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Text File  |  1993-10-16  |  9.5 KB  |  304 lines
  1.                                   MailMan
  2.                                   =======
  3.                                 Version 2.10
  4.  
  5. This is the public domain demonstration version of MailMan. It can be
  6. freely distributed on the condition that all the files are kept unaltered
  7. and together.
  8. The only difference between this and the fully working version, is that
  9. you cannot print or save.
  10. For an independent review of MailMan you can read what Mark Webb had to
  11. say in the November edition of Archimedes World.
  12. Note: all the "moans" he mentioned have been corrected or added (CSV file
  13. imorting).
  14.  
  15. MailMan costs just £5.95 - see end of text for more details.
  16.  
  17. Introduction
  18. ============
  19.  
  20. This is the new version of MailMan - with a slightly better look and 
  21. a couple of extra features. MailMan is a database and label printing
  22. application that copes with most requirements. It offers a flexible
  23. approach to what can be a difficult task. So no matter what type of
  24. printer or stationary you have MailMan will meet your needs and give
  25. you pleasing results.
  26. It supports outline fonts, draw files and will even automatically 
  27. centre the text, so you can give your labels that professional look.
  28. It has a flexible field structure which allows you to configure the
  29. database to your personal needs - an address book, notepad/diary etc.
  30.  
  31. Getting started
  32. ===============
  33.  
  34. MailMan loads in the usual way and initialises on to the icon bar. 
  35. Click select to call up the address book which acts as the central 
  36. point for all the applications functions.
  37.  
  38. Users with RISC OS 2 need to ensure that they have already loaded some 
  39. fonts otherwise MailMan will fail to load - sorry!
  40.  
  41. Loading MailFiles
  42. -----------------
  43. MailFiles are loaded in the standard way, by either double clicking on 
  44. them or dragging them to any of MailMan's windows or on to the icon on 
  45. the icon bar.
  46.  
  47. Loading Drawfiles
  48. -----------------
  49. Draw files can be loaded by dragging them to any of MailMan's windows or 
  50. on to the icon on the icon bar.
  51.  
  52. Loading CSV files
  53. -----------------
  54. To load CSV files you should make sure they have filetype &DFE (see your
  55. Acorn user guide if you are unsure of how to do this) and drag the file 
  56. either to then MailMan icon on the icon bar, or to any of MailMan's
  57. windows.
  58. The CSV file should contain 11 fields or less - MailMan will adjust its
  59. record structure accordinly. If there are more fields then the file will 
  60. fail to load.
  61. Please note: A CSV file will take noticeably longer to load than the
  62. standard MailFile.
  63.  
  64. Main features
  65. =============
  66.  
  67. Outlined below are the main functions MailMan offers:
  68.  
  69. Note: the accompanying MailFile is provided to help you grasp the use 
  70. of the functions and options, quickly and easily and is there to be
  71. experimented with.
  72.  
  73. Database
  74. ========
  75.  
  76. Misc
  77. ----
  78. Fields - This allows you to name each field. Click Ok to change the field
  79. names.
  80.  
  81. Save
  82. ----
  83. Config - This saves the font information (font name, size and leading) as
  84. well as saving the field names. This information will then be loaded
  85. whenever MailMan is loaded.
  86.  
  87. Records
  88. -------
  89. Note: The use of any of the record options which change the total number of
  90. records will revert the selection of files to the Current record+ state - see
  91. below.
  92.  
  93. Sort
  94. ----
  95. Sorts all the records with respect to any line.
  96. You should note that when a sort is made on a line which some records don't
  97. have information on - repeated sorts will change the order of these records.
  98. For instance, repeating a sort of phone numbers whilst displaying record number
  99. one will result in record number one changing each time this sort is made.
  100. MailMan is simply reorganising the records that do not have information on
  101. telephone numbers - so don't think the sorting process isn't working correctly,
  102. like I did, it is.
  103.  
  104. Search
  105. ------
  106. If a search is successful the results will be displayed in another window
  107. along side the main one. From here you can choose:
  108.  
  109. Save   - Saves the result of the search.
  110. Remove - Remove the records found from the main file.
  111. Goto   - Make the main window goto the current record displayed in the found
  112.          window.
  113. Show
  114. ----
  115. Label - Opens the label window.
  116. Page  - Displays an A4 page of labels.
  117.  
  118. NumGen
  119. ------
  120. This is provided so you can included some sort of numbered field for
  121. printing raffle tickets or customer numbers etc.
  122. Use the placement option to place the NumGen output in the required line. 
  123.  
  124. Selection
  125. ---------
  126. Selection is used to chose which records you wish to output to the 
  127. printer. The results of your selection will also be shown in the Page 
  128. viewer window.
  129.  
  130. Current record+ - This selects a page of records starting with the one 
  131. currently displayed in the address book.
  132.  
  133. All records - Selects all records.
  134.  
  135. Records ranged - Selects only those records which are given by the 
  136. range you have chosen.
  137.  
  138. Records containing - Like the search option, this will select those 
  139. records that contain the text you have specified.
  140.  
  141. Note: This search is not case sensitive.
  142.  
  143. Print
  144. -----
  145. Prints using the standard RISC OS printer drivers. (Not in this demo
  146. version).
  147.  
  148.  
  149. Label
  150. =====
  151.  
