home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Club Amiga de Montreal - CAM / CAM_CD_1.iso / files / 554a.lha / CheckbookAccountant_v2.0 / CAhelp / CA.CAh next >
Text File  |  1991-09-09  |  24KB  |  661 lines
  1.  
  2.  The Checkbook Accountant Main Screen is where all
  3.  functions available to checkbooks, budget lists, and
  4.  description lists are selected.
  5.  
  6.  The center of the Main Screen is occupied by the
  7.  Transaction List, a scrollable list of the currently
  8.  viewable transactions in the current checkbook.
  9.  Transactions entered into the checkbook are shown here.
  10.  Any viewable transaction can be edited by double-clicking
  11.  its entry in the Transaction List.  For more information
  12.  about the editing functions available on transactions,
  13.  consult the Transaction Help Screen after double-clicking
  14.  a transaction in the Transaction List.
  15.  
  16.  The bottom-left side of the Main Screen displays the
  17.  three types of account balances:
  18.  
  19.     RUNNING BALANCE
  20.        the checking account's balance up to and including
  21.        the currently highlighted transaction (only shown
  22.        if a transaction is highlighted);
  23.  
  24.     CHECKBOOK BALANCE
  25.        the checking account's current balance, or equally,
  26.        the running balance after the last entered
  27.        transaction;
  28.  
  29.     STATEMENT BALANCE
  30.        the checking account's balance as a result of only
  31.        calculating the cleared transactions (those that
  32.        your bank statements show as being cleared/posted).
  33.  
  34.  As a visual aid, positive balances are displayed in BLACK
  35.  text and negative balances in RED (a negative sign is
  36.  also displayed).
  37.  
  38.  The bottom-right side of the Main Screen contains the
  39.  Running Balance Tracker, a graphical bar chart
  40.  representation of the 20 transactions currently viewable
  41.  in the Transaction List.
  42.  
  43.  The top-right side of the Main Screen, known as the Show
  44.  Area, is used by the Show indicators (from the Program
  45.  Prefs Requester).
  46.  
  47.  The mouse pointer is rendered as a usable pencil when the
  48.  program can accept commands.  It changes to a broken
  49.  pencil when it has to finish some work before continuing,
  50.  such as loading or saving a file or doing a calculation.
  51.  When a file requester is shown, your usual pointer is
  52.  used.  This is the only place in the program where the
  53.  pencil/broken pencil/move pencil pointers are not used.
  54.  
  55.    ----------------------------------------------------
  56.  
  57.  The following list describes the functions available in
  58.  the Main Screen.  The order of these functions
  59.  corresponds to the order they appear in the Main Screen's
  60.  menu bar.  You can select any function using either the
  61.  keyboard (shown as "Keyboard:") or mouse ("Mouse:").
  62.  
  63.  
  64.  Project Menu
  65.  
  66.     New
  67.  
  68.        Define and record a new checkbook.  If a checkbook
  69.        is currently being worked on, the program will ask
  70.        if any changes made to the checkbook should be
  71.        saved before continuing with the definition of a
  72.        new checkbook.  If no changes were made to the
  73.        current checkbook since the last time it was saved
  74.        the program will immediately ask for the new
  75.        checkbook's information.  The default budget list,
  76.        saved under the name "CAdefault.CAb" in the CA:
  77.        defined directory, can be loaded immediately after
  78.        the definition process.
  79.  
  80.        Keyboard: RIGHT-AMIGA N
  81.        Mouse:    Menu Item
  82.  
  83.     Open
  84.  
  85.        Retrieve from disk a previously saved checkbook and
  86.        display it as the current checkbook.  If a
  87.        checkbook is currently being edited, the program
  88.        will ask if any changes made to the current
  89.        checkbook should be saved before continuing with
  90.        the loading of the selected checkbook.  If no
  91.        changes were made to the current checkbook since
  92.        the last time it was saved the program will
  93.        immediately load the new checkbook.  The file name
  94.        of the new checkbook is selected from the displayed
  95.        file requester.  Files with an extension of ".CAc"
  96.        (signifying a Checkbook Accountant checkbook file)
  97.        will be displayed.
  98.  
  99.        Keyboard: RIGHT-AMIGA O
  100.        Mouse:    Menu Item
  101.  
  102.     Save
  103.  
