurances
  627. of confidentiality cannot be given by the authority. Documents
  628. submitted with such assurances may be returned, subject to
  629. requirements of the State Records Management Act.  58 Ops Atty Gen
  630. 629. 
  631.  
  632.  
  633.                                NOTES OF DECISIONS
  634.  
  635.    In this state the terms "public records" and "public writings"
  636. are used synonymously.  Craemer v Superior Court (1968) 265 CA2d
  637. 216, 71 Cal Rptr 193.
  638.    The procedural regulations of the California Highway Patrol
  639. governing the investigation of citizen complaints concerning
  640. conduct of personnel in that department come within the meaning of
  641. "Public Records" in Gov. Code, @ 6252, subd (d), defining terms
  642. used in the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), and
  643. since such regulations are not themselves "records of complaints"
  644. or "investigations" within the meaning of Gov. Code, @ 6254, subd
  645. (f), and are thus not exempt from disclosure thereunder, or under
  646. Gov. Code, @ 6254, subd (k), they are required by the Public
  647. Records Act to be made available by the department for public
  648. inspection and copying.  Cook v Craig (1976) 55 CA3d 773, 127 Cal
  649. Rptr 712.
  650.    The scope of the term "public records" as used in Gov. Code, @
  651. 6252, subd (d), defining terms in the Public Records Act ( Gov.
  652. Code, @ 6250 et seq.), does not depend upon the scope of the term
  653. as used in cases interpreting it in the context of other statutes. 
  654. Cook v Craig (1976) 55 CA3d 773, 127 Cal Rptr 712.
  655.    In actions seeking reimbursement from the State of California
  656. and the California Highway Patrol for allegedly illegal charges
  657. made for copies of traffic accident reports and an injunction
  658. against such practice, the trial court properly sustained
  659. defendants' demurrers, where, though the reports were public
  660. records within the meaning of Gov. Code, @ 6252, subd. (d), and
  661. thus subject to the limitation of Gov. Code, @ 6257, as to charges
  662. for copies, the complaints failed to allege that plaintiffs were
  663. persons entitled, under Gov. Code, @ 6254, subd. (f), and Veh.
  664. Code, @ 20012, to such otherwise confidential information. However,
  665. the court should have granted plaintiffs leave to amend to allege
  666. such entitlement if the facts permitted.  Vallejos v California
  667. Highway Patrol (1979) 89 CA3d 781, 152 Cal Rptr 846.
  668.    Financial data supplied by a private waste disposal company to
  669. a city which the city relied on in granting a rate increase to the
  670. waste disposal company under the city's contract with the waste
  671. disposal company for the collection of waste and garbage within the
  672. city limits constituted "public records" within the meaning of Gov.
  673. Code, @ 6252, subd. (d), defining public records, and was therefore
  674. subject to public inspection under Gov. Code, @ 6253, unless
  675. otherwise exempted from disclosure. The city had a contractual
  676. relationship with the disposal company. The city delegated its duty
  677. of trash collection to the disposal company, but still retained the
  678. power and duty to monitor the disposal company's performance of its
  679. delegated duties, under the express terms of the contract. There
  680. was no question that the disposal company was providing a service
  681. to the residents of the city, by way of a contract made between it
  682. and the city. Assurance of confidentiality by the city to the
  683. disposal company that the data would remain private was not
  684. sufficient to convert what was a public record into a private
  685. record.  San Gabriel Tribune v Superior Court (1983, 2d Dist) 143
  686. Cal App 3d 762, 192 Cal Rptr 415.
  687.    Under the California Public Records Act defining public records
  688. as "any writing containing information relating to the conduct of
  689. the public's business prepared, owned, used, or retained by any
  690. state or local agency" (Gov.  Code, @ 6252, subd. (d)), and
  691. defining local agency to include a county, a county's claim
  692. settlement committee was a "local agency" and documents relating to
  693. the settlement of a private personal injury claim with public funds
  694. constituted "writings" containing information regarding "the
  695. conduct of the public business," subject to public inspection and
  696. disclosure under the act.  Register Div. of Freedom Newspapers,
  697. Inc. v County of Orange (1984, 4th Dist) 158 Cal App 3d 893, 205
  698. Cal Rptr 92.
  699.    Although court records are exempt from public inspection (Gov.
  700. Code, @ 6252, subd. (a)) under the California Public Records Act
  701. (Gov.  Code, @ 6251 et seq.), both the federal and state
  702. Constitutions provide broad access rights to judicial hearings and
  703. records. The preclusion from public inspection should be permitted
  704. only upon a showing that revelation would tend to undermine
  705. individual security, personal liberty, or private property, or
  706. injure the public or the public good. Copley Press, Inc. v Superior
  707. Court (1992, 4th Dist) 6 Cal App 4th 106, 7 Cal Rptr 2d 841.
  708.    The trial court did not err in denying a probationer's petition
  709. for a writ of mandate by which he sought, under the Public Records
  710. Act ( Gov. Code, @ 6250 et seq.), to compel the probation
  711. department to give him a copy of his own probation file. Probation
  712. files are court records, and thus are specifically excluded by Gov.
  713. Code, @ 6252, subd. (a), from the disclosure required under the
  714. act. Although court records are open to the public unless they are
  715. specifically exempted from disclosure by statute or are protected
  716. by the court itself due to the necessity of confidentiality, Pen.
  717. Code, @ 1203.10, requiring that the probation file be open to
  718. inspection to "any other person appointed by the court," suggests
  719. only that the court may allow a defendant to inspect the probation
  720. file or a portion of it. Even if the court allows such inspection,
  721. it could and should limit the inspection to nonconfidential
  722. matters. Since the probationer did not show good cause, or any
  723. cause, for the inspection he desired, but only argued that
  724. inspection was required by statute, he was not entitled to writ
  725. relief.  McGuire v Superior Court (1993, 1st Dist) 12 Cal App 4th
  726. 1685, 16 Cal Rptr 2d 726.
  727.  
  728.                                GOVERNMENT CODE
  729.                                TITLE 1. GENERAL
  730.                           DIVISION 7. Miscellaneous
  731.                    CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  732.                            Cal Gov Code @ 6253 (1993)
  733.  
  734. @ 6253.  Times when records are open to inspection; Establishment
  735. of written guidelines for accessibility of records
  736.  
  737.    (a) Public records are open to inspection at all times during
  738. the office hours of the state or local agency and every person has
  739. a right to inspect any public record, except as hereafter provided.
  740. Every agency may adopt regulations stating the procedures to be
  741. followed when making its records available in accordance with this
  742. section. 
  743.    The following state and local bodies shall establish written
  744. guidelines for accessibility of records. A copy of these guidelines
  745. shall be posted in a conspicuous public place at the offices of
  746. these bodies, and a copy of the guidelines shall be available upon
  747. request free of charge to any person requesting that body's
  748. records:
  749.  
  750.    Department of Motor Vehicles
  751.  
  752.    Department of Consumer Affairs
  753.  
  754.    Department of Transportation
  755.  
  756.    Department of Real Estate
  757.  
  758.    Department of Corrections
  759.  
  760.    Department of the Youth Authority
  761.  
  762.    Department of Justice
  763.  
  764.    Department of Insurance
  765.  
  766.    Department of Corporations
  767.  
  768.    Secretary of State
  769.  
  770.    State Air Resources Board
  771.  
  772.    Department of Water Resources
  773.  
  774.    Department of Parks and Recreation
  775.  
  776.    San Francisco Bay Conservation and Development Commission
  777.  
  778.    State Board of Equalization
  779.  
  780.    State Department of Health Services
  781.  
  782.    Employment Development Department
  783.  
  784.    State Department of Social Services
  785.  
  786.    State Department of Mental Health
  787.  
  788.    State Department of Developmental Services
  789.  
  790.    State Department of Alcohol and Drug Abuse
  791.  
  792.    Office of Statewide Health Planning and Development
  793.  
  794.    Public Employees' Retirement System
  795.  
  796.    Teachers' Retirement Board
  797.  
  798.    Department of Industrial Relations
  799.  
  800.    Department of General Services
  801.  
  802.    Department of Veterans Affairs
  803.  
  804.    Public Utilities Commission
  805.  
  806.    California Coastal Commission
  807.  
  808.    State Water Quality Control Board
  809.  
  810.    San Francisco Bay Area Rapid Transit District
  811.  
  812.    All regional water quality control boards
  813.  
  814.    Los Angeles County Air Pollution Control District
  815.  
  816.    Bay Area Air Quality Management District
  817.  
  818.    Golden Gate Bridge, Highway and Transportation District
  819.  
  820.    Department of Toxic Substances Control
  821.  
  822.    Office of Environmental Health Hazard Assessment
  823.  
  824.    (b) Guidelines and regulations adopted pursuant to this section
  825. shall be consistent with all other sections of this chapter and
  826. shall reflect the intention of the Legislature to make the records
  827. accessible to the public.  The guidelines and regulations adopted
  828. pursuant to this section shall not operate to limit the hours
  829. public records are open for inspection as prescribed in subdivision
  830. (a).
  831.  
  832. HISTORY:
  833.  
  834.    Added Stats 1968 ch 1473 @ 39; Amended Stats 1973 ch 664 @ 1;
  835. Stat 1974 ch 544 @ 7; Stats 1975 ch 957 @ 6; Stats 1977 ch 1252 @
  836. 96, operative July 1, 1978; Stats 1979 ch 373 @ 120.
  837.  
  838.    Amended Stats 1983 ch 826 @ 1; Stats 1988 ch 409 @ 1; Governor's
  839. Reorganization Plan No. 1 of 1991 @ 155, effective July 17, 1991.
  840.  
  841. NOTES:
  842. EDITOR'S NOTES:
  843.    Under Gov C @ 12080.5, the Governor's Reorganization Plan No. 1
  844. of 1991, of May 17, 1991, became effective July 17, 1991.
  845.  
  846. AMENDMENTS:
  847.    1973 Amendment: (1) Amended subd (a) by (a) adding "(a)" before
  848. "Public"; (b) adding the second paragraph; and (2) added subd (b).
  849.  
  850.    1974 Amendments: Substituted "Department of Employment
  851. Development" for "Department of Human Resources Development" and
  852. "Department of Benefit Payments" for "Department of Social Welfare"
  853. in subd (a).
  854.  
  855.    1975 Amendment: Amended the second paragrah of subd (a) by (1)
  856. deleting "by July 1, 1974" at the end of the first sentence and
  857. after "such bodies" in the second sentence; (2) deleting
  858. "thereafter" after "guidelines shall" in the second sentence; (3)
  859. substituting "Department of the Youth Authority" for "California
  860. Youth Authority"; (4) adding "State" before "Air Resources" and
  861. before "Department of Health"; (5) adding "San Francisco" before
  862. "Bay Conservation" and before "Bay Area"; (6) substituting
  863. "Employment Development Department" for "Department of Employment
  864. Development"; (7) substituting "Board" for "System" after
  865. "Teachers' Retirement"; (8) substituting "California Coastal Zone
  866. Conservation Commission" for "California Coastline Commission"; (9)
  867. substituting "coastal zone conservation commissions" for "coastline
  868. commissions"; and (10) added "County" after "Los Angeles".
  869.  
  870.    1977 Amendment: Amended the second paragraph by (1) substituting
  871. "State Department of Health Services" for "State Department of
  872. Health"; (2) substituting "State Department of Social Services" for
  873. "Department of Benefit Payments"; and (3) adding "State Department
  874. of Mental Health", "State Department of Developmental Services",
  875. "State Department of Alcohol and Drug Abuse", and
  876. "State Office of Statewide Health Planning and Development".
  877.  
  878.    1979 Amendment: Routine code maintenance.
  879.  
  880.    1983 Amendment: (1) Substituted "the" for "such" after "a copy
  881. of" in the introductory clause of the second paragraph of subd (a)
  882. and after "Legislature to make" in the first sentence of subd (b);
  883. (2) amended the list in subd (a) by (a) substituting "California
  884. Coastal Commission" for "California Coastal Zone Conservation
  885. Commission"; and (b) deleting "All regional coastal zone
  886. conservation commissions" before "State Water Quality Control
  887. Board"; and (3) added the second sentence of subd (b).
  888.  
  889.    1988 Amendment: Amended the second paragraph of subd (a) by (1)
  890. substituting "these" for "such" after "the offices of" in the
  891. introductory clause; and (2) adding the State Board of Equalization
  892. to the list of government agencies.
  893.  
  894.    1991 Amendment: Amended subd (a) by (1) Substituting "Quality
  895. Management " for "Pollution Control" after "Bay Area Air"; and (2)
  896. adding "Department of Toxic Substances Control
  897.    "Office of Environmental Health Hazard Assessment"
  898.  
  899. HISTORICAL DERIVATION:
  900.    (a) Former @ 1227, as added by Stats 1951 ch 655 @ 23.
  901.    (b) Former Pol C @ 1032, as amended by Code Amdts 1873--74 ch
  902. 610 @ 27 p 14, Stats 1921 ch 355 @ 1 p 535.
  903.  
  904. LEGISLATIVE COUNSEL'S OPINIONS:
  905.    Public records--privilege. 1968 AJ 7151.
  906.  
  907. CROSS REFERENCES:
  908.    Fact of filing of complaint in issuance of attachment not to be
  909. made public until filing of return of writ: CCP @ 482.050.
  910.  
  911.    Records of Insurance Commissioner regarding issuance and sale of
  912. securities by insurers open to public: Ins C @ 855.
  913.    Confidentiality of annual report to State Geologist: Pub Res C
  914. @ 2207.
  915.  
  916. COLLATERAL REFERENCES:
  917.    Witkin Evidence (3d ed) @@ 1252, 1260.
  918.    Witkin Summary (9th ed) Workers' Compensation @ 20.
  919.    Witkin Summary (8th ed) p 862.
  920.    Cal Jur 3d Abstracters and Title Insurers @ 3, Wills @ 235.
  921.    Cal Practice (Rev) Ch 20 Discovery Proceedings @ 20:7.
  922.  
  923. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS:
  924.    A trial judge's letter to the advisory pardon board regarding an
  925. application for executive clemency as confidential.  1 Ops Atty Gen
  926. 144.
  927.    Disclosure by Labor Commissioner of information obtained from
  928. applicant for employment agency license.  5 Ops Atty Gen 145.
  929.    Original copy of State Constitution and original laws not to be
  930. removed from the office of the Secretary of State for exhibition
  931. elsewhere. 12 Ops Atty Gen 147.
  932.    Inspection of files of Adult Authority relating to individual
  933. inmates and parolees.  13 Ops Atty Gen 180.
  934.    Access to vital statistics records.  15 Ops Atty Gen 164.
  935.    Inspection of records in central record depositary--effect of
  936. passage of time upon confidential or restricted character of
  937. records.  15 Ops Atty Gen 242.
  938.    Authority of district or deputy to administer and certify oath
  939. of complaining witness to criminal complaint.  15 Ops Atty Gen 304.
  940.    Names and addresses of public high school students as not public
  941. writings within meaning of section.  16 Ops Atty Gen 163.
  942.    Confidential nature of report of State Department of Public
  943. Health on county hospital, and data and information obtained during
  944. investigation. 18 Ops Atty Gen 231.
  945.    Adult probation officer's report as public record when.  24 Ops
  946. Atty Gen 219.
  947.    Controller's records indicating amounts of individual payments
  948. to person retired under State Employee's Retirement Act and names
  949. of individual payees as public records open to inspection by any
  950. State citizen.  25 Ops Atty Gen 90.
  951.    Records maintained by Department of Motor Vehicles pertaining to
  952. physical or mental condition of person as confidential records and
  953. not open to public inspection; right of department to establish
  954. regulations making records, other than those which are
  955. confidential, available for reasonable inspection.  26 Ops Atty Gen
  956. 136.
  957.    Right of registrar of voters to make available to private
  958. citizens duplicate of set of punch cards prepared by him, showing
  959. information contained on affidavits of registration of voters.  27
  960. Ops Atty Gen 30.
  961.    Notice of intention to sell subdivided land as public record
  962. which any citizen has right to inspect; preliminary title report,
  963. furnished as part of subdivision filings, as private writing and
  964. not public record subject to public inspection.  27 Ops Atty Gen
  965. 194.
  966.    General financial records of State Employees' Retirement System,
  967. records of investments, reports of actuaries and public agency
  968. contracts and related correspondence as subject to public
  969. inspection; information filed by members of system and pertaining
  970. to individual members thereof as confidential and not to be
  971. divulged.  27 Ops Atty Gen 267.
  972.    Availability for public inspection of separate tax statement
  973. required to be filed where party requests that county recorder make
  974. permanent record of realty transfer document before affixing tax
  975. stamps. 51 Ops Atty Gen 62.
  976.    Availability for public inspection of files of Board of Pilot
  977. Commissioners; authority of board to impose requirement that
  978. persons wishing to inspect material on file do so only in presence
  979. of commissioner or employee of Pilot Commission and only at
  980. reasonable hours.  53 Ops Atty Gen 136.
  981.    Public inspection of violation notices issued by local health
  982. departments pursuant to California Pure Foods Act and Food Crop
  983. Growing and Harvesting Sanitation Act.  53 Ops Atty Gen 258.
  984.    Necessity that standards promulgated by county pursuant to W &
  985. I C @ 17001 concerning aid and care for indigent and dependent poor
  986. of county be opened to public inspection.  55 Ops Atty Gen 67.
  987.    Availability for public inspection of records concerning
  988. therapeutic abortion information on individual hospitals, but not
  989. concerning individual persons.  55 Ops Atty Gen 369.
  990.    Requirement that mechanical "reader" be available to public for
  991. microfilm and microfiche items, after copying and destroying city
  992. records; furnishing copies of requested records; propriety of
  993. making additional microphotographs or microfilm copy, required by
  994. Government Code @ 34090.5, from the original document or from
  995. microphotograph thereof. 57 Ops Atty Gen 307.
  996.    Circumstances under which University of California board of
  997. regents may conduct executive sessions and subject which may be
  998. considered during such sessions.  58 Ops Atty Gen 273.
  999.    Confidentiality of certain details and requirement to disclose
  1000. information in proposed prepaid health plans.  58 Ops Atty Gen 371.
  1001.    The Treasurer's records that specify the owners of state
  1002. registered bonds are open to public inspection under the California
  1003. Public Records Act, [Gov C, @ 6250--6260], with the exception that
  1004. the name and address of individual bond owners may not be
  1005. distributed for commercial purposes, sold or rented by the
  1006. treasurer's office.  62 Ops Atty Gen 436.
  1007.    An elementary or high school district must provide a copy of a
  1008. textbook or other written instructional material used in the
  1009. district pursuant to a request, accompanied by the requisite fee,
  1010. made pursuant to the California Public Records Act, [Gov. Code, @@
  1011. 6250 et seq.], unless 
  1012. (a) it is test material exempt from disclosure; 
  1013. (b) providing the copy would infringe a copyright; or 
  1014. (c)  providing the copy would constitute an unreasonable burden on
  1015. the operation of a district.  64 Ops Atty Gen 186.
  1016.    Pupil records, protected by Ed. Code, @ 49076, of pupils who are
  1017. not parties to a hearing regarding another child's placement or
  1018. continued enrollment in a special education class, may be produced
  1019. by a school district in response to a subpoena duces tecum issued
  1020. by the Superintendent of Public Instruction only when a court has
  1021. ordered the school district to comply with the subpoena, in the
  1022. manner provided by law or when the parents of the affected pupils
  1023. consent in writing to the release of the pupil records of their
  1024. children.  64 Ops Atty Gen 292.
  1025.    Where a city clerk makes an authorized tape recording of a city
  1026. council meeting to facilitate the preparation of the minutes, any
  1027. person has a right to inspect the tape, receive copies of the tape,
  1028. and the tape recording may be destroyed at any time if the purpose
  1029. for which it was made and retained was solely to facilitate the
  1030. preparation of the minutes of the meeting. 64 Ops Atty Gen 317.
