home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / busi / spci211.lzh / SPCINV.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-12-28  |  30KB  |  772 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.                                  SPC - INVENTORY PLUS
  28.                                  --------------------
  29.                                      Version 2.11
  30.  
  31.                                          By:
  32.  
  33.                                      I. J. Smith
  34.                                   9795 Rustling Oaks
  35.                                 Baton Rouge, La. 70818
  36.  
  37.                                 ----------------------
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.            SPC-INVENTORY            Program Attributes              Page 1
  71.  
  72.  
  73.                This application is intended for those needing an easy to use,
  74.            stand alone business inventory application.  Some of the features
  75.            it has to offer:
  76.  
  77.                         Inexpensive.
  78.                         Quality, with good data integrity.
  79.                         Weighted average costs.
  80.                         Purchase, Sales and Inventory reports.
  81.                         Virtually unlimited record capacities.
  82.  
  83.                Many users have found this program to be ideal for their
  84.            primary accounting purposes.  The various reports generated allows
  85.            for close monitoring of cash flow and profits.  Values can be
  86.            transferred to general ledgers as needed (or furnished to your
  87.            accountant).  I hope it's ease of use, speed, and many report
  88.            capabilities make it ideal for your particular needs.
  89.  
  90.                The program uses the (c)BTRIEVE file handler, which many
  91.            consider the best for data integrity...no lost files due to power
  92.            failures.  You should still make periodic backups of your
  93.            important data files...disk crashes do occur and no software
  94.            can recover your data if this occurs.
  95.  
  96.                The Btrieve file handler also assures you of speed as your
  97.            inventory file grows.
  98.  
  99.                The program maintains the inventory by unit amounts.  By
  100.            using this method (rather then total amounts), it should make
  101.            it easier to enter quantities from invoices, sales tickets,
  102.            and for inventory file maintenance.  This can also be easier for
  103.            those wanting to use the program for in house uses.
  104.  
  105.  
  106.  
  107.                                    ------------
  108.                                    REQUIREMENTS
  109.                                    ------------
  110.  
  111.                Requirements for this application are DOS 3.1 or greater,
  112.            384k memory and a hard disk drive.  A color system is also
  113.            recommended.  A CONFIG.SYS file is also required in the root
  114.            directory of your system to expand the default files and
  115.            buffer numbers.  The file should contain two lines of code
  116.            similar to the following:
  117.  
  118.                                     files=24
  119.                                     buffers=16
  120.  
  121.                If the numbers are greater in your CONFIG.SYS file then
  122.            leave them as is (many applications require more).  If you are
  123.            not sure if you have this file, enter  DIR CONFIG.SYS  at the
  124.            prompt.  TYPE the file on the screen or use your editor to see
  125.            if the above lines of code are present.  If not, then use your
  126.            editor and add them in the file.  If you do not have this file,
  127.            copy the CONFIG.DTA file included with this application and
  128.            rename it CONFIG.SYS.  NOTE: IT MUST BE IN THE ROOT DIRECTORY.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                Program must be started by entering INVTORY.  This will
  137.            load the Btrieve file handler first, then the program.  You
  138.            cannot start the program from the SPCINV.EXE program file.
  139.            All data files (DAT extensions) and the SPCINVP.LBR file must
  140.            be available for the program.
  141.  
  142.            The application uses the average cost to maintain the inventory
  143.            unit costs.  It also retains the last unit cost purchased and
  144.            uses it to project costs when the sales quantities exceed the
  145.            on hand quantities.  A current cost inventory report can also
  146.            be printed using these costs.  (A more proper phrase might be
  147.            replacement cost report).
  148.  
  149.            Sales taxes are automatically added to the unit purchase costs.
  150.            The sales tax percentage can be changed from the purchase entry
  151.            screen.  The program defaults to zero when first installed.  If
  152.            you have a sales tax on your purchases, you should change this
  153.            percentage immediately after installation.  The option for this
  154.            change is shown at the bottom of the first purchase entry screen.
  155.            Sales taxes are only added during purchase entries and not when
  156.            when making changes, allowing for changes when entered in error.
  157.  
  158.            The inventory is kept sorted by the 12 digit inventory numbering
  159.            system.  A good numbering system is essential for a good system.
