home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / DESKTOP / PBHADDR.ZIP / ADDRESS.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-11-01  |  31KB  |  1,139 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                    PBH ADDRESS
  18.                                    version 1.0
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                                    PBH ADDRESS
  73.                                    version 1.0
  74.                    (C) Copyright 1991 by PBH Software Services
  75.                                ALL RIGHTS RESERVED
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.                                    DISCLAIMER
  85.  
  86.        PBH Software Services disclaims all warranties with respect to this
  87.        product, including but not limited to all warranties, express or
  88.        implied, of merchantability and fitness for a particular purpose. By
  89.        using this product you agree that neither PBH Software Services, nor
  90.        any of our employees, affiliates, owners, or other related parties
  91.        will be liable to you or any third party for any use, misuse, or
  92.        inability to use this product resulting in any damages whatsoever,
  93.        even if PBH Software Services has been advised of the possibility of
  94.        such damages.
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.                                      - i -
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129. FEATURES
  130.  
  131.          - Unlimited number of entries
  132.  
  133.          - Ability to group entries
  134.  
  135.          - User defined reports
  136.  
  137.          - User defined record selection for labels and reports
  138.  
  139.          - Mouse support
  140.  
  141.          - Changeable label forms
  142.  
  143.          - Import data from other files
  144.  
  145.          - Export data to other files
  146.  
  147.  
  148. SYSTEM REQUIREMENTS
  149.  
  150.          - 256K of available memory
  151.  
  152.          - FILES=20
  153.            BUFFERS=15
  154.              statements in your CONFIG.SYS file.
  155.  
  156.     RECOMMENDED
  157.  
  158.          - Hard drive
  159.  
  160.          - Color monitor
  161.  
  162.     OPTIONAL
  163.  
  164.          - Mouse (Microsoft compatible)
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                                      - ii -
  181.  
  182.  
  183.  
  184.                                  INTRODUCTION
  185.  
  186.       Thank you for choosing PBH ADDRESS.
  187.  
  188.       You will soon find it is one of the most complete address and
  189.       phone number managers you have ever used.
  190.  
  191.       Although PBH ADDRESS is easy to use, to make full use of its
  192.       features it's probably a good idea to go through the manual while
  193.       trying things out at the computer.
  194.  
  195.       PBH ADDRESS is a professional product distributed as SHAREWARE.
  196.  
  197.       You are encouraged to make complete, unaltered copies of this product
  198.       and give them to others without charge.
  199.  
  200.       Make sure your copy has all the files included in the LIST OF FILES
  201.       below.
  202.  
  203.       If you use PBH ADDRESS, please fill out the registration form and send
  204.       it in along with your payment. Aside from paying for the use of the
  205.       software this will register you as a PBH ADDRESS user and entitle you
  206.       to a free copy of all future enhancements.
  207.  
  208.       All comments and suggestions are welcome.
  209.  
  210.  
  211.  
  212.                                  LIST OF FILES
  213.  
  214.           ADDRESS.EXE    The address database manager and report writer.
  215.  
  216.           ADDRESS.DBF    The address database.
  217.  
  218.           ADDRERPT.DBF   The report database.
  219.  
  220.           ADDRERPT.NTX   The index for the report database.
  221.  
  222.           ADDRESS.LBL    The label specification file.
  223.  
  224.           ADDRESS.DOC    The manual. This file.
  225.  
  226.           SETLBL.EXE     The SETLBL command to change label
  227.                          specifications.
  228.  
  229.           ASCII.EXE      The ASCII command to write records from the
  230.                          address database to an ascii file, and to add
  231.                          records to the address database from an ascii
  232.                          file.
  233.  
  234.           REGISTER.FRM   The registration form. Please PRINT it, fill
  235.                          it out, and send it in.
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.                                    - iii -
  241.  
  242.                                TABLE OF CONTENTS
  243.  
  244.     COPYRIGHT NOTICE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i
  245.  
  246.     DISCLAIMER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i
  247.  
  248.     FEATURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ii
  249.  
  250.     SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ii
  251.  
  252.     INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
  253.  
  254.     LIST OF FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
  255.  
  256.     THE ADDRESS SYSTEM
  257.  
