home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / DATABASE / FAME6_1.ZIP / README < prev   
Text File  |  1991-07-24  |  41KB  |  855 lines

  1.        
  2.                                                           July 1991
  3.       
  4.                           The FAME Program, Version 6.1
  5.  
  6.       1.0  INTRODUCTION
  7.  
  8.       FAME is a database program for poets and writers that runs on MS-DOS 
  9.       compatible computers.  The program keeps track of the poems/stories/
  10.       manuscripts that you write, the publishers that you send them to, and 
  11.       the status (result) of the submission.  It also lets you know which 
  12.       poems/stories/manuscripts are available for submission to a 
  13.       particular publisher, factoring in whether or not the publisher 
  14.       accepts simultaneous submissions.  It even writes submission, 
  15.       withdrawal, and query letters.  FAME has the capacity to handle 198 
  16.       poems/stories/manuscripts and 162 publishers.  Note:  in the rest of 
  17.       this description, the word "poem" will be used, but it means poem, 
  18.       story, or manuscript depending on your choice during initialization.  
  19.       Fame also stores up to 20 "reminders." 
  20.  
  21.       In addition to allowing you to update the status of your poems, the 
  22.       program has a series of pre-established queries that provide many 
  23.       types of summaries. 
  24.  
  25.       The program is menu driven and very user friendly.  The main menu is 
  26.       shown in table 1.  
  27.  
  28.       ------------------------------------------------------------------      
  29.                              Table 1.  FAME Main Menu
  30.  
  31.                           P R O G R A M   O P T I O N S
  32.         DATABASE UPDATES 
  33.             A --- Add Poem 
  34.             B --- Change or Delete Poem Data
  35.             C --- Add Publisher
  36.             D --- Change or Delete Publisher Data
  37.             E --- Change Poem Status or Related Data
  38.             F --- Change or Display Reminders Screen
  39.             G --- Modify FAME Generated Publisher Summary data
  40.         QUERIES (Display Option Listed First, Print Option After /)
  41.             H/I - Poems (Sorted by Date)
  42.             J/K - Alphabetized Poems 
  43.             L/M - Alphabetized Publishers
  44.             N/O - Poems Submitted To Selected Publisher
  45.             P/Q - List of Publishers That Were Sent Selected Poem
  46.             R/S - Summary of Poems For Each Status 
  47.             T --- Status Of Selected Poem For Selected Publisher 
  48.             U/V - Publishers For Whom Poems Are Outstanding or Published
  49.             W --- Overall Status Summary 
  50.             X/Y - Candidates for Submission (Based on a Poem or a Publisher)
  51.             Z --- Print Letters
  52.             1 --- Create Publisher Mailing Label File
  53.       EXIT TO DOS --- Esc Key
  54.                    ENTER LETTER OF OPTION
  55.       ------------------------------------------------------------------
  56.        
  57.       When entering an option, either a lower case or upper case letter may 
  58.       be used.  It is not necessary to use the ENTER key.      
  59.       
  60.       If you want to print out this file, make sure that the README file 
  61.       
  62.                                         1.
  63.      
  64.      
  65.       
  66.       
  67.       
  68.       
  69.       
  70.       is in the default subdirectory.  Then enter:
  71.                    copy README lpt1:
  72.       at the DOS prompt.  If using a laser printer, set it for 66 
  73.       lines/page. 
  74.  
  75.       2.0  DATA FILES, PROGRAM INITIALIZATION, AND PROGRAM OPERATION
  76.  
  77.       If you are running FAME for the first time, read section 2.1 and then 
  78.       run the FAMEI intialization program as described in section 2.2.  If 
  79.       you have already been running FAME version 6.0 and want to change the 
  80.       configuration, the name on the front screen, your signature, your 
  81.       address, or the publisher categories, rerun the FAMEI program as you 
  82.       did the first time, and choose the appropriate option(s). 
  83.                     
  84.       If you have been using an earlier version of FAME (5.0 or 5.1), you 
  85.       will have to modify the data files as described in section 2.3.
  86.       
  87.       2.1  The FAME Initializaiton Program (FAMEI)
  88.  
  89.       Before using the FAME program, you must first initialize six data 
  90.       files (NAME.DAT, POEM6.DAT, PUB.DAT, PUBAMP6.DAT, remind.dat, and 
  91.       STAT.DAT) using the FAMEI program.  The FAMEI program allows you to 
  92.       define your computer and printer configurations and tailor the front 
  93.       screen to show your name and select if you want to use the word 
  94.       "poem", "story" or "manuscript."  It also allows you to define up to 7 
  95.       publisher categories on which you can filter data when using the FAME 
  96.       program.  In addition, it creates the data files need by the FAME 
  97.       program and puts one test poem, one test publisher, and one test 
  98.       reminder in the data files so that you can try out the queries.  After 
  99.       putting in real data, delete the test data using the Database Update 
  100.       routines.  The FAMEI main menu is shown in table 2. 