  160.            The sales and purchases are also kept by this number in order to
  161.            spot errors on their respective reports.  A suppliers file is
  162.            also included and maintained by a supplier number in the same
  163.            order.  The supplier file is for convenience only and is not
  164.            necessary for the application.  Many may prefer to identify
  165.            vendor numbers in the inventory file with their accounts payable
  166.            vendor numbers.
  167.  
  168.            Before you start using the application, the master inventory
  169.            file must be created.  Sales and purchases cannot be entered
  170.            without inventory item records.
  171.  
  172.            Inventory reports allow for group listings.  A prompt for the
  173.            beginning and ending numbers will be displayed.  The first and
  174.            last numbers in the file are displayed as defaults.  If you want
  175.            a complete listing then simply accept these defaults.  This
  176.            option can be very useful to maintain several inventories.  By
  177.            using the first few characters in your numbering system for
  178.            the different inventories, you can then print reports by simply
  179.            entering the first and last inventory numbers of these groups.
  180.            Even if you only maintain one inventory, you can establish
  181.            reports of similar items or by locations.  An example may be
  182.            in the use of FILT0001 thru FILT9999 for filters.  With this
  183.            option, you could print various reports of filters only.
  184.            Note:  this option is only available with the owner of record
  185.            version, otherwise the full inventory will be printed.
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.            Three selling prices are provided for.  One main controlling
  203.            price in the inventory file, and two others by using percentage
  204.            factors with the first.  This allows for various price lists
  205.            and a fast way to print a sales price list.  At installation,
  206.            the program defaults to price percentage factors of 1.05 and
  207.            0.95 for price numbers two and three.  This translates to 5 %
  208.            over the inventory price for price no. 2 and 5 % under the
  209.            inventory price for price no. 3.  This percentage factor is
  210.            easily changed from the Inventory Menu.  See the inventory on
  211.            hand report for other details.  The enhanced owner of record
  212.            allows for single price listings with a popup menu.
  213.  
  214.            The normal keyboard function keys are used for data entry.
  215.            Options are listed at the bottom of the entry screens.  Full
  216.            screen data entries are processed by pressing the F10 function
  217.            key.  The ESC key is used to end and cancel various procedures.
  218.            The PgUp and PgDn function keys are used to change records
  219.            displayed (they will be listed as options on the screens where
  220.            allowed).  Date prompts are used with some reports.  You can
  221.            change the default date if you wish.  Menu options can be chosen
  222.            by pressing option number or using the arrow keys.
  223.  
  224.            Always make sure to process the purchases before processing the
  225.            sales.  This will reflect a more accurate cost of sales in your
  226.            reports.  When processing the sales, if the sales quantity
  227.            exceeds the quantity on hand the program will use the last unit
  228.            cost for the excess sales quantities.  If no last unit cost
  229.            is found in the inventory file, the program will then use the
  230.            previous existing unit cost.  This may be sufficient for many
  231.            users while others may prefer more accurate costs.  Remember,
  232.            this is an inventory application, not an accounting system.
  233.            However, if properly used, the program can be used for your
  234.            accounting purposes.  The period to date reports should be
  235.            useful in monitoring your income from sales.
  236.  
  237.            If you have sales taxes on your sales and would like to record
  238.            them, simply add inventory records for that purpose.  I suggest
  239.            you use low numbers such as 10, 11, 12, etc.  They will be easier
  240.            to remember and you can exclude them or list them separately on
  241.            most reports with the selection option.  Since the program
  242.            maintains values in units, you will need to enter a quantity
  243.            such as one for each entry.  Your reports would then reflect the
  244.            total transactions and amounts.  With the owner of record
  245.            version, you can print or exclude these from your reports.
  246.            You could also use inventory items for other purposes as well.
  247.  
  248.            Following are instructions by Menu options.  Please read them
  249.            to become familiar with the application.  The program offers
  250.            many reports and you should familiarize yourself with them.  The
  251.            best way is to print them out to see which ones you need.
  252.  
  253.                                  REGISTERED VERSION
  254.  
  255.                 If you like this program, registration is 50.00.  You will
  256.            then be sent the enhanced registered version.  It allows you to
  257.            print many of the inventory reports by group numbers of your
  258.            choice.  You simply enter the first and last inventory number you
  259.            wish to print.  This could allow you to have various inventories.