  1031.    Those financial statements requested and received by county from
  1032. potential bidders for refuse disposal contracts are confidential
  1033. and are not open to public when they are examined by committee of
  1034. board of supervisors at meeting subject to the Brown Act.  68 Ops
  1035. Atty Gen 16.
  1036.  
  1037. ANNOTATIONS:
  1038.  
  1039.    What are "records" of agency which must be made available under
  1040. state freedom of information act.  27 ALR4th 680.
  1041.    What constitutes an agency subject to application of state
  1042. freedom of information act.  27 ALR4th 742.
  1043.    State freedom of information act requests: right to receive
  1044. information in particular medium or format.  86 ALR4th 786.
  1045.  
  1046.                                NOTES OF DECISIONS
  1047.  1. In General
  1048.  2. Identification Requirement and Disclosure; 
  1049.        Sufficient State Interest
  1050.  3. Inspection Right
  1051.  4. Reports or Documents Subject to Inspection
  1052.  
  1053.                                NOTES OF DECISIONS
  1054.  
  1055. 1. In General
  1056.    In order that entry or record of official acts of public officer
  1057. shall be public record, it is not necessary that such record be
  1058. expressly required by law to be kept, but it is sufficient if it is
  1059. necessary or convenient to discharge of official duty.  Jessup v
  1060. Superior Court (1957) 151 CA2d 102, 311 P2d 177.
  1061.    An agreement entered into between a school district and a
  1062. private corporation, providing for performance by the corporation
  1063. of research and development work and services for a fee, could not
  1064. be said to require the district to violate Gov. Code, @ 6253,
  1065. requiring generally that public records be open to inspection
  1066. during an agency's office hours, but giving the agency the right to
  1067. adopt regulations stating the procedures to be followed when making
  1068. records available, where the agreement specifically permitted the
  1069. disclosure of any confidential material for which there was a
  1070. reasonable and proper need, on the condition that the person
  1071. receiving the material agree not to publish or sell it. Moreover,
  1072. Gov. Code, @ 6254, provides that nothing in the Public Records Act
  1073. shall be construed to require disclosure of records exempted by
  1074. provisions of the Evidence Code relating to privilege, and, under
  1075. Evid. Code, @ 1060, the owner of a trade secret is privileged to
  1076. refuse to disclose, and to prevent another from disclosing the
  1077. secret.  California School Employees Asso. v Sunnyvale Elementary
  1078. School Dist. (1973) 36 CA3d 46, 111 Cal Rptr 433.
  1079.    The statutory procedure for the giving of notice regarding the
  1080. adoption of rules and regulations by the air pollution control
  1081. districts provides for adequate notice of such rules and
  1082. regulations and therefore accords due process to persons accused of
  1083. violations. Health & Saf. Code, @ 40703, providing for notice of
  1084. the intended adoption of such rules, is sufficient to apprise all
  1085. interested persons and to afford them opportunity to present
  1086. objections. Health & Saf. Code, @ 40704, providing for the filing
  1087. of adopted rules with the Air Resources Board, establishes a common
  1088. and definite place where the contents of such rules may be found
  1089. and inspected pursuant to the Public Records Act ( Gov. Code, @
  1090. 6250  et seq.).  People v A-1 Roofing Service, Inc. (1978) 87 CA3d
  1091. Supp 1, 151 Cal Rptr 522.
  1092.    Under Gov. Code, @ 6253, subd. (a), which gives every person a
  1093. right to inspect any public record, subject to specific exceptions,
  1094. a newspaper enjoys the identical right.  Times Mirror Co. v
  1095. Superior Court, County of Sacramento (1990, 3rd Dist) 217 Cal App
  1096. 3d 360, 265 Cal Rptr 844, review gr (1990, Cal) 269 Cal Rptr 73,
  1097. 790 P2d 237.
  1098.  
  1099. 2. Identification Requirement and Disclosure; Sufficient State
  1100. Interest
  1101.  
  1102.    A University of California policy of annexing limited disclosure
  1103. conditions (purpose and officers' names) to the privilege of
  1104. becoming a registered campus organization entitled to use campus
  1105. facilities, and of opening such statements to inspection by the
  1106. public, was justified where there was a sufficient state interest
  1107. to outweigh alleged impairment of First Amendment rights of an
  1108. officer of such a registered organization, particularly where it
  1109. could not be said that the identification requirement and
  1110. disclosure of the limited information to a member of the public
  1111. would unduly deter the freedom of expression of dissident
  1112. organizations and their officers, but rather that the regulation
  1113. appeared well designed to promote that freedom of expression in a
  1114. manner consistent with the University's interest in insuring the
  1115. orderly enjoyment of its facilities, together with the public
  1116. rights to ascertain the identity of organizations and the
  1117. responsible officers using public property.  Eisen v University of
  1118. Cal.(1969) 269 CA2d 696, 75 Cal Rptr 45, 37 ALR3d 1300.
  1119.    The right of the People of California to know the identity and
  1120. respective officers of student organizations that might be using
  1121. public financed and owned campus facilities of the University was
  1122. a sufficient compelling public interest to warrant minimal indirect
  1123. infringement of such an officer's first amendment rights by a
  1124. policy of annexing limited disclosure conditions (purpose and
  1125. officers' names) to the privilege of becoming a registered campus
  1126. organization entitled to use campus facilities, and of opening such
  1127. statements to inspection by the public, where the only information
  1128. made available was the purpose of the organization and the names of
  1129. its officers, a modicum of information far from overly broad to
  1130. accomplish the legitimate and substantial purpose of the policy.
  1131. Eisen v University of Cal. (1969) 269 CA2d 696, 75 Cal Rptr 45, 37
  1132. ALR3d 1300.
  1133.    Just as the People of the State have a right to know how their
  1134. elected officials conduct the public business, they are entitled to
  1135. know the identity and responsible officers of organizations that
  1136. are granted the privilege of becoming campus organizations using
  1137. the public property and facilities of the University.  Eisen v
  1138. University of Cal. (1969) 269 CA2d 696, 75 Cal Rptr 45, 37 ALR2d
  1139. 1300.
  1140.  
  1141. 3. Inspection Right
  1142.  
  1143.    A citizen's inspection right as to preliminary estimates and
  1144. details in connection with the Hetch Hetchy project of the city and
  1145. county of San Francisco is not affected by the fact that the plans
  1146. in question are tentative and liable to error or alteration since,
  1147. while they may not represent the final result of the work of the
  1148. city engineer's office, they are important details of that work,
  1149. even if the public's interest is only to see that the city engineer
  1150. is taking steps toward the completion of the project.  Coldwell v
  1151. Board of Public Works (1921) 187 C 510, 202 P 879.
  1152.    A citizen's right to inspect preliminary estimates and details
  1153. in connection with the acquisition and construction of a municipal
  1154. water supply system as "other matters" within the meaning of this
  1155. section is not affected by the fact that the city engineer had
  1156. communicated them to the city attorney as confidential matter in
  1157. pending and anticipated litigation affecting the project. Coldwell
  1158. v Board of Public Works (1921) 187 C 510, 202 P 879.
  1159.    Where preliminary estimates and details in connection with the
  1160. acquisition and construction of a municipal water supply project
  1161. were permitted by the city engineer to be inspected by some
  1162. citizens, other citizens' inspection right cannot be refused on the
  1163. ground that the matter was of a confidential character. Coldwell v
  1164. Board of Public Works (1921) 187 C 510, 202 P 879.
  1165.    Public policy demands that certain communications and documents
  1166. shall be treated as confidential and not open to indiscriminate
  1167. inspection, notwithstanding that they are in the custody of a
  1168. public officer or board and are of a public nature.  Runyon v Board
  1169. of Prison Terms & Paroles (1938) 26 CA2d 183, 79 P2d 101.
  1170.  
  1171.    Public policy prohibits indiscriminate inspection of documents
  1172. and records kept on file in public institutions, concerning the
  1173. condition, care, and treatment of the inmates thereof, and the
  1174. files in the offices of those charged with the execution of the
  1175. laws relating to the apprehension, prosecution and punishment of
  1176. criminals.  Runyon v Board of Prison Terms & Paroles (1938) 26 CA2d
  1177. 183, 79 P2d 101.
  1178.    Right of inspection may be curtailed in relation to
  1179. communications or portions thereof where public policy, enacted
  1180. into statutory law, demands that disclosure be prohibited.  San
  1181. Francisco v Superior Court (1951) 38 C2d 156, 238 P2d 581.
  1182.    Written statements made by officers or employees within prison
  1183. concerning killing happening therein, and copies of statements
  1184. taken from prisoners, in hands of coroner, are not public records
  1185. such as to be subject to inspection by defendants.  Burwell v Teets
  1186. (1957) 245 F2d 154.
  1187.  
  1188. 4. Reports or Documents Subject to Inspection
  1189.  
  1190.    Written charge made to board of supervisors, board of directors
  1191. or trustees of college or other state institution, upon being filed
  1192. in office of custodian of their records, does not necessarily
  1193. become public record to which any citizen may have access at
  1194. pleasure.  Colnon v Orr (1886) 71 C 43, 11 P 814.
  1195.    Public has right to know and discuss all judicial proceedings,
  1196. unless such right is expressly interdicted by constitutional or
  1197. statutory provisions, or unless publication prohibited by court
  1198. order is of such a nature as to obstruct or embarrass court in its
  1199. administration of law and execution of powers expressly conferred
  1200. upon it.  Shortridge, In re (1893) 99 C 526, 34 P 227.
  1201.    Judgment of conviction delivered with convict and filed by
  1202. warden of State prison as commitment is public document which
  1203. citizen has right to inspect. People v Howard (1925) 72 CA 561, 237
  1204. P 780.
  1205.    Autopsy report is public record which citizen may inspect.
  1206. Walker v Superior Court (1957) 155 CA2d 134, 317 P2d 130.
  1207.    Monthly pesticide spray reports submitted in accordance with Agr
  1208. Code, @ 11733, to a county agricultural commissioner, each
  1209. containing the name of the operator, the location and owners of the
  1210. lands to which pesticides were applied, the chemical combinations,
  1211. quantities, concentrations, and dates of such applications, and the
  1212. crops and pests involved, were "public records" within the meaning
  1213. of the California Public Records Act (Gov Code, @@ 6250 et seq.)
  1214. Uribe v Howie (1971) 19 CA3d 194, 96 Cal Rptr 493.
  1215.    Under Pen Code, @ 2081.5, limiting access to a prisoner's
  1216. records to the authorities listed therein, Gov Code, @ 6253, subd
  1217. (f), exempting certain prison records from the general disclosure
  1218. provisions of the statute, and Gov Code, @ 6255, authorizing the
  1219. withholding of records for reasons of public policy, the news media
  1220. was properly denied access to the prison files of an inmate facing
  1221. serious criminal charges in which criminal proceedings the court
  1222. had entered a publicity order in protection of the inmate's right
  1223. to a fair trial.  Yarish v Nelson (1972) 27 CA3d 893, 104 Cal Rptr
  1224. 205.
  1225.    In holding that letters of complaint to the Bureau of
  1226. Collections and Investigative Services charging unethical or
  1227. abusive practices by licensed collection agencies are exempt from
  1228. disclosure as "records of complaint" within the meaning of Gov.
  1229. Code, @ 6254, subd. (f), the trial court erred in failing to find
  1230. on the material factor, urged as a special basis of plaintiffs'
  1231. demand for disclosure under the Public Records Act, of the bureau's
  1232. practice of furnishing copies of consumer complaints to the
  1233. affected licensees. Gov. Code, @ 6254, setting forth various
  1234. categories of exemptions, and further providing that it is not to
  1235. be construed as "preventing" public inspection of exempted material
  1236. not otherwise prohibited by law, does not permit selective
  1237. disclosure. The practice of disclosing complaints to the affected
  1238. licensees destroys the privilege of confidentiality otherwise
  1239. permitted by the statute, and, when a record loses its exempt
  1240. status, it becomes subject to the provision of Gov. Code, @ 6253,
  1241. subd. (a), that "every citizen has a right to inspect any public
  1242. record." Black Panther Party v Kehoe (1974) 42 CA3d 645, 117 Cal
  1243. Rptr 106.
  1244.    Financial data supplied by a private waste disposal company to
  1245. a city which the city relied on in granting a rate increase to the
  1246. waste disposal company under the city's contract with the waste
  1247. disposal company for the collection of waste and garbage within the
  1248. city limits constituted "public records" within the meaning of Gov.
  1249. Code, @ 6252, subd. (d), defining public records, and was therefore
  1250. subject to public inspection under Gov. Code, @ 6253, unless
  1251. otherwise exempted from disclosure. The city had a contractual
  1252. relationship with the disposal company. The city delegated its duty
  1253. of trash collection to the disposal company, but still retained the
  1254. power and duty to monitor the disposal company's performance of its
  1255. delegated duties, under the express terms of the contract. There
  1256. was no question that the disposal company was providing a service
  1257. to the residents of the city, by way of a contract made between it
  1258. and the city. Assurance of confidentiality by the city to the
  1259. disposal company that the data would remain private was not
  1260. sufficient to convert what was a public record into a private
  1261. record.  San Gabriel Tribune v Superior Court (1983, 2d Dist) 143
  1262. Cal App 3d 762, 192 Cal Rptr 415.
  1263.    Two letters, one appointing a city firefighter to the position
  1264. of transit administrator and the other rescinding the appointment,
  1265. and the firefighter's salary card, which were part of the
  1266. employee's personnel file, were public records. They clearly
  1267. related to the conduct of the city's business. Thus, the city was
  1268. required to make these records accessible to the public under Gov.
  1269. Code, @ 6253, unless the letters and the personnel card were exempt
  1270. from disclosure (Gov. Code, @ 6254), or the city could show
  1271. justification for not disclosing them (Gov. Code, @ 6255).  Braun
  1272. v City of Taft (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr
  1273. 654.
  1274.                                GOVERNMENT CODE
  1275.                                TITLE 1. GENERAL
  1276.                           DIVISION 7. Miscellaneous
  1277.                    CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  1278.  
  1279.                            Cal Gov Code @ 6254 (1993)
  1280.  
  1281. @ 6254.  (First of two; Operative until July 1, 1993) Records
  1282. exempt from disclosure requirements
  1283.  
  1284.    Except as provided in Section 6254.7, nothing in this chapter
  1285. shall be construed to require disclosure of records that are any of
  1286. the following:
  1287.  
  1288.                            Cal Gov Code @ 6254 (1993)
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.    (a) Preliminary drafts, notes, or interagency or intra-agency
  1293. memoranda which are not retained by the public agency in the
  1294. ordinary course of business, provided that the public interest in
  1295. withholding those records clearly outweighs the public interest in
  1296. disclosure.
  1297.  
  1298.    (b) Records pertaining to pending litigation to which the public
  1299. agency is a party, or to claims made pursuant to Division 3.6
  1300. (commencing with Section 810), until the pending litigation or
  1301. claim has been finally adjudicated or otherwise settled.
  1302.  
  1303.    (c) Personnel, medical, or similar files, the disclosure of
  1304. which would constitute an unwarranted invasion of personal privacy.
  1305.  
  1306.    (d) Contained in or related to:
  1307.  
  1308.    (1) Applications filed with any state agency responsible for the
  1309. regulation or supervision of the issuance of securities or of
  1310. financial institutions, including, but not limited to, banks,
  1311. savings and loan associations, industrial loan companies, credit
  1312. unions, and insurance companies.
  1313.  
  1314.    (2) Examination, operating, or condition reports prepared by, on
  1315. behalf of, or for the use of, any state agency referred to in
  1316. paragraph (1).
  1317.  
  1318.    (3) Preliminary drafts, notes, or interagency or intra-agency
  1319. communications prepared by, on behalf of, or for the use of, any
  1320. state agency referred to in paragraph (1).
  1321.  
  1322.    (4) Information received in confidence by any state agency
  1323. referred to in paragraph (1).
  1324.  
  1325.    (e) Geological and geophysical data, plant production data, and
  1326. similar information relating to utility systems development, or
  1327. market or crop reports, which are obtained in confidence from any
  1328. person.
  1329.  
  1330.    (f) Records of complaints to, or investigations conducted by, or
  1331. records of intelligence information or security procedures of, the
  1332. office of the Attorney General and the Department of Justice, and
  1333. any state or local police agency, or any investigatory or security
  1334. files compiled by any other state or local police agency, or any
  1335. investigatory or security files compiled by any other state or
  1336. local agency for correctional, law enforcement, or licensing
  1337. purposes, except that state and local law enforcement agencies
  1338. shall disclose the names and addresses of persons involved in, or
  1339. witnesses other than confidential informants to, the incident, the
  1340. description of any property involved, the date, time, and location
  1341. of the incident, all diagrams, statements of the parties involved
  1342. in the incident, the statements of all witnesses, other than
  1343. confidential informants, to the victims of an incident, or an
  1344. authorized representative thereof, an insurance carrier against
  1345. which a claim has been or might be made, and any person suffering
  1346. bodily injury or property damage or loss, as the result of the
  1347. incident caused by arson, burglary, fire, explosion, larceny,
  1348. robbery, vandalism, vehicle theft, or a crime as defined by
  1349. subdivision (c) of Section 13960, unless the disclosure would
  1350. endanger the safety of a witness or other person involved in the
  1351. investigation, or unless disclosure would endanger the successful
  1352. completion of the investigation or a related investigation.
  1353. However, nothing in this division shall require the disclosure of
  1354. that portion of those investigative files which reflect the
  1355. analysis or conclusions of the investigating officer.
  1356.  
  1357.    Other provisions of this subdivision notwithstanding, state and
  1358. local law enforcement agencies shall make public the following
  1359. information, except to the extent that disclosure of a particular
  1360. item of information would endanger the safety of a person involved
  1361. in an investigation or would endanger the successful completion of
  1362. the investigation or a related investigation:
  1363.  
  1364.    (1) The full name, current address, and occupation of every
  1365. individual arrested by the agency, the individual's physical
  1366. description including date of birth, color of eyes and hair, sex,
  1367. height and weight, the time and date of arrest, the time and date
  1368. of booking, the location of the arrest, the factual circumstances
  1369. surrounding the arrest, the amount of bail set, the time and manner
  1370. of release or the location where the individual is currently being
  1371. held, and all charges the individual is being held upon, including
  1372. any outstanding warrants from other jurisdictions and parole or
  1373. probation holds.
  1374.  
  1375.    (2) Subject to the restrictions imposed by Section 841.5 of the
  1376. Penal Code, the time, substance, and location of all complaints or
  1377. requests for assistance received by the agency and the time and
  1378. nature of the response thereto, including, to the extent the
  1379. information regarding crimes alleged or committed or any other
  1380. incident investigated is recorded, the time, date, and location of
  1381. occurrence, the time and date of the report, the name, age, and
  1382. current address of the victim, except that the address of the
  1383. victim of any crime defined by Section 261, 264, 264.1, 273a, 273d,
  1384. 273.5, 286, 288, 288a, 289, 422.6, 422.7, or 422.75 of the Penal
  1385. Code shall not be disclosed, the factual circumstances surrounding
  1386. the crime or incident, and a general description of any injuries,
  1387. property, or weapons involved. The name of a victim of any crime
  1388. defined by Section 261, 264, 264.1, 273a, 273d, 273.5, 286, 288,
  1389. 288a, 289, 422.6, 422.7, or 422.75 of the Penal Code may be
  1390. withheld at the victim's request, or at the request of the victim's
  1391. parent or guardian if the victim is a minor.  When a person is the
  1392. victim of more than one crime, information disclosing that the
  1393. person is a victim of a crime defined by Section 261, 264, 264.1,
  1394. 273a, 273d, 286, 288, 288a, 289, 422.6, 422.7, or 422.75 of the
  1395. Penal Code may be deleted at the request of the victim, or the
  1396. victim's parent or guardian if the victim is a minor, in making the
  1397. report of the crime, or of any crime or incident accompanying the
  1398. crime, available to the public in compliance with the requirements
  1399. of this paragraph.
  1400.  
  1401.    (g) Test questions, scoring keys, and other examination data
  1402. used to administer a licensing examination, examination for
  1403. employment, or academic examination, except as provided for in
  1404. Chapter 3 (commencing with Section 99150) of Part 65 of the
  1405. Education Code.
  1406.  
