home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Club Amiga de Montreal - CAM / CAM_CD_1.iso / files / 554a.lha / CheckbookAccountant_v2.0 / CAmisc / CAmanual.txt.pp / CAmanual.txt
Text File  |  1991-09-09  |  205KB  |  6,668 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.                          CHECKBOOK ACCOUNTANT 2.0
  24.  
  25.     A Checkbook Recording, Balancing, Budgeting, and Analyzing Program
  26.                  for the Commodore Amiga personal computer
  27.  
  28.  
  29.                          (Release Date:  7/ 4/91)
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                                User's Manual
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.                 Copyright (c) 1990,1991 Jeffrey R. Almasol.
  42.                            All Rights Reserved.
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                              TABLE OF CONTENTS
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77. 1. Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82. 2. Set-Up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  83.  
  84.    2.1  For Workbench Users  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  85.    2.2  For CLI Users  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  86.    2.3  For Checkbook Accountant 1.0 Users . . . . . . . . . . . . . .    3
  87.    2.4  Operating Under AmigaDOS Release 2 . . . . . . . . . . . . . .    4
  88.    2.5  System Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93. 3. Operating Checkbook Accountant  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  94.  
  95.    3.1  Creating and Using Checkbooks  . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  96.  
  97.    3.1.1  Creating a New Checkbook . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  98.    3.1.2  Retrieving a Previously Saved Checkbook  . . . . . . . . . .    5
  99.    3.1.3  Saving the current Checkbook . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  100.  
  101.    3.2  Entering Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  102.  
  103.    3.2.1  Adding Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  104.    3.2.2  Updating Transaction Information . . . . . . . . . . . . . .    7
  105.    3.2.3  Deleting Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  106.    3.2.4  Voiding a Check Transaction  . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  107.    3.2.5  Clearing Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  108.    3.2.6  Declaring a Transaction as Tax Deductible  . . . . . . . . .    9
  109.  
  110.    3.3  Budgeting Check Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  111.  
  112.    3.3.1  Defining the Budget List . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  113.    3.3.2  Distributing a Check Transaction to a Budget . . . . . . . .   11
  114.  
  115.    3.4  Statement Reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  116.  
  117.    3.5  Viewing Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  118.  
  119.    3.5.1  Viewing All Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  120.    3.5.2  Viewing Selected Transactions  . . . . . . . . . . . . . . .   13
  121.  
  122.    3.6  Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.                                       i
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.    3.6.1  Printing to the Printer  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  139.    3.6.2  Printing to a Disk File  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  140.    3.6.3  Defining What to Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145. 4. Mouse/Keyboard Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  146.  
  147.    4.1  Main Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  148.  
  149.    4.1.1  Project Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  150.    4.1.1.1  New  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  151.    4.1.1.2  Open . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  152.    4.1.1.3  Save . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  153.    4.1.1.4  Save As  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  154.    4.1.1.5  Reconcile  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  155.    4.1.1.6  Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  156.    4.1.1.7  Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  157.    4.1.1.8  Statistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  158.    4.1.1.9  About  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  159.    4.1.1.10 Quit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  160.  
  161.    4.1.2  Edit Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  162.    4.1.2.1  Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  163.    4.1.2.2  Other Debits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  164.    4.1.2.3  Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  165.    4.1.2.4  Other Credits  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  166.    4.1.2.5  Batch Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  167.    4.1.2.6  Duplicate  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  168.    4.1.2.7  Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  169.    4.1.2.8  Quick Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  170.    4.1.2.9  Quick Unclear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  171.    4.1.2.10 Reoccurring Transac  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  172.    4.1.2.10.1 Group List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  173.    4.1.2.10.2 Add Transac To Group . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  174.    4.1.2.10.3 Add Group To Checkbook . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  175.    4.1.2.11 Description List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  176.    4.1.2.12 Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  177.    4.1.2.13 Replace  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  178.    4.1.2.14 Previous Occurrence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  179.    4.1.2.15 Next Occurrence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  180.  
  181.    4.1.3  Budgets Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  182.    4.1.3.1  Budget List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  183.    4.1.3.2  Analysis Period  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  184.  
  185.    4.1.4  Settings Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  186.    4.1.4.1  View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  187.    4.1.4.1.1  ALL  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  188.    4.1.4.1.2  Select Groups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  189.    4.1.4.2  Program Prefs  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.                                      ii
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.    4.1.5  On-screen display  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  206.  
  207.    4.1.5.1  CHECKBOOK ACCOUNTANT 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  208.    4.1.5.2  Show Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  209.    4.1.5.3  Transaction List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  210.    4.1.5.4  Balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  211.    4.1.5.4.1  RUNNING BALANCE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  212.    4.1.5.4.2  CHECKBOOK BALANCE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  213.    4.1.5.4.3  STATEMENT BALANCE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  214.    4.1.5.5  Running Balance Tracker  . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  215.  
  216.  
  217.  
  218.    4.2  Help Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  219.  
  220.  
  221.  
  222.    4.3  Analysis Period Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  223.  
  224.    4.3.1  Analysis Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  225.    4.3.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  226.    4.3.1.2  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  227.  
  228.    4.3.2  Input Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  229.    4.3.2.1  from (left input field)  . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  230.    4.3.2.2  to (right input field) . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  231.  
  232.  
  233.  
  234.    4.4  Budget Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  235.  
  236.    4.4.1  Budget Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  237.    4.4.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  238.    4.4.1.2  Add  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  239.    4.4.1.3  Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  240.    4.4.1.4  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  241.  
  242.    4.4.2  List Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  243.    4.4.2.1  Load . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  244.    4.4.2.2  Save . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   36
  245.    4.4.2.3  Default  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   36
  246.    4.4.2.4  Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  247.  
  248.    4.4.3  Input Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  249.    4.4.3.1  Budget Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  250.    4.4.3.2  Expense Limit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.                                      iii
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.    4.5  Budget Distribution Requester  . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  271.  
  272.    4.5.1  Distribution Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  273.    4.5.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  274.    4.5.1.2  Add  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  275.    4.5.1.3  Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  276.    4.5.1.4  Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  277.    4.5.1.5  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  278.  
  279.    4.5.2  Input Field  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  280.    4.5.2.1  Distributed amount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  281.  
  282.  
  283.  
  284.    4.6  Description List Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  285.  
  286.    4.6.1  Description Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  287.    4.6.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  288.    4.6.1.2  Add  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  289.    4.6.1.3  Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  290.    4.6.1.4  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  291.  
  292.    4.6.2  List Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  293.    4.6.2.1  Load . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  294.    4.6.2.2  Save . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  295.    4.6.2.3  Default  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  296.    4.6.2.4  Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  297.  
  298.    4.6.3  Input Field  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  299.    4.6.3.1  Description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  300.  
  301.  
  302.  
  303.    4.7  Information Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  304.  
  305.    4.7.1  Information Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  306.    4.7.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  307.    4.7.1.2  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  308.  
  309.    4.7.2  Use Default Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  310.    4.7.2.1  Description List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  311.    4.7.2.2  Budget List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.                                      iv
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.    4.7.3  Input Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  337.    4.7.3.1  Account Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  338.    4.7.3.2  Account Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  339.    4.7.3.3  Account Holder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  340.    4.7.3.4  Bank Name  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  341.    4.7.3.5  Branch Name  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  342.    4.7.3.6  Branch Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  343.    4.7.3.7  Starting Check Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  344.    4.7.3.8  Initial Deposit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  345.    4.7.3.9  Opened . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  346.    4.7.3.10 Closed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  347.  
  348.  
  349.  
  350.    4.8  Print Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  351.  
  352.    4.8.1  Print Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  353.    4.8.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  354.    4.8.1.2  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  355.  
  356.    4.8.2  Selections Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  357.    4.8.2.1  Print To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  358.    4.8.2.1.1  Printer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  359.    4.8.2.1.2  Disk File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  360.    4.8.2.2  Checkbook Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  361.    4.8.2.3  Initial Deposit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  362.    4.8.2.4  Checkbook Balance  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  363.    4.8.2.5  Statement Balance  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  364.    4.8.2.6  Viewable Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  365.    4.8.2.7  Transaction Distributions  . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  366.    4.8.2.8  Reoccurring Transac Group List . . . . . . . . . . . . . .   50
  367.    4.8.2.9  Reoccurring Transacs . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  368.    4.8.2.10 Budget List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  369.    4.8.2.11 Budget Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  370.    4.8.2.12 Description List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  371.  
  372.  
  373.  
  374.    4.9  Program Prefs Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  375.  
  376.    4.9.1  Prefs Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  377.    4.9.1.1  Okay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  378.    4.9.1.2  Default  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  379.    4.9.1.3  Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  380.    4.9.1.4  Cancel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.                                       v
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.    4.9.2  Settings Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  403.    4.9.2.1  Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  404.    4.9.2.1.1  Batch Mode Indicator . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  405.    4.9.2.1.2  Sorted List Indicator  . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  406.    4.9.2.1.3  Transaction Count  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  407.    4.9.2.1.4  Initial Deposit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  408.    4.9.2.1.5  Running Balance Tracker  . . . . . . . . . . . . . . . .   54
  409.    4.9.2.2  Icon Creation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  410.    4.9.2.2.1  Checkbook  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  411.    4.9.2.2.2  Budget List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   55
  412.    4.9.2.2.3  Description List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  413.    4.9.2.3  User Prefs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  414.    4.9.2.3.1  Workbench Pointer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  415.    4.9.2.3.2  Workbench Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  416.    4.9.2.4  Auto Desc List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  417.    4.9.2.4.1  Add PAY / DESC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  418.    4.9.2.4.2  Add MEMO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  419.    4.9.2.5  TAX Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  420.    4.9.2.5.1  Same As Last Used  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  421.    4.9.2.5.2  Always TRUE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  422.    4.9.2.5.3  Always FALSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  423.  
  424.    4.9.3  Input Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  425.    4.9.3.1  CA: Directory  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  426.    4.9.3.2  Default Description For -- Checks  . . . . . . . . . . . .   58
  427.    4.9.3.3  Default Description For -- Other Debits  . . . . . . . . .   58
  428.    4.9.3.4  Default Description For -- Deposits  . . . . . . . . . . .   58
  429.    4.9.3.5  Default Description For -- Other Credits . . . . . . . . .   59
  430.    4.9.3.6  Default Description For -- Voided Checks . . . . . . . . .   59
  431.  
  432.  
  433.  
  434.    4.10 Reconcile Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
  435.  
  436.  
  437.  
  438.    4.11 Reoccurring Transaction Groups Requester . . . . . . . . . . .   59
  439.  
  440.    4.11.1  Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
  441.    4.11.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
  442.    4.11.1.2  Add . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
  443.    4.11.1.3  Delete  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  444.    4.11.1.4  Clear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  445.    4.11.1.5  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  446.  
  447.    4.11.2  Input Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  448.    4.11.2.1  Group name  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.                                      vi
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.    4.12 Reoccurring Transactions Requester . . . . . . . . . . . . . .   62
  469.  
  470.    4.12.1  Transaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  471.    4.12.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  472.    4.12.1.2  Delete  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
  473.    4.12.1.3  Clear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  474.    4.12.1.4  Move  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  475.    4.12.1.5  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
  476.  
  477.  
  478.  
  479.    4.13 Request/Notice Requesters  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  480.  
  481.  
  482.  
  483.    4.14 Search Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  484.  
  485.    4.14.1  Search Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  486.    4.14.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
  487.    4.14.1.2  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  488.  
  489.    4.14.2  Conditions Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  490.    4.14.2.1  Use Wildcards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  491.    4.14.2.2  Case Sensitive  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  492.  
  493.    4.14.3  Description List Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  494.    4.14.3.1  Select  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  495.  
  496.    4.14.4  Input Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  497.    4.14.4.1  Search For  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  498.  
  499.  
  500.  
  501.    4.15 Search & Replace Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  502.  
  503.    4.15.1  Search Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  504.    4.15.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  505.    4.15.1.2  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  506.  
  507.    4.15.2  Conditions Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  508.    4.15.2.1  Use Wildcards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  509.    4.15.2.2  Case Sensitive  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  510.    4.15.2.3  Verify Replacement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   68
  511.    4.15.2.4  Global Replacement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   68
  512.  
  513.    4.15.3  Description List Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  514.    4.15.3.1  Select  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  515.  
  516.    4.15.4  Input Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  517.    4.15.4.1  Search For  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  518.    4.15.4.2  Replace With  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.                                      vii
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.    4.16 Selected Budgets Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  537.  
  538.    4.16.1  Budget Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  539.    4.16.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  540.    4.16.1.2  All . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  541.    4.16.1.3  None  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  542.    4.16.1.4  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  543.  
  544.  
  545.  
  546.    4.17 Sort Criteria Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  547.  
  548.    4.17.1  Sort Criteria Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  549.    4.17.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  550.    4.17.1.2  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  551.  
  552.    4.17.2  Sort By Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  553.    4.17.2.1  Check Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  554.    4.17.2.2  Transaction Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  555.    4.17.2.3  Cleared Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  556.  
  557.  
  558.  
  559.    4.18 Statistics Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  560.  
  561.  
  562.  
  563.    4.19 Transaction Requester  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  564.  
  565.    4.19.1  Transaction Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  566.    4.19.1.1  Add/Update  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
  567.    4.19.1.2  Delete  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
  568.    4.19.1.3  Void  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
  569.    4.19.1.4  Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  570.    4.19.1.5  Budget  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  571.    4.19.1.6  Previous  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  572.    4.19.1.7  Next  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   76
  573.    4.19.1.8  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   76
  574.  
  575.    4.19.2  Description List Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  576.    4.19.2.1  Select  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  577.  
  578.    4.19.3  Input Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  579.    4.19.3.1  CHECK#  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  580.    4.19.3.2  DATE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78
  581.    4.19.3.3  PAY / DESC  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78
  582.    4.19.3.4  Amount  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
  583.    4.19.3.5  MEMO  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
  584.    4.19.3.6  CLEARED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.                                     viii
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.    4.20 View (Select Groups) Requester . . . . . . . . . . . . . . . .   79
  603.  
  604.    4.20.1  View Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  605.    4.20.1.1  Okay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  606.    4.20.1.2  Cancel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  607.  
  608.    4.20.2  Select Groups Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  609.    4.20.2.1  ALL TRANSACTIONS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  610.    4.20.2.2  Checks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  611.    4.20.2.3  Other Debits  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  612.    4.20.2.4  Deposits  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  613.    4.20.2.5  Other Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  614.    4.20.2.6  Voided Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  615.    4.20.2.7  Tax Deductibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
  616.    4.20.2.8  Cleared Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   82
  617.    4.20.2.9  Outstanding (Not Cleared) . . . . . . . . . . . . . . . .   82
  618.    4.20.2.10 Selected Budgets  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   82
  619.    4.20.2.11 RANGE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   82
  620.    4.20.2.12 Grouping  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  621.    4.20.2.12.1  AND  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  622.    4.20.2.12.2  OR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  623.  
  624.    4.20.3  Order Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  625.    4.20.3.1  Entered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  626.    4.20.3.2  Sorted  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  627.  
  628.    4.20.4  Input Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  629.    4.20.4.1  from  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  630.    4.20.4.2  to  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635. 5. Questions and Answers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   85
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640. 6. General Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   87
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645. 7. Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   88
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650. 8. Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.                                      ix
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669. 9. Trademarks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   90
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.                                       x
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  733.  
  734.  
  735. 1. Overview
  736.  
  737.  
  738.    Checkbook Accountant 2.0 is a checkbook recording, balancing, budgeting,
  739.    and analyzing program.  Intended to be used as a companion to a
  740.    checkbook register (the record of transactions to and from a checking
  741.    account) and not as a replacement, this program offers a simple way of
  742.    balancing checkbooks, tracking bank transactions, and recording and
  743.    analyzing budgeted transactions.
  744.  
  745.    Checkbook registers can be described as a record of transactions from a
  746.    bank account.  The two basic types of transactions are credits and
  747.    debits.  Checks are a specific type of debit, as are service charges and
  748.    transfers from a checking account to another account.  Deposits and
  749.    transfers to a checking account are specific types of credits. 
  750.    Checkbook Accountant handles the two basic types of transactions, but
  751.    makes special cases for checks and deposits.  The check and deposit
  752.    descriptions are not different from those of debits and credits, but by
  753.    separating them into special cases selecting and defining them is much
  754.    easier.
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759. 2. Set-Up
  760.  
  761.  
  762.    2.1  For Workbench Users
  763.  
  764.         To set-up the program:
  765.  
  766.         1. Unarchive with the command:
  767.  
  768.               lharc -x -m x CHKBKACCTNT2.0.LZH <destpath>
  769.  
  770.            where, <destpath> is the path name of the final destination
  771.            directory.  Be sure to properly define <destpath>.  Consult the
  772.            archive utility's documentation if you need assistance.
  773.            Approximately 600K of free disk space is needed to properly
  774.            unarchive CHKBKACCTNT2.0.LZH.
  775.  
  776.         2. Double-click on the CAinstall icon.  Answer all the questions
  777.            posed to you.  Be sure that you answer the questions correctly;
  778.            you will not be able to verify your answers.
  779.  
  780.         3. Close and reopen the disk or drawer where the CAinstall icon
  781.            resides.  This will update the icon files.
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.                                       1
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  799.  
  800.  
  801.         The Checkbook Accountant 2.0 system is now ready to run.  To start
  802.         Checkbook Accountant, double-click on the CA icon.
  803.  
  804.         To start the program with a checkbook, budget, or description file
  805.         loaded upon startup, double click on a checkbook, budget, or
  806.         description file icon.  A checkbook icon looks like the program's
  807.         icon but has the word "CHECKBOOK" written on it; budget files have
  808.         "BUDGET" and description files have "DESC".
  809.  
  810.         Only one file will load during startup; using a shift-click
  811.         (multiple selection) method will not work.
  812.  
  813.  
  814.    2.2  For CLI Users
  815.  
  816.         These instructions assume some familiarity with using the CLI
  817.         (Command Line Interface).
  818.  
  819.         To set-up the program:
  820.  
  821.         1. Unarchive with the command:
  822.  
  823.               lharc -x -m x CHKBKACCTNT2.0.LZH <destpath>
  824.  
  825.            where, <destpath> is the path name of the final destination
  826.            directory.  Be sure to properly define <destpath>.  Consult the
  827.            archive utility's documentation if you need assistance.
  828.            Approximately 600K of free disk space is needed to properly
  829.            unarchive CHKBKACCTNT2.0.LZH.
  830.  
  831.         2. Execute the CAinstall script file with the command:
  832.  
  833.               execute CAinstall
  834.  
  835.            Answer all the questions posed to you.  Be sure that you answer
  836.            the questions correctly; you will not be able to verify your
  837.            answers.
  838.  
  839.         The Checkbook Accountant 2.0 system is now ready to run.  To start
  840.         Checkbook Accountant, type:
  841.  
  842.            CA
  843.  
  844.         from the directory where CA resides.
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.                                       2
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  865.  
  866.  
  867.         To start the program with a checkbook file loaded upon startup, use
  868.         the command:
  869.  
  870.            CA -c <checkbook file>
  871.  
  872.         where <checkbook file> is the name of the checkbook file.  Be sure
  873.         to add the necessary directory path name if the file is not in the
  874.         current directory.
  875.  
  876.         To start the program with a budget file loaded upon startup, use
  877.         the command:
  878.  
  879.            CA -b <budget file>
  880.  
  881.         where <budget file> is the name of the budget file.  Add any
  882.         necessary directory path name for the reason stated above.
  883.  
  884.         To start the program with a description file loaded upon startup,
  885.         use the command:
  886.  
  887.            CA -d <description file>
  888.  
  889.         where <description file> is the name of the description file.  Add
  890.         any necessary directory path name for the reason stated above.
  891.  
  892.         Only one file will load during startup; the program will ignore the
  893.         other command line arguments.
  894.  
  895.  
  896.    2.3  For Checkbook Accountant 1.0 Users
  897.  
  898.         Many changes have be made to the program since the version 1.0
  899.         release; consult the CAchanges1.0-2.0 file for a listing of the new
  900.         features and bug fixes.  None of these changes affect your existing
  901.         1.0 files, which means that they will load directly into version
  902.         2.0.
  903.  
  904.         NOTE: To install Checkbook Accountant 2.0 properly, delete all
  905.               previous files (except your checkbook and budget files)
  906.               before executing the CAinstall script (or icon).  You can
  907.               also remove the necessity of the CA: assignment (either from
  908.               the use of the CAassign icon or script, or from your
  909.               startup-sequence if you edited it to include a CA: assign
  910.               command) now that the location of the support files can be
  911.               defined from within the program.
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.                                       3
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  931.  
  932.  
  933.    2.4  Operating Under AmigaDOS Release 2
  934.  
  935.         Checkbook Accountant 2.0 was tested for Release 2 compatibility
  936.         on Amiga 3000 computers running Kickstart 36.143 / Workbench 34.20
  937.         and Kickstart 36.209 / Workbench 36.102.  The program does not
  938.         implement any of Release 2's new features.  The only change the
  939.         program makes when running under the new release is in generating
  940.         icons for checkbook, budget list, and description list files.  If
  941.         requested to be created, the icon will be visually pleasing; the
  942.         program will switch colors 1 & 2 so that the icon will look the
  943.         same as on an AmigaDOS 1.3 machine using the same color scheme.
  944.  
  945.         Some of the requesters will not have the duality of equivalent
  946.         mouse and keyboard operations.  Specifically, those requesters with
  947.         input fields may not support all keyboard shortcuts (RIGHT-AMIGA
  948.         key sequences).  In those cases, the alternate menu item or button
  949.         can be selected, or if information is currently being entered into
  950.         the input fields, the fields can be deactivated before issuing the
  951.         keyboard shortcut.
  952.  
  953.  
  954.    2.5  System Requirements
  955.  
  956.         Checkbook Accountant 2.0 runs on Amiga 500/1000/2000/2500/3000
  957.         computers under AmigaDOS 1.3 or Release 2.  The program requires a
  958.         minimum of 512K total free RAM to run, although larger checkbook
  959.         files might require more memory.  The minimum disk space
  960.         requirements for a working installation are approximately 280K.
  961.         For CLI users, the program will run with the default stack size of
  962.         4,000 bytes.
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967. 3. Operating Checkbook Accountant
  968.  
  969.    The following section describes the major operations available in
  970.    Checkbook Accountant 2.0, including the creation and use of checkbooks,
  971.    the entering, budgeting, viewing, and printing of transactions, and the
  972.    statement reconciliation process.  Within the instructions are
  973.    parenthesized notices, such as "(section 4.1.1.1)", which point out the
  974.    location of more in-depth descriptions on the preceded topic.
  975.  
  976.  
  977.  
  978.    3.1  Creating and Using Checkbooks
  979.  
  980.         This section (3.1) outlines the steps in creating and using
  981.         Checkbook Accountant checkbook files.
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.                                       4
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.    3.1.1  Creating a New Checkbook
  1002.  
  1003.           To create a new checkbook:
  1004.  
  1005.            1. Select the New function (from the Project Menu; section
  1006.               4.1.1.1).  The Information Requester (section 4.7) will
  1007.               appear for you to enter the definition of the new checkbook.
  1008.  
  1009.            2. Enter all the pertinent information into the input fields of
  1010.               the Information Requester.  Be sure that you enter the
  1011.               Starting Check Number (section 4.7.3.7) and Initial Deposit
  1012.               (section 4.7.3.8).  To load the default Description List
  1013.               (section 4.6) into the program after defining the checkbook,
  1014.               select the Default Description List check box (or Description
  1015.               List menu item; section 4.7.2.1).  To load the default Budget
  1016.               List (section 4.4.2.3), select the Default Budget List check
  1017.               box (or Budget List menu item; section 4.7.2.2).  You do not
  1018.               need to load the default Description or List now; they can be
  1019.               loaded explicitly from the Description List (section 4.6) or
  1020.               Budget Requesters (section 4.4) at a later time.
  1021.  
