home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Black Box 4 / BlackBox.cdr / finance / coll41a.arj / COLL-A41.EXE / COLLECT.ACS / MERGE.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-10-24  |  22KB  |  519 lines
  1.     
  2.                           Import or Output Data:
  3.  
  4.                                   Import:
  5.             Import a 12 or 13 field ASCII "comma delimited" file.
  6.                            see options '8' or '9'
  7.  
  8.                                   Output:
  9.     WordStar[TM]/MailMerge[TM]/WordPerfect[TM]/Microsoft [TM] Word 4.0
  10.               dBASE III [TM]/SBT [TM]/SourceMate [TM] Output
  11.                        Basica/Output Sequential File
  12.  
  13.                                  Overview:
  14.                                Options 1 - 7
  15.  
  16. These options create either a WordStar/MailMerge[TM],  WordPerfect[TM],  or ì
  17. dBASE  III [TM] data file using the data from your Prospect/dBASE III file. ì
  18. The newly created file ends in the letters: '.DAT', .DEF', '.SF' or '.DBF'.
  19.  
  20. If used with Wordstar[TM],  the .DAT file can be used to print form  letters ì
  21. in  MailMerge[TM].   All character fields are  trimmed of trailing blanks to ì
  22. accommodate  your form letters.    Along with this data file,  the  Wordstar  ì
  23. option  creates  the beginning of  your form letter and puts it  in  a  file ì
  24. ending  in  the 3 letters '.DEF' (containing all the MailMerge[TM]  commands ì
  25. you need at the start of a form letter). 
  26.  
  27. If  used  with WordPerfect[TM],  the .SF file is the 'Secondary  File'  that  ì
  28. WordPerfect  uses  for merge letters,   where each field is  delimited  with ì
  29. CONTROL-R, and each record is delimited with CONTROL-E.]
  30.  
  31. If used with dBASE III [TM],  the '.DBF' file format is becoming a  standard ì
  32. data  file  format that many other programs are using for  their  respective ì
  33. data import function.
  34.  
  35. When used with Microsoft [Reg.  TM] Word 4.0,  the '.DAT' file contains the ì
  36. data or records that the Word 4.0 merge document requires. 
  37.  
  38.  
  39.  
  40. Thesσá option≤  wil∞ allo≈ yo⌡ t∩ outpu⌠ thσ ke∙ field≤ iε you≥ Debtor filσ ì
  41. t∩ aε externa∞ tex⌠ filσ tha⌠ can¼á  iε turn¼á  bσ useΣ b∙ ß worΣ processo≥ ì
  42. t∩ creatσ 'boilerplateº o≥ forφ letter≤ fo≥ yo⌡ automatically.
  43.  
  44. Based  on your selection criteria,  if any,  the program will  output  these ì
  45. fields: 
  46.      Sex ID, First name, Greeting, Last name, Company Name, Address1/2
  47.               City, State, Zip, Zip4, Phone number, Comments 
  48.  
  49.  
  50.                                ==============
  51.                                |  OPTION 1: |
  52.                                ==============
  53.  
  54.                              Selection Process:
  55. èAt option 1, you can input up to 7 search criteria as the basis for 
  56. your word processor merge file: 
  57.  
  58.              Last Name, First Name, Company, City, State, Zip,
  59.                                and Comments.
  60.  
  61. You  can  select whether you want only those records to  be  selected   that  ì
  62. have  all of criteria in every record or select out  records  regardless  of ì
  63. the  number of  matches made per record,   as long as at  least one match is ì
  64. made in any one record that is selected.
  65.  
  66. True  [or T] means all matches have to be made in any one record for it  to 
  67. be  selected.   False  [or F] means that as long as one match is made in  a 
  68. record it will be selected.
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                          Search Criteria Selection:
  73.                                  Option 1:
  74.  
  75. Yo⌡á caεá ente≥á an∙á word¼á   phrase¼á  o≥ codσ oεá whicΦá t∩á  basσá you≥ ì
  76. selection«á  Iµ  lef⌠ blank¼á   al∞ record≤ wil∞ bσ selecteΣ out«    Iµ yo⌡ ì
  77. makσá aε  entr∙ here¼á   thσ  prograφ wil∞ searcΦ througΦ thσá Debtorá filσ  ì
  78. anΣ  selec⌠  ou⌠ onl∙ thosσ record≤ tha⌠ mee⌠ you≥ searcΦ criteria.
