home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 5 / DATAFILE_PDCD5.iso / utilities / p / powerbase / !Powerbase / Resources / Docs / Calculate < prev    next >
Text File  |  1997-02-21  |  11KB  |  241 lines
  1.                      CH 6 − PERFORMING CALCULATIONS
  2.                      ==============================
  3. There are two mechanisms for performing calculations in Powerbase:−
  4.  
  5. •       Self-calculating fields which automatically calculate and display a
  6.         value derived from other fields. These belong to the field class
  7.         called Computed (see 4.2.1).
  8.  
  9. •       Arithmetic performed on a column in a report.
  10.  
  11. Computed fields are of Calculated or Composite types. Calculated fields
  12. display a numeric result derived from other fields in the record. When the
  13. mouse pointer is moved over such a field it changes into a shape resembling
  14. a pocket calculator. Composite fields perform a similar function but display
  15. a textual result instead of a number. In this case the mouse pointer changes
  16. into a large “+” sign. The latter do not, strictly, involve “calculations”
  17. at all but because Composite and Calculated fields work in the same way it
  18. is convenient to deal with them together. It isn’t possible to type data
  19. directly into either of these special types of field.
  20.  
  21. It is also possible to write your own functions in Basic and use them in
  22. Calculated and Composite fields. The system variable TIME$ is useful in this
  23. connection.
  24.  
  25. 6.1  Calculated fields
  26. ======================
  27. 6.1.1 Simple calculations using Numeric fields
  28. ----------------------------------------------
  29. Our first example will be to make a field containing a v.a.t. exclusive
  30. price determine the contents of another field which includes v.a.t. at 17%
  31. Let the tags of these fields be VEX and VINC respectively. Click MENU over
  32. the VINC to bring up the Field submenu and move right over Calculations.
  33. You will see a window with a writable icon which contains:−
  34.  
  35.           VINC=
  36.  
  37. Complete the formula so that it reads:−
  38.  
  39.           VINC=VEX*1.17
  40.  
  41. and click on OK or type Return. From now on the value in VINC will change
  42. whenever you type something in VEX.  Since the v.a.t. rate is liable to
  43. change it would be better to place the current percentage rate in another
  44. Numeric field called VAT and make the formula attached to VINC read:−
  45.  
  46.           VINC=VEX+(VEX*VAT/100)
  47.  
  48. The second example calculates the average of four fields No1, No2, No3 and
  49. No4, placing the result in a Calculated field AVGE.  The required formula
  50. is:−
  51.  
  52.           AVGE=(No1+No2+No3+No4)/4
  53.  
  54. A field tag may be entered into the calculation formula by clicking on the
  55. required field with Ctrl held down, in the same way as can be done in a
  56. search formula (3.3.5). The tag will be entered in the formula at the caret
  57. position.
  58.  
  59. 6.1.2 Making calculations retrospective
  60. ---------------------------------------
  61. The default setting is such that entering or altering a formula affects only
  62. those records added or altered after the formula entry/change. The changes
  63. can be made retrospective by selecting the Recalculate existing records
  64. switch on the formula entry window. On clicking OK you will be asked to
  65. confirm that you want previous records to be made consistent with the
  66. formula you have just entered. Changes affect the current subfile only, but
  67. can be easily implemented in other subfiles by changing to the required
  68. subfile, calling up the formula entry window, selecting the option button
  69. and clicking OK.
  70.  
  71. 6.1.3 Calculations using non-numeric fields (!)
  72. -----------------------------------------------
  73. You might think that the process described is only applicable to numeric
  74. fields, but a non-numeric field may be specified in the formula − if it is
  75. linked to a validation table. To be of use there must be  numeric data in
  76. the column of the validation table immediately following the one to which
  77. the field is linked (see 5.2). Suppose, for example, we have fields in a
  78. student record for A-level exam grades, the field tags being GR1, GR2, GR3,
  79. GR4. The grades are non-numeric but they map onto the numeric points system
  80. which universities use to control entry.
  81.  
  82. The relationship of grades to points is as follows:−
  83.  
  84.            Grade   Points
  85.              A       10
  86.              B        8
  87.              C        6
  88.              D        4
  89.              E        2
  90.  
