home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / DESKTOP / LBBOOK.ZIP / LBBOOK.HLP (.txt) < prev   
OS/2 Help File  |  1993-04-12  |  28KB  |  717 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Overview ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4. Little Black Book is a personal information manager which may be used to store 
  5. and manipulate the names, address, phone numbers, and other pertinent 
  6. information about groups of individuals.  It is capable of storing up to five 
  7. different groups of people in each phone book.  These groups could be business 
  8. contacts, friends, relatives, Christmas card lists, etc, they are determined 
  9. solely by you.  It is also capable of dialing the phone, and printing mailing 
  10. labels for any individual or group selected. 
  11.  
  12. Little Black Book is provided "as is" without any warranties (or conditions), 
  13. expressed or implied with respect to the software, including the implied 
  14. warranties (or conditions) of merchantability and fitness for a particular 
  15. purpose. The entire risk arising out of use or performance of the program 
  16. remains with you.  In no event will the copyright holder be liable for any lost 
  17. profits, lost savings, incidental or indirect damages or other economic 
  18. consequential damages, even if I have been advised of the possibility of such 
  19. damages.  In addition, I will not be liable for any damages claimed by you 
  20. based on any third party claim. 
  21.  
  22.  
  23. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  24.  
  25. The File menu contains commands that allow you to create, open, and save data 
  26. files. The following commands appear in the File menu: 
  27.  
  28. New            Creates a new untitled file 
  29.  
  30. Open           Opens an existing file 
  31.  
  32. Save           Saves any changes to the current file 
  33.  
  34. Save As        Saves the current file under a different title 
  35.  
  36.  
  37. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. File New ΓòÉΓòÉΓòÉ
  38.  
  39. You can create a new phone book by using the File New command.  To create a new 
  40. phone book, do the following: 
  41.  
  42. o Select the File menu item and choose the New command. 
  43.  
  44. The word "Untitled" will then appear in the title bar of the Little Black Book 
  45. window. 
  46.  
  47.  
  48. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. File Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  49.  
  50. You can open a phone book that exists on any drive in any directory by using 
  51. the File Open command. To open a file, do the following: 
  52.  
  53.  1. Select the File menu item and choose the Open command. 
  54.  
  55.  2. A dialog box will then appear showing you a list of files in the current 
  56.     directory. 
  57.  
  58.  3. Select the file to be opened by clicking on the appropriate directory and 
  59.     file names. 
  60.  
  61.  
  62. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. File Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  63.  
  64. You use the File Save command to save changes you've made to your phone book. 
  65. To save changes to the current file, do the following: 
  66.  
  67. o Select the File menu item and choose the Save command. 
  68.  
  69.  
  70. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. File Save As ΓòÉΓòÉΓòÉ
  71.  
  72. You use the File Save As command to name and save your database in a new file. 
  73. To do this, perform the following: 
  74.  
  75.  1. Select the File menu item and choose the Save As command. 
  76.  
  77.  2. A dialog box will then appear showing you a list of files in the current 
  78.     directory. 
  79.  
  80.  3. Select the appropriate directory folder and then type in the new file name. 
  81.  
  82.  
  83. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Exit ΓòÉΓòÉΓòÉ
  84.  
  85. To exit Little Black Book, do the following: 
  86.  
  87. o Double Click on the icon in the upper left-hand corner of the Little Black 
  88.   Book screen. 
  89.  
  90.  
  91. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  92.  
  93.  
  94. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  95.  
  96.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  97.     drives on your system. 
  98.  2. Select a drive from the Drive list. 
  99.  3. Select a directory from the Directory list. 
  100.  4. Select a file name from the File list or type in a file name and select the 
  101.     Open pushbutton to display the file you want to edit. 
  102.  
  103. For specific help, select a topic below. 
  104.  
  105.  
  106. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  107.  
  108. File name           Type of file 
  109. Drive               File 
  110. Directory           Open pushbutton 
  111.  
  112.  
  113. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  114.  
  115.  
  116. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  117.  
  118. Type the name of the file you want to open in the File name field and select 
  119. the Open pushbutton. 
  120.  
  121. For more help, select a topic below. 
  122.  
  123.  
  124. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  125.  
  126. File name           Type of file 
  127. Drive               File 
  128. Directory           Open pushbutton 
  129.                     General help 
  130.  
