home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / GENERAL / GDI.ZIP / MANUAL.TXT < prev   
Text File  |  1991-04-11  |  35KB  |  731 lines

  1.                   GENEALOGY DATA INDEXER
  2.              Version 2.0  (c) 1991 Andrew J. Morris
  3.  
  4. **********************INTRODUCTION***********************
  5.  
  6. Genealogy Data Indexer (or GDI for short) is a special indexing program, 
  7. designed for indexing large collections of genealogical information.  It 
  8. has been designed to allow rapid data entry, in a flexible and functional 
  9. format.  Information may be sorted and output in a variety of useful forms.  
  10. Despite its power and versatility, GDI is surprisingly simple to use.  
  11. Experienced computer users will probably have little or no need to consult 
  12. this manual, but they are urged to read this introduction, and the section 
  13. on "Suggested Uses" for further information on applications. 
  14.  
  15. GDI may be used to create a simple index to a book or periodical, but it 
  16. can do far more than that.  GDI allows you to include the date and location 
  17. for an event, besides the usual name and reference citation.  It is 
  18. ideal for indexing original records, such as census, parish registers, land 
  19. records, etc.  It may also be used to index a variety of sources, such as 
  20. all the local history books for a specific locality. 
  21.  
  22. {NOTE: if you typed MANUAL to read this on your computer, just press the 
  23. space bar after reading each screen to see the next one, or press CONTROL 
  24. key and the letter "c" key at the same time, to end.} 
  25.  
  26. To keep GDI as flexible as possible, so that it will run on the largest 
  27. variety of machines with as few limitations as possible, GDI uses DOS 
  28. functions and capabilities for many of its operations.  Graphics have been 
  29. kept simple, so that no special EGA adaptors are required, for example, 
  30. even though most computers nowadays have EGA adaptors.  This program should 
  31. work fine even on the older IBM PC's and compatibles.  No attempt has been 
  32. made to accomodate the wild variety of printers available, instead GDI 
  33. creates "Print Files" (in ASCII) that you can print with almost any word 
  34. proscessor, or the DOS print capabilities. 
  35.  
  36.  
  37. This manual is divided into six chapters:
  38.    1. Introduction
  39.    2. Entering Information
  40.    3. Editing Information
  41.    4. Sorting Information
  42.    5. Printing Information
  43.    6. Suggested Uses
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48. GDI is a shareware program - it is protected by copyright, but users are 
  49. authorized to distribute complete, unaltered copies.  Users are encouraged 
  50. to register, not only because it is the ethically correct thing to do, but 
  51. because a wide variety of benefits accrue to registered users.  We 
  52. anticipate that as we get feedback from users, other programs will be 
  53. developed to make GDI data files even more useful, and improvements will no 
  54. doubt be made to the GDI program itself.  Registered users will have access 
  55. to these improvements, and other services outlined in the chapter on 
  56. "Suggested Uses." 
  57.  
  58.            FEES:
  59.  
  60. REGISTRATION FEE:  $20  (One time, good for life.)
  61.  
  62. CURRENT DISK:  $10  (Available to Registered users only.)
  63.  
  64. PRINTED MANUAL:  $5  (Identical to MANUAL.TXT file on current disk.)
  65.  
  66.  
  67. Please let us know the version # of GDI that you have when you register, so 
  68. we can let you know about any updates. 
  69.  
  70.  
  71. ****GETTING STARTED****
  72.  
  73. Copying the Disk and Running the Program:
  74.  
  75. It is best to make a working disk by copying the original, then place the 
  76. original in a safe place.  If you have printed out these instructions, then 
  77. only the program called "GDI.EXE" need be copied onto the working disk.  If 
  78. you have a hard disk, we recommend placing GDI.EXE in a sub-directory of 
  79. its own. 
  80.  
  81. To copy the program from one floppy disk to another, put the original disk 
  82. in drive A: and a blank, formatted disk in drive B:, then type at the A: 
  83. prompt: 
  84.  
  85. A:> COPY GDI.EXE B:
  86.  
  87. If you have a hard drive, it will probably be drive C:.  You can create a 
  88. sub-directory called GDI by typing at the C: prompt (make sure you are in 
  89. the root directory): 
  90.  
  91. C:> MKDIR GDI
  92.  
  93.  
