home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / HOME / PMDBASE.ZIP / PM.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1986-11-28  |  10.0 KB  |  168 lines
  1.                     INVENTORY PROGRAM FOR PRECIOUS MOMENTS 
  2.  
  3.                This program is used to keep a up-to-date inventory  of 
  4.          the  ENESCO PRECIOUS MOMENTS COLLECTION.  In case you are not 
  5.          sure  what that is,  they are ceramic figurines,  plates  and 
  6.          other  items,  something like HUMMELS.  My sister is quite  a 
  7.          avid   collector  and  needed  this  to  create  reports  for 
  8.          insurance  purposes and to separate the items that  were  her 
  9.          personal  collection  and  the  ones she  had  for  trade  or 
  10.          selling.  Reports  can  be generated in many different  ways, 
  11.          such  as  by type,  item#,  member year,  marked  symbol  and 
  12.          others.  It will also give a report on how much you spent  in 
  13.          any  given year and how much your collection has appreciated, 
  14.          if you keep up the files when a piece increases in value. The 
  15.          program has a automatic sort,  after you enter new items  and 
  16.          answer  the  prompt that [N]o  more files are to be  written. 
  17.          This  way your key file is always up to date.  It also has  a 
  18.          menu  selection  to  -SORT  MAIN FILES- that  does  the  same 
  19.          thing. The reason for this is when your are in data entry and 
  20.          for  some reason you decide to stop,  you can enter a [Q]  at 
  21.          any line to quit,  it's a quick way out.  But if you use this 
  22.          option the files are not automatically sorted,  so before you 
  23.          do  your reports it's a good idea to -SORT MAIN  FILES-.  The 
  24.          sort works fairly fast in basic,  about 2 min for 300  files, 
  25.          but  the compiled version only takes a few seconds.  It sorts 
  26.          on the first field,  the item number, using a ascending sort. 
  27.          All  reports give you the choice of displaying on the  screen 
  28.          or a hard copy,  and all screen displays on the screen can be 
  29.          paused  by hitting any key.  To restart the display just  hit 
  30.          any key again or hit [Q] to quit and return to the main menu. 
  31.          The  search  routines  allow you to search in any  one  of  7 
  32.          fields and call personal, trade or all files.
  33.                
  34.                All basic programs are saved in the ascii  format.  The 
  35.          program  is  written in sanyo color basic [PM-COLOR.BAS]  and 
  36.          basica  [PC-PM.BAS]  so everyone with MS-DOS  and  any  basic 
  37.          should be able to use it.  The program [PM.EXE] is a compiled 
  38.          version of basica. It has been tested on IBM's, ZENITH, TANDY 
  39.          and AT&T 6300.
  40.  
  41.                A  note here to you programmers.  In line 100 the  data 
  42.          statements  are the entry prompts and can be changed to  suit 
  43.          your personal needs if you dont care for mine.  Just remember 
  44.          not to make them any longer then the longest one I have  used 
  45.          or  your  display  may overwrite them,  and dont  change  the 
  46.          number of data statements or the read loops will give you  an 
  47.          error.
  48.  
  49.                                 READY TO START
  50.  
  51.                First  off  you are asked if you have a  color  monitor 
  52.          (y/n).  If  you try color on a monochrome you'll lose prompts 
  53.          and information displayed in red. The PC versions do  not ask 
  54.          this question.
  55.  
  56.                Next you are instructed to set the cap's  lock,  please 
  57.          do this,  the prompts require a upper case input.  Then enter 
  58.          the drive your data disk will be in,  such as `B' or `D'. You 
  59.          can  store up to 2000 files on a blank 360K disk,  but if you 
  60.          have a single drive and use `A' as the data drive the ammount 
  61.          of  files will depend on how much space you have left on  the 
  62.          disk in drive `A'.
  63.  
  64.  
  65.                Next is the main menu with your choices;
  66.  
  67.                          (1)=ADD NEW FILE
  68.                          (2)=SEARCH AND HARDCOPYS
  69.                          (3)=INSURANCE REPORT
  70.                          (4)=REVIEW FILES
  71.                          (S)=SORT MAIN FILES
  72.                          (Q)=END PROGRAM
  73.  
  74.                (1)  ADD NEW FILES  Takes you to the data entry display 
  75.          where  you  have 12 entrys to make.  You can enter  a  [Q]  + 
  76.          return   at  any line to quit data entry and go back  to  the 
  77.          main  menu.  If you make a mistake and have hit a return dont 
  78.          worry,  at the end you are asked if this is correct.  If  you 
  79.          answer [N] you will go into the edit routine and be asked for 
  80.          the  line  number  to change.  Enter the line  number  and  a 
  81.          return, the cursor will go to that field and let you re-enter 
  82.          that data.  After a return it will ask you again for the line 
  83.          number  to change or a [Q] to quit the edit routine.  If  you 
  84.          have made other mistakes simply enter the number and make the 
  85.          change,  when  your thru with the mistakes enter a [Q] and it 
  86.          will again ask you if the data is correct (Y or N).  Enter  a 
  87.          [Y] and the file is written to the data disk, a [N] takes you 
  88.          back  to  editing and a [Q] takes you back to the  main  menu 
  89.          without a file write or an automatic sort.  After the file is 
  90.          written  you will be asked if you want to write another file, 
  91.          a [Y] takes you back to data entry for the next record, a [N] 
  92.          takes you thru the auto sort and then back to the main  menu. 