  131.  
  132. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  133.  
  134.  
  135. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  136.  
  137. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  138. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  139.  
  140. For more help, select a topic below. 
  141.  
  142.  
  143. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  144.  
  145.  
  146. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  147.  
  148. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  149. contains the files you want to edit. 
  150.  
  151. For more help, select a topic below. 
  152.  
  153.  
  154. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  155.  
  156.  
  157. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  158.  
  159. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  160. Directory list.  Select the file you want to open. 
  161.  
  162. For more help, select a topic below. 
  163.  
  164.  
  165. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  166.  
  167.  
  168. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  169.  
  170. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  171. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  172. box. 
  173.  
  174. For more help, select a topic below. 
  175.  
  176.  
  177. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  178.  
  179.  
  180. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  181.  
  182. Select the Open pushbutton to display the file you want to edit. 
  183.  
  184. For more help, select a topic below. 
  185.  
  186.  
  187. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  188.  
  189. Use Save to store the file you are editing.  After the file is saved, the text 
  190. remains in the window so that you can continue editing it. 
  191.  
  192. Note:  If you are editing a new file, select the Save or Save as choices to 
  193.        display the Save as pop-up so that you can name the file you are 
  194.        editing.  A file must have a title to be saved. 
  195.  
  196.  
  197. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  198.  
  199. Use Save as to name and save a new file or to save an existing file under a 
  200. different name, in a different directory, or on a different disk. 
  201.  
  202.  
  203. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  204.  
  205.  
  206. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  207.  
  208.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  209.     drives on your system. 
  210.  2. Select a drive from the Drive list. 
  211.  3. Select a directory from the Directory list. 
  212.  4. Type the name of the file you want to save in the File name field and 
  213.     select the Save pushbutton. 
  214.  
  215. For specific help, select a topic below. 
  216.  
  217.  
  218. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  219.  
  220. File name           Type of file 
  221. Drive               File 
  222. Directory           Save pushbutton 
  223.  
  224.  
  225. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  226.  
  227.  
  228. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  229.  
  230. Type the name of the file you want to save in the File name field and select 
  231. the Save pushbutton. 
  232.  
  233. For more help, select a topic below. 
  234.  
  235.  
  236. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  237.  
  238. File name           Type of file 
  239. Drive               File 
  240. Directory           Save pushbutton 
  241. General help 
  242.  
  243.  
  244. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  245.  
  246.  
  247. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  248.  
  249. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  250. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  251.  
  252. For more help, select a topic below. 
  253.  
  254.  
  255. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  256.  
  257.  
  258. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  259.  
  260. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  261. contains the files you want to save. 
  262.  
  263. For more help, select a topic below. 
  264.  
  265.  
  266. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  267.  
  268.  
  269. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  270.  
  271. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  272. Directory list.  Select the file you want to rename and save. 
  273.  
  274. For more help, select a topic below. 
  275.  
  276.  
  277. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  278.  
  279.  
  280. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  281.  
  282. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  283. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  284. box. 
  285.  
  286. For more help, select a topic below. 
  287.  
  288.  
  289. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  290.  
  291.  
  292. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  293.  
  294. Select the Save pushbutton to save the file to the drive and directory you 
  295. selected and with the file name you specified. 
  296.  
  297. For more help, select a topic below. 
  298.  
  299.  
  300. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. Update ΓòÉΓòÉΓòÉ
  301.  
  302. The Update menu has commands which allow you to create new records, delete 
  303. unneeded records, and modify existing records.  The following commands appear 
  304. in the Update menu: 
  305.  
  306. Add a record        Creates a new entry in the database 
  307.  
  308. Delete a record     Removes an unneeded entry in the database 
  309.  
  310. Modify a record     Changes an existing record in the database 
  311.  
  312.  
  313. ΓòÉΓòÉΓòÉ 9. Add a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  314.  
  315. You can create a new entry in the database by using Add a record.  To do so, 
  316. perform the following steps: 
  317.  
  318.  1. Select the Update menu item and choose the Add a record command. 
  319.  
  320.  2. Fill-in the record as appropriate 
  321.  
  322.  3. Select whatever group the person is a member of. 
  323.  
  324.  4. Press Add to update the database or press Cancel to abort the procedure. 
