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BSDOKU.23
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HANDBUCH.TXT
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|
1992-04-30
|
21KB
|
394 lines
H A N D B U C H zu BS-SPESEN
----------------------------------
I. Die ersten Schritte
----------------------
I.1. Installation von BS-SPESEN
--------------------------
Die Installation geschieht vollautomatisch über ein mit-
geliefertes Installationsprogramm. Legen Sie die BS-SPE-
SEN-Diskette in Ihr Diskettenlaufwerk ein, schalten Sie
auf dieses Laufwerk um (mit A: oder B:) und starten Sie
dann das Programm "INSTALL". Nach der Eingabe des ge-
wünschten Laufwerks und Pfades wird dir Spesenverwaltung
automatisch installiert. Kopieren Sie nie die Dateien
"per Hand", sondern lassen Sie das Installationsprogramm
laufen.
VORAUSSETZUNGEN: Damit BS-SPESEN ordnungsgemäß arbeitet,
müssen mindestens 600 KB freier Festplattenspeicher und
etwa 500 KB freier Arbeitsspeicher vorhanden sein. Ex-
panded Memory (EMS) wird automatisch erkannt und (falls
vorhanden) benutzt, wodurch der gesamte Programmablauf
beschleunigt wird.
UPDATE: Wenn BS-SPESEN bereits installiert war, so geben
Sie bei der erneuten Installation das Laufwerk und Ver-
zeichnis an, in welchem sich BS-SPESEN befindet. Die In-
stallationsroutine erkennt selbständig, ob ein Update
durchgeführt werden muß.
ACHTUNG: Starten Sie von der Diskette kein anderes Pro-
gramm außer INSTALL.
I.2. Aufruf der Spesenverwaltung
---------------------------
Das Programm wird mit der Eingabe von SPESEN gestartet.
Hierzu muß das Verzeichnis, in welchem sich die Spesen-
verwaltung befindet, aktiv sein. Natürlich kann die Spe-
senverwaltung auch von einem Menüprogramm aufgerufen wer-
den.
Menü-Manager: Als Menü-Manager empfehlen wir Ihnen BMM
aus unserem Hause. Dieser Menü-Manager ist einfach zu
erlernen und doch extrem leistungsfähig, bietet eine Di-
rektkonfiguration aller Programme, Zugangskontrolle über
Paßwortschutz, Bildschirmschoner...
Datensicherung: Wir empfehlen Ihnen die regelmäßige Si-
cherung Ihrer Daten. Hierzu können wir Ihnen unser Pro-
gramm BBM besonders empfehlen, da es Datensicherungen
ohne großen Lern- und Arbeits-Aufwand ermöglicht. Für
Datenverluste aufgrund fehlender Sicherungen übernehmen
wir keinerlei Verantwortung.
I.3. Die Hilfefunktion der Spesenverwaltung
--------------------------------------
In die Spesenverwaltung wurde ein umfangreiches Hilfesy-
stem integriert. Die Hilfe wurde als Standardfunktion
auf die Funktionstaste F1 gelegt. Durch Druck auf diese
Taste wird ein Fenster eröffnet und ein Hilfetext ausge-
geben. Da die Texte teilweise sehr umfangreich sind,
können Sie mit den Cursor- und Bild-Tasten in den Texten
blättern. Mit der ESC-Taste brechen Sie die Hilfe ab.
Die Hilfe ist kontext-sensitiv, sie gibt also immer Hil-
fe zu dem aktuellen Programmteil, in welchem Sie sich
gerade befinden. Sollten Sie also einmal nicht mehr wei-
terwissen oder Informationen zu einer Programmfunktion
abrufen wollen, einfach F1 drücken.
I.4. Hinweis zum Handbuch
--------------------
Dieses Handbuch beschreibt gleichermaßen die 3 Versionen
der Spesenverwaltung und entspricht daher der Extend-
bzw. Profi-Version. Die Standard-Version unterscheidet
sich insofern, als daß die Funktionen Bewirtungsbeleg-
druck und Quittungsverwaltung nicht vorhanden sind.
