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Text File  |  1991-10-25  |  4KB  |  134 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                   - 11 -
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        7.  Budget
  9.  
  10.        7.1  Add
  11.  
  12.        A new budget category is to be created.  The user inputs the
  13.        category name, the budgeted amount  and the budget period,
  14.        ie weekly, monthly, or annually.  A category number is
  15.        assigned that is used by the user when assigning check or
  16.        cash transactions to a desired category.
  17.  
  18.        7.2  Edit
  19.  
  20.        An existing budget category may be edited to change any or
  21.        all of its attributes, including the cumulative balance for
  22.        the selected category.  The budget number is used to select
  23.        the category to be edited.
  24.  
  25.        7.3  Delete
  26.  
  27.        Budget categories can be deleted; however, there are side
  28.        effects.  Once a budget category is deleted, it can no
  29.        longer be used to search for items in this deleted category.
  30.        It is provided to the user for completeness, but should be
  31.        used with caution.  The deleted budget category number will
  32.        not be reused when a new budget category is created.
  33.  
  34.        7.4  Report
  35.  
  36.        The user can elect to display or print one of several budget
  37.        reports.  The choices are displayed on a light bar menu.  A
  38.        Single category, all categories, all categories over budget,
  39.        and all categories under budget are the choices.
  40.  
  41.        All reports have the same format.  This format first
  42.        displays the budget category name followed by the budget
  43.        period, the budgeted amount, number of transactions, date of
  44.        the last transaction, the cumulative balance, and two
  45.        calculated budgetary quantities.
  46.  
  47.        The first calculated quantity is the Budgeted amount.  It is
  48.        the amount that would have been spent from the beginning of
  49.        the calendar or fiscal year up to the present date if the
  50.        budgeted amount was spent every budget period.  Comparing
  51.        the Budgeted amount to the Cumulative Balance tells the user
  52.        how close the actual expenditures to date are to the
  53.        budgeted amount to date.  A higher Cumulative Balance
  54.        signifies being over budget.  A lower Cumulative Balance
  55.        indicates an under budget condition.
  56.  
  57.  
  58.        The Average expenditure is the average amount actually spent
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                   - 12 -
  71.  
  72.  
  73.  
  74.        per budget period.  It is determined by dividing the
  75.        Cumulative Balance by the number of budget periods that have
  76.        elapsed to date.  This quantity is the rate at which
  77.        expenditures are being made in the budget category.
  78.        Comparing the Average expenditure to the Budget Amount
  79.        indicates the category performance on a budget period basis.
  80.        A higher Average expenditure than the Budget Amount
  81.        indicates an over budget situation, except for budget
  82.        categories that have annual budget period.  These categories
  83.        may show a higher Average expenditure than the Budget Amount
  84.        and still not be over budget.  If expenditures continue at
  85.        the present rate, however, this category will be over budget
  86.        by the end of the calendar or fiscal year.
  87.  
  88.        Reports for budget categories that are either under budget
  89.        or over budget selectively print just the appropriate
  90.        category that was selected in the same format as the full
  91.        report.  These selections are helpful to quickly spot budget
  92.        performance problems.
  93.  
  94.        7.5  Cash
  95.  
  96.        If the budget feature is used, there may be times when cash
  97.        was used as a payment to some budgeted category.  This
  98.        screen allows the user to record cash payments to any budget
  99.        category.  The balance in the checking account is unaffected
  100.        by these transactions.
  101.  
  102.        7.6  Quit
  103.  
  104.        Return to the Main Menu Screen
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
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  134.