home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / DATABASE / IP207.ZIP / IP.HLP < prev    next >
Text File  |  1991-06-26  |  15KB  |  376 lines
  1. Information Please On-Screen Help Menu
  2. @1,Files Menu Options
  3. @2,     Help, New Database, Open Database, Delete Database
  4. @3,     Edit Description, Print Database, Choose Options
  5. @4,     Shell To Dos, Quit
  6. @5,Edit Menu Options
  7. @6,     Add New Entry
  8. @7,     Delete/Restore and Entry
  9. @8,     Edit an Entry
  10. @9,     Import Text From a File
  11. @10,    Compressing the Database
  12. @11,View Menu Options
  13. @12,    Choose Record by Number
  14. @13,    Choose Record by Keyword Search
  15. @16,    Choose Record by Searching Entire Record
  16. @17,Editor Commands
  17. ##1 ~FILESMENU
  18.                         USING THE INFORMATION PLEASE FILES MENU
  19.  
  20. The File menu allows you to use and manipulate Information Please files and
  21. also contains some options that deal with program setup and
  22. operation. The Files menu options are:
  23.  
  24.           Help
  25.           New Database
  26.           Open a Database
  27.           Delete a Database
  28.           Edit Database Description
  29.           Print a Database
  30.           About Information Please
  31.           Choose Program Options
  32.           Shell to DOS
  33.           Quit, Return to DOS
  34.  
  35. To choose one of these options, you may use the up and down arrow keys to
  36. highlight the desired option and then press the Enter key. Optionally, you
  37. can press the first letter of the option. For example, to choose the "About
  38. Information Please" option, press the A key. Following is a brief description
  39. of each of these options.
  40.  
  41. ##2
  42.                             OPTIONS ON THE FILE MENU
  43.  
  44. The HELP OPTION displays a series of help screens that summarize the contents
  45. of the manual. When Help is chosen, a menu of items will appear. You can then
  46. choose a topic to examine or return to the main menu.
  47.  
  48. The NEW DATABASE OPTION allows you to name a new database. Before entering
  49. information into a database you must either open an existing database or
  50. create a new database.
  51.  
  52. The OPEN DATABASE option allows you to choose which Information Please
  53. database on disk you will be using. A list of the available databases will be
  54. displayed on the screen from which you can choose one to open.
  55.  
  56. The DELETE A DATABASE option allows you to delete database files from your
  57. disk. It will delete the currently open database -- but will ask for a
  58. confirmation to make sure you really want to delete the database files.
  59.  
  60. continued...
  61. ##3
  62.                       OPTIONS ON THE FILE MENU continued
  63.  
  64. The EDIT A DATABASE DESCRIPTION option allows you to enter or edit the 40
  65. character description of the currently open database. This database
  66. description is displayed in the list of databases when you choose the Open
  67. Database or Delete Database options.
  68.  
  69. The PRINT DATABASE option allows you to print the contents of the database to
  70. a printer or to a file. The About PC-Database option gives copyright
  71. information about the program.
  72.  
  73. The SORT DATABASE option allows you to sort the keyword lists. You will asked
  74. to enter a key range to sort on. For example 1-5 would mean to use the first
  75. five characters in the keyword list to sort on. If you are going sort, you
  76. need to plan your keyword list to allow you to specify a meaningful sort
  77. range.
  78.  
  79. continued...
  80. ##4
  81.  
  82.  
  83.                       OPTIONS FOR THE FILES MENU Continued
  84.  
  85. The CHOOSE PROGRAM OPTIONS item allows you to choose the disk drive and path
  86. to use for Information Please and to indicate what kind of monitor you are
  87. using. If no path is specified, Information Please will use information in
  88. the current default directory on your disk. You may choose from monitor types
  89. Color, LCD or Monochrome. The color option refers to CGA, EGA, PGA, VGA or
  90. other monitor types that display color. The LCD option displays only black
  91. and white. The Monochrome option displays black, white and bright white.
  92.  
  93. The GO TO DOS option allows you to temporarily return to the DOS prompt. You
  94. may enter DOS commands or run another program. When you type EXIT at the DOS
  95. prompt, Information Please will resume.
  96.  
  97. The QUIT, RETURN TO DOS option ends the Information Please program and
  98. returns you
  99. to the DOS prompt.
  100.  
  101. ##5 ~EDITMENU
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.                         THE INFORMATION PLEASE EDIT MENU
  107.  
  108.  
  109. The Edit menu is used to edit or manipulate individual records in the
  110. database. Before using the Edit menu, you must have an open database. If a
  111. database is open, the database name will be located at the bottom left of the
  112. screen. The options on the Edit menu are:
  113.  
  114.           Add New Entry
  115.           Delete an Entry
  116.           Restore a Deleted Entry
  117.           Edit and Entry
  118.           Import from a File
  119.           Compress the Database
  120.  
  121. These options are described below . . .
  122.  
  123. ##6
  124.  
  125.  
  126.                                  ADD NEW ENTRY
  127.  