  1022.            3. Select the "Okay" button or menu item to confirm your
  1023.               checkbook definition.  The checkbook is now ready to record
  1024.               transactions.
  1025.  
  1026.               If you decide not to continue with the definition of a new
  1027.               checkbook, select the "Cancel" button or menu item).  The
  1028.               program will discard the checkbook definition.
  1029.  
  1030.  
  1031.    3.1.2  Retrieving a Previously Saved Checkbook
  1032.  
  1033.           To retrieve (from disk) a previously saved checkbook file:
  1034.  
  1035.            1. Select the Open function (from the Project Menu; section
  1036.               4.1.1.2).  The program will display its file requester for
  1037.               you to select a file to retrieve (open).
  1038.  
  1039.            2. Select the file to retrieve from the file requester.  The
  1040.               requester will display all files with a ".CAc" file name
  1041.               extension (pattern).  This is the suggested extension for
  1042.               Checkbook Accountant checkbook files.  Although you can
  1043.               override the default extension, it is suggested that do not
  1044.               alter it; the program will use the same extension (file name
  1045.               pattern) every time the file requester appears.
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.                                       5
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1063.  
  1064.  
  1065.               Consult the file requester's documentation (included in the
  1066.               archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  1067.               FR_User.DOC) for help in selecting a file name.
  1068.  
  1069.            3. Select the "Open" button to retrieve the selected checkbook
  1070.               file.  After retrieving the checkbook (which may take some
  1071.               time, depending on the number of transactions), the
  1072.               Transaction List will display the checkbook's transactions.
  1073.  
  1074.           The retrieval process is complete.
  1075.  
  1076.  
  1077.    3.1.3  Saving the current Checkbook
  1078.  
  1079.           To save (to disk) the current checkbook (currently viewed in the
  1080.           Main Screen Transaction List; section 4.1.5.3):
  1081.  
  1082.            1. Select either Save or Save As (both from the Project Menu;
  1083.               sections 4.1.1.3 and 4.1.1.4).  The Save function will store
  1084.               the current checkbook's data under the current checkbook file
  1085.               name.  If the current checkbook has not been previously saved
  1086.               (no file name attached to the checkbook), the file requester
  1087.               will appear for the entry of a file name.  The Save As
  1088.               function will store the current checkbook under a selected
  1089.               name, regardless of the current file name.  An extension of
  1090.               ".CAc" will be appended to all checkbook files.
  1091.  
  1092.            2. For the Save As function, enter the selected file name in the
  1093.               File input field of the file requester and select the "Save"
  1094.               button (this button has a "Save As" label if the checkbook
  1095.               has not been previously saved).  If the file currently exists
  1096.               in the current directory, the program will ask to replace the
  1097.               file on disk with the current checkbook data.  Select "Okay"
  1098.               to replace the file or "Cancel" to abort the Save/Save As
  1099.               functions.
  1100.  
  1101.           To save the checkbook with an icon (for selection from the
  1102.           Workbench Screen), select the Icon Creation menu item labelled
  1103.           "Checkbook" (from the Program Prefs Requester) and complete the
  1104.           above steps.
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.    3.2  Entering Transactions
  1109.  
  1110.         This section (3.2) outlines the functions available to add, update,
  1111.         delete, and define checkbook transactions.
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.                                       6
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1129.  
  1130.  
  1131.    3.2.1  Adding Transactions
  1132.  
  1133.           To add a transaction into the current checkbook:
  1134.  
  1135.            1. Select the type of transaction to enter from the Main Screen
  1136.               Edit Menu.  The selected Transaction Requester will appear
  1137.               for you to enter the transaction's information.
  1138.  
  1139.            2. Once all the information is correct, select the "Add" button
  1140.               or menu item to enter the current transaction into the
  1141.               checkbook as the last entry.
  1142.  
  1143.           If the added transaction is also a viewable transaction (section
  1144.           4.20), the transaction will be viewable in the Main Screen
  1145.           Transaction List (section 4.1.5.3); you might have to scroll the
  1146.           List to view the added transaction.  If the transaction is not a
  1147.           viewable transaction, then it will not appear in the Transaction
  1148.           List, although it is in the checkbook.
  1149.  
  1150.           You can also add reoccurring transactions, as defined in the
  1151.           Reoccurring Transaction Groups and Reoccurring Transactions
  1152.           Requesters, by selecting "Add Group to Checkbook" from the Main
  1153.           Screen's Edit Reoccurring Transac menu item.  The Reoccurring
  1154.           Transaction Groups Requester will appear for you to select the
  1155.           group of transactions to add to the checkbook.
  1156.  
  1157.  
  1158.    3.2.2  Updating Transaction Information
  1159.  
  1160.           To update a transaction in the current checkbook:
  1161.  
  1162.            1. Be sure that the transaction to update is viewable in the
  1163.               Main Screen Transaction List (section 4.1.5.3).  Select the
  1164.               transaction by double-clicking on the Transaction List entry.
  1165.               The Transaction Requester will appear with the selected
  1166.               transaction's information filled into the input fields.
  1167.  
  1168.            2. Edit the current transaction as desired.  Checks have the
  1169.               "Budget" button and menu item available for you to budget the
  1170.               check's amount across several budget categories.
  1171.  
  1172.            3. Once you suitably update all the information, select the
  1173.               "Update" button or menu item to update the current
  1174.               transaction.  Its position in the checkbook will not change,
  1175.               unless the Transaction List is currently sorted, in which
  1176.               case it may move the transaction to a new position in the
  1177.               List to preserve the sorted order.
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.                                       7
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1195.  
  1196.  
  1197.           The update process is complete.  The checkbook balance (section
  1198.           4.1.5.4.2) will reflect all changes made to the transaction's
  1199.           amount.
  1200.  
  1201.  
  1202.    3.2.3  Deleting Transactions
  1203.  
  1204.           To delete a transaction in the current checkbook:
  1205.  
  1206.            1. Select a transaction exactly as described in step one of
  1207.               Updating Transaction Information (section 3.2.2).
  1208.  
  1209.            2. Select the "Delete" button or menu item to delete the
  1210.               current transaction from the checkbook.  The program will ask
  1211.               to confirm the deletion.  Select "Okay" to remove permanently
  1212.               the transaction from the checkbook or "Cancel" to abort the
  1213.               Delete function.
  1214.  
  1215.           The deletion process is complete.  The checkbook balance
  1216.           (section 4.1.5.4.2) will reflect this change in the checkbook.
  1217.  
  1218.  
  1219.    3.2.4  Voiding a Check Transaction
  1220.  
  1221.           To void a check transaction in the current checkbook:
  1222.  
  1223.            1. Select a transaction exactly as described in step one of
  1224.               Updating Transaction Information (section 3.2.2).
  1225.  
  1226.            2. Select the "Void" button or menu item to void the current
  1227.               check transaction.  The program will ask to confirm the
  1228.               voiding function.  Select "Okay" to void permanently the
  1229.               check or "Cancel" to abort the Void function.
  1230.  
  1231.               If you void a check, you cannot edit it, although you can
  1232.               delete it.
  1233.  
  1234.           The voiding process is complete.  It is not removed from the
  1235.           checkbook, but is marked (in the PAY input field) as
  1236.           "** VOIDED **" (program's default) or as the Default Description
  1237.           For Voided Checks (section 4.9.3.6).  All other information about
  1238.           the check (except for the check number) is removed.  The program
  1239.           defines a voided check is defined as outstanding (not cleared)
  1240.           (section 4.19.1.3).  The voided check may become unviewable in
  1241.           the Transaction List if the Voided Checks (from the View (Select
  1242.           Groups) Requester) is not selected.
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.                                       8
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1261.  
  1262.  
  1263.    3.2.5  Clearing Transactions
  1264.  
  1265.           To clear a transaction in the current checkbook from the
  1266.           Transaction Requester:
  1267.  
  1268.            1. Select a transaction exactly as described in step one of
  1269.               Updating Transaction Information (section 3.2.2).
  1270.  
  1271.            2. Enter the date the bank cleared (posted) the transaction.
  1272.               This information should be on the monthly bank statements.
  1273.               The cleared date must come after the transaction date.
  1274.  
  1275.           To clear a transaction in the current checkbook from the
  1276.           Main Screen:
  1277.  
  1278.            1. Highlight the transaction entry in the Main Screen
  1279.               Transaction List.
  1280.  
  1281.            2. Select Quick Clear from the Main Screen Edit Menu (section
  1282.               4.1.2.8).  This procedure will enter the current system date
  1283.               into the CLEARED input field (section 4.19.3.6), thereby
  1284.               marking the transaction as cleared.  This operation works
  1285.               because the program only needs a valid date in the CLEARED
  1286.               input field of any transaction to mark it as cleared.
  1287.  
  1288.               The only restrictions on Quick Clear are that a
  1289.               transaction must be highlighted and it must not be a voided
  1290.               check (which cannot be edited).
  1291.  
  1292.            3. Select the "Update" button or menu item to update the current
  1293.               transaction.
  1294.  
  1295.           The cleared transaction's entry will contain a 'C' under the 'C'
  1296.           column of the Transaction List.  This denotes a cleared
  1297.           transaction.
  1298.  
  1299.  
  1300.    3.2.6  Declaring a Transaction as Tax Deductible
  1301.  
  1302.           To declare a transaction as tax deductible or used for tax
  1303.           purposes:
  1304.  
  1305.            1. Select a transaction exactly as described in step one of
  1306.               Updating Transaction Information (section 3.2.2).
  1307.  
  1308.            2. Select the TAX button or "Tax" menu item to mark the
  1309.               transaction as tax deductible or used for tax purposes.
  1310.               The meaning of this option depends on your needs.
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.                                       9
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1327.  
  1328.  
  1329.            3. Select the "Update" button or menu item to update the current
  1330.               transaction.
  1331.  
  1332.           The transaction's entry will contain a 'T' under the 'T' column
  1333.           of the Transaction List.  This denotes a tax deductible
  1334.           transaction.
  1335.  
  1336.           A new transaction (not already entered in the checkbook) can be
  1337.           defined as tax deductible by following step 2 above.  Select
  1338.           "Add" to add the transaction into the checkbook as tax
  1339.           deductible.
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.    3.3  Budgeting Check Transactions
  1344.  
  1345.         This section (3.3) outlines the general procedure to budgeting
  1346.         check transactions.  Before budgeting can begin the current
  1347.         checkbook must contain a Budget List (section 3.3.1).  The Budget
  1348.         List is a collection of expense categories (budgets) and their
  1349.         respective expense limits.
  1350.  
  1351.  
  1352.    3.3.1  Defining the Budget List
  1353.  
  1354.           To define the current Budget List:
  1355.  
  1356.            1. Select Budget List from the Main Screen Budget menu.  This
  1357.               will display the Budget Requester (section 4.4).
  1358.  
  1359.            2. Enter budget descriptions individually with the Add function
  1360.               (section 4.4.1.2) or as an entire list with the Load function
  1361.               (section 4.4.2.1).
  1362.  
  1363.            3. Highlight each budget in the Budget List to display its
  1364.               expense limit and confirm the amount shown.
  1365.  
  1366.            4. Select the "Okay" button or menu item to accept the current
  1367.               Budget List as the current checkbook's Budget List.
  1368.  
  1369.           If you want the current Budget List to become the default Budget
  1370.           List (section 4.4.2.3), select the "Default" button or menu item
  1371.           to save the current entries.  The default Budget List
  1372.           uses the name CAdefault.CAb and resides in the CA: defined
  1373.           directory (section 4.9.3.1).
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.                                      10
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1393.  
  1394.  
  1395.    3.3.2  Distributing a Check Transaction to a Budget
  1396.  
  1397.           To distribute a check transaction to a budget:
  1398.  
  1399.            1. Select a check transaction exactly as described in step one
  1400.               of Updating Transaction Information (section 3.2.2).
  1401.  
  1402.            2. Select the "Budget" button or menu item to display the Budget
  1403.               Distribution Requester (section 4.5).  The amount of the
  1404.               check will be the amount budgetable (shown as AMOUNT
  1405.               BUDGETABLE), the amount of money available for distribution.
  1406.  
  1407.            3. Select the "Add" button or menu item to display the Budget
  1408.               Requester (a variation of it).  The program allows up to 99
  1409.               distributions per check transaction.
  1410.  
  1411.            4. Select the budget to distribute a portion of the check's
  1412.               amount to.  Either double-click on the budget entry or
  1413.               highlight the budget and select the "Okay" button or menu
  1414.               item; both perform the same function.  Be sure that the
  1415.               selected budget has not already had an amount from this check
  1416.               distributed to it.
  1417.  
  1418.            5. The amount input field of the Budget Distribution Requester
  1419.               will become active for you to enter a value.  An amount
  1420.               greater than the amount unbudgeted (shown as AMOUNT
  1421.               UNBUDGETED) nor less than or equal to $0.00 is not allowed.
  1422.               Once a valid amount has been entered, the budget
  1423.               distribution will be entered into the list and the amount
  1424.               unbudgeted adjusted.
  1425.  
  1426.           These steps perform the budgeting of a check.  Select the "Okay"
  1427.           button or menu item to accept the current distributions
  1428.           and return to the Transaction Requester.  Select the "Update"
  1429.           button or menu item to update the check in the checkbook.
  1430.  
  1431.           Check transactions can also be budgeted at the time of definition
  1432.           (new transactions) and not only after they have been entered into
  1433.           the checkbook.
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.    3.4  Statement Reconciliation
  1438.  
  1439.         This section (3.4) outlines the procedure to reconcile your
  1440.         checkbook to match the monthly bank statement.  Specifically, the
  1441.         bank statement's Statement Balance should be equal to the current
  1442.         checkbook's STATEMENT BALANCE for the checkbook to be considered
  1443.         reconciled (or balanced).
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.                                      11
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.         To reconcile your statement to your checkbook:
  1463.  
  1464.          1. Select the "Reconcile" menu item (from the Project Menu) on the
  1465.             Main Screen to display the Reconcile Requester.  This requester
  1466.             displays the conditions which must be present for the Reconcile
  1467.             function to work properly.  Specifically:
  1468.  
  1469.             a. Enter all transactions which the monthly bank statement
  1470.                lists as being cleared (the bank might used the word
  1471.                "posted").
  1472.  
  1473.             b. Enter all miscellaneous transactions, such as service
  1474.                charges, direct deposits, interest payments, and automatic
  1475.                payments.
  1476.  
  1477.             c. Clear (sections 4.1.2.8 and 4.19.3.6) every transaction
  1478.                which the statement shows as being cleared.
  1479.  
  1480.          2. Select the "Okay" button (or press the Y key) to have the
  1481.             program calculate the checkbook's statement balance (shown in
  1482.             STATEMENT BALANCE on the Main Screen; section 4.1.5.4.3).
  1483.  
  1484.         The amount shown in STATEMENT BALANCE should be the same as what
  1485.         your bank statement shows as your current balance.  If the amounts
  1486.         are the same, then you have a balanced checkbook.  If they are
  1487.         different, try the following procedure which will print out a copy
  1488.         of the cleared transactions:
  1489.  
  1490.          1. Select View Select Groups from the Settings menu on the Main
  1491.             Screen.  This will display the View (Select Groups) Requester.
  1492.  
  1493.          2. Select Cleared Transactions and RANGE with a suitable 'from'
  1494.             date (keep the 'to' date input field blank so that the program
  1495.             will print the transactions from the 'from' date to the
  1496.             present).  Select the "Okay" button or menu item to view the
  1497.             selected transactions in the Main Screen Transaction List.
  1498.  
  1499.          3. Select Print from the Project menu on the Main Screen.  This
  1500.             will display the Print Requester.
  1501.  
  1502.          4. Select the desired destination of the print out (Printer or
  1503.             Disk File).  Consult the Printing (section 3.6) topic for more
  1504.             assistance.
  1505.  
  1506.          5. Select Viewable Transactions (section 4.8.2.6) and the "Okay"
  1507.             button or menu item.  The viewable transactions, defined to be
  1508.             the cleared transactions, will be printed.
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.                                      12
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1525.  
  1526.  
  1527.          6. Compare the print out to your checkbook register and bank
  1528.             statement to determine the source of the discrepancy.  Fix any
  1529.             changes and repeat the Reconcile function.
  1530.  
  1531.         If the checkbook is still not balanced and you have examined all
  1532.         of your transactions, then the bank could have made an error.
  1533.         Consult with your bank for further assistance.  Remember to use the
  1534.         flexible View and Print functions to track any problems before
  1535.         resorting to your bank for help.
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.    3.5  Viewing Transactions
  1540.  
  1541.         This section (3.5) describes the transaction viewing capabilities
  1542.         of the program.  The Main Screen Transaction List can view all or
  1543.         a select group of transactions from the current checkbook.
  1544.  
  1545.  
  1546.    3.5.1  Viewing All Transactions
  1547.  
  1548.           The easiest way to view all the transactions in the current
  1549.           checkbook is select View All from the Main Screen Settings menu.
  1550.           The Transaction List (section 4.1.5.3) will then display all the
  1551.           transactions.  Use the display controls (scroll bar and arrows)
  1552.           to help you view these transactions.
  1553.  
  1554.  
  1555.    3.5.2  Viewing Selected Transactions
  1556.  
  1557.           To view a select group of transactions, whether it is checks only
  1558.           or tax deductibles and deposits, select the View Select Groups
  1559.           item from the Main Screen Settings menu.  This will display the
  1560.           View (Select Groups) Requester (section 4.20).  Select the type
  1561.           of transactions, the range of transactions (based on transaction
  1562.           dates), the relationship among transaction types, and the listed
  1563.           order of these transactions from this requester.  Once you select
  1564.           the "Okay" button or menu item, the Transaction List will reflect
  1565.           your new view selections.  Consult the View (Select Groups)
  1566.           Requester for more information.
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.    3.6  Printing
  1571.  
  1572.         This section (3.6) describes the options available for printing
  1573.         the current checkbook's transactions and information.
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.                                      13
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1591.  
  1592.  
  1593.         To print information and data from the current checkbook:
  1594.  
  1595.          1. Select Print from the Project Menu on the Main Screen.  This
  1596.             will display the Print Requester (section 4.8), from where you
  1597.             can select the checkbook transactions and information to
  1598.             output.
  1599.  
  1600.          2. Select the "Okay" button or menu item to begin the printing.
  1601.             To cancel the printing at any time, select the "Cancel" button
  1602.             from the print window (titled "Printing...").  It might take
  1603.             some time to terminate the printing due to the internal buffer
  1604.             of most printers.
  1605.  
  1606.         You can direct the output of the program to the attached printer
  1607.         or to a disk file.  The content of the output can also be
  1608.         controlled.
  1609.  
  1610.  
  1611.    3.6.1  Printing to the Printer
  1612.  
  1613.           Select the Print To: Printer button (or menu item) to direct the
  1614.           output to the attached printer.  The program uses the assigned
  1615.           PRT: device for output.  Plain ASCII text is outputted.
  1616.  
  1617.  
  1618.    3.6.2  Printing to a Disk File
  1619.  
  1620.           Select the Print To: Disk File button (or menu item) to direct
  1621.           the output to a selected disk file.  A file requester will appear
  1622.           for you to enter a file name.
  1623.  
  1624.  
  1625.    3.6.3  Defining What to Print
  1626.  
  1627.           Select the buttons (or menu items) which correspond to the
  1628.           checkbook information to output.  Consult the descriptions of the
  1629.           Print Requester's print selections (sections 4.8.2.2 through
  1630.           4.8.2.12) for more information.
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.                                      14
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1657.  
  1658.  
  1659. 4. Mouse/Keyboard Interfaces
  1660.  
  1661.    The following section describes the mouse and keyboard user interfaces
  1662.    used in Checkbook Accountant.  The structure of the descriptions follows
  1663.    the exact menu structures used within the program.  The sub-sections are
  1664.    ordered as follows (along with the corresponding section number):
  1665.  
  1666.       Interface                                 Section Number
  1667.       ----------------------------------------  --------------
  1668.       Main Screen                                    4.1
  1669.       Help Screen                                    4.2
  1670.       Analysis Period Requester                      4.3
  1671.       Budget Requester                               4.4
  1672.       Budget Distribution Requester                  4.5
  1673.       Description List Requester                     4.6
  1674.       Information Requester                          4.7
  1675.       Print Requester                                4.8
  1676.       Program Prefs Requester                        4.9
  1677.       Reconcile Requester                            4.10
  1678.       Reoccurring Transaction Groups Requester       4.11
  1679.       Reoccurring Transactions Requester             4.12
  1680.       Request/Notice Requesters                      4.13
  1681.       Search Requester                               4.14
  1682.       Search & Replace Requester                     4.15
  1683.       Selected Budgets Requester                     4.16
  1684.       Sort Criteria Requester                        4.17
  1685.       Statistics Requester                           4.18
  1686.       Transaction Requester                          4.19
  1687.       View (Select Groups) Requester                 4.20
  1688.  
  1689.  
  1690.    4.1  Main Screen
  1691.  
  1692.         This area is the central interface used to control the main
  1693.         functions in Checkbook Accountant.  The following sections describe
  1694.         the function available from the Main Screen.  The end of this
  1695.         section (4.1) contains a description of the areas within the Main
  1696.         Screen.
  1697.  
  1698.  
  1699.    4.1.1  Project Menu
  1700.  
  1701.           All functions relating to manipulating checkbooks are located
  1702.           within this menu.
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.                                      15
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1723.  
  1724.  
  1725.    4.1.1.1  New
  1726.  
  1727.             Define and record a new checkbook.  If a checkbook is currently
  1728.             being worked on, the program will ask if any changes made to
  1729.             the checkbook should be saved before continuing with the
  1730.             definition of a new checkbook.  If no changes were made to the
  1731.             current checkbook since the last time it was saved the program
  1732.             will immediately ask for the new checkbook's information.  The
  1733.             default budget list, saved under the name "CAdefault.CAb" in
  1734.             the CA: defined directory (section 4.9.3.1), can be loaded
  1735.             immediately after the definition process.
  1736.  
  1737.             Consult the Information Requester (sections 4.1.1.7 and 4.7)
  1738.             and the Default function in the Budget Requester (section
  1739.             4.4.2.3) for more information on defining, saving, loading, and
  1740.             using a default budget list.
  1741.  
  1742.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  1743.             Mouse Selection:    Menu Item
  1744.  
  1745.    4.1.1.2  Open
  1746.  
  1747.             Retrieve from disk a previously saved checkbook and display it
  1748.             as the current checkbook.  If a checkbook is currently being
  1749.             edited, the program will ask if any changes made to the current
  1750.             checkbook should be saved before continuing with the loading of
  1751.             the selected checkbook.  If no changes were made to the current
  1752.             checkbook since the last time it was saved the program will
  1753.             immediately load the new checkbook.  The file name of the new
  1754.             checkbook is selected from the displayed file requester.  Files
  1755.             with an extension of ".CAc" (signifying a Checkbook Accountant
  1756.             checkbook file) will be displayed.
  1757.  
  1758.             Consult the file requester's documentation (included in the
  1759.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  1760.             FR_User.DOC) for help in selecting a file.
  1761.  
  1762.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA O
  1763.             Mouse Selection:    Menu Item
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.                                      16
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1789.  
  1790.  
  1791.    4.1.1.3  Save
  1792.  