  104.        Store to disk the current checkbook under its
  105.        current file name.  If the checkbook has never been
  106.        saved, the program will ask for a file name to
  107.        describe the current checkbook and save the
  108.        checkbook--its checkbook information, all the
  109.        transactions, and the current budget list.  If the
  110.        checkbook has been previously saved, the program
  111.        will ask if the checkbook on disk should be
  112.        replaced with the current checkbook version.  The
  113.        file name to attach to the current checkbook is
  114.        entered from the displayed file requester.
  115.        Checkbook files are saved with a ".CAc" extension
  116.        (signifying a Checkbook Accountant checkbook file).
  117.  
  118.        An icon file will be created to accompany the
  119.        checkbook file if the Checkbook menu item under the
  120.        Program Prefs Requester's Icon Creation menu is
  121.        selected.
  122.  
  123.        Keyboard: RIGHT-AMIGA S
  124.        Mouse:    Menu Item
  125.  
  126.     Save As
  127.  
  128.        Store to disk the current checkbook under a new
  129.        file name, regardless of the current checkbook file
  130.        name.  The file name to attach to the current
  131.        checkbook is entered from the displayed file
  132.        requester.  Checkbook files are saved with a ".CAc"
  133.        extension (signifying a Checkbook Accountant
  134.        checkbook file).
  135.  
  136.        An icon file will be created to accompany the
  137.        checkbook file if the Checkbook menu item under the
  138.        Program Prefs Requester's Icon Creation menu is
  139.        selected.
  140.  
  141.        Keyboard: RIGHT-AMIGA W
  142.        Mouse:    Menu Item
  143.  
  144.     Reconcile
  145.  
  146.        Perform the statement reconciliation process, or as
  147.        it is frequently described, checkbook balancing.
  148.        The program will display the Reconcile Requester,
  149.        which describes the conditions which must be
  150.        present for the program to calculate properly the
  151.        statement balance.  Specifically, all transactions
  152.        which the bank statement lists as being cleared (or
  153.        posted, as some bank statements describe) MUST be
  154.        entered into the checkbook and marked as cleared.
  155.  
  156.        Keyboard: RIGHT-AMIGA R
  157.        Mouse:    Menu Item
  158.  
  159.     Print
  160.  
  161.        Output to the attached printer or selected disk
  162.        file the contents of the current checkbook.  The
  163.        Print Requester will be displayed to define which
  164.        contents to output.
  165.  
  166.        Keyboard: RIGHT-AMIGA P
  167.        Mouse:    Menu Item
  168.  
  169.     Information
  170.  
  171.        Display the current checkbook's information, as
  172.        described in the definition process.
  173.  
  174.        Keyboard: RIGHT-AMIGA I
  175.        Mouse:    Menu Item
  176.  
  177.     Statistics
  178.  
  179.        Display various statistics about the current state
  180.        of the current checkbook.  The Statistics Requester
  181.        will be displayed with all the statistics
  182.        identified on it.
  183.  
  184.        Keyboard: RIGHT-AMIGA T
  185.        Mouse:    Menu Item
  186.  
  187.     About
  188.  
  189.        Display the version number, copyright notice, and
  190.        release date of this copy of Checkbook Accountant,
  191.        along with the amount of available memory (chip RAM,
  192.        fast RAM, and total RAM) in the system.
  193.  
  194.        Keyboard: RIGHT-AMIGA ?
  195.        Mouse:    Menu Item; CHECKBOOK ACCOUNTANT 2.0
  196.                     Button
  197.  
  198.     Quit
  199.  
  200.        Terminate the current session of Checkbook
  201.        Accountant and any editing of the current
  202.        checkbook.  If the current checkbook or current
  203.        budget list (assuming no checkbook has been defined
  204.        yet) has been modified since the last time it was
  205.        saved, the program will ask if these changes should
  206.        be saved before terminating the program.  The
  207.        process of saving a checkbook file is the same as
  208.        saving a checkbook during an editing session.
  209.  
  210.        Keyboard: RIGHT-AMIGA Q
  211.        Mouse:    Menu Item; Close Gadget
  212.  
  213.  
  214.  Edit Menu
  215.  
  216.     Checks
  217.  
