home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 5 / DATAFILE_PDCD5.iso / utilities / i / index / !Index / !Help < prev    next >
Text File  |  1995-04-22  |  27KB  |  650 lines
  1. ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
  2. • Acorn Computing Index (V1.30 March 1995)        !Help Manual •
  3. •         System                           © 1995 Tim Boughton •
  4. ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
  5.  
  6. 1. What is !Index?
  7.  
  8. !Index is a database containing 11 years worth of articles, 
  9. reviews and features from Acorn Computing between April 1984 to 
  10. March 1995. You can use it to locate any article or review, 
  11. simply by asking the program to search for a keyword you enter.
  12.  
  13. You can view all the matching articles on screen, or you can save 
  14. or print a list for reference.
  15.  
  16. This manual will help you to use !Index to its full potential and 
  17. can be printed out for reference using a suitable wordprocessor.
  18.  
  19. !Index is fully multi-tasking and Risc OS 3.10+ compatible, so if 
  20. you know the basics of using Risc OS then using it will be easy. 
  21. It will automatically claim about 400k of application memory when 
  22. loading.
  23.  
  24. Had Acorn Computing magazine not been so mercilessly and 
  25. prematurely terminated then this Index would have appeared on the 
  26. March 1995 MegaDisc, and would have been automatically updated 
  27. each month from a unique file on the subscription disc. However, 
  28. it was not to be. This version is a standalone, complete index of 
  29. the magazine as it ended.
  30.  
  31. 2. Loading & Startup
  32.  
  33. To load the application simply double-click as normal on the icon 
  34. !Index and wait for the program to install itself onto the icon 
  35. bar. The hourglass appears on screen during this process.
  36.  
  37. Clicking Select or Adjust on the iconbar icon will display the 
  38. main window. Clicking Menu will bring up a short menu.
  39.  
  40. The program supports !Help so if you require "on-line" help just 
  41. load this up (from the Apps directory) and move the pointer over 
  42. the icon you want more information about.
  43.  
  44. 3. The Main Window
  45.  
  46. The main window is where all searching and viewing takes place. 
  47. It may be resized, scrolled, closed and put to the back as 
  48. normal.
  49.  
  50. There are a number of icons displayed which allow you to interact 
  51. with the program :
  52.  
  53. • At the top, the toolbar contains a number of icons which let 
  54. you control the way the program works.
  55. • Towards the right hand side, are the start and finish years of 
  56. the search which can be altered using the arrows on either side 
  57. or alternatively by typing into the boxes.
  58. • Below, the number of records currently available is displayed.
  59. • In the middle of the window is an area where each record is 
  60. displayed - containing areas for the article, author, date and 
  61. page.
  62. • Finally at the bottom, is a panel containing the search word - 
  63. which is initially empty - and three operators for the advanced 
  64. search.
  65.  
  66. The menu can be used to alter the configuration, gain output from 
  67. the program or see what data is available. This can be activated 
  68. by clicking Menu in the main window. The options available are 
  69. listed in section 12. Most of the facilities on the menu are 
  70. duplicated on the toolbar.
  71.  
  72. 4. Performing a search
  73.  
  74. To make a search of the data, click on the uppermost white text 
  75. box (in the lower half of the main window) and the red caret will 
  76. appear. Type a search-word (for example, SCROLL - see below for 
  77. some guidelines) into this box. Now move up to the large Search 
  78. icon in the top right and click Select or alternatively, just 
  79. press Return after typing in the word.
  80.  
  81. The search will now begin. After a few seconds you will see the 
  82. information area displaying some data. At the top, the record 
  83. number and how many records were found to match are displayed.
  84.  
  85. If the search does not return any matched records, try using a 
  86. different or more general search-word.
  87.  
  88. All of the records which matched your search-word are now 
  89. available for you to look through. Use the arrow icons at the top 
  90. to move through the records.
  91.  
  92. The inner, opposite facing pair move through the records one at a 
  93. time in each direction. The outer pair move through faster in 
  94. each direction by jumping a certain number of records each time. 
  95. The size of this jump can be set using the options box (see 
  96. below).