  94. Then enter the newly created sub-directory by typing:
  95.  
  96. C:> CD \GDI
  97.  
  98. Put the original program disk in drive A: and copy to your hard disk by 
  99. typing: 
  100.  
  101. C:> COPY A:GDI.EXE
  102.  
  103.  
  104. Any of these commands may be modified to match the drives on your 
  105. computer, by substituting the appropriate drive or path name.
  106.  
  107. To run the GDI program, make sure you have the program in the same drive or 
  108. sub-directory you are at, and type: GDI 
  109.  
  110.  
  111. If you are copying the program to pass it on to others, don't 
  112. forget to copy the other files on the disk:
  113.  
  114.               MANUAL.TXT
  115.                  and
  116.               MANUAL.BAT
  117.  
  118. *******************ENTERING INFORMATION*******************
  119.  
  120. When you type GDI, the program begins to run by displaying an introductory 
  121. screen.  After reading that screen, simply press any key to continue.
  122.  
  123. The next screen you see will be the MAIN MENU.  This is your basic 
  124. selection of available options.  Whenever you are presented with a menu in 
  125. GDI you have two ways of making your selection.  One is to type the number 
  126. corresponding to your choice.  The choice you select will be highlighted.  
  127. Then press the ENTER key to select that choice.  The second way to make a 
  128. selection, is to use the up and down pointing arrows (cursor controls).  
  129. Each time you hit an arrow key the selector highlights the choice 
  130. indicated, when the correct choice is highlighted, press the ENTER key to 
  131. select it.
  132.  
  133. There are six choices available from the main menu:
  134.    1. Enter Information
  135.    2. Edit/Display Information
  136.    3. Sort Information/ Create an Index
  137.    4. Create Print File
  138.    5. Set Function Keys
  139.    6. End Program
  140.  
  141. Main menu choices #1 (Enter Information) and #5 (Set Function Keys) are 
  142. explained in this chapter.  Choice #2 (Edit/Display Information) will be 
  143. explained in the chapter EDITING INFORMATION.  Choice #3 (Sort Information/ 
  144. Create an Index) is explained in the chapter SORTING INFORMATION.  While 
  145. choice #4 (Create Print File) is explained in the chapter PRINTING 
  146. INFORMATION.  Choice #6 (End Program) is self explanatory, you choose this 
  147. option when you are done using the program, to return to DOS.
  148.  
  149. ***FUNCTION KEYS***
  150.  
  151. Function keys are the set of 10 keys on your keyboard labled F1 through 
  152. F10.  In GDI, they are set to help save you typing time.  A function key 
  153. can take the place of any string of characters, up to a length of 15 
  154. letters, numbers or spaces.  When you are entering information in GDI, the 
  155. first 6 characters assigned to each function key are displayed along the 
  156. bottom of your screen.  GDI assigns values to keys F7 through F10 
  157. automatically.  If you choose option #5 (Set Function Keys) from the Main 
  158. Menu, you may assign the other 6 function keys values of your choice.  Thus 
  159. if you are entering information on the Messerschmidt family, you might 
  160. assign the first key the value "Messerschmidt" - then when you are entering 
  161. information, each time you want to type that name, you only have to hit the 
  162. function key instead, and it is typed out automatically!
  163.  
  164. When you press a function key, the characters it types for you are 
  165. displayed on the screen.  If they are exactly as you want them to appear, 
  166. you may press the ENTER key to continue.  However, you may also modify 
  167. what the function key has typed for you.  Thus if you have one key set to 
  168. "Messerschmidt" but occasionally need to type "Messerschmitt" there is no 
  169. need to type the whole thing.  Press the function key to get 
  170. "Messerschmidt" then press the backspace key twice and the last two letters 
  171. "dt" will disappear.  Type the letters you want there instead - "tt" and 
  172. you have your 13 character name in five keystrokes instead of 13.  Control 
  173. keys may also be used in combination, so you can type a common first name 
  174. and the middle name with just two keystrokes if your function keys are set 
  175. to those names. (You probably would have to add a space between them - so 3 
  176. keystrokes - still a major time saver.)
  177.  
  178. ***ENTERING THE INFORMATION***
  179.  
  180. When you select choice #1 (Enter Information) from the Main Menu, the 
  181. program presents you with another menu with only three choices:
  182.  
