home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / misc3 / tskpro22.lzh / READ.ME < prev    next >
Text File  |  1990-10-19  |  16KB  |  375 lines
  1.  
  2.  
  3.                                  TASK-PRO
  4.  
  5.                             QUICK USERS' GUIDE
  6.  
  7.  
  8. INTRODUCTION
  9.  
  10. TASK-PRO v2.2 is a PC program that allows the user to track, prioritize,
  11. sort and report on tasks under way.  TASK-PRO was specifically designed
  12. with the needs of middle management in mind.  As such, more emphasis is
  13. placed on the organization, representation and status of tasks under way
  14. than on the interrelationships of tasks.  TASK-PRO is general purpose in
  15. that it allows the user to track virtually any type of activity, from
  16. work-in-progress to telephone inquiries to trouble reports.
  17.  
  18. Under the TASK-PRO system the user maintains any number of tasks in one
  19. or more task files.  The user may choose to keep all tasks in a single
  20. file or to maintain a separate task file for each major project.  Tasks
  21. may be moved between task files (or between computer systems) through use
  22. of the IMPORT and EXPORT facilities built into TASK-PRO.  The user is
  23. allowed to record detailed information for each task, and is provided
  24. with the ability to also enter a free text memo file giving a detailed
  25. description of those tasks which require such a description.  Within a
  26. task file tasks may be sorted by priority, the name of the person
  27. assigned to the task, the deadline assigned to the task, the date the
  28. task was entered, or the systems affected by the task.  A flashing red
  29. indication is provided for all tasks which have exceeded their deadlines.
  30.  
  31. TASK-PRO was designed to target the needs from middle management on down
  32. in the corporate world.  The IMPORT and EXPORT capabilities allow an
  33. entire organization to use TASK-PRO effectively through the dessemin-
  34. ation of export files.
  35.  
  36. TASK-PRO incorporates a state-of-the-art keyboard interface which makes
  37. excellent use of color, sound, text windows and context-sensitive
  38. hypertext help at the touch of the F1 key.
  39.  
  40. The unregistered version of TASK-PRO is fully functional and loaded
  41. with features, but lacks some of the deluxe features of the registered
  42. version.  The additional features provided with this registered version
  43. are:
  44.  
  45.             o The ability to move tasks between task files and
  46.               PC's using IMPORT and EXPORT.
  47.  
  48.             o A 'Timecard Interface' which allows the quick and
  49.               easy entry of timecard information into the TASK-
  50.               PRO database.
  51.  
  52.             o The ability to tag or untag all tasks with a
  53.               single keystroke.
  54.  
  55.             o The ability to close all tagged tasks with a
  56.               single keystroke.
  57.  
  58.             o The ability to delete all tagged tasks with a
  59.               single keystroke.
  60.  
  61.  
  62.  
  63. All data files produced with the unregistered version are totally compatable
  64. with the registered version.
  65.  
  66. To become a registered user of TASK-PRO simply run the unregistered
  67. version on a PC equipped with a printer and select the "REGISTER" option
  68. from the TASK-PRO main menu (you might first read section 6 below
  69. concerning data entry).  You may optionally obtain registration infor-
  70. mation by selecting the INFO option from the TASK-PRO main menu.
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75. 1.0 Required Equipment
  76.  
  77. TASK-PRO runs on IBM PC's and compatables with 256k of system memory
  78. and CGA, EGA or VGA graphics adaptors.  TASK-PRO may work with other
  79. equipment configurations.
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84. 2.0 INSTALLATION
  85.  
  86. TASK22.ZIP is contains the entire TASK-PRO program, along with a
  87. set of sample task and memo files.  Create a directory specifically
  88. for TASK-PRO on your machine and unZIP these files into this
  89. directory.  You may then run TASK, as described in this document,
  90. and practice with the sample data provided.  When you are satisfied
  91. with your expertise you may delete every file except TASK.EXE and
  92. TSK.HLP and begin using TASK-PRO for real.
  93.  
  94.  
  95.  
  96. 3.0 RUNNING AND QUITTING TASK-PRO
  97.  