  101.       ____________________________________________________________________ 
  102.        
  103.                                      Table 2
  104.                                  FAMEI Main Menu
  105.  
  106.       This is the FAME Initialization Program, Version 6.0, written by HSS.
  107.       It initializes the files needed by the FAME Program, Version 6.0.
  108.       The first time you must do a full initialization.
  109.  
  110.       Select an initialization option.  Your choices are:
  111.           A --- Computer Configuration
  112.           B --- Printer Configuration
  113.           C --- Author's Name and Address
  114.           D --- Tailor FAME Screens to You Needs
  115.           E --- Data Files
  116.           F --- Full Initialization
  117.       ESC Key - Exit
  118.  
  119.       Enter letter of choice.
  120.       ______________________________________________________________________
  121.  
  122.       When defining printer configuration (option B), you will be asked two 
  123.       questions that control how certain things look when you use FAME to 
  124.       write letters to publishers.  The first asks if you want to use 
  125.       italics; this affects how your name and address appear at the top of 
  126.       the letter.  The second asks if you want the names of publishers 
  127.       
  128.                                         2.
  129.       
  130.       
  131.       
  132.       
  133.       
  134.       
  135.       
  136.       contained in the body of the letter to be bold or enclosed in quotes.  
  137.       The FAME program generates commands to the printer for turning on and 
  138.       off italics and bolding, using commands that are compatible with most 
  139.       standard dot matrix printers.  For other printers these commands may 
  140.       be ignored or may be misinterpreted.  For example, one popular laser 
  141.       printer misinterprets the FAME generated "turn off bold" command as a 
  142.       "start new page" command, incorrectly splitting the letters into two 
  143.       pages.  If these commands cause problems with your printer, rerun the 
  144.       "Configuration" portion of the FAMEI program and select the "No 
  145.       Italics" and/or "Quotes Instead of Bold" options. 
  146.  
  147.       The procedure you follow when running FAMEI depends on your computer 
  148.       configuration as discussed in the next section.
  149.       
  150.       2.2  Running on Different Computer Configurations 
  151.       
  152.       2.2.1  Hard Drive
  153.       
  154.       2.2.1.1  Initialization
  155.             
  156.       If you have a hard disk and want to operate FAME from it, create a 
  157.       subdirectory for the FAME program and copy the files from the FAME 
  158.       PROGRAM disk into the subdirectory.  Make that subdirectory the 
  159.       default and then run the FAMEI program. 
  160.       
  161.       2.2.1.2  Running on a Hard Drive  
  162.                     
  163.       To run the FAME program, make the FAME subdirectory the default and 
  164.       then enter "FAME". 
  165.           
  166.       2.2.2  Floppies
  167.       
  168.       2.2.2.1  Initialization
  169.             
  170.       If you do not have a hard disk drive (or want to operate FAME 
  171.       from floppies), place the FAME PROGRAM disk in the default drive and 
  172.       run the FAMEI program.  The program will prompt you to enter 
  173.       information about your "floppy" configuration.  The NAME.DAT file 
  174.       will be created and put on the FAME program disk. 
  175.       
  176.       If your floppy disk holds only 360K bytes of data, you will need a 
  177.       second disk to hold the other FAME data files.  You will be prompted 
  178.       to place a blank formatted disk in the default drive and continue the 
  179.       FAMEI program.  The other four files will be created and stored on 
  180.       this new disk.  This disk should be labelled the FAME data disk. 
  181.  
  182.       2.2.2.2  Running With One Floppy Disk
  183.  
  184.       If all the files are on one floppy disk, make the floppy drive the 
  185.       default, place the FAME PROGRAM disk (with all the data files you 
  186.       have initialized on it) in the drive and enter "FAME." 
  187.  
  188.       2.2.2.3  Running With Two Floppy Disks, One Drive
  189.  
  190.       If you have two FAME disks (a PROGRAM disk and a DATA disk), place 
  191.       the PROGRAM disk in the drive and enter "FAME."  You will be prompted 
  192.       when to replace the FAME PROGRAM disk with the FAME DATA disk. 
  193.  
  194.                                         3.
  195.  
  196.  
  197.  
  198.       
  199.       
  200.       
  201.       
  202.       2.2.2.4  Running With Two Floppy Disks, Two Floppy Drives
  203.  
  204.       If you have indicated this configuration when running the FAMEI 
  205.       program, make the "B" drive the default drive.  Place the FAME 
  206.       PROGRAM disk in drive "A" and the FAME DATA disk in drive "B".  Enter 
  207.       "B:FAME" to run the FAME program.  
  208.  
  209.       2.2.3  Exiting FAME Program
  210.             
