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Text File  |  1990-02-16  |  13KB  |  264 lines
  1.  
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  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                      MTSoft's Little Black Book Version 6.1
  8.                       Copyright (c) 1990 MTSoft Shareware
  9.                               All rights reserved
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                          Revised documentation 02/16/90
  14.  
  15.  
  16.  
  17. MTSoft's  Little  Black  Book  is  an  address and phone number manager that  is
  18. written in the QuickBasic (TM Microsoft) 4.5 programming language. It is feature
  19. rich  and very easy to use. I originaly wrote this program because I purchased a
  20. commercial software package that was supposed to handle the task of managing  an
  21. address  and  phone  number  file,  the program was really bad and to this day I
  22. still feel that I  was  ripped  off.  The  program  didnt  even  come  with  any
  23. documentation,  saying that is was so easy to use that the user would not need a
  24. manual. Well enough of the soapbox, the short of it was that I was so turned off
  25. by the software that I wrote this program as my reply to the commercial software
  26. industry. I hope that you not only enjoy using it but also find it usefull.
  27.  
  28. Although this software is currently  in  use  by  registered  users  across  the
  29. country  as  well  as here at my home and has not demonstrated any bad habits of
  30. any kind I cannot warranty it in any way. You use  this  software  at  your  own
  31. risk.  MTSoft Shareware nor Matthew A. Taylor will be liable to you for anything
  32. whatsoever.
  33.  
  34. REGISTRATION - MTSoft's Little Black Book from it's introduction has always been
  35. and will always be $5. You can use this software for  two  weeks  for  the  sole
  36. purpose  of determining if it meets your needs. If so and you continue to use it
  37. you *MUST* register by sending $5 per copy to:
  38.                                         Matt Taylor
  39.                                         116 Martin Ave.
  40.                                         Savannah, Ga. 31409
  41.  
  42. If however, this software does not meet your  needs  and  you  do  not  wish  to
  43. register  then  you  are  leagally and morally bound to remove it from your use.
  44. Please do not risk criminal prosecution for the sake of the HUGH sum of $5.  God
  45. may forgive, but I won't.
  46.  
  47. The  benefits  of  registering are great. You will be able to get support on the
  48. MicroLink BBS at (912) 351-0929. You will also be able to download  that  latest
  49. version  on  MicroLink  in  file  directory 26. Any questions or suggestions for
  50. improvments to this software should be entered as a  comment  to  the  Sysop  on
  51. Microlink.  Although  this  and earlier verisons of MTSLBB have been uploaded to
  52. Genie (tm) for mass distrobution subsequent versions will not. Once you register
  53. a  single  version  of  this  software  you are entitled to all future shareware
  54. versions. All you have to do is download them.
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62. MTSoft's Little Black Book Version 6.1
  63.  
  64.  
  65. HARDWARE REQUIRMENTS - The machine that you run this software on should  have  a
  66. CGA  or  compatible  monitor,  at least 256K of RAM and one floppy drive. Please
  67. keep in mind that the more RAM you have the larger that address book you will be
  68. able to sort and the more disk space you have the larger the  address  book  you
  69. can  have.  Additionally  if you intend to use the telephone dialing feature you
  70. will need a modem (setup as COM1 or COM2) that uses the Hayes (tm) command  set,
  71. otherwise  known  as  the  AT commands. The computer that this software has been
  72. tested  on here at MTSoft headquarters is an AT Clone with  640K  of  RAM with a
  73. 20 Meg hard drive. Using that computer here are the features that we  have  been
  74. able to obtain.
  75.  
  76. o Unlimited number of address files - Limited only by disk space
  77. o Unlimited number of records per address file - Limited only by disk space
  78. o Unlimited user defined categories
  79. o Sorting within MTSLBB - 1800 records per address file - *Takes FOREVER*
  80. o Sorting with QSORT.EXE - 2200 records per address file - Quick!
  81. o Prints great on a standard dot matrix printer
  82. o Exports any number of records
  83. o Imports any number of records
  84.  
  85. You  may  obtain  different results depending upon your harware. For exmaple, if
  86. you have only 512K of RAM you wont be able to sort address files  with  as  many
  87. records as we did.