  1407.  
  1408.    (h) The contents of real estate appraisals or engineering or
  1409. feasibility estimates and evaluations made for or by the state or
  1410. local agency relative to the acquisition of property, or to
  1411. prospective public supply and construction contracts, until all of
  1412. the property has been acquired or all of the contract agreement
  1413. obtained. However, the law of eminent domain shall not be affected
  1414. by  this provision.
  1415.  
  1416.    (i) Information required from any taxpayer in connection with
  1417. the collection  of local taxes which is received in confidence and
  1418. the disclosure of the information to other persons would result in
  1419. unfair competitive disadvantage to  the person supplying the
  1420. information.
  1421.  
  1422.    (j) Library circulation records kept for the purpose of
  1423. identifying the borrower of items available in libraries, and
  1424. library and museum materials made  or acquired and presented solely
  1425. for reference or exhibition purposes. The exemption in this
  1426. subdivision shall not apply to records of fines imposed on the
  1427. borrowers.
  1428.  
  1429.    (k) Records the disclosure of which is exempted or prohibited
  1430. pursuant to federal or state law, including, but not limited to,
  1431. provisions of the Evidence  Code relating to privilege.
  1432.  
  1433.    (l) Correspondence of and to the Governor or employees of the
  1434. Governor's office or in the custody of or maintained by the
  1435. Governor's legal affairs secretary, provided that public records
  1436. shall not be transferred to the custody  of the Governor's legal
  1437. affairs secretary to evade the disclosure provisions of  this
  1438. chapter.
  1439.  
  1440.    (m) In the custody of or maintained by the Legislative Counsel.
  1441.  
  1442.    (n) Statements of personal worth or personal financial data
  1443. required by a licensing agency and filed by an applicant with the
  1444. licensing agency to establish his or her personal qualification for
  1445. the license, certificate, or permit applied for.
  1446.  
  1447.  
  1448.     (o) Financial data contained in applications for financing
  1449. under Division 27  (commencing with Section 44500) of the Health
  1450. and Safety Code, where an authorized officer of the California
  1451. Pollution Control Financing Authority determines that disclosure of
  1452. the financial data would be competitively injurious to the
  1453. applicant and the data is required in order to obtain guarantees
  1454. from the United States Small Business Administration. The
  1455. California  Pollution Control Financing Authority shall adopt rules
  1456. for review of individual requests for confidentiality under this
  1457. section and for making available to the public those portions of an
  1458. application which are subject to disclosure under this chapter.
  1459.  
  1460.    (p) Records of state agencies related to activities governed by
  1461. Chapter 10.3  (commencing with Section 3512) of Division 4 of Title
  1462. 1, Chapter 10.5 (commencing with Section 3525) of Division 4 of
  1463. Title 1, and Chapter 12 (commencing with Section 3560) of Division
  1464. 4 of Title 1, which reveal a state agency's deliberative processes,
  1465. impressions, evaluations, opinions, recommendations, meeting
  1466. minutes, research, work products, theories, or strategy, or which
  1467. provide instruction, advice, or training to employees who do  not
  1468. have full collective bargaining and representation rights under the
  1469. above chapters. Nothing in this subdivision shall be construed to
  1470. limit the disclosure duties of a state agency with respect to any
  1471. other records relating to the activities governed by the employee
  1472. relations acts referred to in this subdivision.
  1473.  
  1474.    (q) Records of state agencies related to activities governed by
  1475. Articles 2.6  (commencing with Section 14081), 2.8 (commencing with
  1476. Section 14087.5), and 2.91 (commencing with Section 14089) of
  1477. Chapter 7 of Part 3 of Division 9 of the Welfare and Institutions
  1478. Code, which reveal the special negotiator's deliberative processes,
  1479. discussions, communications, or any other portion of the
  1480. negotiations with providers of health care services, impressions,
  1481. opinions, recommendations, meeting minutes, research, work product,
  1482. theories, or strategy, or which provide instruction, advice, or
  1483. training to employees.
  1484.  
  1485.    Except for the portion of a contract containing the rates of
  1486. payment, contracts for inpatient services entered into pursuant to
  1487. these articles, on or  after April 1, 1984, shall be open to
  1488. inspection one year after they are fully executed. In the event
  1489. that a contract for inpatient services which is entered into prior
  1490. to April 1, 1984, is amended on or after April 1, 1984, the
  1491. amendment, except for any portion containing the rates of payment,
  1492. shall be open to inspection one year after it is fully executed. If
  1493. the California Medical Assistance Commission enters into contracts
  1494. with health care providers for other than inpatient hospital
  1495. services, those contracts shall be open to inspection one year
  1496. after they are fully executed.
  1497.  
  1498.   Three years after a contract or amendment is open to inspection
  1499. under this subdivision, the portion of the contract or amendment
  1500. containing the rates of payment shall be open to inspection.
  1501.  
  1502.    Notwithstanding any other provision of law, the entire contract
  1503. or amendment  shall be open to inspection by the Joint Legislative
  1504. Audit Committee.  The Joint Legislative Audit Committee shall
  1505. maintain the confidentiality of the contracts  and amendments until
  1506. such time as a contract or amendment is fully open to inspection by
  1507. the public.
  1508.  
  1509.    (r) Records of Native American graves, cemeteries, and sacred
  1510. places maintained by the Native American Heritage Commission.
  1511.  
  1512.    (s) A final accreditation report of the Joint Commission on
  1513. Accreditation of  Hospitals which has been transmitted to the State
  1514. Department of Health Services  pursuant to subdivision (b) of
  1515. Section 1282 of the Health and Safety Code.
  1516.  
  1517.    (t) Records of a local hospital district, formed pursuant to
  1518. Division 23 (commencing with Section 32000) of the Health and
  1519. Safety Code, or the records of a municipal hospital, formed
  1520. pursuant to Article 7 (commencing with Section 37600) or Article 8
  1521. (commencing with Section 37650) of Chapter 5 of Division 3 of Title
  1522. 4 of this code, which relate to any contract with an insurer or
  1523. nonprofit hospital service plan for inpatient or outpatient
  1524. services for alternative rates pursuant to Section 10133 or 11512
  1525. of the Insurance Code. However, the record shall be open to
  1526. inspection within one year after the contract is fully executed.
  1527.  
  1528.    (u) Information contained in applications for licenses to carry
  1529. concealed weapons issued by the sheriff of a county or the chief or
  1530. other head of a municipal police department which indicates when or
  1531. where the applicant is vulnerable to attack or which concerns the
  1532. applicant's medical or psychological  history or that of members of
  1533. his or her family.
  1534.  
  1535.    (v) Residence addresses contained in licensure applications and
  1536. registration  applications for collection agencies as may be
  1537. required by the Bureau of Collection and Investigative Services of
  1538. the Department of Consumer Affairs pursuant to Sections 6876.2,
  1539. 6877, 6878, and 6894.3 of the Business and Professions Code.
  1540.  
  1541.    (w)(1) Records of the Major Risk Medical Insurance Program
  1542. related to activities governed by Part 6.3 (commencing with Section
  1543. 12695), and Part 6.5 (commencing with Section 12700), of Division
  1544. 2 of the Insurance Code, and which  reveal the deliberative
  1545. processes, discussions, communications, or any other portion of the
  1546. negotiations with health plans, or the impressions, opinions,
  1547. recommendations, meeting minutes, research, work product, theories,
  1548. or strategy  of the board or its staff, or records that provide
  1549. instructions, advice, or training to employees.
  1550.  
  1551.    (2)(A) Except for the portion of a contract that contains the
  1552. rates of payment, contracts for health coverage entered into
  1553. pursuant to Part 6.3 (commencing with Section 12695), or Part 6.5
  1554. (commencing with Section 12700), of Division 2 of the Insurance
  1555. Code, on or after July 1, 1991, shall be open to inspection one
  1556. year after they have been fully executed.
  1557.  
  1558.    (B) In the event that a contract for health coverage that is
  1559. entered into prior to July 1, 1991, is amended on or after July 1,
  1560. 1991, the amendment, except for any portion containing the rates of
  1561. payment shall be open to inspection one year after the amendment
  1562. has been fully executed.
  1563.  
  1564.    (3) Three years after a contract or amendment is open to
  1565. inspection pursuant  to this subdivision, the portion of the
  1566. contract or amendment containing the rates of payment shall be open
  1567. to inspection.
  1568.  
  1569.    (4) Notwithstanding any other provision of law, the entire
  1570. contract or amendments to a contract shall be open to inspection by
  1571. the Joint Legislative Audit Committee. The Joint Legislative Audit
  1572. Committee shall maintain the confidentiality of the contracts and
  1573. amendments thereto, until the contract or amendments to a contract
  1574. is open to inspection pursuant to paragraph (3).
  1575.  
  1576.    Nothing in this section prevents any agency from opening its
  1577. records concerning the administration of the agency to public
  1578. inspection, unless disclosure is otherwise prohibited by law.
  1579.  
  1580.    Nothing in this section prevents any health facility from
  1581. disclosing to a certified bargaining agent relevant financing
  1582. information pursuant to Section 8  of the National Labor Relations
  1583. Act.
  1584.  
  1585. HISTORY:
  1586.       Added Stats 1981 ch 684 @ 1.5, effective September 23, 1981,
  1587. operative January 1, 1982.
  1588.     Amended Stats 1982 ch 83 @ 1, effective March 1, 1982, ch 1492
  1589. @ 2, ch 1594 @ 2, effective September 30, 1982; Stats 1983 ch 200
  1590. @ 1, effective July 12, 1983, ch 621 @ 1, ch 955 @ 1, ch 1315 @ 1;
  1591. Stats 1984 ch 1516 @ 1, effective September 28, 1984; Stats 1985 ch
  1592. 103 @ 1; ch 1218 @ 1; Stats 1986 ch 185 @ 2; Stats 1987  ch 634 @
  1593. 1, effective September 14, 1987, ch 635 @ 1; Stats 1988 ch 870 @ 1,
  1594. ch  1371 @ 2; Stats 1989 ch 191 @ 1; Stats 1990 ch 1106 @ 2 (SB
  1595. 2106); Stats 1991 ch 278 @ 1.2 (AB 99), effective July 29, 1991, ch
  1596. 607 @ 4 (SB 98); Stats 1992 ch 3  @ 1 (AB 1681), effective February
  1597. 10, 1992, ch 72 @ 2 (AB 1525), effective May 28, 1992.
  1598.  
  1599. NOTES: 
  1600. FORMER SECTIONS:
  1601.     Former @ 6254, similar to the present section, was added Stats
  1602. 1968 ch 1473 @ 39, amended Stats 1970 ch 1231 @ 1.5, ch 1295 @ 1.5,
  1603. Stats 1975 ch 1231 @ 1, ch  1246 @ 3, Stats 1976 ch 314 @ 1, Stats
  1604. 1977 ch 650 @ 1, effective September 7, 1977, Stats 1978 ch 1217 @
  1605. 3, ch 1217 @ 4, operative July 1, 1979, Stats 1980 ch 519 @ 1,
  1606. Stats 1981 ch 265 @ 1, ch 684 @ 1, effective September 23, 1981,
  1607. and repealed, effective January 1, 1982, by its own terms.   
  1608.  
  1609. AMENDMENTS:
  1610.  
  1611.     1982 Amendment: (1) Amended subd (f) by (a) substituting "state
  1612. and local law enforcement agencies" for "local law enforcement
  1613. agencies and the California Highway Commission" after "purposes,
  1614. except that" in the first sentence; and (b) adding the second
  1615. paragraph; (2) added subd (q); and (3) deleted the former last
  1616. paragraph which read: "This section shall become operative on
  1617. January 1, 1982."  (As amended by Stats 1982, ch 1594, compared to
  1618. the section as it read prior to 1982. This section was also amended
  1619. by two earlier chapters, ch 83 and ch 1492.  See Gov C @ 9605.)   
  1620. 1983 Amendment: Added subds (r) and (s). (As amended by Stats 1983,
  1621. ch 1315,  compared to the section as it read prior to 1983. This
  1622. section was also amended by three earlier chapters, chs 200, 621,
  1623. and 955. See Gov C @ 9605.)
  1624.     1984 Amendment: In addition to making technical changes, (1)
  1625. substituted subd (q) for former subd (q) which read: "(q) Records
  1626. of state agencies related to activities governed by Articles 2.6,
  1627. 2.8, and 2.91 of Chapter 7 (commencing with Section 14000) of Part
  1628. 3 of Division 9 of the Welfare and Institutions Code, which reveal
  1629. the special negotiator's deliberative processes, impressions,
  1630. opinions, recommendations, meeting minutes, research, work product,
  1631. theories, or strategy, or which provide instruction, advice, or
  1632. training to employees. All or portions of contracts entered into
  1633. pursuant to these articles may be exempted from the provisions of
  1634. this chapter as specified by the terms of each contract.    
  1635. "Nothing in this section is to be construed as preventing any
  1636. agency from opening its records concerning the administration of
  1637. the agency to public inspection, unless disclosure is otherwise
  1638. prohibited by law."; and (2) added the last two paragraphs.
  1639.     1985 Amendment: (1) Amended the second paragraph of subd (q) by
  1640. adding (a) "Except for the portion of a contract containing the
  1641. rates of payment," and (b)  ", except for any portion containing
  1642. the rates of payment,"; and (2) added the third and fourth
  1643. paragraphs of subd (q). (As amended by Stats 1985, ch 1218,
  1644. compared to the section as it read prior to 1985. This section was
  1645. also amended  by an earlier chapter, ch 103. See Gov C @ 9605.)
  1646.     1986 Amendment: (1) Deleted "of Title 1 of the Government Code"
  1647. after "Section 810)" in subd (b); (2) substituted "paragraph (1)"
  1648. for "subdivision (1)" wherever it appears in subd (d); (3)
  1649. substituted "as defined by subdivision (c)" for "of violence as
  1650. defined by subdivision (b)" in the first paragraph of subd (f); and
  1651. (4) added subd (t).
  1652.     1987 Amendment: Added the second and third sentences of subd
  1653. (f)(2). (As amended by Stats 1987, ch 635, compared to the section
  1654. as it read prior to 1987. This section was also amended by an
  1655. earlier chapter, ch 634. See Gov C @ 9605.) 1988 Amendment: (1)
  1656. Substituted ". However" for "; provided, however, that" at the end
  1657. of the first sentence of the first paragraph of subd (f); (2) added
  1658. "273.5," after "273d" in the first sentence of subd (f)(2); and (3)
  1659. substituted  ". However" for ", provided, however" at the end of
  1660. the first sentence of subd (h).
  1661.   1989 Amendment: Added "273.5," in the first sentence of subd
  1662. (f)(2).
  1663.     1990 Amendment: Added subd (v).
  1664.     1991 Amendment (ch 278): Added subd (w).    1991 Amendment (ch
  1665. 607): In addition to making technical changes, added "422.6, 422.7,
  1666. or 422.75" wherever it appears in subd (2) of the second paragraph
  1667. of subd (f).
  1668.     1992 Amendment (ch 3): Added "Subject to the restrictions
  1669. imposed by Section  841.5 of the Penal Code," at the beginning of
  1670. subd (f)(2).
  1671.   1992 Amendment (ch 72): Added "or the records of a municipal
  1672. hospital, formed pursuant to Article 7 (commencing with Section
  1673. 37600) or Article 8 (commencing with Section 37650) of Chapter 5 of
  1674. Division 3 of Title 4 of this code," in the first sentence of subd
  1675. (t).
  1676.  
  1677. HISTORICAL DERIVATION:
  1678.  
  1679.     Former @ 6254, as added Stats 1968 ch 1473 @ 39, amended Stats
  1680. 1970 ch 1231 @ 11.5, ch 1295 @ 1.5, Stats 1975 ch 1231 @ 1, ch 1246
  1681. @ 3, Stats 1976 ch 314 @ 1, Stats 1977 ch 650 @ 1, Stats 1978 ch
  1682. 1217 @@ 3, 4, Stats 1980 ch 519 @ 1, Stats 1981 ch 265 @ 1, ch 684
  1683. @ 1.   
  1684. NOTE-    
  1685. Stats 1986 ch 185 also provides:
  1686.     SECTION 1. The Legislature finds and declares all of the
  1687. following:
  1688.     (a) That district hospitals provide efficient and cost
  1689. conscious health care  services in many areas of the state.  
  1690. (b) Because of Proposition 13, on the ballot of June 6, 1978, which
  1691. added Article XIII A to the California Constitution, and increasing
  1692. pressure for cost  containment in the health care industry,
  1693. district hospitals are increasingly put into competitive positions
  1694. with nonprofit and proprietary hospitals.    
  1695. (c) Because district hospitals are subject to public meeting and
  1696. disclosure laws, they are, with growing frequency, forced to
  1697. disclose financial and planning information in the nature of trade
  1698. secrets, which information is of value to competing hospitals.   
  1699. (d) Therefore, it is necessary in the interest of providing healthy
  1700. competition for health care services to provide a limited exemption
  1701. for district hospitals for purposes of the laws pertaining to open
  1702. meetings and public records.
  1703.    EDITOR'S NOTES:
  1704.    For severability of provisions, see the 1991 note following Ins
  1705. C @ 12695.
  1706.    LEGISLATIVE COUNSEL'S OPINIONS: Public records--privilege. 1968
  1707. AJ 7151.
  1708.    CROSS REFERENCES:    Air pollution data, housing code
  1709. violations, "trade secrets": Gov C @ 6254.7.    Inspection by
  1710. district attorney of records of licensing complaints and
  1711. investigations: Gov C @ 6262.
  1712.     Exclusion from inspection of papers in adoption proceedings: CC
  1713. @ 227. Privilege for official information: Ev C @ 1040.   
  1714. Information and records in assessor's office not required by law to
  1715. be kept or prepared: Rev & Tax C @ 408.
  1716.     Inspection of assessor's records in Los Angeles County: Rev &
  1717. Tax C @ 408.2.
  1718.      Property statement submitted to assessor by property owner not
  1719. subject to inspection: Rev & Tax C @ 451.
  1720.     Confidentiality of state income reports and returns: Rev & Tax
  1721. C @@ 19282 et seq.
  1722.     Limitation on right to inspect petition and reports of
  1723. probation officer in juvenile court proceedings: W & I C @ 827.  
  1724. COLLATERAL REFERENCES:    Witkin & Epstein, Criminal Law (2d ed) @
  1725. 1297.    Witkin Evidence (3d ed) @@ 1229, 1249, 1251, 1254-1258,
  1726. 1260, 1299, 1578.    Cal Jur 3d (Rev) Consumer and Borrower
  1727. Protection Laws @ 316, Delinquent and Dependent Children @ 205.   
  1728. Cal Jur 3d Abstracters and Title Insurers @ 3, Records and
  1729. Recording Laws @@  7, 9.    Cal Trial Handbook 2d (BW, 1987) @
  1730. 28:17.    Cal Practice (Rev) Ch 20 Discovery Proceedings @ 20:7.  
  1731. Exemptions under federal Freedom of Information Act: 5 USCS @
  1732. 552(b).    Ehrman & Flavin, Taxing California Property (3d ed) @@
  1733. 15:01, 15:055.
  1734.    LAW REVIEW ARTICLES:    Review of Selected 1982 Legislation.  14
  1735. Pacific LJ 581.    Review of Selected 1983 Legislation.  15 Pacific
  1736. LJ 587.  Privacy limitations on civil discovery in federal and
  1737. California practice. 17 Pacific LJ 1.    Review of 1989
  1738. Legislation.  21 Pacific LJ 454.
  1739.  
  1740.  
  1741. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS: 
  1742. Availability for public inspection of files of Board of Pilot
  1743. Commissioners;  authority of board to impose requirement that
  1744. persons wishing to inspect material on file do so only in presence
  1745. of commissioner or employee of Pilot Commission and only at
  1746. reasonable hours.  53 Ops Atty Gen 136.    Confidentiality of
  1747. certain details and requirement to disclose information in proposed
  1748. prepaid health plans.  58 Ops Atty Gen 371.