II. BS-SPESEN im Überblick
--------------------------
II.1. Spesenabrechnung mit dem Computer
---------------------------------
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie in Pauschaltabellen
wühlen, endlose Formulare ausfüllen und dem Finanzamt
gegenüber ein schlechtes Gewissen haben mußten.
Spesenberichte: BS-Spesen verwaltet wöchentliche Spesen-
berichte für 14 verschiedene Spesenarten und zwar für
jeden Tag einzeln. BS-Spesen addiert Beträge selbstver-
ständlich automatisch und druckt Ihre Berichte in Form-
blattform auf jedem Standard-Drucker aus. Statistische
Berechnungen und Jahresauszüge sind ebenso leicht er-
stellbar.
Bewirtungsbelege: Völlig frei läßt sich an jeder Stelle
des Programms ein Bewirtungsbeleg-Vordruck aufrufen, der
am Bildschirm ausgefüllt und dann gedruckt werden kann.
Quittungen/Eigenbelege: Aus jedem Programmteil läßt sich
die integrierte Belegeverwaltung aufrufen. Dort können
Sie Eigenbelege bzw. Quittungen anlegen, suchen, lö-
schen, drucken.... Ferner ist eine Auswert- und Stati-
stikfunktion für frei wählbare Zeiträume integriert.
II.2. Bedienung des Programms nach dem Start
--------------------------------------
Nach dem Programmstart ist das BS-SPESEN-Menü aktiv. Sie
bedienen dieses Menü ganz einfach mit den Cursortasten
und positionieren so den Leuchtbalken auf den von Ihnen
gewünschten Menüpunkt. Um diesen Punkt dann aufzurufen,
brauchen Sie lediglich die Eingabe-/Return-Taste drük-
ken.
Eine Ebene zurück kommen Sie grundsätzlich mit der ESC-
Taste.
Beachten Sie, daß überall im Programm die Hilfefunktion
(über F1 aufrufbar) aktiv ist und Sie sich somit an je-
der Stelle eine Erklärung abrufen können.
III. Einstellungen
------------------
Bevor Sie einen Spesenbericht anlegen, müssen Sie das
Spesenprogramm noch auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
III.1. Verwendeter Drucker
-------------------
Bewegen Sie den Leuchtbalken zu dem Menüpunkt "Optionen"
auf die Auswahl "A-Drucker" und drücken dort die Einga-
betaste. Tragen Sie die Nummer des verwendeten Druckers
in das Eingabefeld ein. Wenn Sie einen Laserdrucker (HP
Laserjet kompatibel) verwenden, tragen Sie eine "2" ein;
wenn Sie einen Standard-Nadeldrucker verwenden, so tra-
gen Sie eine "1" ein. Um eine genaue Erklärung zu erhal-
ten, drücken Sie einfach die F1-Taste (Hilfefunktion).
III.2. Programm-Parameter
------------------
Verschiedenartige Einstellungen, die für den geordneten
Programmablauf wichtig sind, werden unter dem Menüpunkt
"Optionen" im Programmteil "weitere Einstellungen" vor-
genommen. Tragen Sie nach Aufruf dieser Funktion Ihren
Namen und Anschrift für den Druck der Bewirtungsaufwen-
dungen ein und den linken Rand für das Bewirtungs-Formu-
lar (standardmäßig sollte hier 5 eingetragen werden).
III.3. Einstellungen
-------------
Unter dem Menüpunkt "Einstellungen" finden Sie 7 ver-
schiedene Untermenüpunkte (aufgeteilt in 3 Gruppen).
Diese dienen dazu, die Spesenverwaltung auf Ihre persön-
lichen Bedürfnisse hin einzustellen. Rufen Sie nachein-
ander die 4 oberen Punkte auf und tragen Sie Ihre
gewünschten Bezeichnungen für die Tabellen ein.
Der 5. Punkt "Verpflegungspauschalen" ermöglicht Ihnen,
die aktuell gültigen Pauschalsätze für die Berechnung
selbst einzutragen, ohne daß hierzu Programmänderungen
nötig sind.