  211.       The PUBAMP6, REMIND, and STAT ".DAT" files are updated immediately 
  212.       when you change them.  However, to save running time the POEM6 and PUB 
  213.       ".DAT" files are only updated in the computer RAM until you exit the 
  214.       program, at which time any updated files are automatically written to 
  215.       disk.  Therefore exit the program before turning off the computer. 
  216.       
  217.       2.3  Upgrading From an Older FAME Version to Version 6.1
  218.  
  219.       If you have been using FAME versions 5.01 or 5.02, you must run the 
  220.       CONV5-1 program and then the CONV6-0 program before you can run 
  221.       FAME version 6.0.  If you are using version 5.1, you only need to run 
  222.       the CONV6-0 program.  After modifying the data files, you should run 
  223.       the FAMEI program to specify publisher categories that are used by 
  224.       FAME version 6.1.  No convert program is needed to upgrade from 
  225.       version 6.0 to 6.1.
  226.  
  227.       Take the following steps.  If you run FAME from a hard drive, make 
  228.       the hard drive and the FAME subdirectory the defaults.  Place the 
  229.       new FAME program disk in drive "a".  Then copy the programs from 
  230.       you new FAME disk to the hard drive by entering 
  231.                     copy a:*.*
  232.       Then enter the name of the convert program(s) you want to run.  
  233.       
  234.       If you run FAME from one or two floppies, make the "a" drive the 
  235.       default.  Put the old FAME program disk in the default drive and the 
  236.       new one in drive "b".  Then copy the new programs onto your old disk 
  237.       by entering 
  238.                     copy b:*.* 
  239.       The "old" program disk is now upgraded for FAME version 6.1 and 
  240.       should continue to be used.  (Keep the new FAME disk for backup or to 
  241.       give to friends.)  Then enter the name of the convert program you 
  242.       want to run.        
  243.       
  244.       3.0  DATABASE UPDATE ROUTINES
  245.  
  246.       The first 7 main menu options are used to update the database.  The 
  247.       first 5 routines (A through E) are used to input new data and update 
  248.       the data files with respect to poems, publishers, and status.  Option 
  249.       F is used to modify or display "reminders".  Option G is used to 
  250.       modify certain summary fields generated by FAME as described below. 
  251.  
  252.       3.1  General
  253.  
  254.       3.1.1  Entering Data
  255.  
  256.       When entering or correcting the name of a poem, the name of a 
  257.       data related to a publisher, use upper and lower case letters as 
  258.       appropriate.  This is required because much of this information will 
  259.       appear in the letters written under Query Z. (See Section 4.0).  
  260.       
  261.                                         4.
  262.             
  263.       
  264.       
  265.       
  266.       
  267.       
  268.       
  269.       When you are attempting to match the name of a poem or publisher 
  270.       already in the database (either to correct the database or as part of 
  271.       a query), you only need to enter enough letters to make a unique 
  272.       match.  In this case you do not have to worry about using upper and 
  273.       lower case letters.  Do not enter the word "the" as this word is 
  274.       ignored by the matching routine.  If enough letters are not entered 
  275.       to make a unique match, you will be shown each of the possible 
  276.       matches and allowed to select the one you want.   
  277.       
  278.       3.1.2  Poem Status
  279.  
  280.       The status of each poem and publisher combination can have one of 
  281.       eight values.  They are, in order of ascending priorities:  Not 
  282.       Submitted, Withdrawn, Rejected, No Response (within a reasonable 
  283.       time), Outstanding (you have submitted the poem), Accepted, and 
  284.       Published.  Outstanding is divided into two categories:  for 
  285.       publishers who accept simultaneous submissions and those that do not.  
  286.       Entries are initialized to "Not Submitted".  When you enter new data 
  287.       or change the current status data, the program automatically 
  288.       calculates an overall status for the poem, based on the priority 
  289.       order listed above.  The poem cannot have an overall status of 
  290.       Withdrawn; if the only submission(s) of that poem were withdrawn, the 
  291.       overall status will indicate "Not Submitted." 
  292.  
  293.       3.1.3  Additional Status Related Data 
  294.       
  295.       As you use the FAME program, it automatically generates date and 
  296.       delay data related to a publisher that will appear in response to 
  297.       certain queries (see section 4.0).  This data includes for each 
  298.       publisher: 1) the date of the last submission, 2) the date of the 
  299.       last reply, 3) the last delay from submission to reply, and 4) the 
  300.       last delay from acceptance to publication.  If you change the status 
  301.       of a poem to Outstanding, the program will check to see if any poems 
  302.       are already outstanding to that publisher.  If so, the original 
  303.       submission date will be retained.  In a similar way, the program 
  304.       checks to see if a poem is outstanding when you insert a new status 
  305.       indicating a response (Accepted, Published, or Rejected) or enter "No 
  306.       Response" and only change the response date if the poem was previously 
  307.       outstanding.  Delays are calculated assuming each month has 30.3 days.  