  325.  
  326.  5. You may continue adding records until all names are entered, press Add 
  327.     after you have entered the data for each record (including the last) and 
  328.     then press Cancel to take you back to the main menu. 
  329.  
  330.  
  331. ΓòÉΓòÉΓòÉ 10. Delete a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  332.  
  333. You can permanently remove an entry from the database by using Delete a record. 
  334. To do so, perform the following steps: 
  335.  
  336.  1. Select the record you wish to delete by highlighting it with the horizontal 
  337.     scroll bar. 
  338.  
  339.  2. Select the Update menu item and choose the Delete a record command. 
  340.  
  341. Warning: Once a record is deleted there is no method of retrieving it. 
  342.  
  343.  
  344. ΓòÉΓòÉΓòÉ 11. Modify a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  345.  
  346. You can change the contents of a record by using the Modify a record command. 
  347. To do so, perform the following steps: 
  348.  
  349.  1. Select the record you wish to modify by highlighting it with the horizontal 
  350.     scroll bar. 
  351.  
  352.  2. Select the Update menu item and choose the Update a record command. 
  353.  
  354.  3. Modify the data as appropriate 
  355.  
  356.  4. Press Modify to update the database or press Cancel to abort the procedure. 
  357.  
  358.  5. You may continue modifying records until you have made all desired changes, 
  359.     press Modify after each record is changed (including the last) and then 
  360.     press Cancel to take you back to the main menu. 
  361.  
  362.  
  363. ΓòÉΓòÉΓòÉ 12. Search ΓòÉΓòÉΓòÉ
  364.  
  365. The Search menu has commands which allow you to locate a record which has as 
  366. any field or substring within any field the string specified. 
  367.  
  368. Find        Specify a substring to search for, and locate the next occurance 
  369.             within the database. 
  370.  
  371. Find Prev   Locate the substring specified by the Find command closest to the 
  372.             current pointer in the reverse direction. 
  373.  
  374. Find Next   Locate the substring specified by the Find command closest to the 
  375.             current pointer in the forwards direction. 
  376.  
  377. Find First  Locate the first occurance in the database of the substring 
  378.             specified by the Find command. 
  379.  
  380. Find Last   Locate the last occurance in the database of the substring 
  381.             specified by the Find command. 
  382.  
  383.  
  384. ΓòÉΓòÉΓòÉ 13. Find ΓòÉΓòÉΓòÉ
  385.  
  386. Specify a substring to search for, and locate the next occurance within the 
  387. database. 
  388.  
  389. o The substring is initially set to a blank value on program initiation, 
  390.   however, once it is entered the program will remember that value until it is 
  391.   either changed or the program is terminated. 
  392.  
  393. o The default value for searches is case insensitive, for example the search 
  394.   string abc will match the string This is a test of our ABC's. 
  395.  
  396. o Case sensitive searches may be turned on by placing a check mark in the Case 
  397.   Sensitive block.  In this case the prior example would NOT produce a match. 
  398.  
  399. o Only the group currently displayed on the screen is searched, data which does 
  400.   not belong to this group is not searched. 
  401.  
  402. o All records within a database entry are searched for a match, not just those 
  403.   displayed on the screen.  Searches should not be made which span more than 
  404.   one record within a database entry, said searches will produce unreliable 
  405.   results. 
  406.  
  407.  
  408. ΓòÉΓòÉΓòÉ 14. Find Prev ΓòÉΓòÉΓòÉ
  409.  
  410. Locate the substring specified by the Find command closest to the current 
  411. pointer in the reverse direction. 
  412.  
  413.  
  414. ΓòÉΓòÉΓòÉ 15. Find Next ΓòÉΓòÉΓòÉ
  415.  
  416. Locate the substring specified by the Find command closest to the current 
  417. pointer in the forwards direction. 
  418.  
  419.  
  420. ΓòÉΓòÉΓòÉ 16. Find First ΓòÉΓòÉΓòÉ
  421.  
  422. Locate the first occurance in the database of the substring specified by the 
  423. Find command. 
  424.  
  425.  
  426. ΓòÉΓòÉΓòÉ 17. Find Last ΓòÉΓòÉΓòÉ
  427.  