Im 6. Punkt "Kilometerpauschale" wird die derzeit gülti-
ge Pauschale für Fahrkilometer mit dem privaten/sonsti-
gen Fahrzeug eingetragen.
Unter dem 7. Menüpunkt ("Belege-Texte") werden Standard-
einstellungen für die Eigenbelege-/Quittungs-Verwaltung
erfaßt und verwaltet.
TIP: Rufen Sie einfach die einzelnen Programmfunktionen
auf und drücken Sie dann die F1-Taste, wodurch die Hil-
fefunktion aktiviert wird. Es wird dann eine ganz genaue
Beschreibung der Programmfunktion mit allen Möglichkei-
ten angezeigt. Dies gilt übrigens für das gesamte Pro-
gramm.
Globale Änderung: Beachten Sie, daß alle hier vorgenom-
menen Änderungen global sind, also auch bei bereits frü-
her erstellten Spesenabrechnungen benutzt werden. Ändern
Sie daher z.B. Tabellenbezeichnungen nur dann, wenn Sie
alte Berichte (mit der alten Bezeichnung) nicht mehr
ausdrucken. Ein guter Tip ist auch, sich "auf Vorrat"
Tabellenbezeichnungen frei zu lassen, die dann bei Be-
darf gefüllt werden können.
IV. Funktionen
--------------
IV.1. Anlegen eines neuen Berichts
----------------------------
Unter dem Menüpunkt "Bericht" können Sie mit dem ersten
Auswahlpunkt "Neuen Bericht erstellen" einen neuen Wo-
chenbericht anlegen. Hierzu ist die Eingabe des Jahres
und der Woche erforderlich. Nach einer Sicherheitsabfra-
ge wird der Bericht dann angelegt, wobei die Spesenver-
waltung so eingestellt ist, daß der erste Tag einer
Berichtswoche immer der Samstag dieser Woche ist.
Hinweis: Bereits vorhandene Berichte können natürlich
nicht ein 2. Mal angelegt werden.
IV.2. Laden eines vorhandenen Berichts
--------------------------------
Unter dem Menüpunkt "Bericht" erscheint unter dem Punkt
"Bericht laden" eine Liste aller vorhandenen Berichte.
Bewegen Sie den Leuchtbalken auf den gewünschten Be-
richt, drücken Sie die Eingabetaste und der Bericht wird
geladen und steht zur Bearbeitung bereit.
IV.3. Dateneingabe
------------
Unter dem Menüpunkt "Daten" erscheinen 4 Unterpunkte,
die es Ihnen ermöglichen, Daten für den geladenen Spe-
senbericht einzugeben. Unter dem Punkt "Spesen" werden
in einer Tabelle alle Tagesdaten für die einzelnen Kate-
gorien angezeigt und können eingetragen bzw. geändert
werden.
Mit "Fahrtstrecken" können Fahrten und Kilometer für je-
den einzelnen Tag eingetragen werden. Unter "Tätigkeits-
beginn/-ende" werden die Tätigkeitszeiten für jeden
einzelnen Tag mit der Berechnung der Verpflegungspau-
schalen verwaltet.
Unter "Einzelmerkmale" werden numerische Werte (z.B.An-
zahl der Tage) für 10 verschiedene, frei konfigurierbare
Einzelmerkmale eingetragen.
Starten Sie einfach die Unterpunkte der Reihe nach und
drücken Sie nach dem Aktivieren des entsprechenden Pro-
grammteils die F1-Hilfe-Taste, um eine Erklärung zu er-
halten. Diese ist wesentlich ausführlicher, als hier im
Handbuch beschrieben werden könnte.
IV.4. Bewirtungsbeleg
---------------
An jeder Stelle des Programms können Sie einen Bewir-
tungsbeleg über die F2-Taste abrufen. Drücken Sie ein-
fach F2 und ein Bildschirmfenster wird eröffnet, in
welches Sie die Daten eines Bewirtungsbeleges eintippen
können. Nach der Eingabe wird der Beleg auf Ihren Druk-
ker ausgedruckt.
