home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Black Box 4 / BlackBox.cdr / finance / ont_pay2.arj / README.TXT < prev   
Text File  |  1992-01-29  |  10KB  |  240 lines
  1.  
  2.                            ONTARIO PAYROLL
  3.  
  4.                       (c) 1992, John S. Macera
  5.                       January 29, 1992 update
  6.  
  7.  
  8.      The files included in this package are:
  9.  
  10.         1.      PAYROLL.EXE     - THE PROGRAM
  11.         2.      EMPLOYEE.PAY    - SAMPLE EMPLOYEE DATA
  12.         3.      HOLIDAYS.PAY    - SAMPLE HOLIDAY DATA
  13.         4.      PAYCHEKS.PAY    - SAMPLE PAYROLL DATA
  14.         5.      INSTALL.BAT     - INITIALIZES THE DATA FILES FOR USE.
  15.         6.      EMPLOYEE.000    - INITIAL DATA FILE
  16.         7.      HOLIDAY.000     - INITIAL HOLIDAY FILE
  17.         8.      PAYCHEKS.000    - INITIAL PAYROLL DATA
  18.         9.      README.TXT      - THIS FILE
  19.  
  20.      REQUIRED:  256k, COLOUR OR MONOCHROME MONITOR.
  21.  
  22.  
  23.                           SHAREWARE
  24.                           ---------
  25.  
  26.        If you received ONTARIO PAYROLL as SHAREWARE (you'll see the 
  27. SHAREWARE notice on the screen once you start the program), this
  28. means that you probably downloaded it from a bulletin board, or you
  29. bought it from a public software library vendor, or you got a copy
  30. from a friend.  
  31.  
  32.        SHAREWARE is a try-before-you-buy marketing concept. This
  33. allows the authors of computer programs who don't have the huge
  34. capitalization necessary to introduce a new program into the computer
  35. marketplace, to bring their product to your attention. Essentially,
  36. the author releases a working copy of their program for you to
  37. evaluate over a reasonable period of time under the condition that if
  38. you continue using it, then you must register and pay a fee. It's an
  39. honour system built on trust.  It allows someone with limited
  40. resources the opportunity to compete in the computer software
  41. marketplace while giving you a quality program at a very good price
  42. in the software market.
  43.  
  44.        In order for SHAREWARE to work, you must register this program
  45. if you continue to use it after two months. Your support will allow
  46. me to continue providing and improving this program. 
  47.  
  48.        For a $25.00 registration fee (GST included) plus 8% PST, for
  49.        Ontario residents, (total $27.00) you will:
  50.  
  51. 1.     Receive the current version of ONTARIO PAYROLL without the
  52. opening SHAREWARE countdown screen. 
  53.  
  54. 2.     Receive the first update of the software containing the Ontario
  55. and Federal Tax data modifications as they become law. This happens at
  56. least once a year, and usually more often as CPP, UIC, Income tax, surtax,
  57. Employer health tax, or other taxes and TD1 rates change.
  58.  
  59. 3.     Be notified as to software upgrades of ONTARIO PAYROLL.
  60.  
  61. 4.     Receive Ontario payroll utility to close out the year end and
  62. zero out the accounts for use in the next calendar year.
  63.  
  64.        Send your cheque or money order, together with your name and
  65. address to:
  66.  
  67.                       John Macera
  68.                       P.O. Box 2088, Station D
  69.                       Ottawa, Ontario
  70.                       K1P 5W3
  71.  
  72.        A revised copy of the program will be sent to you which
  73. eliminates the shareware screen, makes it possible to close out the
  74. files at the calendar year end to start a new year.
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.                            ONTARIO PAYROLL
  82.  
  83.        Do you have a small business that has fewer than 35 employees? 
  84. Are you using a manual payroll system?  Or a complex computer program
  85. for payroll with 1000 bells and whistles that are never used and are
  86. too complicated to figure out?  Or you using a commercial payroll
  87. company for your payroll, in which case you lose flexibility and
  88. control over your payroll - and at what cost?  If so, then this program
  89. is for you.
  90.  
  91.        I use this program in our business.  We have over 20 people
  92. working, and the program works VERY WELL.  It would also work well
  93. for 1 employee.  If the current paycheques are the same as that of
  94. the last pay period, it literally can take less than 20 seconds of
  95. computer input to do the payroll for 20 employees!  Depending on your
  96. printer speed, the whole process could take only a few minutes total!
  97.  
  98.        The original program was written about two years ago, and has
  99. been modified and updated to the point where it is today.  The
  100. software is written in FORTRAN and ASM, and the algorithms are based
  101. upon and accurately follow the requirements of Revenue Canada
  102. Taxation booklet MC-56 effective January 1, 1992.  It employs OPTION
  103. 4 as described in the booklet, the option normally used by employers
  104. who have establishments in more than one province, although I have
  105. limited the software to Ontario establishments.  Revenue Canada
  106. states at page 33 of the booklet "When feasible, we recommend that
  107. Option 4 be used", and at page 16 "..we are considering eliminating
  108. Options 1, 2, and 3 ... January 1, 1993" due to the increasing
  109. complexity.  (Why not just eliminate the Tax??)  The tax information
  110. and factors in book MC-56, for Federal and Ontario tax, are
  111. incorporated into the software, as well as the UIC data on pages 81-
  112. 83, the CPP data on pages 78-80, and the Ontario Health Tax data in
  113. the Ontario Health Tax guide.
  114.  
  115.  
  116.                               WARRANTY
  117.  
  118.  