  88.  
  89.  
  90. SORTING  -  Sorting address files seems to be the only part of MTSLBB that users
  91. have trouble with so I thought a dedicated section in this  documentation  would
  92. help.  MTSLBB uses an insertion sort to perform the sorts, although an insertion
  93. sort is slow compared to a quicksort it works nicely for address files  of  upto
  94. 500  records.  Above 500 records the insertion sort tends to be slow but it will
  95. still do the job. MTSLBB uses ALL of available memory, upto  640K,  to  do  it's
  96. sorting.  With that in mind one can only conclude that the only thing that could
  97. go wrong is that you could run out of memory. Always remember  that  unless  you
  98. see  the  error  message OUT OF MEMORY, the program is doing its sort and all is
  99. well (although it may take forever). When you select the sort  option  from  the
  100. main  menu your address book will be  read  into memory  and a  flashing message
  101. appear saying that the sort is underway.
  102.  
  103. For users with address books in excess of 500  records  I  suggest  exiting  the
  104. MTSLBB  program an performing your sort using the QSORT.EXE utility program that
  105. is provided with this package. It uses a QuickSort routine to quickly sort  your
  106. address books that are otherwise slow to sort within the MTSLBB program.
  107.  
  108. DISK  SPACE  -  You  can calculate the amount of disk space needed for a certain
  109. number of records by multiplying the expected number of  records  by  256.  Each
  110. record is 256 bytes in size.
  111.  
  112. This software adopts a disk based processing schem. At no time, except durring a
  113. sort,  is  your  data  loaded into memory. Other than in a sort, the only record
  114. that is loaded into memory is the current  record  on  the  screen.  Using  this
  115. schem,  MTSLBB  provides  you with data security, especialy for those of you who
  116. like myself have rug rats that just love to go under your desk and play with the
  117. pretty light on your power strip.....
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122. MTSoft's Little Black Book Version 6.1
  123.  
  124.  
  125. CONFIGURATION  -  MTSLBB  uses  a  configuration  file  named  (strangly enough)
  126. MTSLBB.CFG. This file must be in the same directory as the MTSLBB.EXE file.  The
  127. following  is  the  format  of the file, it can be changed using any text editor
  128. that saves in ASCII mode such as Edlin.
  129.  
  130. 912
  131. COM2:
  132. Personal
  133. YES
  134.  
  135. Where:
  136. 912 is YOUR areacode
  137. COM2: is your com port, it can be COM1: or COM2:
  138. Personal is the name of a default address book
  139. YES means that you DO want the category and comment fields exported AND imported
  140. when using the export or import features.
  141.  
  142. All lines in this file must be there, if you want to change one or all  of  them
  143. just  be  sure to use a text editor that saves in ASCII format and you should be
  144. ok. The name of the default address book *CAN'T* have a period or and extension.
  145.  
  146.  
  147. STARTING MTSLBB - To start the program all you have to do is type its name in at
  148. the DOS prompt. If you want to autoload an address book other than the  one  you
  149. have  defined  on line three of the configuration file you can do so by entering
  150. it as a command line argument. EXAMPLE ->  MTSLBB FileName <ENTER>
  151.  
  152. Note that the command line argument can't contain a period or an extension.
  153.  
  154. Once  MTSLBB  is  started  you will be able to use the up and down arrow keys to
  155. select any of the available menu options. Additionaly  you  can  select  a  menu
  156. option  by pressing the cooresponding selection letter. The following is a short
  157. explaination of each menu selection and anything else you may need to know  when
  158. selecting that option.
  159.  
  160. ADD A NEW RECORD - This option will create a new record in your address file and
  161. will  allow  you to enter the records data. For each field just type in the data
  162. and then press the enter key to move to the next field. When you finsh  entering
  163. the record you will be asked if you want to enter another.
  164.  
  165. EDIT CURRENT RECORD - This option will allow you to edit the record that you are
  166. currently  on.  Just  like  entering a new record, you just type in the data you
  167. want and press the enter key to move to the next record. If  you  dont  want  to
  168. change  the  fields data then just press the enter key on that field and it will
  169. not be changed.
  170.  
