home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / DESKTOP / DV200.ZIP / MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1991-09-20  |  75KB  |  1,611 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                                         DayView
  15.                                       Version 2.00
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.              Copyright (c) 1991, Pravetz & Associates. All Rights Reserved.
  51.  
  52.                                         DayView
  53.  
  54.                                  DISCLAIMER - AGREEMENT
  55.  
  56.         Users of DayView must accept this disclaimer of warranty: "DayView is
  57.         supplied as is.  The author disclaims all warranties, expressed or
  58.         implied, including, without limitation,
  59.         the warranties of merchantability and of fitness for any purpose. The
  60.         author assumes no liability for damages, direct or consequential, which
  61.         may result from the use of DayView."
  62.  
  63.         DayView is a "shareware program" and is provided at no charge to the
  64.         user for evaluation.  Feel free to share it with your friends, but
  65.         please do not give it away altered or as part of another system.  The
  66.         essence of "user-supported" software is to provide personal computer
  67.         users with quality software without high prices, and yet to provide
  68.         incentive for programmers to continue to develop new products.  If you
  69.         find this program useful and find that you are using DayView and
  70.         continue to use DayView after a reasonable trial period, you must make a
  71.         registration payment of $49.95 to Pravetz & Associates.  The $49.95
  72.         registration fee will license one copy for use on any one computer at
  73.         any one time.  You must treat this software just like a book.  An
  74.         example is that this software may be used by any number of people and
  75.         may be freely moved from one computer location to another, so long as
  76.         there is no possibility of it being used at one location while it's
  77.         being used at another. Just as a book cannot be read by two different
  78.         persons at the same time.
  79.  
  80.         Commercial users of DayView must register and pay for their copies of
  81.         DayView within 30 days of first use or their license is withdrawn. 
  82.         Site-License arrangements may be made by contacting Pravetz &
  83.         Associates.
  84.  
  85.         Anyone distributing DayView for any kind of remuneration must first
  86.         contact Pravetz & Associates at the address below for authorization.
  87.         This authorization will be automatically granted to distributors
  88.         recognized by the (ASP) as adhering to its guidelines for shareware
  89.         distributors, and such distributors may begin offering DayView
  90.         immediately (However Pravetz & Associates must still be advised so that
  91.         the distributor can be kept up-to-date with the latest version of
  92.         DayView.).
  93.  
  94.         You are encouraged to pass a copy of DayView along to your friends for
  95.         evaluation so long as you distribute only the original, unaltered
  96.         archive DV200.EXE.  Please encourage them to register their copy if they
  97.         find that they can use it.  All registered users will receive a copy of
  98.         the latest version of the DayView system.
  99.  
  100.  
  101.  
  102.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  103.  
  104.                                         DayView
  105.  
  106.                                    Table of Contents
  107.  
  108.       Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  109.       Installing DayView  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  110.       Setting the FILES Parameter   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  111.       Setting Up Your System  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  112.       Running DayView   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  113.       Working the Menus   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  114.       Getting Help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  115.       Working the Windows   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  116.       Setting the Working Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  117.       The To Do Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  118.       The Expenses Window   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  119.       The Daily Summary Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  120.       The Appointment Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  121.       The Names Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  122.       The Projects Window   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  123.       The File Viewer   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  124.       Running DOS   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  125.       Reports   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  126.           Day Summary Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  127.           Week View Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  128.           Time Sheet Report   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  129.           Expense Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  130.           To Do List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  131.           Work Record Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  132.           Project List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  133.       Changing the Colors   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  134.       Managing Your Mouse   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  135.       Saving your settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  136.       Retrieving the Desktop  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  137.       The Calculator  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  138.       The Calendar  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  139.       DayKeep   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  140.       If you need help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  141.       Future Plans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  142.       Why you should register   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  143.       Keyboard Scan Codes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  144.       Change History  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  155.         DayView User's Guide
  156.         Page 1
  157.  
  158.  
  159.  
  160.                                         DayView
  161.                                       Version 2.00
  162.  
  163.         Overview
  164.  
  165.         This is DayView - the first complete personal computer based daily time
  166.         management system.  It was designed to duplicate all the functions of
  167.         your Day-Timer  or Franklin Planner , except the restaurant guides. 
  168.         DayView is compact, we wrote it with laptops in mind, and DayView is
  169.         powerful, as professional consultants we understand the need for a
  170.         comprehensive scheduling and time tracking tool.
  171.  
  172.         The remainder of this document will introduce you to each of the
  173.         features and functions of DayView.  If you already use a calendar, the
  174.         functions of each of the modules should be familiar, and if you use
  175.         Windows or other programs with the SAA type of interface, you will have
  176.         no trouble navigating through the system.
  177.  
  178.         While this version of DayView is text-based, not graphics, the concept
  179.         of the window plays an important role.  Each of the major functions of
  180.         the system -- Appointment Calendar, Daily Work Record, Expense
  181.         Reporting, To Do List, Name and Address and Project Definition, has its
  182.         own window.  You can keep multiple windows open at one time, and even
  183.         make your screen look a lot like your desk calendar.
  184.  
  185.  
  186.         Installing DayView
  187.  
  188.         How you install DayView depends on how you got your copy.  If you
  189.         downloaded or were given a copy of the file DV200.EXE, you have the
  190.         shareware release copy and the installation is as follows:
  191.  
  192.               Create a directory to store DayView and its files.
  193.  
  194.               Copy DV200.EXE to that directory.
  195.  
  196.               Type DV200 to extract the DayView files.
  197.  
  198.               Copy DV200.EXE to a backup diskette and save it in a safe place.
  199.  
  200.               Once DV200 has created your primary program and data files, you
  201.               should type DAYPRINT to run the system printer set up program.
  202.  
  203.               Follow the instructions for Setting the FILES Parameter below.
  204.  
  205.               Follow the instructions for Setting Up Your System below.
  206.  
  207.  
  208.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  209.         DayView User's Guide
  210.         Page 2
  211.  
  212.         If you purchased the system direct from us or a software retailer, you
  213.         should have a system disk that says DayView version 2.00 on the label.
  214.  
  215.               Make a working copy of the distribution diskette.
  216.  
  217.               Create a directory to store DayView and its files.
  218.  
  219.               Insert the copy of the distribution diskette in your disk drive.
  220.  
  221.               Type A:INSTALL to execute the installation program.
  222.  
  223.               Type in the name of the directory that you want DayView installed
  224.               to.
  225.  
  226.               Continue with Setting the FILES Parameter below.
  227.  
  228.         Setting the FILES Parameter
  229.  
  230.         In your CONFIG.SYS file, which is located on your boot drive, you must
  231.         have the line FILES=20.  This allows DayView to open all the data files
  232.         it needs.  If you already have a line with a number greater than 20 than
  233.         you have no problem, leave it as it is.  If you have a number less than
  234.         20, or no FILES line at all, use a text editor or EDLIN to add the
  235.         command to CONFIG.SYS.
  236.  
  237.         Setting Up Your System
  238.  
  239.         DayView is fairly smart about identifying the components of your system. 
  240.         It can tell if you have a mouse, and it can tell whether your display
  241.         adapter is color or monochrome.  It can't tell what, if any, printer you
  242.         use, so you will need to make sure you configure DayView to print to
  243.         your type of printer.
  244.  
  245.         The program DayPrint, supplied with DayView, is used to do just that. 
  246.         When you installed DayView, DayPrint was also placed on your hard disk;
  247.         to run it, just change to the DayView directory and type DAYPRINT. 
  248.         WARNING: If you plan to use a program such as LZEXE or DIET on DayView,
  249.         you must set up your printer choice first.  The selected printer
  250.         information is stored in the DAYVIEW.EXE file, and DayPrint can get very
  251.         confused if you compress the DayView program file.
  252.  