  428. Locate the last occurance in the database of the substring specified by the 
  429. Find command. 
  430.  
  431.  
  432. ΓòÉΓòÉΓòÉ 18. Dial ΓòÉΓòÉΓòÉ
  433.  
  434. The Dial feature attempts to dial the phone based upon parameters established 
  435. by the Setup Dialing feature. 
  436.  
  437. o The phone number dialed is the one belonging to the record currently 
  438.   highlighted. 
  439.  
  440. o If work phone is currently selected, and there is no entry for work phone, 
  441.   but there is an entry for home phone you will be prompted to determine if you 
  442.   wish to dial the number listed for the home phone. 
  443.  
  444. o The previous also applies for the home phone dialing the work phone. 
  445.  
  446. o The phone numbers in the database should exactly specify the number to be 
  447.   dialed including the dialing prefix. 
  448.  
  449.  
  450. ΓòÉΓòÉΓòÉ 19. Print ΓòÉΓòÉΓòÉ
  451.  
  452. The Print menu allows you to print either the currently highlighted entry or 
  453. all entries in the currently displayed group. 
  454.  
  455. Current   Prints the entry currently highlighted using specifications 
  456.           determined by the Setup Printing function. 
  457.  
  458. All       Prints all entries in the currently displayed group using 
  459.           specifications determined by the Setup Printing function. 
  460.  
  461.  
  462. ΓòÉΓòÉΓòÉ 20. Print Current ΓòÉΓòÉΓòÉ
  463.  
  464. Prints the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  465. Setup Printing function. 
  466.  
  467.  
  468. ΓòÉΓòÉΓòÉ 21. Print All ΓòÉΓòÉΓòÉ
  469.  
  470. Prints all entries in the currently displayed group using specifications 
  471. determined by the Setup Printing function. 
  472.  
  473. The Setup Display function determines which group is currently active.  The 
  474. same group that is currently on the screen will be the group which is printed. 
  475.  
  476.  
  477. ΓòÉΓòÉΓòÉ 22. Setup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  478.  
  479. The Setup function is responsible for how information is displayed on the 
  480. screen, how phone numbers are dialed, and how labels are printed. 
  481.  
  482. Display   Determine record types displayed, set group names, and determine 
  483.           which group(s) is displayed. 
  484.  
  485. Dialing   Determine if Pulse/Tone dialing method is used, determine if the 
  486.           Home/Work number is to be dialed, and set the COM Port to which the 
  487.           modem is attached. 
  488.  
  489. Printing  Determine label making parameters and set printer port. 
  490.  
  491.  
  492. ΓòÉΓòÉΓòÉ 23. Setup Display ΓòÉΓòÉΓòÉ
  493.  
  494. Determine record types displayed, set group names, and determine which group(s) 
  495. is displayed. 
  496.  
  497. o You may check as many boxes as you wish within the Fields displayed section. 
  498.   Checking a box merely affects what is shown on screen, it does not affect the 
  499.   data, searches upon the data, or the printing of labels. 
  500.  
  501. o The Label Making/Viewing Categories section allows you to create separate, 
  502.   logical groups within the database for assigning people.  These groups may 
  503.   have names such as Family, Business Acquaintances, or Christmas Card List. 
  504.   People may be assigned to zero or more (up to 5) groups for display.  This 
  505.   feature is intended to help you keep your data organized, and to allow you to 
  506.   do mass label printing for any one group. 
  507.  
  508. o The Group to View section allows you to specify which group is curently the 
  509.   active one for viewing.  You may of course, select All to see all individuals 
  510.   regardless of their group membership. 
  511.  
  512. o In the event that you need more groups than 5, Little Black Book fully 
  513.   recognizes the ability to have more than 1 database file.  The database 
  514.   filename is of the format *.lbb with it's associated configuration in the 
  515.   form *.cnf. 
  516.  
  517. o Little Black Book remembers the last database you were working on the last 
  518.   time you were in the program, and opens the most recently used database the 
  519.   next time the program is run.  To swap to a different database file use the 
  520.   File Open command to open a new database file. 
  521.  
  522.  
  523. ΓòÉΓòÉΓòÉ 24. Setup Dialing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  524.  
  525. Determine if Pulse/Tone dialing method is used, determine if the Home/Work 
  526. number is to be dialed, and set the COMM Port to which the modem is attached. 