  1749.     Derogatory material contained in personnel file of school
  1750. teacher constituting a public record of confidential nature may not
  1751. be destroyed by governing board of local school district without
  1752. complying with provisions of Ed C @ 1034; unauthorized destruction
  1753. constituting violation of Gov C @ 6200.  58 Ops Atty Gen 422.
  1754.     Ed C @ 10751, takes precedence over the California Public
  1755. Records Act, in prohibiting a school from disclosing the contents
  1756. of pupils' records. A school district has discretionary authority
  1757. to disclose pupil records to certain federal, state and local
  1758. officers but such disclosures, not "required" by state  law, would
  1759. violate 20 USCS @ 1232g(b)(1)(E). 58 Ops Atty Gen 646.
  1760.     Records of state summary criminal information contained in
  1761. concealed weapons  permit records of a sheriff may not be disclosed
  1762. to the public. The records of the sheriff's investigation of the
  1763. qualification and fitness of an applicant for a concealed weapon
  1764. permit are exempt from public disclosure by Government Code, @ 6254
  1765. (f). The application for and record of a permit for a concealed
  1766. weapon are open to public inspection unless they contain
  1767. exceptional information by which the sheriff can demonstrate that
  1768. the public interest served by not making such records public
  1769. clearly outweighs the public interest in their disclosure as
  1770. provided in Government Code, @ 6255.  62 Ops Atty Gen 595.    A law
  1771. enforcement agency may lawfully refuse to furnish a copy of an
  1772. arrest or complaint report requested by one who has provided
  1773. information contained in the report; however, the agency must make
  1774. public certain information contained in such reports.  65 Ops Atty
  1775. Gen 563.
  1776.     Provisions of the California Public Records Act which except
  1777. certain law enforcement intelligence and investigatory records from
  1778. public disclosure need not be interpreted to substantially conform
  1779. with federal court interpretations of similar provisions in the
  1780. federal Freedom of Information Act.  66 Ops Atty Gen 272.
  1781.     Those financial statements requested and received by county
  1782. from potential bidders for refuse disposal contracts are
  1783. confidential and are not open to public when they are examined by
  1784. committee of board of supervisors at meeting subject to the Brown
  1785. Act.  68 Ops Atty Gen 16.
  1786.     Motor carrier records of Department of California Highway
  1787. Patrol are not exempt from disclosure to general public.  69 Ops
  1788. Atty Gen 129.
  1789.    Phrase "records pertaining to pending litigation" contained
  1790. subd. (b) of @ 6254 of the Public Records Act refers to records of
  1791. public agency which have specifically been prepared for litigation
  1792. to which agency is party.  Records generated in ordinary course of
  1793. public agency's business which may be relevant in future litigation
  1794. to which agency might be party are not exempt from disclosure under
  1795. subd. (b) before claim is filed with agency or litigation against
  1796. it commences. Nor do such records become exempt from disclosure
  1797. under subd. (b) once claim is filed or litigation actually
  1798. commences. Police records which had to be disclosed under subd. (f)
  1799. are not exempt from disclosure under subd. (b) if they become
  1800. relevant in pending litigation to which agency is party. Claim
  1801. filed against public agency under California's Tort Claims Act is
  1802. not exempt from disclosure under subd. (b).  71 Ops Atty Gen 235. 
  1803.  ANNOTATIONS:    What constitutes "trade secrets" exempt from
  1804. disclosure under state freedom of information act.  27 ALR4th 773. 
  1805.  Freedom of Information Act exemption (5 USCS @ 552(b)(5)) for
  1806. inter-agency and intra-agency memorandums or letters as applicable
  1807. to communications to or from attorneys for the government.  54 ALR
  1808. Fed 280.
  1809.  
  1810. NOTES OF DECISIONS  
  1811. 1. In General 
  1812. 2. Police, Correctional and Licensing Matters  
  1813. 3. -Records of Complaints
  1814. 4. Pending Litigation; Discovery  
  1815. 5. Evidentiary Privileges  
  1816. 6. Personnel Matters
  1817.  
  1818. NOTES OF DECISIONS
  1819.    1. In General
  1820.    In seeking to avoid excessive and therefore prejudicial
  1821. publicity in a pending prosecution, the trial court's order that
  1822. copies of the transcript of the grand jury proceedings in
  1823. possession of the clerk remain sealed and which restricted and
  1824. limited the disclosure of the transcript contents by the clerk and
  1825. district attorney to unauthorized personnel, specifically
  1826. newspapers, was unreasonable, where the effect of the order was to
  1827. permanently deny the right of public inspection of the grand jury
  1828. records in question.  Craemer v Superior Court (1968) 265 Cal App
  1829. 2d 216, 71 Cal Rptr 193.
  1830.     In keeping with a trial judge's duty to insure that a defendant
  1831. will receive  a fair trial the judge may, in order to prevent even
  1832. the probability of unfairness, make such orders as are reasonably
  1833. designed to avert improper prejudice to indicted defendants, and,
  1834. accordingly, a proper order can require that grand jury transcripts
  1835. not be disclosed to any person (other than those specifically
  1836. mentioned in Pen Code, @ 938.1) until a specified reasonable period
  1837. of time after a copy thereof has been delivered to the defendant,
  1838. provided that if the defendant, during such time, shall move the
  1839. court that such transcript, or any portion thereof, not be
  1840. available for public inspection pending trial, such time shall be
  1841. extended subject to the court's ruling on such motion.  Craemer v
  1842. Superior Court (1968) 265 Cal App 2d 216, 71 Cal Rptr 193.
  1843.     In a proceeding for appointment of a guardian of a minor child
  1844. committed to the care of the welfare department and placed in a
  1845. foster home for adoption, the trial court abused its discretion in
  1846. ordering the welfare department to answer interrogatories as to the
  1847. identity of persons having custody of the child following
  1848. commitment and other particulars concerning the activities of the
  1849. department in connection with attempts to arrange adoptive
  1850. placement for the child, where the information concerning the
  1851. placement and adoption of the child  was acquired in confidence by
  1852. the department and its employees in the course of  their duties,
  1853. and was not open or officially disclosed to the public prior to the
  1854. time a claim of privilege was made, and where no preliminary basis
  1855. had been  established for finding that the adoption procedure was
  1856. not running its proper course, and that the agency was unfit to
  1857. have temporary custody of the child, or that it was improbable that
  1858. the child would be adopted; while there is no absolute statutory
  1859. ban on disclosure of such information, nor any absolute privilege
  1860. with respect thereto, Evid Code, @ 1040, requires a weighing of
  1861. necessity for preserving confidentiality with the necessity for
  1862. disclosure in the interest of justice.  Terzian v Superior Court
  1863. (1970) 10 Cal App 3d 286, 88  Cal Rptr 806.
  1864.  
  1865. Gov Code, @ 6254, subd (e), exempting crop reports from public
  1866. disclosure, applies only to reports specifying the nature, extent,
  1867. type, or magnitude of crops being grown, disclosure of which might
  1868. adversely affect the confidentiality of growers' enterprises and
  1869. interfere with trading in futures on commodity markets.  Uribe v
  1870. Howie (1971) 19 Cal App 3d 194, 96 Cal Rptr 493.
  1871.     Monthly pesticide spray reports submitted in accordance with
  1872. Agr Code, @ 11733, to a county agricultural commissioner, each
  1873. containing the name of the operator, the location and owners of the
  1874. lands to which pesticides were applied, the chemical combinations,
  1875. quantities, concentrations, and dates of such applications, and the
  1876. crops and pests involved, were not "crop reports" within the
  1877. meaning of the disclosure exemption provisions of Gov Code, @ 6254,
  1878. subd (e), where the reports did not yield information concerning
  1879. the magnitude of the crops sprayed, their state of preparation, or
  1880. their likely marketing dates, and  could not affect the privacy of
  1881. either the growers' or applicators' financial dealings, nor affect
  1882. prices in commodity markets.  Uribe v Howie (1971) 19 Cal App 3d
  1883. 194, 96 Cal Rptr 493.
  1884.     The trial court properly denied issuance of a writ of mandate
  1885. to compel a county assessor to permit a corporation to inspect
  1886. documents and records enabling it to more easily compare market
  1887. values of real property with assessed values. Though the documents
  1888. are the working papers used by the assessor in the  performance of
  1889. his duties, there is no provision requiring him to prepare and keep
  1890. them and they therefore fall within the purview of Rev & Tax Code,
  1891. @ 408, subd (a), providing ". . . any information and records in
  1892. the assessor's office  which are not required by law to be kept and
  1893. prepared by the assessor are not public documents and shall not be
  1894. open to public inspection." Statewide Homeowners, Inc. v Williams
  1895. (1973) 30 Cal App 3d 567, 106 Cal Rptr 479.
  1896.     In actions seeking reimbursement from the State of California
  1897. and the California Highway Patrol for allegedly illegal charges
  1898. made for copies of traffic accident reports and an injunction
  1899. against such practice, the trial court properly sustained
  1900. defendants' demurrers, where, though the reports were public
  1901. records within the meaning of Gov. Code, @ 6252, subd. (d), and
  1902. thus subject to the limitation of Gov. Code, @ 6257, as to charges
  1903. for copies, the complaints failed to allege that plaintiffs were
  1904. persons entitled, under Gov. Code, @ 6254, subd. (f), and Veh.
  1905. Code, @ 20012, to such otherwise confidential  information.
  1906. However, the court should have granted plaintiffs leave to amend to
  1907. allege such entitlement if the facts permitted.  Vallejos v
  1908. California Highway Patrol (1979) 89 Cal App 3d 781, 152 Cal Rptr
  1909. 846.
  1910.     Medical records of a tort claimant appended to a letter sent to
  1911. a county requesting settlement of the claim were not exempt from
  1912. disclosure under Gov. Code, @ 6254, subd. (c) (California Public
  1913. Records Act), intended to protect information of a highly personal
  1914. nature on file with a public agency. By making  the claim, the
  1915. claimant placed his alleged physical injuries and medical records
  1916. substantiating them in issue and tacitly waived any expectation of
  1917. privacy regarding the medical records. Because the county utilized
  1918. the supporting medical records in arriving at its decision to
  1919. settle the claim, it could not hide behind the claimant's privacy
  1920. to justify its concealment of the records from public scrutiny. 
  1921. Register Div. of Freedom Newspapers, Inc. v County of Orange (1984,
  1922. 4th Dist) 158 Cal App 3d 893, 205 Cal Rptr 92.
  1923.     There are three statutory conditions for exemption from the
  1924. California Public Records Act, pursuant to Gov. Code, @ 6254, subd.
  1925. (a) (preliminary drafts of agency memoranda not normally retained
  1926. in the ordinary course of business): the  record sought must be a
  1927. preliminary draft, note, or memorandum; not retained by  the public
  1928. agency in the ordinary course of business; and the public interest
  1929. in withholding must clearly outweigh the public interest in
  1930. disclosure. The purpose of the exemption is to provide a measure of
  1931. agency privacy for written discourse concerning matters pending
  1932. administrative action.  Citizens for a Better Environment v
  1933. Department of Food & Agriculture (1985, 3d Dist) 171 Cal App 3d
  1934. 704, 217 Cal Rptr 504.
  1935.     With regard to the "memorandum" exemption to the federal
  1936. Freedom of Information Act (FOIA), an exemption protects the
  1937. deliberative materials produced in the process of making agency
  1938. decisions, but not factual materials, and not agency law. The
  1939. purpose of the exception is to foster robust discussion within the
  1940. agency of policy questions attending pending administrative
  1941. decisions. The means to achieve this is an exemption from
  1942. disclosure of those portions of predecisional writings containing
  1943. advisory opinions, recommendations, and policy deliberations.
  1944. However, memoranda consisting only of compiled factual material or
  1945. purely factual material contained in deliberative memoranda and
  1946. severable from its context are not exempt from disclosure.
  1947. Moreover, the text and context of Gov. Code, @ 6254, subd. (a)
  1948. (exemption from disclosure as to preliminary drafts of agency
  1949. memoranda not normally retained in ordinary course of business),
  1950. pursuant to the California Public Records Act, suggest that it has
  1951. essentially the same purpose as its FOIA cognate. Thus, to the
  1952. extent permitted by the express statutory language, a reviewing
  1953. court may properly look to the reasoning of the analogous federal
  1954. case law in construing @ 6254, subd. (a).  Citizens for a Better
  1955. Environment v Department of Food & Agriculture (1985, 3d Dist) 171
  1956. Cal App 3d 704, 217 Cal Rptr 504.
  1957.     The purpose of the exemption under the California Public
  1958. Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) regarding police records,
  1959. as originally enacted, was to  allow the law enforcement agency to
  1960. develop a discretionary policy for disclosure of such records. The
  1961. addition in 1982 of Gov. Code, @ 6254, subd. (f)(1), and Gov. Code,
  1962. @ 6254, subd. (f)(2), specifying information contained within such
  1963. reports that must be disclosed, had the effect of extending public
  1964. access to information contained in agency records themselves
  1965. exempted from disclosure by Gov. Code, @ 6254, subd. (f).  City of
  1966. Santa Rosa v Press Democrat (1986, 1st Dist) 187 Cal App 3d 1315,
  1967. 232 Cal Rptr 445.    Cal. Const., art. I, @ 1, guarantees all
  1968. persons the inalienable right to privacy. Nonetheless, the public
  1969. and the press have a right to review the government's conduct of
  1970. its business. The Legislature, mindful of the right of individuals
  1971. to privacy, has deemed the public's right of access to information
  1972. concerning the conduct of public business a fundamental and
  1973. necessary interest of citizenship. Consequently, in enacting the
  1974. Public Records Act ( Gov. Code, @   6250  et seq.), the Legislature
  1975. balanced the individual's privacy interest with the right to know
  1976. about the conduct of public business. The specific exemptions  from
  1977. this general requirement of disclosure, which are listed in Gov.
  1978. Code, @ 6254, are construed narrowly to insure maximum disclosure
  1979. of the conduct of governmental operations.  New York Times Co. v
  1980. Superior Court (1990, 2nd Dist) 218 Cal App 3d 1579, 268 Cal Rptr
  1981. 21.
  1982.     The Governor's daily, weekly, and monthly appointment calendars
  1983. were not exempt from disclosure under the Public Records Act by
  1984. Gov. Code, @ 6254, subd.  (1), exempting from disclosure
  1985. correspondence of and to the Governor or employees of the
  1986. Governor's office. For purposes of the act, the correspondence 
  1987. exemption must be confined to communications by letter, and the
  1988. Governor's appointment calendars and schedules did not meet that
  1989. definition.  Times Mirror Co. v Superior Court (1991) 53 Cal 3d
  1990. 1325, 283 Cal Rptr 893, 813 P2d 240.
  1991.     The Governor's daily, weekly, and monthly appointment calendars
  1992. were not exempt from disclosure under the Public Records Act by
  1993. Gov. Code, @ 6254, subd.  (1), exempting from disclosure
  1994. correspondence of and to the Governor or employees of the
  1995. Governor's office. For purposes of the act, the correspondence
  1996. exemption must be confined to communications by letter, and the
  1997. Governor's appointment calendars and schedules did not meet that
  1998. definition.  Times Mirror  Co. v Superior Court (1991) 53 Cal 3d
  1999. 1325, 283 Cal Rptr 893, 813 P2d 240.
  2000.     Under the "deliberative process" exemption to disclosure of
  2001. public records (Gov. Code, @ 6254, subd. (a)) in the Public Records
  2002. Act, the key question is whether the disclosure of materials would
  2003. expose an agency's decisionmaking process in such a way as to
  2004. discourage candid discussion within the agency and thereby
  2005. undermine the agency's ability to perform its functions. Even if
  2006. the content of a document is purely factual, it is nonetheless
  2007. exempt from public scrutiny if it is actually related to the
  2008. process by which policies are formulated or inextricably
  2009. intertwined with policymaking processes.  Times Mirror Co. v
  2010. Superior Court (1991) 53 Cal 3d 1325, 283 Cal Rptr 893, 813 P2d
  2011. 240.
  2012.    2. Police, Correctional and Licensing Matters
  2013.    Gov Code, @ 6254, subd (f), exempting from disclosure records
  2014. used for correctional, law enforcement, or licensing purposes,
  2015. applies only when the prospect of enforcement proceedings is
  2016. concrete and definite; the exemption does not apply when an agency
  2017. merely labels its file "investigatory" and suggests that
  2018. enforcement proceedings may be initiated at some unspecified future
  2019. date or were previously considered.  Uribe v Howie (1971) 19 Cal
  2020. App 3d 194, 96 Cal Rptr 493.    Monthly pesticide spray reports
  2021. submitted in accordance with Agr Code, @ 11733, to a county
  2022. agricultural commissioner, each containing the name of the
  2023. operator, the location and owners of the lands to which pesticides
  2024. were applied, the chemical combinations, quantities,
  2025. concentrations, and dates of such applications, and the crops and
  2026. pests involved, could not, in an action seeking  public disclosure
  2027. of such reports, be validly deemed to be records used for
  2028. "correctional, law enforcement or licensing purposes" within the
  2029. meaning of the  disclosure exemption provisions of Gov Code, @
  2030. 6254, subd (f), where, although pesticide spray reports had been
  2031. used to review applicators' licenses on various occasions, this was
  2032. not the primary purpose for which they were compiled, and where
  2033. there was no evidence that any of the reports were being put to
  2034. such purpose at the time of trial.  Uribe v Howie (1971) 19 Cal App
  2035. 3d 194, 96 Cal Rptr 493.
  2036.     It is the duty of the Attorney General, as the authorized
  2037. representative of petitioning prison authorities, to assert in the
  2038. trial court their privilege under Evid. Code, @ 1040 to refuse to
  2039. disclose official information and to advise the trial court that
  2040. disclosure was expressly forbidden by Gov. Code, @ 6254, subd. (f).
  2041. However, on failure of the Attorney General to assert the
  2042. privilege, the overwhelming public and governmental interest in the
  2043. security of the prison system and the safety of citizens requires
  2044. recognition of the privilege by the court.  Procunier v Superior
  2045. Court (1973) 35 Cal App 3d 211, 110 Cal Rptr 531.    Gov. Code, @
  2046. 6254, subd. (f), exempting from disclosure all public files
  2047. compiled for law enforcement purposes, was not applicable to files
  2048. maintained by the Division of Industrial Safety which were the
  2049. subject of a discovery order in personal injury and wrongful death
  2050. actions arising out of the collapse of a bridge under construction.
  2051. While the Division of Industrial Safety does make investigations in
  2052. the course of enforcement of certain aspects of the California
  2053. Occupational Safety and Health Act of 1973, and undoubtedly
  2054. compiles files of its investigations, all of such files are not
  2055. necessarily files compiled for "law enforcement purposes" within
  2056. the meaning of the subdivision. The adjective  "law enforcement,"
  2057. as used in the subdivision, refers to law enforcement in the 
  2058. traditional sense, that is, to the enforcement of penal statutes,
  2059. etc., and unless there is a concrete and definite prospect of such
  2060. criminal law enforcement, the subdivision does not apply.
  2061. Furthermore, the terms "law enforcement" and "investigatory files"
  2062. would not be given the same interpretations those terms have been
  2063. given in the regulations of the United States Department of Labor,
  2064. since the interpretations reflect the point of view  of the agency
  2065. and have not been approved by the federal courts.  State v Superior
  2066. Cour**74) 43 Cal App 3d 778, 117 Cal Rptr 726.    The Public
  2067. Records Act which establishes a general right of public access to 
  2068. governmental documents does not authorize persons with arrest
  2069. records to have access to state arrest record information furnished
  2070. to a city by the Attorney General and Department of Justice, since
  2071. certain documents in the possession of  a municipality are
  2072. expressly exempt from disclosure under Gov. Code, @ 6254
  2073. including records of intelligence information or security
  2074. procedures of the office of the Attorney General and the Department
  2075. of Justice, or any such investigatory or security files compiled
  2076. for correctional or law enforcement purposes. Furthermore, Pen.
