home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD-ROM Aktief 1995 #3 / CDA3.iso / os2 / apmao115.zip / APTMA2.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-01-07  |  41KB  |  1,214 lines
  1. Introduction
  2.  
  3.     APT Mailing Assistant provides you with an easy way to produce 
  4.     professional looking envelopes and labels using only your personal 
  5.     computer's laser, deskjet,  or dot matrix printer. The program supports 
  6.     several sizes of envelopes and mailing labels  All envelopes and some 
  7.     labels will be printed with United States Postal Service approved 
  8.     POSTNET delivery point bar codes to allow you to take advantage of 
  9.     Postal Service automation, helping speed your mail to it's destination. 
  10.     Additionally, using delivery point codes may qualify you for  
  11.     additional discounts when doing bulk or presorted first class mail. 
  12.     Contact your Post Office for more information. 
  13.  
  14.     The program supports any Lexmark or HP compatible laser printer, HP 
  15.     compatible Deskjet printer, or Epson compatible dot matrix printers. 
  16.     Envelopes or labels may be fed manually or automatically (feeding 
  17.     envelopes automatically will require an envelope feeder attachment on 
  18.     most printers). When printing single labels on a laser or deskjet printer, 
  19.     the program allows you to print on any label on the sheet, thus 
  20.     eliminating unused labels. 
  21.  
  22.  Some laser printers generate too much heat to allow the reuse 
  23.       of label sheets. You need to test your specific printer by reusing 
  24.       labels sheets to see how well this feature works for you.
  25.  
  26.     Names and addresses may be saved in one or more address files. 
  27.     Multiple address files are supported allowing you to easily categorize 
  28.     your mailings into personal, business, or other groups. 
  29.  
  30.     For bulk mailing, the program can be used to generate a mailing using 
  31.     all or part of an address file. Bulk mail envelopes and labels are printed 
  32.     in zip code sequence and, along with the program's zip code statistics, 
  33.     allow you to easily package the mailing into the various zip code 
  34.     groups. If you have a bulk mailing account at the Post Office, you may 
  35.     print the permit box in the upper right corner of the envelopes you use, 
  36.     saving the cost of using a print shop to pre-print these envelopes. 
  37.     Finally, APT Mailing Assistant can print personalized return envelopes 
  38.     you can include in your mailing for that special touch.
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54. Installation
  55.  
  56. System Requirements
  57.  
  58.     APT Mailing Assistant requires at least the following:
  59.  
  60.     -OS/2 2.0 or greater
  61.  
  62.     -Approximately 250K of space on your hard disk for program and 
  63.     sample files
  64.  
  65.     -At least one of the following printers
  66.  
  67.         A Lexmark or HP compatible laser printer
  68.  
  69.         An HP Deskjet compatible printer (except the 500/500C models)
  70.  
  71.         An Epson compatible dot matrix printer
  72.  
  73.     OS/2 Printer Driver
  74.  
  75.     APT Mailing Assistant uses PCL language when generating envelopes 
  76.     and labels on a laser printer. If you have a laser printer that supports 
  77.     multiple printer languages (such as the Lexmark 4019 or 4029 models) 
  78.     you must insure that you have the OS/2 printer driver chosen for that 
  79.     printer that supports PCL language (for the 4019 and 4029 this would 
  80.     be the LASERJET.IBM driver).
  81.  
  82.     
  83.  
  84. Compatibility
  85.  
  86.     If you have been using APT Mailing Assistant for DOS, you will find 
  87.     that address files and the program information file (i.e. APTMA.INI) 
  88.     are totally compatible with files created by APT Mailing Assistant for 
  89.     OS/2.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107. Installing the APT Mailing Assistant
  108.  
  109.     The APT Mailing Assistant program may be installed to your hard disk 
  110.     by performing the following steps:
  111.  
  112.     Place the installation disk in a floppy drive on your system 
  113.     (usually A: or B:).
  114.  
  115.     Type A:INSTALL or B:INSTALL to begin the installation 
  116.     program.
  117.  
  118.     Follow the instructions on the screen. The installation program 
  119.     will ask you for the directory where you want the program 
  120.     installed. You should switch to this directory to run the APT 
  121.     Mailing Assistant program.
  122.  