  183.     1. ADD to Existing Information File
  184.     2. CREATE a New Information File
  185.     3. Return to Main Menu
  186.  
  187. Choice #3 (Return to Main Menu) is self explanatory.  The first time you 
  188. enter information you will choose #2 (CREATE a New Information File), but 
  189. it is unlikely that you will enter all the information into that file in 
  190. one session - unless you are making a very small index.  So most of the 
  191. time you will be choosing #1 (ADD to Existing Information File) to expand 
  192. on a file that you began in an earlier session.
  193.  
  194. Whether you choose #1 or #2 you will need to specify a file name as the 
  195. next step.  GDI data files always end with ".GDI" - so the program can 
  196. display the existing data files for you, before you type the file name you 
  197. want to use.  If you are creating a new file (choice #2) then you will not 
  198. want to duplicate the name of an existing file.  If you are adding to an 
  199. existing file (choice #1) then it should appear in the list the program 
  200. shows you.
  201.  
  202.  
  203. ***CREATING A NEW FILE***
  204.  
  205. You can create a file with full genealogical information, or a simple 
  206. index.  No matter what you plan to put into the file, the initial procedure 
  207. will be the same.
  208.  
  209.  
  210. The first time you put information into a file, you will be given the 
  211. opportunity to describe the source of that information.  You may type four 
  212. lines of up to 80 characters each, to describe the source of your 
  213. information.  You should provide enough detail so that anyone using your 
  214. index will understand where the original information came from.  If you are 
  215. indexing a book, then a full bibliographic citation is appropriate.  If you 
  216. are indexing an archival source, original records, or any other unique 
  217. source, be sure to give enough information so that the user of your index 
  218. can find the actual records you have indexed.
  219.  
  220. You will be asked to provide a name for the file that will hold the 
  221. information you enter.  The name you provide should have no more than six 
  222. characters.  DOS allows up to eight characters, plus a period and three 
  223. more characters - the period and last three characters will always be 
  224. ".GDI" for information files created by this program.  You can only use six 
  225. of the eight available character spaces because GDI adds "-S" to file names 
  226. to indicate that a file has been sorted.
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233. ***SELECTING FIELDS***
  234.  
  235. You will be asked to indicate which fields you wish to include in your 
  236. information file.  The six fields available are:
  237.  
  238. Surname  -  Firstname(s)  -  Event  -  Date  -  Location  -  Reference
  239.  
  240. These are the catagories of information a genealogist is likely to want 
  241. included in an information file, but in fact they are just titles - 
  242. except for Date and Reference, all fields are treated just as a 
  243. string of characters, you could include any information you want in them.  
  244. There are no restrictions on what information you type into a field, so you 
  245. may use fields for information other than what the title suggests.
  246.  
  247. The exceptions of Date and Reference fields are limited only in certain 
  248. situations.  If the Reference citation is less than 5 characters long, 
  249. blank spaces will be added to "pad out" the string to 5 characters - see 
  250. the "SORTING INFORMATION" chapter for the reasoning behind this.  The date 
  251. field will accept any sort of data, but if you try to sort a file by date, 
  252. this is where the program looks for date information, so the sort might not 
  253. work correctly if you have something else in that field.
  254.  
  255. If you want to use the fields for something other than what they were 
  256. designed for, just try out a small sample to see how it works.  Here is how 
  257. we envisaged these fields would be used: 
  258.  
  259.  
  260. Surname - the last name only.  Since names are sorted by this field first, 
  261. names should appear as you want them to be in the index. 
  262.  
  263.  
  264. Firstname(s) - for the first name or initials, and any middle names or 
  265. initials, as well as any titles.  If the title normally appears before the 
  266. name (e.g. Dr., Sir, Mrs.) I like to add it in parenthesis after the name, 
  267. so the name gets sorted by name, not title. 
  268.  
  269.  
  270. Event - this is usually just a one or two letter code, (e.g. b., m., d. for 
  271. birth, marriage and death). 
  272.  
  273.  
  274. Date - the format for dates is day-month-year, with day and year in 
  275. numbers, and month written out, or abbreviated with just the first three 
  276. letters, such as 4 Jul 1776.  If just the year is given, it may include a 
  277. modifer, such as "pre" (before), "aft" (after) or "ca" (around). 
  278.  