  79.  
  80. [Note that you can have up to 7 different codes or phrases entered here  and ì
  81. all   records will be pulled which have any one of them  or any  combination ì
  82. of them]
  83.  
  84.                                ==============
  85.                                |  OPTION 2: |
  86.                                ==============
  87.                 2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]  
  88.               [outputs into a 12 field, comma delimited file]
  89.  
  90.                              fields outputted:
  91.              SEX, FNAME, GREETING, LNAME, PROSPECT, ADDRESS1, 
  92.                  ADDRESS2, CITY, STATE, ZIP, ZIP4, PHONE-1
  93.  
  94. This  option is used to get data from the Debtor file and output it  to  a ì
  95. file  that  can be used by WordStar/MailMerge[TM].   This  file can also  be ì
  96. used by BASIC and other languages and products.  In short,  any product that ì
  97. accepts  "comma delimited" files for input may accept the  file  created  by ì
  98. this option.
  99.  
  100. From the WordStar option,  you will create  two files.   The first file name ì
  101. ends  in  .DEF and is a file that can be turned into a form letter  just  by ì
  102. calling  it up in WordStar and matching it to your form letter.   It already ì
  103. contains  all of the commands needed by WordStar to read the  Prospect/dBASE ì
  104. III data file (.DAT).
  105.  
  106. The other  file is the .DAT file,  which contains all data that you want  to ì
  107. read  into WordStar.   It is formatted sequential file,  with all fields  in ì
  108. quotes and separated by commas. 
  109. è
  110.                                ==============
  111.                                |  OPTION 3: |
  112.                                ==============
  113.  
  114.                    3)  Output records to WordPerfect[TM] 
  115.             [outputs into a 14 field, CONTROL-R delimited file]
  116.  
  117.                              fields outputted:
  118.       SEX,FNAME,GREETING,LNAME,PROSPECT,ADDRESS1,ADDRESS2,CITY,STATE
  119.                     ZIP,ZIP4,PHONE-1,COMMENT1,COMMENT2
  120.  
  121. The  .SF  file  is  the 'Secondary File' that  WordPerfect  uses  for  merge ì
  122. letters,   where each field is delimited with CONTROL-R,  and each record is ì
  123. delimited with CONTROL-E.]
  124.  
  125. Be  sure to retrieve the 'Secondary File' into WordPerfect,  at which  time ì
  126. WordPerfect will insert its printer codes.  Then, while inside WordPerfect, ì
  127. save the file under that same name.   At this point,  the 'Secondary  File' ì
  128. will be usable for purposes of mail merging.
  129.  
  130.                            [Similar to option B]
  131.  
  132.                                ==============
  133.                                |  OPTION 4: |
  134.                                ==============
  135.  
  136.                4)  Output records to dBASE III [Registered TM]
  137.  
  138.  
  139. With  option  4,  the '.DBF' file format is becoming a  standard  data  file ì
  140. format  that many other programs are using for their respective data  import ì
  141. function.  
  142.  
  143. Once  you assign a name to the dBASE III [TM] file you are  outputting,  the ì
  144. structure of that file is:
  145.  
  146. Field  Field Name  Type       Width    Dec
  147.     1  SEX         Character     19
  148.     2  FNAME       Character     20
  149.     3  GREETING    Character     20
  150.     4  LNAME       Character     20
  151.     5  PROSPECT    Character     40
  152.     6  ADDRESS1    Character     30
  153.     7  ADDRESS2    Character     30
  154.     8  CITY        Character     30
  155.     9  STATE       Character      2
  156.    10  ZIP         Numeric        5  < numeric representation of Zip codes
  157.    11  ZIP4        Numeric        4  < numeric representation of Zip+4 codes
  158.    12  ZIP_CH      Character      5  < character representation of Zip codes  
  159.    13  ZIP4_CH     Character      4  < character representation of Zip+4 codes
  160.    14  PHONE_1     Character     13
  161.    15  COMMENT1    Character     60
  162.    16  COMMENT2    Character     60
  163.    17  CATEGORY    Numeric        8è   18  PRIORITY    Numeric        4
  164.    19  REFERBY     Character     30
  165.  
