home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Colossal Cookbook / ColossalCookbook.cdr / misc / 1595 / bhmanual.doc < prev    next >
Text File  |  1990-11-10  |  57KB  |  1,924 lines
  1. @CB
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                                                  BOATER'S HELPER  (tm)
  13. ______________________________________________________________________
  14.  
  15.                                                            Version 2.1
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                                      Software for the boating family.
  22.  
  23.                                                        for use on all
  24.  
  25.                                              IBM PC's and Compatibles.
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                            Copyright (c) 1990
  64.                           SHELTER ISLAND PRESS
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80. ______________________________________________________________________
  81.  
  82.     User's Manual Copyright (c) 1990 Shelter Island Press
  83.     All Rights Reserved
  84.  
  85.     Programs and Files Copyright (c) 1990 Shelter Island Press
  86.     All Rights Reserved
  87.  
  88.     Portions of the programs Copyright (c) 1989 Microsoft Corporation
  89.  
  90.     The Boater's Helper is a trademark of Shelter Island Press
  91.  
  92.     All other marks in this manual are the trademarks of their
  93.     respective companies
  94.  
  95.     DISCLAIMER & WARRANTY
  96.  
  97.     SHELTER ISLAND PRESS HEREBY DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  98.     THIS SOFTWARE, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  99.     LIMITED TO  IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR
  100.     A PARTICULAR PURPOSE.  IN NO EVENT SHALL SHELTER ISLAND PRESS BE
  101.     LIABLE OF ANY INDIRECT, CONSEQUENTIAL, SPECIAL OR EXEMPLARY
  102.     DAMAGES SUCH AS, BUT NOT LIMITED TO, LOSS OF REVENUE, DATA,
  103.     ANTICIPATED PROFITS, LOST BUSINESS OR ANY OTHER ECONOMIC LOSS
  104.     ARISING OUR OF OR IN CONNECTION WITH YOUR USE OF, OR INABILITY TO
  105.     USE, THIS SOFTWARE.  YOUR SOLE AND EXCLUSIVE REMEDY FOR ANY AND
  106.     ALL CLAIMS AGAINST SHELTER ISLAND PRESS ARISING OUT OF OR IN
  107.     CONNECTION WITH THIS PRODUCT, WHETHER BASED ON CONTRACT OR TORT,
  108.     IS THE REFUND OF THE PURCHASE PRICE OR REPLACEMENT OF THE
  109.     SOFTWARE.
  110. _____________________________________________________________________
  111.  
  112.  
  113.                         SHELTER ISLAND PRESS
  114.                     2726 Shelter Island Drive #46
  115.                   San Diego, California 92106 U.S.A.
  116.                            (619) 696-7756
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.                                  i
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                      SINGLE-USER SOFTWARE LICENSE
  137.  
  138.     You are free to copy and distribute this Software as long as you
  139.     do not charge ANY fee for the Software, and as long as you include
  140.     all files, documentation and copyright notices.  A nominal fee may
  141.     be charged for media, expenses and handling, but must not exceed
  142.     $15.00.
  143.  
  144.           THIS SOFTWARE IS NOT FREE, NOR IS IT PUBLIC DOMAIN
  145.  
  146.     If you find this Software to be satisfactory after a 30 DAY
  147.     EVALUATION PERIOD,  and intend to continue using it for your
  148.     purposes, you are obliged to send a registration fee of $49.95 to
  149.     Shelter Island Press.  With your paid registration, you will
  150.     receive the following:
  151.  
  152.     1.  A diskette with the latest version of the Software
  153.     2.  A registered user ID# for phone support
  154.     3.  You will be placed on the list for notification of ALL
  155.         upgrades.
  156.     4.  A diskette containing unregistered versions of other Shelter
  157.         Island Press products for your review.
  158.  
  159.     An INVOICE has been provided at the end of this Manual for easy
  160.     ordering.  MasterCard/Visa phone orders call (619) 696-7756.
  161.     Your timely registration will be greatly appreciated.
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.                          ┌─────────┐
  167.                    ┌─────┴───┐     │              (tm)
  168.                  ──│         │o    │──────────────────
  169.                    │   ┌─────┴╨──┐ │  Association of
  170.                    │   │         │─┘  Shareware
  171.                    └───│    o    │    Professionals
  172.                  ──────│    ║    │────────────────────
  173.                        └────╨────┘    MEMBER
  174.  
  175.         This program is produced by a member of the Association
  176.         of Shareware Professionals (ASP).  The ASP wants to make
  177.         sure that the shareware principle works for you.  If you
  178.         are unable to resolve a shareware-related problem with an
  179.         ASP member by contacting the member directly, ASP may be
  180.         able to help.  The ASP Ombudsman can help you resolve a
  181.         dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  182.         technical support for members' products.  Please write to
  183.         The ASP Ombudsman at P.O. Box 5786, Bellevue, WA 98006 or
  184.         send a Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman
  185.         70007,3536
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.                                  ii
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.            SHAREWARE - HONEST PRICES FOR HONEST CUSTOMERS
  211.  
  212. I'm often asked why I choose to market my software through shareware
  213. channels.  The answer is really quite simple.  I am able to make a
  214. decent living providing quality software at honest prices to honest
  215. people.  What's the difference between Shareware and Commercial
  216. software?  Glitz.  Pure and simple.  There are no pretty boxes with
  217. mega-buck artwork on them, no full page ads in Computer magazines.
  218. Just good, high quality software.
  219.  
  220. In 1981 I published my first commercial piece of software, and was
  221. immediately overwhelmed with the cost of marketing, packaging, and
  222. distribution.  In order to be at all profitable, the mark-up on the
  223. software was astronomical.  Wholesalers and Distributors wanted a
  224. MINIMUM of 50%; packaging was another 10%; business overhead &
  225. advertising was another 30% - leaving 10% (usually less) for my
  226. income!  Although we did show consistent profit on sales, the net
  227. return was far less than we wanted, and the end consumer paid a
  228. premium price.
  229.  
  230. Shareware is based on a rather unique concept these days - honesty!
  231. The truth is, most people are honest.  Shareware operates on the
  232. principle that if you like, and intend to use, an authors software,
  233. then you are obligated to send that author a registration fee.  There
  234. is no coercion, no force...just honesty.  You will not find any of my
  235. software to be "crippled" (e.g. works only for a while, or allows a
  236. minimum of entries).  I ship full-featured software and rely on your
  237. honesty and satisfaction for reimbursement.
  238.  
  239. If you have not investigated the shareware market, please do yourself
  240. a favor.  You will find a remarkable amount of professional software
  241. at reasonable prices.  You can test them BEFORE you buy, and can
  242. therefore choose your software library carefully.  This approach needs
  243. your cooperation, so please, register your software at your earliest
  244. convenience.
  245.  
  246.  
  247. Scott Diener
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.                                   iii
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.                                                     TABLE OF CONTENTS
  274. _____________________________________________________________________
  275.  
  276. Chapter 1    INTRODUCTION
  277.  