  97.  
  98. 5. Search Word
  99.  
  100. The search-word can be a single word or a phrase and will 
  101. obviously reflect the article or item you are searching for. 
  102. However, a few guidelines will make finding a reference easier.
  103.  
  104. You should try to be fairly general with your phrase. For example 
  105. if you are looking for references to Scrolling, enter SCROLL as 
  106. the search-word. This will pick out SCROLL, SCROLLer and 
  107. SCROLLing.
  108.  
  109. A record will be matched if the search-word is contained within 
  110. the description of the article or in the author of the article. 
  111. This means that authors' names can be searched for as well - 
  112. entering MIKE COOK will display all the articles written by him.
  113.  
  114. Sometimes a search will bring up an irrelevant article amongst 
  115. the ones you want. For example if you are looking for articles on 
  116. memory and enter RAM as a search word, you will get all 
  117. references to RAM but also references to progRAMming and other 
  118. words which include RAM. This is no problem because you can view 
  119. the records at leisure and quickly pick out the relevant ones.
  120.  
  121. It is possible to exclude words like this from the search by 
  122. typing in the search-word as ' RAM '. That is, with a single 
  123. space either side. This will then only pick out records in which 
  124. the search-word occurs as a separate word.
  125.  
  126. The general format used for the wording of records is described 
  127. in the section on Wording. The search-word can be up to 80 
  128. characters long and include spaces and punctuation, but note that 
  129. the longer and more full of spaces it is, the less likely it is 
  130. that a direct match will be found.
  131.  
  132. Obviously it is impossible to fit every conceivable relevant word 
  133. into each reference. However, in practice, by choosing a suitable 
  134. word and experimenting, it is always possible to find the record 
  135. you want - provided that it has occurred in the magazine between 
  136. the dates set.
  137.  
  138. The case of the search phrase is not important - whatever you 
  139. type is automatically converted into upper case by the program.
  140.  
  141. 6. Advanced Search
  142.  
  143. The advanced searching facilities allow the use of two search 
  144. phrases and three operators (AND, OR and NOT) to link them 
  145. together, this is often useful for more detailed searches.
  146.  
  147. For example,
  148.  
  149. • A search for MIKE NOT MIKE COOK would give all the articles 
  150. written by a Mike, but not those written by Mike Cook.
  151.  
  152. • A search for GRAPHICS OR SPRITES would give all those articles 
  153. containing the word GRAPHICS as well as all those articles 
  154. containing the word SPRITES.
  155.  
  156. • A search for RAM AND DISC would give all the articles which 
  157. contain both the word RAM and the word DISC.
  158.  
  159. (Note that for AND, a record will match only if both words are 
  160. present in the same record whereas for OR a record with either 
  161. word in will match.)
  162.  
  163. The advanced search facility can be switched on using the icon 
  164. represented by a waving wand.
  165.  
  166. When you perform a search, you must enter your second search-word 
  167. into the lower white text box and choose the operator by 
  168. selecting it's button.
  169.  
  170. If no operator is selected or the second search word is blank, 
  171. the search is treated as an ordinary search for the first word.
  172.  
  173. The advanced search facilities are invaluable in a situation 
  174. where the exact format, spacing or punctuation of a record is 
  175. unknown.
  176.  
  177. 7. Setting the dates
  178.  
  179. The length of the search can be set using the Start and End years 
  180. at the top right of the window. It is useful to set the search 
  181. dates to different values because sometimes you know that a 
  182. particular article will not appear before or after a certain date 
  183. and thus can avoid matching up unwanted records.
  184.  
  185. The date itself can be set either by clicking on the arrows at 
  186. either side (for up/down) or by clicking on the box and typing a 
  187. new date in. The date can obviously not go below 1984 or above 
  188. the most recent year available.
  189.  
  190. 8. View
  191.  
  192. This is separate from the search facility and is simply a means 
  193. of viewing all of the data between the dates specified. This can 
  194. be useful if you know a particular article occurred, but don't 
  195. know what it's title was.
  196.  
  197. When the icon (represented by an eye) is clicked on, the first 
  198. item within the t