  98. To run TASK-PRO simply enter 'TASK -C' for a color system or 'TASK -M'
  99. for a monochrome system from the DOS prompt.  The user will then be
  100. presented with the main menu screen of TASK-PRO.
  101.  
  102. To quit TASK-PRO and return to DOS simply hit the ESC key from the
  103. TASK-PRO main menu, or select the Quit option from the pull-down
  104. menu associated with the FILES option of the TASK-PRO main menu.
  105.  
  106.  
  107.  
  108. 4.0 GETTING HELP SCREENS
  109.  
  110. You can always get a help screen describing what you are doing by
  111. depressing the F1 key.  This help text is completely context-
  112. sensitive, and allows you to jump to the help screens for related
  113. topics by highlighting the text associated with the topics within
  114. the help window (through use of the arrow keys of the numeric keypad)
  115. and depressing the ENTER key.  You may exit the help system and return
  116. to TASK-PRO by depressing the ESC key.
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121. 5.0 THE MENU SYSTEM
  122.  
  123. The TASK-PRO main menu is the bar menu that appears across the top of
  124. the screen at all times that TASK-PRO is running.  You may move between
  125. the items of this menu with the left and right cursor control keys,
  126. and any associated pull-down menus will automatically appear.  You may
  127. also move between main menu items by depressing the hot key for the
  128. item (highlighted in yellow) while holding down the ALT key (this is
  129. simply a shortcut for the experienced user).
  130.  
  131. For main menu options that do not have an associated pull-down menu
  132. the option is activated by depressing the ENTER key once the option
  133. is highlighted.  If such an option has been selected with the short-
  134. cut ALT-hotkey keystroke then the option is activated automatically.
  135.  
  136. For main menu options that have pull-down sub-menus, the sub-menu
  137. option is activated by highlighting the desired option with the up and
  138. down cursor control keys and depressing the ENTER key.  Alternatively
  139. the option may be activated by hitting the highlighted hot key in the
  140. sub-menu (without depressing the ALT key).
  141.  
  142. Help information about any sub-menu option may be obtained by high-
  143. lighting the option and depressing the F1 key.
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148. 6.0 DATA ENTRY WINDOWS
  149.  
  150. Data entry windows allow the user to enter data into the TASK-PRO
  151. system.  The up and down cursor control keys, as well as the TAB
  152. key, allow the user to move between data entry fields.  The left
  153. and right cursor control keys allow the user to move within the
  154. field.  The insert key toggles text entry between insert and over-
  155. strike mode.  The delete key deletes characters under the cursor.
  156. The return key successfully ends the data entry into the form and
  157. the ESC key aborts the data entry process.  Help for any field is
  158. available by depressing the F1 key while the cursor is positioned
  159. within the field.
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164. 7.0 The FILES menu option
  165.  
  166. The FILES menu option has an associated pull-down sub-menu which offers the
  167. options PICK, OPEN, DELETE, IMPORT, EXPORT and QUIT.
  168.  
  169. Selecting PICK brings up a window that contains a list of all existing task
  170. files.  To open one of the task files for work simply cursor over until the
  171. name of the file is highlighted and depress the ENTER key.  To exit PICK
  172. without opening a new task file just hit the ESC key.
  173.  
  174. Selecting OPEN brings up a data entry window in which you may enter the name
  175. of the new (or existing) task file to be opened.  This option allows you
  176. to create new task files.  Just enter the name of the new task file.  You
  177. may cancel this operation by leaving the field empty and depressing the
  178. ENTER key or by depressing the ESC key at any time.
  179.  
  180. Selecting DELETE, like PICK, brings up a window that contains a list of all
  181. existing task files.  To delete one of the task files (along with all assoc-
  182. iated memo files) simply cursor over until the name of the file is highlighted
  183. and depress the ENTER key.  To exit DELETE without deleting a task file just
  184. hit the ESC key.
  185.  