  258.         GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  259.  
  260.         MOVING AROUND THE DATABASES . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  261.  
  262.         USING A MOUSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  263.  
  264.         ENTERING VALUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  265.  
  266.     THE ADDRESS DATABASE
  267.  
  268.         THE DATA FIELDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  269.  
  270.         THE COMMANDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  271.  
  272.     THE REPORT WRITER
  273.  
  274.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  275.  
  276.         LABELS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  277.  
  278.         THE DATA FIELDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  279.  
  280.         THE COMMANDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  281.  
  282.     THE SETLBL COMMAND
  283.  
  284.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
  285.  
  286.         ISSUING THE COMMAND . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
  287.  
  288.     THE ASCII COMMAND
  289.  
  290.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
  291.  
  292.         ISSUING THE COMMAND . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
  293.  
  294.         THE DATA FIELDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
  295.  
  296.         THE COMMANDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  297.  
  298.  
  299.  
  300.                                     - iii -
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                              THE ADDRESS SYSTEM
  305.  
  306.  
  307. GETTING STARTED
  308.  
  309.             Make sure you are in the directory containing PBH ADDRESS.
  310.          At the DOS prompt type 'ADDRESS' (without the quotes). PBH
  311.          ADDRESS will display an introductory screen. Press any key and
  312.          PBH ADDRESS will bring you to the address database screen.
  313.  
  314.  
  315. MOVING AROUND THE DATABASES
  316.  
  317.  
  318.      PgDn
  319.             Move to the next page. If you are on the last page of a
  320.          report pressing the PgDn key will bring you to the next
  321.          report.
  322.  
  323.      PgUp
  324.             Move to the previous page. If you are on the first page of a
  325.          report pressing the PgUp key will bring you to the first page
  326.          of the previous report.
  327.  
  328.      Down arrow cursor key
  329.             Move to the next record.
  330.  
  331.      Up arrow cursor key
  332.             Move to the previous record.
  333.  
  334.      End
  335.             Move to the last record in the database.
  336.  
  337.      Home
  338.             Move to the first record in the database.
  339.  
  340.      Also see the GO TO and FIND commands.
  341.  
  342.  
  343. USING A MOUSE
  344.  
  345.             When you start PBH ADDRESS it checks to see if you have a
  346.          mouse and a driver installed. If you do, you can use the mouse
  347.          to select a record on the page, select a command, go to a
  348.          record anywhere in the database, and page up and down. Clicking
  349.          a mouse button is the same as pressing the 'Enter' key.
  350.             Please note the mouse is not active when using the SETLBL
  351.          and ASCII commands.
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.                                     - 1 -
  361.  
  362.      THE MOUSE CURSOR
  363.             The mouse cursor is a diamond shape. The pointers on it are
  364.          the points on the sides. You select an object with the mouse by
  365.          moving either the left or right point of the diamond next to
  366.          it.  In almost all cases you can make the selection by pointing
  367.          to either side of the object.
  368.             You may notice when screens change or an object is
  369.          highlighted that any letter under the mouse cursor will not be
  370.          overwritten.  This will happen depending on how much you move
  371.          the mouse after you click and the speed of your machine. It is
  372.          nothing to be concerned about. It will not affect your data or
  373.          how PBH ADDRESS works.
  374.  
  375.      THE SCROLL BAR
  376.             If you have a mouse and driver installed PBH ADDRESS will
  377.          display a scroll bar on the right side of the screen. The
  378.          marker indicates how far into the database you are. If you have
  379.          one record it will be at the bottom. If you have two records
  380.          and are on the first one it will be half way down the scroll
  381.          bar. If you click when the mouse is pointing to the scroll bar
  382.          PBH ADDRESS will issue a GO TO command to that point in the
  383.          database.
  384.             The top and bottom arrows on the scroll bar are for paging.
  385.          If you point to the top arrow and click PBH ADDRESS will move
  386.          to the previous page. If you point to the bottom arrow and
  387.          click PBH ADDRESS will move to the next page.
  388.  
  389.  
  390. ENTERING VALUES
  391.  
  392.  
  393.      AUTOMATIC CAPITALIZATION
  394.             PBH ADDRESS will automatically capitalize the ID, STATE, and
  395.          GROUP fields, and the first position of the LAST_NAME,
  396.          FIRST_NAME, and CITY fields when you enter values in the
  397.          address database.