  152. The label displays the current record shown in the address book.
  153.  
  154. Fonts
  155. -----
  156. Move the mouse pointer over the arrow next to the font name to display 
  157. the font menu.
  158.  
  159. The leading is the spacing between each line of text.
  160.  
  161. Offsets
  162. -------
  163. This is where all the options that effect the label are selected.
  164.  
  165. Label size
  166. ----------
  167. Chose the size of your label. The default is based on an A4 piece of 
  168. paper with two columns of labels.
  169. All the measurements are in OS units. These are the units used to draw 
  170. lines on the screen.  I have used these for simplicity sake and to 
  171. minimise rounding errors if I were to use millimetres etc. At an 
  172. estimate they are roughly equal to 0.14 of a millimetre - I think!
  173. So 1400 OS Units = 1400*0.14 = 196mm.
  174.  
  175. Text format
  176. -----------
  177. You can either use fixed offsets which will give all your labels the 
  178. same horizontal and vertical starting point or use the centre text 
  179. option. Please note that centre text will change any fixed text offsets 
  180. you may have entered.
  181. Ignore empty lines - This option, when selected, will ignore any lines 
  182. which are unused so the text is all together. When deselected, any 
  183. lines that are unused will be shown, so text is spaced out.
  184.  
  185. Draw format
  186. -----------
  187. You enter the size of the box you wish the Draw file to appear in and 
  188. it is scaled to fit this box.
  189. Position at - simply give the co-ordinates of the top left hand point 
  190. where you want the picture to be displayed.
  191. Remove - removes the currently loaded Draw file.
  192.  
  193. Fields
  194. ------
  195. Select and deselect the fields you want to be displayed.
  196.  
  197. Page
  198. ====
  199.  
  200. Settings
  201. --------
  202. The label offsets are relative to the printer margins, so changing your
  203. printer margins will effect the positioning of your labels on the page.
  204.  
  205. Display menu
  206. ------------
  207. This gives you two options Page and Output. Page governs what you see 
  208. on the screen and output governs what the printed result will contain 
  209. (Boxes/Text).
  210.  
  211. Setup
  212. -----
  213. You can have a maximum of three different settings in MailMan. For example,
  214. A4 Labels, Disc Labels and Continuous Labels - note that changing to a 
  215. different setup will revert all settings to those that have been saved to 
  216. disc - so make sure you save any settings you wish to keep before changing
  217. to another setup.
  218.  
  219. Special Keys
  220. ------------
  221. F1 - Insert the date at the current caret position.
  222. F2 - Display the label.
  223. F3 - Display the A4 page.
  224. F4 - Insert a record before the current one.
  225. F5 - Insert a record after the current one.
  226. F6 - Delete the current line.
  227. F7 - Delete the current record.
  228. F8 - Clear all records.
  229.  
  230. Notice
  231. ------
  232. If MailMan suffers a fatal error then your are advised to reset your machine
  233. by pressing the Ctrl and Break keys. Fatal errors are most likely to occur
  234. after playing non-multitasking games. To guard against this you should always
  235. reset the machine after playing games.
  236.  
  237. This concludes my summary of MailMan's main features.
  238.  
  239. Tip
  240. ===
  241. To set up MailMan to print on your particular type of label paper (this 
  242. would normally be labels on A4 sheets) - although you can use continuous
  243. label paper if you wish) it is best to use the following steps:
  244.  
  245. - Set the printed output to boxes only.
  246. - Load a piece of normal A4 paper.
  247. - Roughly estimate the margins, gaps, etc..
  248. - Print.
  249. - Place a page of Labels on top of the A4 piece with boxes on them, and
  250.   hold them up to the light.
  251. - See if the boxes match the outlines of your labels.
  252. - Adjust until they do.
  253.  
  254. Note: It is sometimes useful to make the boxes smaller than the actual 
  255. label size to allow for minor differences when loading paper in your 
  256. printer. If you have a sheet feeder etc. then this is probably not 
  257. necessary.
  258.  
  259. This application includes the following files:
  260. ==============================================
  261.  
  262. !MailMan
  263.      !Boot
  264.      !Run
  265.      !RunImage
  266.      !Sprites
  267.      Settings
  268.      Sprites
  269.      Templates
  270.      WimpExt
  271. !ReadMe
  272. MailFile
  273. DrawFile
  274.  
  275. Thanks
  276. ======
  277. Jon Ribbens for writing the excellent WimpExtension module.
  278.  
  279. =======
  280. Site licence copies of MailMan are available at a cost of £15.95 inclusive. 
  281. These entitle the user to make an unlimited number of copies to be used on 
  282. as many machines as you like, within the same site.
  283.  
  284. Single user copies of MailMan are available at a cost of £5.95 inclusive, 
  285. and may only be used on one machine and only copied for your own personal
  286. use.
  287.  
  288. Overseas orders please include return postage.
  289.  
  290. If you have any comments, bug reports or suggestions for improvements or 
  291. would like a copy of MailMan, then please write to:
  292.  
  293. Dean Sivell
  294. 24 Birchwood Avenue
  295. Beckenham
  296. Kent
  297. BR3 3PZ
  298.  
  299. Please make cheques payable to: Dean Sivell
  300.  
  301. MailMan Version 2.10 (10-Oct-93)
  302. © Dean Sivell October 1993
  303.  
  304.