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                  You will also be able to set your own defaults for entering
  269.            purchases and sales.  The sales default could be very useful for
  270.            those wanting an inhouse program...by simply setting the sales
  271.            price as the actual cost.
  272.  
  273.                  It will also print an inventory summary report.  This one
  274.            page report prints the totals of period purchases, sales, costs,
  275.            and inventory values.  This allows for an easy way to monitor
  276.            cash flow and profits, as well as saving time with lengthy reports.
  277.  
  278.                 Your support is appreciated.  Feedback is welcome.  Please
  279.            feel free to make copies of this program for anyone who may have
  280.            need of it.
  281.  
  282.  
  283.                                     I. J. Smith
  284.                                     9795 Rustling Oaks
  285.                                     Baton Rouge, La. 70818
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.                             DISCLAIMER OF WARRANTY
  291.  
  292.  
  293.    THIS SOFTWARE IS SOLD "AS IS" AND WITHOUT WARRANTIES AS TO PERFORMANCE OF
  294.    MERCHANTABILITY OR ANY OTHER WARRANTIES WHETHER EXPRESSED OR IMPLIED.
  295.    BECAUSE OF THE VARIOUS HARDWARE AND SOFTWARE ENVIRONMENTS INTO WHICH THIS
  296.    PROGRAM MAY BE PUT, NO WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE IS
  297.    OFFERED.
  298.  
  299.    GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE THOROUGHLY
  300.    TESTED WITH NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.  THE USER MUST ASSUME
  301.    THE ENTIRE RISK OF USING THE PROGRAM.  ANY LIABILITY OF THE SELLER WILL
  302.    BE LIMITED EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE PRICE.
  303.  
  304.    THIS PROGRAM IS BEING USED IN SEVERAL FOREIGN COUNTRIES AS WELL AS ACROSS
  305.    THE U.S.  OBVIOUSLY, IT IS A WELL TESTED PROGRAM.  THE SHAREWARE CONCEPT
  306.    ALLOWS YOU TO TRY PROGRAMS BEFORE DECIDING TO USE THEM.  BY ALL MEANS,
  307.    GIVE THIS PROGRAM A GOOD TEST.  NEVER ASSUME ANYTHING.  WHEN IN DOUBT,
  308.    CONTACT THE AUTHOR OF THE PROGRAM BEFORE REGISTERING.
  309.  
  310.  
  311.  
  312.             NOTE:  The Btrieve program is a memory resident program and
  313.                    will normally run fine with other programs of this
  314.                    type being used.  If you still have problems running
  315.                    this program, you may have to experiment in removing
  316.                    other programs of this type from memory.  This can
  317.                    sometimes happen with public domain TSR's.
  318.  
  319.                    Use of accellerated file handlers such as ram disks
  320.                    should be avoided as they could eliminate the safety
  321.                    recovery features of the program in case of power
  322.                    failures, etc.
  323.  
  324.                    The program will be removed from memory upon proper
  325.                    exit from the Main Menu.
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 1
  336.  
  337.  
  338.            MAIN MENU - OPTION 1    PURCHASES MENU
  339.  
  340.  
  341.            Purchases Menu - Option 1  Purchase Entries
  342.  
  343.                 The first prompt will ask for the inventory item of the
  344.            purchase.  No entries are allowed without an existing inventory
  345.            item in the inventory file.  You can also change the sales tax
  346.            percentage at this time by pressing F2.
  347.  
  348.                 The next screen will display data about the item and allow
  349.            quantity and unit cost purchase entries.  Use the set defaults
  350.            option to display default amounts desired.
  351.  
  352.                 A reference field is also provided for your use.  You must
  353.            enter a reference.  For your convenience, the previously entered
  354.            reference will be displayed as a default.  You may want to use
  355.            this for invoice numbers.  A report option will allow you to
  356.            print a report in the order of the reference, and will print
  357.            totals for each reference.  Invoice totals can then be checked.
  358.            It's inevitable that small roundoff differences will occur,
  359.            especially if sales taxes are applied.  If balancing is critical,
  360.            you may consider an inventory item to record small over/under
  361.            amounts.  This option could also be useful to balance by vendor
  362.            name, date, etc.
  363.  
  364.                 The program will automatically apply the sales tax percentage
  365.            to the unit cost.  The report will reflect the total unit cost.
  366.  
  367.  
  368.            Purchases Menu - Option 2  Changes
  369.  