  398.  
  399.      Enter
  400.              Accept the field value and move to the next field. When you
  401.          fill all the positions in a field PBH ADDRESS automatically
  402.          does an 'Enter' for you.
  403.  
  404.      PgDn, PgUp
  405.             Accept all values. This is very convenient when you just
  406.          want to change a couple of fields. Just change the fields you
  407.          want, and instead of pressing 'Enter' on every other field,
  408.          just press the PgDn or PgUp key and PBH ADDRESS will accept
  409.          your changes and exit enter mode.
  410.  
  411.      Esc
  412.             Disregard any changes that have not been 'Enter'ed, and
  413.          exit enter mode.
  414.  
  415.      Down arrow cursor key
  416.             Move to the next field.
  417.  
  418.  
  419.  
  420.                                     - 2 -
  421.  
  422.  
  423. ENTERING VALUES (cont'd)
  424.  
  425.      Up arrow cursor key
  426.             Move to the previous field.
  427.  
  428.      Right arrow cursor key
  429.             Move one position to the right.
  430.  
  431.      Left arrow cursor key
  432.             Move one position to the left.
  433.  
  434.      Home
  435.             Move to the first position of the field.
  436.  
  437.      End
  438.             Move to the last position of the field. If the field isn't
  439.          full the cursor will move to the first blank position after the
  440.          part of the field that is filled in.
  441.  
  442.      Backspace
  443.             Move one position to the left and erase the character under
  444.          the cursor.
  445.  
  446.      Ins
  447.             Toggles insert mode on and off. While in insert mode typing
  448.          a character will insert the character under the cursor and move
  449.          the rest of the field one position to the right.
  450.  
  451.      Del
  452.             Delete the character under the cursor and move the rest of
  453.          the field one position to the left.
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.                                     - 3 -
  481.  
  482.  
  483.                             THE ADDRESS DATABASE
  484.  
  485.  
  486. THE DATA FIELDS
  487.  
  488.     ID
  489.             The identification field is a convenient field to use to
  490.          find or print an address. Typical entries here would be
  491.          'DOCTOR' for your doctor's address and phone numbers, or 'AUNT
  492.          ANGIE' for your aunt's address.  This field is completely
  493.          optional and may be used or not used for any record you
  494.          choose.
  495.  
  496.     LAST_NAME
  497.             The person or persons' last names.
  498.  
  499.     FIRST_NAME
  500.             The person or persons' first names.
  501.  
  502.     STREET_1 and _2
  503.             There are two lines provided for street address. This is to
  504.          accommodate apartment numbers, buildings, and titles. Just use
  505.          them as you need them. While printing labels, PBH ADDRESS will
  506.          skip any blank lines.
  507.  
  508.     CITY
  509.             The city, town, or village.
  510.  
  511.     STATE
  512.             The two character state abbreviation.
  513.  
  514.     ZIP_CODE
  515.             The five digit zip code.
  516.  
  517.     ADD_ON_ZIP
  518.             The next four digits of the zip code. If you leave this
  519.          field empty it won't print on the label.
  520.  
  521.     HM_AREA_CD
  522.             The area code for the home phone number.
  523.  
  524.     HM_EXCHNGE
  525.             The exchange, or first three digits, of the home phone
  526.          number.
  527.  
  528.     HM_NUMBER
  529.             The last four digits of the home phone number.
  530.  
  531.     WK_AREA_CD
  532.             The area code for the work phone number.
  533.  
  534.     WK_EXCHNGE
  535.             The exchange, or first three digits, of the work phone
  536.          number.
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                                     - 4 -
  541.  
  542.  
  543.  
  544. THE DATA FIELDS (cont'd)
  545.  
  546.     WK_NUMBER
  547.             The last four digits of the work phone number.
  548.  
  549.     GROUP
  550.             This is a convenient way to group addresses together for a
  551.          list or set of labels. For instance, you could keep track of
  552.          everyone on a Christmas card list by putting a 'C' in their
  553.          GROUP. Then you can print a Christmas card list or labels by
  554.          selecting GROUPs equal to 'C'.
  555.  
  556.  
