home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD-ROM Aktief 1995 #3 / CDA3.iso / os2 / apmao115.zip / APTMA2.HLP (.txt) < prev    next >
OS/2 Help File  |  1994-12-31  |  27KB  |  721 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Extended Help ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4. The APT Mailing Assistant provides you with an easy way to produce professional 
  5. looking envelopes and labels using your personal computer laser or dot matrix 
  6. printer. The program supports several sizes of envelopes and mailing labels. 
  7. All envelopes and some labels will be printed with United States Postal Service 
  8. approved POSTNET delivery point bar codes. 
  9.  
  10. The program supports any Lexmark or HP compatible laser printer, HP compatible 
  11. Deskjet printer, or Epson compatible dot matrix printer. Envelopes or labels 
  12. may be fed manually or automatically (feeding envelopes automatically will 
  13. require an envelope feeder attachment on most printers). When printing single 
  14. labels on a laser printer, the program allows you select which label on the 
  15. sheet to print, thus allowing you to use most or all of the labels on a sheet. 
  16.  
  17. The primary window of APT Mailing Assistant shows you the return and send names 
  18. that will be used when an envelope or label is printed. In addition, a second 
  19. window, APTMA Selections, will indicate the address file being used, the 
  20. printer type selected, the paper to be used, and if have selected manual or 
  21. automatic feeding of paper. 
  22.  
  23. The menu choices on the primary window are used as follows: 
  24.  
  25. o File - Manage address files and manage the printer. 
  26.  
  27.    - Change the current address file being used or create a new one. 
  28.    - Delete an address file. 
  29.    - List an address file. 
  30.    - Merge two address files. 
  31.    - Change the printer, paper, or paper feed being used. 
  32.    - Print an envelope or label. 
  33.    - Exit the APT Mailing Assistant. 
  34.  
  35. o Addresses - Manage names and addresses in an address file 
  36.  
  37.    - Lookup or change a return address. 
  38.    - Lookup or change a send address. 
  39.    - Save a return address to an address file. 
  40.    - Save a send address to an address file. 
  41.    - Delete an address from an address file. 
  42.  
  43. o Bulk Mail - Perform bulk mailing 
  44.  
  45.    - Print a bulk mailing using the current address file and paper selected. 
  46.    - Print personalized return envelopes for your bulk mailing. 
  47.    - Generate statistic on the printer for your bulk mailing. 
  48.  
  49. o Export/Import - Exchange information with other programs. 
  50.  
  51.    - Import a text file. Text files are comma delimited string files. 
  52.    - Export a text file. 
  53.    - Import a CASS file that has been certified. 
  54.    - Export a CASS file. CASS files may be sent to the postal service for 
  55.      certification. 
  56.  
  57.  
  58. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. Help for Key Assignments ΓòÉΓòÉΓòÉ
  59.  
  60. The following shortcut keys may be used in the APT Mailing Assistant: 
  61.  
  62. Key  Purpose 
  63.  
  64. F3   Save the return address in the current address file 
  65.  
  66. F4   Save the send address in the current address file 
  67.  
  68. F5   Delete an address from the current address file 
  69.  
  70. F8   Change the current address file 
  71.  
  72. F9   Swap the return and send addresses in the primary window 
  73.  
  74. F10  Print the information in the primary window using the printer information 
  75.      shown in the APTMA Selections Window 
  76.  
  77.  
  78. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Change Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  79.  
  80. This option allows you to change the current address file. Whenever you save a 
  81. return or send address, it will be saved in the current address file. Whenever 
  82. you lookup an address, the current address file will be searched. The current 
  83. address file will also be used when you generate a bulk mailing. That current 
  84. address file appears on the first line in the APTMA Selections window. 
  85.  
  86. o Address Files 
  87. o Current Address File 
  88.  
  89.  
  90. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. Delete an Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  91.  
  92. This option allows you to delete an address file. Both physical files that make 
  93. up the address file (the base file and the .PTR file) are deleted. You can also 
  94. delete an address file using the OS/2 DEL command as long as both files are 
  95. deleted. 
  96.  
  97. o Address Files 
  98.  
  99.  
  100. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. List an Address File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  101.  
  102. This option allows you to list the addresses in an address file to the display 
  103. or on the printer. You can limit the amount of information listed by specifying 
  104. you want to only list addresses in a specific city, a specific state, a city 
  105. state combination, or within a range of zip codes. The zip code range is 
  106. ignored if a city or state is specified. 