  93.          Your  last file used will be automatically updated each  time 
  94.          you make an entry.
  95.  
  96.                (2)  SEARCH  AND HARDCOPYS Takes you to a  SEARCH  MENU 
  97.          where you can searh using one of seven fields. You can choose 
  98.          a  hardcopy [Y or N],  and select if you want personal files, 
  99.          trade files or all files.  During the search you can hit  any 
  100.          key  to  pause  the display to read a file then  any  key  to 
  101.          continue  or a [Q] to quit and return to the search menu.  If 
  102.          you continue to the end of the files you will get a report on 
  103.          it's  cost,   it's  present  value,   the  dollar  amount  of 
  104.          appreciation and the percent of appreciation. Let me say that 
  105.          all  reports give you this display and  pause  functions.  It 
  106.          also displays the number of pieces found during the search.
  107.                Print  all files will give you a sorted listing of  all 
  108.          the  data  in  all the files and also the file number  it  is 
  109.          stored in for use with the CHANGE FILE routine.
  110.  
  111.                (3)  INSURANCE  REPORT Gives you a report to file  with 
  112.          your   insurance  company  to  declare  the  value  of   your 
  113.          collection.  A  prompt will remind you to check your  printer 
  114.          then it will produce a hardcopy automatically,  so make  sure 
  115.          your  printer  is ready.  It will print and total  the  value 
  116.          factor  only because in collections this is usually a  higher 
  117.          replacement  price.  It will not print  what you paid for it, 
  118.          thats usually lower.  Be sure you enter a price in the  value 
  119.          field  when  you do data entry or you get a zero value  here. 
  120.          Using  CHANGE  FILE  you  can update  this  value  as  prices 
  121.          increase and keep your collection current.
  122.  
  123.                (4)  CHANGE EXISTING FILE   Will let you change any  of 
  124.          the data in any file.  It asks for the file number to change, 
  125.          you  can  get this from any of the reports,  just  enter  the 
  126.          number of the file and a return.  The edit routine works  the 
  127.          same as in data entry by asking for the line number to change 
  128.          or a [Q] to quit edit. Then it asks if it's correct or not, a 
  129.          [Y] writes the file, a [N] goes back to edit, and a [Q] quits 
  130.          with no file change or write to disk.
  131.  
  132.                (5) REVIEW FILES  Simpley pages thru the files starting 
  133.          at file number 1 to the end of files,  not sorted.  You  have 
  134.          the pause and continue or quit feature here too. The compiled 
  135.          version  runs  quite fast here so be prepared to hit any  key 
  136.          fast.  If you are running the basic version,  at line  number 
  137.          5180  you  can  change the timing loop to make it  faster  or 
  138.          slower. It's set at 1 to 1200 now.
  139.  
  140.                (S)  SORT  MAIN FILES  This runs the sort on  the  main 
  141.          files  in  case you feel you may have messed up  on  the  [Q] 
  142.          routine in the data entry section.  Since all the reports use 
  143.          the KEY FILE the sort creates,  it will not show files if the 
  144.          sort has not functioned after you have entered several files. 
  145.          Yes,  the files are their if you entered them so don't panic, 
  146.          just  use  this routine and they will be displayed from  then 
  147.          on.  If you want to be sure before you sort that the  missing 
  148.          files are their,  the REVIEW  FILES does not use the KEY FILE 
  149.          so you use it to check it out.
  150.  
  151.                (Q) END PROGRAM  Don't need to say much about this. Try 
  152.          it.  --NOTE-- If you are making program changes be sure to do 
  153.          a -save- before you run the program. When the program ends it 
  154.          goes  back to the system so any batch files in operation  can 
  155.          be finished.  If you do a -run- before -save- and then a  [Q] 
  156.          to quit you'll lose your changes. Thats experience talking.
  157.  
  158.                I  think  everything is covered,  but if you need  help 
  159.          feel free to contact me and I'll do my best to help you  out. 
  160.          At first you should enter test data for 20 or 30 files to get 
  161.          hang of it,  and to try the various functions. When your used 
  162.          to the program start fresh on the real data.
  163.  
  164.                ED KRUSE
  165.                4122 S.W. 102 COURT
  166.                MIAMI, FLORIDA 33165
  167.                305-221-3786
  168.