  308.       If you have a record of this data and wish to enter it directly before 
  309.       the FAME program is able to generate it for you (i.e. when you are 
  310.       just starting to use FAME), use Option G (Modify FAME Generated 
  311.       Publisher Summary Data) to manually enter this data. 
  312.  
  313.       The program also sets an indicator associated with each publisher to 
  314.       indicate if any poems are outstanding or published with respect to the 
  315.       publisher. 
  316.       
  317.       3.2  Poem Data (Options A and B)
  318.       
  319.       A new poem is entered using option A.  You can enter up to 60 letters 
  320.       for the name of the poem.  After you enter the name of a poem, the 
  321.       program will cue you to enter the date(s) it was initially written.  
  322.       You can put in two dates if you want, a beginning date and an end 
  323.       date if the poem was written over an extended period of time.  You 
  324.       then can put in the dates for up to 5 revisions of the poem. 
  325.  
  326.                                       5.
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.       Use Option B to change the name of a poem, the dates it was written, 
  335.       or to add the date of a new revision (up to 5).  Option B also is 
  336.       used to delete a poem from the database.  Before deleting the 
  337.       selected poem, the program asks for confirmation on whether to 
  338.       proceed. 
  339.       
  340.       3.3  Publisher Data (Options C and D)
  341.       
  342.       A new publisher is entered using Option C.  You can enter up to 60 
  343.       letters for the name of the publisher.  After you enter the 
  344.       publisher's name, the program will cue you to enter additional data.  
  345.       This includes whether or not the publisher accepts simultaneous 
  346.       submission, comments about the publisher, a contact at the publisher, 
  347.       and the publisher's address.  In addition, if you specified any 
  348.       publisher categories during initialization, you can assign any of 
  349.       these to the publisher you are entering.  
  350.       
  351.       If you do not enter the name of a contact at the publisher, letters 
  352.       the program writes for you (Query Z) will be addressed "Dear 
  353.       Editor."  However, if you enter a contact and you want to have the 
  354.       FAME program write letters, you must follow the following format.  
  355.       You must start with "Mr.", "Mrs.", "Ms.", or "Mr. or Ms." and use a 
  356.       first name or at least an initial.  If you know a title of the 
  357.       contact (e.g. editor, poetry editor), put a semicolon after the name 
  358.       and then add the title.  When using Option Z to print a letter (see 
  359.       Section 4.0), the title will be suppressed in the salutation but 
  360.       included in the address.  For example, "Mr. or Ms. T. Jones; Poetry 
  361.       Editor" will be printed as "T. Jones, Poetry Editor" in the address 
  362.       on the letter (note the comma instead of the semicolon), and as "Dear 
  363.       Mr. or Ms. T. Jones" in the salutation.   
  364.       
  365.       Use Option D to change the name of a publisher or the data associated 
  366.       with it (i.e. if it accepts simultaneous submissions, contact, 
  367.       comments, address, and associated publisher categories).  Option F 
  368.       also is used to delete a publisher from the database.  Before 
  369.       deleting the selected publisher, the program asks for confirmation on 
  370.       whether to proceed. 
  371.                             
  372.       3.4  Status Updates (Option E)
  373.  
  374.       Option E is used to change the status of a poem with respect to a 
  375.       publisher, the associated date, or the associated revision number 
  376.       of the poem.  (Certain status updates will occur automatically 
  377.       when using Option Z to generate certain submission and withdrawal 
  378.       letters.)  When you change the status, the date you enter the data 
  379.       (i.e. that day's date) is automatically associated with that 
  380.       status (except for the status of "Not Submitted" which has no 
  381.       associated date).  If for some reason you want a different date, 
  382.       use this option again to change the date. 
  383.     
  384.       The program will offer you congratulations when you change the status 
  385.       of a poem to either "Accepted" or "Published", flash the opening 
  386.       screen star, and play a little music. 
  387.  
  388.       Each status expect for Not Submitted has associated with it a 
  389.       revision number of the poem or indicates that the status applies 
  390.       to the original version of the poem.  When you change the status 
  391.       
  392.                                         6.
  393.       
  394.       
  395.       
  396.       
  397.       
  398.       
  399.       
  400.       from Not Submitted to one of the other statuses, the program 
  401.       checks to see if there are revisions to the poem.  If so, it 
  402.       associates the latest revision with the status.  (If that is not 
  403.       correct, you can change the revision number as described below.)  
  404.       From then on, if the status changes, that revision number or 
  405.       "original" if not a revision is associated with the new status.  If 
  406.       there is at least one revision of a poem, Option E also lets you 
  407.       change the revision number associated with the status.  
  408.  
  409.       3.5  Reminders (Option F)
  410.  