  171. MARK FOR DELETION -  This  option  marks  the  currently  displayed  record  for
  172. deletion. It *DOES NOT* delete the record, however, it will keep the record from
  173. being printed when using the printing functions.
  174.  
  175. REMOVE  DELETION  MARK  -  This  option  simply reverses the effect of the prior
  176. option.
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182. MTSoft's Little Black Book Version 6.1
  183.  
  184.  
  185. SEARCH FOR A RECORD - When this option is selected you will be prompted for  the
  186. first  and  last  name  of  the  record  to find. If the record is found then it
  187. becomes the current record and is displayed on the screen. If it  is  not  found
  188. then you are told so and returned to the current record.
  189.  
  190. SORT  ADDRESS  BOOK - This option will give you another menu to select the field
  191. you want the address book sorted on. Just select the field and press enter, your
  192. address book will be read into memory, sorted, then written  back  to  disk.  If
  193. your  address  book  has over 500 records and your computer is slow the sort can
  194. take awhile, remember that unless you see the error message OUT OF MEMORY all is
  195. well and the sort is underway.
  196.  
  197. MOVE FORWARD ONE RECORD - This option simply moves forward one record.
  198.  
  199. MOVE BACK ONE RECORD - This option moves back one record
  200.  
  201. PRINT GENERAL LISTING - This option will print a general listing of the  records
  202. in your address book. You can choose to either print all records or to print all
  203. the records that match a category.
  204.  
  205. PRINT  MAILING  LABELS  -  This  option  will print one across, standard mailing
  206. labels. You can print all records or select to print  only  those  records  that
  207. match a category.
  208.  
  209.  
  210. DIAL  PHONE  #1  -  This  option  will  dial the phone number #1 for the current
  211. record. If the areacode for the phone number matches the areacode on line one of
  212. the configuration file then you will be asked if this is a local dial 1  number,
  213. otherwise,  if  the  area  code does not match then it is taken for granted that
  214. this is a long distance call. After the number is dialed the first time you  are
  215. given the option to quit the call or to redial the phone number.
  216.  
  217. DIAL PHONE #2 - Exactly like the privious option.
  218.  
  219. EXPORT  TO  ASCII FILE - This option will prompt you for an eight character file
  220. name to export your data to then it will start at record number  one  and  write
  221. all  the  data  in  the  address  book  to that file. If line number four of the
  222. configuration file is NO then the  category  and  comment  fields  will  not  be
  223. exported.
  224.  
  225. IMPORT  FROM  ASCII  FILE  -  This  option  is for use with the privious options
  226. exported data. You can use it for other delimited ASCII files but  results  will
  227. be unpredictable. If line four of the configuration file is NO then the category
  228. and comment fields are not imported.
  229.  
  230. CHANGE  ADDRESS  BOOKS - This option will allow you to change address books. You
  231. will be asked to enter the file name of  the  address  book  you  want  to  make
  232. active. If it does not exist then it will be created.
  233.  
  234. REMOVE  DELETED  RECORDS  -  This option will remove the records in your address
  235. book that have been marked for deletion. CAUTION: This is forever.....
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242. MTSoft's Little Black Book Version 6.1
  243.  
  244.  
  245. Well thats about it. Please remember that MicroLink (My BBS) is always online to
  246. help you with any problems you may have with this software. Also, if you want to
  247. register, you may do so for HUGH HUGH sum of $5. by mailing your check or  money
  248. order made out to Matt Taylor to:
  249.                                       Matt Taylor
  250.                                       116 Martin Ave.
  251.                                       Savannah, Ga. 31409
  252.  
  253.  
  254. KUDOS - I would like to thank all of you who have registered this program in the
  255. past  and invite those of you who have not called MicroLink to do so. As of this
  256. writting there are 64 of you and many many others say they  are  using  (trying)
  257. the  software.  I am willing to take this program as far as *YOU* want it to go.
  258. If there is something that you would like to see added to this program  to  make
  259. it  more  usefull  for  *YOU*  then please let me know. You can leave me mail on
  260. MicroLink by entering a comment to the Sysop or you can mail me a  note  to  the
  261. above address.
  262.  
  263.  
  264.