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Encoding:
Text File  |  1993-10-26  |  5.9 KB  |  133 lines
  1.  
  2.  
  3. THE AUTOMOTIVE 
  4. ACCOUNTS RECEIVABLE - INVOICE SYSTEM 
  5. version 1.21
  6. by Len Thom
  7. 20 Nov. 1984
  8.  
  9. These  are  a  set of programs designed to maintain  an  Accounts 
  10. Receivable  system  for  a  company  in  the  automotive   repair 
  11. business.  It can be used by other small companies as well.
  12.  
  13. These programs will print invoices using pre-printed 9 1/2" X 11" 
  14. invoice forms available from Radio Shack.
  15.  
  16. Version  1.21  is  configured  to run on an  Osborne  1  computer 
  17. working with an Okidata Microline 82A or 92 printer.   It  should 
  18. run on other printers,  except that the aged trial balance report 
  19. (which is printed in condensed print on an Okidata) will probably 
  20. require a printer capable of 132 columns.
  21.  
  22. This  set  of programs is user supported software.   If you  like 
  23. them and find them to be useful,  please feel free to send $25.00 
  24. to:
  25. Len Thom
  26. 12126 - 102 Street
  27. Edmonton, Alberta, CANADA
  28. T5G 2G9
  29.  
  30. RUNNING INSTRUCTIONS
  31.  
  32. The set of programs require that they run on drive A:  and that a 
  33. formatted  blank disk exist on drive B:.   The second  disk  will 
  34. contain data files.  You can in effect maintain separate complete 
  35. Acccounts  Receivable systems as easily as changing the B:  drive 
  36. diskette.
  37.  
  38. To get started, put a copy of CP/M on the program diskette, using 
  39. the CP/M utility SYSGEN.  Boot up the program diskette, and put a 
  40. blank,  formatted  diskette in drive B:.   At the A> prompt  type 
  41. MAINMENU and hit the return key.
  42.  
  43. Once  you  have  proceeded  to the MASTER  MENU  page,  you  must 
  44. initialize  your company name (item 3 on this menu).   This  will 
  45. create  a  file  (on drive B:) containing  this  information  for 
  46. retrieval by the program.   There is a password prompt, which the 
  47. word  'LEN'  must  be entered to proceed.   This  is  to  prevent 
  48. uneducated  cretins,  or  anyone  else  who  has  not  read  this 
  49. document,  from changing this information.   When ever a password 
  50. prompt is required 'LEN' will allow continuance.
  51.  
  52. Next,  you may change the number seed to start the number  series 
  53. for invoicing.   If you do not do this, the program will start at 
  54. 1.   This  program  automatically  generates invoice  numbers  in 
  55. sequence.
  56. è
  57. To  proceed  to  set  up  your accounts choose  menu  item  1  on 
  58. MAINMENU.   This loads the Accounts Receivable program (AR121.COM 
  59. for ver.  1.21) and prompts you to ask for an Accounts Receivable 
  60. file name.   Call it what you like,  but 200 accounts per file is 
  61. all  it can handle without making this program extremely slow  in 
  62. execution.    However,  when  it  comes  to  maintaining  posting 
  63. records, all files on the same diskette will be kept in one file.
  64.  
  65. Then  begin  by adding your accounts to the file(s) you have  set 
  66. up.   For account numbers you may use numbers or letters or both.  
  67. This  is  item 3 on the Accounts Receivable  Menu.   Mistakes  or 
  68. changes can be made using menu item 4.
  69.  
  70. To begin printing invoices,  line up the top of the first invoice 
  71. with the paper retainer bar (on Okidata printers) and turn on the 
  72. printer.   Choose menu item 11 and after that all invoices should 
  73. come out lined up.
  74.  
  75. Both the Sale of Goods (menu item 7) and Workorder Printout (menu 
  76. item  8)  allow direct posting to the Accounts  Receivable  file.  
  77. Also, direct posting can be done (menu item 5).
  78.  
  79. If  the customer is paying cash simply type "CASH" when  prompted 
  80. for account number,  and the program will post the transaction to 
  81. a separate file for cash postings.
  82.  
  83. The Sale of Equipment (menu item 10) routine does not  post,  and 
  84. is not to be used for cash sales.
  85.  
  86. Printouts   of   Accounts Receivable data (MASTER  MENU  item  2)  
  87. allow for  the  printout of reports such as account  list,   aged  
  88. trial  balance,   customer   address   list   and  a  report   of  
  89. cheques and credits posted.
  90.  
  91. At  the end of each month,  you must close out your accounts  and 
  92. age  them.   To do this you must do the following things in  this 
  93. order.
  94.  
  95. 1.  Prepare  monthly statements (PRINTOUT menu item 3)  for  each 
  96. Accounts  Receivable file,  if you wish to send out statements to 
  97. customers.
  98.  
  99. 2.  Prepare Aged Trial Balance report (PRINTOUT menu item 5)  for 
  100. each Accounts Receivable file.
  101.  
  102. 3.   Close  out accounts (PRINTOUT menu item 4) for each Accounts 
  103. Receivable file.
  104.  
  105. 4.  Close out posting report (MASTER MENU item 7).
  106.  
  107. 5.  Close out cash report (MASTER MENU item 8).
  108.  
  109. Now  you are ready to start off a new month,  with your  accounts 
  110. aged  and  your posting and cash reports safely stuffed  away  in 
  111. èhistory files.
  112.  
  113. Only     the    Accounts    Receivable/Invoicing    Menu    Items 
  114. 7,  8,  and 10 require preprinted invoice forms.  Everything else 
  115. looks good on cheaper plain paper.   This program was written  in 
  116. MBASIC and compiled using an MBASIC compiler, so please write the 
  117. words  "Portions  copyright Microsoft" on your diskette  so  that 
  118. neither of us ends up violating a user agreement.   As far as the 
  119. author is concerned,  he could care less how often you copy these 
  120. programs or who you give it to.
  121.  
  122. This  set of programs is based on the Accounts Receivable  system 
  123. found  on pages 47-66 of Charles D.  Sternberg's  book,  Business 
  124. Programs for the TRS-80 Model I/III.   Sternberg's system uses up 
  125. much  less  disk space than this system,  but was written  for  a  
  126. single  drive system and does not take advantage of  the  smaller 
  127. Random   Access  Files  possible  under  the  newer  versions  of 
  128. Microsoft  Basic.   For  those of you  running  MBASIC,  I  would 
  129. reccommend this book as a valuable source of listed software that   
  130. is written in a readable straightforward manner, with little need 
  131. of change to get running on your machine.
  132.  
  133. Final  hint,  when you go to close up shop at the end of the day, 
  134. return to the MAIN MENU and type ^C and you'll be back in CP/M.
  135.