  279. Location - may be as specific as needed, but should be kept short when 
  280. possible, because long location names can use up your disk space rapidly.  
  281. For American states, for example, it is best to use the two letter postal 
  282. code. 
  283.  
  284.  
  285. Reference - is usually a page number, but may refer to a folio, volume or 
  286. any other criteria you want.  You may use a code if appropriate, such as 
  287. roman numerals to represent each of several books.  See the chapter on 
  288. "SORTING INFORMATION" to see how your choice of reference citations may 
  289. affect the sorting sequence, and thereby the appearance of a subsequent 
  290. print file.
  291.  
  292.  
  293. When initializing a new information file, GDI will ask which of these 
  294. fields you wish to include.  Each field will be listed, you respond by 
  295. typing the letter "Y" or "N" (capital or small letters - it doesn't matter) 
  296. for YES, include that field, or NO, do not include it.
  297.  
  298. See the chapter on "SUGGESTED USES" for clues as to why you might want to 
  299. include more fields than are immediately necessary for an index.
  300.  
  301.  
  302. ***ADDING TO AN EXISTING FILE***
  303.  
  304. When you add to an existing file, you need to name which file you are 
  305. adding to.  The program will list all the files available that end with 
  306. ".GDI" - indicating a GDI information file.  You can type in the name you 
  307. used originally, you do not need to type the ".GDI" ending, though if you 
  308. do so it will do no harm. 
  309.  
  310. You will not need to specify which fields are included, the program will 
  311. determine which were used last time and use the same ones again. 
  312.  
  313. ***TYPING INFORMATION***
  314.  
  315. There are two formats for entering information, which will be presented to 
  316. you in the usual menu format.  The first option is recommended for first 
  317. time users.  If you find on using it that this method seems a bit slow, 
  318. that you have to wait for the prompts to appear before you can type more 
  319. information, you may want to try the second method next time.  Most modern 
  320. computers will be faster than your typing, but some of the older PC's and 
  321. compatibles cannot process information so fast.  The second method of data 
  322. entry allows you to enter information rapidly even on these older machines.
  323.  
  324. When entering information there are several shortcuts available.  The 
  325. use of function keys to enter information has been described above.  
  326. Another useful feature of GDI is that it automatically repeats information 
  327. for a field if you don't type any new information in, but just press the 
  328. ENTER key.  Thus if you are typing the names of a family, you don't have to 
  329. keep typing the surname over and over, you type it the first time, then 
  330. just press ENTER for the surname field and type in the new first names.  
  331. Likewise, if you are indexing a book, you will not have to keep retyping 
  332. the page numbers, just once when you enter the first name for that page.
  333.  
  334. If the program automatically repeats the previous entry when you don't 
  335. enter anything, then how can you enter a blank, or unknown?  Well, GDI 
  336. doesn't like blank entries, but you can type a dash, which is generally 
  337. recognized as meaning that particular information is unknown or 
  338. unavailable.
  339.  
  340. There are two special codes you will use.  Type the "@" symbol to edit a 
  341. preceding entry.  Enter an exclamation mark "!" to end a session.  The "@" 
  342. symbol will allow you to edit any of the preceding 5 entries - one entry 
  343. being the contents of all six fields, or as many of those as you have 
  344. chosen to use.  To edit earlier entries, see the chapter on "EDITING 
  345. INFORMATION."  Entering "!" will return you to the main menu.
  346.  
  347.  
  348. ***************EDITING INFORMATION**********************
  349.  
  350.  
  351. When you select the "Edit/Display Information" option from the main menu, 
  352. the first screen of the Edit section will display a message to this effect: 
  353.  
  354. "For reasons explained in your manual, there is no easy way to edit just 
  355. one entry in your information file.  You will usually find it easier to edit 
  356. using EDLIN (see manual).  Here you have to go through all entries in the 
  357. file, and choose which ones you wish to edit.  Keep these factors in mind 
  358. when editing: MAKE SURE YOU HAVE ENOUGH DISK SPACE - YOU NEED AT LEAST AS 
  359. MUCH FREE SPACE AS THE SIZE OF THE FILE TO BE EDITED."
  360.  