  253.         When DayPrint loads, you will see a small menu at the top of your
  254.         screen.  Press Alt-C to select a printer definition from the library
  255.         provided with DayView.  A pop-up window, with a listing of printer
  256.         types, will appear on your screen.  Scroll to the desired printer
  257.         definition and click the Ok button.  This will cause DayPrint to make
  258.         the selected printer definition current, however it will not save this
  259.         as your permanent definition unless you select Save (Alt-S) from the
  260.         menu.  If you want to customize the printer control strings, or you are
  261.  
  262.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  263.         DayView User's Guide
  264.         Page 3
  265.  
  266.         using a printer that is not already defined in the library, you must
  267.         choose the Edit function.
  268.  
  269.         If you have trouble with DayPrint, it is probably due to one of three
  270.         errors -- you have compressed DayView.EXE with LZEXE, Pack or Diet,
  271.         DayPrint.REZ is not in the same directory as DayView.EXE, or
  272.         DayPrint.EXE is not in the same directory as DayView.EXE.  Check these
  273.         three possibilities first.
  274.  
  275.         Press Alt-E to edit the printer control strings used in DayView.  It
  276.         helps to have your printer manual handy.  When you are entering these
  277.         strings, you should use the same format that you would in Lotus 1-2-3;
  278.         for any character that you can't enter from the keyboard (such as
  279.         Escape) enter a slash (/) followed by the three digit ASCII number for
  280.         that character.  The Escape key would be entered as /027.  You must use
  281.         three digits!  If you need to put a real slash character into the
  282.         control codes, type two slashes in a row (//).
  283.  
  284.         When you have entered all the codes for your printer, press the Ok
  285.         button with the mouse or press Alt-O.  This will close the window. 
  286.         Next, press Alt-S to save your codes back to DayView.  If you don't
  287.         press Alt-O and Alt-S, your changes won't be saved!  Press Alt-X to exit
  288.         from DayPrint.
  289.  
  290.         If you had to manually enter printer information because your printer
  291.         wasn't pre-defined, please send us a print screen of the Edit screen for
  292.         your printer when you register.  We will add your printer to the library
  293.         for the next release of DayView, and you will not have to manually enter
  294.         the information ever again!
  295.  
  296.         DayPrint can also be used to set three additional parameters for
  297.         DayView.  Use the Parameter option from the File menu to set the pop-up
  298.         hot key, the swap directory and the starting and ending times for the
  299.         appointment window.  These times do not limit the range of appointments
  300.         you can schedule, they only limit the range of appointments that will be
  301.         shown in the window.
  302.  
  303.         As configured, DayView uses Alt-Tab as its pop-up hot key.  Pressing the
  304.         hot key is what activates DayView.  Since some other programs may use
  305.         Alt-Tab themselves, you can change the pop-up key to any other
  306.         combination of Ctrl/Alt/Shift and a key.  The hot key is stored as a
  307.         numeric code within the DayView program, to see a list of codes for key
  308.         combinations, press the F1 help key when using the Other Parameters
  309.         entry window or see the end of this manual.
  310.  
  311.         The last parameter to set is the location of your swap files.  DayView,
  312.         when running as a TSR, will swap itself out of memory when not active in
  313.         order to return that memory to your other programs.  If you have
  314.         available EMS, DayView will use that for it's swap file, other wise it
  315.  
  316.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  317.         DayView User's Guide
  318.         Page 4
  319.  
  320.         needs to use a non-removable disk such as a hard disk or network drive. 
  321.         Enter the name of the location that DayView can use for it's swap file. 
  322.         Using a local hard disk will provide better swapping speed than a
  323.         network drive will.
  324.  
  325.         Remember to press Alt-S once you have closed the Other Parameters window
  326.         to save your changes to the DayView file.
  327.  
  328.         DayView also can't tell when you have a monochrome monitor connected to
  329.         a color adapter card, like many laptop computers do.  In these cases,
  330.         you should use the command line options to specify which color scheme
  331.         you want DayView to use.  If you prefer the monochrome color scheme, use
  332.         /M on the command-line; use /B to have DayView choose the Black and
  333.         White color scheme.  You can use /C to force DayView into color mode. 
  334.         The other screen oriented command line parameter is /V which will tell
  335.         DayView to switch into 43 or 50 line mode if you have an EGA or VGA
  336.         compatible video card.
  337.  
  338.         These color commands work will all the DayView programs.  DayKeep,
  339.         DayPrint and Install all understand these command line options and will
  340.         adjust their screen colors accordingly.
  341.  
  342.         Running DayView
  343.  
  344.         To load DayView as a TSR program, just type DayView with any color
  345.         control command-line parameters.  The DayView desktop will appear on
  346.         your screen, and a dialog box will indicate that DayView is going into
  347.         resident mode.
  348.  
  349.         To unload DayView from memory, type DayView /U.  You cannot unload
  350.         DayView if you have loaded other memory resident programs after it.  The
  351.         DayView desktop will appear on your screen and a dialog box will
  352.         indicate that DayView is about to unload itself from memory.
  353.  
  354.         To execute DayView as a regular program, use the command line parameter
  355.         /X for eXecute.  When DayView sees /X on the command line, the program
  356.         will not go resident, instead it will begin running as a regular
  357.         application program.
  358.  
  359.  
  360.         Working the Menus
  361.  
  362.         You've probably seen menus like the ones in DayView before.  The format,
  363.         called SAA/CUA type menus, is getting to be more common.  Just like
  364.         other programs that use these types of menus, you can either press Alt-
  365.         and the highlighted letter of the menu option you want to select, press
  366.         F10 and use the arrow keys to move the cursor to the desired option or
  367.         move the mouse cursor over the desired option and click the mouse button
  368.         twice.
  369.  
  370.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  371.         DayView User's Guide
  372.         Page 5
  373.  
  374.         The Alt-X combination is the universal exit command.  To exit DayView,
  375.         you can either select Exit from the File menu, or press Alt-X.  DayView
  376.         will always save the information you have entered automatically, so you
  377.         can press Alt-X at anytime without worrying about your data.
  378.  
  379.         The top line of the screen is the menu, and the ≡ symbol in the corner
  380.         is the first option, System.  The System menu can be selected by
  381.         clicking on the symbol with the mouse or by pressing Alt-Spacebar. 
  382.         Underneath the System menu is a sub-menu which has three options --
  383.         About, Calculator and Calendar.
  384.  
  385.         Getting Help
  386.  
  387.         The F1 key will open the DayView help system and show you the help
  388.         screen for the current operation you are performing.  Pressing the F1
  389.         key while viewing a help window will open the help index which will
  390.         allow you to view any help screen in the system.
  391.  
  392.         Working the Windows
  393.  
  394.         The windows in DayView all function alike.  The same keystrokes are used
  395.         to move, resize, zoom, close and maneuver within a window.  Below is a
  396.         typical window.
  397.  
  398.                             ╔════[■]═══Appointments═══════[]╗
  399.                             ║  Hours                         ║
  400.                             ║  06:00 am            [ Add ]▄ ║
  401.                             ║  06:15 am         ▓    ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  402.                             ║  06:30 am         ▒  [ Edit ]▄ ║
  403.                             ║  06:45 am         ▒   ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  404.                             ║  07:00 am         ▒[ Delete ]▄ ║
  405.                             ║  07:15 am         ▒ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  406.                             ║  07:30 am         ▒            ║
  407.                             ║  07:45 am         ▒            ║
  408.                             ║  08:00 am         ▒            ║
  409.                             ║  08:15 am ▓ Meet w▒            ║
  410.                             ║  08:30 am ▓                   ║
  411.                             ║                                ║
  412.                             ║                                ║
  413.                             ║  [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄          ║
  414.                             ║   ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀          ║
  415.                             ╚═══════════════════════════════─┘
  416.  
  417.         The title at the top of the window shows you the type of information
  418.         displayed in this window.  This title sits in the middle of the frame
  419.         which is the border that runs around the box.  If the window is the
  420.         currently active window then this border will be double lined like the
  421.         Appointments box above; if not, then the frame is single lined.
  422.  
