home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / openall / hschv2.lzh / HSCHOVER.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-08-02  |  19KB  |  445 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.           Copyright 1987, 1988 by Gerald Rohr and Homogenized Software.
  8.  
  9.                                Gerald (Gerry) Rohr
  10.                                Homogenized Software
  11.                                 RR#3 Ph (319) 462-4451
  12.                                Anamosa, Iowa 52205
  13.  
  14.           The Homogenized Software Church program set (As distributed
  15.           without registration) allows you to enter family data and will
  16.           provide mailing labels, selected mailing labels, church
  17.           directory, family membership, and detailed member reports. With
  18.           registration list management, money management, note management,
  19.           database statistics, and year end reports become available.
  20.           The program set will work on most IBM-PC compatible machines. For
  21.           best performance a hard disk is required, but for small
  22.           memberships, floppy disk systems work fine. If all modules of the
  23.           program are used a hard disk is required. For the membership
  24.           system, about 300 families (450 members) will fit on a standard
  25.           360K floppy disk system, high density floppy diskettes will allow
  26.           almost all operations but the reporting functions will be slow.
  27.           The detailed member report will require a hard or high capacity
  28.           diskette as it generates a page for each member.
  29.  
  30.           The Homogenized Software Church membership management package is
  31.           family oriented, that is you can only search for families,
  32.           displaying the members of that family. For family members with
  33.           different last names this is a problem, but the reports will
  34.           assist you in finding these members.
  35.  
  36.           The Homogenized Software Church membership management package
  37.           contains empty databases and programs to manage the databases,
  38.           and generate reports. Instructions for getting started are
  39.           included below with the instructions for each program module in a
  40.           separate document.  This allows you to find the information about
  41.           the program of interest without going through all the
  42.           documentation about the other programs.  It also makes it easier
  43.           to update the documentation for us.
  44.  
  45.           To CREATE a NEW database:
  46.  
  47.           If you are evaluating the program set, use the diskcopy program
  48.           or just copy all files from the distribution disk to a new
  49.           working disk.  The program set may be copied to your hard disk
  50.           with the copy program by the following:
  51.  
  52.           1. Make the subdirectory where the data will reside. (MKDIR
  53.           C:\CHURCH)
  54.  
  55.           2. Copy all the files from the distribution disk to the church
  56.           subdirectory. (COPY A:*.* C:\CHURCH)
  57.  
  58.           3. Change to the CHURCH directory and either edit the CHIDENT.DAT
  59.           file with an ASCII text editor OR copy hardid.dat to chident.dat
  60.           with the following command:
  61.  
  62.  
  63.           **  The HSCHURCH program set **
  64.  
  65.  
  66.  
  67.           COPY A:HARDID.DAT C:\CHURCH\CHIDENT.DAT.
  68.  
  69.           3. From the church (or your name) directory on the hard drive,
  70.           start the program with HSCHURCH.  This will create any index
  71.           files not present and present the opening menu.  Select option 0
  72.           (Exit program) and start the utility program (HSCHUTIL) to edit
  73.           the CHIDENT.DAT file to your requirements.  When finished, select
  74.           option 0 to exit the utility program.
  75.  
  76.           You are now ready to enter data, type HSCHURCH<return> to start
  77.           the hschurch program:
  78.  
  79.           select option 1 to add each new family.
  80.  
  81.           Select option 2 to add family members, delete family members,
  82.           edit family member data.
  83.  
  84.           Selection 3 to view family data and member data on the screen.
  85.  
  86.           The file CHIDENT.DAT contains the following information which may
  87.           be changed with an ASCII text editor, the HSCHINFO.EXE program,
  88.           or the hschutil program.
  89.  