  166. ** Total **                     405
  167.  
  168. The  numeric zip code fields drop leading zeros,  while the character  ones ì
  169. add them back.
  170.  
  171.  
  172.                                ==============
  173.                                |  OPTION 5: |
  174.                                ==============
  175.                5)  Output records to Microsoft [TM] Word 4.0
  176.  
  177.               [outputs into a 12 field, comma delimited file]
  178.  
  179.                              fields outputted:
  180.              SEX, FNAME, GREETING, LNAME, PROSPECT, ADDRESS1, 
  181.                  ADDRESS2, CITY, STATE, ZIP, ZIP4, PHONE1
  182.  
  183.  
  184. This  option is used to get data from the Debtor file and output it to  a ì
  185. data file that can be used by the merge feature in Word 4.0..
  186.  
  187. Your Word 4.0 letter will contain merge variables of the form:
  188.  
  189.                                   <<SEX>>
  190.                                  <<FNAME>>
  191.                                <<GREETING>>
  192.                                  <<LNAME>>
  193.                                <<PROSPECT>>
  194.  
  195. and  so on.   These merge variables are identified in the '.DEF' or  header ì
  196. file created by the program.   These symbols,  "<<" and ">>", are formed by ì
  197. holding down the <ALT> key and typing 174 or 175.
  198.  
  199.  
  200. At  the  top of your Word 4.0 letter,  you will have this command  (if  you ì
  201. select 'TEST' as the file name for outputting your data in option 5):
  202.  
  203. <<DATA TEST.DEF, TEST.DAT>>
  204.  
  205. This  tells Word 4.0 to look into TEST.DEF for the header or identification ì
  206. of fields used; and to pull in TEST.DAT for the data.
  207.  
  208. TEST.DAT is a 'comma delimited, ASCII file'.  It contains all data that you ì
  209. want  to read into Word 4.0.   It is formatted sequential  file,  with  all ì
  210. fields in quotes and separated by commas. 
  211.  
  212.  
  213.                                ==============
  214.                                |  OPTION 6: |
  215.                                ==============
  216.  
  217. This option will append records directly to the SBT [TM] customer file.è      
  218.   
  219.                                ==============
  220.                                |  OPTION 7: |
  221.                                ==============
  222.  
  223. This  option  will append records directly to the SourceMate [TM]  customer ì
  224. file.
  225.   
  226.                                ==============
  227.                                |  OPTION 8: |
  228.                                ==============
  229.  
  230.                         Import data from ASCII file:
  231.  
  232.    Create an ASCII "comma delimited" file with these 12 fields:
  233.  
  234.    First name     <== up to 20 characters
  235.    Last name      <== up to 20 characters
  236.    Company name   <== up to 40 characters
  237.    Address 1      <== up to 30 characters, first line of address 
  238.    Address 2      <== up to 30 characters, 2nd line, if any, such as 
  239.                       'Suite 214'
  240.    City           <== up to 30 characters
  241.    State          <== two character state, if U.S.A.; else leave blank
  242.    Zip            <== U.S.A. Zip code, 5 characters
  243.    Zip4           <== U.S.A. Supplemental Zip code, 4 characters
  244.    Phone          <== 13 character, if .U.S.A. or Canada. Must be
  245.                       in this form:  (214)690-6017
  246.                       Observe character 1 is '(', 5 is ')', and 9 is '-'
  247.    Comment1       <== any comment, up to 60 characters
  248.    Sex ID         <== if used, such as 'Dr.', 'Captain', or 'Reverend'
  249.  
  250.    Option  8 will import from an ASCII file  named:  'AIMPORT.TXT'.   Make ì
  251.    sure that your file has that name.
  252.  
  253.    Observe below one record in the ASCII "comma delimited" format:
  254.  
  255.  