  423.  
  424.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  425.         DayView User's Guide
  426.         Page 6
  427.  
  428.         There are three important "buttons" on the frame.  The square button in
  429.         the top left corner of the window is the Close button.  Any time you
  430.         click on this button with the mouse, the window will close just as if
  431.         you pressed Alt-F3.  If you are in a window where a choice or entry is
  432.         expected, clicking the Close button will abort the process you were
  433.         running just as if you pressed Esc.
  434.  
  435.         The second button, the arrow pointing up in the right top corner, is the
  436.         zoom button.  When you click on this button with the mouse, the window
  437.         will zoom to the full size of the screen.  In a zoomed window, the
  438.         button will change to an arrow pointing down that will allow you to un-
  439.         zoom the window.
  440.  
  441.         The last button is the resize button, the is the single-lined section in
  442.         the lower right corner of the frame.  If you click here with the mouse,
  443.         you can drag this corner of the window anywhere on the screen until you
  444.         release the mouse button.  Use this option to change the size (width or
  445.         height) of your windows from DayView's default sizes.  Alternatively,
  446.         you may press the Alt-F5 combination and use the arrow keys (with shift)
  447.         to resize a window as well.
  448.  
  449.         You can also use the frame to move the window.  If you click the mouse
  450.         with the mouse cursor on the top of the frame (but not on one of the
  451.         buttons) you can drag the entire window to a new position.
  452.  
  453.         In each window you will find a box which contains the items available
  454.         for that window.  If you have data within the box, a highlight bar will
  455.         appear over one of the items, and the scroll bar on the right of the box
  456.         will indicate the highlight bar's relative position in the list.  Use
  457.         the arrow keys to move the highlight bar up and down through the list,
  458.         or use the mouse and the scroll bar. The box always has a name appearing
  459.         right above it, in the case above it is Hours.  You can access this box
  460.         by pressing tab until the highlight bar appears in the box, or press Alt
  461.         and the highlighted letter in the box name.
  462.  
  463.         There are also five buttons within the window, three to the right of the
  464.         box and two below.  The two on the bottom of the window, the Ok and
  465.         Cancel buttons, really don't do anything when you are looking at a
  466.         normal window; they will when you call a window as part of an entry
  467.         screen as described later.  The three buttons to the right, Add, Edit
  468.         and Delete do just what they suggest.
  469.  
  470.         To add a new record to the list, you press the Add button.  An entry
  471.         screen will pop over the window and you can then enter the information
  472.         for this record.  If you press Ok on the entry screen, the record will
  473.         be saved and added to the list; if you press the Cancel button, your
  474.         additions will be reversed and the list left unchanged.  The Add button
  475.         can be pressed with the mouse button, highlighted by pressing tab or
  476.         accessed by pressing Alt-A.
  477.  
  478.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  479.         DayView User's Guide
  480.         Page 7
  481.  
  482.         The Edit button, Alt-E, will pop up the same entry window, however it
  483.         will show you the information saved for the record that the highlight
  484.         bar is sitting on.  This way you can change the information for a
  485.         particular record.
  486.  
  487.         The Delete button, Alt-D, deletes the record under the highlight bar. 
  488.         You will be given a chance to cancel the deletion before it becomes
  489.         final.  DayView pops up a message screen asking you if you are sure you
  490.         want to delete this record.  If you are, press the Ok button, otherwise
  491.         press the Cancel button.
  492.  
  493.  
  494.         Setting the Working Date
  495.  
  496.         The Working Date is always displayed to the right of the menu on the top
  497.         line of your screen.  This date is used by all the windows to determine
  498.         which information you want to see.  When you first run DayView, the
  499.         Working Date is set to today's date.
  500.  
  501.         To change the current Working Date, press F9 or select Date... from the
  502.         Option menu.  You will see a small calendar appear in the upper right
  503.         portion of your screen.  This is the Working Date selector.  The
  504.         calendar will show the month and year of the Working Date, and the day
  505.         will be highlighted.  Selecting a new Working Date is equivalent to
  506.         turning the page of your paper diary.
  507.  
  508.         To select a new working date, use the arrow keys to move the highlight
  509.         from day to day, or use the mouse to point to a day and click.  The
  510.         triangles next to the month and year are used to flip the calendar page,
  511.         the triangle pointing up will increase the date (from January to
  512.         February) while the triangle pointing down will flip back in time.  When
  513.         you press Enter, the highlighted date becomes the current Working Date. 
  514.         All open windows on the screen will change to reflect the newly selected
  515.         Working Date.
  516.  
  517.  
  518.         The To Do Window
  519.  
  520.         The To Do Window shows you all the open To Do items on file.  A To Do
  521.         record is characterized by an item, which is a line of text that
  522.         describes the task to be done.  In addition, a To Do record will have a
  523.         due date, and a project code.
  524.  
  525.         Regardless of the Working Date, this list never changes; it always shows
  526.         you the items in the To Do file that are not marked as Done.
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  533.         DayView User's Guide
  534.         Page 8
  535.  
  536.                   ╔═[■]═════ Things To Do ═════[]═╗
  537.                   ║ Items                          ║
  538.                   ║ Get Mail from        [ Add ]▄ ║
  539.                   ║ Write DayView▓         ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  540.                   ║ Review Home C▒       [ Edit ]▄ ║
  541.                   ║ Review System▒        ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  542.                   ║              ▒     [ Delete ]▄ ║
  543.                   ║              ▒      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  544.                   ║              ▒                 ║
  545.                   ║              ▒                 ║
  546.                   ║              ▒                 ║
  547.                   ║              ▒                 ║
  548.                   ║              ▒                 ║
  549.                   ║              ▒                 ║
  550.                   ║                               ║
  551.                   ║                                ║
  552.                   ║ [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄           ║
  553.                   ║  ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀           ║
  554.                   ╚═══════════════════════════════─┘
  555.  
  556.         The figure above shows you a To Do window.  The Items list displays the
  557.         all of things on the To Do list that are not marked as Done.
  558.  
  559.                ╔═[■]═════ Things To Do ═════[]═╗
  560.                ║ Items                          ║
  561.                ║╔═[■]═════════ To Do Item ═════════════╗
  562.                ║║                                      ║
  563.                ║║  Item                                ║
  564.                ║║  Review System Move Risks            ║
  565.                ║║                                      ║
  566.                ║║  Due Date                            ║
  567.                ║║  06-06-91                            ║
  568.                ║║                                      ║
  569.                ║║  Project                             ║
  570.                ║║  PD                                  ║
  571.                ║║                                      ║
  572.                ║║  doNe                     [  Ok  ]▄  ║
  573.                ║║  ( ) Yes                    ▀▀▀▀▀▀▀  ║
  574.                ║║  ( ) No                 [  Cancel  ]▄║
  575.                ║║                           ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
  576.                ║╚══════════════════════════════════════╝
  577.                ╚═══════════════════════════════─┘
  578.  
  579.         When you press the Add or Edit buttons, you will see the entry window
  580.         above.  This window is used for all To Do item entry and editing.  The
  581.         first field, Item, will have the cursor in it.  Enter the description of
  582.         the item that has to be done.  Press Enter or Tab to move to the next
  583.         field.  Now enter the Due Date for this item, then press Enter or Tab
  584.         again.  You can press Shift-Tab to move backwards to a previous field.
  585.  
  586.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  587.         DayView User's Guide
  588.         Page 9
  589.  
  590.         In the Project field, you have two options: typing the code of a
  591.         project, or pressing the Ins key and selecting a project.  When you
  592.         press the Ins key, a new window will appear - a small Projects window. 
  593.         Use the scroll bar or arrow keys to select the code of the project
  594.         associated with this To Do item.  If the item belongs to a new project,
  595.         you can press Alt-A (or the Add button) to add a new project.  You can,
  596.         of course, edit or delete project codes as well.  Once you have moved
  597.         the highlight to the desired project code, press Enter or Alt-O (Ok) to
  598.         place the code of the project into the To Do Entry Screen.  You can
  599.         press Esc or Alt-C (Cancel) to leave the To Do item's project code as it
  600.         was.
