home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CP/M / CPM_CDROM.iso / lambda / soundpot / a / dbc.lbr / C.DZC / C.DOC
Encoding:
Text File  |  1993-10-26  |  11.9 KB  |  266 lines
  1.  
  2.  
  3.                               C.DOC
  4.  
  5. This  library  of checking files is an accounts  payable  package 
  6. which has evolved over a three year period.  I have run my Dental 
  7. Office Accounting using first an APPLE II+ with CP/M,  then going 
  8. to  a Kaypro,  and finally using MSDOS.   The conventions used in 
  9. this  program  will need very little conversion  for  MSDOS  use, 
  10. other than entering the command:
  11.                       [RENAME *.CMD *.PRG]
  12.  
  13. For  CP/M use a date routine can be added to allow dating of  the 
  14. files,   however,   in   MSDOS   dBASE  II  does  this   function 
  15. automatically.   If there is sufficient interest in this program, 
  16. I  will add an entry routine forcing the user to enter the  date, 
  17. but  I  find it much easier to enter dBASE,  enter the  DATE  and 
  18. simply issue the command: [DO C] when using the program in CP/M.
  19.  
  20. This  file is full of DATA for the month of SEPTEMBER 1985 as  it 
  21. was  actually run in my office.   Other than seeing how  much  it 
  22. costs  to  run a Dental office,  the user can interact  with  the 
  23. program  full  of one months data.   I have changed the  personal 
  24. names in the file for obvious reasons,  however, you will be able 
  25. to interact with the menus as they are shown.  
  26.  
  27. Please feel free to share this file with any of your friends  and 
  28. post it freely on the bulletin boards.  I would only ask that the 
  29. file  be distributed in its original form,  and updates  directed 
  30. through my Bulletin Board:
  31.                             Sabaline
  32.                   300/1200/2400 Baud USRobotics
  33.                            24 hour BBS
  34.                          Don Saba SYSOP
  35.  
  36. The file as it exists,  works extremely well, and has been tested 
  37. by  many  of  my friends.   For that  reason,  please  save  this 
  38. original  copy to refer to as you alter the data to meet your own 
  39. needs.
  40.  
  41. This program deals with checks on a monthly basis.  At the end of 
  42. the month after reports are generated,  the file is saved in  the 
  43. following format:   XXX85.DBF where XXX refers to the first three 
  44. letters of the month ie. JAN85.DBF.
  45.  
  46. In 1986 you may call SABALINE, for a 1986 edition, however, using 
  47. GREP  (disk  search utility) you can replace the "85"  occurances 
  48. with "86".  
  49.  
  50. If you have files for JAN85.DBF AND FEB85.DBF dBASE allows you to 
  51. append  the files to make a yearly file.   Simply do it from  the 
  52. interactive level of dBASE with the following commands using  the 
  53. above  filenames.   Type what you see between the  brackets.   Be 
  54. sure  that you erase the INDEX files before running the  appended 
  55. files,  as  they will be sorted in the yearly order the next time 
  56. that you run the program.  
  57. From the CP/M prompt:
  58. [ERA *.NDX]
  59. [ERA *.MEM]
  60. [REN 1985.DBF = JAN.DBF]
  61. [DBASE]
  62.               NOW IN DBASE PROGRAM
  63. {ENTER DATE}
  64. [USE 1985]
  65. [APPEND FROM FEB85.DBF]
  66. [APPEND FROM MAR85.DBF]
  67. [APPEND FROM APR85.DBF]
  68. ETC.............
  69.  
  70. ******
  71.  
  72. FROM THE MSDOS PROMPT
  73. [ERASE *.NDX]
  74. [ERASE *.MEM]
  75. [REN 1985.DBF = JAN.DBF]
  76. [DBASE]
  77.               NOW IN DBASE PROGRAM
  78. {DATE ENTERED AUTOMATICALLY}
  79. [USE 1985]
  80. [APPEND FROM FEB85.DBF]
  81. [APPEND FROM MAR85.DBF]
  82. [APPEND FROM APR85.DBF]
  83. ETC.............
  84.  
  85. Hope  that  you get the idea.   All your monthly files  are  then 
  86. merged  into  the 1985 file.   The advantage being that  you  are 
  87. using  dBASE  with smaller files,  and it is much  faster  during 
  88. entry.   When all the files are appended,  you issue the  command 
  89. from DBASE  [DO C].   Seeing as you erased CKDAT.MEM in the ERASE 
  90. part  of  this  instruction,  it will ask you what file  you  are 
  91. using, and in the above example, you would say [1985].
  92.  
  93. The  best  way to learn the program is use it with all  the  data 
  94. that is provided.   That is the reason it is there.  If there are 
  95. any questions, please feel free to ask.
  96.  