  2077. Code, @@ 11120--11127, dealing with the access of private
  2078. individuals to their arrest records, are special legislation and
  2079. they take precedence over any general legislation such as the
  2080. Public Records Act. Younger v Berkeley City Council (1975) 45 Cal
  2081. App 3d 825, 119 Cal Rptr 830.
  2082.     A church's verified complaint to require disclosure of any
  2083. records a police department maintained of its activities, and its
  2084. declarations and documents filed in support of its motion for
  2085. temporary injunction, which was denied, clearly established that
  2086. the records sought, if they in fact existed, were of the type
  2087. embraced in Gov. Code, @ 6254, subd. (f), exempt as records of
  2088. "intelligence information," where the complaint referred repeatedly
  2089. to "information, documents, reports and records" allegedly
  2090. maintained by the police department relating to the church, where,
  2091. in oral argument on the motion for preliminary injunction, the
  2092. church's attorney admitted that "the statutory intent relating to
  2093. intelligence files and relating to investigatory files is that they
  2094. are exempt," and where it was plain that the records of
  2095. "intelligence  information" requested fell within the ambit of the
  2096. exemption.  Los Angeles Police Dept. v Superior Court (1977) 65 Cal
  2097. App 3d 661, 135 Cal Rptr 575. Interrogatories that seek information
  2098. about records exempt from public disclosure, either as
  2099. "intelligence information" exempt under Gov. Code, @ 6254, subd.
  2100. (f), or as exempt in the public interest, are not permitted.
  2101. Ancillary discovery through written interrogatories is not
  2102. permissible to determine whether "intelligence information" has
  2103. been gathered by police intelligence divisions, whether a file is
  2104. maintained therefore, or the names and titles of persons who might
  2105. have reviewed the file.  Los Angeles Police Dept. v  Superior Court
  2106. (1977) 65 Cal App 3d 661, 135 Cal Rptr 575.
  2107.     Disclosure of a public entity's investigatory or security
  2108. records is not prohibited under Gov. Code, @ 6254, subd. (f),
  2109. unless the agency itself asserts  a privilege under that section.
  2110. Thus, police department employees were not entitled to an
  2111. injunction prohibiting disclosure of records by the police chief to
  2112. a citizens' review commission on the basis of privilege under Gov.
  2113. Code, @ 6254, subd. (f), where it did not appear that the city or
  2114. the department had asserted any privilege of nondisclosure.
  2115. Berkeley Police Asso. v Berkeley (1977) 76 Cal App 3d 931, 143 Cal
  2116. Rptr 255.    In an action under the Public Records Act ( Gov. Code,
  2117. @ 6250  et seq.), to compel the disclosure of various documents
  2118. utilized by the California Highway Patrol in training its officers,
  2119. the trial court properly exempted from disclosure matters dealing
  2120. with security and safety procedures of the highway patrol in the
  2121. performance of its police function (Gov. Code, @ 6254, subd. (f)
  2122. (exemption for specified police records).  Northern Cal. Police
  2123. Practices Project v Craig (1979) 90 Cal App 3d 116, 153 Cal Rptr
  2124. 173.
  2125.     Personal identifiers contained in certain law enforcement
  2126. documents where not exempt from disclosure under Gov. Code, @ 6254,
  2127. subd.  (c), since the exemption from disclosure provided by such
  2128. subdivision is confined to "personnel, medical, or similar files."
  2129. However, they were exempt under a similar exemption for personal
  2130. identifiers which was read into the "intelligence information"
  2131. exemption from disclosure provided by Gov. Code, @ 6254, subd. (f).
  2132. American Civil Liberties Union Foundation v Deukmejian (1982) 32
  2133. Cal 3d 440, 186 Cal Rptr 235, 651 P2d 822. In an action under the
  2134. Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) to compel
  2135. disclosure of certain index cards compiled by law enforcement
  2136. departments which listed organized crime suspects, the trial court
  2137. erred in concluding the exemption from disclosure accorded
  2138. intelligence information (Gov. Code, @ 6254,  subd. (f)) was
  2139. confined to personal identifiers and information which might reveal
  2140. confidential sources. While not exempting all information
  2141. reasonably related to criminal activity, the "intelligence
  2142. information" exemption also bars the disclosure of information
  2143. supplied in confidence, even if such information does not reveal
  2144. the identity of a confidential source. Further, the exclusion of
  2145. personal identifiers includes information from which the identity
  2146. of the individual in question might be inferred.  American Civil
  2147. Liberties Union Foundation v Deukmejian (1982) 32 Cal 3d 440, 186
  2148. Cal Rptr 235, 651 P2d 822.
  2149.     In invoking the Public Record Act's exemption from disclosure
  2150. accorded investigatory records compiled for law enforcement
  2151. purposes (Gov.  Code, @ 6254, (f)), the requirement that the
  2152. information sought relate to a definite prospect of enforcement
  2153. proceedings is applicable only to information which is not itself
  2154. exempt from compelled disclosure, but claims exemption only as part
  2155. of an investigatory file. Information independently exempt, such as
  2156. intelligence information, is not subject to the requirement that it
  2157. relate to a definite prospect of enforcement proceedings.  American
  2158. Civil Liberties Union Foundation  v Deukmejian (1982) 32 Cal 3d
  2159. 440, 186 Cal Rptr 235, 651 P2d 822.
  2160.     Financial data supplied by a waste disposal company to a city
  2161. which the city  relied on in granting a rate increase to the
  2162. company pursuant to an exclusive contract between the city and the
  2163. company for the collection of waste and garbage within the city
  2164. limits, was not exempt from disclosure under Gov. Code,  @ 6254,
  2165. subd. (n), which exempts from disclosure " [s]tatements of personal
  2166. worth or financial data required by a licensing agency and filed by
  2167. an applicant with such licensing agency to establish his personal
  2168. qualifications for the license, certificate, or permit applied
  2169. for." The term license within the meaning of @ 6254, subd. (n),
  2170. must be construed narrowly to give effect to the legislative intent
  2171. that favors disclosure over secrecy in government. If the
  2172. Legislature had intended a broad exemption to apply to any
  2173. financial statements  then it need not have hinged the exemption to
  2174. those filing applications for licensing agencies.  Although it
  2175. makes good sense to exempt license applicants,  that situation was
  2176. distinct from the type of contractual relationship that existed
  2177. between the city and the disposal company.  San Gabriel Tribune v
  2178. Superior Court (1983, 2d Dist) 143 Cal App 3d 762, 192 Cal Rptr
  2179. 415. 
  2180.  
  2181.   A sheriff's investigation report undertaken at the county's
  2182. instance to determine the validity of a jail inmate's tort
  2183. liability claim based on a jailhouse assault was not protected from
  2184. disclosure by Gov. Code, @ 6254, subd.  (f) (California Public
  2185. Records Act), which exempts from disclosure records of complaints
  2186. or investigations conducted for correctional, law enforcement or
  2187. licensing purposes. Even if the sheriff's report had law
  2188. enforcement implications, the exemption is applicable only when the
  2189. prospect of law enforcement is "concrete and definite." Register
  2190. Div. of Freedom Newspapers, Inc. v County of Orange (1984, 4th
  2191. Dist) 158 Cal App 3d 893, 205 Cal Rptr 92.
  2192.     Under the California Public Records Act (Gov. Code, @ 6500 et
  2193. seq.), exemptions from disclosure of records of complaints or
  2194. investigations conducted  for correctional or law enforcement
  2195. purposes (Gov. Code, @ 6254, subd. (f)) are  permissive, not
  2196. mandatory. Thus, it did not forbid disclosure of investigation
  2197. reports of an assault on a jail inmate undertaken in connection
  2198. with a tort claim, and, since disclosure was not forbidden by state
  2199. law, the absolute privilege of Evid. Code, @ 1040, subd. (b)(1),
  2200. granting governmental entities a  privilege against disclosure of
  2201. information if disclosure is forbidden by a federal or state
  2202. statute, was not applicable in an action by a newspaper against the
  2203. county for disclosure of the reports.  Register Div. of Freedom
  2204. Newspapers,  Inc. v County of Orange (1984, 4th Dist) 158 Cal App
  2205. 3d 893, 205 Cal Rptr 92.    Under Gov. Code, @ 6254, subd. (f)(2),
  2206. which provides an exemption from disclosure for " [r]ecords of
  2207. complaints to or investigations conducted by. . . any state or
  2208. local police agency," a city had a duty to provide information
  2209. contained in a police report to the public, notwithstanding the
  2210. report was not the result of a formal, written complaint made by a
  2211. citizen to the police department, but rather was the result of an
  2212. independent police investigation. By its terms, @ 6254, subd.
  2213. (f)(2), requires disclosure of information in investigatory files
  2214. "to the extent such information regarding crimes alleged or 
  2215. committed or any other incident investigated is recorded." The
  2216. investigation by police was recorded. Therefore, the statute
  2217. required disclosure of specific information about the
  2218. investigation. If the language of @ 6254, subd. (f)(2), is in any
  2219. way ambiguous, it should be resolved in favor of the legislative
  2220. intent of the California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et
  2221. seq.) to maximize disclosure of the conduct of governmental
  2222. operations.  South Coast Newspapers, Inc. v City of Oceanside
  2223. (1984, 4th Dist) 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr 527.
  2224.      In light of the fact that the California Public Records Act (
  2225. Gov. Code, @   6250  et seq.) was modeled after the federal Freedom
  2226. of Information Act (5 U.S.C. @ 552), Gov. Code, @ 6254, subd. (f),
  2227. which provides an exemption from disclosure for records of
  2228. complaints to or investigations conducted by any state or local
  2229. police agency, should receive a parallel construction with 5 U.S.C.
  2230. @ 552(b)(7), which exempts investigatory records compiled for law
  2231. enforcement purposes, including the 1974 amendments to @ 552(b)(7),
  2232. which limit the investigatory records exemption and were intended
  2233. to restate and clarify the original purpose of the federal act. 
  2234. South Coast Newspapers, Inc. v City of Oceanside (1984, 4th Dist)
  2235. 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr 527.
  2236.     The 1982 amendments to Gov. Code, @ 6254, subd. (f), which
  2237. exempts from disclosure records of complaints to or investigations
  2238. conducted by any state or  local police agency, enacted as subds.
  2239. (1) and (2) of @ 6254, subd. (f), did not so significantly alter
  2240. the statute that its federal counterpart, 5 U.S.C. @ 552(b)(7), is
  2241. no longer an appropriate guide to its construction. The effect of 
  2242. these amendments was simply to extend public access to information
  2243. contained in  agency records which are themselves exempt from
  2244. disclosure by @ 6254, subd. (f). The amendments are in keeping with
  2245. the original, shared purpose of the California Public Records Act
  2246. ( Gov. Code, @ 6250 et seq.) and the federal Freedom of Information
  2247. Act (5 U.S.C.  @ 552) to provide public access to government
  2248. information.  South Coast Newspapers, Inc. v City of Oceanside
  2249. (1984, 4th Dist) 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr 527.    In a
  2250. declaratory relief action by a newspaper seeking to inspect or
  2251. obtain a  copy of a police report of an investigation of a high
  2252. school principal for his alleged failure to report an incident of
  2253. child abuse, the trial court erred in ruling that the report was
  2254. absolutely privileged under Gov. Code, @ 6254, subd.  (f), which
  2255. exempts from disclosure records of complaints to or investigations
  2256. by any state or local police agency. Under the California Public
  2257. Records Act ( Gov. Code, @ 6250 et seq.), the newspaper was
  2258. entitled to a copy of the report if no confidential sources would
  2259. be revealed, disclosure would not interfere with enforcement
  2260. proceedings, no person would be deprived of a fair trial, release
  2261. of the report would not constitute an unwarranted invasion of
  2262. privacy, secret police investigative techniques or procedures would
  2263. not be revealed, and the life or physical safety of law enforcement
  2264. personnel would not be endangered. Accordingly, the trial court was
  2265. required to conduct an in camera inspection and to release the
  2266. report or parts thereof, or an accurate edited summary, unless the
  2267. court found disclosure would result in an invasion of statutorily
  2268. protected areas of information.  South Coast Newspapers, Inc. v
  2269. City of Oceanside (1984, 4th Dist) 160 Cal App 3d 261, 206 Cal Rptr
  2270. 527.
  2271.     In a proceeding in which a newspaper petitioned pursuant to the
  2272. California Public Records Act (Gov. Code, $ 6250 et seq.) for an
  2273. order compelling the county sheriff to disclose certain
  2274. investigatory and disciplinary records, the trial court did not
  2275. sufficiently consider all requisite criteria in determining whether
  2276. the subject documents were entitled to exempt status. Thus, its
  2277. order directing disclosure of some of the documents, determining
  2278. that some were exempt, and determining that some would be disclosed
  2279. after protected information was redacted required redetermination. 
  2280. Gov. Code, $ 6254, subd. (f), generally  exempts from public
  2281. disclosure law enforcement investigatory records and files. 
  2282. However, not all documents contained in these records and files are
  2283. necessarily  exempt. Gov. Code, $ 6254, subd. (f), also sets forth
  2284. a listing of information contained in investigatory records and
  2285. files that is not exempt. The effect is to extend public access to
  2286. information contained in records that are themselves  exempted.
  2287. Therefore, matters contained in investigatory records and files are
  2288. entitled to a qualified privilege, and specific statutory and
  2289. judicial criteria  must be applied in determining whether
  2290. particular investigatory records are exempt. Williams v Superior
  2291. Court (1992, 4th Dist) 3 Cal App 4th 1292, 5 Cal Rptr 2d 142,
  2292. review gr.
  2293.  
  2294.    3. -Records of Complaints
  2295.    Gov. Code, @ 6254, subd. (f), exempting from the disclosure
  2296. requirements of the Public Records Act, "records of complaints to,"
  2297. or investigations conducted  by, the office of the Attorney General
  2298. and the Department of Justice, and any state or local agency, or
  2299. any such investigatory or security files compiled by any other
  2300. state or local agency for correctional, law enforcement or
  2301. licensing purposes, does not violate First Amendment guarantees of
  2302. freedom to communicate. Decisional law generally accepts the
  2303. assumption that a statute calling for general disclosure may
  2304. validly define reasonably restricted areas of nondisclosure,
  2305. provided that they are justified by a genuine public policy
  2306. concern, such as the privacy of citizens whose information gets
  2307. into government  files.  Black Panther Party v Kehoe (1974) 42 Cal
  2308. App 3d 645, 117 Cal Rptr 106.
  2309.      Gov. Code, @ 6254, subd. (f), exempting from the disclosure
  2310. requirements of the Public Records Act, "records of or complaints
  2311. to," or investigations conducted by, the office of the Attorney
  2312. General and the Department of Justice, and any state or local
  2313. police agency, "or any such investigatory. . . files compiled by
  2314. any other state or local agency for correctional, law enforcement
  2315. or licensing purposes," is properly interpreted as exempting
  2316. records of complaints, as well as records of investigation
  2317. maintained for licensing purposes by agencies of the Department of
  2318. Consumer Affairs. The words "any such" would be surplusage if they
  2319. did not embrace the same records as the preceding clause, and that
  2320. textual interpretation comports with the dual legislative concern,
  2321. appearing throughout the act, for individual privacy as well as
  2322. disclosure "concerning the conduct of the people's business." Both
  2323. complaining witnesses, who often demand anonymity, and the public
  2324. have an interest in the confidentiality of complaints of wrongdoing
  2325. prior to the inception of formal enforcement or disciplinary
  2326. proceedings.  Black Panther Party v Kehoe (1974) 42  Cal App 3d
  2327. 645, 117 Cal Rptr 106.
  2328.     In holding that letters of complaint to the Bureau of
  2329. Collections and Investigative Services charging unethical or
  2330. abusive practices by licensed collection agencies are exempt from
  2331. disclosure as "records of complaint" within  the meaning of Gov.
  2332. Code, @ 6254, subd. (f), the trial court erred in failing to find
  2333. on the material factor, urged as a special basis of plaintiffs'
  2334. demand for  disclosure under the Public Records Act, of the
  2335. bureau's practice of furnishing  copies of consumer complaints to
  2336. the affected licensees. Gov. Code, @ 6254, setting forth various
  2337. categories of exemptions, and further providing that it is not to
  2338. be construed as "preventing" public inspection of exempted material
  2339. not otherwise prohibited by law, does not permit selective
  2340. disclosure. The practice  of disclosing complaints to the affected
  2341. licensees destroys the privilege of  confidentiality otherwise
  2342. permitted by the statute, and, when a record loses its exempt
  2343. status, it becomes subject to the provision of Gov. Code, @ 6253,
  2344. subd. (a), that "every citizen has a right to inspect any public
  2345. record." Black Panther Party v Kehoe (1974) 42 Cal App 3d 645, 117
  2346. Cal Rptr 106.
  2347.   The procedural regulations of the California Highway Patrol
  2348. governing the investigation of citizen complaints concerning
  2349. conduct of personnel in that department come within the meaning of
  2350. "Public Records" in Gov. Code, @ 6252, subd (d), defining terms
  2351. used in the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et  seq.), and
  2352. since such regulations are not themselves "records of complaints"
  2353. or  "investigations" within the meaning of Gov. Code, @ 6254, subd
  2354. (f), and are thus not exempt from disclosure thereunder, or under
  2355. Gov. Code, @ 6254, subd (k), they are required by the Public
  2356. Records Act to be made available by the department for public
  2357. inspection and copying.  Cook v Craig (1976) 55 Cal App 3d 773, 127
  2358. Cal Rptr 712.
  2359.  
  2360.    4. Pending Litigation; Discovery
  2361.    In a personal injury action against a city for battery by a
  2362. policeman, information relating to any suspension of the officer
  2363. resulting from the alleged battery would not be discoverable, in
  2364. view of the rule prohibiting the use of remedial measures
  2365. undertaken after an event to prove negligence or culpability in
  2366. connection with the event itself.  Los Angeles v Superior Court
  2367. (1973) 33 Cal App 3d 778, 109 Cal Rptr 365.
  2368.  
  2369.    A discovery order was in violation of prison officials'
  2370. privilege to refuse to disclose official information recognized by
  2371. Evid. Code, @ 1040 and Gov. Code, @ 6254, subd. (f) where the order
  2372. required disclosure of plans, plats, maps and  diagrams depicting
  2373. a correctional facility and lists compiled by prison authorities
  2374. for security purposes indicating inmate membership in rival gangs.
  2375. Procunier v Superior Court (1973) 35 Cal App 3d 211, 110 Cal Rptr
  2376. 531.