  411.       This option allows you to edit and display "reminders".  FAME has an 
  412.       auxiliary database for up to 20 "reminders".  Each reminder can have 
  413.       an associated date (not required) and up to 60 characters of text.  
  414.       The reminders are sorted by date, with those with no dates put at the 
  415.       end.  You can use the reminders for things like upcoming contests.  
  416.       If there are any reminders in the database, they will be shown before 
  417.       the main menu when you start the program.  Selecting Option F will 
  418.       bring up another menu that will allow you to add, change, delete, or 
  419.       display reminders. 
  420.       
  421.       3.6  Modifying FAME Generated Publisher Data (Option G)
  422.  
  423.       Selection this option brings up the submenu shown in table 3.  These 
  424.       suboptions are only needed to correct problems or to enter data, e.g. 
  425.       delay data, relating to events before FAME was used. 
  426.       _____________________________________________________________________ 
  427.  
  428.                                      Table 3
  429.                                   Option \ Menu
  430.  
  431.       DATA TO ENTER OR CHANGE
  432.  
  433.          A --- Date of Last Submission to a Publisher
  434.          B --- Date of Last Reply From a Publisher
  435.          C --- Delay From Submission to Last Response For Selected Publisher
  436.          D --- Last Delay From Acceptance to Publication for Selected Publisher
  437.          Esc Key - Exit to Main Menu
  438.  
  439.       ENTER LETTER OF CHOICE
  440.       ---------------------------------------------------------------------
  441.        
  442.       4.0  QUERIES
  443.  
  444.       4.1  General
  445.  
  446.       The FAME program has an established series of queries that allows you 
  447.       to interact with your database (Options H through Z and 1).  All the 
  448.       queries except T, W, Z, and 1 have both a screen and a printer 
  449.       version.  The letter for the print version option appears after the 
  450.       "/".  
  451.       
  452.       The symbol "*" is used on displays and printouts to identify 
  453.       publishers who accept simultaneous submissions.  On queries where 
  454.       status is shown, the number of simultaneous submissions of a poem 
  455.       (i.e. the number of publishers for whom the poem is outstanding) is 
  456.       indicated in parenthesis.  The date is included on each printout. 
  457.  
  458.                                         7.
  459.       
  460.       
  461.       
  462.       
  463.       
  464.       Except in query H/I where poems are sorted by the dates they were 
  465.       written, all lists will be in alphabetical order, either in its 
  466.       entirety or in some cases for each status category.  The word "The" 
  467.       at the beginning of a poem or publisher name is ignored in the 
  468.       alphabetizing process. 
  469.       
  470.       4.2  List of Poems (Options H/I and J/K) 
  471.       
  472.       Options H/I and J/K provide a list of all the poems in the database, 
  473.       plus status and date data.  Two lines are provided for each poem 
  474.       containing the following information:  poem name, overall status, the 
  475.       date initially written, and the date of each revision (if 
  476.       applicable).  For query H/I the poems are ordered by the initial 
  477.       date written (oldest to newest).  For query J/K the poems are 
  478.       listed in alphabetical order. 
  479.  
  480.       After the list of poems sorted by year is shown on Option H/I, a 
  481.       summary indicating the number of poems published each year is shown.  
  482.       This summary is compiled using the initial date a poem was written. 
  483.  
  484.       
  485.       4.3  List of Publishers (Option L/M)
  486.  
  487.       After selecting this option, you are given two additional choices.  
  488.       First, if you have defined publisher categories, you are asked if you 
  489.       want to see only those publishers to whom certain categories are 
  490.       assigned.  If you answer "yes", then you are shown the list of 
  491.       publisher categories and asked to choose those of interest.  
  492.       Publishers who have been assigned at least one of the selected 
  493.       categories will then be shown.  The second choice is whether you want 
  494.       the display/printout to include the comments, contact, address, and 
  495.       categories assigned to each publisher shown. 
  496.  
  497.       4.4  Poems Submitted to a Selected Publisher (Option N/O)
  498.  
  499.       This query shows the history of all poems that have a status of 
  500.       other than Not Submitted with respect to a selected publisher.  
  501.       For each of these poems, the name of the poem is shown along with 
  502.       the current status and associated date.  If there are revisions of 
  503.       the poem, the revision associated with the status or "Original", 
  504.       whichever is applicable, is shown following the name of the poem.  
  505.       The poems are listed by status category, with those published 
  506.       shown first, then those accepted, etc., and alphabetically within 
  507.       each status.   
  508.  
  509.       On the first page of the display/printout, the related publisher data 
  510.       is shown.  The related data includes, if available, the following: 
  511.       categories assigned to this publisher, comments, contact, address, 
  512.       date of last submission, date of last response, delay from submission 
  513.       to last response, and delay from last acceptance to publication. 