  97. A description of files is as follows:
  98.            C        PRG/CMD     3584  10-02-85  12:22p
  99. Master  Calling  Program:   This file calls other aspects of  the 
  100. check program and is the programs Main Menu.
  101.  
  102.            CARCHIVE PRG/CMD     4608  10-02-85  12:23p
  103. The  program is designed to handle a months records at one  time.  
  104. CARCHIVE.PRG/CMD makes it all renewable.  When the month is ended 
  105. and   all  reports  are  printed,   run  this  program  from  the 
  106. CREPMENU.PRG/CMD and balances will be brought forward for the the 
  107. next  month.   Also,  the  closing month is  abbreviated  to  the 
  108. filename  XXX85.DBF where XXX stands for the first three  letters 
  109. of the month ie. JANUARY = JAN85.DBF.
  110.  
  111.            CBAT85   PRG/CMD    12288  10-02-85  12:23p
  112. This  module adds the checks to the DATABASE.   It allows for  16 
  113. entries per screen; however recycles automatically.  When leaving 
  114. this  module,   files  are  re-indexed  automatically  for  extra 
  115. reliability.   Also,  CODES.DBF  is read when a Malcolm number is 
  116. entered.  The file interacts with CODES.NDX and CODES.DBF.
  117.  
  118.            CEDIT    PRG/CMD    18944  10-02-85  12:23p
  119. Edit Module to correct, or delete improper entries.  Because this 
  120. program keeps a running balance,  key changes are flagged and re-
  121. calculation of balances is forced.
  122.  
  123.            CINSERT  PRG/CMD     2048  10-02-85  12:24p
  124. This  module  was  added,   for  the  occasional  omission  of  a 
  125. sequential check entry.  It is called from the CEDIT.PRG/CMD, and 
  126. does a physical sort on CK85.DBF to keep all the check numbers in 
  127. order.   The  proper  way for this module to be used can be  best 
  128. illustrated by example.   Assume,  that you entered checks 2344 - 
  129. 2346 and 2347.  Obviously, check #2345 was forgotten.  To correct 
  130. for this error,  enter the check using Option 1 in the Main Menu, 
  131. and  Quit  out of the check entry mode,  back to the  Main  Menu.  
  132. Simply  use OPTION 3 from the main menu,  and choose the  I)nsert 
  133. option to place the check in order and rectify the balances.
  134.  
  135.            CMALAMT  PRG/CMD     5120  10-02-85  12:24p
  136. Used to check how many checks and amounts written for a  specific 
  137. code.   For  example,  Code 340 is Personal Expenses.   You would 
  138. answer  the  prompts  with  code 340 which  would  bring  in  the 
  139. individual  checks  and  total  amount  of  checks  allocated  to 
  140. PERSONAL expense category.
  141.  
  142.            CMALPRSN PRG/CMD     6144  10-02-85  12:21p
  143. Report file that segregates each expense code.   It gives a total 
  144. and percentage of the total amount.   One little hitch with  this 
  145. file  is  that it reads from CMTOT.MEM.   Seeing as dBASE  totals 
  146. very  slowly,  I decided to total and save the total to a  memory 
  147. variable.  I  personally know,  that this file has to  be  erased 
  148. frequently to be accurate,  so be aware of it.  You will see what 
  149. I  mean  when you use the program.   I am happy with the  way  it 
  150. works, as I append all the months together for a yearly file, and 
  151. use  the same CMD/PRG files for the yearly record keeping.   When 
  152. accessing checks for a past year,  like 1984,  the cmtot.mem file 
  153. does  not change,  and percentages and totals do not have  to  be 
  154. regenerated.  You might want to change this aspect of the program 
  155. to meet your own needs.
  156.  
  157.            CNUMBPRN PRG/CMD     4096  10-02-85  12:22p
  158. Simply  uses  CNUM.NDX to issue report in order of Check  Number.  
  159. This  module  is directed to the printer and  contains  Epson  FX 
  160. codes.
  161.            CNUMSCRN PRG/CMD     3234   5-22-85   3:44p
  162. Same as CNUMBPRN.PRG/CMD except it is directed toward the screen.
  163.  
  164.            CODEDIT  PRG/CMD     5632  10-02-85  12:25p
  165. Module to allow entries of specific codes.   One minor problem is 
  166. that the screen presentation uses an algorithm to print 4 columns 
  167. of  codes.   If the number of codes is not equally divisable by 4 
  168. it  will repeat the last entry.   I can live with that  but  feel 
  169. that it is worthy of mention.
  170.  
  171.            COMBOPRN PRG/CMD    10240   8-30-85   6:33p
  172. At  the  end of the month,  I send reports to my  account.   This 
  173. module is called from CREPMENU.
  174.  