  557. THE COMMANDS
  558.  
  559.      ISSUING A COMMAND
  560.             You can perform a command by selecting the command with the
  561.          left and right cursor keys and pressing 'Enter', pointing to
  562.          the command with the mouse and clicking, or by pressing the
  563.          command's highlighted letter.
  564.  
  565.      GO TO
  566.             This is an easy way to go to a particular record number, or
  567.          for positioning yourself in a general area of the database.
  568.          PBH ADDRESS will suggest a record halfway across the database.
  569.  
  570.      FIND
  571.             This allows a search on any field or combination of fields
  572.          in the database. PBH ADDRESS will ask for values for each
  573.          field. Fill in values for the field or fields you want to
  574.          search on. PBH ADDRESS will then ask for a comparison operator
  575.          for each field you filled in. You can search for values equal
  576.          to, '=', less than, '<', or greater than, '>', the value you
  577.          entered.
  578.  
  579.      CHANGE
  580.             This opens all fields on the record for a change. Enter any
  581.          necessary changes and leave the good fields as is.
  582.  
  583.      ADD
  584.             This adds a record to the database. Technically, a blank
  585.          record is added and then changed.
  586.  
  587.      DELETE
  588.             This will erase the record from the database. As a
  589.          precaution, PBH ADDRESS will ask you if you're sure with a
  590.          default answer of yes. To proceed with the delete, just press
  591.          'Enter' or 'Y'. If you don't want to delete the record, press
  592.          'N'.
  593.  
  594.      REPORT
  595.             This will bring you to the report writer screen. See the
  596.          REPORT WRITER section of the manual for further instructions.
  597.  
  598.  
  599.  
  600.                                     - 5 -
  601.  
  602.  
  603.  
  604. THE COMMANDS (cont'd)
  605.  
  606.      SORT
  607.             This command allows you to sort the database on any
  608.          combination of fields. PBH ADDRESS will ask you for a sequence
  609.          number for each field on the screen. If you don't want a field
  610.          included in the sort leave the value '0', otherwise enter a
  611.          number identifying the order of importance the field has in the
  612.          sort. '1' is the highest order of importance.  For every field
  613.          you entered PBH ADDRESS will ask if you want to sort the field
  614.          in ascending or descending sequence.  For example, suppose you
  615.          wanted to sort on LAST_NAME within CITY, with the cities
  616.          starting with 'Z' and ending with 'A'.  When asked for the sort
  617.          sequences you would enter '2' in LAST_NAME, '1' in CITY, and
  618.          leave all the other fields '0'.  Then you would respond
  619.          Ascending for LAST_NAME, and Descending for CITY since you want
  620.          it from the highest to the lowest. PBH ADDRESS would then
  621.          change the order of records in the database to list all the
  622.          cities from 'Z' to 'A', and within each city, list all the last
  623.          names alphabetically.
  624.  
  625.      EXIT
  626.             This will leave PBH ADDRESS and return you to DOS.
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.                                     - 6 -
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                             THE REPORT WRITER
  665.  
  666.  
  667. INTRODUCTION
  668.  
  669.  
  670.             The PBH ADDRESS REPORT WRITER is a powerful tool that lets
  671.          you print labels and reports. You can print any fields in any
  672.          order, and group the records in any way you choose. The REPORT
  673.          WRITER also enables you to print only the records you want.
  674.  
  675.  
  676. LABELS
  677.  
  678.  
  679.             PBH ADDRESS comes with a report set up to print labels.  The
  680.          name is LABELS and the report title is MAILING LABELS.  When
  681.          you issue the print command for this report, PBH ADDRESS will
  682.          print mailing labels instead of a report.  You cannot delete,
  683.          or change the title or contents of this report, but you can
  684.          change the selection criteria to suit your needs. To change the
  685.          type of labels you are using see the section on THE SETLBL
  686.          COMMAND.
  687.  
  688.  
  689. THE DATA FIELDS
  690.  
  691.     NAME
  692.             The system report name. PBH ADDRESS uses this name to
  693.          identify the report in its report database.
  694.  
  695.     REPORT TITLE
  696.             This will print on the top of each page of the report.
  697.  
  698.     LINES PER PAGE
  699.             The number of lines PBH ADDRESS will print before starting a
  700.          new page.
