home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 5 / DATAFILE_PDCD5.iso / utilities / a / addresses / !Addresses / !Help < prev    next >
Text File  |  1994-07-28  |  12KB  |  228 lines
  1. !Addresses
  2. v 1.32 (28-Jul-1994)
  3.  
  4. This program is Shareware.
  5. This means that you can copy this program to anyone you like, but if you
  6. find the program useful, you should register, as explained below. This
  7. entitles you to the latest version of this program, and of all my other
  8. applications.
  9. If you do copy the program it should be in its original format, with ALL of
  10. the accompanying files. That is : !Boot
  11.                                   !Help
  12.                                   !Run
  13.                                   !RunImage
  14.                                   !Sprites
  15.                                   Code
  16.                                   MakeCode
  17.                                   Messages
  18.                                   Sprites
  19.                                   Templates
  20.  
  21.  
  22. Purpose
  23. -------
  24. A powerful address book, featuring sorts and searches, and also with space
  25. for up to 500 addresses.
  26.  
  27.  
  28. To use
  29. ------
  30. [For this !Help file, a record is defined as an entire window-full of data,
  31. i.e. name, address, post-code, telephone number, and other, and an entry is
  32. defined as the name, address (all 5 lines), post-code, telephone number, or
  33. other details (both lines)]
  34.  
  35.    Double click on the icon in the filer window to load the application. This
  36. will install an icon on the icon-bar. Clicking menu (the middle mouse button)
  37. on this icon will allow you to start a new file, look at the info about the
  38. program, to save the current file, and to quit.
  39.  
  40.    To save the current file, move the pointer across to the save dialog box
  41. and either enter a full pathname and filename in, e.g. 'adfs::0.$.Addresses',
  42. or enter just the filename, e.g. 'Addresses', and drag the icon to a filer
  43. window.
  44.  
  45.  
  46.    Clicking select on the icon on the icon bar will open the main window, as
  47. will double-clicking on a saved file, and as will dragging a saved file icon
  48. onto the icon on the icon bar. When the main window is open, there is the
  49. obvious space to enter the name, address, post-code, and any other details
  50. about the person, e.g. telephone number.
  51.  
  52.    Clicking menu (the middle mouse button) on the main window will open a
  53. menu, allowing you to open the control window, open the search window, open
  54. the sort window, open the correspondance window, perform a specific action on
  55. the record currently being edited, show the information about the program,
  56. save the current file, and to quit the program. Also, when the main window
  57. has input focus (i.e. when you can type into the window), F3 will open the
  58. save window, F4 will open the search window, F5 will open the sort window,
  59. F6 will open the control window, and F7 will open the correspondance window.
  60.  
  61.    From this menu, two save options are provided. The first is a conventional
  62. save box to save the whole file. The other option : 'This record' allows you
  63. to save the record which is being edited at that point in time. When using
  64. this, it is necessary to specify which entries are to be saved, before saving
  65. as above. Alternatively, select the 'All non-blank' option, which saves all
  66. lines which are not blank. The 'This record' option is greyed out if the
  67. 'Name' entry in the current record is empty. To print just one record, use
  68. this option and drag the icon directly onto the printer icon on the icon bar.
  69. If you select 'All non-blank' then the window will change to say 'All
  70. non-blank except'. Thus if you wish to save, for example, the whole record,
  71. except for the telephone number, then turn on 'All non-blank' and also turn
  72. ON the option 'telephone'. (N.B. Ram transfer is supported for this option)
  73.  
  74.    The control window, opened with F6 or by selection on the menu, allows you
  75. to step through the records one at a time in either direction (the plain left
  76. and right arrows), to go to the last record (the right arrow against the
  77. line), to go to the first record (the left arrow against the line), and to go
  78. to a specific record (the writable icon). The control window also shows you
  79. what record you are currently editing and how many records there are in
  80. total. To add a record, click on the plain right arrow in the control window,
  81. whilst editing the last record. This will check to see if the 'Name' entry is
  82. blank. If it is blank it will not let you add another record. (I entered this
  83. as a precaution against ending up with 500 blank records, which would make
  84. for a very large file).
  85.  
  86.    The search window, opened with F4 or by selection on the menu, allows you
  87. to search through the database for a given string. The search text is entered
  88. in the writable icon. It is also possible to select how the search is carried
  89. out : on all records, or just specific numbers; on all entries, or just
  90. specific ones; with case-sensitivity on or not.
  91.  
  92.    If the search is to be carried out on all records select the icon in the
  93. window. If, however, you wish to be specific, select the icon starting
  94. 'from', and specify your starting record, and your ending record. If the
  95. search is to be carried out on all entries, that icon should be selected.
  96. However, to specify, clicking select on name, address, post-code, or other,
  97. will turn off 'All entries'. To search two entries, clicking adjust (the
  98. right mouse button), will turn that option on, and also keep the other ones
  99. on. If the search is to be carried out with case-sensitivity on, i.e. an
  100. entry with 'Neil' in it, would only be found with 'Neil', and not with
  101. 'neil', the case-sensitive box must be marked. If the search is not to be
  102. carried out in a case-sensitive manner, then the option must be off.
  103. N.B. A case-sensitive search is slightly quicker than a non case-sensitive
  104. one. Clicking on the icon marked 'Previous' enters into the writable icon the
  105. last string which was searched for. The search string includes wildcard
  106. capabilities. These are the (fairly) standard ? and * wildcards. A ?
  107. represents a single character, and a * represents any string. (N.B. At this
  108. time, mixing of wildcards is not allowed. If you do try to do so, an error
  109. message will occur, reminding you (politely of course!) that you cannot do
  110. so.) The search is started by pressing return when the caret is in the search
  111. text writable icon in the search window, or by clicking on the OK icon.
  112.  
  113.    The sort window, opened with F5 or by selection on the menu, allows you
  114. to sort the records. N.B. At the moment, it is only possible to sort the
  115. entire database, and not just a specific area. The sort can be ascending,
  116. e.g. 'A' before 'C' before 'E', etc., or descending, e.g. 'Z' before 'A'.
  117. The sort can only be carried out on one entry at the moment, selected from :
  118. 'Forename'                         - the left-most text in the name entry
  119.                                      before the first space.
  120. 'Surname'                          - the right-most text in the name entry,
  121.                                      after the first space.
  122. 'Address 1' through to 'Address 5' - the five lines of the address entry.
  123. 'Post code'                        - the text in the post code entry.
  124. 'Other 1' and 'Other 2'            - the text in the two lines of the other
  125.                                      details entry.
  126. The sort is started by clicking on the OK icon.
  127.  
  128.    The correspondance window, opened with F7 or by selection on the menu,
  129. allows you to keep track of correspondance. Up to 10 exchanges can be
  130. recorded. To use this function, click on one of the icons in the
  131. correspondance list. This should update the writeable icon at the top of
  132. the section, should update the 'file' option, and indicate whether the mail
  133. was sent or received. This can all be set up as is necessary by clicking on
  134. the relevant icons. Also, to the right of the 'Sent'/'Received' icons are two
  135. other icons. Clicking on these will open a window, asking for a date when the
  136. mail was sent or received. Opening the menu from this window will allow you
  137. to automatically enter today's date.
  138.    Dragging a file icon onto the writeable icon at the top of the
  139. correspondance icon will enter the filename as the name of the
  140. correspondance, will set the file option, and this will ungrey the 'Run'
  141. icon. Clicking on this icon will run the file which is specified. Also note
  142. that in the section of the window from which the correspondance is selec