  601.  
  602.         The done field has two choices: Yes or No.  You can use the up and down
  603.         arrows to change the checked box, or pres Alt-Y or Alt-N to choose an
  604.         answer.
  605.  
  606.         When you are done editing the fields of this To Do item, press the Alt-O
  607.         (Ok) button to save your changes.  You can abort your changes (or
  608.         additions) by pressing the Cancel button (Alt-C).
  609.  
  610.  
  611.         The Expenses Window
  612.  
  613.         The Expenses window will always display the expense records that you
  614.         have entered for the current working date.  These are project related
  615.         expenses that might appear on your expense report, or they could be your
  616.         own personal expenses that you want to track on a daily basis.  On the
  617.         left hand side of the Expenses List will be a description of the charge,
  618.         and on the right hand side will be the amount.
  619.  
  620.                   ╔═[■]═══ Current Expenses ═══[]═╗
  621.                   ║ Expenses                       ║
  622.                   ║                      [ Add ]▄ ║
  623.                   ║              ▓         ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  624.                   ║              ▒       [ Edit ]▄ ║
  625.                   ║              ▒        ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  626.                   ║              ▒     [ Delete ]▄ ║
  627.                   ║              ▒      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  628.                   ║              ▒                 ║
  629.                   ║              ▒                 ║
  630.                   ║              ▒                 ║
  631.                   ║              ▒                 ║
  632.                   ║              ▒                 ║
  633.                   ║              ▒                 ║
  634.                   ║                               ║
  635.                   ║                                ║
  636.                   ║ [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄           ║
  637.                   ║  ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀           ║
  638.                   ╚═══════════════════════════════─┘
  639.  
  640.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  641.         DayView User's Guide
  642.         Page 10
  643.  
  644.         On this window, all the buttons and boxes behave in the same manner as
  645.         those on the To Do items window.  In the box, you will see the
  646.         description of the expense item that you entered when you added the
  647.         expense record.
  648.  
  649.         Pressing the Alt-A (Add) or Alt-E (Edit) buttons will bring up the entry
  650.         screen below.  Note that pressing the Alt-E button when there are no
  651.         records will not bring up the entry window, DayView will ignore your key
  652.         press.
  653.  
  654.  
  655.                   ╔═[■]═══ Current Expenses ════[]═╗
  656.                   ║ Expenses                        ║
  657.                   ║╔═[■]══════════ Expense ═══════════════╗
  658.                   ║║  Date                  Amount        ║
  659.                   ║║  06-09-91                      0.00  ║
  660.                   ║║                                      ║
  661.                   ║║  Note                                ║
  662.                   ║║                                      ║
  663.                   ║║                                      ║
  664.                   ║║  Project                             ║
  665.                   ║║  Woodhaven                           ║
  666.                   ║║  Type                  Billable      ║
  667.                   ║║  ( ) Unknown           ( ) Yes       ║
  668.                   ║║  ( ) Other             ( ) No        ║
  669.                   ║║  ( ) Airfare                         ║
  670.                   ║║  ( ) Lodging                         ║
  671.                   ║║  ( ) Meals                           ║
  672.                   ║║  ( ) Telephone                       ║
  673.                   ╚║  ( ) Entertainment        [  Ok  ]▄  ║
  674.                    ║                             ▀▀▀▀▀▀▀  ║
  675.                    ║                         [  Cancel  ]▄║
  676.                    ║                           ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
  677.                    ╚══════════════════════════════════════╝
  678.  
  679.         The first field on this window is the expense date field.  Even though
  680.         you are only looking at expenses for one day, you can enter them for any
  681.         day at any time.  Again, tab and Shift-Tab will maneuver the cursor
  682.         through the fields in this window.
  683.  
  684.         After entering the date, enter the amount of the expense. Next, enter a
  685.         short explanation of the charge; this is the description that appears in
  686.         the list box.
  687.  
  688.         You can also associate a project with the expense item by entering its
  689.         project code.  Pressing the Ins key pops up the small project window
  690.         that was already described in the To Do Window section.
  691.  
  692.  
  693.  
  694.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  695.         DayView User's Guide
  696.         Page 11
  697.  
  698.         The expense entry screen has two multiple choice fields.  The first is
  699.         the Type field which identifies the category of the expense.  You can
  700.         press Alt and the first letter of the expense type, or use the arrow
  701.         keys to move the check mark from choice to choice.
  702.  
  703.         The same goes for the Billable field which indicates whether or not you
  704.         can charge this expense to a client.
  705.  
  706.  
  707.         The Daily Summary Window
  708.  
  709.         The Daily Summary window keeps track of your work during the day.  For
  710.         each task that you complete, enter a task record, and DayView will be
  711.         able to print a summary report at the end of the month that tracks your
  712.         time by project.  It will also be able to print a report that shows the
  713.         things you've accomplished each day or each week.
  714.  
  715.                   ╔═[■]═══ Daily Work Record ══[]═╗
  716.                   ║ Tasks                          ║
  717.                   ║ Revise busine        [ Add ]▄ ║
  718.                   ║              ▓         ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  719.                   ║              ▒       [ Edit ]▄ ║
  720.                   ║              ▒        ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  721.                   ║              ▒     [ Delete ]▄ ║
  722.                   ║              ▒      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  723.                   ║              ▒                 ║
  724.                   ║              ▒                 ║
  725.                   ║              ▒                 ║
  726.                   ║              ▒                 ║
  727.                   ║              ▒                 ║
  728.                   ║              ▒                 ║
  729.                   ║                               ║
  730.                   ║                                ║
  731.                   ║ [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄           ║
  732.                   ║  ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀           ║
  733.                   ╚═══════════════════════════════─┘
  734.  
  735.         Once again, the window works just like the others described before.  The
  736.         only difference is that this window shows you the descriptions of the
  737.         tasks you accomplished today.
  738.  
  739.         Press Alt-A (Add) or Alt-E (Edit) and you will see the Work Record entry
  740.         window pop up onto your screen.
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  749.         DayView User's Guide
  750.         Page 12
  751.  
  752.                 ╔═[■]═══ Daily Work Record ═══[]═╗
  753.                 ║ Tasks                           ║
  754.                 ║╔═[■]════════ Work Record ═════════════╗
  755.                 ║║  Date                                ║
  756.                 ║║  06-09-91                            ║
  757.                 ║║                                      ║
  758.                 ║║  Task                                ║
  759.                 ║║  Revise business plan for Woodhaven  ║
  760.                 ║║                                      ║
  761.                 ║║  Started                Finished     ║
  762.                 ║║  09:00 pm               11:30 pm     ║
  763.                 ║║                                      ║
  764.                 ║║  Project                             ║
  765.                 ║║  Woodhaven                           ║
  766.                 ║║                                      ║
  767.                 ║║  Billable                 [  Ok  ]▄  ║
  768.                 ║║  ( ) Yes                    ▀▀▀▀▀▀▀  ║
  769.                 ║║  ( ) No                 [  Cancel  ]▄║
  770.                 ╚║                           ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
  771.                  ╚══════════════════════════════════════╝
  772.  
  773.         Just like with expenses, you can enter records for any day, not only the
  774.         current working date, by changing the date of the record shown in the
  775.         first field.  The second field holds the description of the task you
  776.         have completed.
  777.  
  778.         Third, enter the starting time of this task.  When you first add a new
  779.         record, the Start and Finish times are both set to the current time. 
  780.         You can add new records every time you begin a new task; just remember
  781.         to edit it when you are done and change the Finish time accordingly.  As
  782.         you probably have guessed, the Finish time is the time you were done
  783.         working on this task.
  784.  
  785.         Enter or select a project code to associate with this task.  DayView can
  786.         print reports showing time by project, or the detailed tasks that were
  787.         accomplished for each project if you use this field appropriately.