  218.        Define a new check transaction to be entered into
  219.        the checkbook.  The Transaction Requester, modified
  220.        for check entry, will be displayed.  The check
  221.        number used for this new check will be one number
  222.        greater than the last check number used.  For
  223.        example, if the last check entered into the
  224.        checkbook were numbered 00100 (leading zeros are
  225.        always displayed), then the next check number
  226.        available, 00101, will be used.  The description
  227.        input field will contain the word "CHECK", if the
  228.        S:CAdefault.CAp file does not exist.  Otherwise, it
  229.        will contain the description defined in the Default
  230.        Description For -- Checks input field of the
  231.        Program Prefs Requester.  This description can be
  232.        edited.
  233.  
  234.        Keyboard: RIGHT-AMIGA C
  235.        Mouse:    Menu Item
  236.  
  237.     Other Debits
  238.  
  239.        Define a new debit transaction to be entered into
  240.        the checkbook.  Other Debits should be used for
  241.        debit transactions which are not checks, such as
  242.        service charges, ATM (Automated Teller Machine)
  243.        withdrawals, and fund transfers from the checking
  244.        account to another account.  The description input
  245.        field will contain the word "DEBIT", if the
  246.        S:CAdefault.CAp file does not exist.  Otherwise, it
  247.        will contain the description defined in the Default
  248.        Description For -- Other Debits input field of the
  249.        Program Prefs Requester.  This description can be
  250.        edited.
  251.  
  252.        Keyboard: RIGHT-AMIGA -
  253.        Mouse:    Menu Item
  254.  
  255.     Deposit
  256.  
  257.        Define a new deposit transaction to be entered into
  258.        the checkbook.  The description input field will
  259.        contain the word "DEPOSIT", if the S:CAdefault.CAp
  260.        file does not exist.  Otherwise, it will contain
  261.        the description defined in the Default Description
  262.        For -- Deposits input field of the Program Prefs
  263.        Requester.  This description can be edited.
  264.  
  265.        Keyboard: RIGHT-AMIGA D
  266.        Mouse:    Menu Item
  267.  
  268.     Other Credits
  269.  
  270.        Define a new credit transaction to be entered into
  271.        the checkbook.  Other Credits should be used for
  272.        credit transactions which are not deposits, such as
  273.        fund transfers from another account to this
  274.        checking account and interest payments.  The
  275.        description input field will contain the word
  276.        "CREDIT", if the S:CAdefault.CAp file does not
  277.        exist.  Otherwise, it will contain the description
  278.        defined in the Default Description For -- Other
  279.        Credits input field of the Program Prefs Requester.
  280.        This description can be edited.
  281.  
  282.        Keyboard: RIGHT-AMIGA +
  283.        Mouse:    Menu Item
  284.  
  285.     Batch Mode
  286.  
  287.        Allow for continuous definitions of a certain
  288.        transaction type.  For example, if the next 10
  289.        transactions to be entered into the checkbook are
  290.        all checks, toggle Batch Mode to its ON state and
  291.        select Checks from the Edit Menu.  The Check
  292.        Transaction Requester will be displayed for you to
  293.        define the first check in the sequence.  To add the
  294.        current check and continue with the definition of
  295.        the next check, select "Add".  The check is entered
  296.        into the checkbook and a new Check Transaction
  297.        Requester is automatically and immediately
  298.        displayed.
  299.  
  300.        To stop entering transactions, select "Cancel".  Be
  301.        sure that "Cancel" is not selected while editing
  302.        the last transaction in the batch sequence; doing
  303.        so will lose the current transaction's information.
  304.        In other words, select "Cancel" only on an
  305.        undefined (empty) transaction.
  306.  
  307.        Batch Mode has no effect on the transactions during
  308.        the update process.
  309.  
  310.        Keyboard: RIGHT-AMIGA ~
  311.        Mouse:    Menu Item
  312.  
  313.     Duplicate
  314.  
  315.        Allow for the duplication of a transaction.
  316.        Highlight the transaction to duplicate and select
  317.        this function.  A copy of the highlighted
  318.        transaction will be entered as the last entry in
  319.        the Transaction List.
  320.  
  321.        Note that everything in the highlighted transaction
  322.        is duplicated, including the transaction date,
  323.        amount, cleared date, and budget distributions.
  324.        Checks which are duplicated will NOT use the same
  325.        check number, but will use the next available check
  326.        number.