  186. Selecting IMPORT brings up a data entry window in which you may enter the
  187. name of a previously EXPORTed file to import into the currently opened task
  188. file.  Just enter the name of the file (without extension), and all tasks
  189. (and memos) it contains will be imported into the current task file.  You
  190. may cancel this operation by leaving the field empty and depressing the
  191. ENTER key or by depressing the ESC key at any time.  The IMPORT option is
  192. only available on the registered version of TASK-PRO.
  193.  
  194. Selecting EXPORT brings up a data entry window in which you may enter the
  195. name of an export file to create.  All TAGGED tasks in the currently
  196. opened task file, along with associated memo files, will be written into
  197. this file for IMPORTing into another task file (possibly on another machine).
  198. Enter the name of the destination file (without extension).  You may cancel
  199. this operation by leaving the field empty and depressing the ENTER key or
  200. by depressing the ESC key at any time.  The EXPORT option is only available
  201. on the registered version of TASK-PRO.
  202.  
  203. Selecting QUIT
  204.  
  205. Selecting QUIT causes TASK-PRO to terminate immediately and return the
  206. user to DOS.
  207.  
  208.  
  209. 8.0 The EDIT main menu option
  210.  
  211. Selecting the EDIT option from the TASK-PRO main menu brings up a formatted
  212. list of all opened tasks in the lower portion of the display.  The user may
  213. user the up and down cursor control keys to highlight the various tasks.
  214. This window scrolls up and down as necessary to accommodate a large number
  215. of tasks.
  216.  
  217. One important feature of the EDIT window to be aware of is the ability to
  218. edit a memo file for the highlighted task by depressing the F10 key.  Keep
  219. in mind that the F1 key will provide you with detailed context-sensitive
  220. help at all times.
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226. The command keystrokes available from within the edit window are:
  227.  
  228.      'T'        - Tag/Untag Highlighted Task
  229.      '+'        - Add a New Task
  230.      '-'        - Delete the Highlighted Task
  231.      CTL F5     - Begin Searching Database for String Match
  232.      F5         - Continue Search Started with CTL F5
  233.      CTL K      - Auxilliary Keystrokes
  234.      CTL S      - Re-Sort
  235.      CTL T      - * Tag all tasks
  236.      CTL F      - Change the task display format
  237.      CTL P      - * Produce A Report/Listing
  238.      CTL U      - Untag all tasks*
  239.      CTL C      - * Close all tagged tasks
  240.      CTL Y      - * Delete All Tagged Tasks
  241.      Up Arrow   - Highlight Next Task Line
  242.      Down Arrow - Highlight Prev Task Line
  243.      PgUp       - Scroll Up One Page
  244.      PgDn       - Scroll Down One Page
  245.      Home       - Go to First Task In List
  246.      End        - Go to End of List
  247.      F10        - Edit Memo File for Highlighted Task
  248.      Enter      - View and Edit the Highlighted Task
  249.      ESC        - Return to Task-Pro Main Menu
  250.  
  251. * - Only available in the registered version of TASK-PRO
  252.  
  253.  
  254.  
  255. 9.0 The DEFAULTS main menu option
  256.  
  257. Selecting the DEFAULTS option of the TASK-PRO main menu brings up a data
  258. entry window in which the user can pre-fill various fields that will
  259. usually be the same when a new task is being added.  These fields will
  260. then be pre-filled with this data whenever a new task is added.  Any
  261. entry into the DATE ENTERED field will be ignored when a new task is
  262. added, however, as the computer's system date is entered into this field
  263. each time a task is added.
  264.  
  265.  
  266.  
  267. 10.0 The REPORTS main menu option
  268.  
  269. The REPORTS option of the TASK-PRO main menu has a pull-down sub-menu
  270. with a list of the available reports.  These reports are BRIEF #1,
  271. BRIEF #2, BRIEF #3, ABBREVIATED and FULL PAGE.  Selecting one of these
  272. options will cause the user to be subsequently prompted for a sorting
  273. order and a task selection criteria within additional pop-up menus,
  274. and then the report will be sent to the system printer.  Depressing
  275. the ESC key during this process will cancel the report and return the
  276. user to the TASK-PRO main menu.
  277.  
