home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 3 / PDCD_3.iso / utilities / utilst / vsu_base / !VSU-Base / !Help < prev    next >
Text File  |  1995-09-10  |  11KB  |  269 lines
  1.            ___________________________________________________
  2.            ¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨  
  3.                                VSU-Base 
  4.  
  5.                Venture Scout Unit member database system
  6.  
  7.                  This application is © 1995 Tim Wiser.  
  8.                It is FREEWARE.  Use is at your own risk.
  9.            Please read the conditions at the end of this file.
  10.            ___________________________________________________
  11.            ¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨
  12.  
  13. I am the secretary of the 15th Matlock Venture Scout Unit (VSU) and as part
  14. of my duties I was  required to compile a list of phone numbers of the 
  15. people in our unit.  I found that a few people  were ex-directory so I'd
  16. have to ask them for  their number.  I then decided to take this 
  17. opportunity to get full details about each member.   I used a form (using
  18. Impression Style; the form  should be inside the !VSU-Base application 
  19. directory if you're interested in using it) that I handed out to everyone in
  20. the unit.  When these were filled in I set about entering them into a 
  21. database.  I used DATAVision from an old Acorn  Computing cover disc because
  22. I couldn't find my  copy of PowerBase or even Desktop Database.   Anyway,
  23. after putting all the data into DATA- Vision I found that the system was
  24. really  inflexible and I couldn't really be bothered to  learn how to use
  25. it.  I then searched through  hundreds of floppies and found my copy of
  26. PowerBase lurking amongst them.  I then designed a new  database and after
  27. putting in loads of data found that I was experiencing the same problems
  28. that I faced with DATAVision and PowerBase was much slower.
  29.  
  30. "Bugger it", I thought, "I'll write my own".  So I  did, and that is how
  31. !VSU-Base (highly original  name, I think you'll agree!) came into being. 
  32. It's specifically designed for my unit and is based on  the data gathered
  33. from the forms handed out so  therefore might not be ideal for your own unit
  34. but  is perfect for mine, so there!  
  35.  
  36. You can enter the data for each person, compile a  phone list (don't
  37. projects explode ..!), search the database and export the data to other
  38. databases  via the CSV export facility should you want to  give a copy of
  39. the database to PC owning people  or you find a better database.
  40.  
  41. The toolbox (ie: buttons for moving around the database) are built in to
  42. the main window. If you want, you can open a floating toolbox by selecting
  43. the 'Open toolbox' option in the main menu. The window version of the
  44. toolbox remains though, so you haven't really gained much.
  45.  
  46. If you are finding that the whole window doesn't fit onto your desktop,
  47. try using a bigger mode.  For non-multisync owners I recommend mode 35
  48. (this is the mode I use).  For multisync owners, try mode 31.
  49.  
  50. This application requires RISC OS 3 to run.  As if you didn't already know!
  51.  
  52. ____________________________________________________________________________
  53.  
  54.  Hot keys
  55. ____________________________________________________________________________
  56.  
  57. The following hotkeys are implemented in VSU-Base.
  58. Most only work when the main window has the input focus (ie: the title bar
  59. is creamy-coloured).
  60.  
  61. Escape -   Close the main window
  62.  Print -   Pop up the print dialog window
  63.     F3 -   Pop up the save dialog
  64.     F4 -   Pop up the search dialog
  65.  
  66.  
  67. ____________________________________________________________________________
  68.  
  69.  Save formats
  70. ____________________________________________________________________________
  71.  
  72. This version of VSU-Base allows saving in three formats; 
  73.  
  74. 1. Database
  75.  
  76. This is the format specifically designed to hold your database. Use it all
  77. the time to save your database. It is the only format that you can load into
  78. the program.
  79.  
  80.  
  81. 2. Report
  82.  
  83. This is really a textfile that holds what VSU-Base calls a 'report'.  This
  84. lets you export specific fields of your database into a textfile. If you
  85. want to print out a hard copy of your database you should use this format. 
  86. On the other hand, if you wanted a list of who's done what on the Duke of
  87. Edinburgh award scheme, you would use this format with only 'Name' and 'D of
  88. E' ticked in the Format dialog window (see later).
  89.  
