home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PsL Monthly 1994 February / psl_9403.zip / psl_9403 / DOS / COMMUNIC / XFONE3.ZIP / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-22  |  19KB  |  530 lines
  1. x-FONE3 Network Phone Directory System
  2. Version 1.97 - Revised 11/22/93
  3. Extensions Software Corporation
  4.  
  5.  
  6. Operations Guide Table of Contents
  7. ----------------------------------
  8. Shareware Note..................................... 2
  9. Disclaimer Agreement............................... 2
  10. Copyright Notice................................... 2
  11. Trademarks Notice.................................. 2
  12. Introduction....................................... 3
  13. Requirements....................................... 3
  14. General Operating Guidelines....................... 4
  15. Security System.................................... 5
  16. Help System........................................ 5
  17. Installation....................................... 6
  18. Phone List......................................... 7
  19. User Setup......................................... 8
  20. Administration Menu................................ 8
  21. System Information................................. 9
  22. Activity Log.......................................10
  23. Error Log..........................................10
  24. User Maintenance...................................11
  25. Reindex Data Files.................................11
  26. Database Summary...................................11
  27. Import Data Menu...................................12
  28. Technical Support..................................12
  29.  
  30.  
  31. Ombudsman Statement
  32. -------------------
  33. Extensions Software Corporation is a member of the Association of
  34. Shareware Professionals (ASP). ASP wants to make sure that the
  35. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  36. shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  37. directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you
  38. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  39. technical support for members' products. Please write to:
  40.  
  41.           _______
  42.      ____|__     |               (r)
  43.   --|       |    |-------------------     ASP Ombudsman
  44.     |   ____|__  |  Association of        545 Grover Road
  45.     |  |       |_|  Shareware             Muskegon, MI 49442-9427 USA
  46.     |__|   o   |    Professionals         616-788-2765 FAX
  47.   -----|   |   |---------------------     70007,3536 CompuServe
  48.        |___|___|
  49.  
  50. x-FONE3 Operations Guide - Page 2
  51.  
  52.  
  53. Shareware Note
  54. --------------
  55. This program is being distributed as shareware or try-before-you-buy
  56. software. You are granted a temporary license to use and evaluate the
  57. program, but continued use after the initial testing period requires
  58. registration with Extensions Software Corporation.
  59.  
  60. This unregistered shareware version contains the following limitations
  61. and/or characteristics:
  62.  
  63.   - Registration reminder screens will be displayed at program startup
  64.     beginning 14 days after the date of installation.
  65.   - The maximum number of users allowed is 10.
  66.  
  67. Registration of this software provides users with the following:
  68.  
  69.   - Serialized disks (dual media) of the latest software without
  70.     registration reminder screens and without user limitations
  71.   - Desk-top-published, laser-printed operations guide
  72.   - Technical support by mail/phone/FAX/BBS/CompuServe
  73.   - Notification of major software updates/upgrades
  74.   - New product announcements
  75.  
  76.  
  77. Disclaimer Agreement
  78. --------------------
  79. Users of this program must accept the following disclaimer of
  80. warranty:
  81.  
  82.   THIS SOFTWARE AND OPERATIONS GUIDE ARE SUPPLIED AS IS. EXTENSIONS
  83.   SOFTWARE CORPORATION DISCLAIMS ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED,
  84.   INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  85.   FITNESS FOR ANY PURPOSE. EXTENSIONS SOFTWARE CORPORATION ASSUMES NO
  86.   LIABILITY FOR DAMAGES, EITHER DIRECT OR CONSEQUENTIAL, WHICH MAY
  87.   RESULT FROM THE USE OF THIS SOFTWARE.
  88.  
  89.  
  90. Copyright Notice
  91. ----------------
  92. The x-FONE3 software and x-FONE3 operations guide are copyrighted (c)
  93. 1993 by Extensions Software Corporation. All Rights Reserved.
  94.  
  95.  
  96. Trademarks Notice
  97. -----------------
  98. Banyan, VINES, and StreetTalk are trademarks of Banyan Systems, Inc.
  99. Novell and NetWare are trademarks of Novell, Inc.
  100. IBM and PC DOS are trademarks of International Business Machines Corp.
  101. MS DOS is a trademark of MicroSoft Corp.
  102.  
  103. All other product names and/or trademarks used within the software or
  104. operations guide are the property of their respective companies.