  514.       If you have written query or withdrawal letters to the selected 
  515.       publisher using Option Z (see sections 4.11.3 and 4.11.4), this is 
  516.       indicated along with the date of the letter.  The data on the query 
  517.       letter about outstanding poems or the associated withdrawal letter 
  518.       because of no response is cleared when you submit a new poem to this 
  519.       publisher (i.e. the next time you enter a status of Outstanding for 
  520.       this publisher).  The data on the query letter about poems accepted 
  521.       but not yet published is cleared the next time you enter a status of 
  522.       Published for a poem with respect to this publisher. 
  523.  
  524.                                         8.
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.       
  530.       
  531.       
  532.       4.5  Publishers That Were Sent Selected Poem (Option P/Q)
  533.  
  534.       This query shows the history of all publishers for whom the status 
  535.       with respect to the selected poem is other than Not Submitted.  For 
  536.       each publisher the current status and associated date is shown.  If 
  537.       there are revisions of the poem, the revision associated with the 
  538.       status or "Original", whichever is applicable, is shown preceding the 
  539.       status.  The publishers are listed by status category, with those 
  540.       whose status with respect to the poem is published shown first, then 
  541.       accepted, etc., and alphabetically within each status.  The date that 
  542.       the poem was initially written and the dates of subsequent revisions 
  543.       (if applicable) is shown on each page of the display/ printout. 
  544.       
  545.       4.6  Summary of Poems for Each Status (Option R/S) 
  546.  
  547.       When this query is selected, you will be shown a subsequent screen 
  548.       listings the 7 possible overall poem statuses and asked to choose the 
  549.       one of interest.  If you select the status "Published", the number of 
  550.       poems that have been published and the total number of poems that 
  551.       have been published or accepted will been shown at the end of the 
  552.       display/printout.  If you select the status "Accepted", the number of 
  553.       poems that have been accepted will be shown at the end of the 
  554.       display/printout.  In addition, if the elapsed time since acceptance 
  555.       is greater than 6 months, the elapsed time also will be shown/printed. 
  556.  
  557.       4.7  Status of Selected Poem for Selected Publisher (Option T)
  558.  
  559.       This query displays the current status and associated date for a 
  560.       selected poem/publisher pair.
  561.  
  562.       4.8  Publishers for Whom Poems Are Outstanding or Published (Option 
  563.       U/V)
  564.  
  565.       This query has two suboptions.  Option A lists the publishers for 
  566.       whom poems are outstanding and the associated dates of the 
  567.       submissions.  If more than 4 months have elapsed since the 
  568.       submission, the elapsed time also will be shown/printed.  You will 
  569.       also be shown if a query letter (Option Z) has been sent and when.  
  570.       
  571.       Option B lists the publishers who have published any of your poems.
  572.        
  573.       4.9  Overall Status Summary (Option W)
  574.  
  575.       This option provides an overall summary of status data.  The display 
  576.       is divided into three parts. (Table 4 shows the display for a sample 
  577.       case where there are 120 poems and 162 publishers in the database.)  
  578.       The first part indicates the total number of poems, and the number in 
  579.       each status or group of statuses.  The second part shows the total 
  580.       number of publishers, how many have published your poems, and how 
  581.       many have outstanding submissions.  The third part shows the date 
  582.       poem/publisher statuses where last updated.  If you have updated the 
  583.       file during this use of the FAME program, the time of the most recent 
  584.       previous update is shown. 
  585.  
  586.       
  587.       
  588.       
  589.       
  590.                                         9.
  591.       
  592.       
  593.       
  594.       
  595.       
  596.       
  597.       
  598.       ______________________________________________________________________
  599.  
  600.                                      Table 4
  601.                               Status Summary Display
  602.       
  603.       O V E R A L L   S T A T U S   S U M M A R Y
  604.  
  605.       TOTAL NUMBER OF POEMS                  120
  606.  
  607.           Poems Published                     30
  608.           Poems Accepted                       9
  609.           Poems Still Outstanding             33
  610.           Poems Rejected/No Response          35
  611.           Poems Never Submitted               13
  612.  
  613.       TOTAL NUMBER OF PUBLISHERS             162
  614.  
  615.           Number Who Have Published Poems     19
  616.           Number With Outstanding Poems       17
  617.  
  618.       LAST STATUS UPDATE              02-22-1991
  619.  
  620.            Press any key to continue
  621.       _______________________________________________________________________
  622.       
  623.       4.10  Candidate Poems and Publishers (Option X/Y)
  624.  
  625.       Query X/Y has two suboptions.  The first tells you which poems are 
  626.       available for submission to a particular publisher, avoiding 
  627.       duplication or unauthorized simultaneous submissions.  The query 
  628.       provides a list of all poems that are not outstanding to another 
  629.       publisher nor have been submitted previously to this one.  For 
  630.       publishers who accept simultaneous submissions, the list also 
  631.       includes poems that are outstanding only to publishers accepting 
  632.       simultaneous submissions. 