  278.     How to Use This Manual .......................................  1
  279.     Why ..........................................................  1
  280.     What .........................................................  1
  281.     How ..........................................................  1
  282.     The READ.ME File .............................................  1
  283.  
  284. Chapter 2    INSTALLATION
  285.  
  286.     System Requirements ..........................................  2
  287.     Running SETUP.EXE ............................................  2
  288.     Starting the Software ........................................  3
  289.  
  290. Chapter 3    AUTHOR'S COMMENTS
  291.  
  292.     Hi-Tech Traveling ............................................  4
  293.     The Computer as A Tool .......................................  4
  294.     Being Organized ..............................................  5
  295.     General Uses for This Software ...............................  5
  296.  
  297. Chapter 4    EXPLANATION OF MODULES
  298.  
  299.     Food Inventory ...............................................  6
  300.     Meals Inventory ..............................................  7
  301.     Supplies Inventory ...........................................  8
  302.     Charts Inventory..............................................  8
  303.     Passage Planning .............................................  9
  304.     Crew Information ............................................. 10
  305.     Parts Inventory .............................................. 10
  306.     Projects & Repairs ........................................... 11
  307.     Maintenance Tickler .......................................... 12
  308.     Equipment Inventory .......................................... 13
  309.     Summary ...................................................... 13
  310.  
  311. Chapter 5    SOFTWARE OPERATION
  312.  
  313.     Introduction to Files, Subfiles & Records .................... 14
  314.     The Main Menu ................................................ 14
  315.     The Working Screen ........................................... 15
  316.     Pull-Down Menus .............................................. 15
  317.     The Index Window ............................................. 16
  318.     The Information Card ......................................... 16
  319.     Summary ...................................................... 19
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.                                  iv
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.                                                              CHAPTER 1
  339. ______________________________________________________________________
  340.  
  341.                                                           INTRODUCTION
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                            Chapter 1
  395.  
  396.                           INTRODUCTION
  397.  
  398.                       HOW TO USE THIS MANUAL
  399.  
  400. This Manual has been written with the novice user in mind.  Those
  401. who have experience with computer software may choose to skip portions
  402. and go directly to using the software.
  403.  
  404. Generally speaking, the Manual has been written in a WHY, WHAT, and
  405. HOW format.  That is, Chapter 3 explains WHY the software has been
  406. designed, Chapter 4 explains WHAT areas the software modules cover,
  407. and Chapter 5 cover HOW the software works (menus, instructions etc).
  408. If you are not familiar with the standard software conventions (pull-
  409. down menus, hilight bars, etc.) you will need to "play" with the
  410. software a bit.  Push a few keys, make a few entries, jump around (but
  411. not on) the keyboard, and don't worry that you might hurt something.
  412. You cannot "destroy" the software, and even in a worst-case scenario,
  413. you could always re-install and start fresh.  So by all means, play!
  414.  
  415. WHY
  416.  
  417. It is important that you have a fairly good understanding of WHY this
  418. software is as it is, in order to fully utilize it's capabilities.
  419. So, we suggest that you carefully read Chapter 3 before you begin
  420. using the system.
  421.  
  422. WHAT
  423.  
  424. Once you understand the WHYs, you will want to spend some time reading
  425. the section on WHAT.  Chapter 4 reviews, in detail, each module in
  426. the system.  Reading this section will be especially important prior
  427. to collecting the data to input in the modules (it IS helpful to know
  428. what to collect, after all!)
  429.  
  430. HOW
  431.  
  432. Lastly, life will be pretty simple for you in this software if you
  433. spend a little time in Chapter 5.  Experienced and inexperienced users
  434. alike will find that the interface (that's computer jargon for "how
  435. easy is it to understand just by looking at it?") has been very well
  436. designed.  Nonetheless, read a bit of Chapter 5 to familiarize
  437. yourself with some of the labels that are used (like, "what is a
  438. File?").  We have made every attempt to keep this manual short and
  439. simple, and you should find that it takes you a mimimum of reading
  440. time to learn the How's of the software.
  441.  
  442. THE READ.ME FILE
  443.  
  444. You may find, on the PROGRAM DISK, a file labeled "READ.ME".  This
  445. file contains any errata, updates or special notes that were too late
  446. for press time.  You may view these files by printing them on your
  447. printer.  To print these additions/changes, simply do the following.
  448.  
  449. Insert the PROGRAM DISK in drive A:
  450.  
  451. Type:    TYPE READ.ME >PRN  ENTER
  452.  
  453. If you wish to skip the printing and view the file on screen, simply
  454. omit the >PRN in the line above.
  455.                                   1
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.                                                              CHAPTER 2
  469. ______________________________________________________________________
  470.  
  471.                                                           INSTALLATION
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.                             Chapter 2
  528.                           INSTALLATION
  529.  
  530.  
  531. SYSTEM REQUIREMENTS
  532.  
  533.     IBM Compatible PC, XT or AT
  534.  
  535.     512 Kilobytes memory (RAM)
  536.  
  537.     Two 5.25" (or 3.5") Floppy Drives or One Floppy Drive and 1 Hard
  538.     Drive
  539.  
  540.     Color (CGA,EGA,VGA), Mono, or LCD Display
  541.  
  542.     Dot Matrix printer
  543.  
  544. FLOPPY DISK SYSTEM
  545.  
  546. If you are using a Floppy Disk based system (such as a portable) it is
  547. important that you FORMAT 10 floppies prior to running SETUP.  Each
  548. database module in the system may require  a great deal of storage
  549. space (depending on the volume that YOU enter).  It is therefore
  550. recommended that you place each module on a separate disk.
  551.  
  552. The SETUP program will automatically prompt you to switch disks for
  553. each module. However, if you choose, you MAY place as many modules as
  554. you want on one floppy.  In this manner you can "group" the modules
  555. according to function.  For example, FOOD, MEALS and SUPPLIES may be
  556. placed conveniently on one floppy.  You must be CAUTIONED, however,
  557. that the data may become too large to fit on the floppy if you combine
  558. modules.  As a rule of thumb, a 5.25 (360K) floppy can hold up to 500
  559. records (items), while a 3.5 (720k) can hold 1000!
  560.  
  561. HARD DISK SYSTEM
  562.  
  563. You may store as many records on a hard disk as you have disk space.
  564. On a 20 megabyte drive, you could store over 30,000 records!
  565.  
  566. RUNNING SETUP
  567.  
  568. Your Shelter Island Press Software comes with a simple and easy
  569. configuration program, SETUP.  This program will automatically set up
  570. all necessary files on your hard or floppy disks.  To activate the
  571. configuration program do the following:
  572.  
  573. Type:   SETUP      ENTER
  574.  
  575. Simply follow the step-by-step instructions on the screen, and your
  576. software will be automatically configured to your hardware!
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.                                  2
  586.  
  587.  
  588.  
  589. RUNNING THE SOFTWARE
  590.  
  591. Once the SETUP program has been run you may run the Shelter Island
  592. Press software by doing the following:
  593.  
  594. FLOPPY DISK SYSTEMS
  595.  