  361. The information files created by GDI are of a type known as "sequential" 
  362. files in computer jargon.  The main advantage to using this type of file is 
  363. that there is no wasted disk space, the information takes up just as much 
  364. room as it needs and no more, and there are no pre-set size limits for each 
  365. field of information.  The disadvantage is that information must be 
  366. retrieved in the order it was put into the file.  If the file is sorted 
  367. using the "Sort Information/Create an Index" option in the main menu, then 
  368. the order of each entry is changed, but you still have to read each entry 
  369. in order as it now appears.
  370.  
  371. Database programs use files called "random acess" so that they can get any 
  372. entry in the file just by specifying its position within the file, but for 
  373. random files each entry takes up the same amount of space, so every entry 
  374. in the database takes up as much space as the longest entry.  There are 
  375. tricks to get around these limitations, but they work efficiently only if 
  376. you know in advance the exact contents of the database.  Since GDI is 
  377. intended for entering and indexing large collections of information, random 
  378. files are not the best option, but without them, editing can be time 
  379. consuming.  (We are working on a program that will take a collection of GDI 
  380. files and create a random acess database from them for an efficient and 
  381. speedy database - registered users will be kept informed of progress.)
  382.  
  383. So to edit a GDI file using GDI you will have to wait for the program to 
  384. present each entry in the file, in order, 13 entries at a time.  These will 
  385. appear in a menu format, with the additional options of Continuing with 
  386. the next set of records, or END the edit session.  When the entry you want 
  387. to modify appears in the menu, you simply select that entry.  Then the 
  388. fields are presented to you one at a time, and you can press enter to leave 
  389. them unchanged, or type in a new value.  You may delete the entry entirely 
  390. by entering "$" for the first field.  When you are done with that entry, 
  391. the earlier menu re-appears, showing the entry with any changes, and the 
  392. usual options to continue on or end.
  393.  
  394.  
  395. Try editing a short file to see how it works.  This method of editing is 
  396. not too cumbersome if you have only a few hundred entries in the file.  If 
  397. you have tens of thousands of entries, however, this method is just too 
  398. slow.  There is another way to edit your information. 
  399.  
  400. GDI files may be accessed by certain word processors, including the DOS 
  401. text editor EDLIN.  The instructions that came with your computer should 
  402. include an explanation of how EDLIN works.  There are characters embedded 
  403. in GDI files by the program that may appear odd when viewed by a word 
  404. processor or EDLIN, but as long as these characters are not erased, GDI 
  405. should be able to continue to use the file.  Some word processors, however, 
  406. will add characters to the file, making it unusable by GDI.  The results 
  407. can be unpredictable, so always be sure to back up your file before 
  408. editing.
  409.  
  410. GDI saves each entry as a single line of information, with the fields 
  411. separated by a character that does not appear on your keyboard.  (For 
  412. programmers: ASCII character 15).  When you edit a GDI file using EDLIN, 
  413. this character appears as two characters - an up pointing caret character 
  414. followed by a capital O (^O).  Be careful not to delete these characters 
  415. when editing.
  416.  
  417.  
  418. One word processor that I have seen handle GDI files OK is the widely 
  419. available shareware program called "PC-WRITE" by Quicksoft.  The version I 
  420. saw was limited to files of 60K however, and your GDI file may get much 
  421. larger than that.  Newer versions of PC-WRITE may handle larger files.  
  422. When GDI files are edited through PC-WRITE, that program displays the 
  423. dividing characters as a star shaped symbol (*), and each time it is 
  424. encountered it reverses the appearance of text on the screen, from white on 
  425. black to black on white and vice versa.
  426.  
  427. Another editing option you have is first to create a print file, and do 
  428. your editing there, using your word processor.  Since print files do not 
  429. have the special characters information files have, and since they will not 
  430. be further processed by GDI anyhow, it does not matter if your particular 
  431. word processor adds other control characters.  Remember though that these 
  432. changes were not made in the original GDI file, so if you print it again 
  433. later, or use the GDI file as part of a database later, the changes will 
  434. not have been made.
  435.  
  436. Please let us know which word processors (include version #'s) work, or do 
  437. not work with GDI files, so we can let other users know.
  438.  
  439. *********************SORTING INFORMATION************************
  440.  
  441. When you choose the "Sort Information/ Create an Index" option from the 
  442. main menu, you are presented with a menu that lets you choose between 
  443. sorting by name, or by date.  If you sort by name, the information will be 
  444. sorted in this sequence:
  445.  