  256.    "John D.","Cauble, Jr.","Accounting & Tax Service","11056 Shady Trail",
  257.       "Suite 101","Dallas","TX","75229","0234","(214)357-5454","SIC=4303",""
  258.  
  259.  
  260.    Observe  that  "Suite  101"  would normally follow after  "11056  Shady ì
  261.    Trail"  on  one continuous line.   Here the record is broken  into  two ì
  262.    lines only for purposes of showing you how it looks.
  263.   
  264.                                ==============
  265.                                |  OPTION 9: |
  266.                                ==============
  267.  
  268.                         Import data from ASCII file:
  269.  
  270.    Create an ASCII "comma delimited" file with these 13 fields:
  271. è   First name     <== up to 20 characters
  272.    Last name      <== up to 20 characters
  273.    Company name   <== up to 40 characters
  274.    Address 1      <== up to 30 characters, first line of address 
  275.    Address 2      <== up to 30 characters, 2nd line, if any, such as 
  276.                       'Suite 214'
  277.    City           <== up to 30 characters
  278.    State          <== two character state, if U.S.A.; else leave blank
  279.    Zip            <== U.S.A. Zip code, 5 characters
  280.    Zip4           <== U.S.A. Supplemental Zip code, 4 characters
  281.    Phone          <== 13 character, if .U.S.A. or Canada. Must be
  282.                       in this form:  (214)690-6017
  283.                       Observe character 1 is '(', 5 is ')', and 9 is '-'
  284.    Comment1       <== any comment, up to 60 characters
  285.    Sex ID         <== if used, such as 'Dr.', 'Captain', or 'Reverend'
  286.    Revenue/Expense<== Any value entered here will cause a corresponding 
  287.                       first record in the Activity file to be created.
  288.  
  289.    Option  9 will import from an ASCII file  named:  'AIMPORT.TXT'.   Make ì
  290.    sure that your file has that name. 
  291.  
  292.    Observe below one record in the ASCII "comma delimited" format:
  293.  
  294.  
  295.    "John D.","Cauble, Jr.","Accounting & Tax Service","11056 Shady Trail",
  296.       "Suite 101","Dallas","TX","75229","0234","(214)357-5454",
  297.       "SIC=4303","Mr.","5412.43"
  298.  
  299.  
  300.    Observe  that  "Suite 101"  would normally follow  after  "11056  Shady ì
  301.    Trail"  on  one continuous line.   Here the record is broken  into  two ì
  302.    lines  only  for  purposes of showing you how it looks.   You  are  not ì
  303.    required  to enter a value for the Revenue/Expense field.   If you  do, ì
  304.    then  the  program will create a corresponding record in  the  activity ì
  305.    file.  
  306.  
  307.    One application of this would be if you are bringing in records from an ì
  308.    Accounts Receivable file, with an amount owed for each debtor. 
  309.  
  310.  
  311.                                ==============
  312.                                |  OPTION A: |
  313.                                ==============
  314.  
  315.         "A)  Select date range [works with #2,3,4,5 B and D only]"
  316.  
  317.  
  318. Option  A is to change the start or stop date on the options to  Import  or ì
  319. Output Data.  It defaults to these dates:
  320.  
  321.    START DATE :'01/01/1901'
  322.    STOP DATE  :'12/12/2999'
  323.  
  324. Note  that this date range selection will work only with selections #2,  3, ì
  325. 4, and 5 on this menu.è
  326.  
  327.  
  328.                                ==============
  329.                                |  OPTION B: |
  330.                                ==============
  331.  
  332.                    B)  Output records to WordPerfect[TM] 
  333.             [outputs into a 17 field, CONTROL-R delimited file]
  334.  
  335.                              fields outputted:
  336.       SEX,FNAME,GREETING,LNAME,PROSPECT,ADDRESS1,ADDRESS2,CITY,STATE
  337.        ZIP,ZIP4,PHONE-1,COMMENT1,COMMENT2,CATEGORY,PRIORITY,REFERBY
  338.  
  339. The  .SF  file  is the 'Secondary File' that  WordPerfect  uses  for  merge ì
  340. letters,   where each field is delimited with CONTROL-R, and each record is ì
  341. delimited with CONTROL-E.]
  342.  