  527.  
  528. o The Dial select feature allows you to switch between Tone and Rotary/Pulse 
  529.   dialing.  Your telephone line and your modem must both support whichever 
  530.   method is chosen.  In the event that problems arise, check your modem 
  531.   documentation and ensure that your modem's non-volatile memory is setup with 
  532.   the correct parameters for your local phone system (it usually is). 
  533.  
  534. o The Number select feature allows you to determine if the Home or the Work 
  535.   phone number is dialed when the Dial button is pressed. 
  536.  
  537. o The COMM Port select feature allows you to tell the computer which port your 
  538.   modem is attached to.  If you select an incorrect port usually OS/2 will 
  539.   detect this when you attempt to dial and give you an appropriate error 
  540.   message. 
  541.  
  542.    - In the event you get a nasty message from the operating system when you 
  543.      attempt to dial, select Return Error Code to Program and Little Black Book 
  544.      will not terminate abruptly.  At this time you should go to Setup Dialing 
  545.      and correct the Comm Port setting. 
  546.  
  547.  
  548. ΓòÉΓòÉΓòÉ 25. Setup Printing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  549.  
  550. Determine label making parameters and set printer port. 
  551.  
  552. o Labels may be up to 4 lines. 
  553.  
  554.    - The first line may be either Name, Title and Name, or Company. 
  555.  
  556.    - The second line may be either Name, Title and Name, Company, or Street 
  557.      address. 
  558.  
  559.    - The third line may be either Street address, or City, State, Zip 
  560.  
  561.    - The forth line may be either Blank, or City, State, Zip 
  562.  
  563. o The Left Margin setting allows you to tell the printer in which column to 
  564.   start printing your labels. 
  565.  
  566. o The Lines per Label setting tells the computer how many lines are printable 
  567.   on the label you are using.  This is necessary because labels come in many 
  568.   sizes and the computer has no way of knowing the label size unless you tell 
  569.   it. 
  570.  
  571. o The LPT1 ... COM4 buttons are used to tell Little Black Book which port the 
  572.   printer is attached to.  Should you select an incorrect port, unpredictable 
  573.   results may occur. 
  574.  
  575.  
  576. ΓòÉΓòÉΓòÉ 26. Help ΓòÉΓòÉΓòÉ
  577.  
  578. Registered users may request help at a phone number provided in the registered 
  579. version. 
  580.  
  581.  
  582. ΓòÉΓòÉΓòÉ 27. Product information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  583.  
  584.                                 Little Black Book
  585.                                    Version 1.0
  586.                                Copyright (C) 1993
  587.                                        by
  588.                               James E. Johnson Jr.
  589.  
  590.                          Little Black Book is shareware
  591.                            and must be registered for
  592.                                  continued use.
  593.  
  594.  
  595. ΓòÉΓòÉΓòÉ 28. Registration ΓòÉΓòÉΓòÉ
  596.  
  597. Little Black Book may be registered by mailing a check for $10 to: 
  598.  
  599.    James E. Johnson Jr. 
  600.    6924 Vancouver Road 
  601.    Springfield, VA 22152 
  602.  
  603. Upon registration you will receive the latest version of the Little Black Book 
  604. software.  Please state floppy drive size needed when ordering.  Thank-you. 
  605.  
  606.  
  607. ΓòÉΓòÉΓòÉ 29. Shareware Concept ΓòÉΓòÉΓòÉ
  608.  
  609. Shareware is the try it before you buy it concept of software marketing.  It is 
  610. freely available by downloading it from various BBS's or one can easily and 
  611. legally give a copy to a friend.  If you like the software and intend on 
  612. continuing to use it after the trial period of typically 30 - 45 days, you are 
  613. expected to register the software with the author.  Shareware is not freeware. 
  614. It's continued use implies that it is a viable and needed tool. Registration 
  615. encourages the author to enhance the software's features, making it a better 
  616. tool for you the user, and also to create new software in the future. 
  617.  
  618.  
  619. ΓòÉΓòÉΓòÉ 30. Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  620.  
  621. Fields have a maximum length of 32 characters. 
  622.  
  623. They may contain any combination of upper or lower case alphabetic characters, 
  624. numbers or other printable characters such as #, *, %, etc.  What you type is 
  625. what you get, there is no character conversion. 