Achtung: Diese Eingaben werden weder protokolliert noch
verwaltet. Nach dem Ausdruck sind die Daten "vergessen".
Die Funktion dient lediglich der komfortableren Handha-
bung von "sauber gedruckten" Belegen.
IV.5. Eigenbelege/Quittungen
----------------------
An jeder Stelle des Programms kann mit der F3-Taste die
Verwaltung der Eigenbelege/Quittungen aufgerufen werden.
Nach dem Druck der F3 Taste erscheint ein Bildschirmfen-
ster mit einer Listenanzeige aller vorhandenen Quittun-
gen/Belege. Beachten Sie, daß es sich hier um eine
vollwertige Verwaltung (fast schon ein Programm im Pro-
gramm) handelt und Sie neue Belege/Quittungen anlegen,
vorhandene Belege abändern, löschen und drucken können.
Die Quittungen/Eigenbelege werden in 10 Kategorien ein-
geteilt, die Sie sich selbst anlegen können (unter "Ein-
stellungen"). Die statistische Auswertung berücksichtigt
diese Kategorien und ermittelt für jede Kategorie ein-
zeln die Summe.
Mit der Taste F8 wird der Auswertteil der
Eigenbelege/Quittungs-Verwaltung aktiviert und ermög-
licht für einen freien Zeitrahmen einen Listendruck bzw.
eine statistische Berechnung der Werte durchzuführen.
IV.6. Weitere Funktionen
------------------
Für die weiteren im Programm vorhandenen Funktionen wie
Ausdrucke, Statistiken empfehlen wir Ihnen, diese Funk-
tionen aufzurufen und mittels der Hilfetaste F1 eine Er-
klärung abzurufen und ganz einfach mit den Funktionen zu
arbeiten. Das Programm ist so benutzerfreundlich gehal-
ten, daß man auch ohne Handbuch mit gigantischem Umfang
und ohne aufwendige Einweisung rasch überzeugende Ergeb-
nisse zustande bringt.
V. Anhang
---------
V.1. Tastaturbelegung Tabellenbearbeitung
------------------------------------
Cursortasten Bewegen des Leuchtbalkens um 1 Zei-
le/Spalte
Eingabe/Return Eingabe eines Wertes bzw, Übernahme
eines Wertes
STRG-Bild ob/un Leuchtbalken zur ersten/letzten Zei-
le
STRG-Pos1/Ende Leuchtbalken zur ersten/letzten
Spalte
Bild oben/unten Bewegen des Leuchtbalkens um 1 Bild-
schirmausschnitt
V.2. Tastaturbelegung Menü
----------------------
Cursortasten Bewegen des Menübalkens horizontal
und vertikal
EINGABE/RETURN Auswahl des angewählten Menüpunktes
ESC Abbruch der Menüanzeige
Buchstabentaste Menüpunkt mit gleichem Buchstaben
(1.) aktivieren
V.3. Tastaturbelegung Feldeingabe
----------------------------
Cursor links rechts Bewegen des Cursors
Cursor oben unten Zum vorhergehenden, nächsten Einga-
befeld
Pos1 / Ende zum Anfang/Ende der Eingabezeile
Backspace / Entf. Löschen eines Zeichens
Einfügen Einfügemodus ein-/ausschalten
STRG(CTRL)-Y Ab Cursorposition bis zum Feldende
löschen
EINGABE/RETURN Eingabe speichern und beenden
Bild unten/oben Eingabe vorzeitig abschließen
V.4. Standard-Tasten
---------------
Folgende Standard-Tasten sind definiert:
F1 Hilfefunktion aufrufen
ESC Abbrechen der momentan aktiven Funk-
tion
F2 Bewirtungsbeleg ausfüllen und druk-
ken
F3 Quittungsverwaltung aktivieren
V.5. Hotline
-------
Bei Problemen mit der Spesenverwaltung können Sie uns
schreiben oder unter der Telefonnummer 08761/4794 anru-
fen, verlangen Sie Herrn Brandmeier. Die Benutzung der
Hotline ist werktags in der Zeit von 18.00 Uhr bis 21.00
Uhr kostenfrei. Ferner steht Ihnen unser Fax unter der
Nummer 08761/62794 zur Verfügung.
