home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / FINANCE / DTIMER.ZIP / MENUMAN.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-11-23  |  7KB  |  131 lines
  1. INTRODUCTION
  2.  
  3. dTimer is an easy-to-use time logging program with export capabilities
  4. for several different formats so you can easily import data into an
  5. accounting program for billing and tracking. This is the single user
  6. version. A multi-user version is available and a network version will
  7. be available soon. Registered users will be notified when it becomes
  8. available.
  9.  
  10. dTimer can be run from the DOS prompt or as a non-Windows application
  11. using the .PIF file and icon.
  12.  
  13. Following is a step-by-step description of how to use dTimer.
  14.  
  15.  
  16.  
  17. At the "C" prompt, type "Timer". You will be asked for an operator ID.
  18. Type in the alphanumeric ID you want to use. If your ID is not already on file, dTimer will ask if you want to add an operator. Answering "Y" will 
  19. take you to an add screen. Type in the information requested and you will 
  20. be asked to verify the data. Answering "Y" will take you back to the 
  21. operator ID screen with the new ID input into the field. Press <Enter>. 
  22. The operator name will be shown for verification. If it is not correct, 
  23. answer "N" and you will be allowed to try another ID.
  24.  
  25. Once you have verified the operator ID, you will be taken to a main menu.
  26. In the current version of dTimer, you have seven choices. The first two
  27. are the mainstay of the program. They let you start and finish jobs.
  28.  
  29. Choice 1 will allow you to log on to a task. Then exit dTimer and start 
  30. your task. dTimer will track your time, even if you have shut your computer off. dTimer will not forget your start date and time.
  31.  
  32. You will not be allowed to start a second task without first logging off
  33. the first. The multi-user version of dTimer will allow you to log onto
  34. "n" tasks but you will have to have "n" ID's to do so.
  35.  
  36. Choice 2 lets you log off a task and stores an elapsed time for that
  37. task. You will not be allowed to execute choice 2 without first using
  38. choice 1.
  39.  
  40. Choice 3 updates the master time log and MUST be run before creating export 
  41. files. If you don't, you won't get anything.
  42.  
  43. Choice 4 takes you to a menu for creating different export files.
  44.         a. Fixed ASCII is a file with all the characters strung
  45.            together and nothing separates fields.
  46.            The order of the fields exported is as follows:
  47.               Operator ID (8), Customer ID (8), Project ID (6), 
  48.               Function Code (4), Description (50), Start Date (8), 
  49.               Start Time (8), End Date (8), End Time (8), Elapsed Time (6),
  50.               Initial Location of any file you logged onto (30),Final 
  51.               location of your file when you logged off (30), Export Date (8),
  52.               Billing Rate (6), Dollar amount of this export (9).
  53.                          Parentheses show field length.
  54. This is how the file (EXPASC.TXT) actually looks:
  55. 371735  MUFTI   PLAN  drawmuftiplan accessories                          1991100311:54:251991100321:54:30 34.00C:\dbas\laog.dbf              C:\dbas\laog.dbf               22.00   748.00" 
  56.  
  57.         b. CD ASCII is comma-delimited ASCII. Fields are separated
  58.            with commas and character information is enclosed with quotes.
  59.  
  60. The order of fields is Operator ID, Customer ID, File starting location,
  61. Description, Project ID, Function Code, Start Date, Start Time, End Date,
  62. End Time, Elapsed Time, File Ending Location and Export Date.
  63.  
  64. This is how the file (EXPASC.CSV) actually looks:
  65. "371735","MUFTI","PLAN","ds","multisldpasdf",19911003,"12:31:09",19911003,"22:31:17",28.01,"C:\sdlfkjsdlkf\sladkfj","C:\sdlfkjsdlkf\sladkfj",,25.00,700.25
  66.  
  67.         c. dBase is a standard dBase file (EXPASC.DBF).