  788.  
  789.         If the time used to complete this task can be billed to a client, then
  790.         the Billable field should be Yes, otherwise it should be No.  DayView
  791.         will subtotal your time charges into Billable and Non-Billable when
  792.         printing time sheets.
  793.  
  794.  
  795.         The Appointment Window
  796.  
  797.         The Appointment Window should be used to keep track of all your
  798.         scheduled events such as phone calls and meetings. Anything that must be
  799.         done at a specific time should be tracked through the Appointment
  800.         window.
  801.  
  802.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  803.         DayView User's Guide
  804.         Page 13
  805.  
  806.                   ╔═[■]═══════ Appointments ═══════[]═╗
  807.                   ║ Hours                              ║
  808.                   ║ 06:00 am                 [ Add ]▄ ║
  809.                   ║ 06:15 am         ▓         ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  810.                   ║ 06:30 am         ▒       [ Edit ]▄ ║
  811.                   ║ 06:45 am         ▒        ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  812.                   ║ 07:00 am         ▒     [ Delete ]▄ ║
  813.                   ║ 07:15 am         ▒      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  814.                   ║ 07:30 am         ▒                 ║
  815.                   ║ 07:45 am         ▒                 ║
  816.                   ║ 08:00 am ░ Mtg JC▒                 ║
  817.                   ║ 08:15 am ░       ▒                 ║
  818.                   ║ 08:30 am ░       ▒                 ║
  819.                   ║ 08:45 am ░       ▒                 ║
  820.                   ║ 09:00 am ░ Call B                 ║
  821.                   ║                                    ║
  822.                   ║ [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄               ║
  823.                   ║  ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀               ║
  824.                   ╚═══════════════════════════════════─┘
  825.  
  826.         Regardless of whether or not you have entered any appointments, this
  827.         window always shows time in fifteen minute intervals from 6:00 am to
  828.         8:00 pm.  When you have entered an appointment, a bar will appear next
  829.         to the times and stretching from the starting interval to the ending
  830.         interval of the appointment.  The topic of the appointment will be shown
  831.         on the line next to it's starting time.
  832.  
  833.         To edit an appointment record, you must move the highlight bar to any
  834.         time period within the scheduled time of the appointment.  So to edit
  835.         the record of an appointment that starts at 8:00 am and runs until 9:00
  836.         am, you must move the highlight bar to 8:00, 8:15, 8:30 or 8:45 am
  837.         before pressing Alt-E.  When you do, and when you press Alt-A, the
  838.         Appointment scheduling window below will appear.
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  857.         DayView User's Guide
  858.         Page 14
  859.  
  860.                    ╔═[■]═════ Appointments ══════[]═╗
  861.                    ║╔═[■]════════ Appointment ═════════════╗
  862.                    ║║  Date                                ║
  863.                    ║║  06-09-91                            ║
  864.                    ║║                                      ║
  865.                    ║║  Start                 End Time      ║
  866.                    ║║  05:05 pm              05:05 pm      ║
  867.                    ║║                                      ║
  868.                    ║║  Project                             ║
  869.                    ║║  Woodhaven                           ║
  870.                    ║║                                      ║
  871.                    ║║  With                                ║
  872.                    ║║                                      ║
  873.                    ║║                                      ║
  874.                    ║║  Topic                               ║
  875.                    ║║                                      ║
  876.                    ║║                                      ║
  877.                    ║║  Location                            ║
  878.                    ╚║                                      ║
  879.                     ║                                      ║
  880.                     ║  [  Ok  ]▄              [  Cancel  ]▄║
  881.                     ║   ▀▀▀▀▀▀▀▀                ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀║
  882.                     ╚══════════════════════════════════════╝
  883.  
  884.         You can enter an appointment for any date.  The system assumes that you
  885.         are adding records for the current working date, but you can change the
  886.         date shown in the first field of the record.
  887.  
  888.         Next, enter the scheduled starting time for the appointment.  Also enter
  889.         the scheduled ending time.  Enter or select a project code.
  890.  
  891.         Type in the name of the person, company or group that you are meeting
  892.         with in the With field.  The Topic field should hold a description of
  893.         the subject matter for the meeting; this field.  We envisioned the
  894.         Location field holding the place of the meeting or event, or a note like
  895.         Phone Call for non-meeting appointments, but you can use the Location
  896.         field as you wish.
  897.  
  898.         The Names Window
  899.  
  900.         Then Names window is a simple name and address directory.  It holds the
  901.         names, company affiliations, addresses and phone numbers of your
  902.         contacts.  To view the directory, select Task and Names from the menus. 
  903.         In the list box of the window, DayView will show you the name and phone
  904.         number of the people in your directory.
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  911.         DayView User's Guide
  912.         Page 15
  913.  
  914.                   ╔═[■]════════ Names ═════════[]═╗
  915.                   ║ Names                          ║
  916.                   ║ John Doe 212         [ Add ]▄ ║
  917.                   ║ Pam Pravetz 4▓         ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  918.                   ║              ▒       [ Edit ]▄ ║
  919.                   ║              ▒        ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  920.                   ║              ▒     [ Delete ]▄ ║
  921.                   ║              ▒      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  922.                   ║              ▒                 ║
  923.                   ║              ▒                 ║
  924.                   ║              ▒                 ║
  925.                   ║              ▒                 ║
  926.                   ║              ▒                 ║
  927.                   ║              ▒                 ║
  928.                   ║                               ║
  929.                   ║                                ║
  930.                   ║ [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄           ║
  931.                   ║  ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀           ║
  932.                   ╚═══════════════════════════════─┘
  933.  
  934.         As with the other DayView windows, press Alt-A to add a new item, Alt-E
  935.         to edit the highlighted item or Alt-D to delete the highlighted item. 
  936.         When you add or edit a person's directory entry, you will see the
  937.         following entry window:
  938.  
  939.                   ╔═[■]════════════════ Names ═════════════════════╗
  940.                   ║                                                ║
  941.                   ║  Name                                          ║
  942.                   ║  Pam Pravetz                                   ║
  943.                   ║                                                ║
  944.                   ║  Company                                       ║
  945.                   ║  Pravetz & Associates                          ║
  946.                   ║                                                ║
  947.                   ║  Address                                       ║
  948.                   ║  133 Meadowbrook Drive                         ║
  949.                   ║                                                ║
  950.                   ║  City                  St     Zip              ║
  951.                   ║  Bethel Park           PA     15102            ║
  952.                   ║                                                ║
  953.                   ║  Phone               Fax                       ║
  954.                   ║  412 831-8154                                  ║
  955.                   ║                                                ║
  956.                   ║  Key                                   OK   ▄  ║
  957.                   ║  PRAVETZ                              ▀▀▀▀▀▀▀  ║
  958.                   ║                                      Cancel ▄  ║
  959.                   ║                                     ▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ║
  960.                   ╚════════════════════════════════════════════════╝
  961.  
  962.  
  963.  
  964.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  965.         DayView User's Guide
  966.         Page 16
  967.  
  968.         Most of the fields are self-explanatory -- the name, company, address
  969.         and phone number fields;  the odd one is Sort Key. In this field, enter
  970.         the key that DayView should use for the sort order when displaying names
  971.         on screen. In most cases, you would use the person's last name or their
  972.         company name. You can use any word or words for the sort key.
  973.  
  974.  
  975.         The Projects Window
  976.  
  977.         The Project is the basic work unit in DayView.  All To Do items,
  978.         expenses, appointments and tasks have an associated project that let's
  979.         you summarize the events in your day.  The time and expense reports
  980.         group and sort their information based on projects.  If you don't have
  981.         true projects per se, you can actually use the project record for any
  982.         other type of classification strategy that suits your needs.
  983.  