V.6. Weiterentwicklung von BS-SPESEN
-------------------------------
BS-SPESEN soll auch in Zukunft weiterentwickelt und an
aktuelle Erfordernisse angepaßt werden. Hierzu ist aber
Ihre Mitarbeit nötig. Sollten Sie also einen Vorschlag
für eine künftige Erweiterung von BS-SPESEN haben, so
sind wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns Ihre Vorstel-
lungen zukommen lassen würden. Auch über (konstruktive)
Kritik freuen wir uns sehr. Ihre Wünsche und Vorstellun-
gen werden dann (soweit realisierbar) integriert und
stehen vielleicht mit der nächsten Programmversion schon
zur Verfügung.
V.7. Updates/Upgrades
----------------
Jeder registrierte Benutzer von BS-SPESEN ist berech-
tigt, die jeweils aktuelle Version des Programms zu Up-
date-Kosten zu beziehen; Besitzer der Professional-
Version erhalten 2 Jahre lang völlig kostenfrei das je-
weilige Update. Über Programmänderungen halten wir Sie
selbstverständlich auf dem laufenden.
Zusammen mit den Updates/Upgrades wird grundsätzlich ein
Konvertierungsprogramm geliefert, welches Ihre bisheri-
gen eingegebenen Daten auf die neuen Konventionen über-
trägt.
V.8. Lizenzvereinbarung
------------------
Das Nutzungsrecht für dieses Softwareprodukt ist gültig
für Ihren persönlichen Gebrauch und nur für den Einsatz
auf einem Computersystem. Es darf auf keinen Fall von
mehr als einer Person gleichzeitig oder an mehr als ei-
nem Computer gleichzeitig benutzt werden.
Es dürfen Kopien zu Sicherungs- und Archivierungszwecken
angelegt werden.
Das Nutzungsrecht für das Programm kann auf einer dau-
ernden Basis auf eine andere Partei übertragen werden,
falls die dritte Partei die Bedingungen und Regelungen
dieses Vertrages akzeptiert.
Falls das Programm weitergegeben wird, müssen alle Kopi-
en (gleichgültig in welcher Form) des Programms der ent-
sprechenden Partei übergeben werden und alle nicht
übergebenen Kopien vernichtet werden.
Das Programm wird geliefert wie es ist, ohne irgendwel-
che ausdrückliche oder mit inbegriffene Garantie. Wir
machen darauf aufmerksam, daß es nach dem Stand der
Technik nicht möglich ist, Computer-Software zu
erstellen, die in allen Anwendungen und Kombinationen
fehlerfrei arbeitet. Wir haben jedoch bei der
Entwicklung von BS-SPESEN größte Sorgfalt walten lassen
und werden auch künftig bemüht sein, etwaige
Unstimmigkeiten oder Fehler zu beseitigen.
Wir haften nicht dafür, daß das Programm Ihren Bedürf-
nissen entspricht, oder daß das Programm ohne Unterbre-
chung und fehlerfrei arbeitet. Wir haften jedoch dafür,
daß die Datenträger, auf denen das Programm geliefert
wird, bei normalen Gebrauch keine Material- und Verar-
beitungsschäden aufweisen. Diese Haftung gilt für einen
Zeitraum von 6 Monaten vom Datum der Auslieferung an.
Jede weitere Haftung ist ausgeschlossen.
Alle Rechte vorbehalten. Dieses Produkt unterliegt dem
Urheberrecht. Kein Teil darf ohne Genehmigung in irgend-
einer Form vervielfältigt, reproduziert oder verbreitet
werden. MS-DOS ist ein eingetragenes Warenzeichen der
Microsoft Corporation.
------- Ende des Textes -----------------------------------------