  1793.             Store to disk the current checkbook under its current file
  1794.             name.  If the checkbook has never been saved, the program will
  1795.             ask for a file name to describe the current checkbook and save
  1796.             the checkbook--its checkbook information, all the transactions,
  1797.             and the current budget list.  If the checkbook has been
  1798.             previously saved, the program will ask if the checkbook on disk
  1799.             should be replaced with the current checkbook version.  The
  1800.             file name to attach to the current checkbook is entered from
  1801.             the displayed file requester.  Checkbook files are saved with a
  1802.             ".CAc" extension (signifying a Checkbook Accountant checkbook
  1803.             file).
  1804.  
  1805.             An icon file will be created to accompany the checkbook file
  1806.             if the Checkbook menu item under the Program Prefs Requester's
  1807.             Icon Creation menu is selected.
  1808.  
  1809.             Consult the file requester's documentation (included in the
  1810.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  1811.             FR_User.DOC) for help in entering a file name.
  1812.  
  1813.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA S
  1814.             Mouse Selection:    Menu Item
  1815.  
  1816.    4.1.1.4  Save As
  1817.  
  1818.             Store to disk the current checkbook under a new file name,
  1819.             regardless of the current checkbook file name.  The file name
  1820.             to attach to the current checkbook is entered from the
  1821.             displayed file requester.  Checkbook files are saved with a
  1822.             ".CAc" extension (signifying a Checkbook Accountant checkbook
  1823.             file).
  1824.  
  1825.             An icon file will be created to accompany the checkbook file
  1826.             if the Checkbook menu item under the Program Prefs Requester's
  1827.             Icon Creation menu is selected.
  1828.  
  1829.             Consult the file requester's documentation (included in the
  1830.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  1831.             FR_User.DOC) for help in entering a file name.
  1832.  
  1833.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA W
  1834.             Mouse Selection:    Menu Item
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.                                      17
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1855.  
  1856.  
  1857.    4.1.1.5  Reconcile
  1858.  
  1859.             Perform the statement reconciliation process, or as it is
  1860.             frequently described, checkbook balancing.  The program will
  1861.             display the Reconcile Requester, which describes the conditions
  1862.             which must be present for the program to calculate properly
  1863.             the statement balance.  Specifically, all transactions which
  1864.             the bank statement lists as being cleared (or posted, as
  1865.             some bank statements describe) MUST be entered into the
  1866.             checkbook and marked as cleared.
  1867.  
  1868.             Consult the Quick Clear function on the Main Screen (section
  1869.             4.1.2.8) and the CLEARED input field in the Transaction
  1870.             Requester (section 4.19.3.6) for more information on clearing a
  1871.             transaction.
  1872.  
  1873.             Consult the Reconcile Requester (section 4.10) for more
  1874.             information on the preconditions and the result of the
  1875.             reconciliation process.
  1876.  
  1877.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA R
  1878.             Mouse Selection:    Menu Item
  1879.  
  1880.    4.1.1.6  Print
  1881.  
  1882.             Output to the attached printer or selected disk file the
  1883.             contents of the current checkbook.  The Print Requester will
  1884.             be displayed to define which contents to output.
  1885.  
  1886.             Consult the Print Requester (section 4.8) for more information
  1887.             on the selection and destination of checkbook data.
  1888.  
  1889.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA P
  1890.             Mouse Selection:    Menu Item
  1891.  
  1892.    4.1.1.7  Information
  1893.  
  1894.             Display the current checkbook's information, as described in
  1895.             the definition process (section 4.1.1.1).
  1896.  
  1897.             Consult the Information Requester (section 4.7) for more
  1898.             information on what is displayed.
  1899.  
  1900.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA I
  1901.             Mouse Selection:    Menu Item
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.                                      18
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1921.  
  1922.  
  1923.    4.1.1.8  Statistics
  1924.  
  1925.             Display various statistics about the current state of the
  1926.             current checkbook.  The Statistics Requester will be displayed
  1927.             with all the statistics identified on it.
  1928.  
  1929.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA T
  1930.             Mouse Selection:    Menu Item
  1931.  
  1932.    4.1.1.9  About
  1933.  
  1934.             Display the version number, copyright notice, and release
  1935.             date of this copy of Checkbook Accountant, along with the
  1936.             amount of available memory (chip RAM, fast RAM, and total
  1937.             RAM) in the system.
  1938.  
  1939.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA ?
  1940.             Mouse Selection:    Menu Item; CHECKBOOK ACCOUNTANT 2.0 Button
  1941.  
  1942.    4.1.1.10 Quit
  1943.  
  1944.             Terminate the current session of Checkbook Accountant and any
  1945.             editing of the current checkbook.  If the current checkbook or
  1946.             current budget list (assuming no checkbook has been defined
  1947.             yet) has been modified since the last time it was saved, the
  1948.             program will ask if these changes should be saved before
  1949.             terminating the program.  The process of saving a checkbook
  1950.             file is the same as saving a checkbook during an editing
  1951.             session (sections 4.1.1.3 and 4.1.1.4).
  1952.  
  1953.             Consult the file requester's documentation (included in the
  1954.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  1955.             FR_User.DOC) for help in entering a file name.
  1956.  
  1957.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Q
  1958.             Mouse Selection:    Menu Item; Close Gadget
  1959.  
  1960.  
  1961.    4.1.2  Edit Menu
  1962.  
  1963.           All functions relating to the manipulation of checkbook
  1964.           transactions are located within this menu.
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.                                      19
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  1987.  
  1988.  
  1989.    4.1.2.1  Checks
  1990.  
  1991.             Define a new check transaction to be entered into the
  1992.             checkbook.  The Transaction Requester, modified for check
  1993.             entry, will be displayed.  The check number used for this new
  1994.             check will be one number greater than the last check number
  1995.             used.  For example, if the last check entered into the
  1996.             checkbook were numbered 00100 (leading zeros are always
  1997.             displayed), then the next check number available, 00101, will
  1998.             be used.  The description input field will contain the word
  1999.             "CHECK", if the S:CAdefault.CAp file does not exist.
  2000.             Otherwise, it will contain the description defined in the
  2001.             Default Description For -- Checks input field (section
  2002.             4.9.3.2) of the Program Prefs Requester.  This description can
  2003.             be edited.
  2004.  
  2005.             Consult the Transaction Requester (section 4.19) for more
  2006.             specific information on the functions available during the
  2007.             editing process.
  2008.  
  2009.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA C
  2010.             Mouse Selection:    Menu Item
  2011.  
  2012.    4.1.2.2  Other Debits
  2013.  
  2014.             Define a new debit transaction to be entered into the
  2015.             checkbook.  Other Debits should be used for debit transactions
  2016.             which are not checks, such as service charges, ATM (Automated
  2017.             Teller Machine) withdrawals, and fund transfers from the
  2018.             checking account to another account.  The description input
  2019.             field will contain the word "DEBIT", if the S:CAdefault.CAp
  2020.             file does not exist.  Otherwise, it will contain the
  2021.             description defined in the Default Description For --
  2022.             Other Debits input field (section 4.9.3.3) of the Program Prefs
  2023.             Requester.  This description can be edited.
  2024.  
  2025.             Consult the Transaction Requester (section 4.19) for more
  2026.             specific information on the functions available during the
  2027.             editing process.
  2028.  
  2029.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA -
  2030.             Mouse Selection:    Menu Item
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.                                      20
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2053.  
  2054.  
  2055.    4.1.2.3  Deposits
  2056.  
  2057.             Define a new deposit transaction to be entered into the
  2058.             checkbook.  The description input field will contain the word
  2059.             "DEPOSIT", if the S:CAdefault.CAp file does not exist.
  2060.             Otherwise, it will contain the description defined in the
  2061.             Default Description For -- Deposits input field (section
  2062.             4.9.3.4) of the Program Prefs Requester.  This description can
  2063.             be edited.
  2064.  
  2065.             Consult the Transaction Requester (section 4.19) for more
  2066.             specific information on the functions available during the
  2067.             editing process.
  2068.  
  2069.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  2070.             Mouse Selection:    Menu Item
  2071.  
  2072.    4.1.2.4  Other Credits
  2073.  
  2074.             Define a new credit transaction to be entered into the
  2075.             checkbook.  Other Credits should be used for credit
  2076.             transactions which are not deposits, such as fund transfers
  2077.             from another account to this checking account and interest
  2078.             payments.  The description input field will contain the word
  2079.             "CREDIT", if the S:CAdefault.CAp file does not exist.
  2080.             Otherwise, it will contain the description defined in the
  2081.             Default Description For -- Other Credits input field (section
  2082.             4.9.3.5) of the Program Prefs Requester.  This description can
  2083.             be edited.
  2084.  
  2085.             Consult the Transaction Requester (section 4.19) for more
  2086.             specific information on the functions available during the
  2087.             editing process.
  2088.  
  2089.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA +
  2090.             Mouse Selection:    Menu Item
  2091.  
  2092.    4.1.2.5  Batch Mode
  2093.  
  2094.             Allow for continuous definitions of a certain transaction type.
  2095.             For example, if the next 10 transactions to be entered into the
  2096.             checkbook are all checks, toggle Batch Mode to its ON state and
  2097.             select Checks from the Edit Menu.  The Check Transaction
  2098.             Requester will be displayed for you to define the first check
  2099.             in the sequence.  To add the current check and continue with
  2100.             the definition of the next check, select "Add".  The check is
  2101.             entered into the checkbook and a new Check Transaction
  2102.             Requester is automatically and immediately displayed.
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.                                      21
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2119.  
  2120.  
  2121.             To stop entering transactions, select "Cancel".  Be sure that
  2122.             "Cancel" is not selected while editing the last transaction in
  2123.             the batch sequence; doing so will lose the current
  2124.             transaction's information.  In other words, select "Cancel"
  2125.             only on an undefined (empty) transaction.
  2126.  
  2127.             Batch Mode has no effect on the transactions during the
  2128.             update process.
  2129.  
  2130.             Consult the Transaction Requester (section 4.19) for more
  2131.             specific information on entering transactions in Batch Mode. 
  2132.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA ~
  2133.             Mouse Selection:    Menu Item
  2134.  
  2135.    4.1.2.6  Duplicate
  2136.  
  2137.             Allow for the duplication of a transaction.  Highlight the
  2138.             transaction to duplicate and select this function.  A copy of
  2139.             the highlighted transaction will be entered as the last entry
  2140.             in the Transaction List.
  2141.  
  2142.             Note that everything in the highlighted transaction is
  2143.             duplicated, including the transaction date, amount, cleared
  2144.             date, and budget distributions.  Checks which are duplicated
  2145.             will NOT use the same check number, but will use the next
  2146.             available check number.
  2147.  
  2148.             If the Transaction List is sorted, the duplicated transaction
  2149.             may not necessarily be placed at the end of the List, but
  2150.             rather in the proper order (according to the current sort
  2151.             criteria).
  2152.  
  2153.             The running and checkbook balances are updated to reflect this
  2154.             change in the checkbook.
  2155.  
  2156.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA "
  2157.             Mouse Selection:    Menu Item
  2158.  
  2159.  
  2160.  
  2161.  
  2162.  
  2163.  
  2164.  
  2165.  
  2166.  
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.  
  2174.                                      22
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2185.  
  2186.  
  2187.    4.1.2.7  Move
  2188.  
  2189.             Allow for the transfer of a transaction from one part of the
  2190.             Transaction List to another part.  Highlight the transaction to
  2191.             move, select this function, and select the entry in the
  2192.             Transaction List where to move the transaction.  The
  2193.             transaction will be moved between the selected location and the
  2194.             location before it.  This means that a transaction cannot be
  2195.             moved to the last entry in the Transaction List (only to the
  2196.             second to the last entry).  To move it to the end of the List,
  2197.             select the last entry and move to above the just moved
  2198.             transaction.
  2199.  
  2200.             A transaction must be highlighted for this function to work.
  2201.             While in the Move function, the regular pencil pointer will be
  2202.             modified to the move pencil (two arrows are superimposed on the
  2203.             pencil).  Selecting another menu item while in the process of
  2204.             moving a transaction will terminate the Move function (and move
  2205.             pencil).
  2206.  
  2207.             If the View (Select Groups) settings (section 4.20) do not
  2208.             display all the current checkbook's transactions, moving one
  2209.             transaction from one part of the List to another will move it
  2210.             immediately before the destination entry (and not immediately
  2211.             after the entry before the selected destination entry.
  2212.             If the Transaction List is currently sorted, the Move function
  2213.             will ignore the sort criteria, allowing you to place the
  2214.             transaction anywhere in the List (although the checkbook is
  2215.             still considered sorted).  
  2216.  
  2217.             The running balances are updated to reflect these changes in
  2218.             the checkbook.
  2219.  
  2220.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA M
  2221.             Mouse Selection:    Menu Item
  2222.  
  2223.    4.1.2.8  Quick Clear
  2224.  
  2225.             Allow for fast clearing (posting) of transactions from the
  2226.             Main Screen.  Instead of selecting a transaction from the
  2227.             Transaction List (section 4.1.5.3) and entering a date in the
  2228.             CLEARED input field (section 4.19.3.6) a transaction can be
  2229.             cleared by highlighting the specific Transaction List entry and
  2230.             selecting this function.  The current system date is entered
  2231.             into the CLEARED input field, replacing the previous date, and
  2232.             the 'C' column of the transaction entry is marked with a 'C'
  2233.             (section 4.1.5.3).
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.                                      23
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2251.  
  2252.  
  2253.             The program only needs a valid date in the CLEARED input field
  2254.             for a transaction to be marked as cleared.  Using the system
  2255.             date is a quick way of accomplishing this condition.  Only use
  2256.             this operation if the content of the CLEARED input field is not
  2257.             very important for your purposes.
  2258.  
  2259.             If the Transaction List is sorted by cleared date, Quick
  2260.             Clear-ing a transaction may move it to the proper position in
  2261.             the List.
  2262.  
  2263.             Quick Clear will not operate on voided checks (section
  2264.             4.19.1.3).
  2265.  
  2266.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA /
  2267.             Mouse Selection:    Menu Item
  2268.  
  2269.    4.1.2.9  Quick Unclear
  2270.  
  2271.             Allow for fast unclearing (unposting) of transactions from the
  2272.             Main Screen.  Instead of selecting a transaction from the
  2273.             Transaction List (section 4.1.5.3) and clearing the date in the
  2274.             CLEARED input field (section 4.19.3.6) a transaction can be
  2275.             uncleared by highlighting the specific Transaction List entry
  2276.             and selecting this function.  The current CLEARED date will be
  2277.             erased and the 'C' column of the transaction entry is erased.
  2278.  
  2279.             If the Transaction List is sorted by cleared date, Quick
  2280.             Unclear-ing a transaction will may move it to the proper
  2281.             position in the List.
  2282.  
  2283.             Quick Unclear will not operate on voided checks (section
  2284.             4.19.1.3).
  2285.  
  2286.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA \
  2287.             Mouse Selection:    Menu Item
  2288.  
  2289.    4.1.2.10 Reoccurring Transac
  2290.  
  2291.             Allow for the manipulation of Reoccurring Transaction Groups.
  2292.  
  2293.    4.1.2.10.1 Group List
  2294.  
  2295.               Display the Reoccurring Transaction Group List.
  2296.  
  2297.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA U
  2298.               Mouse Selection:    Menu Item
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.                                      24
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2317.  
  2318.  
  2319.    4.1.2.10.2 Add Transac To Group
  2320.  
  2321.               Add the currently highlighted transaction to a selected
  2322.               Reoccurring Transaction Group.  The Reoccurring Transaction
  2323.               Groups Requester will be displayed for you to select a group.
  2324.               Be sure to double-click on the group name, rather than
  2325.               highlighting and selecting Okay, to choose the group.  Once a
  2326.               group has been chosen, the Reoccurring Transactions Requester
  2327.               will display the chosen group's transactions, including the
  2328.               just added transaction.  The added transaction will always be
  2329.               initially placed at the end of the list, but can be moved
  2330.               later.  Changes made to this transaction in the checkbook
  2331.               will not correspond to changes in the group transaction; the
  2332.               added transaction is a copy of the original.
  2333.  
  2334.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA <
  2335.               Mouse Selection:    Menu Item
  2336.  
  2337.    4.1.2.10.3 Add Group To Checkbook
  2338.  
  2339.               Add all transactions in a selected Reoccurring Transaction
  2340.               Group to the checkbook.  The Reoccurring Transaction Groups
  2341.               Requester will be displayed for you to select a group.  Be
  2342.               sure to double-click on the group name, rather than
  2343.               highlighting and selecting Okay, to choose the group.  Once a
  2344.               group has been chosen, the transactions in the group will be
  2345.               entered, in the order of their appearance, into the
  2346.               checkbook.  Depending on the current View settings, some of
  2347.               the transactions might neither be viewable nor entered in the
  2348.               defined ordered.
  2349.  
  2350.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA >
  2351.               Mouse Selection:    Menu Item
  2352.  
  2353.    4.1.2.11 Description List
  2354.  
  2355.             Display the Description List Requester (section 4.6) for you to
  2356.             edit the list of descriptions to be used in the definition of
  2357.             transactions.
  2358.  
  2359.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  2360.             Mouse Selection:    Menu Item
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.                                      25
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2383.  
  2384.  
  2385.    4.1.2.12 Search
  2386.  
  2387.             Display the Search Requester (section 4.14) for you to define
  2388.             a transaction PAY / DESC description to search for.
  2389.  
  2390.             Only those descriptions from transactions currently viewable in
  2391.             the Transaction List will be searched.
  2392.  
  2393.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA '
  2394.             Mouse Selection:    Menu Item
  2395.  
  2396.    4.1.2.13 Replace
  2397.  
  2398.             Display the Search & Replace Requester (section 4.15) for you
  2399.             to define a transaction PAY / DESC description to search for
  2400.             and a description to replace it with.
  2401.  
  2402.             Only those descriptions from transactions currently viewable in
  2403.             the Transaction List will be searched and replaced.
  2404.  
  2405.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA ;
  2406.             Mouse Selection:    Menu Item
  2407.  
  2408.    4.1.2.14 Previous Occurrence
  2409.  
  2410.             Depending on which search function was last selected (Search or
  2411.             Replace) this will perform that function, starting at the
  2412.             current location in the Transaction List and searching
  2413.             backward (through transactions listed before the current
  2414.             position).
  2415.  
  2416.             If no transaction is currently highlighted, this function will
  2417.             start searching or replacing from either the last entry in the
  2418.             Transaction List (if the number of viewable transactions is
  2419.             less than or equal to 20) or the last viewable entry of the 20
  2420.             currently viewable transactions (if the number of viewable
  2421.             transactions is greater than 20).
  2422.  
  2423.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA [
  2424.             Mouse Selection:    Menu Item
  2425.  
  2426.    4.1.2.15 Next Occurrence
  2427.  
  2428.             Depending on which search function was last selected (Search or
  2429.             Replace) this will perform that function, starting at the
  2430.             current location in the Transaction List and searching
  2431.             forward (through transactions listed after the current
  2432.             position).
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.                                      26
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2449.  
  2450.  
  2451.             If no transaction is currently highlighted, this function will
  2452.             start searching or replacing from the either the first entry in
  2453.             the Transaction List (if the number of viewable transactions is
  2454.             less than or equal to 20) or the first viewable entry of the 20
  2455.             currently viewable transactions (if the number of viewable
  2456.             transactions is greater than 20).
  2457.  
  2458.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA ]
  2459.             Mouse Selection:    Menu Item
  2460.  
  2461.  
  2462.    4.1.3  Budgets Menu
  2463.  
  2464.           All functions relating to the budgeting of transactions and the
  2465.           manipulation of budget lists are located within this menu.
  2466.  
  2467.    4.1.3.1  Budget List
  2468.  
  2469.             Display the Budget Requester for you to edit budget lists.
  2470.             Budgets are used for distributing the amount of a check
  2471.             transaction (sections 4.5 and 4.19.1.5) across several
  2472.             categories (budgets).  The expense limit (section 4.4.3.2)
  2473.             for each budget is also defined in the Budget Requester.
  2474.  
  2475.             Consult the Budget Requester (section 4.4) for more
  2476.             information on the functions available for budgets.
  2477.  
  2478.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA B
  2479.             Mouse Selection:    Menu Item
  2480.  
  2481.    4.1.3.2  Analysis Period
  2482.  
  2483.             Display the Analysis Period Requester which defines the
  2484.             starting and ending dates of the analysis period.  The
  2485.             program uses this analysis period to determine which
  2486.             check transactions to analyze for overbudget status.
  2487.  
  2488.             Consult the Analysis Period Requester (section 4.3) for more
  2489.             information on the functions available in and the input
  2490.             requirements of this requester.
  2491.  
  2492.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA .
  2493.             Mouse Selection:    Menu Item
  2494.  
  2495.  
  2496.    4.1.4  Settings Menu
  2497.  
  2498.           All functions relating to the manipulation of program settings
  2499.           and transaction listings are located within this menu.
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.                                      27
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2515.  
  2516.  
  2517.  
  2518.    4.1.4.1  View
  2519.  
  2520.             All functions relating to the user-selectable viewing of
  2521.             checkbook transactions are located within this sub-menu.
  2522.  
  2523.    4.1.4.1.1  ALL
  2524.  
  2525.               Display all the current checkbook's transactions in the Main
  2526.               Screen Transaction List.  This function is equivalent to
  2527.               selecting the ALL TRANSACTIONS item in the View (Select
  2528.               Groups) Requester.
  2529.  
  2530.               Consult the View (Select Groups) Requester (section 4.20) for
  2531.               more information on selecting items.
  2532.  
  2533.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  2534.               Mouse Selection:    Menu Item
  2535.  
  2536.    4.1.4.1.2  Select Groups
  2537.  
  2538.               Display the View (Select Groups) Requester to define the
  2539.               type, range of dates, and grouping of transactions to display
  2540.               in the Main Screen Transaction List.
  2541.  
  2542.               Consult the View (Select Groups) Requester (section 4.20) for
  2543.               more information on selecting items.
  2544.  
  2545.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA G
  2546.               Mouse Selection:    Menu Item
  2547.  
  2548.    4.1.4.2  Program Prefs
  2549.  
  2550.             Display the Program Prefs Requester (section 4.9), from where
  2551.             the Show, Icon Creation, User Prefs, and Auto Desc List
  2552.             settings can be selected, the CA: directory defined, and
  2553.             various default transaction parameters set.
  2554.  
  2555.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Z
  2556.             Mouse Selection:    Menu Item
  2557.  
  2558.  
  2559.  
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.  
  2570.                                      28
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.  
  2580. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2581.  
  2582.  
  2583.    4.1.5  On-screen display
  2584.  
  2585.           The following section describes the components of the Main
  2586.           Screen.
  2587.  
  2588.    4.1.5.1  CHECKBOOK ACCOUNTANT 2.0
  2589.  
  2590.             Located at the top-left side of the Main Screen, this button
  2591.             (labelled "CHECKBOOK ACCOUNTANT 2.0") appears to be part of the
  2592.             Main Screen.  Pressing this button is equivalent to the Project
  2593.             Menu Item "About..." and RIGHT-AMIGA ? keyboard sequence.
  2594.  
  2595.    4.1.5.2  Show Areas
  2596.  
  2597.             Located at the top-right side and bottom-right corner of the
  2598.             Main Screen, these areas display the Program Prefs Requester's
  2599.             Show indicators:
  2600.  
  2601.                Batch Mode Indicator (section 4.9.2.1.1),
  2602.                Sorted List Indicator (section 4.9.2.1.2),
  2603.                Transaction Count (section 4.9.2.1.3),
  2604.                Initial Deposit (section 4.9.2.1.4), and
  2605.                Running Balance Tracker (section 4.9.2.1.5).
  2606.  