  446.    Surname - Firstname(s) - Date - Location - Reference - Event
  447.  
  448. Thus if you have more than one listing for the same Surname and Firstname, 
  449. the field is Date, the information will be in order by that field.  It will 
  450. not necesarily be chronological however - here the date is treated as a 
  451. string of characters, so "2 June" will come before "2 March" since J comes 
  452. before M.  If you enter only the year, then the dates will be in the 
  453. correct order.
  454.  
  455. If you sort by date, then GDI breaks down the date entry, and puts the 
  456. entire file in the correct chronological order.  Dates that are entered as 
  457. multiple years, such as 1654/5 - or years that have modifiers instead of 
  458. day and month (sucy as ca, pre, aft) may not sort into the correct 
  459. location.  Let us know where you have problems and we will do our best to 
  460. correct that for the next version. 
  461.  
  462.  
  463.  
  464. After you select the order for your sort, the program will have you choose 
  465. the file to sort, just as in earlier sections.  Then you will have the 
  466. opportunity to choose all of the fields in the file, or any part of them.  
  467. This is done in a fashion similar to that used to select fields when you 
  468. first created the information file, except only those fields available in 
  469. the file you selected will be presented.  You may choose all available 
  470. fields by simply pressing ENTER for the first one.
  471.  
  472. When creating a sorted file, keep in mind the sequence for alphabetizing.  
  473. Suppose you entered all six fields, for example, in order to create a 
  474. database.  You plan to publish an index with just the names and references 
  475. from your information file (you will only be printing the fields Surname, 
  476. Firstname(s) and Reference).  If you sort using all six fields, then 
  477. duplicate names will not be in order by reference number, but by date or 
  478. other preceding criteria.  In this case, you would want to create a sort 
  479. file using just those three fields you intend to print, then they will be 
  480. in the correct order.
  481.  
  482. GDI uses the DOS SORT function to sort your information.  This means that 
  483. all entries are sorted alphabetically, without regard to case.  That is to 
  484. say, a capital letter is treated the same as if it were small. 
  485.  
  486.  
  487. In this computer sorting, numbers come before letters.  Here is a typical 
  488. sorted sequence:
  489.  
  490.    DeLaguna, Charles
  491.    deLaguna, Mary
  492.    Delaguna, Peter
  493.    Delmont, 123
  494.    Delmont, Anna
  495.  
  496. Of course one doesn't usually see numbers for the first name, but when 
  497. names match and the date becomes significant, this numerical priority may 
  498. explain the results you observe.
  499.  
  500. The time it takes your computer to sort a file depends on how large the 
  501. file is, and how fast your computer is.  Sorting takes a great deal of disk 
  502. space, and involves a lot of file manipulation - be sure to make backup 
  503. copies of your file before sorting.  The program does everything necesary 
  504. automatically, and gives you messages as it goes to indicate that it is 
  505. working.  Allow plenty of time to sort large files.
  506.  
  507.  
  508. Another quirk of computer sorting is that spaces come before any 
  509. character in the sequence.  Thus if your reference page numbers 
  510. were simply left as you enter them, they would sort something 
  511. like this:
  512.  
  513.         1
  514.         12
  515.         17
  516.         18
  517.         2
  518.         23
  519.         231
  520.         25
  521.  
  522. To avoid this problem, spaces are added to the LEFT of any reference you 
  523. type that is fewer than five characters in length.  This will allow you to 
  524. use numbers up to 99999.  If you are adding a code before the page number, 
  525. such as when indexing a series of books, remember to add the necesary 
  526. spaces yourself as you enter the information.  If you indexing books A B 
  527. and C, and each has fewer than 1000 pages, make sure each reference totals 
  528. four spaces (A 13, A123, B  3, etc.).
  529.  
  530.  
  531.  
  532. ***PROGRAMMERS NOTE*** 
  533.  
  534. Programmers may be interested in this explanation of how GDI sorts large 
  535. files - if it doesn't make sense to you, don't worry about it - the 
  536. computer is taking care of all this:
  537.  
  538. First, a sort file must be created.  Even if you are sorting all the fields 
  539. in the file, we must first strip away the lines at the beginning of each 
  540. file that describe the source of information.
  541.  
