home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 3 / PDCD_3.iso / pocketbk / utilsr / td121c / TODO.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-08-24  |  24KB  |  646 lines
  1.                         To Do
  2.  
  3. A shareware personal task manager for the Psion Series 3.
  4.  
  5. PREAMBLE
  6.  
  7. Disclaimer
  8. ==========
  9.         No warranty is given on this program. No liability for any 
  10.         damage or loss to equipment, data or software will be 
  11.         assumed.  You use this program at your own risk.
  12.  
  13. Registration
  14. ============
  15.         The TODO program is shareware.  If you like it and use it 
  16.         after 14 days, you should send me †10.  This will ease your 
  17.         conscience and my bank balance.  I will send you a small file to 
  18.         disable the "nag" screens and show you as a registered user 
  19.         on the About screen.  If you do not have an email id, then 
  20.         please ensure I have your name and address and state whether you
  21.         have a 3.5 or 5.25 inch diskette drive (PCs only I'm afraid).
  22.  
  23.         Bug-fix versions will be available from the lexsoft/todo conference 
  24.         on CIX and the Palmtop forum on Compuserve.
  25.  
  26.  
  27. Errors
  28. ======
  29.         I don't know of any outstanding bugs (unless listed at the 
  30.         end of this document) but as with any piece of software I'm 
  31.         sure there are some.
  32.  
  33.         The program's error handler attempts to save the current file 
  34.         as ERROR.TDO before collapsing in the proverbial heap.  Check 
  35.         this file out if an error occurs.  If it appears ok copy it 
  36.         over your original file and continue.  Please let me know of 
  37.         any errors.
  38.  
  39. Distribution
  40. ============
  41.         This package may be freely copied, distributed as shareware so 
  42.         long as the contents remain intact and are not tampered with in
  43.         any way.
  44.  
  45.         The ZIP file should contain:
  46.                 OUTLINE.FON
  47.                 OUTNORM.FON
  48.                 PROJECTS.TDP
  49.                 TYPES.TDP
  50.                 TODO.APP
  51.                 TODO1.OPA
  52.                 TODO2.OPA
  53.                 TODO.TXT (this file)
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58. INTRODUCTION
  59.  
  60. I found that the To Do list part of the built in Agenda program on the 
  61. Series 3 was not quite up to my requirements.  I wanted an application 
  62. that would allow me to prioritise tasks by day, so that I could 
  63. schedule my time, and within day by priority.  Additionally I wanted 
  64. to keep track of tasks that I had delegated to my staff and other 
  65. people.  Ideally, tasks could be sorted by project so that I could 
  66. quickly see a list of outstanding tasks when I attended a review 
  67. meeting or when compiling a status report.  A type field would also be 
  68. handy so that I could organise my todo items so as to tackle all phone 
  69. calls, electronic mail items etc. together.  
  70.  
  71. Other requirements were to keep notes attached to a particular entry, 
  72. have extensive search capabilties, allocate an estimate to each task 
  73. so as to enable a summary of time estimated per day to be produced.
  74.  
  75. You've guessed it, all of these features, and others, are included 
  76. within this program.
  77.  
  78. Todo is now becoming quite a smart Personal Information Manager
  79. although not up to those found on the PC.  This is only because the 
  80. program needs to be kept to a managable size.
  81.  
  82.  
  83.  
  84. INSTALLATION INSTRUCTIONS
  85.  
  86. Create a directory \TDO to hold data files generated by the 
  87. application.  This can reside on any local drive.
  88.  
  89. Unzip the file TODOxxx.ZIP and transfer the included files to the 
  90. Series 3 as follows:
  91.  
  92. TODO.APP                Copy to the \APP directory on any drive.
  93. TODO1.OPA               Copy to the \APP directory on any drive.
  94. TODO2.OPA               Copy to the \APP directory on any drive.
  95. PROJECTS.TDP            Copy to the \TDO directory on any drive.
  96. TYPES.TDP               Copy to the \TDO directory on any drive.
  97.  
  98. Copy the two files OUTLINE.FON and OUTNORM.FON to any \OPD 
  99. directory.
  100.  
  101. The .APP,.OPA and .FON files should be kept on the same drive.  All
  102. may be kept on Flash SSD as they are only read by the program and not
  103. changed.
  104.  
  105. Install the program on the Series 3 menu by going to the system 
  106. screen, and pressing Psion-I.  In the "Install Application" dialog 
  107. box, set "Disk" to the drive to which you have copied TODO.APP, and
  108. set the File Name to TODO.APP.