  2607.             More information on the Running Balance Tracker can be found
  2608.             in section 4.1.5.5.
  2609.  
  2610.    4.1.5.3  Transaction List
  2611.  
  2612.             Located in the middle and occupying most of the Main Screen,
  2613.             this area contains the current checkbook's viewable
  2614.             transactions (section 4.20), listed 20 consecutive transactions
  2615.             at a time and separated by horizontal lines (for easier
  2616.             reading across columns).  The Transaction List is separated
  2617.             into the columns:
  2618.  
  2619.                NUMBER
  2620.                   the check number, for checks only;
  2621.  
  2622.                DATE
  2623.                   the date of the transaction;
  2624.  
  2625.                DESCRIPTION
  2626.                   for checks, the payee; for non-checks, a general
  2627.                   description;
  2628.  
  2629.  
  2630.  
  2631.  
  2632.  
  2633.  
  2634.  
  2635.  
  2636.                                      29
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.  
  2646. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2647.  
  2648.  
  2649.                TCS
  2650.                   left column shows Tax Deductible status;
  2651.                   middle column shows Cleared status;
  2652.                   right column shows Credit or Debit indicator;
  2653.  
  2654.                AMOUNT
  2655.                   the dollar value of the transaction;
  2656.  
  2657.             with a vertical scroll bar and arrow buttons to control the
  2658.             display of the Transaction List.  Drag the scroll bar to scroll
  2659.             (in large increments) the Transaction List.  Depress the arrow
  2660.             buttons to scroll (one entry at a time) the Transaction List.
  2661.             These display controls have the keyboard equivalents:
  2662.  
  2663.                UP =         display the previous transaction;
  2664.                DOWN =       display the next transaction;
  2665.  
  2666.                ALT-UP =     display the previous 10 transactions;
  2667.                ALT-DOWN =   display the next 10 transactions;
  2668.  
  2669.                SHIFT-UP =   display the previous 20 transactions;
  2670.                SHIFT-DOWN = display the next 20 transactions;
  2671.  
  2672.                CTRL-UP =    display the first 20 transactions;
  2673.                CTRL-DOWN =  display the last 20 transactions.
  2674.  
  2675.             To select a transaction (for editing), either double-click on
  2676.             its entry in the Transaction List or highlight the entry and
  2677.             press the RETURN key.  The transaction will become highlighted
  2678.             and the Transaction Requester (section 4.19) will be displayed
  2679.             with the selected transaction's information entered into the
  2680.             input fields.
  2681.  
  2682.    4.1.5.4  Balances
  2683.  
  2684.             Located at the bottom-left side of the Main Screen, this area
  2685.             displays three types of account balances.  As a visual aid,
  2686.             positive balances are displayed in BLACK text and negative
  2687.             balances in RED (a negative sign is also displayed).
  2688.  
  2689.    4.1.5.4.1  RUNNING BALANCE
  2690.  
  2691.               This amount is the checking account's balance up to and
  2692.               including the currently highlighted transaction.  An amount
  2693.               is only shown if a transaction is highlighted.
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.                                      30
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2713.  
  2714.  
  2715.    4.1.5.4.2  CHECKBOOK BALANCE
  2716.  
  2717.               This amount is the checking account's current balance, or
  2718.               equivalently, the running balance after the last entered
  2719.               transaction.
  2720.  
  2721.    4.1.5.4.3  STATEMENT BALANCE
  2722.  
  2723.               This amount is the checking account's balance as a result of
  2724.               calculating the cleared (posted) transactions (section
  2725.               4.19.3.6), which the Reconcile function (section 4.10)
  2726.               produces.
  2727.  
  2728.    4.1.5.5  Running Balance Tracker
  2729.  
  2730.             Located at the bottom-right side of the Main Screen, this area
  2731.             contains the Running Balance Tracker.  It contains a graphical
  2732.             bar chart representation of the running balances corresponding
  2733.             to the 20 transactions currently viewable in the Transaction
  2734.             List.  As the Transaction List is scrolled, so too does the
  2735.             Running Balance Tracker.
  2736.  
  2737.             Each tick (line) of the bar is equivalent to $100.00.  For
  2738.             instance, a running balance between $0.01 and $100.00 will be
  2739.             displayed as one tick (in BLACK).  Negative running balances
  2740.             are displayed in RED.  The bar chart can accurately display
  2741.             running balances between $-4,000.00 and $4,000.00.  Amounts
  2742.             beyond these limits will be displayed as though they were equal
  2743.             to the limit amount (either $-4,000.00 or $4,000.00).
  2744.  
  2745.             If a transaction is highlighted, an arrow will be displayed
  2746.             either below the bar (pointing upward) for positive running
  2747.             balances or above the bar (pointing downward) for negative
  2748.             running balances.
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.    4.2  Help Screen
  2753.  
  2754.         Almost all the screens and requesters within the program (except
  2755.         for the Request/Notice Requesters; section 4.13) supply on-line
  2756.         help.  To display these help screens, press the HELP key and wait
  2757.         for the selected help screen to load from disk.  You must have CA:
  2758.         defined properly (section 4.9.3.1) and have the CAhelp sub-
  2759.         directory within CA: for any of the help screens to be loaded.
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.                                      31
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2779.  
  2780.  
  2781.         A Help Screen will be displayed, with the help text (BLACK text on
  2782.         a WHITE background) in the center of the screen and display
  2783.         controls (scroll bar and UP/DOWN buttons) to its right.  Drag the
  2784.         scroll bar to scroll (in large increments) the help text.  Depress
  2785.         the arrow buttons to scroll (one entry at a time) the help text.
  2786.  
  2787.            These display controls have the keyboard equivalents:
  2788.  
  2789.               UP =         display the previous line of text;
  2790.               DOWN =       display the next line of text;
  2791.  
  2792.               ALT-UP =     display the previous 10 lines of text;
  2793.               ALT-DOWN =   display the next 10 lines of text;
  2794.  
  2795.               SHIFT-UP =   display the previous 20 lines of text;
  2796.               SHIFT-DOWN = display the next 20 lines of text;
  2797.  
  2798.               CTRL-UP =    display the first 20 lines of text;
  2799.               CTRL-DOWN =  display the last 20 lines of text.
  2800.  
  2801.         To exit the Help Screen, press the "Okay" button, the Y key, or the
  2802.         RETURN key (any button surrounded by a thick black border can use
  2803.         the RETURN key as an alternative keyboard selection).
  2804.  
  2805.         Keyboard Selection: HELP
  2806.  
  2807.  
  2808.  
  2809.    4.3  Analysis Period Requester
  2810.  
  2811.         This requester defines the starting and ending dates of the
  2812.         analysis period, the time frame the program uses in comparing the
  2813.         defined expense limit (section 4.4.3.2) to the total actual
  2814.         distributions (section 4.5.2.1) for each budget category.
  2815.  
  2816.  
  2817.    4.3.1  Analysis Menu
  2818.  
  2819.           This menu contains the requester controls, Okay and Cancel.
  2820.  
  2821.    4.3.1.1  Okay
  2822.  
  2823.             Accept the current analysis period and exit the Analysis
  2824.             Period Requester.
  2825.  
  2826.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  2827.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.                                      32
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.  
  2844. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2845.  
  2846.  
  2847.    4.3.1.2  Cancel
  2848.  
  2849.             Ignore the current date values, replace them with the previous
  2850.             analysis period values, and exit the Analysis Period Requester.
  2851.  
  2852.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  2853.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  2854.  
  2855.  
  2856.    4.3.2  Input Fields
  2857.  
  2858.           The Analysis Period input fields define the starting and ending
  2859.           dates of the analysis period.
  2860.  
  2861.    4.3.2.1  from (left input field)
  2862.  
  2863.             The starting date of the analysis period.  To use the earliest
  2864.             dated transaction in the checkbook, keep this field blank.
  2865.  
  2866.             FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  2867.                     any date between 1/1/0100 and 12/31/9999
  2868.                     (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  2869.  
  2870.             SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  2871.  
  2872.    4.3.2.2  to (right input field)
  2873.  
  2874.             The ending date of the analysis period.  To use the latest
  2875.             dated transaction in the checkbook, keep this field blank.
  2876.  
  2877.             FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  2878.                     any date between 'from date' and 12/31/9999
  2879.                     (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  2880.  
  2881.             SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  2882.  
  2883.  
  2884.  
  2885.    4.4  Budget Requester
  2886.  
  2887.         This requester defines budget lists, a collection of expense
  2888.         categories (budgets) and their respective expense limits.  The
  2889.         amount of a check transaction can be distributed to these budgets.
  2890.  
  2891.         Drag the scroll bar to scroll (in large increments) the Budget
  2892.         List.  Depress the arrow buttons to scroll (one entry at a time)
  2893.         the Budget List.
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.                                      33
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2911.  
  2912.  
  2913.         These display controls have the keyboard equivalents:
  2914.  
  2915.            UP =         display the previous budget;
  2916.            DOWN =       display the next budget;
  2917.  
  2918.            ALT-UP =     display the previous 7 budgets;
  2919.            ALT-DOWN =   display the next 7 budgets;
  2920.  
  2921.            SHIFT-UP =   display the previous 15 budgets;
  2922.            SHIFT-DOWN = display the next 15 budgets;
  2923.  
  2924.            CTRL-UP =    display the first 15 budgets;
  2925.            CTRL-DOWN =  display the last 15 budgets.
  2926.  
  2927.         To select a budget, highlight its entry in the Budget List.  The
  2928.         selected budget will become highlighted and the expense limit
  2929.         input field (section 4.4.3.2) will become active for you to edit
  2930.         its amount.
  2931.  
  2932.    4.4.1  Budget Menu
  2933.  
  2934.           This menu contains the requester controls, Okay and Cancel, and
  2935.           the Add and Delete budget functions.
  2936.  
  2937.           The file name of the current budget list (if previously saved)
  2938.           is displayed in the title bar of the Budget Requester.  If the
  2939.           budget list has not been previously saved (as a separate budget
  2940.           list file) or is part of a previously saved checkbook file, the
  2941.           title bar will show "Budget...".
  2942.  
  2943.    4.4.1.1  Okay
  2944.  
  2945.             Accept the current values as the Budget List for the current
  2946.             checkbook.
  2947.  
  2948.             Double-clicking on a Budget List entry is equivalent to
  2949.             highlighting it and selecting "Okay".
  2950.  
  2951.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  2952.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  2953.  
  2954.    4.4.1.2  Add
  2955.  
  2956.             Activate the budget description (section 4.4.3.1) and expense
  2957.             limit (section 4.4.3.2) input fields for you to define a new
  2958.             budget category.  Once an expense limit has been entered, the
  2959.             budget will be entered into the Budget List in alphabetical
  2960.             order.  Duplicate and blank budget descriptions are not allowed
  2961.             and will not be entered into the Budget List.
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.  
  2966.                                      34
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.  
  2976. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  2977.  
  2978.  
  2979.  
  2980.             Once a budget has been added to the list, its budget
  2981.             description cannot be edited.  Although you can delete it, then
  2982.             add it again, any transaction which is distributed to this
  2983.             budget will be undistributed.
  2984.  
  2985.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  2986.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  2987.  
  2988.    4.4.1.3  Delete
  2989.  
  2990.             Remove the highlighted budget from the current Budget List.  A
  2991.             budget description must be highlighted for this function to
  2992.             work.
  2993.  
  2994.             If at least one transaction is distributed to this budget, the
  2995.             program will ask if that transaction should be undistributed
  2996.             from this budget before continuing with the deletion.
  2997.  
  2998.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  2999.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3000.  
  3001.    4.4.1.4  Cancel
  3002.  
  3003.             Terminate the current editing session of the Budget List.
  3004.             Changes, such as those from the Load, Save, Add, Delete, and
  3005.             Clear functions and from the modification of the expense limit,
  3006.             made to the Budget List will be preserved, unlike other Cancel
  3007.             functions which restore the previous values.
  3008.  
  3009.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  3010.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3011.  
  3012.  
  3013.    4.4.2  List Menu
  3014.  
  3015.           This menu contains the functions available to the Budget List as
  3016.           a whole, such as Load, Save, Default, and Clear.
  3017.  
  3018.    4.4.2.1  Load
  3019.  
  3020.             Retrieve from disk a specified Budget List as the current
  3021.             budget list.  A file requester will be displayed for the
  3022.             selection of the Budget List to retrieve.  Files with an
  3023.             extension of ".CAb" (signifying a Checkbook Accountant budget
  3024.             file) will be displayed.
  3025.  
  3026.  
  3027.  
  3028.  
  3029.  
  3030.  
  3031.  
  3032.                                      35
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.  
  3042. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3043.  
  3044.  
  3045.             If at least one transaction is distributed to any budget in the
  3046.             current Budget List, the program will ask if those transactions
  3047.             should be undistributed from their referenced budgets before
  3048.             retrieving the new Budget List.
  3049.  
  3050.             Consult the file requester's documentation (included in the
  3051.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  3052.             FR_User.DOC) for help in selecting a file.
  3053.  
  3054.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  3055.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3056.  
  3057.    4.4.2.2  Save
  3058.  
  3059.             Store to disk the current Budget List under the selected
  3060.             file name.  A file requester will be displayed for the
  3061.             selection of a file name.  If the Budget List was previously
  3062.             saved, its current file name will appear in the File input
  3063.             field of the file requester.  If the Budget List file currently
  3064.             exists, the program will ask if the Budget List on disk should
  3065.             be replaced with the current Budget List version.  The current
  3066.             Budget List will be saved with a ".CAb" extension (signifying
  3067.             a Checkbook Accountant budget file).
  3068.  
  3069.             An icon file will be created to accompany the budget file if
  3070.             the Budget List menu item under the Program Prefs Requester's
  3071.             Icon Creation menu is selected.
  3072.  
  3073.             Consult the file requester's documentation (included in the
  3074.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  3075.             FR_User.DOC) for help in selecting a file.
  3076.  
  3077.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA S
  3078.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3079.  
  3080.    4.4.2.3  Default
  3081.  
  3082.             Save the current Budget List as the default Budget List.
  3083.             This is the same default Budget List which can be loaded
  3084.             immediately after the definition of a new checkbook (section
  3085.             4.1.1.1).  The Budget List is saved under the file name
  3086.             "CAdefault.CAb" in the CA: defined directory (section 4.9.3.1).
  3087.  
  3088.             Consult the Information Requester (section 4.7) for more
  3089.             information on using a default budget list.
  3090.  
  3091.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA F
  3092.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3093.  
  3094.  
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.                                      36
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3109.  
  3110.  
  3111.    4.4.2.4  Clear
  3112.  
  3113.             Remove all the entries in the current Budget List.  The file
  3114.             name of the Budget List does not change.
  3115.  
  3116.             If at least one transaction is distributed to any budget in the
  3117.             current Budget List, the program will ask if those transactions
  3118.             should be undistributed from their referenced budgets before
  3119.             removing the entries in the Budget List.
  3120.  
  3121.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  3122.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3123.  
  3124.  
  3125.    4.4.3  Input Fields
  3126.  
  3127.           The Budget Requester's input fields define the name and expense
  3128.           limit for each budget category.
  3129.  
  3130.    4.4.3.1  Budget Description
  3131.  
  3132.             The label used to identify a budget category.  Some examples
  3133.             include, "Car", "Food", and "Insurance".
  3134.  
  3135.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 32).
  3136.  
  3137.    4.4.3.2  Expense Limit
  3138.  
  3139.             The expense limit for the current budget category.  This amount
  3140.             is compared with the total of all distributions (section 4.5)
  3141.             to this budget within the current analysis period
  3142.             (section 4.3).  Although the total distributions from all the
  3143.             checkbook's check transactions to any budget can be greater
  3144.             than the expense limit, only those distributions from the
  3145.             transactions falling within the current analysis period will be
  3146.             compared.  If the total expenses within the current analysis
  3147.             period are greater than this expense limit, the indicator "OB"
  3148.             (overbudget) will be placed between the budget entry and its
  3149.             corresponding expense limit; nothing is shown if the total
  3150.             expenses are equal to or less than the defined expense limit.
  3151.  
  3152.             FORMAT: nnn,nnn.nn (commas not mandatory)
  3153.                     an amount between 0.00 and 999,999.99
  3154.  
  3155.  
  3156.  
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.                                      37
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.  
  3174. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3175.  
  3176.  
  3177.    4.5  Budget Distribution Requester
  3178.  
  3179.         This requester defines the itemized distribution of the current
  3180.         check transaction's amount across several budget categories
  3181.         (section 4.4).  A maximum of 99 distinct budget distributions is
  3182.         allowed for each check transaction.
  3183.  
  3184.         Drag the scroll bar to scroll (in large increments) the Budget
  3185.         Distribution List.  Depress the arrow buttons to scroll (one entry
  3186.         at a time) this List.
  3187.  
  3188.         These display controls have the keyboard equivalents:
  3189.  
  3190.            UP =         display the previous distribution;
  3191.            DOWN =       display the next distribution;
  3192.  
  3193.            ALT-UP =     display the previous 5 distributions;
  3194.            ALT-DOWN =   display the next 5 distributions;
  3195.  
  3196.            SHIFT-UP =   display the previous 10 distributions;
  3197.            SHIFT-DOWN = display the next 10 distributions;
  3198.  
  3199.            CTRL-UP =    display the first 10 distributions;
  3200.            CTRL-DOWN =  display the last 10 distributions.
  3201.  
  3202.    4.5.1  Distribution Menu
  3203.  
  3204.           This menu contains the requester controls, Okay and Cancel, as
  3205.           well as the budget distribution list controls, Add, Delete, and
  3206.           Clear.
  3207.  
  3208.    4.5.1.1  Okay
  3209.  
  3210.             Accept the current budget distributions for the current check
  3211.             transaction.
  3212.  
  3213.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  3214.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3215.  
  3216.    4.5.1.2  Add
  3217.  
  3218.             Define a new budget distribution.  A maximum of 99 budget
  3219.             distributions can be defined for any check transaction.  The
  3220.             Budget Requester is displayed for you to select a budget
  3221.             (section 4.4.1.1).  Once a budget has been selected, the amount
  3222.             input field of the Budget Distribution Requester will be
  3223.             activated for you to enter the amount to distribute to this
  3224.             selected budget.
  3225.  
  3226.  
  3227.  
  3228.  
  3229.  
  3230.                                      38
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3241.  
  3242.  
  3243.             The amount budgetable (shown as the AMOUNT BUDGETABLE) is
  3244.             equal to the payment amount of the check.  The distributed
  3245.             amount is limited to a minimum of $0.01 and a maximum of the
  3246.             amount unbudgeted (shown as the AMOUNT UNBUDGETED); a
  3247.             distribution of $0.00 or less is not allowed.
  3248.  
  3249.             After a valid amount is entered, the distribution is entered
  3250.             into the distribution list in alphabetical order.  The amount
  3251.             undistributed is updated.
  3252.  
  3253.             If the entered amount causes the selected budget to become
  3254.             overbudgeted--the total distributions to this budget during the
  3255.             analysis period exceed the defined expense limit (section
  3256.             4.4.3.2), the program will notify this fact.
  3257.  
  3258.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  3259.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3260.  
  3261.    4.5.1.3  Delete
  3262.  
  3263.             Remove the highlighted budget distribution from the current
  3264.             distribution list.  A distribution list entry must be
  3265.             highlighted for this function to work.  Once deleted, the
  3266.             amount unbudgeted (shows as the AMOUNT UNBUDGETED) will be
  3267.             updated.
  3268.  
  3269.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  3270.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3271.  
  3272.    4.5.1.4  Clear
  3273.  
  3274.             Remove all the budget distributions from the current
  3275.             distribution list, effectively unbudgeting the current check
  3276.             transaction.  The amount unbudgeted (shown as the AMOUNT
  3277.             UNBUDGETED) will be reset to the amount budgetable (shown as
  3278.             the AMOUNT BUDGETABLE).
  3279.  
  3280.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  3281.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3282.  
  3283.    4.5.1.5  Cancel
  3284.  
  3285.             Terminate the current editing session of the budget
  3286.             distribution list.  Changes made to the list will be preserved,
  3287.             unlike other Cancel functions which restore the previous
  3288.             values.
  3289.  
  3290.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  3291.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.                                      39
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3307.  
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.    4.5.2  Input Field
  3312.  
  3313.           The Budget Distribution Requester's input field contains the
  3314.           amount distributed to each budget category.
  3315.  
  3316.    4.5.2.1  Distributed amount
  3317.  
  3318.             The dollar value to attach to the selected budget distribution.
  3319.             For new distributions, the amount initially placed in this
  3320.             input field is the amount unbudgeted.  This assumes that the
  3321.             new distribution will use all the remaining amount.  Edit this
  3322.             amount if it is not appropriate.
  3323.  
  3324.             FORMAT: nnn,nnn.nn (commas not mandatory)
  3325.                     an amount between 0.01 and AMOUNT UNBUDGETED
  3326.  
  3327.  
  3328.  
  3329.    4.6  Description List Requester
  3330.  
  3331.         This requester displays the list of descriptions usable in the
  3332.         Transaction Requester (section 4.19) for the PAY/DESC and MEMO
  3333.         input fields.
  3334.  
  3335.         Drag the scroll bar to scroll (in large increments) the Description
  3336.         List.  Depress the arrow buttons to scroll (one entry at a time)
  3337.         this List.
  3338.  
  3339.         These display controls have the keyboard equivalents:
  3340.  
  3341.            UP =         display the previous description;
  3342.            DOWN =       display the next description;
  3343.  
  3344.            ALT-UP =     display the previous 7 descriptions;
  3345.            ALT-DOWN =   display the next 7 descriptions;
  3346.  
  3347.            SHIFT-UP =   display the previous 15 descriptions;
  3348.            SHIFT-DOWN = display the next 15 descriptions;
  3349.  
  3350.            CTRL-UP =    display the first 15 descriptions;
  3351.            CTRL-DOWN =  display the last 15 descriptions.
  3352.  
  3353.    4.6.1  Description Menu
  3354.  
  3355.           This menu contains the requester controls, Okay and Cancel, and
  3356.           the Add and Delete description functions.
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.                                      40
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.  
  3372. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3373.  
  3374.  
  3375.           The file name of the current description list (if previously
  3376.           saved) is displayed in the title bar of the Description List
  3377.           Requester.  If the description list has not been previously
  3378.           saved, the title bar will show "Description List...".
  3379.  
  3380.    4.6.1.1  Okay
  3381.  
  3382.             Accept the current values as the Description List for the
  3383.             current checkbook.
  3384.  
  3385.             Double-clicking on a Description List entry is equivalent to
  3386.             highlighting it and selecting "Okay".
  3387.  
  3388.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  3389.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3390.  
  3391.    4.6.1.2  Add
  3392.  
  3393.             Activate the description (section 4.6.3.1) input field for you
  3394.             to define a new description.  Once you press the RETURN
  3395.             key, the description will be entered into the Description List
  3396.             in alphabetical order.  Duplicate and blank descriptions are
  3397.             not allowed and will not be entered into the Description List.
  3398.  
  3399.             Once a description has been added to the list, it cannot be
  3400.             edited, although it can be deleted and added again.
  3401.  
  3402.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  3403.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3404.  
  3405.    4.6.1.3  Delete
  3406.  
  3407.             Remove the highlighted description from the current Description
  3408.             List.  A description must be highlighted for this function to
  3409.             work.
  3410.  
  3411.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  3412.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3413.  
  3414.    4.6.1.4  Cancel
  3415.  