  175.            CPAYEE   PRG/CMD     4608  10-02-85  12:25p
  176. Selective search to find a check made out to ?????.   Will search 
  177. on index CPAYEE
  178.  
  179.            CPERCENT PRG/CMD     3072  10-02-85  12:26p
  180. Calculates  percentages  of expense totals  compared  with  grand 
  181. total of checks written.  This module is relative to the subtotal 
  182. of expense category / total for checks written.
  183.  
  184.            CREPBAL  PRG/CMD     2048  10-02-85  12:26p
  185. Key  module  that  works  as a standalone,  and  is  called  when 
  186. recalculation  of  balances  is  needed.    It  simply  adds  the 
  187. deposits, and subtracts the payables for each check.
  188.  
  189.            CREPMENU PRG/CMD     2560  10-02-85  12:27p
  190. Submenu for Reports and CARCHIVE module.
  191.  
  192.            CSCR     PRG/CMD     2560  10-02-85  12:29p
  193. Scans  through a series of check numbers to check when  you  find 
  194. that  your balances do not check out.   Looks thru range of check 
  195. numbers when balances are in question.
  196.  
  197.              C        DBF     1024   3-15-84  12:58p
  198. The following is the structure of C.DBF.  It is a blank file, but 
  199. creates a CK85.DBF file when one is needed.
  200. Structure for file: B:C       .DBF
  201. Number of records: 00000
  202. Date of last update: 02/27/84
  203. Primary use database
  204. Fld     Name         Type Width  Dec
  205. 001     NUMBER       C    004          
  206. 002     CKDATE       C    008          
  207. 003     AMT          N    008    002   
  208. 004     MALC         C    003          
  209. 005     PAYEE        C    025          
  210. 006     EXPENSE      C    020          
  211. 007     DEPDATE      C    008          
  212. 008     DEPAMT       N    010    002   
  213. 009     SELCODE      C    010          
  214. 010     BAL          N    010    002   
  215. ** Total **             00107
  216.  
  217.              CANALYZE DBF     3072  10-02-85  10:36a
  218. File that contains percentages with expense categories.
  219.  
  220.              CK85     DBF     7680  10-02-85  10:36a
  221. MASTER data file for Check programs.   This file contains all the 
  222. data  entries for individual checks and has the same stucture  as 
  223. listed for C.DBF.
  224.  
  225.              CODES    DBF     2048   6-28-85  11:47a
  226. Expense  Codes  are  managed through  this  database  file.   The 
  227. command file that maintains this file is CODEDIT.CMD/PRG.
  228.  
  229.              CKDAT    MEM      512   5-22-85   4:37p
  230. THIS LIBRARY IS SUPPLIED WITH DATA AS IT WAS RUN IN MY OFFICE FOR 
  231. THE  MONTH  OF  SEPTEMBER 1985.   (Costs a lot to  run  a  Dental 
  232. Office,  doesn't  it.).   The CKDAT.MEM file is checked when  the 
  233. program is run for the name of a database file.   I used CK85.DBF 
  234. and  that  is  the  referenced file  because  it  is  entered  in 
  235. CKDAT.MEM.   If  all the monthly files are appended into a yearly 
  236. file then you can erase ckdat.mem,  and assuming that your yearly 
  237. file  is 1985.DBF you can set ckdat.mem to read 1985.DBF as  your 
  238. DBF  file.   When CKDAT.MEM is erased,  and you type [DO  C]  the 
  239. program looks for ckdat.mem,  and if and when it is not found, it 
  240. will  ask you the name of the database file you are  using.  When 
  241. changing database files,  please issue the following command from 
  242. CP/M or MSDOS: [ERA *.NDX] (CP/M) -- [ERASE *.NDX] (MSDOS).
  243.  
  244.              CMTOT    MEM      512  10-02-85   9:11a
  245. Dangerous file if not handled properly.   To be on the safe side, 
  246. you  can erase this file whenever you start the program or change 
  247. program.   When  Grand  Totals  are  being  used,  this  file  is 
  248. accessed, and if it is not there, you are asked if you would like 
  249. to create it.
  250.  
  251.              CNODEX   SUB      512  10-02-85  12:34p
  252. CP/M file used with SUBMIT.COM or EX.COM to re-initialize indeces 
  253. and delete .MEM files.   Ex is included in this library for  CP/M 
  254. users, and BATCH file could be made from this file for MSDOS use.  
  255. Use  TYPE  command to view the contents.   To execute  this  file 
  256. command line is entered as follows: [EX CNODEX]
  257.  
  258. Don Saba
  259. Sabaline (619) 692-1961
  260. Modem 24 hours 300/1200/2400 Baud
  261. 2305 Morena Boulevard
  262. San Diego, CA. 92110ll the 
  263. data  entries for individual checks and has the same stucture  as 
  264. listed for C.DBF.
  265.  
  266.              CODES