  68.    All the above contain information summarized to the level you assign
  69.    based on the type of ID you assign to a project. If you only have
  70.    customer numbers, the summary level will be based on operator id plus
  71.    customer number. If you assign project numbers, the summary level be
  72.    be by project within customer. 
  73.  
  74.         d. Detail export is all the transactions you have done from
  75.            day one. This is not summarized and is in comma delimited format.
  76. This is how the file (DETAIL.ASC) actually looks:
  77.  
  78. "371735","MUFTI","C:\sdlfkjsdlkf\sladkfj","multisldpasdf","PLAN","ds",19911003,"12:31:09",19911003,"22:31:17",10.00,"C:\sdlfkjsdlkf\sladkfj",19911009
  79. "371735","MUFTI","j:\\sadkfjf","multisldpasdf","PLAN","sdfk",19911003,"12:31:34",19911003,"22:31:52",10.01,"j:\\sadkfjf",19911009
  80. "371735","MUFTI","C:\sldjkf\sdlfkj","multisldpasdf","PLAN","sdl",19911003,"14:32:31",19911003,"22:32:35",8.00,"C:\sldjkf\sdlfkj",19911009
  81. "371735","MUFTI","C:\sdlfkjsdlkf\sladkfj","multisldpasdf","PLAN","ds",19911003,"12:31:09",19911003,"22:31:17",10.00,"C:\sdlfkjsdlkf\sladkfj",19911009
  82. "371735","MUFTI","j:\\sadkfjf","multisldpasdf","PLAN","sdfk",19911003,"12:31:34",19911003,"22:31:52",10.01,"j:\\sadkfjf",19911009
  83. "371735","MUFTI","C:\sldjkf\sdlfkj","multisldpasdf","PLAN","sdl",19911003,"14:32:31",19911003,"22:32:35",8.00,"C:\sldjkf\sdlfkj",19911009
  84.  
  85. The order of fields is Operator ID, Customer ID, File starting location,
  86. Description, Project ID, Function Code, Start Date, Start Time, End Date,
  87. End Time, Elapsed Time, File Ending Location and Export Date.
  88.  
  89. Choice 5 takes you to a menu with selections for reporting on hours
  90. during a date range you specify. If you only want one days' hours,
  91. put that date in both date fields.
  92.  
  93.         a. Hours for a date range. This tells you hours totalled by
  94.            operator by project. These are normal transactions.
  95.         b. Error log. If, during posting, dTimer cannot find a record,
  96.            an error record is created with identifying information.
  97.            Use this report to find the record with the error. You can then 
  98.            correct the error with a two step process. First, create a new
  99.            entry by starting and stopping the same project. This will create
  100.            a record with zero hours in it. Second, edit this record
  101.            in the "EDIT a project" screen selection on the main menu. The
  102.            new hours will be calculated and will update the appropriate
  103.            records.
  104.         c. Hours to go shows the remaining budgeted hours on your projects.
  105.  
  106. Choice 6 takes you to an editing menu. Your choices are:
  107.         1. Edit a project. This lets you change the start and stop
  108.            date or time and recalculates the elapsed time. Once the
  109.            master file has been updated, you are not allowed to change
  110.            the data record.
  111.         2. If you really goofed up, or if dTimer lost its way, 
  112.            we suggest you use this choice to recalculate the elapsed 
  113.            times and update actual hours.
  114.         3. This choice allows you to add new customers without having
  115.            to log onto a task.
  116.            
  117. Choice 7 allows you to change screen color. Mark and "X" in the background
  118.         color you want then another "X" in the foreground color and
  119.         press "Pg-Dn". Press "Pg-Dn" without marking anything to return
  120.         to monochrome color.
  121.  
  122. Choice 8 Occasionally, dTimer has trouble finding records in lookup
  123.         funcions. If you have that trouble, reindexing should solve
  124.         the problem. If you can't even get to the menu because it's
  125.         having trouble locating your operator ID. Type "NEWDX" at the
  126.         "C" prompt and the problem should go away.
  127.  
  128. "X" will exit the menu or the program.    
  129.  
  130.  
  131.