  3416.             Terminate the current editing session of the Description List.
  3417.             Changes, such as those from the Load, Save, Add, Delete, and
  3418.             Clear functions will be preserved, unlike other Cancel
  3419.             functions which restore the previous values.
  3420.  
  3421.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  3422.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3423.  
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.  
  3428.                                      41
  3429.  
  3430.  
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.  
  3438. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3439.  
  3440.  
  3441.  
  3442.    4.6.2  List Menu
  3443.  
  3444.           This menu contains the functions available to the Description
  3445.           List as a whole, such as Load, Save, Default, and Clear.
  3446.  
  3447.    4.6.2.1  Load
  3448.  
  3449.             Retrieve from disk a specified Description List as the current
  3450.             description list.  A file requester will be displayed for the
  3451.             selection of the Description List to retrieve.  Files with an
  3452.             extension of ".CAd" (signifying a Checkbook Accountant
  3453.             description file) will be displayed.
  3454.  
  3455.             Consult the file requester's documentation (included in the
  3456.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  3457.             FR_User.DOC) for help in selecting a file.
  3458.  
  3459.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  3460.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3461.  
  3462.    4.6.2.2  Save
  3463.  
  3464.             Store to disk the current Description List under the selected
  3465.             file name.  A file requester will be displayed for the
  3466.             selection of a file name.  If the Description List was
  3467.             previously saved, its current file name will appear in the File
  3468.             input field of the file requester.  If the Description List
  3469.             file currently exists, the program will ask if the Description
  3470.             List on disk should be replaced with the current Description
  3471.             List version.  The current Description List will be saved with
  3472.             a ".CAd" extension (signifying a Checkbook Accountant
  3473.             description file).
  3474.  
  3475.             An icon file will be created to accompany the description file
  3476.             if the Icon Creation Description List option in the Program
  3477.             Prefs Requester is selected.
  3478.  
  3479.             Consult the file requester's documentation (included in the
  3480.             archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  3481.             FR_User.DOC) for help in selecting a file.
  3482.  
  3483.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA S
  3484.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.  
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.                                      42
  3495.  
  3496.  
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503.  
  3504. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3505.  
  3506.  
  3507.    4.6.2.3  Default
  3508.  
  3509.             Save the current Description List as the default Description
  3510.             List.  This is the same default Description List which can be
  3511.             loaded immediately after the definition of a new checkbook
  3512.             (section 4.1.1.1).  The Description List is saved under the
  3513.             file name "CAdefault.CAd" in the CA: defined directory
  3514.             (section 4.9.3.1).
  3515.  
  3516.             Consult the Information Requester (section 4.7) for more
  3517.             information on using a default budget list.
  3518.  
  3519.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA F
  3520.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3521.  
  3522.    4.6.2.4  Clear
  3523.  
  3524.             Remove all the entries in the current Description List.  The
  3525.             file name of the Description List does not change.
  3526.  
  3527.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  3528.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3529.  
  3530.  
  3531.    4.6.3  Input Field
  3532.  
  3533.           The Description List Requester's input field defines the actual
  3534.           descriptions in the List.
  3535.  
  3536.    4.6.3.1  Description
  3537.  
  3538.             The spelling of the description.
  3539.  
  3540.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3541.  
  3542.  
  3543.  
  3544.    4.7  Information Requester
  3545.  
  3546.         This requester displays the definition of the current checkbook.
  3547.  
  3548.  
  3549.    4.7.1  Information Menu
  3550.  
  3551.           This menu contains the requester controls, Okay and Cancel.
  3552.  
  3553.  
  3554.  
  3555.  
  3556.  
  3557.  
  3558.  
  3559.  
  3560.                                      43
  3561.  
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.  
  3569.  
  3570. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3571.  
  3572.  
  3573.    4.7.1.1  Okay
  3574.  
  3575.             Accept the current checkbook definition.
  3576.  
  3577.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  3578.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3579.  
  3580.    4.7.1.2  Cancel
  3581.  
  3582.             Ignore any changes made to the checkbook definition and
  3583.             restore the previous values.
  3584.  
  3585.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  3586.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3587.  
  3588.  
  3589.    4.7.2  Use Default Menu
  3590.  
  3591.           This menu contains the default Description List and Budget List
  3592.           usage controls.
  3593.  
  3594.    4.7.2.1  Description List
  3595.  
  3596.             Toggle the option (YES or NO) to load the default Description
  3597.             List (section 4.6.2.3) after defining a new checkbook (section
  3598.             4.1.1.1).  This function can only be selected during the
  3599.             definition of a new checkbook and not during the display of the
  3600.             Information Requester while editing a checkbook (the function
  3601.             is unselectable).
  3602.  
  3603.             If selected (YES), the default Description List is loaded as
  3604.             the current Budget List immediately after selecting "Okay".
  3605.  
  3606.             If unselected (NO), the default Description List is not loaded
  3607.             and the current Description List is empty (no entries).
  3608.  
  3609.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  3610.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3611.  
  3612.    4.7.2.2  Budget List
  3613.  
  3614.             Toggle the option (YES or NO) to load the default Budget List
  3615.             (section 4.4.2.3) after defining a new checkbook (section
  3616.             4.1.1.1).  This function can only be selected during the
  3617.             definition of a new checkbook and not during the display of the
  3618.             Information Requester while editing a checkbook (the function
  3619.             is unselectable).
  3620.  
  3621.  
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.                                      44
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.  
  3636. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3637.  
  3638.  
  3639.             If selected (YES), the default Budget List is loaded as the
  3640.             current Budget List immediately after selecting "Okay".
  3641.  
  3642.             If unselected (NO), the default Budget List is not loaded and
  3643.             the current Budget List is empty (no entries).
  3644.  
  3645.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA B
  3646.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3647.  
  3648.  
  3649.    4.7.3  Input Fields
  3650.  
  3651.           The Information Requester's input fields contain the actual
  3652.           checkbook definition.
  3653.  
  3654.    4.7.3.1  Account Type
  3655.  
  3656.             The type description of the account being defined.  For most
  3657.             checking accounts, the word "Checking" can be entered into this
  3658.             field.  By keeping it blank the program can be used for savings
  3659.             and other special types of bank accounts.
  3660.  
  3661.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3662.  
  3663.    4.7.3.2  Account Number
  3664.  
  3665.             The bank issued account number.
  3666.  
  3667.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3668.  
  3669.    4.7.3.3  Account Holder
  3670.  
  3671.             The bearer(s) of this account.  This information appears on the
  3672.             checks and bank statements.
  3673.  
  3674.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3675.  
  3676.    4.7.3.4  Bank Name
  3677.  
  3678.             The name of the bank where this account was opened.
  3679.  
  3680.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3681.  
  3682.    4.7.3.5  Branch Name
  3683.  
  3684.             The name of the bank branch office where this account was
  3685.             opened.
  3686.  
  3687.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.  
  3692.                                      45
  3693.  
  3694.  
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3703.  
  3704.  
  3705.  
  3706.    4.7.3.6  Branch Number
  3707.  
  3708.             The branch office's branch number.
  3709.  
  3710.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  3711.  
  3712.    4.7.3.7  Starting Check Number
  3713.  
  3714.             The first check number used in this account.
  3715.  
  3716.             Although this value can be modified, the checkbook data may
  3717.             not be correct if this check number is changed (after defining
  3718.             the checkbook).  Once a check has been entered, changing the
  3719.             Information Requester's Starting Check Number will neither
  3720.             change the first check's nor any other check's number.  This
  3721.             value is only used for the definition process.
  3722.  
  3723.             FORMAT: nnnnn (leading zeros not necessary)
  3724.                     a number between 1 and 99999.
  3725.  
  3726.    4.7.3.8  Initial Deposit
  3727.  
  3728.             The amount deposited into the account upon opening the account.
  3729.             Changes made to this value at any time automatically cause the
  3730.             program to recalculate the checkbook balance (section
  3731.             4.1.5.4.2) and running balances (section 4.1.5.4.1).
  3732.  
  3733.             To record separate checkbook files (for the same account) as a
  3734.             direct resemblance of the account's checkbook registers (the
  3735.             small books where transactions are recorded), use this input
  3736.             field to hold the balance forwarded from the previous register.
  3737.             For the first checkbook register of an account, this field
  3738.             would be the normal initial deposit amount.
  3739.  
  3740.             FORMAT: nnn,nnn.nn (commas not mandatory)
  3741.                     an amount between -999,999.99 and 999,999.99
  3742.  
  3743.  
  3744.  
  3745.  
  3746.  
  3747.  
  3748.  
  3749.  
  3750.  
  3751.  
  3752.  
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.                                      46
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.  
  3767.  
  3768. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3769.  
  3770.  
  3771.    4.7.3.9  Opened
  3772.  
  3773.             The date this account was opened.
  3774.  
  3775.             For multiple checkbook register files (section 4.7.3.8), this
  3776.             input field would contain the date of the first transaction in
  3777.             the new checkbook register.
  3778.  
  3779.             FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  3780.                     any date between 1/1/0100 and 12/31/9999
  3781.                     (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  3782.  
  3783.             SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  3784.  
  3785.    4.7.3.10 Closed
  3786.  
  3787.             The date this account was closed.
  3788.  
  3789.             For multiple checkbook register files (section 4.7.3.8), this
  3790.             input field would contain the date of the last transaction in
  3791.             the current checkbook register.
  3792.  
  3793.             FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  3794.                     any date between 'Opened' date and 12/31/9999
  3795.                     (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  3796.  
  3797.             SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  3798.  
  3799.  
  3800.  
  3801.  
  3802.    4.8  Print Requester
  3803.  
  3804.         This requester selects the destination of the program's output and
  3805.         the type of checkbook information to output.
  3806.  
  3807.  
  3808.    4.8.1  Print Menu
  3809.  
  3810.           This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel.
  3811.  
  3812.  
  3813.  
  3814.  
  3815.  
  3816.  
  3817.  
  3818.  
  3819.  
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.                                      47
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3835.  
  3836.  
  3837.    4.8.1.1  Okay
  3838.  
  3839.             Accept the current print selections and immediately outputs
  3840.             them to the chosen destination (section 4.8.2.1).
  3841.  
  3842.             A requester will appear for you to cancel the current print
  3843.             session.  If the attached printer has an internal buffer,
  3844.             cancelling the output might take some time.  After the
  3845.             selected information has been printed, the Print Requester will
  3846.             become active for more print sessions.
  3847.  
  3848.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  3849.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3850.  
  3851.    4.8.1.2  Cancel
  3852.  
  3853.             Terminate the current print session.
  3854.  
  3855.             Unlike other Cancel functions, this one will retain all changes
  3856.             made to the print selections.  This is helpful, because it
  3857.             keeps the "Print To Disk File" file name, so you do not have to
  3858.             select continually the same file name from the file requester
  3859.             and reselect the print options.
  3860.  
  3861.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  3862.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  3863.  
  3864.  
  3865.    4.8.2  Selections Menu
  3866.  
  3867.           This menu contains the output destination controls and checkbook
  3868.           information and data selections.
  3869.  
  3870.    4.8.2.1  Print To
  3871.  
  3872.             This sub-menu (sections 4.8.2.1.1 and 4.8.2.1.2) contains the
  3873.             output destination controls.
  3874.  
  3875.    4.8.2.1.1  Printer
  3876.  
  3877.               Direct the output to the attached printer.  Specifically,
  3878.               the output is sent to PRT: device.
  3879.  
  3880.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA P
  3881.               Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  3882.  
  3883.  
  3884.  
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.                                      48
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.  
  3898.  
  3899.  
  3900. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3901.  
  3902.  
  3903.    4.8.2.1.2  Disk File
  3904.  
  3905.               Direct the output to the selected disk file.  A file
  3906.               requester will be supplied for you to select the file name.
  3907.               As long as a file name has been selected, it will be
  3908.               displayed, even though output has been directed to the
  3909.               printer.
  3910.  
  3911.               Consult the file requester's documentation (included in the
  3912.               archived Checkbook Accountant 2.0 package under the name
  3913.               FR_User.DOC) for help in selecting a file.
  3914.  
  3915.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  3916.               Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  3917.  
  3918.    4.8.2.2  Checkbook Information
  3919.  
  3920.             Toggle the output (YES or NO) of the checkbook information
  3921.             items:
  3922.  
  3923.                Account Type,
  3924.                Account Number,
  3925.                Account Holder,
  3926.                Bank Name,
  3927.                Branch Name, and
  3928.                Branch Number,
  3929.  
  3930.             as described in the Information Requester (sections 4.7.3.1
  3931.             through 4.7.3.6).
  3932.  
  3933.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA I
  3934.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3935.  
  3936.    4.8.2.3  Initial Deposit
  3937.  
  3938.             Toggles the output (YES or NO) of the checkbook's initial
  3939.             deposit, as defined in the Information Requester
  3940.             (section 4.7.3.8).
  3941.  
  3942.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  3943.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3944.  
  3945.    4.8.2.4  Checkbook Balance
  3946.  
  3947.             Toggles the output (YES or NO) of the current checkbook
  3948.             balance.
  3949.  
  3950.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA C
  3951.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3952.  
  3953.  
  3954.  
  3955.  
  3956.                                      49
  3957.  
  3958.  
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.  
  3964.  
  3965.  
  3966. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  3967.  
  3968.  
  3969.  
  3970.    4.8.2.5  Statement Balance
  3971.  
  3972.             Toggle the output (YES or NO) of the statement balance,
  3973.             as defined by the last checkbook reconciliation
  3974.             (section 4.10).
  3975.  
  3976.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA T
  3977.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3978.  
  3979.    4.8.2.6  Viewable Transactions
  3980.  
  3981.             Toggle the output (YES or NO) of the viewable transactions--
  3982.             those defined by the settings in the View (Select Groups)
  3983.             Requester (section 4.20) and displayed in the Main Screen
  3984.             Transaction List (4.1.5.3).
  3985.  
  3986.             If the first viewable transaction is not the first checkbook
  3987.             transaction, the balance forward (the balance before the first
  3988.             viewable transaction) is also printed (immediately before the
  3989.             viewable transactions are printed).
  3990.  
  3991.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA V
  3992.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  3993.  
  3994.    4.8.2.7  Transaction Distributions
  3995.  
  3996.             Toggle the output (YES or NO) of an itemized listing of each
  3997.             check transaction's budget distribution list.  This listing
  3998.             is outputted between the description and memo lines of each
  3999.             transaction.  The amount unbudgeted (section 4.5), if not
  4000.             equal to $0.00, is also listed.
  4001.  
  4002.             If this selection is chosen, the Viewable Transactions
  4003.             selection will also be chosen.  Each transaction's
  4004.             distribution list cannot be outputted without outputting the
  4005.             transaction itself.
  4006.  
  4007.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA R
  4008.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4009.  
  4010.    4.8.2.8  Reoccurring Transac Group List
  4011.  
  4012.             Toggle the output (YES or NO) of the Reoccurring Transaction
  4013.             Group names.
  4014.  
  4015.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA U
  4016.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.  
  4022.                                      50
  4023.  
  4024.  
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.  
  4030.  
  4031.  
  4032. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4033.  
  4034.  
  4035.    4.8.2.9  Reoccurring Transacs
  4036.  
  4037.             Toggle the output (YES or NO) of the transactions within each
  4038.             Reoccurring Transaction Group.
  4039.  
  4040.             If this selection is chosen, the Reoccurring Transac Group List
  4041.             selection will also be chosen.  Each group's transactions
  4042.             cannot be outputted without also outputting the group name.
  4043.  
  4044.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA O
  4045.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4046.  
  4047.    4.8.2.10 Budget List
  4048.  
  4049.             Toggle the output (YES or NO) of the current Budget List used
  4050.             by the current checkbook.
  4051.  
  4052.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA B
  4053.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4054.  
  4055.    4.8.2.11 Budget Summary
  4056.  
  4057.             Toggle the output (YES or NO) of a summary of each budget's
  4058.             expense limit amount (section 4.4.3.2) for the current analysis
  4059.             period (section 4.3.2) and the actual expense total to the
  4060.             whole checkbook, along with the number of distributions
  4061.             referencing each budget.  The analysis period is also printed.
  4062.  
  4063.             If this selection is chosen, the Budget List selection will
  4064.             also be chosen.  A summary of each budget cannot be outputted
  4065.             without outputting the budget description itself.
  4066.  
  4067.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA S
  4068.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4069.  
  4070.    4.8.2.12 Description List
  4071.  
  4072.             Toggle the output (YES or NO) of the current Description List.
  4073.  
  4074.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  4075.             Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4076.  
  4077.  
  4078.  
  4079.  
  4080.  
  4081.  
  4082.  
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.  
  4087.  
  4088.                                      51
  4089.  
  4090.  
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.  
  4095.  
  4096.  
  4097.  
  4098. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4099.  
  4100.  
  4101.    4.9  Program Prefs Requester
  4102.  
  4103.         This requester defines the Show, Icon Creation, User Prefs, and
  4104.         Auto Desc List settings, the CA: directory (from within the
  4105.         program), the default PAY / DESC descriptions to be placed in the
  4106.         various Transaction Requesters, and the initial status of the TAX
  4107.         button and "Tax" menu item for newly created transactions.  The
  4108.         selected preference settings will not go into effect until "Okay"
  4109.         is selected.
  4110.  
  4111.    4.9.1  Prefs Menu
  4112.  
  4113.           This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel, and
  4114.           the preference functions, Default and Clear.
  4115.  
  4116.    4.9.1.1  Okay
  4117.  
  4118.             Accept the defined program preferences.  These settings will
  4119.             not be saved as the default preferences unless the "Default"
  4120.             option is selected.
  4121.  
  4122.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  4123.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4124.  
  4125.    4.9.1.2  Default
  4126.  
  4127.             Save the current Program Prefs settings as the default program
  4128.             settings.  The settings are saved under the file name
  4129.             "CAdefault.CAp" in the S: defined directory.
  4130.  
  4131.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA F
  4132.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4133.  
  4134.    4.9.1.3  Clear
  4135.  
  4136.             Initialize all Show, Icon Creation, User Prefs, and Auto Desc
  4137.             List settings to their NO (no check mark) position, initialize
  4138.             the TAX Status setting to "Same As Last Used," and erase the
  4139.             entries in the CA: directory and Default Description For input
  4140.             fields.
  4141.  
  4142.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  4143.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4144.  
  4145.  
  4146.  
  4147.  
  4148.  
  4149.  
  4150.  
  4151.  
  4152.  
  4153.  
  4154.                                      52
  4155.  
  4156.  
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.  
  4162.  
  4163.  
  4164. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4165.  
  4166.  
  4167.    4.9.1.4  Cancel
  4168.  
  4169.             Terminate the definition of the program preferences and restore
  4170.             the previous preference settings.
  4171.  
  4172.             Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  4173.             Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4174.  
  4175.    4.9.2  Settings Menu
  4176.  
  4177.           This menu contains the various preference settings.
  4178.  
  4179.  
  4180.    4.9.2.1  Show
  4181.  
  4182.             All functions relating to the user-selectable display of
  4183.             checkbook information and indicators are located within this
  4184.             sub-menu.  These indicators will be displayed on the Main
  4185.             Screen Show Area (section 4.1.5.2).
  4186.  
  4187.    4.9.2.1.1  Batch Mode Indicator
  4188.  
  4189.               Toggle the displays (SHOW or HIDE) of the Batch Mode status
  4190.               (ON or OFF) indicator.
  4191.  
  4192.               If selected (SHOW), a 'B' will appear at the left side of the
  4193.               Main Screen Show Area (section 4.1.5.2) if Batch Mode is ON;
  4194.               if Batch Mode is OFF, nothing will be shown.
  4195.  
  4196.               If unselected (HIDE), nothing will be shown regardless of
  4197.               the Batch Mode status.
  4198.  
  4199.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA @
  4200.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4201.  
  4202.    4.9.2.1.2  Sorted List Indicator
  4203.  
  4204.               Toggle the display (SHOW or HIDE) of the Sorted List
  4205.               Indicator.
  4206.  
  4207.               If selected (SHOW), an 'S' will appear between the locations
  4208.               of the Batch Mode Indicator (section 4.9.2.1.1) and the
  4209.               Transaction Count (section 4.9.2.1.3) if the current
  4210.               Transaction List is sorted in any way.
  4211.  
  4212.  
  4213.  
  4214.  
  4215.  
  4216.  
  4217.  
  4218.  
  4219.  
  4220.                                      53
  4221.  
  4222.  
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.  
  4228.  
  4229.  
  4230. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4231.  
  4232.  
  4233.               If unselected (HIDE), nothing will be shown regardless of the
  4234.               ordering of the Transaction List.
  4235.  
  4236.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA =
  4237.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4238.  
  4239.    4.9.2.1.3  Transaction Count
  4240.  
  4241.               Toggle the display (SHOW or HIDE) of the number of viewable
  4242.               transactions in the Transaction List (defined by the current
  4243.               View (Select Groups) settings; section 4.20) and the number
  4244.               of total transactions in the current checkbook.  The format
  4245.               of the Transaction Count is:  viewable / total.
  4246.  
  4247.               If selected (SHOW), the transaction count will appear in the
  4248.               middle of the Main Screen Show Area (section 4.1.5.2).
  4249.  
  4250.               If unselected (HIDE), nothing will be shown.
  4251.  
  4252.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA #
  4253.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4254.  
  4255.    4.9.2.1.4  Initial Deposit
  4256.  
  4257.               Toggle the display (SHOW or HIDE) of the current checkbook's
  4258.               initial deposit, as defined in the Information Requester
  4259.               (section 4.7.3.8).
  4260.  
  4261.               If selected (SHOW), the initial deposit amount will appear
  4262.               at the right side of the Main Screen Show Area, in-line with
  4263.               the AMOUNT field of the Transaction List.
  4264.  
  4265.               If unselected (HIDE), nothing will be shown.
  4266.  
  4267.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA $
  4268.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4269.  
  4270.    4.9.2.1.5  Running Balance Tracker
  4271.  
  4272.               Toggle the display (SHOW or HIDE) of the Running Balance
  4273.               Tracker, which graphically displays (in a bar chart format)
  4274.               the running balances of the 20 transactions currently
  4275.               viewable in the Transaction List.
  4276.  
  4277.               If selected (SHOW), the Running Balance Tracker will appear
  4278.               in the lower-right corner of the Main Screen.  If a
  4279.               transaction is highlighted, the corresponding running balance
  4280.               bar will be indicated with an arrow.
  4281.  
  4282.  
  4283.  
  4284.  
  4285.  
  4286.                                      54
  4287.  
  4288.  
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.  
  4294.  
  4295.  
  4296. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4297.  
  4298.  
  4299.               If unselected (HIDE), the Tracker area will be blank.
  4300.  
  4301.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA T
  4302.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4303.  
  4304.    4.9.2.2  Icon Creation
  4305.  
  4306.             All functions relating to the creation of icon files are
  4307.             located within this sub-menu.
  4308.  
  4309.    4.9.2.2.1  Checkbook
  4310.  
  4311.               Toggle the creation (CREATE or IGNORE) of an icon with each
  4312.               saved checkbook file.
  4313.  
  4314.               If selected (CREATE), a checkbook icon will accompany each
  4315.               of the future checkbook files saved.  The icon will be
  4316.               similar to the Checkbook Accountant program icon, but will
  4317.               have the word "CHECKBOOK" on it.
  4318.  
  4319.               If unselected (IGNORE), each of the following checkbook files
  4320.               will not have an accompanying icon.
  4321.  
  4322.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA (
  4323.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4324.  
