home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD-ROM Aktief 1995 #3 / CDA3.iso / genealog / pro23txt.zip / PRO_23.TXT
Text File  |  1995-01-06  |  13KB  |  341 lines
  1.  
  2.                     **********************************
  3.                            PUBLIC RECORD OFFICE 
  4.                     RECORDS INFORMATION Leaflet No: 23
  5.                     **********************************
  6.  
  7.   [Note: this and all other PRO Records Information leaflets are Crown
  8.   Copyright, but may be freely reproduced except for sale or advertising
  9.   purposes.  Please respect this]
  10.  
  11.   ----------------------------- start of text --------------------------
  12.  
  13.        RECORDS OF THE AMERICAN AND WEST INDIAN COLONIES BEFORE 1782
  14.  
  15. The British colonies on the western shores of the Atlantic were founded and
  16. developed in a variety of circumstances during the seventeenth and
  17. eighteenth centuries: as a result their legal status and administrative
  18. arrangements followed no common pattern.  Control by the authorities in
  19. London was seldom close and in some colonies, at some periods, almost non-
  20. existent.  Local government was generally conducted by officials of the
  21. colonies themselves, and the records thereof are preserved, if they
  22. survive, in the appropriate state archive, where any inquiry should first
  23. be pursued.
  24.  
  25. The responsible authorities in London were the Secretaries of State and the
  26. Board of Trade.  Of the two Secretaries, it was the Secretary of State for
  27. the Southern Department who was primarily, if not exclusively, charged with
  28. the oversight of colonial administrations, except for the period between
  29. 1768 and 1782, when a third Secretary of State, the Colonial or American
  30. Secretary, was appointed.  For much executive action, advice and routine
  31. administration, however, the Secretaries were dependent on the Lords of
  32. Trade and Plantations, commonly known as the Board of Trade.  The Board was
  33. founded in 1696 to succeed a variety of bodies with similar titles and
  34. overlapping jurisdictions which had existed at various periods since 1660. 
  35. Its functions were originally purely advisory, but came in time to include
  36. much of the administration of the colonies, and to its offices at
  37. Plantations House were addressed many of the papers now in the Public
  38. Record Office.
  39.  
  40. PRINTED GUIDES
  41.  
  42. The prime source of information about the records held in the Public Record
  43. Office is:
  44.  
  45. C M Andrews Guide to the Materials for American History to 1783 in the
  46. Public Record Office (2 vols, Carnegie Institution, Washington, 1912).
  47.  
  48. Some of the references given are now obsolete, but can be keyed to those in
  49. current use.
  50.  
  51. A complete history of the records with guidance on their use, giving the
  52. references in their modern form, is to be found in:
  53.  
  54. R B Pugh The Records of the Colonial and Dominions Offices (PRO Handbook No
  55. 3, HMSO 1964).
  56.  
  57. Documents in the Public Record Office and elsewhere not mentioned by
  58. Andrews are described in:
  59.  
  60. B R Crick and M Alman eds.  A Guide to Manuscripts Relating to America in
  61. Great Britain and Ireland (Mansell Publishing 1961) a revised edition of
  62. which has been prepared by John W Raimo and published, under the same
  63. title, by Meckler Books/Mansell Publishing (1979).
  64.  
  65. Documents relating to the Caribbean are noted in:
  66.  
  67. H C Bell, D W Parker and others Guide to British West Indian Archive
  68. Materials, in London and in the Islands, for the History of the United
  69. States (Carnegie Institution, Washington 1926); and P Walne ed.  A Guide to
  70. Manuscript Sources for the History of Latin America and the Caribbean in
  71. the British Isles (Oxford University Press, 1973).
  72.  
  73. PRINTED TEXTS
  74.  
  75. The texts or abstracts of many documents from 1574 to 1738 can be found in:
  76.  
  77. Calendar of State Papers Colonial (HMSO, 1859 onwards).
  78.  
  79. Documents of the period from 1770 to 1783 are being similarly published as:
  80.  
  81. K G Davies ed.  The Documents of the American Revolution (21 vols to date,
  82. Irish University Press 1972 onwards).
  83.  
  84. ARRANGEMENT OF THE RECORDS
  85.  
  86. The arrangement of the earlier records does not reflect the respective
  87. roles of the Secretary of State and the Board of Trade.  The class Colonial
  88. Papers: General Series (CO 1) was brought together by W N Sainsbury, first
  89. editor of the Calendar of State Papers Colonial: it contains, in
  90. chronological order, all the papers printed in the Calendar and dated not
  91. later than 1688, the original terminal date of the publication.
  92.  