  91. A validation table could be set up with the grades in column 0 and the
  92. equivalent points in column 1. Each of fields GR1−GR4 would be linked to
  93. column 0 thus restricting input to the capital letters A-E. A further field
  94. of Calculated type would be created to hold the points score. If we
  95. associate this field (PTS) with the formula:−
  96.  
  97.            PTS=A1+A2+A3+A4.
  98.  
  99. entering or changing the letter grades in A1-A5 will cause the points score
  100. to be updated.
  101.  
  102. 6.1.4 Calculations involving times
  103. ----------------------------------
  104. There is a field type, Time, which will only accept valid 24-hour times in
  105. hh:mm:ss format.  If the tag of such a field is included in a calculation
  106. formula it will be converted into seconds and the result used in the
  107. calculation. Thus a Calculated field DIFF could use two Time fields, TIM1
  108. and TIM2, in the formula:−
  109.  
  110.            DIFF=TIM1-TIM2
  111.  
  112. and Powerbase would keep DIFF updated to show the difference in seconds
  113. between the two times.
  114.  
  115. 6.2  Composite fields
  116. =====================
  117. To enter the formula for a Composite field follow the same procedure as for
  118. a Calculated field. Note that the relevant entry on the Field submenu now
  119. says Combine fields. Formula entry is similar to that for Calculated fields
  120. except that only string operations are allowed. The one most frequently used
  121. will be “+” which allows fields to be joined together.  Suppose your
  122. database contains fields for surname (SNAM) and forename (FNAM) and you want
  123. to be able to print names in the format forename-surname. Define a Composite
  124. field called NAME and attach to it the formula:−
  125.  
  126.            NAME=FNAM+“ ”+SNAM
  127.  
  128. Note the quoted space separating the names.  You might want the NAME field
  129. to show only an initial plus the surname, in which case the formula would
  130. be:−
  131.  
  132.            NAME=LEFT$(FNAM,1)+“. ”+SNAM
  133.  
  134. Composite fields, like Calculated fields, may be used in conjunction with
  135. Time fields to perform genuine “clock arithmetic”. Referring to the example
  136. in 6.1.4, if we attached the formula to a Composite field instead of a
  137. Calculated one it would show the difference in hours, minutes and seconds.
  138. The method can be extended to jobs like averaging times, e.g. with a formula
  139. such as:−
  140.  
  141.            AVE=(TIM1+TIM2+TIM3)/3
  142.  
  143. As with Calculated fields updating occurs after editing a field whose tag
  144. appears in the attached formula. Thus NAME would be updated after changes to
  145. FNAM or SNAM and DIFF after changes to TIM1 or TIM2. You can, however, have
  146. Composite fields which make use of the Basic system variable TIME$. Thus a
  147. field DAY could be linked to the formula:−
  148.  
  149.            DAY=LEFT$(TIME$,3)
  150.  
  151. to make it show Mon, Tue etc. No field tags are referred to in the formula
  152. so DAY gets updated immediately before displaying the record so that the
  153. information is correct at that time.
  154.  
  155. 6.3  User functions
  156. ===================
  157. These are functions, written in Basic, which accept field tags as parameters
  158. and can be included in the calculation formulae of self-calculating fields.
  159. All such functions must return only their principal value − RETURN variables
  160. in the parameter list aren’t allowed. The name of each function must begin
  161. with an upper-case “U”, e.g. FNUaverage. This is to avoid duplication of
  162. function-names which are part of Powerbase.
  163.  
  164. All the user functions to be used by a database must be included in a Basic
  165. program called UserFuncs which is stored in the database directory (not in
  166. the Powerbase directory). When the database is opened UserFuncs will be
  167. loaded as a library and Powerbase can call the user functions just as
  168. readily as on its own functions.
  169.  
  170. The distribution disc includes a UserFuncs file containing two examples of
  171. user functions kindly submitted by David Lenthall. Users are invited to
  172. submit other user functions for possible inclusion in the function library.
  173. FNUnow (which takes no parameters) operates on the value of TIME$ from the
  174. real-time clock and returns a string containing the current date in form
  175. DD-MM-YY. A record design could include a field of Composite type, at least
  176. eight characters long and tagged as, for example,