  90.           100                      ;last family number used
  91.           100                      ;last member number used
  92.           100                      ;last envelope number assigned
  93.           false                    ;assign envelope numbers true/false
  94.           seq        or  man       ;method of assigning env. numbers
  95.           C:                       ;disk drive for report files
  96.           C:                       ;disk drive for database files
  97.           Your Church Name         ;Church Name
  98.           Church Address           ;Church Address
  99.           City, State Zip          ;Church city, state zip
  100.           City                     ;default city entry in database
  101.           ST                       ;default state entry in database
  102.           Zip                      ;default zip code entry in database
  103.           (319) 462-               ;default telephone entry in database
  104.           Function key 1           ;data entry inserted into database
  105.           Function key 2           ;when a Function key (F1-F10) is used in
  106.           Function key 3           ;a field.  This is most useful in long
  107.           Function key 4           ;fields as in the second page of the
  108.           Function key 5           ;member information.
  109.           Function key 6           ;These fields may be up to 60 char.
  110.           Function key 7           ;long, remember only the amount of
  111.           Function key 8           ;characters which will fit into the
  112.           Function key 9           ;database field will be used.  These
  113.           Function key 10          ;keys are only operative for text
  114.                                    ;(words) entries and will have no
  115.                                    ;effect on numeric entries.
  116.  
  117.           NOTE that the default data and report drive is set to A: on the
  118.           distribution disk.  if you are using a hard disk, copy the file
  119.           HARDID.DAT to C:\CHURCH\CHIDENT.DAT which will setup the program
  120.           to use the default directory on hard disk drive C: for data and
  121.  
  122.  
  123.  
  124.           Homogenized Software CHurch program Set                    Page 2
  125.  
  126.  
  127.           **  The HSCHURCH program set **
  128.  
  129.  
  130.  
  131.           reports.  The CHIDENT.DAT file must be in the default directory
  132.           so the programs can find it to initialize themselves. The data in
  133.           this file may be changed with the HSCHUTIL.EXE program, the
  134.           HSCHINFO.EXE program, or any standard (ASCII) text editor to your
  135.           requirements.
  136.  
  137.           NOTE that if you change either of the first two numbers to lower
  138.           values after the program has been in operation the program will
  139.           reuse the same numbers over and may mix up the family members.
  140.           The numbers are updated by the HSCHURCH program and will be
  141.           different after the program has been in use for some time.
  142.           HSCHUTIL may be used to check the actual numbers used in the
  143.           database against the numbers in this file. The numbers do not
  144.           always match if you have entered data, then deleted it, as the
  145.           numbers are not reused.
  146.  
  147.           Macros: These are information which will be inserted into any
  148.           text field when adding or editing the membership database. These
  149.           were created to help when entering data in the second member
  150.           screen. Local Church and city are entered for many fields and for
  151.           many members. They will have no effect when used in a numeric
  152.           field but may be used for any entry where text is expected.
  153.  
  154.           To CREATE NEW index files:
  155.  
  156.           If the index files are not present they will be created the first
  157.           time the HSCHURCH program (or any of the programs which require
  158.           index files) is started. After the index files have been created
  159.           the main menu is displayed and the program is ready to use.
  160.  
  161.           The index files may be regenerated if you suspect they do not
  162.           reflect the actual data in the database by deleting one or more
  163.           of the three main index files (filenames which end in .IDX) from
  164.           the disk and then starting HSCHURCH again as described above.
  165.  
  166.           Database files used:
  167.  
  168.           MAIL.TBF contains the Family(mail) data relative to the family.
  169.           No member data is in this file.
  170.  
  171.           MEMBERS.TBF contains the first page of the individual member
  172.           data.
  173.  
  174.           MEMBEXT.TBF contains the information from the second page of the
  175.           member data.
  176.  
  177.           Be sure to read the manual section relating to the operation of
  178.           each program before trying it.
  179.           MISC. INFORMATION AND Programmers corner:
  180.  
  181.           Why write a set of programs for church management when there
  182.           already exists a variety of programs on the market already?  Good
  183.           question, and I am not sure of a good answer.  The churches in
  184.           our area are just beginning to discover the computer and the
  185.  
  186.  
  187.  
  188.           Homogenized Software CHurch program Set                    Page 3
  189.  
  190.  
  191.           -- Misc. and Programmers Information --
  192.  
  193.  
  194.  
  195.           congregations are now ready to use them for the tools they are.
  196.           Searching the market we found many church programs but they are
  197.           Expensive and/or not adequate for the job at hand.
  198.  