  626.  
  627. Fields are larger than the box they are in on screen, the box size is 
  628. irrelevant.  All fields within Little Black Book are 32 characters regardless 
  629. of the size allocated on screen. 
  630.  
  631.  
  632. ΓòÉΓòÉΓòÉ 31. Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  633.  
  634. Records are a conglomeration of fields. 
  635.  
  636. o They are made up of First and Last Names, and other information about an 
  637.   individual or company. 
  638.  
  639. o If the record contains information about a company and not an individual, 
  640.   then the Last Name field should contain the word Company or whatever type of 
  641.   entity it is, with the First Name field containing the other information. 
  642.   This will ensure a consistent data presentation for both display and printing 
  643.   purposes. 
  644.  
  645. o If there is no information for a given field within a record, leave it blank, 
  646.   there is no harm in doing so. 
  647.  
  648.  
  649. ΓòÉΓòÉΓòÉ 32. Groups ΓòÉΓòÉΓòÉ
  650.  
  651. A Group is a logical entity which is used to designate a subcategory within 
  652. your Little Black Book database. 
  653.  
  654. o A group would be such entities as Relatives, Friends, Co-Workers, Business 
  655.   Contacts, Sunday School Class, or a Christmas Card List. 
  656.  
  657. o The purpose of using groups is to limit what is displayed on screen to a 
  658.   single category of individuals to simply the database's usage.  The groups 
  659.   are also useful when printing labels, their usage allows you to print labels 
  660.   for all members of a group. 
  661.  
  662. o You may select the All groups displayed feature to deal with the database as 
  663.   a whole. 
  664.  
  665. o Both the group name and the active group may be set by using the Display 
  666.   Setup function. 
  667.  
  668.  
  669. ΓòÉΓòÉΓòÉ 33. Import ΓòÉΓòÉΓòÉ
  670.  
  671. The Import function is responsible for bringing data into your Little Black 
  672. Book database from an outside source. The outside source may be either in a 
  673. plain text ASCII format where the data is aligned in columns with no embedded 
  674. special characters, or the data may be in a comma-delimitted (again straight 
  675. ASCII) format. 
  676.  
  677. Comma Delimitted 
  678.  
  679. Column Formatted 
  680.  
  681.  
  682. ΓòÉΓòÉΓòÉ 34. Import Comma Delimited ΓòÉΓòÉΓòÉ
  683.  
  684. The Import Comma Delimitted feature is useful for bring data into your Little 
  685. Black Book database from another database. This is easily done by exporting 
  686. your other database in comma delimitted format, and then having this 
  687. application read that data in.  The field order of the file to be imported is 
  688. unimportant to this program so long as you know what it is, merely give the 
  689. field order of the file to be imported to the corresponding field in the import 
  690. procedure.  For example, if LAST NAME was your first record element in the file 
  691. to be imported, put a 1 by LAST NAME, if it were the fifth item in the record 
  692. then put a 5.  Fields that are not used by Little Black Book are just ignored 
  693. in the file being imported. If a field in LBB is not present in the file being 
  694. imported, then leave the corresponding value by it as 0 and it will receive 
  695. blank values in your new database. 
  696.  
  697.  
  698. ΓòÉΓòÉΓòÉ 35. Import Data in Columns (ASCII) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  699.  
  700. Importing data from a file where the data is in columns is a little more 
  701. difficult than importing it Comma Delimitted and that method should be used if 
  702. your data is available in that format. 
  703.  
  704. To import columns of data, first determine the character starting position of 
  705. each element type (e.g. LAST NAME, HOME PHONE, etc), and the number of 
  706. characters that field is wide (not the ending column).  Then fill in the blanks 
  707. on the form and select IMPORT, this will allow you to choose the appropriate 
  708. file.  If the data does not align properly there may be unprintable characters 
  709. in your file being imported such as <TAB>s, just remove them with your favorite 
  710. editor and try again. 
  711.  
  712. Fields in Little Black Book which are not present in your file to be imported 
  713. should be left with 0 in their starting position and also in their width field, 
  714. they will then be ignored during the import. 
  715.  
  716. Fields which are present in your file being imported but not in Little Black 
  717. Book are harmless and will be ignored during the import procedure.