  542. Second, DOS sorts the file we just created for that purpose.  Since DOS 
  543. will only sort about 60K however, large files must be sorted one part at a 
  544. time.
  545.  
  546. Next, if there are more sections to be sorted (i.e. it is a large file) 
  547. then new sort files are created and sorted.  These sorted files must then 
  548. be combined into larger files - this is easier than sorting however, since 
  549. we know they are each in sorted order, they only need to be blended 
  550. together.
  551.  
  552. Finally, the initial source information must be recombined with the final 
  553. information in sorted order.
  554.  
  555. *******************PRINTING INFORMATION********************
  556.  
  557. When you choose "Create a Print File" from the Main Menu, a menu appears 
  558. with four choices:
  559.      1. Create Regular Print File 
  560.      2. Create Index - Print File
  561.      3. Change Print File Default values
  562.      4. Return to Main Menu
  563.  
  564. Option #4 is self explanatory, it takes you back to the Main Menu.
  565.  
  566. If you choose #1 or #2, you begin by typing in the name of the file to be 
  567. printed, in a process that should be familiar by now - first the program 
  568. presents available GDI files to choose from, and you can type in a name 
  569. (with or without the ".GDI" ending) or just press ENTER without typing 
  570. anything if you want to return to the Main Menu. 
  571.  
  572. The difference between a "Regular Print File" and an "Index - Print File" 
  573. is simply that the Index file combines references when all the other 
  574. details in an entry match.  The program assumes that the references are in 
  575. the correct order, and just adds them to the printed line with spaces and 
  576. commas between the references.
  577.  
  578. Some examples should clarify this.  Suppose you are printing the fields 
  579. Surname, Firstname(s), Location and Reference for a sorted file.  Here is 
  580. how a few entries might appear in a "Regular Print File":
  581.  
  582.     Smith, Michael  (NY)  13
  583.     Smith, Michael  (NY)  18
  584.     Smith, Nathan  (NY)  11
  585.     Smith, Nathan  (NYC)  10
  586.     Smith, Nathan  (NYC)  14
  587.  
  588. The same information in an "Index - Print File" will appear:
  589.  
  590.     Smith, Michael  (NY)  13, 18
  591.     Smith, Nathan  (NY)  11
  592.     Smith, Nathan  (NYC)  10, 14
  593.  
  594.  
  595. The print file GDI creates is stored on your disk in ASCII format, almost 
  596. any word processer has the ability to use these files, under the name of 
  597. ASCII or DOS.  You can then use the word processer's capabilities to edit, 
  598. format, or print the file.
  599.  
  600. If you choose #3 from the print file menu (Change Print File default 
  601. values) you will have the opportunity to change any of eight values that 
  602. control the layout of your print file.  These are the default values:
  603.  
  604. Total Lines Per Page = 55
  605.  (this is the number of lines available for printed information)
  606. Blank Header Lines = 3
  607.  (lines left blank at the top of each page)
  608. Blank Lines Between Text = 0
  609.  (allows you to double or triple space between each line printed)
  610. Beginning Page # = 1
  611.  (page #'s printed at the bottom of each page, if you set this to 0 the 
  612.  program will not print any page numbers)
  613. Footer Lines = 4
  614.  (lines left blank at the bottom of the page, except that the page #, when 
  615.  used, will be printed toward the center of these)
  616. Left Margin Spaces = 5
  617.  (blank spaces on the left of each line)
  618. Characters per line = 65
  619.  (this is the # of characters that will be printed on one line)
  620. Space to indent wrapped lines = 5
  621.  (spaces on the left, in addition to the Left Margin Spaces, that are 
  622.  printed only when one entry continues onto a second line)
  623.  
  624. *******************SUGGESTED USES*************************
  625.  
  626. Our first suggestion is that you try out the format and content you plan to 
  627. use for a data file on a small scale first, to make sure the results are as 
  628. you expected.  Sort and print the file to see how it looks before you spend 
  629. a lot of time entering information. 
  630.  
  631. Second, always, always, always make backup copies of your work.  If you do 
  632. not know how to copy a file to make a backup, check the information that 
  633. came with your computer, or ask someone familiar with computers to 
  634. demonstrate the procedure for you.  It is actually quite simple.
  635.  
  636. ***APPLICATIONS***
  637.  