  93. From 1688, and in a few instances before, until 1807, the records relating
  94. to the American colonies are combined in America and West Indies: Original
  95. Correspondence etc (CO 5). The records are arranged by colony:
  96.  
  97. Carolina (Propriety);
  98.  
  99. North Carolina;
  100.  
  101. South Carolina;
  102.  
  103. Connecticut;
  104.  
  105. East Florida;
  106.  
  107. West Florida;
  108.  
  109. Georgia;
  110.  
  111. Maryland;
  112.  
  113. Massachussets;
  114.  
  115. New England (Massachussets, Rhode Island, New Hampshire
  116. and Pennsylvania);
  117.  
  118. New Hampshire;
  119.  
  120. New Jersey;
  121.  
  122. New York;
  123.  
  124. Pennyslvania;
  125. Rhode Island; and
  126.  
  127. Virginia and the Proprieties (including the Bahamas,
  128. Carolina, Connecticut, Maryland, East and West New Jersey,
  129. Pennyslvania and Rhode Island).
  130.  
  131. In spite of its title, the class does not include records of the colonies
  132. of Canada and the West Indies and includes only one, the Bahamas, which did
  133. not come to form part of the United States.
  134.  
  135. For each colony there are five main types of record the Original
  136. Correspondence with the Secretary of State and with the Board of Trade;
  137. Entry Books of both; collections of Acts, and of Sessional Papers, of the
  138. colonial legislature.  In addition there are for some colonies Naval
  139. Officers' Returns of shipping, collections of land grants and other
  140. materials, and military and naval despatches.  Documents concerned with
  141. Indian affairs and other, more general matters, are arranged in separate
  142. series.
  143.  
  144. The records concerned with:
  145.  
  146. Antigua and Monserrat;
  147.  
  148. Bahamas;
  149.  
  150. Barbados;
  151.  
  152. Bermuda;
  153.  
  154. former French colony of Canada;
  155.  
  156. Dominica;
  157.  
  158. Grenada;
  159.  
  160. British Honduras;
  161.  
  162. Hudson's Bay;
  163.  
  164. Jamaica;
  165.  
  166. Leeward Islands (including Antigua, St Kitts, Montserrat,
  167. Nevis and the Virgin Islands);
  168.  
  169. Montserrat;
  170.  
  171. Nevis;
  172.  
  173. Newfoundland;
  174.  
  175. Nova Scotia and Cape Breton Island;
  176.  
  177. Prince Edward Island;
  178.  
  179. St Kitts;
  180.  
  181. St Lucia;
  182.  
  183. St Vincent;
  184.  
  185. Tobago;
  186.  
  187. Trinidad; and
  188.  
  189. Virgin Islands
  190.  
  191. are arranged in the same way, but each series forms a separate class.  The
  192. class numbers are listed by Pugh and Andrews and can also readily be
  193. identified in the Current Guide in the Reference Room.  Some records deal
  194. with matters concerning the Colonies in general.  They are in the classes:
  195.  
  196. Colonies General: Original Correspondence     CO 323
  197.  
  198. Entry Books                                   CO 324
  199.  
  200. Board of Trade: Original Correspondence       CO 388
  201.  
  202. Board of Trade: Entry Books                   CO 389
  203.  
  204. Board of Trade: Miscellanea                   CO 390
  205.  
  206. The class Board of Trade: Minutes (CO 391) includes the Journal of the
  207. Board of Trade.  Entries before April 1704 appear in the Calendar of State
  208. Papers Colonial, and those for the period April 1704 to May 1782 in:
  209.  
  210. Journal of the Commissioners for Trade and Plantations (14 vols
  211. HMSO 1920-1928).
  212.  
  213. ORIGINAL CORRESPONDENCE
  214.  
  215. There are collections of reports and papers from, and orders and
  216. instructions to, the responsible officials in each colony, especially the
  217. governors.  The correspondence of the Secretaries of State and the Board of
  218. Trade are in separate sequences.  Each contains not only correspondence
  219. with the colonies but also with other officials and private individuals in
  220. the United Kingdom and between the Secretary of State and the Board.
  221.  
  222. From 1703 to 1759 manuscript calendars of the correspondence of the Board
  223. with each colony were compiled: these are in General Registers (CO 326)
  224. pieces 1 to 51.  From 1759 to 1782 a single, annual, calendar was prepared
  225. for all colonies: this series is CO 326 pieces 52-74.
  226.  
  227. ENTRY BOOKS
  228.  
  229. These are letter books containing copies of despatches, letters, reports,
  230. petitions, commissions and instructions, either in full or in abstract. 
  231. Before 1700 papers received as well as papers despatched are noted.  The
  232. Entry Books served as the primary record of outgoing correspondence, in
  233. particular royal commission, instructions and warrants: they were not
  234. in