  2377.     Gov. Code, @ 6254, subd. (b), exempting from disclosure records
  2378. "pertaining to" pending litigation to which a public agency is a
  2379. party, was not applicable to an order for discovery of information
  2380. and documents in the possession of the  Division of Industrial
  2381. Safety, in personal injury and wrongful death actions arising out
  2382. of the collapse of a bridge under construction. The exception in
  2383. question essentially provides public agencies with the protection
  2384. of the attorney-client privilege, including work product, for a
  2385. limited period while there is ongoing litigation, and the discovery
  2386. order did not require the disclosure of any documents or records
  2387. coming within the attorney-client privilege.  State v Superior
  2388. Court (1974) 43 Cal App 3d 778, 117 Cal Rptr 726.    In a wrongful
  2389. death action against a city and certain of its employees including
  2390. police officers who allegedly inflicted fatal gunshot wounds on the
  2391. deceased, the district attorney could not successfully resist
  2392. plaintiff's efforts to discover materials in his possession under
  2393. the absolute privilege established as to official information by
  2394. Evid. Code, @ 1040, subd (b)(1), if disclosure is forbidden by
  2395. federal or state statutes, on the ground that Gov. Code, @ 6254,
  2396. subd (f), a part of the Public Records Act relating to "records of
  2397. complaints to or investigations conducted by, or records of
  2398. intelligence information or security procedures of" law enforcement
  2399. agencies, forbids disclosure of such material. The statute, by its
  2400. terms, deals only with public inspection of certain governmental
  2401. documents, and the act further specifically provides in Gov. Code,
  2402. @ 6260, that its provision "shall not be deemed in any manner to
  2403. affect the rights of litigants, including parties to administrative
  2404. proceedings, under the laws of discovery." Shepherd v Superior
  2405. Court (1976) 17 Cal 3d 107, 130 Cal Rptr 257, 550 P2d 161.
  2406.     The doctrine of equal protection did not require release of the
  2407. records of a  sheriff's department investigation of a shooting
  2408. incident involving several juveniles to the mother of one of the
  2409. minors for her use in a civil action arising out of the incident
  2410. without the necessity of her obtaining a juvenile court order for
  2411. inspection of such records as required by Welf. & Inst. Code, @ 
  2412. 827. The promotion of the rehabilitative purposes of the juvenile
  2413. law provides more than a valid reason to require the
  2414. confidentiality of juvenile records under the statute, which
  2415. provides a simple procedure (petition for a court order) under
  2416. which the mother could obtain the report but yet protect the other 
  2417. minors involved.  Wescott v Yuba County (1980) 104 Cal App 3d 103,
  2418. 163 Cal Rptr  385.    The trial court's discovery order in a
  2419. professor's defamation action against  his former university
  2420. employer that allowed the professor discovery of his tenure and
  2421. promotion files, save and except letters of recommendation or
  2422. reference to the university concerning the professor written when
  2423. he was being considered for employment constituted error insofar as
  2424. it failed to provide appropriate protection of the privacy
  2425. interests of those who had furnished confidential information for
  2426. the files after the professor's employment. Protection should have
  2427. been afforded not only to those who had furnished confidential
  2428. information prior to the professor's employment, but also to all
  2429. those who had subsequently furnished confidential information
  2430. concerning the professor's qualifications for employment,
  2431. promotion, additional compensation, or termination. Since there was
  2432. no compelling state purpose in maintenance of confidentiality of
  2433. the contents of letters of reference in the file, the professor was
  2434. entitled to the disclosure thereof, subject to protection of the
  2435. confidential communications' authors by withholding their names and
  2436. other identification. Courts should impose partial limitations
  2437. rather than outright denial of discovery when by doing so otherwise
  2438. affected constitutional rights may be preserved.  Board of Trustees
  2439. v Superior Court (1981) 119 Cal App 3d 516, 174 Cal Rptr 160.
  2440.  
  2441.    5. Evidentiary Privileges
  2442.    An agreement entered into between a school district and a
  2443. private corporation, providing for performance by the corporation
  2444. of research and development work and services for a fee, could not
  2445. be said to require the district to violate Gov. Code, @ 6253,
  2446. requiring generally that public records be open to inspection
  2447. during an agency's office hours, but giving the agency the right to
  2448. adopt regulations stating the procedures to be followed when making
  2449. records available, where the agreement specifically permitted the
  2450. disclosure of  any confidential material for which there was a
  2451. reasonable and proper need, on the condition that the person
  2452. receiving the material agree not to publish or sell it. Moreover,
  2453. Gov. Code, @ 6254, provides that nothing in the Public Records Act
  2454. shall be construed to require disclosure of records exempted by
  2455. provisions of the Evidence Code relating to privilege, and, under
  2456. Evid. Code, @  1060, the owner of a trade secret is privileged to
  2457. refuse to disclose, and to prevent another from disclosing the
  2458. secret.  California School Employees Asso. v Sunnyvale Elementary
  2459. School Dist. (1973) 36 Cal App 3d 46, 111 Cal Rptr 433.
  2460.     In an action by former faculty members of a state university
  2461. against the chancellor and others, predicated on their alleged
  2462. denial of tenure or retention in retaliation for opposing the
  2463. election of their department chairman, in which  the faculty
  2464. members made a strong showing in a motion for discovery that
  2465. certain official information was essential to determine whether
  2466. they were dismissed for exercising constitutional rights, rather
  2467. than for the stated reasons, the trial  court did not comply with
  2468. applicable principles requiring it, on being confronted with a
  2469. claim of conditional privilege for official information under 
  2470. Evid. Code, @ 1040, subd. (b)(2), to engage in a weighing process
  2471. to determine whether the disclosure would be against the public
  2472. interest, where the trial court's one-sentence and one-word orders
  2473. denying the motions contained no findings that disclosure would be
  2474. against the public interest.  Parnes v Superior Court (1978) 81 Cal
  2475. App 3d 831, 146 Cal Rptr 818.
  2476.     Financial data supplied by a waste disposal company to a city
  2477. which the city relied on in granting a rate increase to the
  2478. disposal company pursuant to an exclusive contract between the city
  2479. and the waste disposal company for the collection of waste and
  2480. garbage within the city limits, was not exempt from disclosure as
  2481. a public record by Gov. Code, @ 6254, subd. (k), which exempts from
  2482. disclosure records exempted from disclosure under federal or state
  2483. law, including Evid. Code, @@ 1040 (privilege for official
  2484. information) and 1060 (privilege to protect trade secret). There
  2485. was no showing that the city would be injured by revealing the
  2486. data. Moreover, under Evid. Code, @ 1040, there was no showing that
  2487. disclosure of the information was against the public interest;
  2488. disclosure was shown to weigh in favor of the public's interest in
  2489. view of the fact that the rate increase amounted to a 15 to 25
  2490. percent increase in just two  years that the public--not the
  2491. city--would have to pay. Further, assurances of confidentiality
  2492. were insufficient in themselves to justify withholding pertinent
  2493. public information from the public.  Nor was a showing of egregious
  2494. conduct necessary to gain access to relevant data, since in many
  2495. cases knowledge of such could only be gained by access.  San
  2496. Gabriel Tribune v Superior Court (1983, 2d  Dist) 143 Cal App 3d
  2497. 762, 192 Cal Rptr 415. Rejection of a county sheriff's claim for
  2498. exemption from disclosure to a television and broadcasting company
  2499. of records pertaining to licenses to carry concealed weapons, under
  2500. Gov. Code, @ 6255, the "catch-all" exemption to the general policy
  2501. of disclosure of public records under the Public Records Act ( Gov.
  2502. Code, @ 6250  et seq.), on the ground that the public interest
  2503. weighed in favor of disclosure as opposed to nondisclosure,
  2504. required rejection of a claim for exemption made by the sheriff
  2505. with respect to the same records, under Gov. Code, @ 6254, subd.
  2506. (k), exempting records, disclosure of which is exempted or
  2507. prohibited pursuant to provisions of federal or state law,
  2508. including, but not limited to, provisions of the Evidence Code
  2509. relating to privilege, since the same weighing process is involved
  2510. under both provisions. Rejection of the sheriff's claim for
  2511. exemption from disclosure of the records sought, based on Evid.
  2512. Code, @ 1040, which creates a privilege for official information
  2513. acquired  in confidence, under certain circumstances, was mandated
  2514. for the same reason. CBS, Inc. v Block (1986) 42 Cal 3d 646, 230
  2515. Cal Rptr 362, 725 P2d 470.
  2516.  
  2517.    6. Personnel Matters
  2518.    In a prosecution of a state prison inmate for the murder of a
  2519. prison employee, the trial court did not abuse its discretion in
  2520. denying defendant's pretrial discovery motion for production, for
  2521. impeachment purposes, of the complete personnel files of all prison
  2522. staff members and the inmate files of all prisoners that each side
  2523. was considering calling to testify at trial, where the  prosecutor
  2524. had offered to go through the files and disclose any material which
  2525. might be relevant to impeachment, but defense counsel apparently
  2526. rejected that offer. The blanket request failed to describe the
  2527. requested information with sufficient specificity and there is a
  2528. legitimate public interest in protecting against wholesale
  2529. disclosure of the matter requested.  People v Gaulden (1974) 36 Cal
  2530. App 3d 942, 111 Cal Rptr 803.
  2531.     Exemption provisions of Federal Freedom of Information Act,
  2532. rather than Ev C @ 1040 and Gov C @ 6254(f), are determinative in
  2533. suit against California Adult Authority on defendant's motion to
  2534. withhold allegedly privileged personnel files.  Kerr v United
  2535. States District Court (1975) 511 F2d 192.
  2536.     In determining, under Gov. Code, @ 6259, whether a public
  2537. official is justified in refusing to publicly disclose records of
  2538. investigations of complaints against employees on the ground that
  2539. the public interest in protection of personal privacy outweighs the
  2540. public interest in disclosure (Gov. Code, @@ 6254, subd. (c), and
  2541. 6255), the court should consider whether there is  reasonable cause
  2542. to believe the charges were well founded and whether they were 
  2543. substantial in nature. Thus, in an action to compel disclosure of
  2544. an audit report of financial activities of university employees,
  2545. the trial court abused its discretion in refusing to order
  2546. disclosure of portions of the audit report that indicated certain
  2547. substantial charges against the employees to be well founded.
  2548. American Federation of State, etc. Employees v Regents of
  2549. University of Cal. (1978) 80 Cal App 3d 913, 146 Cal Rptr 42.   
  2550. Information sought by a citizens' assistant, appointed pursuant to
  2551. a city charter, relating to a complaining citizen's evaluation, by
  2552. a city department, on her application for employment was not exempt
  2553. from disclosure under the Public Records Act. The assistant was
  2554. clothed with official dignity and prestige comparable to that of
  2555. other city officials and his official acts were those of the city
  2556. itself. A disclosure, such as the one sought, by one official or
  2557. department to another is not a "public disclosure." In the exercise
  2558. of his functions, the citizens' assistant, like all other of the
  2559. city's officials and employees, was subject to the provisions of
  2560. any law forbidding public, or private, disclosure of designated
  2561. records or information to citizens or others.  Parrott v Rogers
  2562. (1980) 103 Cal App 3d 377, 163 Cal Rptr 75.
  2563.     Financial data supplied by a waste disposal company to a city
  2564. which the city  relied on in granting a rate increase to the
  2565. company pursuant to an exclusive contract between the city and
  2566. company for the collection of waste and garbage within the city
  2567. limits, was not exempt from disclosure as a public record by Gov.
  2568. Code, @ 6254, subd. (c), which exempts from disclosure "
  2569. [p]ersonal, medical, or similar files, the disclosure of which
  2570. would constitute an unwarranted invasion of personal privacy." When
  2571. the city publically based its decision to permit the company to
  2572. increase waste and garbage collection rates on the financial data
  2573. supplied by the disposal company, the data lost its exempt status.
  2574. San Gabriel Tribune v Superior Court (1983, 2d Dist) 143 Cal App 3d
  2575. 762, 192 Cal Rptr 415.
  2576.     Two letters in a city firefighter's personnel file--one letter
  2577. appointing him to the position of transit administrator and the
  2578. other rescinding the appointment and reinstating him as a
  2579. firefighter--were not exempt from disclosure under Gov. Code, @
  2580. 6254, subd. (c), which exempts personnel files, the disclosure of
  2581. which would constitute an unwarranted invasion of personal privacy,
  2582. from disclosure under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250 
  2583. et seq.). The letters contained no personal information.  Although
  2584. reclassification may be embarrassing to an individual, in
  2585. California, employment contracts are public records and may not be
  2586. considered exempt. (Gov.  Code, @ 6254.8.) The letters were
  2587. memoranda of the firefighter's appointment to a position and the
  2588. rescission thereof; they therefore manifested his employment
  2589. contract. Because the letters regarded business transactions and
  2590. contained no personal information, the trial court properly ordered
  2591. disclosure of the letters under the act.  Braun v City of Taft
  2592. (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  2593.   The trial court did not err in ordering disclosure of the first
  2594. page of a city firefighter's salary card under the Public Records
  2595. Act ( Gov.  Code, @   6250  et seq.), to show that the
  2596. firefighter's employment record had been altered, although the card
  2597. contained personal information (the firefighter's address, birth
  2598. date, phone number, social security and credit union numbers, and
  2599. salary) which was not relevant to the inquiry. The trial court
  2600. could have ordered the personal information taken out before the
  2601. card was made public; however, the data listed on the card was not
  2602. in any way embarrassing and, although personal, was not secret.
  2603. Thus, the court was within its discretion in  finding that the
  2604. disclosure of the face sheet of the salary card would not
  2605. constitute an unwarranted invasion of personal privacy under Gov.
  2606. Code, @ 6254,  subd. (c), and was not exempt from disclosure
  2607. thereunder.  Braun v City of Taft  (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d
  2608. 332, 201 Cal Rptr 654.
  2609.     Although Gov. Code, @ 6254, subd. (c), exempts personnel,
  2610. medical, or similar files, the disclosure of which would constitute
  2611. an unwarranted invasion of privacy, from disclosure under the
  2612. Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), the Legislature,
  2613. by using the word "files," did not intend to exempt the  entire
  2614. file and thus to prohibit the selective disclosure of certain
  2615. documents from the file. In view of  Gov. Code, @ 6250,  which
  2616. states that "In enacting this chapter, the Legislature, mindful of
  2617. the right of individuals to privacy, finds and declares that access
  2618. to information concerning the conduct of the people's business is
  2619. a fundamental and necessary right of every person in this state"
  2620. and the policy favoring disclosure of public records, it is
  2621. unlikely that the Legislature intended such an all or nothing
  2622. approach.  Braun v City of Taft  (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d
  2623. 332, 201 Cal Rptr 654.
  2624.     In cases involving the disclosure of personnel, medical, or
  2625. similar files under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et
  2626. seq.), the weighing process under Gov. Code, @ 6254, subd. (c), to
  2627. determine whether the disclosure would constitute an unwarranted
  2628. invasion of privacy, and thus make the records exempt  from
  2629. disclosure, requires a consideration of almost exactly the same
  2630. elements that should be considered under Gov. Code, @ 6255, which
  2631. provides that a public  agency shall justify withholding any record
  2632. by demonstrating that, on the facts  of the particular case, the
  2633. public interest served by not making the record public clearly
  2634. outweighs the public interest served by disclosure of the record.
  2635. Braun v City of Taft (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal
  2636. Rptr 654.
  2637.     Disclosure of material from a city employee's personnel file
  2638. under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) was not
  2639. prohibited by the employee's constitutional right to privacy (Cal.
  2640. Const., art. I, @ 1). The balancing test employed by the trial
  2641. court in its determination that the records were not exempt under
  2642. Gov. Code, @ 6254, subd. (c), because they did not constitute an
  2643. unwarranted invasion of privacy, is the same one which should be
  2644. utilized in weighing the right of privacy against the right of the
  2645. public to oversee the actions of governmental employees. The trial
  2646. court carefully considered the clash between the need for public
  2647. disclosure of its business and the need of the individual to
  2648. privacy when making its determination under @ 6254, subd. (c); no 
  2649. more was required under Cal.  Const., art. I, @ 1.  Braun v City of
  2650. Taft (1984,  5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  2651.  
  2652.  
  2653.                          GOVERNMENT CODE
  2654.  
  2655. TITLE 1. GENERAL                             DIVISION
  2656. 7. Miscellaneous          CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  2657.                 Cal Gov Code @ 6254.5 (1993)
  2658.  
  2659. @ 6254.5.  Disclosure of otherwise exempt records
  2660.  
  2661.    Notwithstanding any other provisions of the law, whenever a
  2662. state or local agency discloses a public record which is otherwise
  2663. exempt from this chapter, to any member of the public, this
  2664. disclosure shall constitute a waiver of the exemptions specified in
  2665. Sections 6254, 6254.7, or other similar provisions of law. For
  2666. purposes of this section, "agency" includes a member, agent,
  2667. officer, or employee of the agency acting within the scope of his
  2668. or her membership, agency, office, or employment.
  2669.  
  2670.    This section, however, shall not apply to disclosures:
  2671.  
  2672.    (a) Made pursuant to the Information Practices Act (commencing
  2673. with Section 1798 of the Civil Code) or discovery proceedings.
  2674.  
  2675.    (b) Made through other legal proceedings.
  2676.  
  2677.    (c) Within the scope of disclosure of a statute which limits
  2678. disclosure of specified writings to certain purposes.
  2679.  
  2680.    (d) Not required by law, and prohibited by formal action of an
  2681. elected legislative body of the local agency which retains the
  2682. writings.
  2683.  
  2684.    (e) Made to any governmental agency which agrees to treat the
  2685. disclosed material as confidential. Only persons authorized in
  2686. writing by the person in charge of the agency shall be permitted to
  2687. obtain the information.  Any information obtained by the agency
  2688. shall only be used for purposes which are consistent with existing
  2689. law.
  2690.  
  2691.    (f) Of records relating to a financial institution or an
  2692. affiliate thereof, if the disclosures are made to the financial
  2693. institution or affiliate by a state agency responsible for the
  2694. regulation or supervision of the financial institution or
  2695. affiliate.
  2696.  
  2697. HISTORY:
  2698.       Added Stats 1981 ch 968 @ 3.
  2699.     Amended Stats 1983 ch 101 @ 57. Amended Stats 1987 ch 1453 @ 5.
  2700.  
  2701. NOTES: 
  2702. AMENDMENTS:
  2703.  1983 Amendment: Routine code maintenance.
  2704.  1987 Amendment: (1) Deleted the former second sentence of the
  2705. first paragraph which read: "For the purposes of this section,
  2706. before a disclosure of an otherwise exempt public record by a state
  2707. or local agency to a federal agency, is made, the federal agency
  2708. shall agree in writing to comply with this chapter."; and (2) added
  2709. subds (e) and (f).
  2710.    COLLATERAL REFERENCES:
  2711.    LAW REVIEW ARTICLES:
  2712.   Review of Selected 1987 Legislation.  19 Pacific LJ 456.
  2713.  
  2714. NOTES OF DECISIONS:
  2715.     Two letters in a city firefighter's personnel file--one letter
  2716. appointing him to the position of transit administrator and the
  2717. other rescinding the appointment and reinstating him as a
  2718. firefighter--were not exempt from disclosure under Gov. Code, @
  2719. 6254, subd. (c), which exempts personnel files, the disclosure of
  2720. which would constitute an unwarranted invasion of personal privacy,
  2721. from disclosure under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250 
  2722. et seq.). The letters contained no personal information.  Although
  2723. reclassification may be embarrassing to an individual, in
  2724. California, employment contracts are public records and may not be
  2725. considered exempt. (Gov.  Code, @ 6254.8.) The letters were
  2726. memoranda of the firefighter's appointment to a position and the
  2727. rescission thereof; they therefore manifested his employment
  2728. contract. Because the letters regarded business transactions and
  2729. contained no personal information, the trial court properly ordered
  2730. disclosure of the letters under the act.  Braun v City of Taft
  2731. (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  2732.   A city failed to demonstrate that the public interest would be
  2733. served by withholding certain personnel records of a city employee
  2734. under Gov.  Code, @ 6255, which provides that a public agency shall
  2735. justify withholding any public record by demonstrating that, on the
  2736. facts of the particular case, the public interest served by not
  2737. making the record public clearly outweighs the public interest
  2738. served by disclosure of the record, despite the city's claims it
  2739. would  be difficult to secure good public employees if every
  2740. mistake or error in judgment were disseminated for public
  2741. consumption, and to obtain candid information from personnel
  2742. applicants if they knew the information provided would be public
  2743. knowledge. Since the records were not exempt under Gov. Code, @ 
  2744. 6254, subd. (c), because they did not constitute an unwarranted
  2745. invasion of privacy, it followed that the public interest asserted
  2746. by the city under @ 6255  would not clearly outweigh the public
  2747. interest served by disclosure of the records. Finally, the clear
  2748. provisions of Gov.  Code, @ 6254.8 governed, for it  provides, in
  2749. part, that every employment contract is not subject to @ 6255.
  2750. Braun v City of Taft (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal
  2751. Rptr 654.
  2752.  
  2753.                      GOVERNMENT CODE
  2754. TITLE 1. GENERAL                             DIVISION
  2755. 7. Miscellaneous        CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  2756.                  Cal Gov Code @ 6255 (1993)
  2757.  
  2758. @ 6255.  Withholding records from inspection; Justification; Public
  2759. interest
  2760.  
  2761.    The agency shall justify withholding any record by demonstrating
  2762. that the record in question is exempt under express provisions of
  2763. this chapter or that on the facts of the particular case the public
  2764. interest served by not making the record public clearly outweighs
  2765. the public interest served by disclosure of the record.
  2766.  