  633.  
  634.       On the first page of the display/printout, the related publisher data 
  635.       is shown.  The related data includes, if available, the following: 
  636.       categories assigned to this publisher, comments, contact, address, 
  637.       date of last submission, date of last response, delay from submission 
  638.       to last response, and delay from last acceptance to publication. 
  639.       
  640.       The second X/Y suboption identifies candidate publishers to whom you 
  641.       can submit a poem.  You have the option of filtering the list based 
  642.       on publisher categories that you select from the list available.  The 
  643.       date the poem was written and the dates of any revisions, if any, are 
  644.       shown.
  645.       
  646.       4.11  Letters
  647.  
  648.       Option Z allows you to generate 4 types of letters.  The screen that 
  649.       appears when you select this option is shown in table 5.  The letters 
  650.       can either be printed or written as an ASCII file that you can 
  651.       personalize with your word processor.  The first option before the 
  652.       slash will create an ASCII file of the letter, the option after the 
  653.       slash prints the letter.  The name of the ASCII will be A.n where "A" 
  654.       is SUBMIT for option A/B, WITHDRAW for option C/D, QUERY for option 
  655.             
  656.                                        10.
  657.       
  658.       
  659.       
  660.       
  661.       
  662.       
  663.       
  664.       ----------------------------------------------------------------------
  665.                                      Table 5
  666.                                   Option Z Menu
  667.       
  668.       OPTIONS (ASCII File Option Listed First, Print Option after /)
  669.           A/B - Letter Submitting Poems
  670.           C/D - Letter Withdrawing Poems Published Elsewhere
  671.           E/F - Query Letter or Withdrawal Letter Because of No Response
  672.           G/H - Query Letter for accepted Poem Still Not Published
  673.       Esc Key - Return to Main Menu
  674.  
  675.       Enter Letter of Option
  676.       ______________________________________________________________________
  677.       
  678.       E/F, and WHENPUB for option G/H.  The extension "n" is the internal 
  679.       number the program maintains for that publisher (0 to 161).  You will 
  680.       be shown the name of the file so you can make a note of it.  Your 
  681.       name, address, and signature block (as entered using FAMEI) and the 
  682.       name and address of the publisher are placed in the appropriate parts 
  683.       of the letter.  
  684.       
  685.       The FAME program does not select the printing mode for dot matrix 
  686.       printers.  For letters, manually select the NLQ mode on your dot 
  687.       matrix printer when you are cued to line up the paper; for query 
  688.       printouts you probably will want to select manually the draft mode. 
  689.       
  690.       If you have problems printing bold when you running FAME, use the 
  691.       FAMEI program to change your choice to "quotes."  (If you are 
  692.       creating an ASCII file, quotes are automatically used even if you 
  693.       selected "Bold" during initialization.) 
  694.  
  695.       4.11.1  Submittal Letter
  696.  
  697.       The first option (A/B) under Query Z allows you to generate a 
  698.       submittal letter to a selected publisher.  You will be asked to 
  699.       identify the poem(s) that you are submitting.  They will be included 
  700.       in the text of the letter, and the database will be automatically 
  701.       updated to indicate their status with respect to this publisher is 
  702.       "Outstanding" as of today's date.  If applicable, a statement is 
  703.       added to indicate it is a simultaneous submission.   
  704.             
  705.       The submittal letter can be tailored by having a paragraph inserted 
  706.       about your successes to date.  The paragraph must be in ASCII format 
  707.       and in a file called LETTER.TXT that has been placed in the same 
  708.       directory as the FAME data files.  A sample paragraph is shown in 
  709.       table 6.  A number of standard word processor/editor programs can be 
  710.       used to create this ASCII file. 
  711.       
  712.       ------------------------------------------------------------------
  713.                                      Table 6
  714.                                  Sample Paragraph
  715.  
  716.       My poems have appeared in |Poetry|, |The Paris Review|, |The 
  717.       New Statesman|, |The Anthology of Magazine Verse Yearbook of 
  718.       American Poetry|, and various other magazines.  I have 
  719.       forthcoming work in |Crosscurrents|, |Raccoon|, and several 
  720.       anthologies. 
  721.       ------------------------------------------------------------------
  722.                                        11.
  723.  
  724.       
  725.       
  726.       
  727.       
  728.       
  729.       
  730.       You will notice the symbol |.  When you run the FAMEI program, you 
  731.       will be asked if you want to bold the names of publications or insert 
  732.       them in quotes.  The symbol | is used to indicate the beginning and 
  733.       end of the bolding you want used in the paragraph.  If you do not 
  734.       want to bold the names of publications, then this symbol is not 
  735.       required; use quotes in the normal way.  When using option Z, if you 
  736.       choose to create an ASCII file of the letter rather than print the 
  737.       letter, quotes will be used in the letter ASCII file in place of the | 
  738.       symbol. 