  701.  
  702.     SPACING
  703.             Either 'S' for single spacing, or 'D' for double spacing.
  704.  
  705.     FIELD NAME
  706.             This column lists all the fields that make up a record in
  707.          the address database. Selecting a field allows you to change
  708.          what column it will be on your report (if at all), what the
  709.          column heading will be, and if the field will be used as a
  710.          control break.
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.                                     - 7 -
  721.  
  722.  
  723.  
  724. THE DATA FIELDS (cont'd)
  725.  
  726.     SEQUENCE
  727.             The column number on the report. Blank or zero means the
  728.          column will not print on the report. The numbers you choose
  729.          should end up being consecutive. For example, say you want a
  730.          report  of LAST_NAME, FIRST_NAME, STATE, and CITY.  The
  731.          SEQUENCE for LAST_NAME would be '1', FIRST_NAME would be '2',
  732.          CITY would be '4', and STATE would be '3', since you want STATE
  733.          to print before CITY on the report. The rest of the SEQUENCEs
  734.          would be empty since you don't want any other fields on the
  735.          report.
  736.  
  737.     HEADING
  738.             If you assign a SEQUENCE to a field, what you enter for the
  739.          HEADING will print on each page as the column heading.
  740.  
  741.     CONTROL BREAK
  742.             The order you want the records to print on the report. When
  743.          the report prints it will print the field value if SEQUENCEd,
  744.          and skip a line when a new value for the field is encountered.
  745.             Say you want to report all names by ZIP code within a
  746.          STATE.  The CONTROL BREAK for STATE would be '1', because it's
  747.          the largest grouping. The CONTROL BREAK for ZIP would be '2',
  748.          because you want all the same zip codes within a STATE
  749.          together.
  750.             A field does not have to have a SEQUENCE and print on the
  751.          report to be a CONTROL BREAK. Along with the SORT database
  752.          command, the CONTROL BREAK allows you to print the records in
  753.          any order you want.
  754.  
  755.  
  756. THE COMMANDS
  757.  
  758.      ISSUING A COMMAND
  759.             You can perform a command by selecting the command with the
  760.          left and right cursor keys and pressing 'Enter', or by pressing
  761.          the command's highlighted letter.
  762.  
  763.      GO TO
  764.             This is an easy way to go to a particular report number, or
  765.          for positioning yourself in a general area of the report
  766.          database.  PBH ADDRESS will suggest a report halfway across
  767.          the database.
  768.  
  769.      FIND
  770.             Searches the reports for a particular NAME. PBH ADDRESS will
  771.          ask what NAME you want to look for, and then search for an
  772.          exact match.
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.                                     - 8 -
  781.  
  782.  
  783.  
  784. THE COMMANDS (cont'd)
  785.  
  786.      ADD
  787.             Creates a new report. PBH ADDRESS will first ask for a new
  788.          report NAME. Then you will be asked for the REPORT TITLE, LINES
  789.          PER PAGE, and the SPACING. PBH ADDRESS will then ask for a
  790.          SEQUENCE, HEADING, and CONTROL BREAK for each database field
  791.          (if you make a mistake the first time through don't worry, you
  792.          can always go back and correct it later).  After that, PBH
  793.          ADDRESS will display the database screen and ask for your
  794.          selection criteria. Enter a value in any fields you want to use
  795.          to limit the records to print on the report.  For each field
  796.          you enter PBH ADDRESS will ask for a comparison operator to
  797.          use: equal to '= ', greater than '> ', less than '< ', greater
  798.          than or equal to '>=', less than or equal to '<=', not equal to
  799.          '<>' (less than or greater than), or range 'R '. If you select
  800.          range, PBH ADDRESS will consider the value already entered as
  801.          the low value and will ask for a high value to use.  Only
  802.          records with the field equal to or between the low and high
  803.          values will be considered in the range. Only records that meet
  804.          every field comparison specified will be selected for the
  805.          report.
  806.  
  807.      DELETE
  808.             This will erase the report from the database. As a
  809.          precaution, PBH ADDRESS will ask you if you're sure with a
  810.          default answer of yes. To proceed with the delete, just press
  811.          'Enter' or 'Y'. If you don't want to delete the report, press
  812.          'N'.