  199.           The promotional literature always seems great and then AFTER the
  200.           purchase you find all the things you assumed the program did
  201.           which it doesn't. So I decided to write my version of a church
  202.           management program so you may complain that this set doesn't do
  203.           what you expected either. The local churches are being the test
  204.           site for the program set and keep us busy with changes and fixes.
  205.  
  206.           This package was created in response to the high cost and/or lack
  207.           of what we considered essential features of programs on the
  208.           market which we reviewed.
  209.  
  210.           The first cut was with Dbase and they worked but were so slow
  211.           that the users just could not use them.  With reluctance I
  212.           decided the only recourse was to write it all in a high level
  213.           language (Pascal) to get the versatility and speed needed for a
  214.           database to run on a low cost IBM-XT or XT clone. It was realized
  215.           from the beginning that the church did not have the resources to
  216.           purchase a more powerful computer and then a program set as well.
  217.  
  218.           The main thrust of the programming thought train is that no data
  219.           will ever be deleted after correct entry has been made.
  220.           Therefore it is difficult to delete data, even for corrections.
  221.           The previous statement was implemented in the original program
  222.           set, but ease of use prevailed and now if you blank a last name
  223.           field, all data below it will be deleted from the database. If
  224.           the mail record is deleted in this manor, the entire family data
  225.           set will be deleted, if a member name is blanked, all data for
  226.           that member will be deleted from the database. Data may be moved
  227.           to history from the main databases but is never deleted entirely.
  228.           All data presently on paper should have a place in the database
  229.           to enable a new set of paper to be created from the database for
  230.           archive or reference purposes.
  231.  
  232.           More options to the program set will, and are being written as
  233.           required by features churches would like next and the time
  234.           available to program them.
  235.  
  236.           The Homogenized Software Church Management program set is written
  237.           in Borland Turbo Pascal (Version 4.0) and uses the Turbo Database
  238.           Toolbox. The source code for the programs is available but the
  239.           Turbo Database Toolbox routines are not allowed to be
  240.           distributed.  If you wish to make changes in the source code, you
  241.           will need a copy of Turbo Pascal Version 4.0 and the Turbo
  242.           Database Toolbox.
  243.  
  244.           For more information on the program set and what is in the works
  245.           contact me at the address below, sorry but no collect calls will
  246.           be accepted.
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.           Homogenized Software CHurch program Set                    Page 4
  253.  
  254.  
  255.           -- Misc. and Programmers Information --
  256.  
  257.  
  258.  
  259.           The list manager, note manager ,and money manager are presently
  260.           in use and the statistics package and year end reports program is
  261.           under development.
  262.  
  263.           To get the list manager, money manager, note manager, and other
  264.           support programs you must register.
  265.  
  266.  
  267.                                            Gerald (Gerry) Rohr
  268.                                            Homogenized Software
  269.                                            RR#3 Ph (319) 462-4451
  270.                                            Anamosa, Iowa 52205
  271.  
  272.           SHAREWARE (Kind of anyway)
  273.  
  274.           Shareware is "try-before-you-buy" software, reasonably priced and
  275.           user supported. This simply means that you can get shareware
  276.           software for free from anyone who has a copy, or often from
  277.           bulletin board systems. If you use and like the program, then the
  278.           author asks that you register the program for usually a small
  279.           fee. By registering you will receive notice of available upgrades
  280.           and supplemental programs. The reason this is only a version of
  281.           shareware is that you are free to use the "shareware" release of
  282.           this program and need not feel guilty if you do not register. If
  283.           you only wish to manage the membership, then you are free to use
  284.           this release of the program set. If you wish more functions or
  285.           desire support, then you really should register.
  286.  
  287.           On-line help is available through Compuserve (70035,1223). Sorry,
  288.           but on-line help is available FIRST to registered users. A
  289.           registration form is provided at the end of this document. The
  290.           degree of help offered to non-registered users is purely
  291.           discretionary. The HSCHURCH Program set may be freely exchanged
  292.           or given away. However, it may not be included or "bundled" with
  293.           any software which is sold or is a commercial product without a
  294.           prior agreement with Homogenized Software.  PC Users groups and
  295.           PD software distributors may charge a nominal fee for copy and
  296.           distribution services, although you just as well order the
  297.           "Shareware" disk directly from Homogenized Software to get the
  298.           latest version as it changes rapidly.