  2767. HISTORY:      Added Stats 1968 ch 1473 @ 39.
  2768.  
  2769. NOTES: 
  2770. COLLATERAL REFERENCES:
  2771.     Witkin & Epstein, Criminal Law (2d ed) @ 1297.
  2772.     Witkin Evidence (3d ed) @@ 1251, 1258.
  2773.     Cal Jur 3d (Rev) Consumer and Borrower Protection Laws @ 316. 
  2774.     Cal Jur 3d Records and Recording Laws @ 7.
  2775.     Cal Trial Handbook 2d (BW, 1987) @ 28:17.
  2776.     Ehrman & Flavin, Taxing California Property (3d ed) @ 15:01.  
  2777.  
  2778. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS:    Confidentiality of venereal disease
  2779. records, compiled and kept by local health departments pursuant to
  2780. regulation of State Department of Public Health;  right of health
  2781. officer receiving subpoena for such record to assert privilege
  2782. pursuant to Ev C @ 1040.  53 Ops Atty Gen 10.
  2783.  
  2784.   Availability for public inspection of files of Board of Pilot
  2785. Commissioners;  authority of board to impose requirement that
  2786. persons wishing to inspect material on file do so only in presence
  2787. of commissioner or employee of Pilot  Commission and only at
  2788. reasonable hours.  53 Ops Atty Gen 136.
  2789.     Confidentiality of certain details and requirement to disclose
  2790. information in proposed prepaid health plans.  58 Ops Atty Gen 371. 
  2791.   Records of state summary criminal information contained in
  2792. concealed weapons  permit records of a sheriff may not be disclosed
  2793. to the public. The records of the sheriff's investigation of the
  2794. qualification and fitness of an applicant for a concealed weapon
  2795. permit are exempt from public disclosure by Government Code,  @
  2796. 6254 (f). The application for and record of a permit for a
  2797. concealed weapon are open to public inspection unless they contain
  2798. exceptional information by which the sheriff can demonstrate that
  2799. the public interest served by not making  such records public
  2800. clearly outweighs the public interest in their disclosure as
  2801. provided in Government Code, @ 6255.  62 Ops Atty Gen 595.
  2802.     Those financial statements requested and received by county
  2803. from potential bidders for refuse disposal contracts are
  2804. confidential and are not open to public when they are examined by
  2805. committee of board of supervisors at meeting subject to the Brown
  2806. Act.  68 Ops Atty Gen 16.   
  2807.  
  2808. ANNOTATIONS:    Court's power to determine upon government's claim
  2809. of privilege, whether official information contains state secrets
  2810. or other matters disclosure of which is against public interest. 
  2811. 32 ALR2d 391.
  2812.  
  2813.  
  2814. NOTES OF DECISIONS    Generally, when the public interest in
  2815. securing information necessitates the  free communication of such
  2816. information on a privileged, confidential basis, disclosure of
  2817. information so secured is against public interest.  Terzian v
  2818. Superior Court (1970) 10 CA3d 286, 88 Cal Rptr 806.    In a
  2819. proceeding for appointment of a guardian of a minor child committed
  2820. to the care of the welfare department and placed in a foster home
  2821. for adoption, the trial court abused its discretion in ordering the
  2822. welfare department to answer interrogatories as to the identity of
  2823. persons having custody of the child following commitment and other
  2824. particulars concerning the activities of the department in
  2825. connection with attempts to arrange adoptive placement for the
  2826. child, where the information concerning the placement and adoption
  2827. of the child  was acquired in confidence by the department and its
  2828. employees in the course of  their duties, and was not open or
  2829. officially disclosed to the public prior to the time a claim of
  2830. privilege was made, and where no preliminary basis had been
  2831. established for finding that the adoption procedure was not running
  2832. its proper course, and that the agency was unfit to have temporary
  2833. custody of the child, or that it was improbable that the child
  2834. would be adopted; while there is no absolute statutory ban on
  2835. disclosure of such information, nor any absolute privilege with
  2836. respect thereto, Evid Code, @ 1040, requires a weighing of
  2837. necessity for preserving confidentiality with the necessity for
  2838. disclosure in the interest of justice.  Terzian v Superior Court
  2839. (1970) 10 CA3d 286, 88 Cal Rptr 806.
  2840.     Under Pen. Code, @ 2081.5, limiting access to a prisoner's
  2841. records to the authorities listed therein, Gov Code, @ 6253, subd
  2842. (f), exempting certain prison records from the general disclosure
  2843. provisions of the statute, and Gov Code, @ 6255, authorizing the
  2844. withholding of records for reasons of public policy, the news media
  2845. was properly denied access to the prison files of an inmate facing
  2846. serious criminal charges in which criminal proceedings the court
  2847. had entered a publicity order in protection of the inmate's right
  2848. to a fair trial.  Yarish v Nelson (1972) 27 CA3d 893, 104 Cal Rptr
  2849. 205.
  2850.     The practice of the Bureau of Collections and Investigative
  2851. Services of furnishing copies of consumer complaints charging
  2852. unethical or abusive practices by licensed collection agencies to
  2853. the affected licensees while refusing to disclose them to other
  2854. citizens is not justified by Gov.  Code, @ 6255, authorizing
  2855. nondisclosure when the "public interest served by not making the
  2856. record public clearly outweighs the public interest served by
  2857. disclosure of the  record," and provisions authorizing taking up
  2858. consumer complaints with licensees in an attempt to resolve and
  2859. mediate disputes. The mediation statutes do not call for physical
  2860. delivery of copies of consumer complaints, but only authorize 
  2861. notification "of the nature of the complaint," and there is nothing
  2862. in section 6255, authorizing selective disclosure of records. 
  2863. Black Panther Party v  Kehoe (1974) 42 CA3d 645, 117 Cal Rptr 106. 
  2864.   A resolution by a city council purporting to provide citizens and
  2865. residents of the city with access to, and to establish procedures
  2866. for challenging the accuracy of, state criminal offender record
  2867. information compiled by the state, was not a matter of purely
  2868. municipal concern, in view of Gov. Code, @ 6255, which gives state
  2869. agencies the right to control access to its own records, and Pen.
  2870. Code, @@ 11076 and 11081, which enjoin the Department of Justice
  2871. itself from disclosing state criminal offender record information
  2872. except where authorized by statute, and charging the Attorney
  2873. General with responsibility for the security of such information
  2874. and directing him to prevent its unauthorized disclosure.  Younger
  2875. v Berkeley City Council (1975) 45 CA3d 825, 119 Cal Rptr 830.    In
  2876. determining, under Gov. Code, @ 6259, whether a public official is
  2877. justified in refusing to publicly disclose records of investigation
  2878. of complaints against employees on the ground that the public
  2879. interest in protection of personal privacy outweighs the public
  2880. interest in disclosure (Gov. Code, @@ 6254, subd. (c), and 6255),
  2881. the court should consider whether there is  reasonable cause to
  2882. believe the charges were well founded and whether they were 
  2883. substantial in nature. Thus, in an action to compel disclosure of
  2884. an audit report of financial activities of university employees,
  2885. the trial court abused its discretion in refusing to order
  2886. disclosure of portions of the audit report that indicated certain
  2887. substantial charges against the employees to be well founded. 
  2888. American Federation of State, etc. Employees v Regents of
  2889. University of Cal. (1978) 80 CA3d 913, 146 Cal Rptr 42.
  2890.     In ruling on a request for the disclosure of information under
  2891. the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), the burdens
  2892. and costs of disclosure,  including any expense and inconvenience
  2893. involved in segregating nonexempt from exempt information, must be
  2894. weighed against the public interest served by disclosure (Gov.
  2895. Code, @ 6255). Thus, law enforcement officials were entitled to
  2896. refuse disclosure of certain index cards which listed organized
  2897. crime suspects,  even though some of the information fell outside
  2898. the exemption for intelligence information (Gov. Code, @ 6254,
  2899. subd. (f)), where the benefit from disclosure of the nonexempt
  2900. portions was marginal and speculative and where the burden of
  2901. segregating exempt from nonexempt information would be substantial.
  2902. However, the disclosure of certain computer printouts was required,
  2903. where the information on such printouts was not confidential and
  2904. did not involve confidential sources, and where the task of
  2905. segregating exempt material was thus reduced to one of excising
  2906. personal identifiers. American Civil Liberties Union Foundation v
  2907. Deukmejian (1982) 32 C3d 440, 186 Cal Rptr 235, 651 P2d 822.    In
  2908. proceedings brought under the Public Records Act ( Gov. Code, @
  2909. 6250  et seq.), by an applicant for special deputy status to compel
  2910. the sheriff's department to permit inspection of his application
  2911. file, the trial court erred in concluding as a matter of law,
  2912. without a factual determination, that all matters contained in the
  2913. file were privileged. Although matters obtained with an implicit or
  2914. explicit understanding of confidentiality were not subject to
  2915. disclosure, the burden of demonstrating the need for
  2916. confidentiality as to all of the materials in the file, which was
  2917. not covered by an express statutory exemption, rested on the agency
  2918. claiming the privilege. When an in camera hearing pursuant to Evid.
  2919. Code, @ 915, subd. (b), is the only means available to the agency
  2920. to meet its burden, then it is an abuse of discretion not to hold
  2921. such a hearing to segregate nonprivileged material.  Johnson v
  2922. Winter (1982, 1st Dist) 127 Cal App 3d 435, 179 Cal Rptr 585.
  2923.     In a mandate proceeding in which three hospitals that had been
  2924. audited by the Department of Health Services with respect to their
  2925. Medi-Cal program services sought disclosure of the department's
  2926. audit manual, the trial court correctly concluded that the
  2927. department had justified the withholding of the fiscal portion of
  2928. the manual as permitted by Gov. Code, @ 6255 (a part of the Public
  2929. Records Act) by showing that the public interest served by not
  2930. making the record public clearly outweighed the public interest in
  2931. disclosure.  After an in camerainspection of the material the court
  2932. agreed with the department that the undisclosed portion of the
  2933. manual contained its "game plan" or strategy for audits by which
  2934. particular expenditures are selected for scrutiny because they tend
  2935. to reveal spending patterns relevant to ascertaining compliance
  2936. with the Medi-Cal regulations, and that disclosure would allow
  2937. Medi-Cal providers to circumvent governing regulations by
  2938. manipulating expenditure itemizations. There is no perceptible
  2939. public interest in a disclosure which would enable Medi-Cal
  2940. providers who have violated governing statutes and regulations to
  2941. escape detection.  Eskaton Monterey Hospital v Myers (1982, 3d
  2942. Dist) 134 Cal App 3d 788, 184 Cal Rptr 840.
  2943.     Financial data supplied by a waste disposal company to a city
  2944. which the city  relied on in granting a rate increase to the
  2945. disposal company pursuant to an exclusive contract between the city
  2946. and waste disposal company for the collection of waste and garbage
  2947. within the city limits was not exempt from disclosure as a public
  2948. record by Gov. Code, @ 6255, which places a burden on a public
  2949. agency to justify withholding a public record on the basis of a
  2950. showing that the public interest served in nondisclosure outweighs
  2951. the public interest in disclosure. Although the city and the
  2952. disposal company might have legitimate  privacy interests to
  2953. protect, yet the interests on the part of the city in not killing
  2954. future information-gathering abilities in business transactions,
  2955. and on  the part of the disposal company in jeopardizing
  2956. competitive advantages, did not outweigh the public's need to be
  2957. informed of the provision of governmental services contracted on
  2958. behalf of the residents.  San Gabriel Tribune v Superior  Court
  2959. (1983, 2d Dist) 143 Cal App 3d 762, 192 Cal Rptr 415.
  2960.     Even if a record is found to be nonexempt under Gov. Code, @
  2961. 6254, it can still be withheld under Gov. Code, @ 6255, which
  2962. provides that a public agency shall justify withholding any record
  2963. by demonstrating that it is exempt under the express provisions of
  2964. the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) or that on the
  2965. facts of the particular case the public interest served by not
  2966. making the record public clearly outweighs the public interest
  2967. served by disclosure of the record. The burden of demonstrating a
  2968. need for nondisclosure is on the agency claiming the right to
  2969. withhold the information.  Braun v City of Taft (1984, 5th Dist)
  2970. 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  2971.   A city failed to demonstrate that the public interest would be
  2972. served by withholding certain personnel records of a city employee
  2973. under Gov.  Code, @ 6255, which provides that a public agency shall
  2974. justify withholding any public record by demonstrating that, on the
  2975. facts of the particular case, the public interest served by not
  2976. making the record public clearly outweighs the public interest
  2977. served by disclosure of the record, despite the city's claims it
  2978. would  be difficult to secure good public employees if every
  2979. mistake or error in judgment were disseminated for public
  2980. consumption, and to obtain candid information from personnel
  2981. applicants if they knew the information provided would be public
  2982. knowledge. Since the records were not exempt under Gov. Code, @
  2983. 6254, subd. (c), because they did not constitute an unwarranted
  2984. invasion of privacy, it followed that the public interest asserted
  2985. by the city under @ 6255  would not clearly outweigh the public
  2986. interest served by disclosure of the records. Finally, the clear
  2987. provisions of Gov.  Code, @ 6254.8 governed, for it  provides, in
  2988. part, that every employment contract is not subject to @ 6255.
  2989. Braun v City of Taft (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal
  2990. Rptr 654.
  2991.     Rejection of a county sheriff's claim for exemption from
  2992. disclosure to a television and broadcasting company of records
  2993. pertaining to licenses to carry concealed weapons, under Gov. Code,
  2994. @ 6255, the "catch-all" exemption to the general policy of
  2995. disclosure of public records under the Public Records Act ( Gov.
  2996. Code, @ 6250 et seq.), on the ground that the public interest
  2997. weighed in favor of disclosure as opposed to nondisclosure,
  2998. required rejection of a claim for exemption made by the sheriff
  2999. with respect to the same records, under Gov. Code, @ 6254, subd.
  3000. (k), exempting records, disclosure of which is exempted or
  3001. prohibited pursuant to provisions of federal or state law,
  3002. including, but not limited to, provisions of the Evidence Code
  3003. relating to privilege, since the same weighing process is involved
  3004. under both provisions. Rejection of the sheriff's claim for
  3005. exemption from disclosure of the records sought, based on Evid.
  3006. Code, @ 1040, which creates a privilege for official information
  3007. acquired  in confidence, under certain circumstances, was mandated
  3008. for the same reason. CBS, Inc. v Block (1986) 42 Cal 3d 646, 230
  3009. Cal Rptr 362, 725 P2d 470.
  3010.     Gov. Code, @ 6255, requiring the trial court to weigh the
  3011. public interest served by nondisclosure of a public record against
  3012. the public interest served by disclosure, does not constitute a
  3013. statutory direction to the trial court that disclosure is either
  3014. compelled or not compelled. It is a direction that the court act
  3015. according to an authorized, prescribed procedure.  If a court acts
  3016. contrary to the authorized procedure, it acts in excess of its
  3017. jurisdiction. Times Mirror Co. v Superior Court, County of
  3018. Sacramento (1990, 3rd Dist) 217 Cal App 3d 360, 265 Cal Rptr 844,
  3019. review gr (1990, Cal) 269 Cal Rptr 73, 790 P2d 237.
  3020.  
  3021.   In an action by a newspaper against the Governor in order to
  3022. obtain disclosure of the Governor's appointment schedules and
  3023. calendars under the Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et
  3024. seq.), the trial court erred in finding that the requested
  3025. materials were within the parameters of the public interest
  3026. exemption of Gov. Code, @ 6255, without first conducting an in
  3027. camera review. Disclosure of the material would not thwart the free
  3028. and candid exchange of ideas, since the content of the Governor's
  3029. meetings was not sought. Further,  the question of whether
  3030. disclosure of the material would threaten the Governor's security
  3031. could not be resolved without an in camera review. If in the course
  3032. of  such review the Governor were able to demonstrate such a
  3033. danger, the released material or the endangering portion could be
  3034. deleted.  Times Mirror Co. v Superior Court, County of Sacramento
  3035. (1990, 3rd Dist) 217 Cal App 3d 360, 265 Cal Rptr 844, review gr
  3036. (1990, Cal) Cal Rptr 73, 790 P2d 237.
  3037.     In an action by a tax-advising business seeking to compel
  3038. disclosure of records of the State Board of Equalization regarding
  3039. its interpretation and application of tax regulations, the board
  3040. could not avoid disclosure merely because of the burden of
  3041. producing the records. Gov. Code, @ 6255 (withholding records),
  3042. requires the court to look to the facts of a particular case in
  3043. balancing the benefits and burdens of disclosure, and the board had
  3044. the burden of showing that the request was too onerous. However,
  3045. the public interest in disclosure was substantial, and the board
  3046. overstated the burden of segregating exempt from nonexempt
  3047. material. There is nothing in the California Public Records Act 
  3048. ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) to suggest that a records request
  3049. must impose no burden on the government agency. Moreover, the trial
  3050. court found that  the burden on the board's staff was sufficiently
  3051. alleviated by the board retaining outside counsel to perform the
  3052. segregation and by the fact that the tax-advising business would
  3053. pay the attendant costs.  State Bd. of Equalization  v Superior
  3054. Court (1992, 3rd Dist) 10 Cal App 4th 1177, 13 Cal Rptr 2d 342.   
  3055. The State Board of Equalization could not avoid disclosure, under
  3056. the California Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), of
  3057. records regarding its interpretation and application of tax
  3058. regulations merely because of the risk that confidential material
  3059. could be inadvertently disclosed despite  careful editing. The past
  3060. practice of the board, and exemplars of documents provided under
  3061. that practice, showed that the board's fears were unwarranted.
  3062. State Bd. of Equalization v Superior Court (1992, 3rd Dist) 10 Cal
  3063. App 4th 1177, 13 Cal Rptr 2d 342.
  3064.     The State Board of Equalization could not avoid disclosure of
  3065. records regarding its interpretation and application of tax
  3066. regulations merely because the tax-advising business seeking
  3067. disclosure was a commercial entity intending to use the material
  3068. for commercial purposes. The California Public Records Act (  Gov.
  3069. Code, @ 6250  et seq.) does not differentiate among those who seek
  3070. access  to public information. It imposes no limits upon who may
  3071. seek information or what he or she may do with it. What is material
  3072. is the public interest in disclosure, not the private interest of
  3073. a requesting party. Gov.  Code, @ 6255 (withholding records), does
  3074. not take into consideration the requesting party's profit motives
  3075. or needs. Although the tax-advising business was a commercial
  3076. entity, it served the public interest in making available the
  3077. board's working law.  State Bd. of Equalization v Superior Court
  3078. (1992, 3rd Dist) 10 Cal App 4th 1177, 13 Cal Rptr 2d 342.
  3079.  
  3080.                       GOVERNMENT CODE
  3081. TITLE 1. GENERAL                             DIVISION
  3082. 7. Miscellaneous        CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  3083.  
  3084.                    Cal Gov Code @ 6259 (1993)
  3085.  
  3086. @ 6259.  Order to show cause; In camera inspection; Reviewability
  3087. of determination; Costs and attorney fees
  3088.  
  3089.    (a) Whenever it is made to appear by verified petition to the
  3090. superior court  of the county where the records or some part
  3091. thereof are situated that certain public records are being
  3092. improperly withheld from a member of the public, the
  3093. court shall order the officer or person charged with withholding
  3094. the records to  disclose the public record or show cause why he or
  3095. she should not do so. The court shall decide the case after
  3096. examining the record in camera, if permitted by subdivision (b) of
  3097. Section 915 of the Evidence Code, papers filed by the parties and
  3098. any oral argument and additional evidence as the court may allow.
  3099.  
  3100.    (b) If the court finds that the public official's decision to
  3101. refuse disclosure is not justified under Section 6254 or 6255, he
  3102. or she shall order the public official to make the record public.
  3103. If the judge determines that the  public official was justified in
  3104. refusing to make the record public, he or she shall return the item
  3105. to the public official without disclosing its content with an order
  3106. supporting the decision refusing disclosure.
  3107.  