  107.  
  108. o Address Files 
  109.  
  110.  
  111. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. Merge Two Address Files ΓòÉΓòÉΓòÉ
  112.  
  113. This menu allows you to merge an address file into a second address file. If 
  114. records with the same name exist in both files, you will be asked if you want 
  115. to add the record to the output file, replace the record in the output file, or 
  116. ignore the record from the input file. You can limit the records being merged 
  117. by specifying you want to only merge addresses from a specific city, a specific 
  118. state, a city state combination, or within a range of zip codes. The zip code 
  119. range is ignored if a city or state is specified. If the address file being 
  120. merged into does not exist, it will be created. 
  121.  
  122. o Address Files 
  123.  
  124.  
  125. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Print ΓòÉΓòÉΓòÉ
  126.  
  127. This option causes a single envelope or label to be printed. The return and 
  128. send addresses displayed on the primary window will be printed using the 
  129. printer, paper, and other selections shown in the selections window. 
  130.  
  131. o Printer/Paper Selections 
  132.  
  133.  
  134. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. Change Return Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  135.  
  136. This allows you to change the return address shown in the primary window or the 
  137. bulk mail window. It does not save the address in the current address file 
  138. unless you press the Save pushbutton. If you are using preprinted envelopes 
  139. that already contain a return address, ensure that the return address in APT 
  140. Mailing Assistant is blank. 
  141.  
  142. o Current Address File 
  143. o Saving the Return Address 
  144.  
  145.  
  146. ΓòÉΓòÉΓòÉ 9. Change Send Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  147.  
  148. This option allows you to change the send address shown in the primary window. 
  149. It does not save the address in the current address file unless you press the 
  150. Save pushbutton. 
  151.  
  152. o Current Address File 
  153. o Saving the Send Address 
  154.  
  155.  
  156. ΓòÉΓòÉΓòÉ 10. Save Return Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  157.  
  158. This option allows you to save the return address shown in the primary window 
  159. into the current address file. If the same name already exists in the file, you 
  160. will be asked if you want to continue to add this record, replace the existsing 
  161. record, or cancel the add. 
  162.  
  163. o Current Address File 
  164.  
  165.  
  166. ΓòÉΓòÉΓòÉ 11. Save Send Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  167.  
  168. This option allows you to save the send address shown in the primary window 
  169. into the current address file. If the same name already exists in the file, you 
  170. will be asked if you want to continue to add this record, replace the existsing 
  171. record, or cancel the add. 
  172.  
  173. o Current Address File 
  174.  
  175.  
  176. ΓòÉΓòÉΓòÉ 12. Delete an Address ΓòÉΓòÉΓòÉ
  177.  
  178. This option allows you to delete an address from the current address file. You 
  179. will be shown a list of all of the names in the address file and you may select 
  180. the one you want to delete. 
  181.  
  182. o Current Address File 
  183.  
  184.  
  185. ΓòÉΓòÉΓòÉ 13. Swap Addresses ΓòÉΓòÉΓòÉ
  186.  
  187. This option swaps the send and return addresses in the primary window. This 
  188. allows you to easily print a return envelope for an item being sent. 
  189.  
  190.  
  191. ΓòÉΓòÉΓòÉ 14. Primary Name Field ΓòÉΓòÉΓòÉ
  192.  
  193. This field is required. You should enter the individual or company name to be 
  194. used as the return address. If the return address is saved, this name will be 
  195. used as the key in the address file. 
  196.  
  197. o Address File Keys. 
  198.  
  199.  
  200. ΓòÉΓòÉΓòÉ 15. Intermediate Address Lines ΓòÉΓòÉΓòÉ
  201.  
  202. The second, third, and fourth lines of an address can be used for additional 
  203. address information such as company name, street address, P.O. Box, apartment 
  204. number etc. The Postal Service has several rules as to the order in which 
  205. information should be placed in an address. For example, when sending a letter 
  206. to an individual within a company, it is recommended that the person's name is 
  207. on the first line of the letter, with the company name as the second line as in 
  208. the following example: 
  209.  
  210.     Joe Example 
  211.  
  212.     Widget Manufacturing 
  213.  
  214.     200 Park Ave. 
  215.  
  216.     Hometown, WA 12345-1234 
  217.  
  218. For other rules, please see your local post office. The only