  984.                   ╔═[■]═══════ Projects ═══════[]═╗
  985.                   ║ Projects                       ║
  986.                   ║                      [ Add ]▄ ║
  987.                   ║              ▓         ▀▀▀▀▀▀▀ ║
  988.                   ║              ▒       [ Edit ]▄ ║
  989.                   ║              ▒        ▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  990.                   ║              ▒     [ Delete ]▄ ║
  991.                   ║              ▒      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
  992.                   ║              ▒                 ║
  993.                   ║              ▒                 ║
  994.                   ║              ▒                 ║
  995.                   ║              ▒                 ║
  996.                   ║              ▒                 ║
  997.                   ║              ▒                 ║
  998.                   ║                               ║
  999.                   ║                                ║
  1000.                   ║ [ Ok ]▄  [ Cancel ]▄           ║
  1001.                   ║  ▀▀▀▀▀▀   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀           ║
  1002.                   ╚═══════════════════════════════─┘
  1003.  
  1004.         The window above is the full sized project window which is just like the
  1005.         small one that appears over entry window, only bigger.  In the list box
  1006.         you will see the codes of your projects.  Pressing the Alt-A or Alt-E
  1007.         keys pops up the same Project entry window that you get when you are
  1008.         choosing a project code for another record.
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1019.         DayView User's Guide
  1020.         Page 17
  1021.  
  1022.                  ╔═[■]═════ Open Projects ═════[]═╗
  1023.                  ║ Projects                        ║
  1024.                  ║╔═[■]══════════ Project ═══════════════╗
  1025.                  ║║                                      ║
  1026.                  ║║  Project Code                        ║
  1027.                  ║║  DayView                             ║
  1028.                  ║║                                      ║
  1029.                  ║║  Name                                ║
  1030.                  ║║  DayView development                 ║
  1031.                  ║║                                      ║
  1032.                  ║║  cLient                              ║
  1033.                  ║║  CMP                                 ║
  1034.                  ║║                                      ║
  1035.                  ║║  Manager                             ║
  1036.                  ║║  CMP                                 ║
  1037.                  ║║                           [  Ok  ]▄  ║
  1038.                  ║║  Due Date                   ▀▀▀▀▀▀▀  ║
  1039.                  ║║  06-04-91                [ Cancel]▄  ║
  1040.                  ╚║                           ▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ║
  1041.                   ╚══════════════════════════════════════╝
  1042.  
  1043.         The first field is the project code.  This is the code that is saved
  1044.         with all the other records that are associated with projects.  It makes
  1045.         sense to keep this field as short as possible without losing
  1046.         descriptiveness.  The next field holds the full name of the project. 
  1047.         This name is used on reports when grouping things like time summaries
  1048.         and expenses.
  1049.  
  1050.         Next, enter the name of the client that this project is for.  If you
  1051.         don't have clients, use this field for anything you like.  The manager
  1052.         field identifies the person with responsibility for this project.  In
  1053.         the multi-user version, these two fields Client and Manager, may have
  1054.         more than informational purposes, so you might as well complete them
  1055.         now.
  1056.  
  1057.         The Due Date field is simply an expected completion date for the
  1058.         project.  You can use it for any other relevant project date if you
  1059.         wish.
  1060.  
  1061.  
  1062.         The File Viewer
  1063.  
  1064.         A file viewer has been provided with DayView to permit you to view text
  1065.         files.  It is intend to be used primarily for viewing reports that you
  1066.         send to disk instead of the printer, but it will work with any file.
  1067.  
  1068.         Press F3 or select File Open to use the File Viewer, and a dialog box
  1069.         will appear in the center of your screen.  Enter, or select, the name of
  1070.         the file you want to view and the main file viewing window will open. 
  1071.  
  1072.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1073.         DayView User's Guide
  1074.         Page 18
  1075.  
  1076.         By default, this window will zoom to the full size of your screen, but
  1077.         you can shrink it using the control described in Working the Windows.
  1078.  
  1079.         Use the arrow keys to scroll through the text file - you can scroll
  1080.         horizontally as well as vertically.  If you are using a mouse, you can
  1081.         click on the scroll bars to reposition the file in your window.
  1082.  
  1083.  
  1084.         Running DOS
  1085.  
  1086.         You can open a DOS shell while in the DayView by selecting File DOS from
  1087.         the menu.  To return to DayView, you must type EXIT at the DOS prompt. 
  1088.         This gives you a way to exit temporarily to DOS from programs that don't
  1089.         have a built-in DOS shell.
  1090.  
  1091.         Reports
  1092.  
  1093.         DayView includes several standard reports that make keeping track of
  1094.         your day easier. Some of the reports are designed to be used when you
  1095.         are away from your computer; others are meant to assist you in
  1096.         documenting and reporting the time and expenses you incur during the
  1097.         month.
  1098.  
  1099.         Any report can be printed directly to your printer or to a file.  Using
  1100.         the file output option lets you review or modify a report on screen
  1101.         before it is printed.  The DayView File Viewer was included specifically
  1102.         for this purpose!
  1103.  
  1104.         Below is a short summary of each report, and the information you will
  1105.         have to give DayView when generating one of these reports. Rather than
  1106.         be redundant in the descriptions below, each of the dialog windows for
  1107.         the reports will ask you for the print Location of the report.  If you
  1108.         want DayView to sent the report to the printer, then don't change the
  1109.         field, leave it set to PRN.  To send the report to a file, enter the
  1110.         name of the desired file in the Print location field.  You can send
  1111.         reports to any drive, directory or filename on your system.  WARNING! If
  1112.         you enter the name of an existing file, DayView will overwrite that file
  1113.         with the new report.
  1114.  
  1115.         Each report dialog box has a set of check boxes titled Formatted.  When
  1116.         you select Yes for Formatting, DayView prints printer control codes with
  1117.         the report; if you select No, DayView will not printer the codes.  If
  1118.         you are printing a report to a file instead of a printer, selecting No
  1119.         will provide you with a better looking report file.
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1127.         DayView User's Guide
  1128.         Page 19
  1129.  
  1130.         Day Summary Report
  1131.  
  1132.         The Day Summary report gives you an overview of the day ahead.  It will
  1133.         list all the open To Do items, all the Appointments scheduled, all the
  1134.         Task completed, all the Expenses entered and all the To Do items that
  1135.         were flagged a done on this date.
  1136.  
  1137.         To run the report, all you need to do is enter the print location as we
  1138.         described in the introduction to the reports section.
  1139.  
  1140.         Week View Report
  1141.  
  1142.         The Week View report prints a Week-at-a-Glance type page.  When you run
  1143.         this report, you must give DayView the date of a day in the week that
  1144.         you want the report generated for.  The report always runs from Sunday
  1145.         to Saturday.  For those days before the date you entered, DayView will
  1146.         show all the tasks completed that day; For the report date, and those
  1147.         following, the report shows the appointments you have scheduled.  In the
  1148.         bottom right corner box, DayView prints as many open To Do items as will
  1149.         fit in the box.
  1150.  
  1151.         Time Sheet Report
  1152.  
  1153.         The Time Sheet is a monthly summary of the hours recorded in the Daily
  1154.         Work Summary window.  Give DayView a month and year for the report in
  1155.         addition to the print location.
  1156.  
  1157.         DayView summarizes and sorts all daily work records by project and
  1158.         prints a one line summary of all hours spent on a single project on each
  1159.         day of the month.  The numbers on this simple format can probably be
  1160.         transferred to you company's time report sheets without too much
  1161.         difficulty (unless you have the time reporting needs of a lawyer, in
  1162.         which case you could just print the daily summaries).
  1163.  
  1164.         At the bottom of the report, DayView totals the hours expended into
  1165.         Billable and Non-Billable sub-totals.
  1166.  
  1167.         Expense Report
  1168.  
  1169.         The expense report, a corporate torture tool unmatched since the end of
  1170.         the Middle Ages, just got easier to live with.  DayView will print and
  1171.         summarize all expenses for a given time frame by project and expense
  1172.         category.
  1173.  