  638. There are thousands of ways this program can be put to good use.  Here are 
  639. just a few ideas.
  640.  
  641. Index the local history sources for your county.  Find all the local 
  642. history books at your local library, and create an index to them all.  You 
  643. can assign each book a letter code (or two letters if there are more than 
  644. 26) that precedes the page number in the reference field.
  645.  
  646. Index all the references you can find for a particular surname in a 
  647. particular area.  The size of the area can be anything from the whole 
  648. country to a certain town, depending on how common or rare the surname is.
  649.  
  650. Index primary records, such as census, church records, land records, etc.
  651.  
  652. Enter the primary events (b, m & d) for everyone mentioned in the research 
  653. papers you have accumulated for your family.  Many people who collected 
  654. information for years before they computerized never get around to entering 
  655. all the details they have into a genealogy computer program.  You can at 
  656. least keep track of it all - just number each page of information you have 
  657. and enter the data in a GDI file.
  658.  
  659. When you create an index to one small record, you may want to include 
  660. information for all the fields in GDI, even though the information may seem 
  661. repetitive.  When you have indexed a group of such records, the information 
  662. may be combined into a database.  For example, suppose you index names in 
  663. the 1850 census and include the event "l" for living, and the year "1850" 
  664. in every entry.  These fields are not included in your sort or print files 
  665. since they're so repetitive, but when you (or someone else) index the 1860, 
  666. 1870 and 1880 censuses, these various files are ready to be combined into a 
  667. database for the county.  Add the marriage records and/or birth records, 
  668. and you soon have a very comprehensive database of county information. 
  669.  
  670. ***SPECIAL OFFER***
  671.  
  672. How would you like to have a laser typeset printout of your index or 
  673. information file?  Can you imagine getting a camera-ready master copy of 
  674. your publication for just the cost of a photocopy?  Well that is our 
  675. special offer to registered users of GDI.  If you plan to publish the 
  676. information from one or more GDI files, we will print for you a 
  677. professional quality laser - typeset master copy.  Your cost is just ten 
  678. cents per page of print out, plus $2 postage.  You do not give up any of 
  679. your copyrights, we will not be selling copies of your data without your 
  680. permission.  We do reserve the right to keep one copy of the data, for our 
  681. own use in ways that do not infringe on your copyright. 
  682.  
  683. ***DATABASES***
  684.  
  685. We expect to have the capacity to produce large databases from GDI files 
  686. within the year.  Actually, we produced an early version for the earlier 
  687. version of this program (which was not comercially released) and tested it 
  688. on a relatively small database with 60,000 entries.  The program to create 
  689. databases will not be sold, but the databases are themselves programs that 
  690. will run on their own.  Users will be able to have proprietary databases 
  691. made, for their own use or sale.
  692.  
  693.  
  694. ***DATA EXCHANGE**
  695.  
  696. We also propose to run an exchange to facilitate the distribution of GDI 
  697. files.  These may be in the form of individual files, or groups of files 
  698. condensed into databases as described above.  Anyone who contributes files 
  699. that are included in larger databases under this exchange system will 
  700. receive free copies of the complete database.  Contributors will also have 
  701. the opportunity to receive other files in exchange for those they submit.  
  702. Since information files may be of widely different sizes, exchanges will be 
  703. based on approximate parity - either in the number of entries, or the total 
  704. size of files.  Details are yet to be worked out, your input is encouraged.
  705.  
  706. ***FEEDBACK***
  707.  
  708. Please let us know what you think of GDI.  Suggestions for improvements are 
  709. welcome, along with any other comments, complaints or compliments.  We have 
  710. a few ideas for other programs for genealogists that get away from the 
  711. fill-in-the-family-group-sheet mold, your support will ensure further 
  712. developments get done.
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717. ***SUPPORT***
  718.  
  719. We cannot provide telephone support for this product, but will be happy to 
  720. answer any letters that are accompanied by a SASE.  We suggest that novice 
  721. users consult someone with a bit of computer experience before writing for 
  722. help, they can probably show you what you need to know in a matter of 
  723. minutes.  If you do need help, please describe exactly what the problem is 
  724. - if possible include sample files or print-outs.
  725.  
  726.                  Andrew J. Morris
  727.                  P.O. Box 535
  728.                  Farmington,
  729.                  Michigan   48332
  730.  
  731.