  596. Insert the PROGRAM disk in drive A and a formatted DATA disk in drive
  597. B.
  598.  
  599.     Type      BH                Enter
  600.  
  601. HARD DISK SYSTEMS
  602.  
  603. From the drive where you installed the software (e.g. C:)
  604.  
  605.     Type      CD\BOATERS        Enter
  606.  
  607.     Type      BH                Enter
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.                                  3
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.                                                              CHAPTER 3
  664. ______________________________________________________________________
  665.  
  666.                                                      AUTHOR'S COMMENTS
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.                                 Chapter 3
  725.                              AUTHORS COMMENTS
  726.  
  727.  
  728.  
  729. HI-TECH TRAVELLING
  730.  
  731. Computers have long been aboard boats, oceangoing vessels, field
  732. research stations, etc, and have proven to be quite reliable.
  733.  
  734. In recent years we have seen an explosion of portable computer
  735. technology, and with it a remarkable increase in reliability.  I have
  736. utilized a portable, battery based computer on my boat for two years
  737. now - on a DAILY basis - with not one failure!  This little workhorse
  738. has withstood the rigors of rough passages, and even took a four foot
  739. fall during one particularly severe broach!  With just a bit of
  740. forethought to placement (i.e. don't set the silly thing outside
  741. during a storm!) your on-board computer should provide you with years
  742. of reliable service.  After all, the electronics in the computer are
  743. not really different than in your portable T.V.!
  744.  
  745.  
  746. THE COMPUTER AS A TOOL
  747.  
  748. This software is about TOOLS.  Not ordinary vehicle tools, but new,
  749. exciting tools.  I have had too many less-than-exciting days searching
  750. for a maintenance-part that I KNOW I bought, wondering just WHEN I
  751. last changed the engine oil, pondering over a mental list of "to
  752. do's", or scrambling frantically for the warranty date on a defunct
  753. piece of equipment.
  754.  
  755. I needed a TOOL.  The general "kind" of record keeping we all need on
  756. our boats is exactly what computers do best!  So I wrote this software
  757. to be the TOOL.  Although TOOLS are not particularly meant to be fun,
  758. I think you'll find this software to be so.  And it "works" as a tool,
  759. if you use it properly.  So let me take a minute to explain the
  760. underlying idea of this TOOL.
  761.  
  762. Even if we didn't have a responsibility to help conserve the resources
  763. of the planet, wasting paper is an expensive habit!  We have all been
  764. so thoroughly indoctrinated, partly by the early (and very unreliable)
  765. days of computers, that we MUST make HARDCOPIES of everything, all the
  766. time!  This software has been designed to act as a WORKING instrument,
  767. and as such hardcopies should be unnecessary.  If you simply do timely
  768. back-ups on your disk data, you will be safe.
  769.  
  770. The actual point of it is, when you NEED to look up data, don't
  771. stumble through a mountainous pile of printouts.  Take 1 minute to
  772. turn on the computer, query for the item, and find the data you
  773. need...quick, easy, and quite reasonable!  THE COMPUTER IS THE TOOL,
  774. NOT THE PRINTOUTS!
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.                                  4
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786. BEING ORGANIZED
  787.  
  788. Ok, let's be candid.  NO SYSTEM WILL WORK IF YOU DON'T ORGANIZE AND
  789. MAINTAIN YOUR DATA! Like any other Tool, if you don't use it correctly
  790. this Tool will not be too functional. The purpose of a software system
  791. like this is to take a tremendously cumbersome manual operation, and
  792. convert it into a SEMI-automated, not-nearly-as-cumbersome operation.
  793.  
  794. Keeping your data files updated does take time.  You will need to
  795. periodically update your stores, supplies, parts etc. as you use them.
  796. This software will allow you to spend minimum time at the task, and
  797. will provide you with the ability to accomplish remarkably fast
  798. searches.
  799.  
  800.  
  801. GENERAL USES
  802.  
  803. Planning and Budgeting
  804.  
  805. The Shelter Island Press Software is, above all, a planning tool.  By
  806. using the modules you can thoroughly and reasonably plan your costs,
  807. timeframes for trips, maintenance schedules etc.  As you become more
  808. familiar with the SEARCHING and SORTING capabilites of the system, you
  809. will find that your Planning becomes a pleasure, not a chore.
  810.  
  811. Inventory and Shopping
  812.  
  813. Keeping track of items on a boat, regardless of size, is sometimes a
  814. monumental task.  Keeping track of HOW MUCH of an item one has is even
  815. more difficult.  The Shelter Island Press Software will allow you to
  816. confidently track your inventories (food, supplies, parts, etc) and to
  817. access them IMMEDIATELY!  Shopping lists therefore become ridiculously
  818. easy - ask the computer what you need!
  819.  
  820. Recordkeeping and Tracking
  821.  
  822. Using the Shelter Island Press Software, you can keep detailed records
  823. on most every aspect of your boat.  Detailed maintenance records can
  824. prove to be quite valuable if you should decide to sell the boat, and
  825. detailed purchase records can give you an exact analysis of your
  826. actual cost of operation.  If you are leasing out your boat, these
  827. aspects of the software become of focal importance.  Yes indeed, the
  828. Tax Collector does like detailed histories and records!
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.                                  5
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.                                                              CHAPTER 4
  852. ______________________________________________________________________
  853.  
  854.                                                 EXPLANATION OF MODULES
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.                                Chapter 4
  916.                           EXPLANATION OF MODULES
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  FOOD INVENTORY
  921.  
  922. The FOOD INVENTORY module allows you to catalog all foods aboard the
  923. boat and to detail exactly where each item is stored.  There are
  924. several important rules that you must follow in setting up your
  925. inventory system.
  926.  
  927. Names
  928.  
  929. Generally you should type in the names of the inventory items based on
  930. the name of the food contained.  For instance, if you have a can of
  931. "FRENCH STYLE GREEN BEANS" you should enter into the computer "GREEN
  932. BEANS: French Style".  In this manner your inventory items will
  933. naturally group together.  All inventory items will be alphabetically
  934. sorted based on the name you have given, so if you use brand names,
  935. have them follow the same naming rule (e.g. Clam Chowder: Campbell's).
  936.  
  937. Categories
  938.  
  939. You will be asked to provide a Category for each of the items you
  940. enter into the food inventory.  It is important that you make every
  941. attempt to BE CONSISTENT in the naming of categories.  For instance,
  942. you should avoid entering "Green Beans" on one occasion and "Beans:
  943. Green" on another.  When you ask the system to sort and find all
  944. "Green Beans", it will NOT find "Beans: Green"!
  945.  
  946. Sizes
  947.  
  948. Generally, the packages you inventory will have sizing information on
  949. them.  It is best to enter this information in the inventory.  You
  950. may, however, establish your own sizing rules.  For instance, you may
  951. assign a size like "3 person" or "1 person" to items in order to
  952. quickly locate a size appropriate to the demand.
  953.  
  954. Base Quantity
  955.  