  4325.    4.9.2.2.2  Budget List
  4326.  
  4327.               Toggle the creation (CREATE or IGNORE) of an icon with each
  4328.               saved budget list file.
  4329.  
  4330.               If selected (CREATE), a budget icon will accompany each of
  4331.               the future budget list files saved.  The icon will be similar
  4332.               to the Checkbook Accountant program icon, but will have the
  4333.               word "BUDGET" on it.
  4334.  
  4335.               If unselected (IGNORE), each of the following budget list
  4336.               files will not have an accompanying icon.
  4337.  
  4338.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA )
  4339.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4340.  
  4341.  
  4342.  
  4343.  
  4344.  
  4345.  
  4346.  
  4347.  
  4348.  
  4349.  
  4350.  
  4351.  
  4352.                                      55
  4353.  
  4354.  
  4355.  
  4356.  
  4357.  
  4358.  
  4359.  
  4360.  
  4361.  
  4362. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4363.  
  4364.  
  4365.    4.9.2.2.3  Description List
  4366.  
  4367.               Toggle the creation (CREATE or IGNORE) of an icon with each
  4368.               saved description list file.
  4369.  
  4370.               If selected (CREATE), a description icon will accompany each
  4371.               of the future description list files saved.  The icon will be
  4372.               similar to the Checkbook Accountant program icon, but will
  4373.               have the word "DESC" on it.
  4374.  
  4375.               If unselected (IGNORE), each of the following description
  4376.               list files will not have an accompanying icon.
  4377.  
  4378.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA _
  4379.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4380.  
  4381.    4.9.2.3  User Prefs
  4382.  
  4383.             All functions relating to the user-selection of the Workbench
  4384.             Screen attributes are located within this sub-menu.
  4385.  
  4386.    4.9.2.3.1  Workbench Pointer
  4387.  
  4388.               Toggle the type (CA or WB) of pointer to use.
  4389.  
  4390.               If selected (WB), the Checkbook Accountant pencil pointer
  4391.               will be replaced with the current Workbench pointer.
  4392.  
  4393.               If unselected (CA), the current Workbench pointer will be
  4394.               replaced with the default Checkbook Accountant pencil
  4395.               pointer.
  4396.  
  4397.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA !
  4398.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4399.  
  4400.    4.9.2.3.2  Workbench Colors
  4401.  
  4402.               Toggle the screen colors (CA or WB) used in the program.
  4403.  
  4404.               If selected (WB), the Checkbook Accountant Main Screen colors
  4405.               will be replaced with the current Workbench Screen colors.
  4406.               The program will try to analyze the current colors and use
  4407.               the appropriate color scheme to preserve a 3-dimensional
  4408.               look.  However, the resulting colors might not make the
  4409.               program look appealing.
  4410.  
  4411.  
  4412.  
  4413.  
  4414.  
  4415.  
  4416.  
  4417.  
  4418.                                      56
  4419.  
  4420.  
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.  
  4426.  
  4427.  
  4428. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4429.  
  4430.  
  4431.               If unselected (CA), the current Workbench Screen colors will
  4432.               be replaced with the default Checkbook Accountant Main Screen
  4433.               colors.
  4434.  
  4435.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA *
  4436.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4437.  
  4438.    4.9.2.4  Auto Desc List
  4439.  
  4440.             All options relating to automatically creating a custom
  4441.             Description List during the loading of a checkbook file.
  4442.  
  4443.    4.9.2.4.1  Add PAY / DESC
  4444.  
  4445.               Add the PAY / DESC descriptions from the loaded checkbook to
  4446.               the Description List.
  4447.  
  4448.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  4449.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4450.  
  4451.    4.9.2.4.2  Add MEMO
  4452.  
  4453.               Add the MEMO descriptions from the loaded checkbook to the
  4454.               Description List.
  4455.  
  4456.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA M
  4457.               Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4458.  
  4459.    4.9.2.5  TAX Status
  4460.  
  4461.             All available initial settings for the TAX status of newly
  4462.             defined transactions.
  4463.  
  4464.    4.9.2.5.1  Same As Last Used
  4465.  
  4466.               The state of the TAX button in the current (new) transaction
  4467.               will be the same as the last transaction.
  4468.  
  4469.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  4470.               Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  4471.  
  4472.    4.9.2.5.2  Always TRUE
  4473.  
  4474.               The state of the TAX button (for new transactions only) will
  4475.               always be TRUE (shown with a check mark).
  4476.  
  4477.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA 1
  4478.               Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  4479.  
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.  
  4484.                                      57
  4485.  
  4486.  
  4487.  
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.  
  4492.  
  4493.  
  4494. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4495.  
  4496.  
  4497.    4.9.2.5.3  Always FALSE
  4498.  
  4499.               The state of the TAX button (for new transactions only) will
  4500.               always be FALSE (shown without a check mark).
  4501.  
  4502.               Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA 0
  4503.               Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  4504.  
  4505.    4.9.3  Input Fields
  4506.  
  4507.           The Program Prefs Requester's input fields contain the CA:
  4508.           directory name and the default (initial) transaction PAY / DESC
  4509.           descriptions.
  4510.  
  4511.    4.9.3.1  CA: Directory
  4512.  
  4513.             The directory name which the program should use to locate the
  4514.             CAhelp directory and CAdefault.CAb and CAdefault.CAd files.
  4515.             CA: is not actually assigned (with the AmigaDOS assign
  4516.             command), but is used to describe the location of the Checkbook
  4517.             Accountant support files.  If this input field is blank, the
  4518.             program will try to find these files in the current directory.
  4519.  
  4520.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 128).
  4521.  
  4522.    4.9.3.2  Default Description For -- Checks
  4523.  
  4524.             Initial description to place in the PAY input field during the
  4525.             definition of a new check transaction.
  4526.  
  4527.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  4528.  
  4529.    4.9.3.3  Default Description For -- Other Debits
  4530.  
  4531.             Initial description to place in the DESC input field during the
  4532.             definition of a new other debit transaction.
  4533.  
  4534.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  4535.  
  4536.    4.9.3.4  Default Description For -- Deposits
  4537.  
  4538.             Initial description to place in the DESC input field during the
  4539.             definition of a new deposit transaction.
  4540.  
  4541.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.  
  4550.                                      58
  4551.  
  4552.  
  4553.  
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.  
  4558.  
  4559.  
  4560. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4561.  
  4562.  
  4563.    4.9.3.5  Default Description For -- Other Credits
  4564.  
  4565.             Initial description to place in the DESC input field during the
  4566.             definition of a new other credit transaction.
  4567.  
  4568.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  4569.  
  4570.    4.9.3.6  Default Description For -- Voided Checks
  4571.  
  4572.             Initial description to place in the DESC input field during the
  4573.             redefinition of a non-voided check as a voided check.
  4574.  
  4575.             FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  4576.  
  4577.  
  4578.  
  4579.    4.10 Reconcile Requester
  4580.  
  4581.         This requester displays the preconditions which must be present
  4582.         in the current checkbook for the Reconcile function to produce the
  4583.         appropriate results.
  4584.  
  4585.         Select "Okay" to accept the preconditions of the Reconcile
  4586.         function.  After selecting "Okay", the program will calculate the
  4587.         current checkbook's statement balance and display this amount in
  4588.         the STATEMENT BALANCE box (section 4.1.5.4.3) on the Main Screen.
  4589.  
  4590.         The program calculates the statement balance by adding all the
  4591.         cleared transactions (sections 4.1.2.8 and 4.19.3.6).
  4592.  
  4593.         Keyboard Selection: Y
  4594.         Mouse Selection:    Command Button
  4595.  
  4596.         Select "Cancel" to terminate the Reconcile function, to fulfill
  4597.         either the preconditions or select another function.
  4598.  
  4599.         Keyboard Selection: N; RETURN
  4600.         Mouse Selection:    Command Button
  4601.  
  4602.  
  4603.  
  4604.    4.11 Reoccurring Transaction Groups Requester
  4605.  
  4606.         This requester defines the Reoccurring Transaction Group names.
  4607.  
  4608.         Drag the scroll bar to scroll (in large increments) the Group List.
  4609.         Depress the arrow buttons to scroll (one entry at a time) this
  4610.         List.
  4611.  
  4612.  
  4613.  
  4614.  
  4615.  
  4616.                                      59
  4617.  
  4618.  
  4619.  
  4620.  
  4621.  
  4622.  
  4623.  
  4624.  
  4625.  
  4626. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4627.  
  4628.  
  4629.         These display controls have the keyboard equivalents:
  4630.  
  4631.            UP =         display the previous group;
  4632.            DOWN =       display the next group;
  4633.  
  4634.            ALT-UP =     display the previous 2 groups;
  4635.            ALT-DOWN =   display the next 2 groups;
  4636.  
  4637.            SHIFT-UP =   display the previous 5 groups;
  4638.            SHIFT-DOWN = display the next 5 groups;
  4639.  
  4640.            CTRL-UP =    display the first 5 groups;
  4641.            CTRL-DOWN =  display the last 5 groups.
  4642.  
  4643.    4.11.1  Group
  4644.  
  4645.            This menu contains the requester controls, Okay and Cancel, as
  4646.            well as the group functions, Add, Delete, and Clear.
  4647.  
  4648.    4.11.1.1  Okay
  4649.  
  4650.              Accept the current Reoccurring Transaction Group List and exit
  4651.              the requester.  Unlike other Okay functions, this one is not
  4652.              equivalent to double-clicking on a group entry to select a
  4653.              group.
  4654.  
  4655.              If you're adding a transaction to a group, you should double-
  4656.              click on the group name to select it (and not highlight the
  4657.              name and select Okay).  Adding to a group in this way displays
  4658.              the transactions within the selected group, including the just
  4659.              added transaction.
  4660.  
  4661.              If you're adding a group of reoccurring transactions to the
  4662.              checkbook, you should highlight the group name and select
  4663.              Okay.  Double-clicking on the group name will display the
  4664.              transactions within that group.
  4665.  
  4666.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  4667.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4668.  
  4669.    4.11.1.2  Add
  4670.  
  4671.              Activate the Group name (section 4.11.2.1) input field for you
  4672.              to define a new Reoccurring Transaction Group name.  Once you
  4673.              press the RETURN key, the group name will be entered into the
  4674.              Group List in alphabetical order.  Duplicate and blank group
  4675.              names are not allowed and will not be entered into the Group
  4676.              List.
  4677.  
  4678.  
  4679.  
  4680.  
  4681.  
  4682.                                      60
  4683.  
  4684.  
  4685.  
  4686.  
  4687.  
  4688.  
  4689.  
  4690.  
  4691.  
  4692. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4693.  
  4694.  
  4695.              Once a group name has been added to the list, it cannot be
  4696.              edited, although it can be deleted and added again.
  4697.  
  4698.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  4699.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4700.  
  4701.    4.11.1.3  Delete
  4702.  
  4703.              Remove the highlighted group name from the current Reoccurring
  4704.              Transaction Group List.  The group, including all the
  4705.              transactions within the group, will be removed.  A group name
  4706.              must be highlighted for this function to work.
  4707.  
  4708.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  4709.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4710.  
  4711.    4.11.1.4  Clear
  4712.  
  4713.              Remove all the entries in the current Reoccurring Transaction
  4714.              Group List.  All groups and all transactions within each group
  4715.              will be removed.
  4716.  
  4717.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  4718.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4719.  
  4720.    4.11.1.5  Cancel
  4721.  
  4722.              Terminate the definition of Reoccurring Transaction Group
  4723.              names.  Unlike other Cancel functions, this one will retain
  4724.              all changes made to the Group List.
  4725.  
  4726.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  4727.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4728.  
  4729.    4.11.2  Input Field
  4730.  
  4731.            The Reoccurring Transaction Groups input field defines the group
  4732.            name.
  4733.  
  4734.    4.11.2.1  Group name
  4735.  
  4736.              The description of the group.  The transactions added to this
  4737.              group will be included into the checkbook through the
  4738.              selection of their Reoccurring Transaction Group name.
  4739.  
  4740.              FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 40).
  4741.  
  4742.  
  4743.  
  4744.  
  4745.  
  4746.  
  4747.  
  4748.                                      61
  4749.  
  4750.  
  4751.  
  4752.  
  4753.  
  4754.  
  4755.  
  4756.  
  4757.  
  4758. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4759.  
  4760.  
  4761.    4.12 Reoccurring Transactions Requester
  4762.  
  4763.         This requester defines the contents and order of the transactions
  4764.         in the current Reoccurring Transaction Group.
  4765.  
  4766.         Drag the scroll bar to scroll (in large increments) the Group
  4767.         Transactions List.  Depress the arrow buttons to scroll (one entry
  4768.         at a time) this List.
  4769.  
  4770.         These display controls have the keyboard equivalents:
  4771.  
  4772.            UP =         display the previous transaction;
  4773.            DOWN =       display the next transaction;
  4774.  
  4775.            ALT-UP =     display the previous 5 transactions;
  4776.            ALT-DOWN =   display the next 5 transactions;
  4777.  
  4778.            SHIFT-UP =   display the previous 10 transactions;
  4779.            SHIFT-DOWN = display the next 10 transactions;
  4780.  
  4781.            CTRL-UP =    display the first 10 transactions;
  4782.            CTRL-DOWN =  display the last 10 transactions.
  4783.  
  4784.    4.12.1  Transaction
  4785.  
  4786.            This menu contains the requester controls, Okay and Cancel, as
  4787.            well as the group functions, Delete, Clear, and Move.
  4788.  
  4789.    4.12.1.1  Okay
  4790.  
  4791.              Accept the current transactions and their listed order within
  4792.              the current Reoccurring Transactions List and exit the
  4793.              requester.  No double-click feature (as an alternative to
  4794.              selecting Okay) is provided.  Double-clicking on a transaction
  4795.              allows you to edit the transaction, although you cannot budget
  4796.              or delete it from the Transaction Requester.  As is true with
  4797.              the Main Screen Transaction List, you can alternatively edit
  4798.              a transaction by highlighting it and pressing the RETURN key.
  4799.  
  4800.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  4801.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4802.  
  4803.    4.12.1.2  Delete
  4804.  
  4805.              Remove the highlighted transaction from the current group.
  4806.              A transaction must be highlighted for this function to work.
  4807.  
  4808.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  4809.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4810.  
  4811.  
  4812.  
  4813.  
  4814.                                      62
  4815.  
  4816.  
  4817.  
  4818.  
  4819.  
  4820.  
  4821.  
  4822.  
  4823.  
  4824. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4825.  
  4826.  
  4827.  
  4828.    4.12.1.3  Clear
  4829.  
  4830.              Remove all the transactions within the current group.  The
  4831.              group will still exist, although it will contain no entries.
  4832.  
  4833.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  4834.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4835.  
  4836.    4.12.1.4  Move
  4837.  
  4838.              Allow for the transfer of a transaction from one part of the
  4839.              Reoccurring Transactions List to another part.  Highlight the
  4840.              transaction to move, select this function, and select the
  4841.              entry in the List where to move the transaction.  The
  4842.              transaction will be moved between the selected location and
  4843.              the location previous to it.  This means that a transaction
  4844.              cannot be moved to the last entry in the List (only to the
  4845.              second to the last entry).  To move it to the end of the List,
  4846.              select the last entry and move to above the just moved
  4847.              transaction.
  4848.  
  4849.              A transaction must be highlighted for this function to work.
  4850.              While in the Move function, the regular pencil pointer will be
  4851.              modified to the move pencil (two arrows are superimposed on
  4852.              the pencil).  Selecting another menu item or command button
  4853.              while in the process of moving a transaction will terminate
  4854.              the Move function (and move pencil).
  4855.  
  4856.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA M
  4857.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4858.  
  4859.    4.12.1.5  Cancel
  4860.  
  4861.              Terminate the editing of the Reoccurring Transactions List
  4862.              for the current group.  Unlike other Cancel functions, this
  4863.              one will retain all changes made to the List.
  4864.  
  4865.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  4866.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4867.  
  4868.  
  4869.  
  4870.  
  4871.  
  4872.  
  4873.  
  4874.  
  4875.  
  4876.  
  4877.  
  4878.  
  4879.  
  4880.                                      63
  4881.  
  4882.  
  4883.  
  4884.  
  4885.  
  4886.  
  4887.  
  4888.  
  4889.  
  4890. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4891.  
  4892.  
  4893.    4.13 Request/Notice Requesters
  4894.  
  4895.         The Request Requester is a message by the program for permission to
  4896.         continue with the requested function.  A possibly undoable event
  4897.         will result if the function continues, and the program is asking
  4898.         for confirmation.  Select "Okay" to continue with the function or
  4899.         "Cancel" (or the RETURN key) to abort the function.
  4900.  
  4901.         Keyboard Selection: Y (OKAY)
  4902.                             N; RETURN (Cancel)
  4903.         Mouse Selection:    Command Button "Okay"
  4904.                             Command Button "Cancel"
  4905.  
  4906.  
  4907.         The Notice Requester is a notification by the program of the
  4908.         existence of an improper or invalid situation.  Select "Okay" (or
  4909.         the RETURN key) to undo the last function (or in some cases return
  4910.         to editing).
  4911.  
  4912.         Keyboard Selection: Y; RETURN (Okay)
  4913.         Mouse Selection:    Command Button "Okay"
  4914.  
  4915.  
  4916.  
  4917.    4.14 Search Requester
  4918.  
  4919.         This requester defines the transaction PAY / DESC description to
  4920.         search for.  Any viewable transaction in the Transaction List which
  4921.         matches the defined description will be highlighted.
  4922.  
  4923.    4.14.1  Search Menu
  4924.  
  4925.            This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel.
  4926.  
  4927.    4.14.1.1  Okay
  4928.  
  4929.              Accept the defined search description and proceeds from the
  4930.              current position in the Transaction List to locate the first
  4931.              transaction which matches the description.
  4932.  
  4933.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  4934.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4935.  
  4936.  
  4937.  
  4938.  
  4939.  
  4940.  
  4941.  
  4942.  
  4943.  
  4944.  
  4945.  
  4946.                                      64
  4947.  
  4948.  
  4949.  
  4950.  
  4951.  
  4952.  
  4953.  
  4954.  
  4955.  
  4956. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  4957.  
  4958.  
  4959.    4.14.1.2  Cancel
  4960.  
  4961.              Terminate the definition of the search description and
  4962.              restore the previous description and condition (Use
  4963.              Wildcards).
  4964.  
  4965.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  4966.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  4967.  
  4968.    4.14.2  Conditions Menu
  4969.  
  4970.            This menu contains the conditions by which to search the
  4971.            Transaction List.
  4972.  
  4973.    4.14.2.1  Use Wildcards
  4974.  
  4975.              Toggle the use (YES or NO) of the wildcard characters, '?'
  4976.              and '*', for pattern matching purposes.
  4977.  
  4978.              If used (YES), the '?' character will match any single
  4979.              character while the '*' will match zero or more successive
  4980.              characters.
  4981.  
  4982.              If not used (NO), the Search For description will be taken
  4983.              verbatim, meaning that a transaction must match all characters
  4984.              exactly.  If the Case Sensitive option is selected, the
  4985.              descriptions do not necessarily have to match verbatim,
  4986.              although the spelling of both descriptions must match.
  4987.  
  4988.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA W
  4989.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  4990.  
  4991.    4.14.2.2  Case Sensitive
  4992.  
  4993.              Toggle the requirement (YES or NO) that for two descriptions
  4994.              to match, they must both match in spelling and case.
  4995.  
  4996.              If required (YES), the Search For description will only match
  4997.              a transaction's PAY / DESC description if both are spelled
  4998.              the same and the case of each letter is the same.
  4999.  
  5000.              If not required (NO), the Search For description will match
  5001.              any transaction PAY / DESC description that is spelled the
  5002.              same.
  5003.  
  5004.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA C
  5005.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5006.  
  5007.  
  5008.  
  5009.  
  5010.  
  5011.  
  5012.                                      65
  5013.  
  5014.  
  5015.  
  5016.  
  5017.  
  5018.  
  5019.  
  5020.  
  5021.  
  5022. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5023.  
  5024.  
  5025.    4.14.3  Description List Menu
  5026.  
  5027.            This menu contains the functions available to manipulate the
  5028.            current Description List.
  5029.  
  5030.    4.14.3.1  Select
  5031.  
  5032.              Display the Description List Requester for you to select a
  5033.              phrase to be placed in the Search For input field.  Wherever
  5034.              the cursor is currently shown in the Search Requester, the
  5035.              selected description will be placed in the Search For input
  5036.              field, replacing the previous description.
  5037.  
  5038.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  5039.              Mouse Selection:    Menu Item
  5040.  
  5041.    4.14.4  Input Field
  5042.  
  5043.            The Search Requester's input field contains the transaction
  5044.            description to be located.
  5045.  
  5046.    4.14.4.1  Search For
  5047.  
  5048.              The transaction PAY or DESC input field content to search for.
  5049.              The search function is case-sensitive, which means that the
  5050.              Search For description will only generate a match if it is
  5051.              exactly the same as a transaction's description.
  5052.  
  5053.              FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  5054.  
  5055.  
  5056.  
  5057.    4.15 Search & Replace Requester
  5058.  
  5059.         This requester defines the transaction PAY / DESC description to
  5060.         search for and the replacement description.  Any viewable
  5061.         transaction in the Transaction List which matches the defined
  5062.         description will be highlighted and its description will be
  5063.         replaced with the Replace With description.
  5064.  
  5065.    4.15.1  Search Menu
  5066.  
  5067.            This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel.
  5068.  
  5069.  
  5070.  
  5071.  
  5072.  
  5073.  
  5074.  
  5075.  
  5076.  
  5077.  
  5078.                                      66
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.  
  5083.  
  5084.  
  5085.  
  5086.  
  5087.  
  5088. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5089.  
  5090.  
  5091.    4.15.1.1  Okay
  5092.  
  5093.              Accept the defined search and replace descriptions and
  5094.              proceeds from the current position in the Transaction List to
  5095.              locate the first transaction which matches the description and
  5096.              replace its description.
  5097.  
  5098.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  5099.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5100.  
  5101.    4.15.1.2  Cancel
  5102.  
  5103.              Terminate the definition of the search and replace
  5104.              descriptions and restore the previous descriptions and
  5105.              conditions (Use Wildcards, Verify Replacement, and Global
  5106.              Replacement).
  5107.  
  5108.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  5109.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5110.  
  5111.    4.15.2  Conditions Menu
  5112.  
  5113.            This menu contains the conditions by which to search the
  5114.            Transaction List.
  5115.  
  5116.    4.15.2.1  Use Wildcards
  5117.  
  5118.              Toggle the use (YES or NO) of the wildcard characters, '?' and
  5119.              '*', for pattern matching purposes.
  5120.  
  5121.              If used (YES), the '?' character will match any single
  5122.              character while the '*' will match zero or more successive
  5123.              characters.
  5124.  
  5125.              If not used (NO), the Search For description will be taken
  5126.              verbatim, meaning that a transaction must match all characters
  5127.              exactly.  You would use this if the description contained
  5128.              either or both of the wildcard characters.  If the Case
  5129.              Sensitive option is selected, the descriptions do not
  5130.              necessarily have to match verbatim, although the spelling of
  5131.              both descriptions must match.
  5132.  
  5133.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA W
  5134.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5135.  
  5136.    4.15.2.2  Case Sensitive
  5137.  
  5138.              Toggle the requirement (YES or NO) that for two descriptions
  5139.              to match, they must both match in spelling and case.
  5140.  
  5141.  
  5142.  
  5143.  
  5144.                                      67
  5145.  
  5146.  
  5147.  
  5148.  