  105.  
  106. x-FONE3 Operations Guide - Page 3
  107.  
  108.  
  109. Introduction
  110. ------------
  111. x-FONE3 is a network software product from Extensions Software
  112. Corporation that provides a low-cost workgroup phone directory
  113. solution for modern businesses. x-FONE3 offers network users an easy
  114. means of tracking corporate directory information.
  115.  
  116. x-FONE3 provides the phone directory features needed in any workgroup
  117. environment, including:
  118.  
  119.   - Name and number data fields
  120.   - Custom-defined data fields
  121.   - Simple to use
  122.   - Sort by any data field
  123.   - Append from ASCII or dBASE III data files
  124.   - Multi-level user security system
  125.   - International date/time options
  126.   - Administrator system
  127.   - Online help system
  128.   - Printout to LPT1, LPT2, LPT3, or disk file
  129.   - Network-aware of Banyan VINES(R)
  130.   - Network-aware of Novell NetWare(R)
  131.  
  132.  
  133. Requirements
  134. ------------
  135. For Standalone PC Use:
  136.  
  137.   - IBM or 100% compatible computer with 384K available memory
  138.   - Floppy disk drive (5.25" 360K or 1.2M, or 3.50" 720K or 1.44M)
  139.   - Fixed disk drive
  140.   - Monochrome or color (CGA/EGA/VGA) display
  141.   - Parallel printer (if printouts are desired)
  142.   - MS or PC DOS 3.1 or higher
  143.  
  144. For Network Use:
  145.  
  146.   Multi-user network operating system which utilizes MS/PC DOS file
  147.   and record locking calls (ie, Banyan VINES(R), Novell NetWare(R),
  148.   etc.) and workstations that meet the standalone PC requirements
  149.   listed above. Note, however, that workstations do not necessarily
  150.   require a floppy or fixed drive.
  151.  
  152. x-FONE3 Operations Guide - Page 4
  153.  
  154.  
  155. General Operating Guidelines
  156. ----------------------------
  157. All x-FONE3 menus and displays are normally scrolled using the
  158. keyboard cursor keys. As a menu is scrolled, the current choice is
  159. highlighted. You select a menu choice by pressing the ENTER key when
  160. the desired choice is highlighted. You may also press the letter or
  161. number corresponding to a menu choice to select that choice.
  162.  
  163. The ESC key is used throughout x-FONE3 to escape (exit) from or abort
  164. (quit) any x-FONE3 activity. Normally, pressing ESC returns x-FONE3 to
  165. the previous (calling) menu or activity. Pressing ESC during the phone
  166. listing (SCROLL) screen terminates the x-FONE3 program by returning
  167. you to the DOS prompt. Printouts can also be terminated early by
  168. pressing the ESC key.
  169.  
  170. A printer must be connected and on-line in order to print listed
  171. information or reports. x-FONE3 supports LPT1 local printer and
  172. LPT2/LPT3 network (shared) printers. Note that a printer test is
  173. performed prior to displaying the printer choices, and only valid
  174. choices may subsequently be selected for printed output. If
  175. workstation disk file is selected, you will be prompted for a valid
  176. disk file drive, path, and file name.
  177.  
  178. x-FONE3 Operations Guide - Page 5
  179.  
  180.  
  181. Security System
  182. ---------------
  183. x-FONE3 includes a four-level user security system, whereby each user
  184. can be assigned an access-level code.
  185.  
  186. These x-FONE3 access-level codes are defined as follows:
  187.  
  188.   [H] = High, which allows the user to perform all x-FONE3 activities
  189.         including administration.
  190.  
  191.   [M] = Medium, which allows the user to perform x-FONE3 activities
  192.         except for administration.
  193.  
  194.   [L] = Low, which allows the user to only view/print phone list
  195.         information.
  196.  
  197.   [V] = View, which allows the user to only view phone list
  198.         information.
  199.  
  200.  
  201. Help System
  202. -----------
  203. Throughout most x-FONE3 activities, on-line user-help is available by
  204. pressing the [F1] key. This help normally consists of a scrolled
  205. display containing a text description for the activity from which help
  206. was called. Text help screens are available for the following x-FONE3
  207. activities:
  208.  
  209.   - Phone List
  210.   - User Setup
  211.   - Printing
  212.   - Administration Menu
  213.   - System Information
  214.   - Activity Log
  215.   - Error Log
  216.