  956. This field refers to the initial inventory amount you desire to store
  957. on the boat.  Your shopping lists for replenishment will be generated
  958. by comparing on-hand amounts with the Base Quantity.  For instance, if
  959. you have a Base Quantity of 30 cans of Tomato Paste and your current
  960. inventory shows only 10 left, your shopping list would reflect the
  961. need to buy 20 cans!  You may modify the Base Quantity at any time to
  962. more accurately reflect your needs.
  963.  
  964. Running Inventory
  965.  
  966. In the Foods Information card you will note a table designed
  967. specifically for keeping your running inventory.  The first column of
  968. the table, ID, is used to enter the initials of the person who
  969. inventoried the items shown in the following columns.  The Quantity
  970. column is used to keep your running inventory.  Each time you use an
  971. item from a particular storage location, you should subtract it from
  972. the Quantity shown.
  973.  
  974.                                  6
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  MEALS INVENTORY
  980.  
  981. The Meals Inventory Module allows you to pre-plan a series or group of
  982. meals for your boat.  By pre-planning you should be able to greatly
  983. reduce both the quantity and cost of the foods you purchase.  You will
  984. find that you actually do less "impulse" buying!
  985.  
  986. You may plan any number of meals, but it is suggested that you start
  987. off with about 1 dozen each for Breakfast, Lunch, Dinner and Snack. We
  988. recommend that you purchase a good cookbook and utilize it as a
  989. reference and resource.  In this manner, you will not only be able to
  990. pre-plan your meals, you will have instructions on how to prepare them
  991. too!
  992.  
  993. Categories
  994.  
  995. As was mentioned, we suggest that you plan for 4 discrete categories,
  996. Breakfast, Lunch, Dinner and Snack.  By categorizing all of your Meals
  997. entries, you will be able to sort and search for the different
  998. categories (e.g. "I wonder what kind of dinners we have that use
  999. canned tuna?").  Once again, you should ensure that you are consistent
  1000. in assigning the categories, or you will inevitably miss the data in a
  1001. subsequent search.
  1002.  
  1003. Cookbooks
  1004.  
  1005. There are innumerable cookbooks on the market for "people on the go",
  1006. and you should investigate them carefully for use aboard your boat.
  1007. Generally, we suggest that you search for a Cookbook that has been
  1008. specially prepared for the on-the-go family.  Shirley Deal's book "The
  1009. Cruising Cook" is an especially fine example that we are always
  1010. pleased to recommend.
  1011.  
  1012. Quantity
  1013.  
  1014. The Quantity field in this module is used in a slightly different
  1015. fashion.  It refers to the TOTAL NUMBER OF MEALS that have been
  1016. planned (and purchased).  You may, for instance, plan for 25 meals of
  1017. "Baked Salmon Almondine", and as you serve those meals subtract from
  1018. the Quantity figure you started with.  In this manner you not only
  1019. have a running inventory of Food Items (in the Food Module) but you
  1020. have a running inventory of MEALS!
  1021.  
  1022. In the Inventory of Necessary Items fields you should enter an entire
  1023. meal (not just a "dish" or recipe).  For instance, with our Baked
  1024. Salmon Almondine we would enter not only the salmon, but also the
  1025. salad, vegetable, bread, butter, dessert etc.  In other words, the
  1026. entire meal.
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.                                  7
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  SUPPLIES INVENTORY
  1045.  
  1046. The SUPPLIES INVENTORY module allows you to catalog all supplies
  1047. aboard the boat and to detail exactly where each item is stored. There
  1048. are several important rules that you must follow in setting up your
  1049. inventory system.
  1050.  
  1051. Names
  1052.  
  1053. Generally you should type in the names of the inventory items based on
  1054. the functional name of the supply item.  For instance, if you have a
  1055. package of "Whole Wheat Flour" you should enter into the computer
  1056. "Flour:  Whole Wheat".  In this manner your inventory items will
  1057. naturally group together.  All inventory items will be alphabetically
  1058. sorted based on the name you have given, so if you use brand names,
  1059. have them follow the same naming rule (e.g.  Salt:  Morton's Iodized).
  1060.  
  1061. Categories
  1062.  
  1063. You will be asked to provide a Category for each of the items you
  1064. enter into the supplies inventory.  It is important that you BE
  1065. CONSISTENT in the naming of categories.  For instance, you should
  1066. avoid entering "Paper Towels" on one occasion and "Towels: Paper" on
  1067. another.  When you ask the system to sort and find all "Paper Towels",
  1068. it will NOT find "Towels: Paper"!
  1069.  
  1070. Sizes
  1071.  
  1072. Generally, the packages you inventory will have sizing information on
  1073. them.  It is best to enter this information in the inventory.  You
  1074. may, however, establish your own sizing rules.  For instance, you may
  1075. assign a size like "3 person" or "1 person" to items in order to
  1076. quickly locate a size appropriate to the demand.
  1077.  
  1078. Base Quantity
  1079.  
  1080. This field refers to the initial inventory amount you desire to store
  1081. on the boat.  Your shopping lists for replenishment will be generated
  1082. by comparing on-hand amounts with the Base Quantity.  For instance, if
  1083. you have a Base Quantity of 30 one pound bags of flour and your
  1084. current inventory shows only 10 left, your shopping list would reflect
  1085. the need to buy 20 bags!  You may modify the Base Quantity at any time
  1086. to more accurately reflect your needs.
  1087.  
  1088. Running Inventory
  1089.  
  1090. In the Supplies Information card you will note a table designed
  1091. specifically for keeping your running inventory.  The first column of
  1092. the table, ID, is used to enter the initials of the person who
  1093. inventoried the items shown in the following columns.  The Quantity
  1094. column is used to keep your running inventory.  Each time you use an
  1095. item from a particular storage location, you should subtract it from
  1096. the Quantity shown.
  1097.  
  1098.  CHARTS INDEX
  1099.  
  1100. The Charts Inventory module has been designed to give you quick access
  1101. to all your navigational charts.  You may enter charts form any
  1102. country into the system, and keep track of them individually.
  1103.  
  1104.                                  8
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.     Chart Numbering
  1110.  
  1111. You will note that the index of charts does not present itself by
  1112. number, but instead alphabetizes according to chart name.  Most people
  1113. will at least partially remember the name of a chart (e.g. San Diego
  1114. to ....) but will seldom will we remember the chart number.  You
  1115. should also make sure you enter the category in for each of your
  1116. charts.  The categories are extremely userful when you need to grab
  1117. the right chart for the occasion (e.g. you need a coastal chart, not
  1118. an ocean chart).  Dutton's lists the following:
  1119.  
  1120.     *  Sailing ..................... 1:600,000 & smaller
  1121.        Often called Approach Charts, these are used in open water
  1122.        navigation.  They cover a great deal of surface area, and are
  1123.        useful in trip planning, progress charting and storm tracking.
  1124.  
  1125.     *  General ..................... 1:150,000 to 1:600,000
  1126.        These charts are considered to be piloting charts and are
  1127.        used for navigation in coastal waters.
  1128.  
