home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PsL Monthly 1994 February / psl_9403.zip / psl_9403 / DOS / HOME / DOCNEXUS.ZIP / __0014.EXE / DOCSNX.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-07  |  33KB  |  788 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                            an OBJECTS::NEXUS(tm) filer
  9.  
  10.  
  11.  
  12.          ╔════════════════════════════════════════════════════════════╗
  13.          ║                                                            ║
  14.          ║                    { DocumentsNexus } (tm)                 ║
  15.          ║           projects/documents development records           ║
  16.          ║                                                            ║
  17.          ║       (C) Copyright MCMXCIV RCCO Research Associates       ║
  18.          ║     All Rights Reserved under International Conventions    ║
  19.          ║                                                            ║
  20.          ╚════════════════════════════════════════════════════════════╝
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28. { DocumentsNexus:  projects/documents development records }  Documentation
  29. ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  34.  │ To read this documentation on-line most anywhere in the program, press   │
  35.  │ the <Alt-M> key combination.                                             │
  36.  └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  37.  
  38.  
  39. { DocumentsNexus:  projects/documents development records }(tm)  is an
  40. effective, flexible, and efficient system of recordkeeping for professional,
  41. institutional or corporate collections of documents or projects development
  42. records and/or related data.  The materials are presented and maintained in
  43. an attractive visually-oriented environment.   An extensive report writer
  44. provides on-screen and/or printed reports.
  45.  
  46. Document records are normally maintained in a General ID or Document ID
  47. order, with sort command options to arrange the collection in order of
  48. Title, Source, Date Created, Start Date, End Date, Assigned To, or Category.
  49.  
  50. Users may view entries in either of Form View or Table View formats --
  51. editing, deleting or replacing records with the users' specific data.
  52. Additional records may be appended in any number required (theoretical
  53. limit:  1 billion records).  Edits or corrections are easy and quick to
  54. make in either Form or Table View.
  55.  
  56. On-line documentation is available at the touch of a hot-key selection.
  57. Pop-up calculator and text-search facilities are provided, also via hot-key
  58. choices.  Mouse support is provided for scrolling through the data table;
  59. however, a mouse is not necessary to utilize the program.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65. DocsNx.doc             { DocumentsNexus }  Documentation              Page 2
  66.  
  67.  
  68. An automatic report facility provides attractive on-screen and printed
  69. reports.  A printer selection utility provides for a wide choice of available
  70. printers.
  71.  
  72. The program is simple to use and offers intuitive features commonly found 
  73. in RCCO Research OBJECTS::NEXUS(tm) filer applications.
  74.  
  75. The unregistered copy is not in any way limited as to the usefulness,
  76. capacity, or reporting facilities of the program.  Registration will remove
  77. the unregistered reminder notices and provide legal authorization for con-
  78. tinued use of the program after a thirty-day trial period.
  79.  
  80.  
  81. Introduction
  82. ─────────────
  83. After you have had some practice dealing with the data table concept in
  84. { DocumentsNexus },  you will find entry and maintenance of the table quite
  85. familiar and simple.  Review the initial sample entry to start, add your
  86. own, and delete or edit/overwrite the sample.  (The sample entry is not a
  87. complete or actual entry; it exists to demonstrate display format and to
  88. provide material for running sample reports.)
  89.  
  90. The entries in this table are sorted in any of nine ways; they are then
  91. maintained in sort order no matter how you choose to enter new items.
  92.  
  93. The View/Print Reports window offers the opportunity to preview on-screen
  94. the appearance of the printed report.  Again, records may be sorted in any
  95. of seven ways, resulting in an attractive ASCII text report.  Print output,
  96. when selected, is sent to the default printer.
  97.  
  98.  
  99.  
  100. Easy batch file idea
  101. ─────────────────────
  102. You may wish to create a batch file for your batch directory:
  103.  
  104.        ┌────────────┐
  105.        │ DOCS.BAT   │
  106.        └────────────┘
  107.  