  278. Although the names of the BRIEF reports appearing in the menu are not
  279. extremely descriptive, depressing the F1 key will a report name
  280. highlighted within this menu will provide a good detailed description
  281. of the report.
  282.  
  283. All brief reports, when sorted by the name of the person assigned to
  284. perform the task, will automatically insert page breaks whenever the
  285. name changes.  This is a handy method of producing status reports
  286. for individual employees.
  287.  
  288. The full page report contains all imformation on each task, including
  289. the contents of the memo file.  This report is actually a series of
  290. work orders.
  291.  
  292. BRIEF REPORT #3 is designed such that employees may fill in the
  293. hours worked on a project each week, month ... and return them to
  294. management for updating of the TASK-PRO database through the
  295. timesheet interface.  The output of BRIEF REPORT #3, when sorted
  296. by the name of the employee assigned to the task, can actually
  297. replace the timecards used by many organization.  Be sure to read
  298. section 14, the TASK-PRO timecard interface, to understand how
  299. employee timesheet data can easily be fed back into the registered
  300. version of TASK-PRO.
  301.  
  302.  
  303.  
  304. 11.0 The PRINTER main menu option
  305.  
  306. The REPORTS option of the TASK-PRO main menu has a pull-down sub-menu
  307. with a list of printer options.  Selecting the PROPRINTER option will
  308. configure TASK-PRO to send font selection control sequences to the
  309. printer following IBM PROPRINTER conventions.  Selecting the EPSON
  310. option will configure TASK-PRO to send font selection control sequences
  311. to the printer following EPSON conventions.  Selecting the NULL option
  312. will cause TASK-PRO to use whatever fonts are currently set on the
  313. printer with no control sequences being passed.  Selecting the
  314. CUSTOMIZE option will bring up a data entry window in which the user
  315. can specify exactly the hexadecimal escape sequences to be used to
  316. select compressed and normal fonts.  Depressing F1 from within this
  317. window will provide detailed information on this data entry with
  318. examples.
  319.  
  320. Once you have selected a printer configuration, it will be in force
  321. until it is specifically changed, even if you quit TASK-PRO, return
  322. to DOS, and run TASK-PRO at some time in the future.
  323.  
  324.  
  325. 12.0 The REGISTER main menu option
  326.  
  327. Selecting the REGISTER option from the TASK-PRO main menu brings up a
  328. data entry window that allows the user to enter data into a form to
  329. order the registered version of TASK-PRO from Business Technologies.
  330. After the data has been entered a filled-out order form is printed
  331. on the system printer.  The F1 key provides context-sensitive help
  332. throughout this process.
  333.  
  334.  
  335. 13.0 The INFO main menu option
  336.  
  337. Selecting the INFO option from the TASK-PRO main menu brings up a
  338. window containing some information about the TASK-PRO product and
  339. ordering information.
  340.  
  341.  
  342. 14.0 The TASK-PRO Timecard Interface
  343.  
  344. This option is only available on the registered version of TASK-PRO.
  345.  
  346. The TASK-PRO Timecard Interface allows for the quick and easy entry
  347. of updates to the HOURS WORKED field for any task without going into
  348. the user interface of TASK-PRO.  This is achieved through a command
  349. prompt which understands the following commands:
  350.  
  351.         FILE <name of task file to update>
  352.         ADD <id of task for which hours worked are to be added>
  353.         SUB <id of task for which hours worked are to be subtracted>
  354.         SET <id of task for which hours worked are to be set>
  355.         HELP
  356.         QUIT
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361. To bring up the timecard interface simply enter 'TASK -U' from the
  362. DOS prompt.  The following dialog with the timecard interface would
  363. add 5 hours to the hours worked field of task 7 in the file DEFAULT
  364. and set the hours worked field of task 3 in the file TESTS to a value
  365. of 50.
  366.  
  367.         ->FILE DEFAULT
  368.         DEFAULT-> ADD 7 5
  369.         DEFAULT-> FILE TESTS
  370.         TESTS-> SET 3 50
  371.         TESTS-> QUIT
  372.  
  373. Note that the command prompt contains the name of the currently opened
  374. task file.
  375.