home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Black Box 4 / BlackBox.cdr / genapps / mem527.arj / USERNEWS.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-01-26  |  10KB  |  208 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                     
  8.                           HomeCraft Software
  9.                       ORGANIZE! USER'S NEWSLETTER
  10.                             IN THIS ISSUE:
  11.                                 
  12.                        ORGANIZE! A Big Success!
  13.                        New Features
  14.                        User Tip - dBase Files
  15.                        User Tip - Catalog Formats
  16.                                   
  17.                           ____________________     
  18.                           
  19.  
  20.        ORGANIZE YOUR COLLECTION! It's A Big Success!  The feedback from
  21.        the first users of HomeCraft's version 5 software, ORGANIZE YOUR
  22.        COLLECTION, is 100% positive.  User's have been writing to tell
  23.        us how much they enjoy many of the new features and like the
  24.        convenience of having everything available on one screen.
  25.  
  26.        One of the big hits appears to be the new "Lock Top Line" feature
  27.        on the Reports Menu.  This feature allows you set the top line of
  28.        a printed report so that it is repeated only when different from
  29.        the previous entry.  It's used, for example, when printing a list
  30.        of songs.  The artist's name is put on the top line and the song
  31.        title placed on the second line.  The printed report will then
  32.        list the artist's name with all of the songs listed below that -
  33.        without repeating the artist's name.   The listing would look
  34.        like:
  35.  
  36.        BEATLES, THE
  37.          A Hard Day's Night
  38.          I Want To Hold Your Hand
  39.          Penny Lane
  40.          She Loves You
  41.        BEACH BOYS, THE
  42.          Help Me Rhonda
  43.          I Get Around
  44.          Surfer Girl
  45.  
  46.        Another popular feature is the Quick Total feature.  Anytime you
  47.        want to see the value of your collection just go to the Main
  48.        Screen and push CTRL-ENTER.
  49.  
  50.  
  51.        New Features:  I'm amazed.  The user's manual just went to the
  52.        printer's last week and already we've added a couple of new
  53.        features.  They're not big changes, but you may find them useful
  54.        at times.  
  55.  
  56.        However, since they aren't covered in the manual I'll describe
  57.        them here.  That way you don't need to print the README.TXT
  58.        file - which is where you'd normally find this information.
  59.  
  60.        By the way, the Lock Top Line feature is a new feature that did
  61.        not make it into the manual.  To use this feature go to the 
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.        _______________________________________________NEWSLETTER, Page 2
  68.  
  69.  
  70.        Reports Menu, highlight "Lock Top Line" and push ENTER.  This
  71.        will toggle it on.  If you don't want to be using it, just repeat
  72.        this procedure to turn it off.
  73.  
  74.        DELETING MEMOS - a new feature has been added that provides a way
  75.        to delete memos.  It is called "Remove Memo" and it is found on
  76.        the Edit Menu.  To delete a memo use the editor to get the entry,
  77.        that has the memo you want to delete, on the screen.  Push ALT-E
  78.        for the Edit Memo.  Highlight "Remove Memo" and push ENTER.
  79.  
  80.        DELETING REPORT FORMATS - we have added a feature on the Report
  81.        Menu (push ALT-R) that will delete report formats.  To delete a
  82.        report format push ALT-R, highlight "Delete Format" and push
  83.        ENTER.  Then highlight the report format name you want to delete
  84.        and push ENTER.  A prompt will appear at the bottom of the screen
  85.        asking you to confirm that this is the report format you want to
  86.        delete.  Push the letter "Y" and it will be deleted.  (Push "N"
  87.        if you do not want to delete this format).
  88.  
  89.        REPORT MODE - the report mode (the report Send To setting) is now
  90.        displayed at the bottom center of the Main Screen.
  91.  
  92.        User Tip, dBase Files:  ORGANIZE YOUR COLLECTION can directly
  93.        import dBase III files (use the import feature on the Utilities
  94.        Menu) with no problems.  ORGANIZE YOUR COLLECTION can also export
  95.        dBase III files, but with exporting there can be all kinds of
  96.        problems - not problems associated with ORGANIZE YOUR
  97.        COLLECTION - but problems that come up as a result of limitations
  98.        in dBase.  Here's a couple of things to watch out for:
  99.  
  100.        The field names (line titles) in dBase must all be different and
  101.        unique.  If you use the same title on two lines, you will need to
  102.        change one of them before exporting your information as a dBase
  103.        file.
  104.  
  105.        Field names (line titles) in dBase can not contain spaces or
  106.        punctuation marks or other non-alphanumeric characters.  Before
  107.        exporting a file to dBase you will need to be sure that each line
  108.        title only has letters and numbers.