  1174.         You must supply DayView with a starting date and an ending date for the
  1175.         report.  The system will then print a report showing each expense,
  1176.         sorted and subtotaled by projects, the category of the charge and the
  1177.         amount of the charge.  It will subtotal charges for each category, and
  1178.         break out billable and non-billable expenses.
  1179.  
  1180.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1181.         DayView User's Guide
  1182.         Page 20
  1183.  
  1184.         To Do List
  1185.  
  1186.         This report is a simple listing of the To Do items in your data base
  1187.         that are not marked as done.  It can be handy for taking on the road, or
  1188.         simply checking things off as you complete them.  DayView needs only a
  1189.         print location to run this report.
  1190.  
  1191.         Work Record Report
  1192.  
  1193.         The Work Record report is similar to the To Do list, except it shows
  1194.         those To Do items that are marked as done.  Enter the date you wish
  1195.         reported, and DayView will print the list.
  1196.  
  1197.         Project List
  1198.  
  1199.         The Project List report is a listing of all the projects in your data
  1200.         base.  Sorted by project Code, it shows all the information you have
  1201.         entered about each project including name, client, manager and due date.
  1202.  
  1203.         Changing the Colors
  1204.  
  1205.         The Colors that DayView uses can be changed by selecting Colors... from
  1206.         the Options menu.  The color change window you see will depend on the
  1207.         type of display adapter you are using.
  1208.  
  1209.               On color and black-and-white systems, it will contain two color
  1210.               palettes for choosing colors.
  1211.  
  1212.               On monochrome systems, it contains a set of radio buttons instead
  1213.               of the palettes.
  1214.  
  1215.         This dialog box is where you can change the colors of different parts of
  1216.         the program.
  1217.  
  1218.          ┌─ Group ─────────────┐
  1219.          │   Desktop          │
  1220.          │   Menus            ■│
  1221.          │   Dialogs/Calc     ▒│
  1222.          │   Calendar         ▒│
  1223.          │   Ascii table      ▒│
  1224.          │                     │
  1225.          └─────────────────────┘
  1226.         The Group list box contains the names of the different aspects of
  1227.         DayView that you can customize the colors for.
  1228.  
  1229.          ┌─ Item ──────────────┐
  1230.          │   Color            │
  1231.          │                    ■│
  1232.  
  1233.  
  1234.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1235.         DayView User's Guide
  1236.         Page 21
  1237.  
  1238.         When you select a group from the Group list, the Item list box displays
  1239.         the names of the different views in that region.
  1240.  
  1241.          ┌ Foreground ┐   ┌ Background ┐
  1242.          │ ░▒▓░▒▓░▒▓░ │   │ ▓░▒▓░▒▓░▒▓ │
  1243.          │ ▓░▒▓░▒▓░▒▓ │   │ ░▒▓░▒▓░▒▓░ │
  1244.          │ ▒▓░▒▓░▒▓░▒ │   └────────────┘
  1245.          └────────────┘
  1246.  
  1247.         On color and black-and-white systems, you use the Foreground and
  1248.         Background palettes to select colors.
  1249.  
  1250.          ┌ Colors ──────────────┐
  1251.          │  (∙) Mono low        │
  1252.          │  ( ) Mono high       │
  1253.          │  ( ) Mono underscore │
  1254.          │  ( ) Mono inverse    │
  1255.          └──────────────────────┘
  1256.  
  1257.         On monochrome systems, you use the Colors set of radio buttons to modify
  1258.         the character attributes.
  1259.  
  1260.          ┌────────────────┐
  1261.          │ Text Text Text │
  1262.          │ Text Text Text │
  1263.          └────────────────┘
  1264.  
  1265.         On all systems, the display text (above the Help button) shows the
  1266.         current color or attribute settings.
  1267.  
  1268.         Changes do not take effect on the desktop until you close the Colors
  1269.         dialog box by choosing OK.  The changes also will not become permanent
  1270.         in the initial single-user version of DayView; to save your color
  1271.         choices you must select the Save Desktop function from the Options menu. 
  1272.         Then whenever you retrieve the Desktop, the colors you saved will be
  1273.         used.
  1274.  
  1275.  
  1276.         Managing Your Mouse
  1277.  
  1278.         DayView really shines when used with a mouse -- you can access any
  1279.         feature or command by pointing and clicking.  When you chose the Mouse
  1280.         Controls Dialog box from the Options menu, you will be able to change
  1281.         the speed of a double-click or the actions of the mouse buttons.
  1282.  
  1283.         To speed double clicks, point the mouse cursor to the sliding bar on the
  1284.         dialog box and move the slider towards the word Fast.  Moving to the
  1285.         right, towards Slow, allows you to double click more slowly.
  1286.  
  1287.  
  1288.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1289.         DayView User's Guide
  1290.         Page 22
  1291.  
  1292.         You can switch the functions of the mouse buttons (use the right button
  1293.         instead of the left button) by clicking on the Reverse Mouse Buttons
  1294.         check box.  This feature should help those left-handed users, like us,
  1295.         who never can feel comfortable with the normal mouse button layout.
  1296.  
  1297.  
  1298.         Saving your settings
  1299.  
  1300.         You can always save the way you have arranged the windows, and the
  1301.         colors you selected, by selecting the Options, Save Desktop function. 
  1302.         DayView will create a file called DAYVIEW.DSK in the current directory
  1303.         that has all these settings.  One way to recall your settings is to
  1304.         select the next option on the menu, Retrieve Desktop.
  1305.  
  1306.         You can also have DayView automatically restore the screen to the
  1307.         settings you saved by using the command line option /R.  When you put /R
  1308.         on the command-line, DayView will read the DAYVIEW.DSK file
  1309.         automatically on start-up.
  1310.  
  1311.  
  1312.         Retrieving the Desktop
  1313.  
  1314.         When you select Options, Retrieve Desktop, DayView will search the
  1315.         current directory and the original program directory for a file called
  1316.         DAYVIEW.DSK.  This file contains information about the color preferences
  1317.         and the location and appearance of any open windows when you last saved
  1318.         the desktop.
  1319.  
  1320.  
  1321.         The Calculator
  1322.  
  1323.         DayView has a simple pop-up calculator. Select Calculator from the
  1324.         System menu, and the calculator will appear on your screen.  You can use
  1325.         either the keyboard or the mouse to press the buttons.
  1326.  
  1327.         This calculator has a memory feature, and can be popped-up over any of
  1328.         the windows in DayView except dialog boxes and entry windows.  We will
  1329.         probably add a feature to allow you to paste numbers from the calculator
  1330.         into your entry windows.
  1331.  
  1332.  
  1333.         The Calendar
  1334.  
  1335.         One of the options from the System menu is the calendar.  This calendar
  1336.         looks a lot like the Working Date calendar, except that you can't select
  1337.         a date, today's actual date is highlighted instead of the working date,
  1338.         and you can leave it on the screen while you work with other windows.
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1343.         DayView User's Guide
  1344.         Page 23
  1345.  
  1346.         DayKeep
  1347.  
  1348.         The DayKeep utility is provided to all registered users of DayView. 
  1349.         It's purpose is to move information from you data files to secondary
  1350.         files that can be backed up or archived and removed from your system. 
  1351.         Of course, it will also allow you to return information from these
  1352.         archives to your primary data files. 
  1353.  
  1354.         When you run DayKeep, you will see the familiar DayView style desktop
  1355.         screen.  The menu options, however, are basically limited to Archive and
  1356.         Restore.  Using these two options, you have the ability to save old
  1357.         records without tying up your hard disk.
  1358.  
  1359.         To move information from your main files to your backup files, select
  1360.         Archive.  When the dialog window appears, you must enter the drive and
  1361.         directory of your archive files, and the cut-off dates to use for
  1362.         archiving data.  We suggest you archive to another directory on your
  1363.         hard disk and then copy those files to floppy disks, rather than
  1364.         archiving straight to the floppies.  This will reduce the possibility of
  1365.         running out of disk space during the archiving process.