  813.  
  814.      TITLE
  815.             Allows you to change the REPORT TITLE, LINES PER PAGE, and
  816.          the SPACING.
  817.  
  818.      CONTENT
  819.             Allows you to change the SEQUENCE, HEADING, and CONTROL
  820.          BREAK for the database field selected.
  821.  
  822.      SELECTION
  823.             Displays the database screen and asks for your selection
  824.          criteria. Enter a value in any fields you want to use to limit
  825.          the records to print on the report.  For each field you enter
  826.          PBH ADDRESS will ask for a comparison operator to use: equal to
  827.          '= ', greater than '> ', less than '< ', greater than or equal
  828.          to '>=', less than or equal to '<=', not equal to '<>' (less
  829.          than or greater than), or range 'R '. If you select range, PBH
  830.          ADDRESS will consider the value already entered as the low
  831.          value and will ask for a high value to use.  Only records with
  832.          the field equal to or between the low and high values will be
  833.          considered in the range. Only records that meet every field
  834.          comparison specified will be selected for the report.
  835.  
  836.      PRINT
  837.             Prints the report or labels. Make sure your printer is ready
  838.          and the print is set the way you want it.
  839.  
  840.                                     - 9 -
  841.  
  842.  
  843.  
  844. THE COMMANDS (cont'd)
  845.  
  846.      EXIT
  847.             This will leave the REPORT WRITER and return you to the
  848.          database screen.
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.                                    - 10 -
  901.  
  902.  
  903.                             THE SETLBL COMMAND
  904.  
  905.  
  906. INTRODUCTION
  907.  
  908.  
  909.             The PBH ADDRESS SETLBL command allows you to change the
  910.          labels you use when printing labels. It allows you to change
  911.          how many lines will fit on each label, how long each line is,
  912.          where the beginning of the line starts, how many lines there
  913.          are between labels, how many labels there are across the page,
  914.          and how many spaces are between the labels across.
  915.             PBH ADDRESS starts with a 5 line label, 40 characters per
  916.          line, no left margin, no lines between labels, and 1 label
  917.          across.
  918.  
  919.  
  920. ISSUING THE COMMAND
  921.  
  922.             Make sure you are in the directory containing PBH ADDRESS.
  923.          At the DOS prompt type 'SETLBL' (without the quotes). PBH
  924.          ADDRESS will read your current label specifications, display
  925.          them, and ask for any updates. Once you have finished entering
  926.          the label specifications they will be saved and the PBH ADDRESS
  927.          SETLBL command will return you to DOS.
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.                                    - 11 -
  961.  
  962.  
  963.  
  964.                             THE ASCII COMMAND
  965.  
  966.  
  967. INTRODUCTION
  968.  
  969.  
  970.             The PBH ADDRESS ASCII command allows you to take data from
  971.          the address database and write it to a file. It also allows you
  972.          to take data from a file and load it into the address
  973.          database.  You can specify the layout of the ascii file, and
  974.          which records you want to export (write to the ascii file), or
  975.          import (read from the ascii file).
  976.             By using the PBH ADDRESS ASCII command you can share data
  977.          with any other software that can read or write plain ASCII
  978.          files.
  979.             The PBH ADDRESS ASCII command gives you a lot of flexibility
  980.          and therefore responsibility in laying out your ascii file.  Be
  981.          careful. If you are importing data make sure you have a recent
  982.          backup of your ADDRESS.DBF file.
  983.             The best way to feel comfortable with the ASCII command is
  984.          to experiment a few times using the EXPORT option.
  985.  
  986.  
  987. ISSUING THE COMMAND
  988.  
  989.             Make sure you are in the directory containing PBH ADDRESS.
  990.          At the DOS prompt type 'ASCII' (without the quotes). PBH
  991.          ADDRESS will step you through the different options: entering
  992.          the file name, identifying the starting positions and length
  993.          for each field in the ascii file (if you make a mistake the
  994.          first time through don't worry, you can always go back and
  995.          correct it later), entering the ascii file's total record
  996.          length, and selecting the data to include. Once done you can
  997.          select any command you choose.