  1129.     *  Coast ....................... 1:50,000 to 1:150,000
  1130.        Often called Harbor Charts, these are used for inshore
  1131.        navigation and coastal piloting.  They are good for use
  1132.        when entering harbors or bays with lage, wide channels.
  1133.  
  1134.     *  Small Craft ................. 1:40,000 and larger
  1135.        These charts are used mostly on inland waters, such as the
  1136.        Intracoastal Waterway.
  1137.  
  1138. Be consistent in the way you use these categories, since you will want
  1139. to be able to sort for each type.  You will also see that for each
  1140. chart there is ample room to note any changes to the cart since its
  1141. publihs date.  Subscriptions to the Notice to Mariners information are
  1142. free, and you will find much useful information in them.  In fact, you
  1143. can even get a personal code to log into the computerized Notices.
  1144.  
  1145. In the Charts module, each Notice to Mariners can be logged, and
  1146. initialized, so you can confidently use your charts at all times.
  1147. Although this does seem laborious, there are documented cases where
  1148. U.S. charts are wrong when PRINTED, and no mention of the errors is
  1149. made when you purchase the chart!
  1150.  
  1151.  PASSAGE PLANNING
  1152.  
  1153. The Passage Planning module is perhaps the most 'fun' module in the
  1154. Boater's Helper.  It allows you to construct detailed route plans - as
  1155. detailed as you choose to make them.
  1156.  
  1157. This module provides a data field for including a code form Jimmy
  1158. Cornell's book WORLD CRUISING ROUTES.  By entering in the appropriate
  1159. code you can instantly reference back to this book for the additional
  1160. information you need.  You can itemize the charts and pilots required
  1161. for a particular leg of the passage and know instantly where to go for
  1162. information.
  1163.  
  1164. Lastly a section has been provided for your comments and notes about
  1165. the passage.  Having quick access to your own notes can be a real
  1166. life-saver!
  1167.  
  1168.  
  1169.                                  9
  1170.  
  1171.  
  1172.  CREW LIST
  1173.  
  1174. The Crew List module has been provided because it is one of those
  1175. 'simple' items that is so easily overlooked when starting out on an
  1176. exciting passage or race.  You should have a good record of 'vital
  1177. information' on each crew member (special medications etc).  In
  1178. foreign ports this module should prove invaluable.
  1179.  
  1180. Racing boats can further utilize this module by perparing a pool of
  1181. crew members from which to draw.  Each crew member can be categorized
  1182. as to his/her strengths.  A quick search of the data base would yield
  1183. a list of crew members for each crew position.
  1184.  
  1185.  
  1186.  PARTS INVENTORY
  1187.  
  1188. The PARTS INVENTORY module allows you to catalog all spare parts
  1189. aboard the boat and to detail exactly where each item is stored. There
  1190. are several important rules that you must follow in setting up your
  1191. inventory system.
  1192.  
  1193. Names
  1194.  
  1195. Generally you should type in the names of the inventory items based on
  1196. the functional name of the supply item.  For instance, if you have a
  1197. 1/4" stainless bolt you should enter into the computer "Bolt:  1/4"
  1198. Stainless".  In this manner your inventory items will naturally group
  1199. together.  All inventory items will be alphabetically sorted based on
  1200. the name you have given, so if you use common  names, have them follow
  1201. the same naming rule (e.g.  Bolt:  Carriage).
  1202.  
  1203. Categories
  1204.  
  1205. You will be asked to provide a Category for each of the items you
  1206. enter into the supplies inventory.  It is important that you BE
  1207. CONSISTENT in the naming of categories.  For instance, you should
  1208. avoid entering "Stainless Hardware" on one occasion and "Hardware:
  1209. Stainless" on another.  When you ask the system to sort and find all
  1210. "Stainless Hardware", it will NOT find "Hardware: Stainless"!
  1211.  
  1212. Sizes
  1213.  
  1214. Generally, the items you inventory will have sizing information on
  1215. them.  It is best to enter this information in the inventory.  You
  1216. may, however, establish your own sizing rules.
  1217. Base Quantity
  1218.  
  1219. This field refers to the initial inventory amount you desire to store
  1220. on the boat.  Your shopping lists for replenishment will be generated
  1221. by comparing on-hand amounts with the Base Quantity.
  1222.  
  1223. For instance, if you have a Base Quantity of 30 one quarter inch
  1224. Stainless nuts and bolts and your current inventory shows only 10
  1225. left, your shopping list would reflect the need to buy 20 sets!  You
  1226. may modify the Base Quantity at any time to more accurately reflect
  1227. your needs.
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.                                  10
  1236.  
  1237.  
  1238. Running Inventory
  1239.  
  1240. In the Supplies Information card you will note a table designed
  1241. specifically for keeping your running inventory.  The first column of
  1242. the table, ID, is used to enter the initials of the person who
  1243. inventoried the items shown in the following columns.  The Quantity
  1244. column is used to keep your running inventory.  Each time you use an
  1245. item from a particular storage location, you should subtract it from
  1246. the Quantity shown.
  1247.  
  1248.  
  1249.  PROJECTS AND REPAIRS
  1250.  
  1251. Projects and Repairs are a difficult area for most boat owners to
  1252. "keep up with".  Often times, while in the midst of a repair or
  1253. project, one will notice something ELSE that needs attention.  Most of
  1254. the time these things get "lost in the shuffle" until such time as
  1255. they present themselves in a demanding manner!  This module, then,
  1256. allows for the scheduling and prioritizing of repairs and projects. It
  1257. is important to utilize this module appropriately, and several rules
  1258. need to be observed.
  1259.  
  1260. Category
  1261.  
  1262. Each item in the inventory should be given a category, such as REPAIR
  1263. or PROJECT.  You may establish as many categories as you like, but you
  1264. should ensure that you remain CONSISTENT throughout.  For instance,
  1265. you might establish the following:
  1266.  
  1267. Exterior Projects
  1268. Interior Projects
  1269. Engine Projects
  1270. Equipment Installation
  1271. Mechanical Systems
  1272.  
  1273.                                  11
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277. As you can see, the list can be endless.  You should avoid too
  1278. detailed a list as you will then find it difficult to remember the
  1279. categories when entering the data!  All categories should be mutually
  1280. exclusive, that is, they should not allow overlaping of items.
  1281.  
  1282. Prioritizing
  1283.  
  1284. Each project or repair should be assigned a priority number, from 1 to
  1285. 10.  This will allow you to carefully schedule both your time and your
  1286. resources to accomplish the important items first.  You should
  1287. establish objective criteria for assigning these priority numbers. The
  1288. following are recommended guidelines:
  1289.  
  1290. (1)  Any system REQUIRED for survival, e.g. expand water tank
  1291. capacity.
  1292.  
  1293. (2-5)  Any system REQUIRED for the safe operation of the boat,
  1294. e.g. Engine Alternator or Injectors.
  1295.  
  1296. (6-8)    Any system directly related to comfort, e.g. Table latches or
  1297. New bedding.
  1298.  
  1299. (9-10)    Any other items that are not vital to boat operation,
  1300. e.g. Attach bicycle carriers.
  1301.  