  1366.  
  1367.         First, enter the cut-off date for Completed Things to do records.  The
  1368.         default cut-off date for all record types is the first of the year. 
  1369.         DayView will not archive uncompleted Things-to-do, but can archive those
  1370.         records that are flagged as done.  Next, enter the cut-off dates for
  1371.         expense records, Daily Work History records and Appointments.
  1372.  
  1373.         The Archive Directory field is where you identify the location of your
  1374.         archive files.  If you already have archive files in this directory,
  1375.         DayKeep will append the new records to them, otherwise new archive files
  1376.         will be created for you.
  1377.  
  1378.         As soon as you press the Ok button, or press Alt-O, DayKeep will move
  1379.         the archived records from the DayView files to the archive files.  When
  1380.         it is completed, you can back up the archive files to floppy disk and
  1381.         delete them from your hard disk.
  1382.  
  1383.         You will not see the sizes of your DayView files shrink when you
  1384.         archive.  Instead of physically deleting a record from the files,
  1385.         DayView marks its slot as free, and any new record will be stored in its
  1386.         place.  So the effect you will see is that newly added records will not
  1387.         increase the size of the data file.  If you really need to shrink the
  1388.         size of the file, one trick you can use is to delete the DayView index
  1389.         files.  These files all have the IX extension.  When you run DayView,
  1390.         and it can't find these files, it packs and rebuild your data base, thus
  1391.         saving disk space.
  1392.  
  1393.         The Restore feature works in exactly the same fashion as the Archive
  1394.         feature.  In this case, the cut-off dates indicate the records with
  1395.  
  1396.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1397.         DayView User's Guide
  1398.         Page 24
  1399.  
  1400.         dates after that are returned to the DayView files from the Archives. 
  1401.         Be sure the archive files are where you say they are, or DayView will
  1402.         restore nothing!
  1403.  
  1404.         You can abort the Archive or Restore functions while viewing the dialog
  1405.         boxes by pressing Escape or Alt-C or pressing the Cancel button.  Once
  1406.         you begin archiving or restoring, you should not interrupt the process;
  1407.         you can always restore and archive or re-archive restored records.
  1408.  
  1409.         If you need help
  1410.  
  1411.         Pravetz & Associates can be reached through CompuServe ID number
  1412.         72657,2530.  Our mailing address is listed on the registration form in
  1413.         the file ORDER.FRM.  Finally, we have a support BBS set up for DayView
  1414.         at (412) 831-8154.  This is not a general purpose BBS, simply a support
  1415.         tool for our users.  Feel free to call, we will provide support to
  1416.         unregistered users who are evaluating DayView.  The latest copy of
  1417.         DayView is also available on the BBS.
  1418.  
  1419.         Future Plans
  1420.  
  1421.         We at Pravetz & Associates have a number of future projects in mind, but
  1422.         we want to know what you would like us to do.  Ultimately, if DayView is
  1423.         as successful as we expect, we will have developed two additional
  1424.         versions -- A Microsoft Windows version and a multi-user network
  1425.         version.  Of course, we might also develop a stay-resident network
  1426.         version or a Windows-based network version.  We have put this question
  1427.         to you, and you can respond on the attached order form.  mark off those
  1428.         software products that you think we should develop next; you are not
  1429.         obligated to us for anything by checking a box, we simply want your
  1430.         opinion!
  1431.  
  1432.  
  1433.         Why you should register
  1434.  
  1435.         Aside from the fact that it is just the right thing to do, there are a
  1436.         number of other reasons why you should register your copy of DayView
  1437.         with us.
  1438.  
  1439.         First, registered users are sent an upgrade to the next available
  1440.         version upon release after registration.  On this diskette is a utility
  1441.         called DayKeep that is only available to registered users.  DayKeep
  1442.         archives records from your main data files to archive files so that you
  1443.         don't have to have ever expanding files or worry about needing those
  1444.         records you manually deleted some time in the future.  Yes, DayKeep
  1445.         let's you un-archive records as well.
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1451.         DayView User's Guide
  1452.         Page 25
  1453.  
  1454.         Second, registered users receive a typeset and bound User's Manual. 
  1455.         It's the same manual you receive on disk with the shareware version of
  1456.         DayView, but it looks better.
  1457.  
  1458.         Third, registered users get to vote for their choice of future product
  1459.         versions and enhancements.  See the registration form for the ballot.
  1460.  
  1461.         Fourth,  if you have printer that is not already pre-defined in the
  1462.         DayPrint library, let us know.  We will add it if you send us the
  1463.         printer control codes.
  1464.  
  1465.         Fifth, we are able to make a special subscription offer for Shareware
  1466.         Magazine available to our registered users.  This arrangement entitles
  1467.         DayView users to order a full year of Shareware Magazine for $12.95
  1468.         instead of the regular $20.00 subscription price.  Details will be sent
  1469.         to you upon receipt of your registration.
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1505.         DayView User's Guide
  1506.         Page 26
  1507.  
  1508.         Keyboard Scan Codes
  1509.  
  1510.                   Scan                Scan                Scan
  1511.         Key       Code        Key     Code        Key     Code
  1512.         Esc       01          ;       27          End     4F
  1513.         1         02          '       28          Down    50
  1514.         2         03          `       29          PgDn    51
  1515.         3         04          \       2B          Ins     52
  1516.         4         05          Z       2C          Del     53
  1517.         5         06          X       2D
  1518.         6         07          C       2E
  1519.         7         08          V       2F
  1520.         8         09          B       30
  1521.         9         0A          N       31
  1522.         0         0B          M       32
  1523.         Minus     0C          ,       33
  1524.         Equals    0D          .       34          Extended Codes
  1525.         Bksp      0E          /       35          LtShft  01
  1526.         Tab       0F          PrtSc   37          RtShft  02
  1527.         Q         10          Space   39          Ctrl    04
  1528.         W         11          CapsLck 3A          Alt     08
  1529.         E         12          F1      3B
  1530.         R         13          F2      3C
  1531.         T         14          F3      3D
  1532.         Y         15          F4      3E
  1533.         U         16          F5      3F
  1534.         I         17          F6      40
  1535.         O         18          F7      41
  1536.         P         19          F8      42
  1537.         [         1A          F9      43
  1538.         ]         1B          F10     44
  1539.         Enter     1C          NumLock 45
  1540.         A         1E          ScrlLck 46
  1541.         S         1F          Home    47
  1542.         D         20          Up      48
  1543.         F         21          PgUp    49
  1544.         G         22          Minus   4A
  1545.         H         23          Left    4B
  1546.         J         24          Center  4C
  1547.         K         25          Right   4D
  1548.         L         26          Plus    4E
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1559.         DayView User's Guide
  1560.         Page 27
  1561.  
  1562.  
  1563.         Change History
  1564.  
  1565.         Version       Change
  1566.         2.00          Added TSR capabilities.
  1567.  
  1568.         2.00          Added dynamic report widths.
  1569.  
  1570.         1.02          Add screen control command-line parameters
  1571.  
  1572.         1.02          Changed desktop save/retrieve option to save color scheme.
  1573.  
  1574.         1.02          Added name and address file capabilities.
  1575.  
  1576.         1.02          Added Due Date field to To Do List window.
  1577.  
  1578.         1.01          Added Printer Library to DayPrint and eliminated need to
  1579.                       manually enter codes for common printers.
  1580.  
  1581.         1.01          Shortened indices and reduced disk space requirements for
  1582.                       index files.
  1583.  
  1584.         1.01          Eliminated possible problems with not rebuilding files at
  1585.                       start of program.
  1586.  
  1587.         1.01          Added mid-month and end-of-month subtotals to Time Sheet
  1588.                       Report.
  1589.  
  1590.         1.01          Added items to the display windows such as amount for
  1591.                       expenses and times for the Daily Work log.
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.  
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.           Copyright 1991, Pravetz and Associates.  All Rights Reserved.
  1611.