  109.  
  110.  
  111. STARTING TODO
  112.  
  113. Having installed TODO, it operates just like one of the standard 
  114. applications such as Word or Data, in that a list of data files 
  115. is shown under the TODO icon.  These can be opened by pressing 
  116. Enter or Shift-Enter.  A new file can be created by pressing 
  117. Psion-N.
  118.  
  119.  
  120. GENERAL
  121.  
  122. Commands can generally be entered in one of three ways:  
  123.  
  124. - From the menu
  125. - by pressing the key indicated on the menu
  126. - by using the same key without the Psion prefix.  One key operation 
  127.   is considerably easier if you are using the Series 3 "one handed".
  128.  
  129. Up to 70 records can be held in a single file although unregistered 
  130. users will get a "nag" screen when entering each record after 
  131. the first 20.
  132.  
  133.  
  134. CREATING AN ENTRY
  135.  
  136. Press Psion-E, E, the space bar or Shift-Enter.  Enter up to two 
  137. lines of text in the dialog box.  Use the up and down cursor keys 
  138. to move between the two lines. This text forms the main text of 
  139. the entry.  
  140.  
  141. When you have pressed enter, a second dialog box appears.  Complete 
  142. these fields.  
  143.  
  144. Due Date:  The entries are sorted by default on the Due Date field 
  145. which is usually used to denote the day on which the task is to be 
  146. carried out.
  147.  
  148. Priority: This may be set to 1 (High) down to 9 (Low).  
  149.  
  150. Type and Project: These fields can be set to one of the codes that 
  151. you can enter yourself (see later in this manual).  
  152.  
  153. Estimate can be used to enter, in hours, the time you expect the task 
  154. to take to complete.  This field is optional (see Options settings).
  155.  
  156. Onus can be set to In, which means that next action is down to you, or 
  157. Out, which means that the next action on the item has been 
  158. allocated to somebody else.  The onus of a particular item may 
  159. therefore swing between In and Out as events unfold.
  160.  
  161.  
  162. DISPLAY TYPE AND FONT SIZE
  163.  
  164. The list can be shown in either of two fonts; normal or small (as 
  165. used in the spreadsheet).  Use Psion-B to toggle between the two 
  166. sizes.  The display can also be toggled between the full display 
  167. and a summary display using Psion-H.
  168.  
  169.  
  170. MOVING BETWEEN ENTRIES
  171.  
  172. Use the up and down cursor keys to move between entries, one at a 
  173. time.  PgUp and PgDn move four entries at a time (full display) or 
  174. eight entries at a time (summary display).
  175.  
  176. Ctrl-Psion-Up Arrow and Ctrl-Psion-Down Arow move to the top and 
  177. bottom of the file respectively.  Psion-J/Psion-K and J/K also perform 
  178. these functions which makes it easier 
  179.  
  180.  
  181. EDIT TYPES AND EDIT PROJECTS
  182.  
  183. Types can be set to anything you like.  I use them for different 
  184. categories of work such as Email and Phone calls, which I like to 
  185. get out of the way every morning.  I also have special categories 
  186. for the people who work for me, and one for my boss.  This enables me 
  187. to sort items by type when I have a meeting with one of these 
  188. people.  
  189.  
  190. The higher the type in the type lists, the higher they get sorted.  
  191. So, if there is a particular category of tasks that you like to get 
  192. out of the way each morning, you should set this type at the head of 
  193. the list.  The default sort order is by day, then onus in before out, 
  194. priority and finally, type.
  195.  
  196. Projects can also be used for anything you like.
  197.  
  198. Use Psion-Y to update the types and Psion-T to update Projects.  
  199. Up to 24 types and 24 projects can be defined. Processing is similar 
  200. for each, with 6 entries being shown at a time, press Enter after 
  201. each group.  Blank entries are allowed but are filtered so that they
  202. don't appear on selection dialog boxes.  
  203.  
  204. The Types and Projects are saved with each file.  The TYPES.TDP 
  205. and PROJECTS.TDP files are used to set the Types/Projects for new 
  206. files. Each time you amend the types and projects, you are asked if 
  207. you want to save the settings as the default for new files.
  208.  
  209.  
  210. UPDATE AN ENTRY
  211.  
  212. To update the details of an entry, press Psion-U or Enter.  When the 
  213. entry has been updated, the list is resorted and redisplayed.
  214.  
  215.  
  216. COPY AN ENTRY
  217.  
  218. Psion-C copies the current entry and then