  343. Be  sure to retrieve the 'Secondary File' into WordPerfect,  at which  time ì
  344. WordPerfect will insert its printer codes.  Then, while inside WordPerfect, ì
  345. save the file under that same name.   At this point,  the 'Secondary  File' ì
  346. will be usable for purposes of mail merging.
  347.  
  348.                            [Similar to option 3]
  349.  
  350.  
  351.  
  352.                                ==============
  353.                                |  OPTION C: |
  354.                                ==============
  355.  
  356.   
  357.                        Import data from ASCII file:
  358.  
  359.        Create an ASCII "comma delimited" file with these 24 fields:
  360.                   [Bring data into Prospect Detail File]
  361.  
  362.    First name     <== up to 20 characters
  363.    Last name      <== up to 20 characters
  364.    Company name   <== up to 40 characters
  365.    Address 1      <== up to 30 characters, first line of address 
  366.    Address 2      <== up to 30 characters, 2nd line, if any, such as 
  367.                       'Suite 214'
  368.    City           <== up to 30 characters
  369.    State          <== two character state, if U.S.A.; else leave blank
  370.    Zip            <== U.S.A. Zip code, 5 characters
  371.    Zip4           <== U.S.A. Supplemental Zip code, 4 characters
  372.    Phone          <== 13 character, if .U.S.A. or Canada. Must be
  373.                       in this form:  (214)690-6017
  374.                       Observe character 1 is '(', 5 is ')', and 9 is '-'
  375.    Comment1       <== any comment, up to 60 characters
  376.    Sex ID         <== if used, such as 'Dr.', 'Captain', or 'Reverend'
  377.    Detail 1       <== up to 20 characters, placed into Debtor Detail File,
  378.                        field one.
  379.    Detail 2       <== up to 20 charactersè   Detail 3       <== up to 20 characters
  380.    Detail 4       <== up to 20 characters
  381.    Detail 5       <== up to 20 characters
  382.    Detail 6       <== up to 20 characters
  383.    Detail 7       <== up to 20 characters
  384.    Detail 8       <== up to 20 characters
  385.    Detail 9       <== up to 20 characters
  386.    Detail 10      <== up to 20 characters
  387.    Detail 11      <== up to 20 characters
  388.    Detail 12      <== up to 20 characters
  389.       
  390.  
  391.    Option  C will import from an ASCII file  named:  'AIMPORT.TXT'.   Make ì
  392.    sure that your file has that name.
  393.  
  394.    Observe below one record in the ASCII "comma delimited" format:
  395.  
  396.  
  397. "Alyce","Fisher","P.O. BOX","2116 E. Arapaho","P.O. Box 3823","Richardson",
  398. "TX","75081","0433","(214)783-8581",
  399. "they currently have an 8bit system, written in compiled",
  400. "Mr.","DET1","DET2","DET3","DET4","DET5","DET6","DET7","DET8",
  401. "DET9","DET10","DET11","DET12"
  402.  
  403.  
  404. Observe that this record would normally be on one continuous line,  but  is ì
  405. here broken into five lines only for purposes of showing you how it looks.
  406.   
  407.  
  408.  
  409.                                ==============
  410.                                |  OPTION D: |
  411.                                ==============
  412.  
  413.                    D)  Output records to WordPerfect[TM] 
  414.             [outputs into a 19 field, CONTROL-R delimited file]
  415.  
  416.                              fields outputted:
  417.       SEX,FNAME,GREETING,LNAME,PROSPECT,ADDRESS1,ADDRESS2,CITY,STATE
  418.        ZIP,ZIP4,PHONE-1,COMMENT1,COMMENT2,CATEGORY,PRIORITY,REFERBY
  419.                                 DATE,AMOUNT
  420.  
  421. The  .SF  file  is the 'Secondary File' that  WordPerfect  uses  for  merge ì
  422. letters,   where each field is delimited with CONTROL-R, and each record is ì
  423. delimited with CONTROL-E.]
  424.  
  425. Be  sure to retrieve the 'Secondary File' into WordPerfect,  at which  time ì
  426. WordPerfect will insert its printer codes.  Then, while inside WordPerfect, ì
  427. save  the file under that same name.   At this point,  the 'Secondary File' ì
  428. will be usable for purposes of mail merging.