  109.  
  110.        Most of you will never need to use the export to dBase function. 
  111.        It would only be used if you needed to share your files with
  112.        someone who uses a different database program.  However, if you
  113.        do use this function, and you get an error message, the first
  114.        place to look is at your line titles.  They will need to conform
  115.        to dBase's very strict format requirements.  (By the way, you can
  116.        change them to meet dBase's requirements, do the export, then
  117.        change them back to they way you want them).
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.        _______________________________________________NEWSLETTER, Page 3
  124.  
  125.  
  126.        User Tip - Catalog Formats  ORGANIZE YOUR COLLECTION is designed
  127.        so that, if it should detect any type of problem with your data
  128.        file or catalog name, it will automatically switch to use the
  129.        default catalog name of CATALOG.  Although ORGANIZE YOUR
  130.        COLLECTION stores your catalog information in ASCII files that
  131.        are difficult to damage (and easy to recover, in most cases,
  132.        should they be damaged) problems can still occur.  In most cases
  133.        any problem that might occur is simple and harmless.  However, I
  134.        get nervous when it comes to protecting information that I spent
  135.        a year typing into my catalog.  So ORGANIZE YOUR COLLECTION is
  136.        designed to err on the safe side.  (Of course, you all should
  137.        have backup copies of your catalogs.  
  138.  
  139.        In six years I've lost my catalogs twice as a result of problems
  140.        with my computer.  Fortunately I was able to recover from backup
  141.        copies both times.  If it should appear that your catalog format
  142.        has disappeared, check to see what catalog name the software is
  143.        using.  If it has switched to CATALOG, in most cases you can
  144.        switch it back to the name you were using and there will be no
  145.        problem.  If the software will not let you switch to your catalog
  146.        name, try running the RESET utility (see page 134 in the manual). 
  147.        In addition to resetting the security feature, this utility will
  148.        clear up some of the problems that can effect a data file.
  149.  
  150.        Another possible problem might be that there are fragmented
  151.        files.  See page 133 in the manual for more information about
  152.        fragmented files.
  153.  
  154.        That's everything I wanted to pass on to you in this newsletter. 
  155.        However, since I have a little space left I'd like to use it for
  156.        an interesting story about one of those times when I lost all my
  157.        catalog files.
  158.  
  159.        Several years ago I noticed that my computer was taking longer
  160.        and longer to find files on the hard disk.  I had no idea what
  161.        the problem was and finally, one morning, it wouldn't boot up. 
  162.        It just kept searching the hard disk without loading the DOS
  163.        system files.  I called everyone I thought might be able to help
  164.        and the verdict was unanimous - my computer had a virus!  Since I
  165.        could no longer access my hard disk this meant booting from a
  166.        floppy and reformatting the hard disk to erase everything that
  167.        was on it.  This would eliminate the virus and everything else on
  168.        my disk, including my catalog files.
  169.  
  170.        With sadness in my heart, but also with the confidence of knowing
  171.        I had backed up my hard disk, I reformatted.  
  172.  
  173.        The next day, when I turned on my computer, it appeared to be
  174.        working fine.  But then, as each hour passed it began to run
  175.        slower and slower until once again I could no longer access
  176.        anything on my hard disk.  Had the virus struck again?  Where did
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.        _______________________________________________NEWSLETTER, Page 4
  183.  
  184.  
  185.        it come from?  The only place it could come from was one of my 
  186.        floppy disks.  So I checked them all for viruses.  They were
  187.        clean.  Somehow the virus had survived the reformatting (which
  188.        should not be possible) and that meant I'd have to spend another
  189.        day doing a complete low level format of my hard disk.  Which I
  190.        did.  And the next day the problem appeared again.
  191.  
  192.        Fortunately, on the third day I was talking with one of the
  193.        dealers who carries our software.  He suggested that I check the
  194.        battery in my computer.  "The battery?" I asked, with a puzzled
  195.        look on my face.  It turns out that all computers have small
  196.        batteries that are used to maintain basic information in the
  197.        computer's memory.  The battery in my computer had run down and
  198.        my computer was "forgetting" that it had a hard disk.  After a
  199.        quick trip to the store I put in a new battery and my computer
  200.        was it's old self again.  Because of my lack of knowledge I had
  201.        erased all of my files, twice.  And that's why having a backup
  202.        copy of your catalog files is important.  (By the way, this was
  203.        an old computer.  The lithium batteries in today's computers last
  204.        much longer).
  205.  
  206.  
  207.        <end newsletter>
  208.