  108.          @ECHO OFF
  109.          C:                       (or whatever drive you use)
  110.          CD \DOCSNX
  111.          DOCSNX
  112.  
  113. Please consult your DOS manual if you are unfamiliar with creating batch
  114. files.  The above batch file will make operation of  { DocumentsNexus }
  115. easier for you.
  116.  
  117. If you have not yet created your batch file and simply want to get right in-
  118. to the program, change to the \DOCSNX directory and type:
  119.  
  120.                         DocsNx<enter>
  121.  
  122. to begin the  { DocumentsNexus }  program.
  123.  
  124.  
  125.  
  126. DocsNx.doc             { DocumentsNexus }  Documentation              Page 3
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131. The main records table
  132. ───────────────────────
  133. After the program loads behind the sign-on screen, the user is presented
  134. with a selection of sorting options for the initial presentation of data.
  135. After selecting a sort command option, the primary Table View screen is
  136. shown.  In this view, the cells (or fields) are displayed with horizontal
  137. column headers indicating the different cell/field names; a multiple selec-
  138. tion of records (or rows) indicate the different data entries.  In Form View
  139. ( <Alt-E> or <Alt-N> ), a single data record is shown with the cell struc-
  140. tures available in vertical presentation.
  141.  
  142.  
  143. The cells available for data entry in  { DocumentsNexus }  are:
  144.  
  145.                          1  GENERAL_ID
  146.                          2  DOCUMENTID    (Document ID)
  147.                          3  TITLE
  148.                          4  SOURCE
  149.                          5  DESCRIPT      (Description)
  150.                          6  VERSION
  151.                          7  ACTION
  152.                          8  CREATED
  153.                          9  START_DATE
  154.                         10  START_TIME
  155.                         11  COMPLETED     (√)
  156.                         12  END_DATE
  157.                         13  END_TIME
  158.                         14  ASSIGNEDTO    (Person Assigned to)
  159.                         15  CHANGED_BY
  160.                         16  LASTCHANGE    (Date of Last Change)
  161.                         17  SUBJECT
  162.                         18  ENTRY
  163.                         19  CATEGORY
  164.                         20  ISSUE
  165.                         21  ENVIRONMNT    (Environment)
  166.                         22  RESOLUTION
  167.                         23  OPENED_BY
  168.                         24  CLOSED_BY
  169.                         25  CODE
  170.                         26  STATUS
  171.                         27  NOTIFIED      (√)
  172.                         28  OVERDUE       (√)
  173.                         29  CONVERSATN    (Conversation)
  174.                         30  OTHER_A
  175.                         31  OTHER_B
  176.                         32  OTHER_C
  177.                         33  COMMENTS_A
  178.                         34  COMMENTS_B
  179.                         35  COMMENTS_C
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187. DocsNx.doc             { DocumentsNexus }  Documentation              Page 4
  188.  
  189.  
  190. The cells for GENERAL_ID and DOCUMENTID (Document ID) entry are of the
  191. type that will accept either numerical or alphabetic data.  A numerical type
  192. entry will be maintained in sort order as long as there are leading zero
  193. placeholders (ie, 0001, 0002, 0003, etc.).   The alphanumeric format allows
  194. one to use any combination of letters or numbers within the Document ID
  195. entry, up to and including eight alphanumeric characters.   For example,
  196. different categories may be grouped within the same table simply by prefixing
  197. the number with a letter code.  One might then begin certain ID's with
  198. something like "A1001" while other selections may begin with "B1001," etc.
  199. --  maintaining separation between categories.  The point here is that
  200. flexibility is provided for creation of codes that will work best for users'
  201. specific data.  (The codes may also have letters appended to the end of a
  202. number, as in "1001A" or "1002B," etc.)
  203.  
  204.  
  205. So that sort mechanisms for name cells will be effectively maintained, names
  206. should be entered in t