  370.                This option is to make corrections of the entries entered in
  371.            Option 1 above.  You will probably need to get a report with Option
  372.            3 to check your entries.
  373.  
  374.                Again, your first prompt will be for the item number.  This
  375.            time however, it must be found as an entry from Option 1 above.
  376.            Make changes/deletions as needed.  NOTE:  Since the program may
  377.            have several entries with the same number, it will default to the
  378.            first occurrence of this number.  While this record is displayed,
  379.            you can use the PgDn key to see the next records.  You can use
  380.            this function key to step thru the records until you find the record
  381.            you wish to change or delete.  The PgUp key is also used to view
  382.            previous records.  You must use the F10 function key to save
  383.            changes made.
  384.  
  385.            NOTE:  Sales taxes are not computed on the amounts changed.  This
  386.                   allows for changes to items which sales taxes do not apply.
  387.                   You will have to enter the correction with sales taxes
  388.                   added if needed.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 2
  402.  
  403.  
  404.            Purchases Menu - Option 3  Purchases Report
  405.  
  406.                A popup menu will appear when this option is chosen.  You may
  407.            print purchases entered by references or by inventory items.  The
  408.            report by reference is used for balancing your entries.  You will
  409.            also be prompted for the date you wish to use for the report.
  410.  
  411.                You may want to print both reports for your records.
  412.  
  413.  
  414.            Purchases Menu - Option 4  Process Purchases
  415.  
  416.                This is the final procedure to enter purchases to the inventory
  417.            file.  It will post the purchases and delete the purchase records.
  418.            If you have not printed a final purchases report, the program will
  419.            warn you and give you the option to cancel the procedure in order
  420.            for you to print the report first.
  421.  
  422.  
  423.            Purchases Menu - Option 5   Main Menu
  424.  
  425.                Return to Main Menu
  426.  
  427.  
  428.            MAIN MENU - OPTION 2    SALES MENU
  429.  
  430.            Sales Menu - Option 1  Sales Entries
  431.  
  432.                The first prompt will ask for the inventory item the sale
  433.            is for.  No entries are allowed without an existing inventory
  434.            record in the inventory file.
  435.  
  436.                The next screen will display data about the item and allow
  437.            quantity and unit sales price entries.  Use the set defaults
  438.            option to display sales amount defaults if desired.
  439.  
  440.                 A reference field is also provided for your use.  You must
  441.            enter a reference.  For your convenience, the previously entered
  442.            reference will be displayed as a default.  You may want to use
  443.            this for invoice numbers.  A report option will allow you to
  444.            print a report in the order of the reference, and will print
  445.            totals for each reference.  Invoice totals can then be checked.
  446.            This option could also be useful for listings by department,
  447.            sales people, date, etc.
  448.  
  449.            Sales Menu - Option 2  Changes
  450.  
  451.                This option is to make corrections of the entries entered
  452.            with option 1 above.  You will probably need to get a report with
  453.            Option 3 to check your entries.
  454.  
  455.                Again, your first prompt will be for the item number.  This
  456.            time however, it must be found as an entry from Option 1 above.
  457.            Make changes/deletions as needed.  NOTE:  Since the program may
  458.            have several entries with the same number, it will default to the
  459.            first occurrence of this number.  While this record is displayed,
  460.            you can use the PgDn key to see the next record.  You can use
  461.            the PgDn and PgUp keys to step thru the records to make changes.
  462.            Changes are only recorded by pressing the F10 key however.
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 3
  468.  
  469.  
  470.            Sales Menu - Option 3  Sales Report
  471.  
  472.                A popup menu will appear when this option is chosen.  You may
  473.            print purchases entered by references or by inventory items.  The
  474.            report by reference is used for balancing your entries.  You will
  475.            also be prompted for the date you wish to use for the report.
  476.  
  477.                You may want to print both reports for your records.
  478.  
  479.  
  480.            Sales Menu - Option 4  Process Sales
  481.  
  482.                This is the final procedure to enter sales to the inventory
  483.            file.  It will post the sales and delete the sales records.  If
  484.            you have not printed a final sales report, the program will warn
  485.            you and give you the option to cancel the procedure in order for
  486.            you to print the report first.
  487.  
  488.                Always make sure you have entered and processed the purchases
  489.           before processing the sales to assure accurate costs of sales.