  5149.  
  5150.  
  5151.  
  5152.  
  5153.  
  5154. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5155.  
  5156.  
  5157.  
  5158.              If required (YES), the Search For description will only match
  5159.              a transaction's PAY / DESC description if both are spelled
  5160.              the same and the case of each letter is the same.
  5161.  
  5162.              If not required (NO), the Search For description will match
  5163.              any transaction PAY / DESC description that is spelled the
  5164.              same.
  5165.  
  5166.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA C
  5167.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5168.  
  5169.    4.15.2.3  Verify Replacement
  5170.  
  5171.              Toggle the verification (YES or NO) of each replacement of
  5172.              the Search For description with the Replace With description.
  5173.              This option toggles off (NO) the Global Replacement option.
  5174.  
  5175.              If verify (YES), each match will produce a request verifying
  5176.              if that the current transaction should be modified.
  5177.  
  5178.              If no verify (NO), each match will be replaced with the
  5179.              Replace With description without any user intervention.  This
  5180.              effectively replaces all matches fairly quickly.
  5181.  
  5182.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA V
  5183.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5184.  
  5185.    4.15.2.4  Global Replacement
  5186.  
  5187.              Toggle the ability (YES or NO) of replacing all transactions
  5188.              in the checkbook (and not just those currently viewable in the
  5189.              Transaction List) whose PAY / DESC description matches the
  5190.              Replace With description without verification from the user.
  5191.              This option toggles off (NO) the Verify Replacement option.
  5192.  
  5193.              If global (YES), each match in the entire checkbook will be
  5194.              replaced, without prompting of the user, and the checkbook
  5195.              entries that matched will be updated.
  5196.  
  5197.              If not global (NO), only those transactions currently
  5198.              viewable in the Transaction List will be analyzed for a
  5199.              matching PAY / DESC description.
  5200.  
  5201.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA G
  5202.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5203.  
  5204.  
  5205.  
  5206.  
  5207.  
  5208.  
  5209.  
  5210.                                      68
  5211.  
  5212.  
  5213.  
  5214.  
  5215.  
  5216.  
  5217.  
  5218.  
  5219.  
  5220. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5221.  
  5222.  
  5223.    4.15.3  Description List Menu
  5224.  
  5225.            This menu contains the functions available to manipulate the
  5226.            current Description List.
  5227.  
  5228.    4.15.3.1  Select
  5229.  
  5230.              Display the Description List Requester for you to select a
  5231.              phrase to be placed in either the Search For or Replace With
  5232.              input field.  If the cursor is currently in the Search For
  5233.              input field and this function is selected, the selected
  5234.              description will be placed in the Search For input field,
  5235.              replacing the previous description.  If the cursor is
  5236.              currently in the Replace With input field and this function is
  5237.              selected, the selected description will be placed in the
  5238.              Replace With input field.  If the cursor is not shown at all,
  5239.              the selected description will be placed in the Search For
  5240.              input field.
  5241.  
  5242.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  5243.              Mouse Selection:    Menu Item
  5244.  
  5245.    4.15.4  Input Fields
  5246.  
  5247.            The Search & Replace Requester's input fields contain the
  5248.            transaction description to be located and the description to
  5249.            replace any matches with.
  5250.  
  5251.    4.15.4.1  Search For
  5252.  
  5253.              The transaction PAY or DESC input field content to search for.
  5254.              The search function is case-sensitive, which means that the
  5255.              Search For description will only generate a match if it is
  5256.              exactly the same as a transaction's description.
  5257.  
  5258.              FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  5259.  
  5260.    4.15.4.2  Replace With
  5261.  
  5262.              The transaction PAY or DESC description to replace any matches
  5263.              with.
  5264.  
  5265.              FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  5266.  
  5267.  
  5268.  
  5269.  
  5270.  
  5271.  
  5272.  
  5273.  
  5274.  
  5275.  
  5276.                                      69
  5277.  
  5278.  
  5279.  
  5280.  
  5281.  
  5282.  
  5283.  
  5284.  
  5285.  
  5286. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5287.  
  5288.  
  5289.    4.16 Selected Budgets Requester
  5290.  
  5291.         This requester defines the budgeted check transactions to view,
  5292.         based on selecting the budget categories to which check
  5293.         transactions can be distributed.
  5294.  
  5295.    4.16.1  Budget Menu
  5296.  
  5297.            This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel,
  5298.            and the entire list selection controls, All and None.
  5299.  
  5300.    4.16.1.1  Okay
  5301.  
  5302.              Accept the currently selected (shown in RED) budgets.  The
  5303.              check transactions budgeted (in whole or partially) to at
  5304.              least one of these selected budgets will be viewable in the
  5305.              Main Screen Transaction List (section 4.1.5.3).
  5306.  
  5307.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  5308.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5309.  
  5310.    4.16.1.2  All
  5311.  
  5312.              Select (using RED text) all of the budgets in the current
  5313.              Budget List.  This effectively chooses all budgeted check
  5314.              transactions for viewing.
  5315.  
  5316.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  5317.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5318.  
  5319.    4.16.1.3  None
  5320.  
  5321.              Unselect (using BLACK text) all the selected budgets
  5322.              (previously shown in RED).  This effectively ignores all
  5323.              budgeted check transactions from viewing.
  5324.  
  5325.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA O
  5326.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5327.  
  5328.    4.16.1.4  Cancel
  5329.  
  5330.              Terminate the selection of budgets.  Unlike other Cancel
  5331.              function, this one saves all changes made to the Budget
  5332.              List.
  5333.  
  5334.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  5335.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5336.  
  5337.  
  5338.  
  5339.  
  5340.  
  5341.  
  5342.                                      70
  5343.  
  5344.  
  5345.  
  5346.  
  5347.  
  5348.  
  5349.  
  5350.  
  5351.  
  5352. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5353.  
  5354.  
  5355.  
  5356.    4.17 Sort Criteria Requester
  5357.  
  5358.         This requester selects the field by which the selected transactions
  5359.         will be sorted.  Only one of the three fields (sort criteria) may
  5360.         be selected at a time, which means that the Transaction List can
  5361.         only be sorted based on only one of the three fields.  The sorted
  5362.         order of the Transaction List is not permanent, but the sort
  5363.         criteria (the field by which to sort the List) is saved in the
  5364.         the checkbook file.
  5365.  
  5366.  
  5367.    4.17.1  Sort Criteria Menu
  5368.  
  5369.            This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel.
  5370.  
  5371.    4.17.1.1  Okay
  5372.  
  5373.              Accept the currently selected field for the sorting process.
  5374.              The selected transactions will be ordered (numerically-
  5375.              increasing) based on the contents of the selected field.
  5376.  
  5377.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  5378.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5379.  
  5380.    4.17.1.2  Cancel
  5381.  
  5382.              Ignore any changes made to the Sort By List and restore the
  5383.              previous sort criteria.
  5384.  
  5385.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  5386.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5387.  
  5388.  
  5389.    4.17.2  Sort By Menu
  5390.  
  5391.            This menu contains the selectable fields to sort by.
  5392.  
  5393.    4.17.2.1  Check Number
  5394.  
  5395.              Sort the Transaction List in increasing check number order.
  5396.              Non-checks are grouped (according to entered order) at the
  5397.              top of the List while the sorted checks are grouped at the
  5398.              end.
  5399.  
  5400.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA C
  5401.              Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  5402.  
  5403.  
  5404.  
  5405.  
  5406.  
  5407.  
  5408.                                      71
  5409.  
  5410.  
  5411.  
  5412.  
  5413.  
  5414.  
  5415.  
  5416.  
  5417.  
  5418. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5419.  
  5420.  
  5421.    4.17.2.2  Transaction Date
  5422.  
  5423.              Sort the Transaction List in increasing transaction date
  5424.              order.  Transactions with the same date are grouped together
  5425.              according to their entered order.  Voided checks and other
  5426.              transactions which have undefined transaction date are
  5427.              grouped at the top of the List.
  5428.  
  5429.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  5430.              Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  5431.  
  5432.    4.17.2.3  Cleared Date
  5433.  
  5434.              Sort the Transaction List in increasing cleared date order.
  5435.              Transactions with the same cleared date are grouped together
  5436.              according to their entered order.  Voided checks and other
  5437.              transactions which have undefined cleared date are grouped
  5438.              at the top of the list.
  5439.  
  5440.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  5441.              Mouse Selection:    Menu Item; Radio Button
  5442.  
  5443.  
  5444.  
  5445.    4.18 Statistics Requester
  5446.  
  5447.         This requester displays various statistics about the current state
  5448.         of the current checkbook.
  5449.  
  5450.         The top section of the requester has a spreadsheet-type
  5451.         representation of the number of entries (shown as "Entries"), the
  5452.         total amount ("Total Amt"), minimum amount ("Min Amt"), maximum
  5453.         amount ("Max Amt"), and average amount ("Avg Amt") for the
  5454.         different types of transactions.  They are listed in a similar way
  5455.         to the View (Select Groups) Requester's selections.
  5456.  
  5457.         Row 1 (All Transactions):
  5458.            This row shows the statistics for all transactions in the
  5459.            checkbook.  The "Total Amt" field's contents are interpreted
  5460.            differently from the other types of transactions in that this
  5461.            amount is not the total of all the transaction's amount, but the
  5462.            their total balance.  This amount plus the initial deposit
  5463.            amount equals the current checkbook balance.  The "Min", "Max",
  5464.            and "Avg" amounts, however, treated the same as the other
  5465.            rows (they represent the transaction amounts and not the
  5466.            balances).
  5467.  
  5468.  
  5469.  
  5470.  
  5471.  
  5472.  
  5473.  
  5474.                                      72
  5475.  
  5476.  
  5477.  
  5478.  
  5479.  
  5480.  
  5481.  
  5482.  
  5483.  
  5484. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5485.  
  5486.  
  5487.         Row 2 (Viewables Only):
  5488.            This row shows the statistics for the viewable transactions
  5489.            only (those selected in the View (Select Groups) Requester).
  5490.            Just as in Row 1, the "Total Amt" column entry is actually the
  5491.            total (running) balance, minus the initial deposit, of the
  5492.            viewable transactions.  The other columns are interpreted
  5493.            normally.
  5494.  
  5495.         Rows 3 to 11:
  5496.            These rows show the statistics for the different types of
  5497.            viewable transactions (and not all transactions) in the
  5498.            checkbook.  The "Total Amt" column entries are treated the same
  5499.            as the other column entries, in that they represent the
  5500.            transaction amounts (total, min, max, and average).
  5501.  
  5502.         The middle section contains a few miscellaneous statistics, such
  5503.         as the First Used and Next Available Check Number, the number of
  5504.         Entries in the Budget and Description Lists.
  5505.  
  5506.         The bottom section contains a few Budget List statistics, such as
  5507.         the Most and Least Likely budget categories to become overbudgeted
  5508.         in the future.  The program ignores budgets already overbudgeted
  5509.         and focuses on those that haven't reached overbudget levels.  If
  5510.         the Budget List produces no clear Most or Least Likely budget (more
  5511.         than one are equally likely), then the first budget analyzed as
  5512.         such will be displayed.  The current Expense Limit ("Exp Limit")
  5513.         and total (in analysis period) expenses ("Curr Amt") amounts are
  5514.         also shown for each budget.  If the Budget List contains no
  5515.         entries, then this section will be blank.
  5516.  
  5517.         Keyboard Selection: Y; RETURN
  5518.         Mouse Selection:    Command Button "Okay"
  5519.  
  5520.  
  5521.  
  5522.    4.19 Transaction Requester
  5523.  
  5524.         This requester displays the currently selected transaction's
  5525.         information.
  5526.  
  5527.  
  5528.    4.19.1  Transaction Menu
  5529.  
  5530.            This menu contains the functions available to manipulate the
  5531.            current transaction's characteristics.
  5532.  
  5533.  
  5534.  
  5535.  
  5536.  
  5537.  
  5538.  
  5539.  
  5540.                                      73
  5541.  
  5542.  
  5543.  
  5544.  
  5545.  
  5546.  
  5547.  
  5548.  
  5549.  
  5550. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5551.  
  5552.  
  5553.    4.19.1.1  Add/Update
  5554.  
  5555.              For new transactions (menu and button labelled "Add", this
  5556.              function will add the current transaction into the checkbook
  5557.              as the last transaction.
  5558.  
  5559.              For previously entered transactions (menu and button labelled
  5560.              "Update", this function will update the current transaction's
  5561.              information to reflect the changes and recalculate the
  5562.              checkbook balance accordingly.
  5563.  
  5564.              If a transaction is, because of its characteristics, not a
  5565.              viewable transaction (as defined in the View (Select Groups)
  5566.              Requester; section 4.20), it will not be displayed in the
  5567.              Main Screen Transaction List (section 4.1.5.3).  Although it
  5568.              is still in the checkbook, it is not currently viewable.
  5569.  
  5570.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  5571.              Mouse Selection:    Menu Item;
  5572.                                  Command Buttons "Add" or "Update"
  5573.  
  5574.    4.19.1.2  Delete
  5575.  
  5576.              Remove the current transaction from the checkbook.  This
  5577.              function can only be selected for previously entered
  5578.              transactions (during the update process).  The checkbook
  5579.              balance (section 4.1.5.4.2) will be updated accordingly.
  5580.  
  5581.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  5582.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5583.  
  5584.    4.19.1.3  Void
  5585.  
  5586.              Cancel the usage of a check transaction.  A voided check
  5587.              cannot be further edited, although it can be deleted from the
  5588.              checkbook.  Voided checks are defined as being "outstanding"
  5589.              (not cleared).
  5590.  
  5591.              This function is irreversible (no way to un-void a check).
  5592.  
  5593.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA V
  5594.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5595.  
  5596.  
  5597.  
  5598.  
  5599.  
  5600.  
  5601.  
  5602.  
  5603.  
  5604.  
  5605.  
  5606.                                      74
  5607.  
  5608.  
  5609.  
  5610.  
  5611.  
  5612.  
  5613.  
  5614.  
  5615.  
  5616. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5617.  
  5618.  
  5619.    4.19.1.4  Tax
  5620.  
  5621.              Toggle the labelling (YES or NO) of the current transaction
  5622.              as either being tax deductible or used for tax purposes.
  5623.  
  5624.              If selected (YES), the transaction entry in the Transaction
  5625.              List (section 4.1.5.3) will contain a 'T' under the 'T' column
  5626.              (which signifies a transaction as being tax deductible or used
  5627.              for tax purposes).
  5628.  
  5629.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA T
  5630.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5631.  
  5632.    4.19.1.5  Budget
  5633.  
  5634.              Allow the check transaction's amount to be distributed across
  5635.              several (maximum of 99) budgets.  The Budget Distribution
  5636.              Requester (section 4.5) will be displayed for the definition
  5637.              of this check's budget distribution list.
  5638.  
  5639.              The number of budget distributions for the current transaction
  5640.              is displayed in parentheses to the right of the "Budget"
  5641.              button (between the "IN"/"OUT" designation and the PREV/NEXT
  5642.              buttons).
  5643.  
  5644.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA B
  5645.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5646.  
  5647.    4.19.1.6  Previous
  5648.  
  5649.              Move to the previous transaction in the Transaction List
  5650.              (section 4.1.5.3) without having to exit the current
  5651.              transaction and double-click on the previous entry in the
  5652.              Transaction List.  If the current transaction is the first
  5653.              transaction in the Transaction List, then this function cannot
  5654.              be selected.  This function can only be selected for
  5655.              previously entered transactions (during the update process).
  5656.  
  5657.              If the current transaction has been modified, selecting this
  5658.              function will not replace the old information with the new
  5659.              information (except for changes made to the budget
  5660.              distribution list).  To save all changes, select the Update
  5661.              function.
  5662.  
  5663.  
  5664.  
  5665.  
  5666.  
  5667.  
  5668.  
  5669.  
  5670.  
  5671.  
  5672.                                      75
  5673.  
  5674.  
  5675.  
  5676.  
  5677.  
  5678.  
  5679.  
  5680.  
  5681.  
  5682. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5683.  
  5684.  
  5685.              If the Transaction Requester is not properly drawn (as can be
  5686.              the case when using the Keyboard Selection), select the Main
  5687.              Screen (which unselect the Transaction Requester), then
  5688.              reselect the Transaction Requester.  This procedure should
  5689.              properly display the current transaction's information.
  5690.  
  5691.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA <
  5692.              Mouse Selection:    Menu Item; UP ARROW Button
  5693.  
  5694.    4.19.1.7  Next
  5695.  
  5696.              Move to the next transaction in the Transaction List
  5697.              (section 4.1.5.3) without having to exit the current
  5698.              transaction and double-click on the next entry in the
  5699.              Transaction List.  If the current transaction is the last
  5700.              transaction in the Transaction List, then this function cannot
  5701.              be selected.  This function can only be selected for
  5702.              previously entered transactions (during the update process).
  5703.  
  5704.              If the current transaction has been modified, selecting this
  5705.              function will not replace the old information with the new
  5706.              information (except for changes made to the budget
  5707.              distribution list).  To save all changes, select the Update
  5708.              function.
  5709.  
  5710.              If the Transaction Requester is not properly drawn (as can be
  5711.              the case when using the Keyboard Selection), select the Main
  5712.              Screen (which unselect the Transaction Requester), then
  5713.              reselect the Transaction Requester.  This procedure should
  5714.              properly display the current transaction's information.
  5715.  
  5716.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA >
  5717.              Mouse Selection:    Menu Item; DOWN ARROW Button
  5718.  
  5719.    4.19.1.8  Cancel
  5720.  
  5721.              Terminate the current editing session.  If Batch Mode is ON
  5722.              (section 4.1.2.5), selecting Cancel will exit Batch Mode
  5723.              processing without changing the Batch Mode status.
  5724.  
  5725.              For new transactions, this function does not enter the current
  5726.              transaction into the checkbook.
  5727.  
  5728.  
  5729.  
  5730.  
  5731.  
  5732.  
  5733.  
  5734.  
  5735.  
  5736.  
  5737.  
  5738.                                      76
  5739.  
  5740.  
  5741.  
  5742.  
  5743.  
  5744.  
  5745.  
  5746.  
  5747.  
  5748. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5749.  
  5750.  
  5751.              For previously entered transactions, this function ignores any
  5752.              changes made during the current editing session (except those
  5753.              made to the transaction's budget distribution list which are
  5754.              preserved) and restores the previous information.
  5755.  
  5756.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  5757.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5758.  
  5759.    4.19.2  Description List Menu
  5760.  
  5761.            This menu contains the functions available to manipulate the
  5762.            current Description List.
  5763.  
  5764.    4.19.2.1  Select
  5765.  
  5766.              Display the Description List Requester for you to select a
  5767.              phrase to be placed in the current transaction's PAY/DESC or
  5768.              MEMO input fields.  If the cursor is currently in the PAY/DESC
  5769.              input field and this function is selected, the selected
  5770.              description will be placed in the PAY/DESC input field,
  5771.              replacing the previous description.  If the cursor is
  5772.              currently in the MEMO input field and this function is
  5773.              selected, the selected description will be placed in the MEMO
  5774.              input field.  If the cursor is in any other input field or not
  5775.              shown at all, the selected description will be placed in the
  5776.              PAY/DESC input field.
  5777.  
  5778.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA L
  5779.              Mouse Selection:    Menu Item
  5780.  
  5781.  
  5782.    4.19.3  Input Fields
  5783.  
  5784.            The Transaction Requester's input fields contain the actual
  5785.            transaction data.
  5786.  
  5787.    4.19.3.1  CHECK#
  5788.  
  5789.              The check number is entered here.  This input field is only
  5790.              shown for check transaction.
  5791.  
  5792.              FORMAT: nnnnn
  5793.                      a number between 1 and 99999
  5794.  
  5795.  
  5796.  
  5797.  
  5798.  
  5799.  
  5800.  
  5801.  
  5802.  
  5803.  
  5804.                                      77
  5805.  
  5806.  
  5807.  
  5808.  
  5809.  
  5810.  
  5811.  
  5812.  
  5813.  
  5814. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5815.  
  5816.  
  5817.    4.19.3.2  DATE
  5818.  
  5819.              The date of the transaction is entered here.  This date is
  5820.              used to determine if this transaction is within View Range
  5821.              (section 4.20.2.11) and within the analysis period (section
  5822.              4.3.2).
  5823.  
  5824.              If the current check transaction falls within the current
  5825.              analysis period, the word "IN" is displayed next to the
  5826.              "Budget" button.  If the check falls outside the analysis
  5827.              period, the word "OUT" is displayed in the same area.
  5828.  
  5829.              FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  5830.                      any date between 1/1/0100 and 12/31/9999
  5831.                      (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  5832.  
  5833.              SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  5834.  
  5835.    4.19.3.3  PAY / DESC
  5836.  
  5837.              The description of the transaction is entered here.
  5838.  
  5839.              For check transactions (labelled as "PAY"), this field should
  5840.              contain the payee (to whom the check is written).  It is
  5841.              initialized to "CHECK", if the S:CAdefault.CAp file does not
  5842.              exist.  Otherwise, the description defined in the Default
  5843.              Description For -- Checks input field of the Program Prefs
  5844.              Requester will be used.
  5845.  
  5846.              For non-check transactions (labelled as "DESC"), this field
  5847.              will contain the word "DEBIT" (for debits), "DEPOSIT" (for
  5848.              deposits), and "CREDIT" (for credits), if the S:CAdefault.CAp
  5849.              file does not exist.  Otherwise, the descriptions defined in
  5850.              the Default Description For input fields of the Program Prefs
  5851.              Requester will be used.  This initial description can be
  5852.              edited.
  5853.  
  5854.              FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  5855.  
  5856.  
  5857.  
  5858.  
  5859.  
  5860.  
  5861.  
  5862.  
  5863.  
  5864.  
  5865.  
  5866.  
  5867.  
  5868.  
  5869.  
  5870.                                      78
  5871.  
  5872.  
  5873.  
  5874.  
  5875.  
  5876.  
  5877.  
  5878.  
  5879.  
  5880. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5881.  
  5882.  
  5883.    4.19.3.4  Amount
  5884.  
  5885.              The dollar value of the transaction is entered here.
  5886.  
  5887.              For check transactions, this amount is equivalent to the
  5888.              amount unbudgeted (section 4.5).  If a budget distribution
  5889.              list currently exists and this dollar amount is edited,
  5890.              causing a discrepancy with the amount unbudgeted, the program
  5891.              will notify this fact.  This amount can be increased without
  5892.              affecting the budget distributions, but can only be decreased
  5893.              by the amount currently unbudgeted before a discrepancy will
  5894.              occur.
  5895.  
  5896.              FORMAT: nnn,nnn.nn (commas not mandatory)
  5897.                      an amount between 0.00 and 999,999.99
  5898.  
  5899.    4.19.3.5  MEMO
  5900.  
  5901.              Additional information about the current transaction is
  5902.              entered here.  This is what would normally be written in the
  5903.              second line of a transaction entry in the checkbook register
  5904.              and on the MEMO line of a check.
  5905.  
  5906.              FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  5907.  
  5908.    4.19.3.6  CLEARED
  5909.  
  5910.              The date the current transaction was cleared (posted) by the
  5911.              bank.  This information can be found on the bank statements.
  5912.              Once a transaction contains a valid cleared date, it will be
  5913.              defined as being cleared.  The resulting transaction entry in
  5914.              the Transaction List (section 4.1.5.3) will contain a 'C'
  5915.              under the 'C' column (which signifies a transaction as being
  5916.              cleared).
  5917.  