  327.  
  328.        If the Transaction List is sorted, the duplicated
  329.        transaction may not necessarily be placed at the
  330.        end of the List, but rather in the proper order
  331.        (according to the current sort criteria).
  332.  
  333.        The running and checkbook balances are updated to
  334.        reflect this change in the checkbook.
  335.  
  336.        Keyboard: RIGHT-AMIGA "
  337.        Mouse:    Menu Item
  338.  
  339.     Move
  340.  
  341.        Allow for the transfer of a transaction from one
  342.        part of the Transaction List to another part.
  343.        Highlight the transaction to move, select this
  344.        function, and select the entry in the Transaction
  345.        List where to move the transaction.  The
  346.        transaction will be moved between the selected
  347.        location and the location before it.  This means
  348.        that a transaction cannot be moved to the last
  349.        entry in the Transaction List (only to the second
  350.        to the last entry).  To move it to the end of the
  351.        List, select the last entry and move to above the
  352.        just moved transaction.
  353.  
  354.        A transaction must be highlighted for this function
  355.        to work.  While in the Move function, the regular
  356.        pencil pointer will be modified to the move pencil
  357.        (two arrows are superimposed on the pencil).
  358.        Selecting another menu item while in the process
  359.        of moving a transaction will terminate the Move
  360.        function (and move pencil).
  361.  
  362.        If the View (Select Groups) settings do not display
  363.        all the current checkbook's transactions, moving
  364.        one transaction from one part of the List to
  365.        another will move it immediately before the
  366.        destination entry (and not immediately after the
  367.        entry before the selected destination entry.  If
  368.        the Transaction List is currently sorted, the Move
  369.        function will ignore the sort criteria, allowing
  370.        you to place the transaction anywhere in the List
  371.        (although the checkbook is still considered
  372.        sorted).
  373.  
  374.        The running balances are updated to reflect these
  375.        changes in the checkbook.
  376.  
  377.        Keyboard: RIGHT-AMIGA M
  378.        Mouse:    Menu Item
  379.  
  380.     Quick Clear
  381.  
  382.        Allow for fast clearing (posting) of transactions
  383.        from the Main Screen.  Instead of selecting a
  384.        transaction from the Transaction List and entering
  385.        a date in the CLEARED input field a transaction can
  386.        be cleared by highlighting the specific Transaction
  387.        List entry and selecting this function.  The
  388.        current system date is entered into the CLEARED
  389.        input field, replacing the previous date, and the
  390.        'C' column of the transaction entry is marked with
  391.        a 'C'.
  392.  
  393.        The program only needs a valid date in the CLEARED
  394.        input field for a transaction to be marked as
  395.        cleared.  Using the system date is a quick way of
  396.        accomplishing this condition.  Only use this
  397.        operation if the content of the CLEARED input field
  398.        is not very important for your purposes.
  399.  
  400.        If the Transaction List is sorted by cleared date,
  401.        Quick Clear-ing a transaction may move it to the
  402.        proper position in the List.
  403.  
  404.        Quick Clear will not operate on voided checks.
  405.  
  406.        Keyboard: RIGHT-AMIGA /
  407.        Mouse:    Menu Item
  408.  
  409.     Quick Unclear
  410.  
  411.        Allow for fast unclearing (unposting) of
  412.        transactions from the Main Screen.  Instead of
  413.        selecting a transaction from the Transaction List
  414.        and clearing the date in the CLEARED input field a
  415.        transaction can be uncleared by highlighting the
  416.        specific Transaction List entry and selecting this
  417.        function.  The current CLEARED date will be erased
  418.        and the 'C' column of the transaction entry is
  419.        erased.
  420.  
  421.        If the Transaction List is sorted by cleared date,
  422.        Quick Unclear-ing a transaction will may move it to
  423.        the proper position in the List.
  424.  
  425.        Quick Unclear will not operate on voided checks.
  426.  
  427.        Keyboard: RIGHT-AMIGA \
  428.        Mouse:    Menu Item
  429.  
  430.     Reoccurring Transac
  431.  
  432.        Group List
  433.  
  434.           Display the Reoccurring Transaction Group List.
  435.  
  436.           Keyboard: RIGHT-AMIGA U
  437.           Mouse:    Menu Item
  438.  