  299.  
  300.           Under no circumstances may the copyright notices be altered or
  301.           removed from the program or this documentation. If you decide not
  302.           to use the Church Program set, then just erase it or pass it on
  303.           to someone else.  If you do use it and wish additional programs
  304.           or support, sending in your registration will provide you with
  305.           additional program modules and support services. If this version
  306.           of the program set is adequate for your needs (mailing and
  307.           membership management) then enjoy it with our compliments.
  308.  
  309.                                       WARRANTY
  310.  
  311.           ** The HSCHURCH program set are copyright 1987,1988 by Gerald
  312.           Rohr and Homogenized Software.
  313.  
  314.  
  315.  
  316.           Homogenized Software CHurch program Set                    Page 5
  317.  
  318.  
  319.           -- Misc. and Programmers Information --
  320.  
  321.  
  322.  
  323.            ** THIS PROGRAM AND DOCUMENTATION ARE PROVIDED "AS IS" WITHOUT
  324.           WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING BUT
  325.           NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  326.           FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. WE HAVE TRIED TO MAKE THE
  327.           PROGRAM SET AS ERROR FREE AS POSSIBLE AND IN CASE OF DISASTER WE
  328.           WILL TRY TO HELP BUT, MAY NOT BE ABLE TO RECOVER YOUR DATA!
  329.  
  330.           --- BACK UP YOUR DATA OFTEN AND STORE A COPY IN A REMOTE SITE ---
  331.  
  332.           ** IBM is  a  registered  trademark  of  International Business
  333.           Machines Corporation.
  334.           ** MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  335.           ** Turbo Pascal is a trademark of Borland International.
  336.           ** Power Church Plus is a trademark of F1 Software.
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.           Homogenized Software CHurch program Set                    Page 6
  381.  
  382.  
  383.           -- Misc. and Programmers Information --
  384.  
  385.  
  386.  
  387.           =======================================================================
  388.                          SOFTWARE REGISTRATION FORM AND ORDER
  389.           =======================================================================
  390.  
  391.           This form may be photocopied, printed out, or edited to include
  392.           all information and reprinted.
  393.  
  394.           PRODUCT: ------------- HSCHURCH Program Set ---------------------
  395.  
  396.            Quantity                                                 Amount:
  397.  
  398.            ___  "Shareware" HSCHURCH evaluation disk    $ 10.00    $_______
  399.                 Includes Membership Management only!
  400.  
  401.            ___  Standard Single Church registration     $ 35.00    $______
  402.                 (Includes the List and money manager)
  403.  
  404.            ___  Next Major upgrade (When released)      $ 10.00    $______
  405.  
  406.            ___  Source code for entire program set      $100.00    $______
  407.                 (You are on your own with this set
  408.                 as we can NOT help you modify it.)
  409.  
  410.                Shipping (outside of U.S. or Canada)    $  2.00    $______
  411.  
  412.  
  413.                                             TOTAL ENCLOSED:       $______
  414.  
  415.                         Payment must be made in U.S. Funds
  416.  
  417.           Payment is by check[ ] or money order[ ] (Sorry - no COD or
  418.           charges)
  419.  
  420.            NAME _______________________________________________________
  421.  
  422.            CHURCH _____________________________________________________
  423.  
  424.            ADDRESS ____________________________________________________
  425.  
  426.            CITY _______________________________________________________
  427.  
  428.            STATE___________________________ ZIP _______________________
  429.            =======================================================================
  430.           Send completed form and payment to: Gerald (Gerry) Rohr
  431.                                               Homogenized Software
  432.                                               RR#3 Ph (319) 462-4451
  433.                                               Anamosa, Iowa 52205
  434.           =======================================================================
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.           Homogenized Software CHurch program Set                    Page 7
  445.