  123.     You should add the directory specified during installation to the 
  124.     PATH, LIBPATH, and HELP paths of your CONFIG.SYS. 
  125.  
  126. APT Mailing Assistant Files
  127.  
  128.     When you install APT Mailing Assistant a number of files will be  
  129.     copied to the installation directory. This will include at least the 
  130.     following files. Please check the README.DOC file for any 
  131.     additional files that may be included when you install this program.
  132.     File Description
  133.          
  134.  
  135.    
  136. APTMA2.EXE The OS/2 APT Mailing Assistant program.
  137.          
  138. APTMA.INI  The program information file that keeps track of last used
  139.            information, printer and option settings, etc.
  140.          
  141. APTMA2.HLP Contains information for the program's help screens.
  142.          
  143. SAMPLE.ADR Sample name and address file (base portion)
  144.          
  145. SAMPLE.PTR Sample name and address file (pointer portion)
  146.          
  147. KFSOS220.DLL DLL for program support routines.
  148.  
  149. README.DOC A file containing any updates to the documentation that were
  150.            made too late to be included in the manual, as well as other
  151.            information about APT Mailing Assistant.
  152.  
  153. HISTORY.DOC A file documenting the history of APT Mailing Assistant.        
  154.  
  155.  
  156. Mailing Regulations
  157.  
  158.     Before we get into the operation of the program itself, let's take a 
  159.     moment to discuss some basic terminology, rules, and suggestions 
  160.     from the Post Office about your mail. We will not cover all of the rules 
  161.     governing the various types of mail, for that you will need to check 
  162.     with your local post office, but we will cover some of the areas that 
  163.     govern the way APT Mailing Assistant works. If you will not be using 
  164.     the APT Mailing Assistant to do bulk mailing,  the Bulk Mail and 
  165.     CASS Certification sections may be skipped.
  166.  
  167.     
  168.  
  169. Zip Codes
  170.  
  171.     We're all familiar with zip codes; however, it's important to understand 
  172.     there are two kind of zip codes and they must be in a specific format. 
  173.     Each address in APT Mailing Assistant has its own field where an 
  174.     address's zip code must be placed. Five digit zip codes, of course, must 
  175.     be 5 consecutive digits (nnnnn such as 40383). Nine digit zip code 
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.         (sometimes called ZIP+4) must have 5 digits followed by a dash 
  182.     followed by four more digits (nnnnn-nnnn such as 40383-0047).
  183.  
  184.     
  185.  
  186. POSTNET Codes or Bar Codes
  187.  
  188.     These are the long and short vertical bars seen on your mail. 
  189.     POSTNET codes can be at the bottom of an envelope, above the send 
  190.     to address, or below the send to address (APT Mailing Assistant prints 
  191.     them below the address). These codes are derived from the zip code 
  192.     and, possibly, the delivery address. Delivery of mail containing 
  193.     POSTNET codes can be significantly faster than mail without codes 
  194.     since much manual handling within the post office is eliminated.  Note 
  195.     that 9 digit zip coded pieces are sorted more precisely than 5 digit 
  196.     pieces, again possibly resulting in faster delivery.
  197.  
  198. Mailing Addresses
  199.  
  200.     APT Mailing Assistant provides you with 5 lines of address you can 
  201.     use for a return or sending address. The Postal Service also has certain 
  202.     suggestions as to how you should address your mail. 
  203.  
  204.     The first line of any address is considered the person or company for 
  205.     whom the mail is destined. APT Mailing Assistant will use this name 
  206.     to keep track of the address in its address files.
  207.  
  208.     If the first line contains an individual's name and you are sending this 
  209.     mail to their business address, the second line should contain the 
  210.     company name.
  211.  
  212.     The last line of the address must be the city, state, and zip code of 
  213.     where the mail is to be delivered. APT Mailing Assistant requires that 
  214.     this also be the last line of the address field in its menus.
  215.  
  216.     The next to last line of an address is the street address or post office 
  217.     box where the mail is to be delivered. This is considered the "delivery 
  218.     point" address for the mail and is used to gene