  490.  
  491.  
  492.           Sales Menu - Option 5   Main Menu
  493.  
  494.                Return to Main Menu
  495.  
  496.  
  497.           MAIN MENU - OPTION 3    INVENTORY MENU
  498.  
  499.           Inventory Menu - Option 1  Inventory File
  500.  
  501.               Use this option to maintain your inventory file.  New records
  502.           are entered by first entering the inventory item number you wish
  503.           to use for the item.  If the item exists, the program will display
  504.           it's contents for changes or deletion.  A small tone is generated
  505.           if the record exists.  This makes it very easy to verify data
  506.           after a new record has been entered.
  507.  
  508.               Following are the prompts displayed for each inventory item.
  509.  
  510.                 Description               Item description
  511.  
  512.                 Unit                      A 3 digit field
  513.  
  514.                 On Hand                   Quantities on hand
  515.  
  516.                 Unit Cost                 Cost of each item
  517.  
  518.                 Unit Price                Unit Selling Price
  519.                                           (See On-Hand Report comments on use)
  520.  
  521.                 Location                  15 digit field for location purposes
  522.  
  523.                 Minimum                   Re-stocking quantity
  524.  
  525.                 On Order                  Re-stocking information
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 4
  534.  
  535.  
  536.                 Suppliers                 Three 5 digit fields to record
  537.                                           supplier numbers.  Supplier file is
  538.                                           maintained with Option 4 of the Main
  539.                                           Menu.
  540.  
  541.                Following are Period to Date fields which are primarily intended
  542.            for Period to Date reports.  You may want to leave these items as
  543.            zero, since your only tracking of these amounts are through the
  544.            purchase and sales reports.
  545.  
  546.  
  547.                Quantity Purchases        Quantities purchased this period
  548.  
  549.                Total Cost                Total purchases amount this period
  550.  
  551.                Last Unit Cost            Last Unit Cost recorded
  552.  
  553.                Sales Quantity            Quantities sold this period
  554.  
  555.                Total Sales               Total Sales amount this period
  556.  
  557.                Sales Costs               Total Recorded sales costs this period.
  558.  
  559.  
  560.            Inventory Menu - Option 2  Price Changes
  561.  
  562.                This option provides for an easy way to change inventory prices
  563.            only.
  564.  
  565.            Inventory Menu - Option 3  Price Factors
  566.  
  567.                This option provides for changes to the percentage factors
  568.            applied to the standard price to arrive at prices number 2 and 3.
  569.            The onhand report can be used for price listings.  This feature
  570.            can be very useful for fast price changes on sales, etc.
  571.  
  572.            Inventory Menu - Option 4  Sales History
  573.  
  574.                This option provides for changes to the sales quantities and
  575.            amounts to date.  This data reflects previous quantites and
  576.            amounts posted at the time of resetting the period to date option.
  577.            These amounts are only posted with the owner of record version.
  578.  
  579.            Inventory Menu - Option 5  Inventory Report
  580.  
  581.                Report listing Item number, Description, Unit, On Hand, Unit
  582.            Cost, extensions and total.  This report is based on the actual
  583.            average unit cost.
  584.  
  585.            Inventory Menu - Option 6  Minimum Order Report
  586.  
  587.                Report listing only items whose quantities on hand are less
  588.            then the Minimum quantity desired.  It will also list the On-Order
  589.            quantities (if any) and the Supplier numbers.
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 5
  600.  
  601.  
  602.            Inventory Menu - Option 7  File Listing
  603.  
  604.                Inventory file listing.
  605.  
  606.  
  607.            Inventory Menu - Option 8  On Hand Report
  608.  
  609.                This report is ideal for sales personnel also.  A pop up
  610.            menu allows for various options.  The full report will list
  611.            quantities on hand, locations and the three prices described above.
  612.            Other options will only list the single price chosen and will
  613.            not list locations...allowing for more compact price listings.
  614.  
  615.                Since most prices do not contain three decimal figures, the
  616.            program will usually round off to two decimals.  Three decimal
  617.            prices are printed when the following conditions are met:
  618.  
  619.                    If the inventory price is less then 100.00 and the
  620.                    third decimal digit in your inventory price is not
  621.                    a zero.  If you want certain items less then 100.00
  622.                    to reflect three decimal digits, then make sure you
  623.                    enter a digit other than zero in the third decimal
  624.                    position of the inventory price.  Conversely, if you
  625.                    want two decimal amounts, make sure your third digit
  626.                    is zero.