  5918.              FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  5919.                      any date between 'DATE' date and 12/31/9999
  5920.                      (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  5921.  
  5922.              SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  5923.  
  5924.  
  5925.  
  5926.    4.20 View (Select Groups) Requester
  5927.  
  5928.         This requester defines the type of transactions, the range of
  5929.         transactions (defined by their transaction dates), and the
  5930.         relationship between transaction types viewable in the Main Screen
  5931.         Transaction List (section 4.1.5.3).
  5932.  
  5933.  
  5934.  
  5935.  
  5936.                                      79
  5937.  
  5938.  
  5939.  
  5940.  
  5941.  
  5942.  
  5943.  
  5944.  
  5945.  
  5946. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  5947.  
  5948.  
  5949.  
  5950.  
  5951.    4.20.1  View Menu
  5952.  
  5953.            This menu contains the requester's controls, Okay and Cancel.
  5954.  
  5955.    4.20.1.1  Okay
  5956.  
  5957.              Accept the current View settings.  The selected transactions
  5958.              will appear in the Main Screen Transaction List (section
  5959.              4.1.5.3).
  5960.  
  5961.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA Y
  5962.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5963.  
  5964.    4.20.1.2  Cancel
  5965.  
  5966.              Ignore any changes, except those made to the Selected
  5967.              Budgets (section 4.20.2.10), and restore the previous View
  5968.              settings.
  5969.  
  5970.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA N
  5971.              Mouse Selection:    Menu Item; Command Button
  5972.  
  5973.  
  5974.    4.20.2  Select Groups Menu
  5975.  
  5976.            This menu contains the selections of the viewable transaction
  5977.            types.
  5978.  
  5979.    4.20.2.1  ALL TRANSACTIONS
  5980.  
  5981.              Toggle the display (YES or NO) of all transactions in the
  5982.              current checkbook.  Selecting this option alone is equivalent
  5983.              to selecting View ALL from the Main Screen Settings Menu
  5984.              (section 4.1.4.1.1).
  5985.  
  5986.              This selection locks the AND/OR button (section 4.20.2.12) to
  5987.              its OR state and unselects all other View selections.
  5988.  
  5989.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA A
  5990.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  5991.  
  5992.  
  5993.  
  5994.  
  5995.  
  5996.  
  5997.  
  5998.  
  5999.  
  6000.  
  6001.  
  6002.                                      80
  6003.  
  6004.  
  6005.  
  6006.  
  6007.  
  6008.  
  6009.  
  6010.  
  6011.  
  6012. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6013.  
  6014.  
  6015.    4.20.2.2  Checks
  6016.  
  6017.              Toggle the display (YES or NO) of all checks, even voided
  6018.              checks, in the current checkbook.
  6019.  
  6020.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA C
  6021.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6022.  
  6023.    4.20.2.3  Other Debits
  6024.  
  6025.              Toggle the display (YES or NO) of all other debits in the
  6026.              current checkbook.
  6027.  
  6028.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA -
  6029.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6030.  
  6031.    4.20.2.4  Deposits
  6032.  
  6033.              Toggle the display (YES or NO) of all deposits in the current
  6034.              checkbook.
  6035.  
  6036.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA D
  6037.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6038.  
  6039.    4.20.2.5  Other Credits
  6040.  
  6041.              Toggle the display (YES or NO) of all other credits in the
  6042.              current checkbook.
  6043.  
  6044.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA +
  6045.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6046.  
  6047.    4.20.2.6  Voided Checks
  6048.  
  6049.              Toggle the display (YES or NO) of all voided checks
  6050.              (section 4.19.1.3) in the current checkbook.
  6051.  
  6052.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA V
  6053.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6054.  
  6055.    4.20.2.7  Tax Deductibles
  6056.  
  6057.              Toggle the display (YES or NO) of all tax deductible (or used
  6058.              for tax purposes) transactions (section 4.19.1.4) in the
  6059.              current checkbook.
  6060.  
  6061.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA T
  6062.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6063.  
  6064.  
  6065.  
  6066.  
  6067.  
  6068.                                      81
  6069.  
  6070.  
  6071.  
  6072.  
  6073.  
  6074.  
  6075.  
  6076.  
  6077.  
  6078. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6079.  
  6080.  
  6081.    4.20.2.8  Cleared Transactions
  6082.  
  6083.              Toggle the display (YES or NO) of all cleared (posted)
  6084.              transactions (section 4.19.3.6) in the current checkbook.
  6085.              This will view all transactions not falling under the
  6086.              Outstanding (Not Cleared) category (section 4.20.2.9).
  6087.  
  6088.              Voided checks are defined as outstanding (not cleared).
  6089.  
  6090.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA E
  6091.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6092.  
  6093.    4.20.2.9  Outstanding (Not Cleared)
  6094.  
  6095.              Toggle the display (YES or NO) of all uncleared (unposted)
  6096.              transactions (section 4.19.3.6) in the current checkbook.
  6097.              This will view all transactions not falling under the Cleared
  6098.              Transactions category (section 4.20.2.8).
  6099.  
  6100.              Voided checks are defined as outstanding (not cleared).
  6101.  
  6102.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA O
  6103.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6104.  
  6105.    4.20.2.10 Selected Budgets
  6106.  
  6107.              Toggle the display (YES or NO) of the transactions whose
  6108.              budget distribution list (sections 4.5 and 4.19.1.5)
  6109.              references at least one of the chosen budget categories.
  6110.              The Selected Budgets Requester (section 4.16) is displayed for
  6111.              the selection of budgets.
  6112.  
  6113.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA B
  6114.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6115.  
  6116.    4.20.2.11 RANGE
  6117.  
  6118.              Toggle the display (YES or NO) of all the transactions whose
  6119.              transaction date falls between the 'from' date (section
  6120.              4.20.4.1) and the 'to' date (section 4.20.4.2).
  6121.  
  6122.              This selection is not unselected if ALL TRANSACTIONS (section
  6123.              4.20.2.1) is selected.  Also, it will not unselect ALL
  6124.              TRANSACTIONS as other View categories can.
  6125.  
  6126.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA R
  6127.              Mouse Selection:    Menu Item; Check Box
  6128.  
  6129.  
  6130.  
  6131.  
  6132.  
  6133.  
  6134.                                      82
  6135.  
  6136.  
  6137.  
  6138.  
  6139.  
  6140.  
  6141.  
  6142.  
  6143.  
  6144. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6145.  
  6146.  
  6147.    4.20.2.12 Grouping
  6148.  
  6149.              This sub-menu (sections 4.20.2.12.1 and 4.20.2.12.2) contains
  6150.              the control of the relationship among transaction types.
  6151.  
  6152.    4.20.2.12.1  AND
  6153.  
  6154.                 Toggle the selection (YES or NO) of AND relationships
  6155.                 among View categories.  AND grouping requires a transaction
  6156.                 to belong to both categories A AND B (AND C AND ...).  All
  6157.                 categories must be satisfied before a transaction will be
  6158.                 viewed in the Transaction List (section 4.1.5.3).
  6159.  
  6160.                 As long as ALL TRANSACTIONS (section 4.20.2.1) is selected,
  6161.                 this option cannot be toggled from the OR state.
  6162.  
  6163.                 Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA &
  6164.                 Mouse Selection:    Menu Item; AND/OR Button
  6165.  
  6166.    4.20.2.12.2  OR
  6167.  
  6168.                 Toggle the selection (YES or NO) of OR relationships among
  6169.                 View categories.  OR grouping requires a transaction to
  6170.                 belong to either A OR B (OR C OR ...).  At least one
  6171.                 category must be satisfied before a transaction will be
  6172.                 viewed in the Transaction List (section 4.1.5.3).
  6173.  
  6174.                 As long as ALL TRANSACTIONS (section 4.20.2.1) is selected,
  6175.                 this option cannot be toggled from the OR state.
  6176.  
  6177.                 Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA |
  6178.                 Mouse Selection:    Menu Item; AND/OR Button
  6179.  
  6180.  
  6181.    4.20.3  Order Menu
  6182.  
  6183.            This menu contains the controls over the ordering of the
  6184.            entries in the Transaction List.
  6185.  
  6186.    4.20.3.1  Entered
  6187.  
  6188.              Order the Transaction List entries in the order they were
  6189.              entered into the checkbook (or later modified by the Move
  6190.              function).
  6191.  
  6192.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA [
  6193.              Mouse Selection:    Menu Item; Entered Order Radio Button
  6194.  
  6195.  
  6196.  
  6197.  
  6198.  
  6199.  
  6200.                                      83
  6201.  
  6202.  
  6203.  
  6204.  
  6205.  
  6206.  
  6207.  
  6208.  
  6209.  
  6210. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6211.  
  6212.  
  6213.    4.20.3.2  Sorted
  6214.  
  6215.              Order the Transaction List entries according to the contents
  6216.              of the Check Number, Transaction Date, and/or Cleared Date.
  6217.              The Sort Criteria Requester (section 4.16) appears for you to
  6218.              select the fields by which the List should be ordered.
  6219.  
  6220.              Keyboard Selection: RIGHT-AMIGA ]
  6221.              Mouse Selection:    Menu Item; Sorted Order Radio Button
  6222.  
  6223.  
  6224.  
  6225.    4.20.4  Input Fields
  6226.  
  6227.            The View (Select Groups) Requester's input fields contain the
  6228.            definition of the Range of transactions (entered as transaction
  6229.            dates) to view.
  6230.  
  6231.    4.20.4.1  from
  6232.  
  6233.              The starting date of the range of transactions to view.  To
  6234.              use the earliest dated transaction in the checkbook keep this
  6235.              field blank.
  6236.  
  6237.              FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  6238.                      any date between 1/1/0100 date and 12/31/9999
  6239.                      (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  6240.  
  6241.              SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  6242.  
  6243.    4.20.4.2  to
  6244.  
  6245.              The ending date of the range of transactions to view.  To use
  6246.              the latest dated transaction in the checkbook keep this field
  6247.              blank.
  6248.  
  6249.              FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  6250.                      any date between 'from' date and 12/31/9999
  6251.                      (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  6252.  
  6253.              SHORTCUTS: Enter 's' to use the current system date.
  6254.  
  6255.  
  6256.  
  6257.  
  6258.  
  6259.  
  6260.  
  6261.  
  6262.  
  6263.  
  6264.  
  6265.  
  6266.                                      84
  6267.  
  6268.  
  6269.  
  6270.  
  6271.  
  6272.  
  6273.  
  6274.  
  6275.  
  6276. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6277.  
  6278.  
  6279. 5. Questions and Answers
  6280.  
  6281.    This sections contains some questions and answers regarding the
  6282.    operation of Checkbook Accountant.
  6283.  
  6284.  
  6285.    a. Should all transactions from a checking account be in one file?
  6286.  
  6287.       Not necessarily.  Although you can place all of a checking account's
  6288.       transactions into one file, it is suggested that you make a Checkbook
  6289.       Accountant checkbook file (.CAc) for each checkbook register used for
  6290.       a checking account.  By doing it this way, you avoid the possibility
  6291.       of losing all of your information at one time or not having enough
  6292.       disk space available for a very large file, which could happen if
  6293.       only one file was used.  Having each checkbook file correspond to a
  6294.       checkbook register also makes scrolling through the Transaction List
  6295.       faster; for instance, you do not need to scroll through transactions
  6296.       which are one or two years old.
  6297.  
  6298.  
  6299.    b. Why can't I get any on-line help for any of the Transaction (checks,
  6300.       deposits, etc.) Requesters?
  6301.  
  6302.       On-line help is available in most requesters, including the
  6303.       Transaction Requester, by pressing the HELP key on the keyboard.
  6304.       The only precondition is that no input field can be active (the
  6305.       cursor is visible in the input field) when pressing the HELP key.
  6306.  
  6307.  
  6308.    c. How can I distribute a check transaction to more than five budgets?
  6309.  
  6310.       In version 1.0, the maximum number of distributions was 5.  In 2.0,
  6311.       that limit has been increased to 99.
  6312.  
  6313.  
  6314.    d. When I define the RANGE of transactions to View, how do I define the
  6315.       first transaction in the checkbook when I do not know the specific
  6316.       date?
  6317.  
  6318.       To define the first transaction, keep the 'RANGE from' input field
  6319.       blank.  This signifies to the program to use all transactions in the
  6320.       checkbook up to the date defined in the 'RANGE to' date.  If the
  6321.       'RANGE to' date is also left blank, then the range of transactions
  6322.       will be all the checkbook's transactions.
  6323.  
  6324.  
  6325.  
  6326.  
  6327.  
  6328.  
  6329.  
  6330.  
  6331.  
  6332.                                      85
  6333.  
  6334.  
  6335.  
  6336.  
  6337.  
  6338.  
  6339.  
  6340.  
  6341.  
  6342. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6343.  
  6344.  
  6345.    e. If I make a mistake entering the initial deposit amount, do I have to
  6346.       create a checkbook from the beginning?
  6347.  
  6348.       No.  To change the initial deposit amount, select the Information
  6349.       item from the Project Menu and edit the current amount.  After
  6350.       selecting "Okay", the program will recalculate all the balances
  6351.       using the new initial deposit amount.
  6352.  
  6353.  
  6354.    f. Am I restricted to the current budget list when I'm distributing my
  6355.       check transactions?
  6356.  
  6357.       You can alter the budget list as much as you want without affecting
  6358.       the check transactions, unless you delete a budget from the list
  6359.       which currently has a part of a transaction distributed to it.
  6360.       If you try to delete a budget "in use," the program will ask for
  6361.       confirmation before continuing with the deleting.  If you approve of
  6362.       the deletion, all check transaction distributions which previously
  6363.       used this budget will be deleted.
  6364.  
  6365.  
  6366.    g. Do I have to use the '/' character when I enter dates into input
  6367.       fields?
  6368.  
  6369.       No.  The program's date input routines were designed to accept any
  6370.       non-numerical character as the separator character.  This means that
  6371.       the date, April 15, 1991, can be entered any of the following ways:
  6372.  
  6373.          04/15/1991  <- suggested format
  6374.          04/15/91    <- defaults to the 20th century (year becomes 1991)
  6375.          041591      <- using no separator
  6376.          04 15 91    <- using a space character separator
  6377.          4 15 91     <- removing unnecessary leading zeros
  6378.          4.15.91     <- entered from the 10-key keypad
  6379.          4%15*91     <- yes, even this works!
  6380.          4.15        <- this works if the last entered date's year was
  6381.                            1991.
  6382.  
  6383.  
  6384.  
  6385.  
  6386.  
  6387.  
  6388.  
  6389.  
  6390.  
  6391.  
  6392.  
  6393.  
  6394.  
  6395.  
  6396.  
  6397.  
  6398.                                      86
  6399.  
  6400.  
  6401.  
  6402.  
  6403.  
  6404.  
  6405.  
  6406.  
  6407.  
  6408. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6409.  
  6410.  
  6411.    h. I want to use my Workbench pointer within Checkbook Accountant,
  6412.       instead of the supplied pencil pointer.  I know I can select the menu
  6413.       item which lets me use my pointer, but I hate selecting it every time
  6414.       I use the program.  Is there any way to always use my pointer?
  6415.  
  6416.       Yes.  A new feature in version 2.0 is the ability to save the
  6417.       Program Prefs Requester's Show, Icon Creation, User Prefs, and Auto
  6418.       Desc List settings as the program's default settings (in the file
  6419.       "S:CAdefault.CAp").  Now, when the program is started, it will search
  6420.       for this file.  If the program can find it, the default settings
  6421.       will be taken from this file.  Otherwise, the program's default
  6422.       settings will be used.
  6423.  
  6424.  
  6425.  
  6426. 6. General Notes
  6427.  
  6428.    Checkbook Accountant was designed to be functional using either the
  6429.    mouse or keyboard.  Not all features have this duality, but most do.
  6430.    Another design consideration was to include as many useful and
  6431.    timesaving features into one program.  For instance, you can scroll
  6432.    through any list (Transaction List, Budget List, Budget Distribution
  6433.    List, Description List, Reoccurring Transaction Groups List, Reoccurring
  6434.    Transactions List, Help Screens) by dragging the scroll bar, using the
  6435.    up/down arrow buttons, or using the cursor keys on the keyboard (along
  6436.    with the CTRL, SHIFT, or ALT keys).
  6437.  
  6438.    The HELP key is available for on-line help almost everywhere in the
  6439.    program (just be sure the cursor is not active in any input field when
  6440.    pressing the HELP key).  An easy way of deactivating the cursor (without
  6441.    using the mouse) is to hold down the SHIFT key while pressing the RETURN
  6442.    key (SHIFT-RETURN).
  6443.  
  6444.    If an amount is undefined or is equal to $0.00, the amount's input field
  6445.    will be blank (although the display of the amount will show "0.00").
  6446.    This is done so that you do not have to clear the field to define an
  6447.    amount.
  6448.  
  6449.    When you are entering a date into any of the date input fields, you can
  6450.    leave off the year (by only using the month and day).  The program will
  6451.    use the last entered date's year for the currently entered date.  If no
  6452.    date has been previously entered (such as when the program is started),
  6453.    the previous year will be the current system date's year.
  6454.  
  6455.  
  6456.  
  6457.  
  6458.  
  6459.  
  6460.  
  6461.  
  6462.  
  6463.  
  6464.                                      87
  6465.  
  6466.  
  6467.  
  6468.  
  6469.  
  6470.  
  6471.  
  6472.  
  6473.  
  6474. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6475.  
  6476.  
  6477.    Quite a few of version 1.0 users' requests have been incorporated into
  6478.    version 2.0, as the text file "CAchanges1.0-2.0.txt" can show.  Version
  6479.    2.0 adds new features and "user-niceties," such as the ability to Sort,
  6480.    Move, and Duplicate transactions, a more informative Budget Requester,
  6481.    a larger capacity for budget distributions, easier date entry, and the
  6482.    removal of the initial value (0.00) in undefined amount input fields.
  6483.    I hope you find that these new features and niceties make working with
  6484.    Checkbook Accountant much easier.
  6485.  
  6486.  
  6487.  
  6488.  
  6489. 7. Acknowledgments
  6490.  
  6491.    I would like to thank the following people, without whom Checkbook
  6492.    Accountant 2.0 could not have been completed:
  6493.  
  6494.    Khalid Aldoseri,
  6495.       for his feature-packed and easy-to-implement file
  6496.       requester.
  6497.  
  6498.    My brother,
  6499.       for his encouragement and for not shutting-up when
  6500.       20 million program features were not enough.
  6501.  
  6502.    The writers of the Amiga ROM Kernel Reference Manuals,
  6503.       for who made me stay up fewer sleepless nights.
  6504.  
  6505.    Mandayam Srinivas,
  6506.       for his encouragement and interest in my program.
  6507.  
  6508.    Dave Levin,
  6509.       for his bug finding and suggestions:
  6510.       -- Budget Requester simplification
  6511.       -- system date availability in date input fields
  6512.       -- clarity of Batch Mode operation in the documentation
  6513.  
  6514.    Dave Gitchell,
  6515.       for his curiosity in my file format :) and suggestions:
  6516.       -- Outstanding (Not Cleared) option in the View Requester
  6517.       -- PREV/NEXT functions in the Transaction Requesters
  6518.       -- compression of the checkbook and budget files
  6519.       -- Quick Clear function from the Main Screen
  6520.  
  6521.  
  6522.  
  6523.  
  6524.  
  6525.  
  6526.  
  6527.  
  6528.  
  6529.  
  6530.                                      88
  6531.  
  6532.  
  6533.  
  6534.  
  6535.  
  6536.  
  6537.  
  6538.  
  6539.  
  6540. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6541.  
  6542.  
  6543.    James Wilson,
  6544.       for his encouragement, GUI suggestions and conversations, and
  6545.       valuable help during the testing process:
  6546.       -- User Prefs: Workbench Pointer and Workbench Colors
  6547.       -- Default Program Prefs
  6548.       -- Uninitialized amount fields
  6549.       -- Credit/Debit sign indicator
  6550.       -- Default TAX Status
  6551.       -- Display last entered transactions after loading a checkbook
  6552.  
  6553.    Darren (DMG), Brian (B.J.), Chrispy (CHRIS.P), Caleb (ACG), and the
  6554.    rest of the GEnie Pro/Am RTC participants,
  6555.       for their valuable help and patience with my Intuition questions,
  6556.       especially the string gadget/COMMSEQ bug.
  6557.  
  6558.    Commodorland and Century Computer Systems
  6559.       for the use of their machines during the testing process.
  6560.  
  6561.    And to all the Amiga users who have tried out the program and/or
  6562.    written me comments, thank you.
  6563.  
  6564.  
  6565.  
  6566.  
  6567. 8. Support
  6568.  
  6569.    This release (version 2.0) constitutes the last major upgrade to
  6570.    Checkbook Accountant for quite awhile, although support for its users
  6571.    will continue.  I have spent many more months than I planned or expected
  6572.    adding features into the program and I feel that Checkbook Accountant
  6573.    should take a rest so that I can start a new program.  I am designing it
  6574.    right now.  Whether it will be release or not is unknown.  Stay tuned...
  6575.  
  6576.    As always, if you find any bugs in this program, especially with it
  6577.    working (or not) under Release 2 of the operating system, or you have
  6578.    suggestions or comments, please send EMAIL (as detailed as possible) to
  6579.    either of the following addresses:
  6580.  
  6581.       GEnie:  J.ALMASOL2
  6582.       Portal: jraGRAPHICS
  6583.  
  6584.    I cannot guarantee a quick reply or bug fix, but I'll do my best.
  6585.    Please include your system configuration (model, amount of memory,
  6586.    other peripherals) so that I can keep track of the systems on which
  6587.    Checkbook Accountant is operational.
  6588.  
  6589.  
  6590.  
  6591.  
  6592.  
  6593.  
  6594.  
  6595.  
  6596.                                      89
  6597.  
  6598.  
  6599.  
  6600.  
  6601.  
  6602.  
  6603.  
  6604.  
  6605.  
  6606. Checkbook Accountant 2.0 User's Manual               Release Date:  7/ 4/91
  6607.  
  6608.  
  6609. 9. Trademarks
  6610.  
  6611.    AmigaDOS 1.3, AmigaDOS Release 2, Kickstart, Workbench, A500, A1000,
  6612.    A2000, A2500, and A3000 are all trademarks of Commodore-Amiga, Inc.
  6613.  
  6614.  
  6615.  
  6616.  
  6617.        .----------------------------------------------------------.
  6618.        | The executable program, CA, and its support files are    |
  6619.        | released as freely distributable.  You may upload this   |
  6620.        | package to other bulletin boards or include it on user   |
  6621.        | group disks, but no fees can be charged for the package's|
  6622.        | transfer (other than media cost) nor can the individual  |
  6623.        | files be separated from the package or altered in any    |
  6624.        | way during distribution.                                 |
  6625.        `----------------------------------------------------------'
  6626.  
  6627.                          Checkbook Accountant 2.0
  6628.                 Copyright (c) 1990,1991 Jeffrey R. Almasol.
  6629.                            All Rights Reserved.
  6630.  
  6631.  
  6632.  
  6633.  
  6634.  
  6635.  
  6636.  
  6637.  
  6638.  
  6639.  
  6640.  
  6641.  
  6642.  
  6643.  
  6644.  
  6645.  
  6646.  
  6647.  
  6648.  
  6649.  
  6650.  
  6651.  
  6652.  
  6653.  
  6654.  
  6655.  
  6656.  
  6657.  
  6658.  
  6659.  
  6660.  
  6661.  
  6662.                                      90
  6663.  
  6664.  
  6665.  
  6666.  
  6667.  
  6668.