  128. The Add New Entry option allows you to enter a new record into the database.
  129. This record consists of a description and a keyword list. When you choose to
  130. enter a record, the Information Please Editor will display with a mostly
  131. blank screen. On this screen, you will enter the description that you want to
  132. appear in the record.
  133.  
  134. Also, you must enter a keyword description. To display the keyword entry box,
  135. press the F2 function key. A dialog box will appear in which you can enter
  136. the keywords for this record. Press enter to return to the editor.
  137.  
  138. When you have finished entering the description and keywords, press the F7
  139. function key to save the information. If you decide to abandon this entry and
  140. not save the information, press the Esc key.
  141. ##7
  142.  
  143.  
  144.                                 DELETE AN ENTRY
  145.  
  146. The Delete an Entry option allows you to delete a record from the database.
  147. You will be asked to enter the record number of the entry to delete. This
  148. process does not actually permanently get rid of the entry - you can restore
  149. a deleted entry. If a record is deleted, you cannot read it or display its
  150. contents. To permanently get rid of all deleted record, use the Compress
  151. option.
  152.  
  153.                             RESTORE A DELETED ENTRY
  154.  
  155. If you have deleted an entry, you can get it back by using the Restore a
  156. Deleted Entry option. You will be prompted to enter the number of the entry
  157. to restore.
  158.  
  159. ##8
  160.  
  161.  
  162.  
  163.                                 EDIT AN ENTRY
  164.  
  165. The Edit an Entry option allows you to edit the keywords and description of
  166. an entry. The entry will be displayed in the Information Please editor, where
  167. you can change, add to, or delete information in the description. Use the F2
  168. key to edit the keyword list. If your resulting description is longer than
  169. the original description, the edited entry will become the last entry in the
  170. database, and the old entry will be marked for delete. For example, if you
  171. have 50 records and edit record number 5, making the new description 10 lines
  172. longer, this record will be saved as record number 51 and the old record 5
  173. will be marked for delete. You must run the Compress option to free up the
  174. deleted space in the database.
  175.  
  176. ##9
  177.                               IMPORT FROM A FILE
  178.  
  179. You may already have information on your computer that you want to place in a
  180. Information Please database. To import information in to Information Please,
  181. your information should be in a standard ASCII text file with lines less than
  182. 75 characters long. Most word processors will save information in this manner
  183. as an option. Your text file should have keyword lists before each
  184. description. This keyword list must begin with KEY: followed by up to 65
  185. characters for the key list. For example:
  186.  
  187. KEY:HARD DISK WILL NOT BOOT
  188.  
  189. After the key list place the text of the description. You may have any number
  190. of entries in your text file. When you import them into Information Please,
  191. the "KEY:" statement will signal the beginning of a new entry. Once you have
  192. created the file containing the entries you may choose the Import From a File
  193. option. You will be asked the name of the file to import, and Information
  194. Please will read the file and add those entries to the record of the
  195. currently opened database. If you are beginning with a blank database, choose
  196. Create a Database from the Files menu, then choose Import from the Edit menu.
  197.  
  198. ##10
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                              COMPRESS THE DATABASE
  203.  
  204. When you have deleted records from a database, they are not physically
  205. removed, and they may be restored. To permanently get rid of these records,
  206. use the Compress the Database option. This will free up space on your disk
  207. and make searching the database more efficient.
  208.  
  209. ##11 ~VIEWMENU
  210.                            THE INFORMATION PLEASE VIEW MENU
  211.  
  212. The View menu is where you search and view the information in the Information
  213. Please database. You may choose to view a record by number, by searching for
  214. a keyword in the keyword list, by searching for one or more words in the
  215. record description or by looking at a list of the keywords. The items on the
  216. View Menu are:
  217.  
  218.           Number Choice
  219.           Keyword Choice
  220.           In-Text Search
  221.           View Keyword List
  222.  
  223. You must have a currently open database to choose one of these options.
  224. Choose an option by highlighting the option and pressing the Enter key, or
  225. press the first letter of the option.
  226.  
  227. These menu options are described below . . .
  228. ##12
  229.  
  230.  
  231.  
  232.                                  NUMBER CHOICE
  233.  
  234. When you choose the Number Choice option, you will be asked to enter the
  235. number of the record to view. This record will then be displayed on the
  236. screen. You may use the F9 key to view the previous record, the F10 key to
  237. view the next record. Deleted records will not be displayed. Press the F2 key
  238. if you wish to edit this record. Press the Esc key to end the viewing.
  239.  
  240. ##13
  241.                                 KEYWORD CHOICE
  242.  
  243. When you choose the Keyword Choice option, you will see another menu giving
  244. you the following options:
  245.  
  246.           Single Keyword Search
  247.           AND - Multiple AND Search
  248.           OR - Multiple OR Search
  249.           Quit
  250.  
  251. A single keyword search allows you to enter a single keyword (such as DISK).
  252. Information Please will then display the first record that matches the
  253. search. You may use the F9 key to view the previous matching record, the F10
  254. key to view the next matching record. Deleted records will not be displayed.