  627.  
  628.  
  629.            Inventory Menu - Option 9  Main Menu
  630.  
  631.                Return to Main Menu
  632.  
  633.  
  634.  
  635.            MAIN MENU - OPTION 4    SUPPLIERS MENU
  636.  
  637.            Suppliers Menu - Option 1  Supplier File
  638.  
  639.                Suppliers are entered using a five digit number.  As described
  640.            above, if the supplier record exists than the data will be
  641.            displayed for changes.  This file is for convenience purposes
  642.            only.  Many will prefer not to use it and opt for their accounts
  643.            payable vendor numbers instead.  The program does not require
  644.            any records if so desired.
  645.  
  646.                Names, addresses, phone numbers and comments are allowed.
  647.            File is kept sorted by supplier number.
  648.  
  649.  
  650.            Suppliers Menu - Option 2  Supplier Listing
  651.  
  652.                Lists suppliers' data in order of supplier number.
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 6
  666.  
  667.  
  668.            Suppliers Menu - Option 3  Main Menu
  669.  
  670.                Return to Main Menu
  671.  
  672.  
  673.            MAIN MENU - OPTION 5    ON ORDER ENTRIES
  674.  
  675.                Records items on order.  Entries will be immediately added to
  676.            the On-Order field of the Inventory File.  The current quantity on
  677.            order will be displayed.  You can also remove from the amount with
  678.            the minus key...an entry of such as  -25  is acceptable.  The
  679.            quantity on order is reflected on the reorder report.  Quantities
  680.            will automatically be decreased when purchases are processed.
  681.  
  682.  
  683.            MAIN MENU - OPTION 6    PERIOD PROCESSING
  684.  
  685.            Period Processing Menu - Option 1  Sales Report
  686.  
  687.                This report reflects the period to date Sales and Costs.
  688.  
  689.  
  690.            Period Processing Menu - Option 2  Purchases Report
  691.  
  692.                This report reflects the period to date Purchases.
  693.  
  694.  
  695.            Period Processing Menu - Option 3  Usage Report
  696.  
  697.                This report reflects the Sales, Purchases and Inventory
  698.            quantities used during the period.
  699.  
  700.  
  701.            Period Processing Menu - Option 4  Last Cost Report
  702.  
  703.                Inventory report based on last unit cost recorded.  If no last
  704.            unit cost is recorded, it will use the actual average cost.  If
  705.            you want a replacement value report, maintain the last unit cost
  706.            field in the inventory file with the current prices.
  707.  
  708.  
  709.            Period Processing Menu - Option 5  Sales To Date Report
  710.  
  711.                This report lists all sales quantities and amounts recorded
  712.            to date, this includes the history sales amounts and the period
  713.            to date amounts.  History amounts are only maintained with the
  714.            owner of record version, otherwise only current period amounts
  715.            will be listed.
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.            SPC-INVENTORY          INSTRUCTIONS BY MENU                Page 7
  732.  
  733.  
  734.            Period Processing Menu - Option 6  Reset Period
  735.  
  736.                Resets all period to date field data in the inventory file
  737.            to zero.  Use this option to start a new period to date cycle.
  738.            The program will ask for verification before executing this
  739.            procedure.
  740.  
  741.                Use any period that is useful for your purposes.  The sales
  742.            history to date fields will be updated when this option is
  743.            executed.
  744.  
  745.            Period Processing Menu - Option 7  History Sales Reset
  746.  
  747.                This will set history sales to date to zero.  Make sure you
  748.            have your final reports before executing this option.  You will be
  749.            prompted for verification before proceeding with this option.
  750.            This option is used to reset the sales reported with option 5
  751.            above.  You may want to reset the sales at the end of each year,
  752.            and the report could be used as an annual sales report.  The
  753.            period used is your option.
  754.  
  755.  
  756.            Period Processing Menu - Option 8  Main Menu
  757.  
  758.                 Return to Main Menu
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.            If available, the program will make use of standard math chips
  764.                for faster calculations.
  765.  
  766.  
  767.            ------------------------------------------------------------------
  768.  
  769.  
  770.                                    -  END  -
  771.  
  772.