  3108.    (c) In an action filed on or after January 1, 1991, an order of
  3109. the court, either directing disclosure by a public official or
  3110. supporting the decision of the public official refusing disclosure,
  3111. is not a final judgment or order within the meaning of Section
  3112. 904.1 of the Code of Civil Procedure from which an appeal may be
  3113. taken, but shall be immediately reviewable by petition to the
  3114. appellate court for the issuance of an extraordinary writ. Upon
  3115. entry of any order pursuant to this section, a party shall, in
  3116. order to obtain review of the order, file a petition within 10 days
  3117. after service upon him or her of a written notice of entry of the
  3118. order, or within such further time not exceeding 20 days as
  3119. the trial court may for good cause allow. If the notice is served
  3120. by mail, the period within which to file the petition shall be
  3121. increased by five days. A stay of an order or judgment shall not be
  3122. granted unless the petitioning party demonstrates it will otherwise
  3123. sustain irreparable damage and probable success on the merits. Any
  3124. person who fails to obey the order of the court shall be cited to
  3125. show cause why he or she is not in contempt of court.
  3126.  
  3127.    (d) The court shall award court costs and reasonable attorney
  3128. fees to the plaintiff should the plaintiff prevail in litigation
  3129. filed pursuant to this section. The costs and fees shall be paid by
  3130. the public agency of which the public official is a member or
  3131. employee and shall not become a personal liability of the public
  3132. official. If the court finds that the plaintiff's case is clearly
  3133. frivolous, it shall award court costs and reasonable attorney fees
  3134. to the public agency.
  3135.  
  3136. HISTORY:
  3137.   Added Stats 1968 ch 1473 @ 39; Amended Stats 1975 ch 1246 @ 9.  
  3138.   Amended Stats 1984 ch 802 @ 1; Stats 1990 ch 908 @ 2 (SB 2272).
  3139.  
  3140. NOTES:
  3141. AMENDMENTS:
  3142.     1975 Amendment: Added the fourth through sixth sentences of the
  3143. second paragraph.
  3144.     1984 Amendment: (1) Added subdivision designations; (2) added
  3145. "or she" wherever it appears; (3) added the first sentence of subd
  3146. (c); and (4) substituted "The" for "Such" at the beginning of the
  3147. second sentence of subd (d). 
  3148.     1990 Amendment (1) Deleted "the provisions of" before "Section
  3149. 6254" in subd  (b); (2) amended the first sentence of subd (c) by
  3150. (a) substituting "January 1,  1991" for "January 1, 1985"; and (b)
  3151. deleting "of review as defined in Section 1067 of the Code of Civil
  3152. Procedure" at the end; and (3) added the second, third, and fourth
  3153. sentences in subd (c).   
  3154.  
  3155. LEGISLATIVE COUNSEL'S OPINIONS:
  3156.     Public records--privilege. 1968 AJ 7152.   
  3157.  
  3158. CROSS REFERENCES:
  3159.     Acts or omissions constituting contempt: CCP @ 1209.   
  3160. Procedure for determining claims of privilege: Ev C @@ 404, 405,
  3161. 914. 
  3162.  
  3163. COLLATERAL REFERENCES:
  3164.     Witkin & Epstein, Criminal Law (2d ed) @ 1297.
  3165.     Witkin Evidence (3d ed) @@ 1253, 1259.
  3166.     Cal Practice (Rev) Ch 20 Discovery Proceedings. 
  3167.     Ehrman & Flavin, Taxing California Property (3d ed) @ 15:01.  
  3168.     B-W Cal Civ Prac, Procedure @ 31:99.  
  3169.  
  3170. LAW REVIEW ARTICLES:
  3171.     Review of Selected 1984 Legislation.  16 Pacific LJ 556.
  3172.  
  3173. NOTES OF DECISIONS:
  3174.     It was not error for the trial court to refuse to make the in
  3175. camera inspection authorized by Gov Code, @ 6259, of an inmate's
  3176. prison records in a mandate action seeking disclosure to the news
  3177. media of such records, where such  records were not public records
  3178. as a matter of law, where such an inspection was thus not necessary
  3179. to decide whether the information was subject to official
  3180. privilege, and where there was no abuse of the discretion of the
  3181. court in such refusal.  Yarish v Nelson (1972) 27 CA3d 893, 104 Cal
  3182. Rptr 205. In a citizens' action seeking the discovery of the rules
  3183. and regulations of the Department of the California Highway Patrol
  3184. governing the investigation and  disposition of citizens'
  3185. complaints of police misconduct, plaintiffs were not entitled to
  3186. injunctive relief based on their prayer that, in effect, all rules
  3187. and regulations relating to a citizen complaint procedure be
  3188. promulgated in accordance with the Administrative Procedure Act
  3189. (Gov. Code, @ 11370 et seq.),where, in view of exclusions from the
  3190. act such as regulations involving only the internal management of
  3191. state agencies (Gov.  Code, @ 11371), the prayer was much too
  3192. broad, where, furthermore, added to the presumption that the
  3193. department had  acted properly in this regard was its assertion
  3194. that it had, in fact, complied with the act and continued to
  3195. comply, and where, in any event, on receipt of information,
  3196. including regulations, pursuant to the Public Records Act ( Gov.
  3197. Code, @ 6250  et seq.), including in-camera procedures under Gov.
  3198. Code, @ 6259, to which plaintiffs were entitled, plaintiffs would
  3199. also be entitled to bring an action under Gov. Code, @ 11440, of
  3200. the Administrative Procedure Act, or to seek other remedies,
  3201. including mandate, regarding subject matter specific enough to
  3202. permit the issuance of a definite and enforceable order.  Cook v
  3203. Craig (1976) 55 CA3d 773, 127 Cal Rptr 712.
  3204.     In determining, under Gov. Code, @ 6259, whether a public
  3205. official is justified in refusing to publicly disclose records of
  3206. investigations of complaints against employees on the ground that
  3207. the public interest in protection of personal privacy outweighs the
  3208. public interest in disclosure (Gov. Code, @@ 6254, subd. (c), and
  3209. 6255), the court should consider whether there is  reasonable cause
  3210. to believe the charges were well founded and whether they were 
  3211. substantial in nature. Thus, in an action to compel disclosure of
  3212. an audit report of financial activities of university employees,
  3213. the trial court abused its discretion in refusing to order
  3214. disclosure of portions of the audit report that indicated certain
  3215. substantial charges against the employees to be well founded. 
  3216. American Federation of State, etc. Employees v Regents of
  3217. University of Cal. (1978) 80 CA3d 913, 146 Cal Rptr 42.
  3218.     In proceedings brought under the Public Records Act ( Gov.
  3219. Code, @ 6250  et seq.), by an applicant for special deputy status
  3220. to compel the sheriff's department to permit inspection of his
  3221. application file, the trial court erred in concluding as a matter
  3222. of law, without a factual determination, that all matters contained
  3223. in the file were privileged. Although matters obtained with an
  3224. implicit or explicit understanding of confidentiality were not
  3225. subject to disclosure, the burden of demonstrating the need for
  3226. confidentiality as to all of the materials in the file, which was
  3227. not covered by an express statutory exemption, rested on the agency
  3228. claiming the privilege. When an in camera hearing pursuant to Evid.
  3229. Code, @ 915, subd. (b), is the only means available to the agency
  3230. to meet its burden, then it is an abuse of discretion not to hold
  3231. such a hearing to segregate nonprivileged material.  Johnson v
  3232. Winter (1982, 1st Dist) 127 Cal App 3d 435, 179 Cal Rptr 585.
  3233.     In an action by a city councilman seeking a declaration that
  3234. certain records relating to the employment of a city employee were
  3235. public records subject to disclosure under the Public Records Act
  3236. ( Gov. Code, @ 6250  et seq.), and seeking a writ of mandate to
  3237. compel the city to set aside its action censuring him for
  3238. disclosing such records, the trial court properly denied attorney
  3239. fees to the councilman under Gov. Code, @ 6259, which provides for
  3240. an award of reasonable attorney fees to the plaintiff in
  3241. proceedings to compel disclosure of public records. The
  3242. councilman's defense of his activities at the grievance hearing
  3243. before the city council and the instant action were not the type of
  3244. litigation envisioned in @ 6259. The councilman could be seen as
  3245. acting with the primary purpose of protecting his reputation as a
  3246. member of the city council, rather than as a member of the public
  3247. seeking withheld public information. Braun v City of Taft (1984,
  3248. 5th Dist) 154 Cal App 3d 332, 201 Cal Rptr 654.
  3249.     Gov. Code, @ 6259, which authorizes members of the public to
  3250. institute judicial proceedings to compel disclosure of public
  3251. records that are being improperly withheld, and which authorizes
  3252. the court to award reasonable attorney fees to the plaintiff if he
  3253. prevails, was enacted to carry out the purposes of the California
  3254. Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.).  Through the
  3255. device of awarding attorney fees, citizens can enforce its salutary
  3256. objectives.  Braun v City of Taft (1984, 5th Dist) 154 Cal App 3d
  3257. 332, 201 Cal Rptr 654.
  3258.     To determine a claim of exemption from the California Public
  3259. Records Act's disclosure provisions (Gov. Code, @@ 6250- 6265), a
  3260. court may but is not required to examine the disputed records in
  3261. camera. Gov. Code, @ 6259, provides  the court shall decide the
  3262. case after examining the record in camera if permitted by Evid.
  3263. Code, @ 915, subd. (b). However, the in camera hearing provisions
  3264. of @ 915, subd. (b), are permissive. Thus under @ 6259 in camera
  3265. inspection of the record in question is not required as a matter of
  3266. law, but is  trusted to the sound discretion of the trial court. 
  3267. Register Div. of Freedom Newspapers, Inc. v County of Orange (1984,
  3268. 4th Dist) 158 Cal App 3d 893, 205 Cal Rptr 92.
  3269.     Under Gov. Code, @ 6259, as amended in 1991, providing for
  3270. review by extraordinary writ of a trial court order which either
  3271. directs disclosure of a public record or refuses disclosure, the
  3272. trial court's orders are reviewable on  their merits; review is not
  3273. limited to whether the trial court exceeded its jurisdiction.  The
  3274. purpose of writ review is to speed appellate review, not to
  3275. preclude review on the merits. The appellate court conducts an
  3276. independent review of the trial court's ruling, with the factual
  3277. findings made by the trial  court being upheld if based on
  3278. substantial evidence.  Times Mirror Co. v Superior Court (1991) 53
  3279. Cal 3d 1325, 283 Cal Rptr 893, 813 P2d 240.
  3280.     Gov. Code, @ 6259, subd.  (c), which prohibits review by appeal
  3281. of cases arising under the California Public Records Act ( Gov.
  3282. Code, @ 6250  et seq.), conflicts with and is thus invalidated by
  3283. the express grant of appellate jurisdiction in Cal. Const., art.
  3284. VI, @ 11, providing " [C]ourts of appeal have  appellate
  3285. jurisdiction when superior courts have original jurisdiction and in
  3286. other cases prescribed by statute." That provision confers
  3287. appellate jurisdiction on the Courts of Appeal over every "cause"
  3288. as to which superior courts have original jurisdiction, and a
  3289. proceeding for disclosure of information under the Public Records
  3290. Act is the kind of case to which "cause" refers. Accordingly, a
  3291. petition for writ of review (certiorari), which is sanctioned by
  3292. the statute as the exclusive means of appellate review, does not
  3293. lie, and the Court of Appeal denied such a petition by the State
  3294. Board of Control seeking review by writ of review of an order
  3295. directing it to disclose records containing the details of
  3296. earthquake claim settlements under Gov. Code,  @@ 997-997.6.  State
  3297. Bd. of Control v Superior Court (1991, 3rd Dist) 228 Cal App 3d
  3298. 1188, 279 Cal Rptr 413, review gr.
  3299.     Gov. Code, @ 6259, subd.  (c), which prohibits review by appeal
  3300. of cases arising under the California Public Records Act ( Gov.
  3301. Code, @ 6250  et seq.), conflicts with and is thus invalidated by
  3302. the express grant of appellate jurisdiction in Cal. Const., art.
  3303. VI, @ 11, providing " [C]ourts of appeal have  appellate
  3304. jurisdiction when superior courts have original jurisdiction and in
  3305. other cases prescribed by statute." That provision confers
  3306. appellate jurisdiction on the Courts of Appeal over every "cause"
  3307. as to which superior courts have original jurisdiction, and a
  3308. proceeding for disclosure of information under the Public Records
  3309. Act is the kind of case to which "cause" refers. Accordingly, a
  3310. petition for writ of review (certiorari), which is sanctioned by
  3311. the statute as the exclusive means of appellate review, does not
  3312. lie, and the Court of Appeal denied such a petition by the State
  3313. Board of Control seeking review by writ of review of an order
  3314. directing it to disclose records containing the details of
  3315. earthquake claim settlements under Gov. Code,  @@ 997-997.6.  State
  3316. Bd. of Control v Superior Court (1991, 3rd Dist) 228 Cal App 3d
  3317. 1188, 279 Cal Rptr 413, review gr.
  3318.     In Gov. Code, @ 6259, subd. (d), providing the court "shall"
  3319. award costs and  attorney fees to the prevailing plaintiff in
  3320. litigation filed pursuant to the section (Public Records Act), the
  3321. Legislature intended the subdivision to be mandatory.  Belth v
  3322. Garamendi (1991, 1st Dist) 232 Cal App 3d 896, 283 Cal Rptr  829.
  3323.   Although Gov. Code, @ 6259, subd. (c), precludes an appeal from
  3324. an order that directs the disclosure of public records or supports
  3325. the denial of a request for disclosure, the statute permits review
  3326. of trial court orders on their merits by  a writ of review. The
  3327. scope of review by a writ of review is equivalent with the scope of
  3328. review on appeal, and an appellate court will consider the merits
  3329. of a  trial court's order as if the case were on appeal.  State Bd.
  3330. of Equalization v  Superior Court (1992, 3rd Dist) 10 Cal App 4th
  3331. 1177, 13 Cal Rptr 2d 342.
  3332.  
  3333.                         GOVERNMENT CODE
  3334.             TITLE 2. GOVERNMENT OF THE STATE OF CALIFORNIA        
  3335.                  DIVISION 3. Executive Department                 
  3336.               PART 1. STATE DEPARTMENTS AND AGENCIES              
  3337.                  CHAPTER 1. State Agencies
  3338.                     ARTICLE 9. Meetings
  3339.  
  3340.             Cal Gov Code prec @ 11120 (1993)
  3341.  
  3342. Preceding @ 11120.
  3343.  
  3344. HISTORY: 
  3345. ARTICLE HISTORY:
  3346.      [Added by Stats 1967 ch 1656 @ 122.].
  3347.          Cal Gov Code prec @ 11120 (1993)
  3348.  
  3349. NOTES: 
  3350. ARTICLE CROSS REFERENCES: 
  3351. Cancer Advisory Council exempt from conducting meetings open to
  3352. public in accordance with this article: H & S C @ 1702. Exclusion
  3353. of meetings of board of directors of State Compensation Insurance
  3354. Fund from provisions of this article: Ins C @ 11770.5.
  3355.   Application of provisions of this article to meetings of Colorado
  3356. River Board of California: Wat C @ 12516.
  3357.     Required certificate, of Colorado River Board of California,
  3358. that meetings were in accordance with provisions of this article:
  3359. Wat C @ 12519. 
  3360.  
  3361. ARTICLE COLLATERAL REFERENCES:
  3362.     Witkin & Epstein, Criminal Law (2d ed) @ 1231.
  3363.     Witkin Procedure (3d ed) Actions @ 731. 
  3364.     Witkin Summary (9th ed) Constitutional Law @@ 584-587.
  3365.     Cal Jur 3d Public Housing @ 22, Public Utilities @ 23.   
  3366.  
  3367. LAW REVIEW ARTICLES:
  3368.     Invalidation as a remedy for violation of open meeting
  3369. statutes: is the cure  worse than the disease?  20 USF LR 163.
  3370.  
  3371. ATTORNEY GENERAL'S OPINIONS:
  3372.               Cal Gov Code prec @ 11120 (1993)
  3373.  
  3374.    Regents of the University of California are not subject to the
  3375. provisions of  Gov. Code, @@ 11120--11131.  64 Ops Atty Gen 875.  
  3376.    Provisions of the Bagley-Keene Open Meeting Act are directory,
  3377. not mandatory; resolution passed as agenda item which did not
  3378. comply with "specific agenda" requirements is not invalid.  67 Ops
  3379. Atty Gen 84.
  3380.   California Commission on the Status of Women may not elect
  3381. officers by secret ballot or mail ballot, because of violations of
  3382. Bagley-Keene Open Meeting Act; furthermore, legislative members of
  3383. the Commission may not send proxies to vote  in their place when
  3384. they cannot attend meeting.  68 Ops Atty Gen 65.
  3385.     Meetings of task force comprised of private citizens appointed
  3386. by State Insurance Commissioner to render advice on public policy
  3387. issues, operating under direction and timetable of commissioner and
  3388. receiving its resources from Department of Insurance, are not
  3389. required to be open to members of public.  75 Ops Atty Gen 263. 
  3390.  
  3391. ANNOTATIONS:
  3392.     Validity, construction, and application of statutes making
  3393. public proceedings open to the public.  38 ALR3d 1070.
  3394.  
  3395.                    ARTICLE NOTES OF DECISIONS
  3396.  
  3397.                         Cal Gov Code prec @ 11120 (1993)
  3398.    Only the meetings of those entities specified in Ed. Code, @
  3399. 92030, come within the scope of the Bagley-Keen Open Meeting Act
  3400. (Gov.  Code, @@ 11120-11131) (requiring state body meetings to be
  3401. open). By omitting any reference to advisory bodies, or to bodies
  3402. that exercise authority delegated to  them by persons who control
  3403. the University of California, the Legislature has indicated that
  3404. the act's requirements are inapplicable to such bodies.  Tafoya v
  3405. Hastings College (1987, 1st Dist) 191 Cal App 3d 437, 236 Cal Rptr
  3406. 395. In an action for injunctive and declaratory relief by students
  3407. of the state law college affiliated with the University of
  3408. California, against the law college, faculty members and others, in
  3409. which the students sought to require the law college's faculty to
  3410. comply with the Bagley-Keen Open Meeting Act (Gov. Code, @@
  3411. 11120-11131) (requiring state body meetings to be open), the trial
  3412. court properly sustained defendants' demurrer to the complaint and
  3413. dismissed the action after the students waived their right to
  3414. amend. Faculty and board meetings of the law college are not
  3415. subject to the act. The Legislature intended the law college to
  3416. constitute a branch of the university, governed by the same laws.
  3417. No faculty of any campus of the university, including that of the
  3418. law college, is subject to the act.  Tafoya v Hastings College
  3419. (1987, 1st Dist) 191  Cal App 3d 437, 236 Cal Rptr 395.
  3420.     Both the Open Meeting Act (Gov. Code, @ 11120 et seq.) and the
  3421. Public Records Act ( Gov. Code, @ 6250  et seq.) accommodate the
  3422. protections of Rev. & Tax. Code, @ 11655 (requirement that State
  3423. Board of Equalization keep any submitted information and documents
  3424. relating to a taxpayer's business affairs secret). Business affairs
  3425. information and records under the private railroad car tax law 
  3426. (Rev. & Tax. Code, @@ 11201 et seq.) are exempt from disclosure
  3427. under both acts. General American Transp. Corp. v State Bd. of
  3428. Equalization (1987, 1st Dist) 193  Cal App 3d 1175, 238 Cal Rptr
  3429. 865.
  3430.  
  3431.                          GOVERNMENT CODE
  3432. TITLE 1. GENERAL                             DIVISION
  3433. 7. Miscellaneous          CHAPTER 3.5. Inspection of Public Records
  3434.                 Cal  Gov Code @ 6265  (1993)
  3435.  
  3436. @ 6265.  Status of records not changed by disclosure to district
  3437. attorney
  3438.  
  3439.    Disclosure of records to a district attorney under the
  3440. provisions of this chapter shall effect no change in the status of
  3441. the records under any other provision of law.
  3442.        Cal Gov Code @ 6265 (1993)