home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PsL Monthly 1994 February / psl_9403.zip / psl_9403 / DOS / HOME / PHOTONX.ZIP / __0013.EXE / PHOTONX.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-07  |  35KB  |  890 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                            an OBJECTS::NEXUS(tm) filer
  9.  
  10.  
  11.  
  12.          ╔════════════════════════════════════════════════════════════╗
  13.          ║                                                            ║
  14.          ║      { PhotoNexus:  photography collection records }(tm)   ║
  15.          ║                                                            ║
  16.          ║                                                            ║
  17.          ║       (C) Copyright MCMXCIV RCCO Research Associates       ║
  18.          ║     All Rights Reserved under International Conventions    ║
  19.          ║                                                            ║
  20.          ╚════════════════════════════════════════════════════════════╝
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28. { PhotoNexus:  photography collection records }(tm)  Documentation
  29. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  34.  │ To read this documentation on-line most anywhere in the program, press   │
  35.  │ the <Alt-M> key combination.                                             │
  36.  └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  37.  
  38.  
  39. { PhotoNexus:  photography collection records }(tm)  is an effective and
  40. efficient system of recordkeeping for a professional or individual collec-
  41. tion of photographs or related materials.  The materials are presented and
  42. maintained in an attractive visually-oriented environment.   A complete
  43. report and label writer utility provides on-screen and/or printed reports
  44. plus personalized informational envelope filing labels.
  45.  
  46. Photograph records are normally maintained in Photo ID order, with
  47. sort command options to arrange the collection in order of Description,
  48. Subject, Photo Date, or Roll ID.
  49.  
  50. The user may view entries in either of Form View or Table View formats --
  51. editing, deleting or replacing records in the user's own collection.
  52. Additional records may be appended in any number required (theoretical
  53. limit:  1 billion records).  Edits or corrections are easy and quick to
  54. make in either Form or Table View.
  55.  
  56. On-line documentation is available at the touch of a hot-key selection.
  57. Pop-up calculator and text-search facilities are provided, also via hot-key
  58. choices.  Mouse support is provided for scrolling through the data table;
  59. however, a mouse is not necessary to utilize the program.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65. PhotoNx.doc              { PhotoNexus }  Documentation                Page 2
  66.  
  67.  
  68. An automatic report facility provides attractive on-screen and printed
  69. reports and envelope filing Labels.  A printer selection utility provides
  70. for a wide choice of available printers.
  71.  
  72. The program is simple to use and offers intuitive features commonly found 
  73. in RCCO Research OBJECTS::NEXUS(tm) filer applications.
  74.  
  75. The unregistered copy is not in any way limited as to the usefulness,
  76. capacity, or reporting facilities of the program.  Registration will remove
  77. the unregistered reminder notices and provide legal authorization for con-
  78. tinued use of the program after a thirty-day trial period.
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83. Introduction
  84. ─────────────
  85. After you have had some practice dealing with the data table concept in
  86. { PhotoNexus },  you will find entry and maintenance of the table quite
  87. familiar and simple.  Review the initial sample entry to start, add your
  88. own, and delete or edit/overwrite the sample.  (The sample entry is not a
  89. complete entry or actual photo; it exists to demonstrate display format
  90. and to provide material for running sample reports.)
  91.  
  92. The entries in this table are sorted in any of five ways; they are then
  93. maintained in sort order no matter how you choose to enter new items.
  94.  
  95. The View/Print Reports window offers the opportunity to preview on-screen
  96. the appearance of the printed report.  Again, records may be sorted in any
  97. of five ways, resulting in an attractive ASCII text report.  Print output,
  98. when selected, is sent to the default printer.
  99.  
  100. The report output includes the Sale Amount cell as a column on Preview and
  101. Printed reports; at the end of reports the total of the Sale Amount column
  102. is summarized to give a picture of current total return on sold photographs
  103. to date.
  104.  
  105. An Envelope Filing Labels printing utility is included for the creation of
  106. personalized 1 x 3.5" Avery labels showing informational detail and, with
  107. program registration, the photographer's name.
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126. PhotoNx.doc              { PhotoNexus }  Documentation                Page 3
  127.  
  128.  
  129. Easy batch file idea
  130. ─────────────────────
  131. You may wish to create a batch file for your batch directory:
  132.  
  133.        ┌────────────┐
  134.        │ PHOTO.BAT  │
  135.        └────────────┘
  136.  
  137.          @ECHO OFF
  138.          C:                       (or whatever drive you use)
  139.          CD \PHOTONX
  140.          PHOTONX
  141.  
  142. Please consult your DOS manual if you are unfamiliar with creating batch
  143. files.  The above batch file will make operation of  { PhotoNexus }  easier
  144. for you.
  145.  
  146. If you have not yet created your batch file and simply want to get right in-
  147. to the program, change to the \PHOTONX directory and type:
  148.  
  149.                         PhotoNx<enter>
  150.  
  151. to begin the  { PhotoNexus }  program.
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187. PhotoNx.doc              { PhotoNexus }  Documentation                Page 4
  188.  
  189.  
  190.  
  191. The main records table
  192. ───────────────────────
  193. After the program loads behind the sign-on screen, the user is presented
  194. with a selection of sorting options for the initial presentation of data.
  195. After selecting a sort command option, the primary Table View screen is
  196. shown.  In this view, the cells (or fields) are displayed with horizontal
  197. column headers indicating the different cell/field names; a multiple selec-
  198. tion of records (or rows) indicate the different data entries.  In Form View
  199. ( <Alt-E> or <Alt-N> ), a single data record is shown with the cell struc-
  200. tures available in vertical presentation.
  201.  
  202.  
  203. The cells available for data entry in  { PhotoNexus }  are:
  204.  
  205.                          1  PHOTO_ID
  206.                          2  DESCRIP
  207.                          3  SUBJECT
  208.                          4  SUBJ_ADDR
  209.                          5  SUBJ_CITY
  210.                          6  SUBJ_STATE
  211.                          7  SUBJ_ZIP
  212.                          8  SUBJ_PHONE
  213.                          9  FEE
  214.                         10  LOCATION
  215.                         11  PHOTO_DATE
  216.                         12  ROLL_ID
  217.                         13  FILM_TYPE
  218.                         14  APERTURE
  219.                         15  SPEED
  220.                         16  TECHNICAL
  221.                         17  NEG_NO
  222.                         18  DATE_SOLD
  223.                         19  SALE_AMT
  224.                         20  SOLD_TO
  225.                         21  COMMENTS
  226.  
  227.  
  228. The cell for PHOTO_ID (Photograph Identification Number) entry is of the
  229. type that will accept either numerical or alphabetic data.  A numerical type
  230. entry will be maintained in sort order as long as there are leading zero
  231. placeholders (ie, 0001, 0002, 0003, etc.).   The alphanumeric format allows
  232. one to use any combination of letters or numbers within the Photograph ID
  233. entry, up to and including eight alphanumeric characters.   For example,
  234. different categories may be grouped within the same table simply by prefixing
  235. the number with a letter code.  One might then begin all nature-related
  236. photos with something like "N1001" while Portrait selections may begin with
  237. "P1001," etc.  --  maintaining separation between categories.  The point here
  238. is that flexibility is provided for creation of codes that will work best for
  239. the photographer's own inventory.  (The codes may also have letters appended
  240. to the end of a number, as in "1001N" or "1002P," etc.)
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248. PhotoNx.doc              { PhotoNexus }  Documentation                Page 5
  249.  
  250.  
  251. So that the sort mechanism of the SUBJECT cell may be effectively maintained,
  252. the names should be entered