  119.        Simply put, there is NO warranty of any kind, express or
  120. implied, including without limitation, any warranties of
  121. merchantability and/or fitness for a particular purpose. By using
  122. this program, you expressly agree that the author shall not be
  123. liable for any damages, whether direct, indirect, special or
  124. consequential arising from a failure of this program to operate
  125. correctly or in any manner described herein or desired by the user.  
  126. The author shall not be liable for any damage to data or property
  127. which may be caused, directly or indirectly, by use of the program.
  128.  
  129.  
  130. IN NO EVENT WILL THE AUTHOR BE LIABLE FOR ANY DAMAGES, INCLUDING ANY 
  131. LOST PROFITS, LOST SAVINGS OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL 
  132. DAMAGES ARISING OUT OF YOUR USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM, OR
  133. FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY.  
  134.  
  135.  
  136.                         Using Ontario Payroll
  137.  
  138.  
  139.        The program is extremely simple to use, and can be effectively
  140. used without further reading of this short manual.  However, some of
  141. you may wish to continue reading.
  142.  
  143.  
  144. 1.     ADD EMPLOYEE 
  145.        
  146.        A screen for adding new employees appears.  The SIN number is
  147. verified using the standard modulus 10 check digit formula which is
  148. used and approved by REVENUE CANADA.  All employees are automatically
  149. sorted in alphabetical order (great for T4 preparation).  Annual
  150. salary is entered, as well as TD1 deductions for 1992 (basic
  151. deduction for 1992 is 6456.00), taxable benefits (if any) per cheque,
  152. other deductions per cheque, or other TD1 information.  If a
  153. termination date is entered, the wages routine will by-pass that
  154. employee after the termination date.  If a salary review date is
  155. entered, the program will beep when the review is due or overdue for
  156. a particular employee.
  157.  
  158.  
  159. 2.     ENTER WAGES 
  160.  
  161.        The pay period wage, together with all deductions, is calculated
  162. and displayed in a second window.  The date, gross pay, taxable
  163. benefits, other deductions, cheque number can all be altered from the
  164. expected actual amount using the up and down arrows.  The date
  165. automatically increments to the next pay period date unless
  166. manually altered.  The cheque number automatically increments unless
  167. manually altered.  New tax, CPP, UIC deductions are automatically
  168. calculated if the gross pay or a taxable benefit is manually changed
  169. for a particular cheque.  If the cheque is the same as the last
  170. paycheque for the particular employee, all you need to do is press 1
  171. key - F10.  To by-pass an employee, simply press F5.  Bonus, overtime,
  172. and retroactive payments can be made by using  ALT B  to enter the Bonus
  173. mode.  The number of pay periods is displayed.  Valid pay periods are 26,
  174. 27, 52, or 53.  The default number of pay periods is 26.  It can be changed
  175. using command line input.  For example, type  PAYROLL 52  for weekly pay
  176. periods.  Typing  PAYROLL  is the same as typing  PAYROLL 26.
  177.  
  178.  
  179. 3.     MODIFY EMPLOYEE 
  180.  
  181.        First, an alphabetical list of employees appears, and this can
  182. be scrolled by the up and down arrow keys to select an employee. Use
  183. this option to change gross annual pay, termination date, new
  184. address, new TD1 deductions or other deductions, etc.  F10 saves
  185. changes; ESC aborts.
  186.  
  187.  
  188. 4.     PRINT PAYSLIPS
  189.  
  190.        Prints, in condensed print, the payslips for a given date. 
  191. Currently supports HP laser jet codes, and IBM proprinter codes.
  192.  
  193. 5.     HOLIDAY/SICK DAY
  194.  
  195.        First, scroll employees and select.  The yearly calendar
  196. appears, with the cursor on today's date.  The ENTER key selects a
  197. date and displays the date at the bottom of the screen, while the
  198. date selected is highlighted.  The 4 arrow keys can be used to scroll
  199. around the calendar, as well as F1 to select either the first 6 or
  200. last 6 months.  ESC aborts selections.  F10 moves the cursor to the
  201. bottom of the screen to the selected dates, at which time you select
  202. one of 4 choices per date (default is a full sick day):
  203.  
  204.             (1)  BLANK H   - full day holiday
  205.             (2)  2H        - 1/2 day holiday
  206.             (3)  BLANK S   - full sick day
  207.             (4)  2S        - 1/2 sick day
  208.  
  209.        A particular day can only be selected once.
  210.  
  211.  
  212. 6.     MONTHLY TOTALS 
  213.  
  214.        Print this out monthly.  Tells you how much you have to pay to
  215. the Receiver General on the 15th for withheld and employer
  216. contributed CPP, UIC, Income Tax.  Also tells you if Ontario health
  217. tax is due, and if so, when, and how much.  Gives you all the other
  218. totals.
  219.  
  220.  
  221. 7.     REVIEW PAYSLIPS
  222.  
  223.        First, you select the employee.  Payslips will be displayed in
  224. turn by using the ENTER key until there are no more.
  225.  
  226.  
  227. 8.     PRINT EMP. PAGES 
  228.  
  229.        This will print all the payroll data and holiday/sick day data
  230. for all employees from the beginning of the year to date.  Generally,
  231. there is only 1 page per employee until near the end of the year.
  232.  
  233.  
  234. 9.     DISPLAY HOLIDAYS  
  235.  
  236.        Simply totals and displays the holidays and sick days for a
  237. selected employee on the calendar by differential highlighting of the
  238. days.  A colour monitor is really advantageous.
  239.  
  240.