  439.        Add Transac To Group
  440.  
  441.           Add the currently highlighted transaction to a
  442.           selected Reoccurring Transaction Group.  The
  443.           Reoccurring Transaction Groups Requester will be
  444.           displayed for you to select a group.   Be sure
  445.           to double-click on the group name, rather than
  446.           highlighting and selecting Okay, to choose the
  447.           group.  Once a group has been chosen, the
  448.           Reoccurring Transactions Requester will display
  449.           the chosen group's transactions, including the
  450.           just added transaction.  The added transaction
  451.           will always be initially placed at the end of
  452.           the list, but can be moved later.  Changes made
  453.           to this transaction in the checkbook will not
  454.           correspond to changes in the group transaction;
  455.           the added transaction is a copy of the original.
  456.  
  457.           Keyboard: RIGHT-AMIGA <
  458.           Mouse:    Menu Item
  459.  
  460.        Add Group To Checkbook
  461.  
  462.           Add all transactions in a selected Reoccurring
  463.           Transaction Group to the checkbook.  The
  464.           Reoccurring Transaction Groups Requester will be
  465.           displayed for you to select a group.  Be sure to
  466.           double-click on the group name, rather than
  467.           highlighting and selecting Okay, to choose the
  468.           group.  Once a group has been chosen, the
  469.           transactions in the group will be entered, in
  470.           the order of their appearance, into the
  471.           checkbook.  Depending on the current View
  472.           settings, some of the transactions might neither
  473.           be viewable nor entered in the defined ordered.
  474.  
  475.           Keyboard: RIGHT-AMIGA >
  476.           Mouse:    Menu Item
  477.  
  478.     Description List
  479.  
  480.        Display the Description List Requester for you to
  481.        edit the list of descriptions to be used in the
  482.        definition of transactions.
  483.  
  484.        Keyboard: RIGHT-AMIGA L
  485.        Mouse:    Menu Item
  486.  
  487.     Search
  488.  
  489.        Display the Search Requester for you to define a
  490.        transaction PAY / DESC description to search for.
  491.  
  492.        Only those descriptions from transactions currently
  493.        viewable in the Transaction List will be searched.
  494.  
  495.        Keyboard: RIGHT-AMIGA '
  496.        Mouse:    Menu Item
  497.  
  498.     Replace
  499.  
  500.        Display the Search & Replace Requester for you to
  501.        define a transaction PAY / DESC description to
  502.        search for and a description to replace it with.
  503.  
  504.        Only those descriptions from transactions currently
  505.        viewable in the Transaction List will be searched
  506.        and replaced.
  507.  
  508.        Keyboard: RIGHT-AMIGA ;
  509.        Mouse:    Menu Item
  510.  
  511.     Previous Occurrence
  512.  
  513.        Depending on which search function was last
  514.        selected (Search or Replace) this will perform
  515.        that function, starting at the current location in
  516.        the Transaction List and searching backward
  517.        (through transactions listed before the current
  518.        position).
  519.  
  520.        If no transaction is currently highlighted, this
  521.        function will start searching or replacing from
  522.        either the last entry in the Transaction List (if
  523.        the number of viewable transactions is less than or
  524.        equal to 20) or the last viewable entry of the 20
  525.        currently viewable transactions (if the number of
  526.        viewable transactions is greater than 20).
  527.  
  528.        Keyboard: RIGHT-AMIGA [
  529.        Mouse:    Menu Item
  530.  
  531.     Next Occurrence
  532.  
  533.        Depending on which search function was last
  534.        selected (Search or Replace) this will perform that
  535.        function, starting at the current location in the
  536.        Transaction List and searching forward (through
  537.        transactions listed after the current position).
  538.  
  539.        If no transaction is currently highlighted, this
  540.        function will start searching or replacing from the
  541.        either the first entry in the Transaction List (if
  542.        the number of viewable transactions is less than or
  543.        equal to 20) or the first viewable entry of the 20
  544.        currently viewable transactions (if the number of
  545.        viewable transactions is greater than 20).
  546.  
  547.        Keyboard: RIGHT-AMIGA ]
  548.        Mouse:    Menu Item
  549.  
  550.  
  551.  Budgets Menu
  552.  
  553.     Budget List
  554.  