  1302. By keeping an up-to-date list of projects and repairs, you will be
  1303. able to search and sort for all items in a particular category,
  1304. priority or even scheduled date!  You will furthermore be able to
  1305. quickly re-assess project scheduling when confronted with changes in
  1306. plans, resources etc.
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  MAINTENANCE TICKLER
  1313.  
  1314. Although this may seem like it belongs under the Repairs and Projects
  1315. module, the Maintenance Tickler is SPECIFICALLY for scheduling the
  1316. ongoing and repetitive maintenance on your boat.
  1317.  
  1318. Planning and Scheduling
  1319.  
  1320. Unless you carefully, and realistically, plan your maintenance,
  1321. chances are you will be constantly behind!  This module should help
  1322. you to establish a maintenance schedule that is in keeping with the
  1323. needs of you and your boat.
  1324.  
  1325. Prior to using this module, you should sit down and carefully estimate
  1326. the number of hours each maintenance item requires, and establish a
  1327. frequency that is in keeping with the manufacturer's recommendations
  1328. (or with the level of your own requirements).  You may want, for
  1329. instance, to change engine oil every 6 months or 50 hours;  or you may
  1330. want to apply 2 coats of wax every 3 months...it's really up to you.
  1331.  
  1332. However, you should be realistic.  Establishing a schedule that can't
  1333. be done will avail you little (e.g. waxing every 2 weeks - ugh, what
  1334. a though!)
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.                                  12
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342. The module allows you to detail exactly what parts and supplies you
  1343. need to accomplish the maintenance item.  Again, you should be as
  1344. realistic as possible, and should make your list based on your
  1345. experience.  Listing 30 quarts of oil as necessary for an oil change
  1346. is not too helpful.  List EXACTLY what you need, and then you will
  1347. have a much better idea of the cost!
  1348.  
  1349. You will also find a section for general notes about each maintenance
  1350. item.  You may use this to jot down special procedures, tools or
  1351. highlights that you want to remember each time you perform the
  1352. maintenance.  For instance, if you always need a 1/2" box-end wrench,
  1353. a pair of vice-grips and a five-pound hammer to to a certain job
  1354. (sound familiar?) then you can note that in your information card for
  1355. the task.  A quick glance at the index prior to crawling in the engine
  1356. compartment can save a great deal of frustration ("honey, could you
  1357. hand me the vice-grips?....NO, the vice-grips, you know...the pliers
  1358. with the funny looking end...NO the funny looking OTHER end.....").
  1359.  
  1360.  
  1361.  EQUIPMENT INVENTORY
  1362.  
  1363. The Equipment Inventory has been provided simply as a convenient way
  1364. for you to itemize your equipment and repair histories.  By
  1365. appropriately categorizing, as in all other modules, you can quickly
  1366. access your equipment information.
  1367.  
  1368. Included in the equipment information is, of course, warranty
  1369. information.  Having quick access to the serial numbers, warranty
  1370. dates, dealer etc. may make all the difference in getting proper
  1371. service on your equipment.
  1372.  
  1373. The Service and Repair section of the Equipment inventory allows you
  1374. to keep accurate records for EACH equipment item.
  1375.  
  1376.  
  1377.  SUMMARY
  1378.  
  1379. All of the modules in the Shelter Island Press software have been
  1380. designed to maximize your access to information.  It cannot be
  1381. emphasized enough that it is up to you to ensure that your information
  1382. is up to date.  NO system can be so automatic that is "senses" when
  1383. you have changed  something!  Careful records will allow you to make
  1384. better decisions, both functionally and economically, about your boat.
  1385.  
  1386. Since each of the modules presents you with essentially identical
  1387. demands, you might want to establish a routine for all family members,
  1388. so that your data files remain consistent.  In the event that your
  1389. inventories become unreliable, you will find that using the computer
  1390. and the Boater's Helper you can re-inventory in record time!
  1391.  
  1392.  
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.                                 13
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.                                                             CHAPTER 5
  1416. ______________________________________________________________________
  1417.  
  1418.                                                     SOFTWARE OPERATION
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.                                Chapter 5
  1474.                            SOFTWARE OPERATION
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478. INTRODUCTION TO FILES, SUBFILES & RECORDS
  1479.  
  1480. The Boater's Helper is really nothing more than an electronic filing
  1481. program that has powerful search and sort capabilities.  It keeps
  1482. lists (each called an index) of information just as you might keep a
  1483. file of index cards.
  1484.  
  1485.  Main Files
  1486.  
  1487. A "file", in the Boater's Helper, is a complete index of all items in
  1488. a particular module.  The Food file, for instance, contains ALL of the
  1489. foods you have on board.  There are 10 modules in the Boater's Helper,
  1490. so there are 10 Main Files.  Think of these as 10 drawers in a file
  1491. cabinet.
  1492.  
  1493.  SubFiles
  1494.  
  1495. A "subfile", then, is a portion of a Main File.  That is to say, if
  1496. you were to search the main Food file for all instances of a
  1497. particular category of the file (e.g. all Soups) you could then save
  1498. the new index as a separate Subfile. You could then sort a subfile of
  1499. the subfile!  In fact, there really is no limit to the number of times
  1500. you can "nest" (a sort on a sort on a sort...) these searches.  In
  1501. this manner you could find all soups (sort 1) made by Campbells (sort
  1502. 2) that are in 12oz containers (sort 3) etc!
  1503.  
  1504.  Records
  1505.  
  1506. Ok, then, what exactly is contained in Files and subfiles?  Records.
  1507. Each module will be comprised of a main file of records, along with
  1508. any subfiles that you have sorted and saved.  Using the file cabinet
  1509. example, each of the ten drawers is full of individual folders called
  1510. records.  These records contain all the information on ONE item (one
  1511. food item for example) and only one item.  Each record is composed of
  1512. several data FIELDS (category, price, size, etc) pertaining  to the
  1513. module.
  1514.  
  1515. In summary, the data fields are filled in by you for each individual
  1516. record, and the records are then assembled into a Main file.  Sorting
  1517. & searching is simply a method for finding particular characteristics
  1518. that some of the record share in common.  A subfile is an index to a
  1519. group of records that have been sorted in this fashion.
  1520.  
  1521.   MAIN MENU
  1522.  
  1523. The Main Menu is simply a list of the 10 modules in the system, along
  1524. with help and exit instructions.  The first item on the list will
  1525. always be highlighted when you are placed in the Main Menu.  You may
  1526. move this highlight by pressing one of the arrow keys (up/down) until
  1527. it rests on the menu selection you desire.  Pressing the Enter key at
  1528. this time will load the Main File for that module and take you to the
  1529. Working Screen.
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.                                  14
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.   WORKING SCREEN
  1538.  
  1539. The working screen is the heart of the system and is comprised of a
  1540. "window" which will display the index, and is bounded at the top and
  1541. bottom by "command" lines.  At the top of the screen you see the words
  1542. File, Search, Print, Quit and Help.  These constitue the Pull-down
  1543. menu and will be explained in detail in the following section.  In the
  1544. upper right hand corner you will always be presented with the name of
  1545. the file (Main or Subfile) that is CURRENTLY in memory and on the
  1546. screen.  In the lower right hand corner you will always be presented
  1547. with the current time and date.