  998.             The values displayed when you start would create or read a
  999.          file with the fields in the order listed top to bottom.  Each
  1000.          field on the ascii file would equal the length of the same
  1001.          field on the address database.
  1002.             When you exit, PBH ADDRESS will return you to the DOS
  1003.          prompt.
  1004.  
  1005.  
  1006. THE DATA FIELDS
  1007.  
  1008.     FILE
  1009.             The ascii file name. You can specify directories. If you
  1010.          don't supply an extension PBH ADDRESS will use '.TXT' as a
  1011.          default.
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.                                     - 12 -
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022. THE DATA FIELDS (cont'd)
  1023.  
  1024.     FIELD NAME
  1025.             This column lists all the fields that make up a record in
  1026.          the address database. Selecting a field allows you to change
  1027.          where the field starts in the ascii file, and how many
  1028.          positions it is.  If you don't want to include a field in the
  1029.          ascii file zero out both the STARTING POSITION and the LENGTH.
  1030.  
  1031.     STARTING POSITION
  1032.             The beginning position of the field in the record. For
  1033.          instance, say you have a record that contains two fields,
  1034.          field A and field B. Field A is ten characters long and
  1035.          field B is 5 characters long. The fields would fit into the
  1036.          record like this, 'AAAAAAAAAABBBBB'. The starting position for
  1037.          field A is 1, and for field B is 11.
  1038.             The easiest way to determine a field's starting position is
  1039.          to take the previous field's length and starting position and
  1040.          add them together.
  1041.  
  1042.     LENGTH
  1043.             The number of characters in the field.
  1044.  
  1045.     TOTAL LENGTH
  1046.             The number of characters in a record. The total of the
  1047.          individual field lengths.
  1048.  
  1049.  
  1050. THE COMMANDS
  1051.  
  1052.      ISSUING A COMMAND
  1053.             You can perform a command by selecting the command with the
  1054.          left and right cursor keys and pressing 'Enter', or by pressing
  1055.          the command's highlighted letter.
  1056.  
  1057.      FILE NAME
  1058.             Allows you to enter which file to write to or read from.
  1059.  
  1060.      TOTAL
  1061.             Allows you to enter the total record length.
  1062.  
  1063.      LAYOUT
  1064.             Allows you to change the STARTING POSITION and LENGTH for
  1065.          the selected field. If you want to exclude a field enter spaces
  1066.          or zeroes in both the STARTING POSITION and the LENGTH.
  1067.  
  1068.      IMPORT
  1069.             Will read the file specified, map the file's records
  1070.          according to the ascii file layout, check the record to see if
  1071.          it matches the selection criteria, and adds all matching
  1072.          records to the end of the address database. IMPORT does not
  1073.          check for duplicates, and adds two positions to the TOTAL
  1074.          LENGTH to allow for a carriage return and line feed at the end
  1075.          of each record. Any gaps in the layout will be ignored.
  1076.  
  1077.  
  1078.                                     - 13 -
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082. THE COMMANDS (cont'd)
  1083.  
  1084.      EXPORT
  1085.             Will read the address database, map the database's records
  1086.          according to the ascii file layout, check the record to see if
  1087.          it matches the selection criteria, and writes all matching
  1088.          records to the ascii file specified.  EXPORT adds a carriage
  1089.          return and line feed at the end of each record it writes.  Any
  1090.          gaps in the layout will be filled with spaces.
  1091.  
  1092.      SELECT
  1093.             Displays the database screen and asks for your selection
  1094.          criteria. Enter a value in any fields you want to use to limit
  1095.          the records to include in the file.  For each field you enter
  1096.          PBH ADDRESS will ask for a comparison operator to use: equal to
  1097.          '= ', greater than '> ', less than '< ', greater than or equal
  1098.          to '>=', less than or equal to '<=', or range 'R '. If you
  1099.          select range, PBH ADDRESS will consider the value already
  1100.          entered as the low value and will ask for a high value to use.
  1101.          Only records with the field equal to or between the low and
  1102.          high values will be considered in the range. Only records that
  1103.          meet every field comparison specified will be imported or
  1104.          exported from or to the ascii file.
  1105.  
  1106.      EXIT
  1107.             This will leave PBH ADDRESS ASCII and return you to DOS.
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.                                     - 14 -
  1139.