  429.  
  430. 'DATE'  is the date of original entry into the program.   'AMOUNT'  is  the ì
  431. revenue/expense item.
  432.  
  433.                            [Similar to option 3]è
  434.  
  435.  
  436.                                ==============
  437.                                |  OPTION E: |
  438.                                ==============
  439.  
  440.                        "E)  Dun's [TM] ASCII import" 
  441.  
  442. Dun's  Marketing  Services  [TM]  offers an  outstanding  database  inquiry ì
  443. service  for sales and marketing professionals called Dun's  Direct  Access ì
  444. [TM]. For more information on their offerings, please call:
  445.  
  446. Dun's Marketing Services
  447. Three Sylvan Way
  448. Parsippany, NJ  07054  -3896
  449.  
  450. (800)624-5669
  451. (201)605-6424 
  452.  
  453. Within  their  system,  Dun's  [TM] offers an 'ASCII  Fixed  Field'  output ì
  454. option.   For  every  record  you  request,  Dun's  [TM]  will  output  203 ì
  455. characters or columns into a 'TXT' file.  
  456.  
  457. Once option E identifies the presence of 'DUNS.TXT',  then this program will ì
  458. import all of its fields correctly.
  459.  
  460. Dun's [TM] outputs its fields in this form:
  461.  
  462.  
  463. Field  Field Name  Type       Width     Columns
  464.     1  FNAME       Character     13      1  - 13
  465.     2  LNAME       Character     15      14 - 28
  466.     3  PROSPECT    Character     30      29 - 58
  467.     4  ADDRESS1    Character     25      59 - 83
  468.     5  ADDRESS2    Character     25      84 - 108
  469.     6  CITY        Character     20     109 - 128
  470.     7  STATE       Character      2     129 - 130
  471.     8  ZIP         Character      5     131 - 135
  472.     9  ZIP 4       Character      4     136 - 139
  473.    10  MISC        Character      4     140 - 143
  474.    11  PHONE       Character     10     144 - 153
  475.    12  BUSINESS    Character     19     154 - 172
  476.    13  MISC1       Character      1     173 - 173
  477.    14  TITLE       Character     30     174 - 203
  478.  
  479.  
  480. Note that ADDRESS2,  if used, is their representation of a mailing address.  ì
  481. This  information  is  moved into the incoming comment field  since  it  is ì
  482. incomplete as outputted in their 'TXT' file.  The zip code that accompanies ì
  483. their  ADDRESS2  is  retained internally in the Dun's  Direct  Access  [TM] ì
  484. system  and displayed during their queries,  but is not outputted in  their ì
  485. ASCII format.
  486.  
  487. 'MISC' and 'MISC1' are ignored  when option E imports the data.è
  488. To  see  an actual example of their data,  observe 'SAMPLDUN.TXT'  in  this ì
  489. subdirectory.  As you exit this program, please invoke:
  490.  
  491.              LIST SAMPLDUN.TXT  <=============  You enter this
  492.  
  493.  
  494.                       =====  Logic of "ATTN:"  =====
  495.  
  496. When  option  E senses a value in the TITLE field,  it attempts to place  a ì
  497. value into Address 2 of the incoming record, applying this logic:
  498.  
  499.     1)   If  between 1 and 24 characters,  the entire TITLE is  placed ì
  500.     into Address 2 in this form:
  501.  
  502.                               ATTN:President
  503.  
  504.  
  505.     2)  If  between 25 and 28 characters,  it places  this  text  into ì
  506.     Address 2:
  507.  
  508.                         [Directory of Student Svcs]
  509.  
  510.     3)  If greater than 28 characters,  this phrase appears in Comment ì
  511.     1:
  512.  
  513.                    Title=Directory of Corporate Planning
  514.  
  515.     
  516. Dun's  [TM]  and  Dun's  Direct Access [TM] are trademarks  of  The  Dun  & ì
  517. Bradstreet  Corporation.   All sample data contained in  'SAMPLDUN.TXT'  is ì
  518. property of The Dun & Bradstreet Corporation.
  519.