  1548.  
  1549. In the lower left hand line of the screen you will always be presented
  1550. with instructions on what to do or with instructions on what data to
  1551. enter.  If you ever have doubts about what to do next, please be sure
  1552. you read this lower line.
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.   PULL-DOWN MENU
  1557.  
  1558. The Pull-down menu system has become pretty common in software these
  1559. days, and is a very powerful way to offer the end user a sophisticated
  1560. yet easy-to-use software package.  Simply put, it is nothing more that
  1561. a series of SubMenus from which you may select choices.  At the top of
  1562. the screen the command line reads;
  1563.  
  1564. File  Search  Print  Quit  Help
  1565.  
  1566. Each of these words is the key to accessing a submenu, one for each
  1567. word.  In order to activate this line, you must first press the F1
  1568. key.  You will note that the instructions for accessing the menu are
  1569. always displayed in the lower left-hand corner of the screen.  When
  1570. you press the F1 key, the first item on the line (File) is
  1571. highlighted, as is the first letter of all other items.  You may view
  1572. the menu associated with any item in two ways.
  1573.  
  1574. First, you may move the highlight to the item and press the Enter key.
  1575. Second, you may simply press the appropriate LETTER corresponding to
  1576. the first letter of the word (e.g. press the letter P to access the
  1577. Print menu).  When you have done one of these, you will see a menu box
  1578. appear under the menu heading you have selected (hence the name Pull
  1579. down menu!).  These submenus operated just as the Main menu.  Move the
  1580. highlight to the menu selection desired and press the Enter key (or
  1581. you may simply press the first letter of the menu selection you
  1582. desire).
  1583.  
  1584. You may leave (abort) any menu simply by pressing the ESC key.  In
  1585. fact, the ESC key is normally THE key you should use to abort or to
  1586. escape from ANY screen, menu or action.
  1587.  
  1588. There are five choices in the pull down menu associated with File,
  1589. each pertaining to some aspect of the FILE.
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.                                  15
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603. To load and view the Main File for a module (e.g. Food), you simply
  1604. press the Enter key (or the letter "L").  This will erase whatever
  1605. file is on the screen at the time and present you with the Main file
  1606. for the module.  To load a DIFFERENT MODULE MAIN FILE, you must exit
  1607. back to the MAIN MENU.
  1608.  
  1609. To add a new record to the Main (or sub) file, you would select the
  1610. next menu item.  Selecting this option will place you in a blank
  1611. information card (record) and allow you to type in the information. If
  1612. you happen to be working in a subfile at the time you add a new
  1613. record, the new record will be added not only to the subfile, but also
  1614. to the Main file.  It will NOT be added to any other subfiles.  For
  1615. that reason, it is suggested that you exit any subfile and load the
  1616. Main file for a module prior to adding any new records.
  1617.  
  1618. To view a subfile that you have created (we'll get to that function in
  1619. a minute) you would select the next menu item.  This will present you
  1620. with the index and allow you to add, delete or modify any records in
  1621. the subfile.  Although you may add to the file, it is again suggested
  1622. that you add only to a Main file and then re-sort the subfile items.
  1623. In this manner you can always assure yourself that all subfiles are up
  1624. to date.
  1625.  
  1626. To erase a subfile, you choose the next menu item.  Once a subfile has
  1627. been erased, it is quite easy to recreate it using the Search command.
  1628. So...don't worry too much if you accidentally erase a wanted subfile!
  1629.  
  1630. Once you have searched and sorted the Main file (and have therefore
  1631. created a Subfile) you may save the sort to the disk by using the next
  1632. menu selection Save New Subfile.  This will allow you to re-view the
  1633. Subfile at a later date.  It is suggested that you be very
  1634. conservative in creating and saving subfiles, as this eats up valuable
  1635. storage area on your disk.  Since you can create (sort) these Subfiles
  1636. on-the-fly, there really is no particular reason to save them to the
  1637. disk.  However, you may do so with this last menu selection.
  1638.  
  1639. There are two pull-down menu items  associated with the SEARCH
  1640. command.  The power of the Boater's Helper lies in this search
  1641. procedure, so experiment with it a bit so that you may develop the
  1642. full benefit of your data.
  1643.  
  1644. When you select the first data item, you will begin a series of steps
  1645. necessary to search and sort the data in your records.  First,  you
  1646. will be presented with a blank Information Card for the module with
  1647. which you are working.  In each data field you will notice a NUMBER
  1648. instead of any normal data.  This NUMBER is the number of the data
  1649. field itself, and is used to identify the data field you wish to
  1650. search.  For instance, if you wanted to know what canned Vegetables
  1651. you have on board, you would enter the Food Inventory module, select
  1652. the Search - Define Common Features menu item, and then look for the
  1653. data field number corresponding to Category...in this case field
  1654. number 2.
  1655.  
  1656.  
  1657.  
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.                                  16
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.  
  1668. At the bottom of the screen you will be asked to enter the field
  1669. number (or range) you wish to search.  Once you have entered a number
  1670. (or range) you will see another window requesting you to describe the
  1671. relationship to search for.  The following are the choices:
  1672.  
  1673. 1...is equal to
  1674.  
  1675. 2...is greater than
  1676.  
  1677. 3...is less than
  1678.  
  1679. 4...is greater than or equal to
  1680.  
  1681. 5...is less than or equal to
  1682.  
  1683. 6...is not equal to
  1684.  
  1685. Continuing our example, if you are looking for all foods falling into
  1686. the category Vegetable, you would press the number 1...is equal to.
  1687. We have now told the system to search field 2 for all items that are
  1688. equal to...ah, we have one more step.  We must tell the system WHAT to
  1689. search for.  In this case, we would enter, at the prompt, the word
  1690. Vegetable.  Now the system will search the Food file for all records
  1691. having field 2 equal to the word Vegetable.
  1692.  
  1693. It is important that you enter the search criteria (e.g. vegetable)
  1694. exactly like the data in the fields (and to enter the data in the
  1695. fields in a CONSISTENT manner).  You will otherwise find yourself
  1696. searching fruitlessly ...the computer will search for what you told
  1697. it, rather than for what you wanted!
  1698.  
  1699. If you enter only a partial word (e.g. Veg for Vegetable) the system
  1700. will find all instances matching that criterion.  If you entered, for
  1701. instance, the letter "S" searching for Soups, you would end up with
  1702. not only all the Soups, but also all the "S"alads, all the "S"ardines,
  1703. etc!  So, when possible be SPECIFIC in your searches.
  1704.  
  1705. When you have a very long index of items, it is quite inconvenient to
  1706. scroll through the whole list looking for a single item.  In order to
  1707. overcome this, the system has the capability of searching for a
  1708. specific record that you request by name.  The Find Specific Record
  1709. menu item is the key.  Simply enter the name (or partial name) of the
  1710. record and the system will immediatly present you with the Information
  1711. Card on that record.  If you enter a partial record name (e.g. "Beef"
  1712. searching for "Beef Stew") you will be presented with the first MATCH
  1713. the system finds (in this example, "Beef Burgers" comes before "Beef
  1714. Stew, so you would be presented with it first!)
  1715.  