  555.        Display the Budget Requester for you to edit budget
  556.        lists.  Budgets are used for distributing the
  557.        amount of a check transaction across several
  558.        categories (budgets).  The expense limit for each
  559.        budget is also defined in the Budget Requester.
  560.  
  561.        Keyboard: RIGHT-AMIGA B
  562.        Mouse:    Menu Item
  563.  
  564.     Analysis Period
  565.  
  566.        Display the Analysis Period Requester which defines
  567.        the starting and ending dates of the analysis
  568.        period.  The program uses this analysis period to
  569.        determine which check transactions to analyze for
  570.        overbudget status.
  571.  
  572.        Keyboard: RIGHT-AMIGA .
  573.        Mouse:    Menu Item
  574.  
  575.  
  576.  Settings Menu
  577.  
  578.     View
  579.  
  580.        ALL
  581.  
  582.           Display all the current checkbook's transactions
  583.           in the Main Screen Transaction List.  This
  584.           function is equivalent to selecting the ALL
  585.           TRANSACTIONS item in the View (Select Groups)
  586.           Requester.
  587.  
  588.           Keyboard: RIGHT-AMIGA A
  589.           Mouse:    Menu Item
  590.  
  591.        Select Group
  592.  
  593.           Display the View (Select Groups) Requester to
  594.           define the type, range of dates, and grouping of
  595.           transactions to display in the Main Screen
  596.           Transaction List.
  597.  
  598.           Keyboard: RIGHT-AMIGA G
  599.           Mouse:    Menu Item
  600.  
  601.     Program Prefs
  602.  
  603.        Display the Program Prefs Requester, from where the
  604.        Show, Icon Creation, User Prefs, and Auto Desc List
  605.        settings can be selected, the CA: directory
  606.        defined, and various default transaction parameters
  607.        set.
  608.  
  609.        Keyboard: RIGHT-AMIGA Z
  610.        Mouse:    Menu Item
  611.  
  612.    ----------------------------------------------------
  613.  
  614.  SOME NOTES ABOUT NAVIGATING THROUGH CHECKBOOK ACCOUNTANT:
  615.  
  616.  Checkbook Accountant was designed to be as functional
  617.  using either the keyboard or the mouse.  Not all features
  618.  have this duality, but most do.  For example, you can
  619.  move through any of the scrolling lists (transaction,
  620.  budget, help screens, etc.) by either dragging the slider
  621.  button or using the cursor keys (alone or with the CTRL,
  622.  SHIFT, or ALT keys).  As explained above, almost all
  623.  buttons have corresponding menu selections and keyboard
  624.  shortcuts.  The letter to press with the RIGHT-AMIGA key
  625.  is designated by either checking its entry in the menu
  626.  bar or looking for an underscored letter in or next to
  627.  the button; both letters are the same.
  628.  
  629.  The only occurrences where menus do not accompany buttons
  630.  are when the program has to verify an action ("Okay" or
  631.  "Cancel" response) or give you a message ("Okay"
  632.  response).  These buttons have the same underscored
  633.  letters as their menu-attached counterparts, but they are
  634.  selected from the keyboard by just pressing that key.
  635.  They do not need the RIGHT-AMIGA key pressed at the same
  636.  time, although doing so will not affect it (the extra key
  637.  press is simply ignored).
  638.  
  639.  If an amount is undefined or is equal to $0.00, the
  640.  amount's input field will be blank (although the display
  641.  of the amount will show "0.00").  This is done so that
  642.  you do not have to clear the field to define an amount.
  643.  
  644.  When you are entering a date into any of the date input
  645.  fields, you can leave off the year (by only using the
  646.  month and day).  The program will use the last entered
  647.  date's year for the currently entered date.  If no date
  648.  has been previously entered (such as when the program
  649.  is started), the previous year will be the current
  650.  system date's year.
  651.  
  652.  Also, if you try to press the HELP key when the cursor is
  653.  in any input field, you will not get the requested help
  654.  screen.  Select anywhere in the current requester or
  655.  screen, avoiding any input field, or while holding down
  656.  the SHIFT key, press the RETURN key (SHIFT-RETURN); this
  657.  should deactivate the cursor.  Once you do this, the HELP
  658.  key can be pressed.
  659.  
  660.                -- END OF MAIN SCREEN HELP --
  661.