home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Black Box 4 / BlackBox.cdr / finance / coll41a.arj / COLL-A41.EXE / COLLECT.ACS / DISP1.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-10-24  |  7KB  |  178 lines
  1.  
  2.                Help Screen for 'Fast Search Through Data' menu
  3.  
  4.                                ==============
  5.                                |  OPTION 1: |
  6.                                ==============
  7.  
  8.                  Lightning fast search through Debtor File
  9.                   ----Exact capitalization not required ---
  10.                Search through company name, first or last name
  11.  
  12.  
  13. With this option, you can search for any one of the following:
  14.  
  15.                First Name
  16.                Last Name
  17.                Company Name
  18.                Phone number 
  19.                Referred by
  20.                Zip Code [if U.S.A.]
  21.  
  22.  
  23. From this option you can enter the name that you wish to search for. If you ì
  24. enter  one value, then the system will show you all of the records  in  the ì
  25. Debtor File with the first letter that satisfies your search.  For example, ì
  26. if  you enter "H" then all of items that begin with H will appear.  If  you ì
  27. enter  two letters, such as RI, then all of those items that have the  same ì
  28. first two characters in your selected field will appear.
  29.  
  30.  
  31.                                ==============
  32.                                |  OPTION 2: |
  33.                                ==============
  34.  
  35.               Select Activity record by date of original entry:
  36.  
  37. Every time you create an activity record, the program identifies that  date ì
  38. and places it in the activity record.  On the activity screen, this date is ì
  39. identified as 'Activity date:' and is one line above 'Address line one:'. 
  40.  
  41. Later,  if  you wish to locate activity records by the date  on  which  you ì
  42. originally  ENTERED the record, you can do that with option 2.    The  date ì
  43. ENTERED  is  not to be confused with the future commitment  or  appointment ì
  44. date.   
  45.  
  46.  
  47.                                ==============
  48.                                |  OPTION 3: |
  49.                                ==============
  50.  
  51.         Search through comments, first & last name, city, company name
  52.                                (Activity File)
  53.                             [excludes memo field]
  54.  
  55. With  this  option, you enter the word or letters that you wish  to  search ìèfor.  This  program will search through  all of the words in  the  comments ì
  56. fields,  as well as first and last name, and pick out all of those  records ì
  57. that match your inquiry.
  58.  
  59. Observe that in this search, capitalization does not matter either in  your ì
  60. input  or in the file. Also, observe that it doesn't matter where the  word ì
  61. is located in the comment in order for this search to be successful.
  62.  
  63.  
  64.  
  65.                                ==============
  66.                                |  OPTION 4: |
  67.                                ==============
  68.  
  69.         Search through comments, first & last name, city, company name
  70.                                (Debtor File)
  71.                             [excludes memo field]
  72.  
  73. In this option,  you enter the word or letters that you wish to search for. ì
  74. This  program will search through  all of the words in the comments fields, ì
  75. as  well  as first and last name,  and pick out all of those  records  that ì
  76. match your inquiry.
  77.  
  78. Observe that in this search,  capitalization does not matter either in your ì
  79. input or in the file.  Also,  observe that it doesn't matter where the word ì
  80. is located in the comment in order for this search to be successful.
  81.  
  82.  
  83.                                ==============
  84.                                |  OPTION 5: |
  85.                                ==============
  86.  
  87. Option  5  searches only through the memo field in the Debtor  or  Activity ì
  88. file,  as well as the Other Comments field in each activity  record.  After ì
  89. yo⌡á  ente≥á thσ word¼á code¼á o≥ phrasσ tha⌠ yo⌡ arσ tryinτ t∩á find¼á thσ  ì
  90. prograφ  identifie≤ thσ FIRS╘ occurrencσ oµ tha⌠ searcΦ withiε eacΦ mem∩ iµ  ì
  91. ß matcΦ i≤ found.
  92.  
  93.  
  94.  
  95.                                ==============
  96.                                |  OPTION 6: |
  97.                                ==============
  98.  
  99.       6)  Status of ALL Memos: character length and date into system.
  100.  
  101. Thi≤ optioε wil∞ identif∙ AL╠ record≤ iε botΦ thσ Debtor anΣ Activit∙ file≤ ì
  102. tha⌠ havσ a⌠ leas⌠ onσ characte≥ iε thσ Mem∩ field¼ a≤ wel∞ a≤ a⌠ leas⌠ onσ ì
  103. characte≥áá iεáá thσá Othe≥á Comment≤á fielΣá iεá eacΦáá activit∙áá record«  ì
  104. Additionally¼á  thi≤á analysi≤ wil∞ sho≈ thσ numbe≥ oµ character≤á iεá eacΦ ì
  105. mem∩á anΣá  thσ datσ  thσ recorΣ associateΣ witΦ tha⌠ mem∩á wa≤á originall∙ ì
  106. entereΣ int∩  thσ program.
  107.  
  108.  
  109. è                               ==============
  110.                                |  OPTION 7: |
  111.                                ==============
  112.  
  113.                7)  Display data only or display and VIEW.TXT
  114.  
  115. By  entering  the  '7' key repeatedly,  you will toggle through  these  two ì
  116. selections:
  117.  
  118.                               [Display Only]
  119.                        [Display & send to VIEW.TXT]
  120.  
  121. The  default  status for options 1 through 6 is [Display Only].   All  data ì
  122. retrieved through the [Display Only] option will be displayed to the screen ì
  123. only.
  124.  
  125. Once the [Display & send to VIEW.TXT] selection is chosen, all data will be ì
  126. sent  to  the screen and to VIEW.TXT at the same time.   'VIEW.TXT'  is  an ì
  127. externa∞á  ASCI╔á tex⌠á filσá tha⌠á yo⌡ caε edi⌠á witΦá an∙á standarΣá worΣ  ì
  128. processor«á  Additionally¼á yo⌡ ma∙ vie≈ o≥ prin⌠ thσ mos⌠ recen⌠á VIEW.TX╘ ì
  129. filσ  iε thσ Othe≥ Option≤ Menu¼ optioε 8.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                                ==============
  134.                                |  OPTION 8: |
  135.                                ==============
  136.  
  137.             8)  Quick Stats [TM] [quick system-wide statistics]
  138.  
  139. Once selected,  this option will display the occurrence of each unique type ì
  140. of record for these criteria:
  141.  
  142.                    1 = First Name
  143.                    2 = Last Name
  144.                    3 = Category
  145.                    4 = Phone Number, by area code
  146.                    5 = Zip Code
  147.                    6 = State
  148.                    7 = City
  149.                    8 = Street Name  
  150.                        [taken  from  address line 1,  assumes first space
  151.                         that follows number is the start of the street name]
  152.                    9 = Find and Count codes or characters in Debtor File
  153.                   10 = Find and Count codes or characters in Activity File
  154.                   11 = Priority
  155.                   12 = Tagged Records
  156.                   13 = Debtor detail file, Field one
  157.                   14 = Debtor detail file, Field two
  158.                   15 = Debtor detail file, Field three
  159.                   16 = Debtor detail file, Field four
  160.  
  161.  
  162.                                ==============
  163.                                |  OPTION 9: |è                               ==============
  164.  
  165.                       "9)  Quick search: Detail File"
  166.  
  167. With this option, you can search for any one of the following:
  168.  
  169.                Detail field one
  170.                Detail field two
  171.                Detail field three
  172.                Detail field four
  173.  
  174.  
  175. To  indicate which of the four you wish to search for,  enter a 1 for field ì
  176. one,  2 for field two, 3 for field three, or 4 for field four.
  177.  
  178.