  90.  
  91. 3. CSV
  92.  
  93. This is a very useful format because it allows you to save the database in a
  94. format that can be read by just about any spreadsheet and database in the PC
  95. world, and many in the Acorn world. The CSV file is an industry standard
  96. file format.  I have tested this format with the following programs:
  97.                                    
  98. Eureka 2        2.00f     Longman Logotron
  99. Presenter GTi   1.14      Lingenuity
  100. SuperCalc 5     5.5       Computer Associates Int.
  101. Excel           5.0a      Microsoft Corporation
  102.  
  103. No problems were experienced with any of these applications.  You may want
  104. to use other spreadsheets on PCs, in which case you might find  it handy to
  105. know that you may have to use the  'Import' option in the 'File' menu, and
  106. will need to mess around with the 'Filetype' menu bit to make Windows look
  107. for the file.
  108.  
  109.  
  110. ____________________________________________________________________________
  111.  
  112.  Transferring files between DOS and RISC OS
  113. ____________________________________________________________________________
  114.  
  115. As mentioned earlier, there is a version of VSU-Base that runs under DOS
  116. on IBm and compatible machines (clones). To transfer data between the
  117. two platforms (Acorn and PC) you should use the 'PC format' file format.
  118. Both computers will read the data just fine. Only the Acorn can read and
  119. write the 'Database' file formats.
  120.  
  121. If you import a file from the PC version into the Acorn version and look
  122. in the 'File .. info' window you'll notice that in the 'Origin' field
  123. there will be the text "From PC".  The 'Date' field will not be filled
  124. correctly either.
  125.  
  126. In the DOS version you cannot include commas and punctuation in fields.
  127. This has led to me having to put in what I call the 'DOS fix' which means
  128. that for any situations where a comma would be nice: 
  129.  
  130.   ie.   Tim Wiser, Cowgate Cottage
  131.   
  132. .. I have to put a forward slash:
  133.  
  134.   ie.   Tim Wiser/Cowgate Cottage
  135.   
  136. Now this can be fixed during the import to the Acorn package by selecting
  137. the 'DOS fix' option on the iconbar menu. If this is selected, any forward
  138. slashes are replaced by a comma followed by a space.
  139.  
  140.  
  141. ____________________________________________________________________________
  142.  
  143.  The Format dialog window
  144. ____________________________________________________________________________
  145.  
  146. You can define what information appears in the CSV 
  147. and report files via the 'Format ...' dialog window.    
  148.  
  149. You may experience problems regarding strings being over 255 characters long
  150. during attempts to save in CSV format. This problem is most likely to occur
  151. when you have a lot of fields selected in the Format dialog window (notably
  152. 'Address' and 'Hobbies').
  153.  
  154.  
  155. ____________________________________________________________________________
  156.  
  157.  Printing your database
  158. ____________________________________________________________________________
  159.  
  160. You can print either through the use of the Acorn !Printers application or
  161. you can use the quick Epson print. To use the Epson printing your printer
  162. needs to be Epson compatible. Most decent printers are (I've tested the
  163. program with an Epson LQ400 and a Hewlett-Packard 520 bubblejet).
  164.  
  165. You should get a nice printout with an Epson print. If you want a really
  166. quick print you can select the 'Draft' option, in which case the hardcopy
  167. will appear much quicker but with less style.
  168.  
  169. After a printout it's handy to eject the page from the printer. To do this
  170. automatically you have to select the 'Form feed' option. This is rather nice
  171. because the printer will beep first and then do the form feed. "Most
  172. impressive!" I hear you cry.
  173.  
  174. In the current version (v 1.33) the option to print to the RISC OS drivers
  175. (ie: !Printers) is not available. You are notified that it is not available
  176. if you attempt to use the option.
  177.  
  178.  
  179. ____________________________________________________________________________
  180.  
  181.  Call me ...
  182. ____________________________________________________________________________
  183.  
  184. I love getting letters, so if you use this program on a regular basis or
  185. would jus