  255. Press the F2 key if you wish to edit this record. Press the Esc key to end
  256. the viewing.
  257.  
  258. continued...
  259. ##14
  260.                             KEYWORD CHOICE continued
  261.  
  262. A Multiple AND search allows you to specify 2 to 10 words to match. For
  263. example, you might want to match on the words DISK and BOOT. The match
  264. criteria means that the keyword must contain BOTH the word DISK and the word
  265. BOOT. You will be prompted to enter a list of match words with the AND sign
  266. (&) between each word. In this case you would enter
  267.  
  268.     DISK&BOOT
  269.  
  270. Information Please will display the first record that matches the search
  271. criteria. You may use the F9 key to view the previous matching record, the
  272. F10 key to view the next matching record. Deleted records will not be
  273. displayed. Press the F2 key if you wish to edit this record. Press the Esc
  274. key to end the viewing. continued...
  275.  
  276. ##15
  277.  
  278. KEYWORD CHOICE continued
  279.  
  280. A Multiple OR search allows you to specify 2 to 10 words to match. For
  281. example, you might want to match on the words DISK or BOOT. The match
  282. criteria means that the keyword must contain EITHER the word DISK or the word
  283. BOOT. You will be prompted to enter a list of match words with a ~ (tilde)
  284. between each word. In this case you would enter
  285.  
  286.     DISK~BOOT
  287.  
  288. Information Please will display the first record that matches the search
  289. criteria. You may use the F9 key to view the previous matching record, the
  290. F10 key to view the next matching record. Deleted records will not be
  291. displayed. Press the F2 key if you wish to edit this record. Press the Esc
  292. key to end the viewing.
  293.  
  294.  
  295. ##16
  296.                                 IN-TEXT SEARCH
  297.  
  298. An In-text search searches the contents of the entry, not just the keyword
  299. list. This search tends to be slower than a keyword search.
  300.  
  301. When you choose the In-Text Search option, you are give the same options as
  302. in the Keyword search - a single keyword search, multiple AND matches and
  303. multiple OR matches.
  304.  
  305.                                VIEW KEYWORD LIST
  306.  
  307. The View Keyword List option displays a list of the keyword descriptions of
  308. all of the entries in the currently opened database. If there are more
  309. entries than the screen can display, you may press the down arrow key of PgDn
  310. to view additional keyword lists. To move back up the list, press the up
  311. arrow key or PgUp. To view the contents of a record, highlight the keyword
  312. list and press the Enter key.  Press the Esc key to end the View Keyword List
  313. option.
  314.  
  315. ##17 ~EDITOR
  316.                               Information Please EDITOR
  317.  
  318. The Information Please editor allows you to enter new record descriptions or
  319. to modify descriptions already in a database. The following commands are
  320. available in the editor. Commands are accessed by pressing a function key or
  321. by entering a CTRL (control) command. The function keys command are:
  322.  
  323. EDIT Function Keys
  324.  
  325. Esc-End - Exit without saving modifications
  326. F1-Help: Help screens.
  327. F2-Keyword - Enter or Modify Keyword list
  328. F3-Top: Move to the top of the record
  329. F4-Bottom: Move to the bottom of the record
  330. F5-Files: List files or get file from disk.
  331. F6-Center a line
  332. F7-Save Record and any modifications
  333. F8-Clear: Clears editor (Does not clear copy buffer).
  334. F9-Mark: Mark block for copy.
  335. F10-Copy: Copy text.  See also Ctrl-C.
  336.  
  337.  
  338. ##18
  339.                             EDITOR CONTROL COMMANDS
  340.  
  341. The following list of commands are Control commands. Control commands are
  342. issued by pressing the CTRL key like a shift key, and then simultaneously
  343. pressing a single command key.
  344.  
  345. CTRL A - Makes characters UPPER CASE.
  346.  
  347. CTRL C - Is similar to the F10 function key. However, instead of first
  348. inserting blank lines before making a copy, CTRL C will place the copied text
  349. in the position specified by the cursor, directly over any text that may
  350. happen to exist there.
  351.  
  352. CTRL D - Deletes all characters on the current line which are to the right of
  353. the cursor. If the cursor is in column one, the entire line will be deleted.
  354.  
  355. continued...
  356. ##19
  357.                        EDITOR CONTROL COMMANDS continued
  358.  
  359. CTRL F - "Fills" the text from the current line to the next blank line which
  360. starts with a dot "." Each line is filled with as many words as will fit
  361. while observing the current line length specifications.
  362.  
  363. CTRL J - Justifies line to right line length in editor.
  364.  
  365. CTRL L - Reset the line length specifications within EDIT. After pressing
  366. CTRL L, you will be prompted to enter the new line length.
  367.  
  368. CTRL S - Will search for a specified text. You will be prompted to enter the
  369. text to be located. Each time this text is matched, it will be highlighted on
  370. the screen.
  371.  
  372. CTRL W - Deletes text from the position of the cursor to the next blank. This
  373. is usually used to delete a word. CTRL Y - Delete a line.
  374.  
  375. CTRL Z - Makes characters lower case.
  376.