  739.        
  740.       You do not have to worry about margins in the paragraph you are 
  741.       adding.  The FAME program will make them consistent with the rest of 
  742.       the letter.          
  743.       
  744.       4.11.2. Withdrawal Letter For Simultaneously Submitted Poems 
  745.       Published Elsewhere 
  746.                   
  747.       The second option under Query Z (C/D) will generate a letter 
  748.       withdrawing one or more poems because they have been accepted by 
  749.       another publisher.  First you enter all the poems that have just been 
  750.       published.   FAME then will identify for you each publisher, one at a 
  751.       time in alphabetical order, to whom one or more of those poems is 
  752.       outstanding.  You will be asked each time if you want to send that 
  753.       publisher a withdrawal letter.  If you answer "yes", the first part 
  754.       of the letter withdrawing the subset of recently published poems that 
  755.       previously had been submitted to that publisher will be written.  You 
  756.       will next be told how many poems are still outstanding to the 
  757.       publisher, and asked if you want to submit additional poems as 
  758.       replacements.  If so, you will be given the option of viewing 
  759.       candidate poems.  If you choose this option, the program will switch 
  760.       to option X, show you the candidate poems, and then switch back to 
  761.       Option Z to let you finish the letter.  You then will be asked to 
  762.       enter the additional poems that you want to submit (if any).  The 
  763.       status of all poems you withdrawn and any new ones you submit will be 
  764.       changed in the database to reflect their new status. 
  765.       
  766.       4.11.3  Query or Withdrawal Letter Because of "No Response"
  767.  
  768.       This query (E/F) under Option Z will show you the date that poems were 
  769.       submitted and will tell you if you have already sent a query letter 
  770.       using this option (and the date of the query letter.)  You then can 
  771.       choose to send a query letter asking the status of the submission 
  772.       because no response has been received, send another query letter (if 
  773.       one was previously sent), or withdraw the poems.  If you choose to 
  774.       send a query letter and have already sent one, this fact and the date 
  775.       of that letter will be included in the letter.  If you decide it send 
  776.       a withdrawal letter, the status of all poems to this publisher will be 
  777.       changed to "Withdrawn". 
  778.       
  779.       4.11.4  Query About Accepted Poems Still Not Published 
  780.  
  781.       This query (G/H) will generate a letter asking about a poem(s) that was 
  782.       accepted by the publisher but has not been published by the expected 
  783.       date.  This query will show you the date that poem(s) were accepted 
  784.       and will tell you if you have already sent a query letter using this 
  785.       option (and the date of the query letter.)  You then can choose to 
  786.       send a query letter asking when the poem(s) will be published or a 
  787.       another query letter if one was previously sent using this query.
  788.       
  789.                                        12.
  790.       
  791.       
  792.       
  793.       
  794.       
  795.  
  796.       4.12  Publisher Label File (Option 1)
  797.       
  798.       The option allows you to create an ASCII file containing each 
  799.       publisher's name, contact, and address.  This file is in the format 
  800.       that can be used by a number of standard programs to print labels.  
  801.       Beacause of the was commas are treated in these type of programs (i.e. 
  802.       to separate data fields), any commas in the address data are replaced 
  803.       by blanks in the created file.  The name of the file is ADDRESS.DAT. 
  804.       
  805.       
  806.       5.0  AUTHORIZATION TO USE FAME
  807.             
  808.       The FAME program is shareware.  The FAME Program disk includes the 
  809.       FAME.EXE program, the FAMEI.EXE program, this README file, a NEW file 
  810.       summarizing improvements, and the CONV5-1.EXE and CONV6-0.EXE programs 
  811.       needed to convert files used with older versions of FAME.  Both the 
  812.       FAME program and this documentation are copyrighted by the author.  
  813.       FAME is intended for your private, noncommercial use only.  You may 
  814.       make copies of the FAME files and the associated documentation file 
  815.       for your own use, and may copy the files for others. 
  816.       
  817.       I do not warrant that the documentation is correct, nor that the 
  818.       program operates as indicated.  Your use the program at your own 
  819.       risk.  I will not be liable for any damages of any kind sustained 
  820.       through the use of this program.  By using the program, you agree to 
  821.       these conditions. 
  822.       
  823.       If you use the program, please send $15 to: 
  824.                              A. Stone
  825.                              10 Nancy Lane
  826.                              Framingham, MA 01701
  827.       If you do, we will keep you posted on future updates.   Indicate 
  828.       which version of the FAME program you are using and the type floppy 
  829.       you require. 
  830.  
  831.       We welcome any suggestions for additional features. 
  832.            
  833.       Good luck in your career!   
  834.       
  835.       
  836.       
  837.       
  838.       
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.       
  845.       
  846.       
  847.       
  848.       
  849.       
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.                                         13.
  855.