  1716. Printing in the Boater's Helper is really very straighforward.  When
  1717. you select the PRINT menu, you will be presented with five options.
  1718. You may print a list of all the items in the particular database (say,
  1719. FOOD).  You may also print a complete file of ALL information on ALL
  1720. database items.  In fact, you will be printing the complete
  1721. Information Card for every item if you select the All Records In File
  1722. option.
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.                                  17
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732. You may also print any Individual data card by selecting the
  1733. corresponding menu item.   When printing it is important that you
  1734. ensure the printer is on and loaded with paper prior to beginning the
  1735. print-out.  Although there is no danger of harming the printer, or of
  1736. harming your data, you will find that you waste a great deal of paper
  1737. RE-PRINTING an incomplete list!
  1738.  
  1739. When you are finished working on or viewing a particular module,
  1740. simply select the QUIT pull-down item and subsequently the Return to
  1741. Main Menu item.  This will allow you to quickly jump amoung the
  1742. modules.  If you are finished with the system, you may select the Exit
  1743. to DOS item.  This will clear the software from the computer memory
  1744. and return you to the operating system (or any shell menu system you
  1745. may have installed).  YOU MUST NOT TURN OFF THE COMPUTER PRIOR TO
  1746. EXITING TO DOS or you WILL destroy the files you have been working on.
  1747.  
  1748. The Help menu items give you the ability to instantly review a
  1749. particular area of software operation, while still in the system.
  1750. Each of the help areas are self-explanatory, so we won't go into
  1751. detail here.
  1752.  
  1753.  
  1754.   THE INDEX WINDOW
  1755.  
  1756. The first question that arises, of course, is "What is an Index?".
  1757. Well, generally speaking an index is really nothing more than a list
  1758. of items that refer (or point) to individual records in a database.
  1759. The Boater's Helper utilizes an index for each of the modules. For
  1760. instance, you may have a list (index) of 100 food items on the screen,
  1761. and may desire to view (or edit) the information you have on a
  1762. specific item.  By selecting the item from the index, you will be
  1763. presented with the database record for that item.
  1764.  
  1765.  
  1766.  Moving Around the Index Screen
  1767.  
  1768. The index screen operates in an identical fashion to all of the
  1769. software menu's.  The first item in the index will be highlighted, and
  1770. you may move the highlight by using the up and down arrow keys.  You
  1771. may NOT edit an index item directly.  You must first move the
  1772. highlight to the item, press the ENTER key to view the Information
  1773. Card on the item, and then make any revisions to the data that are
  1774. necessary.
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.   THE INFORMATION CARD
  1779.  
  1780. When you have selected an index item by pressing the Enter key, you
  1781. will be presented with a pop-up Information Card on that item.  At the
  1782. top of the screen, you will notice that the menu line has changed.  It
  1783. now reads
  1784.  
  1785. Modify  Delete  Save  Next  Previous  Quit
  1786.  
  1787. You may select any of these menu items just as you do any menu
  1788. selection in the Boater's Helper.  If you select the Delete function,
  1789. you will remove the individual data from the database PERMANENTLY, so
  1790. please ensure you are careful when doing so.
  1791.  
  1792.  
  1793.                                  18
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798. Using the Next and Previous keys, you can "flip" forward and backward
  1799. through the Information Cards.  This allows you to move around in the
  1800. database rather rapidly.  However, it is usually much faster to find a
  1801. specific record using the built in Search function.
  1802.  
  1803.  Entering and Editing
  1804.  
  1805. If you have selected the Modify option or are entering a card for the
  1806. first time, you may move around the fields on the card by using the
  1807. arrow keys or simply by pressing the enter key to move on.  You may
  1808. use the back arrow key or the backspace key to correct an entry.
  1809.  
  1810. If you have made changes to the Information card, or are entering it
  1811. for the first time, it is importatant to remember to select the Save
  1812. function from the menu line.  If you do not save the information, all
  1813. data will be lost. When you are finished with the Information Card,
  1814. you may Quit or you may press the ESC key to return to the Index
  1815. Window.
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.   SUMMARY
  1820.  
  1821. The Boater's Helper software has been written to optimize the learning
  1822. time for the end user.  Each module operates in an identical fashion,
  1823. so as you work with one module your are automatically learning about
  1824. all the others.  There is very little you can do to "damage" the
  1825. software or your files, so you should feel free to experiment.  You
  1826. should particularly experiment with the powerful search and sort
  1827. functions, as these form the really "useful" parts of the day-to-day
  1828. operation.
  1829.  
  1830. Should you encounter any difficulties  or "bugs" with the software
  1831. operation, please feel free to call us at the number below.  We are
  1832. generally available Monday thru Saturday, 9:00 a.m. - 5:00p.m West
  1833. Coast time.  You may also leave a Compuserve message via EasyPlex.
  1834. Send to Scott Diener;  72010,1340.
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.                                   Shelter Island Press
  1839.  
  1840.                                        (619) 696-7756
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.                                  19
  1859.  
  1860.  
  1861.                       SHELTER ISLAND PRESS
  1862.                   2727 Shelter Island Drive #46
  1863.                      San Diego, Calif 92106
  1864.                          (619) 696-7756
  1865.  
  1866.      Delivered To:                        Date: ____________
  1867.  
  1868.      ____________________________
  1869.      ____________________________
  1870.      ____________________________
  1871.      ____________________________
  1872.  
  1873.  
  1874.      =======================================================
  1875.                             INVOICE
  1876.      =======================================================
  1877.  
  1878.  
  1879.      Qty   Description                  Unit Price   Total
  1880.  
  1881.      ___   The Boater's Helper             49.95     _____
  1882.  
  1883.      ___   The Motorhome Manager           49.95     _____
  1884.  
  1885.      ___   Just A Simple Menu Program      19.95     _____
  1886.  
  1887.      ___   6-Step Stress Manager           79.95     _____
  1888.  
  1889.      ___   UNREGISTERED versions of ALL    20.00     _____
  1890.            of the above listed software
  1891.  
  1892.      ___   7.25% Sales Tax (Ca Residents)            _____
  1893.  
  1894.      ___   Shipping & Handling                        2.50
  1895.  
  1896. ------------------------------------
  1897.                                            TOTAL    ______
  1898.  
  1899.      MasterCard/Visa # ________________
  1900.  
  1901.      Expiration Date   ________________
  1902.  
  1903.      Authorized Signature _________________________________
  1904.  
  1905.     The software shown above has been delivered and accepted
  1906.     by the customer.  Upon receipt of this paid invoice a
  1907.     curren version of the software and a user ID number for
  1908.     phone support will be sent to the customer.
  1909.     ========================================================
  1910.               Disk type: ___ 5.25"    ___ 3.5"
  1911.     ========================================================
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.