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Text File | 1992-11-05 | 44.4 KB | 903 lines

CTO SOFTWARE GMBH KASSENBUCH 2.o (c)HD CTO Seite Inhaltsverzeichnis 1> Einführung 2 a. Installation und Systemvorraussetzung2 b. Gelieferte Dateien4 c. Start des Programms 5 2> Hauptmenüpunkt Kassenbuch 7 Funktionen 9 a. Hilfe (F1) 9 b. Ordnen (F2) 10 c. Suchen (F3) 10 d. Neu (F5)11 e. Summe (F7) 13 f. Löschen (F8) 14 i. Druck (F9) Ausdruck der Kassenbuchseiten.17 j. Calc (F10) 17 k. Enter 17 l. Filter an/aus (Alt F1/F2) 18 m. Filterliste (F4) 19 o. Escape 19 3> Voreinstellungen19 a> Steuersätze. 20 b> Der Kontenplan 20 c> Druckerauswahl 22 d> Farbauswahl-Systemdaten25 4> Statistik (Graphische Darstellung) 27 5> Reorganisation 27 6> Integrierte Adressverwaltung 28 7> Datensicherung 29 1> Einführung Das Programm CTO-KASSE 2.o bietet die Möglichkeit der komfortablen Verwaltung von bis zu 9 Kassenbüchern gleichzeitig. Dabei sind Bildschirmaufbau und Ausdrucke stark an ein herkömmliches Kassenbuch angelehnt, was die Bedienung des Programmes leicht erlernbar macht. Das Programm verwaltet beliebig viele Eingaben. Jederzeit können alle Eingaben korrigiert werden. Ausdruck und Saldenberechnung halten Sie jeweils auf dem aktuellen Stand. Über 70 Druckertreiber werden zur Auswahl mitgliefert. Schnittstellen zu weiteren CTO-Programmen. EHO-Plus Fakturierung 2.o2: Eine Schnittstelle zu den Adresstammdaten unserer um- fangreichen Fakturierung CTO EHO PLUS 2.o ist integriert. FIBU 2.o: Datenübernahme aller Daten aller 9 Kassenbücher in unsere leistungsfähige Finanzbuchhaltung Version 2.o ist problemlos und selektiv jederzeit möglich. CTO EA5 Einnahmen - Ausgabenüberschußrechnung: Zugriff auf Kontenplan der CTOEA 5.o automatisch integriert. a. Installation und Systemvorraussetzung Das Programm wird in archivierter und komprimierter Form auf Diskette geliefert. Auf der Festplatte, die Sie bei der Installation bestimmen, wird es automatisch in einem Verzeichnis \CTOKASSE entpackt. Eine Installation auf Diskette ist nicht möglich! Alle DOS Betriebssystemversionen ab Version 2.1 und ein interner Arbeitsspeicher mit 640 KBYTE sind ausreichende Vorraussetzung für das Programm. Ihre Datei CONFIG.SYS sollte folgende Werte/Befehle aufweisen: Files=30 Buffers=30 Vermeiden Sie die Befehle FASTOPEN STACKS FCBS SHARE Legen Sie die gelieferte Diskette in Laufwerk A> und aktivieren Sie dieses über den Befehl A: Befehlen Sie dann: Diskcopy a: a: um eine Sicherheitskopie der Originaldiskette zu erstellen. Befehlen Sie dann: A>START (Sie erhalten eine Textinformation). Die eigentliche Installation erfolgt über den Befehl A>INSTALL C: (D:)... . Nach der Installation kann das Programm über den Befehl Kasse gestartet werden. Achtung: Benutzer unserer Programme FIBU 2.o, CTO-EA 5.0 und EHO plus müssen das Programm auf der gleichen Festplatte installieren, die auch für die anderen Programme genutzt wird, um mit der Datenschnittstelle arbeiten zu können. b. Gelieferte Dateien Über die Installation werden automatisch auf der von Ihnen benannten Festplatte folgende Verzeichnisse und Dateien installiert. Inhaltsverzeichnis von C:\CTOKASSE Hier befinden sich das Programm, die Hilfe- und Druckerdaten und die interne Adressverwaltung. DRUCKER DBF 37579 12.08.92 12.00 HILFKASS DBF 831 14.09.92 12.29 HILFKASS DBT 19986 14.09.92 12.29 HILFKASS NTX 2048 11.09.92 12.16 KASSE EXE 271955 11.09.92 12.27 TEMPEA DBF 505 10.09.92 13.35 EADRESS DBF 643 11.09.92 12.16 ADNAM NTX 2048 11.09.92 12.16 ADPOST NTX 2048 11.09.92 12.16 ADKENN NTX 2048 11.09.92 12.16 ADORT NTX 2048 11.09.92 12.16 ADDEBI NTX 2048 11.09.92 12.16 FILTER DBF 67 11.09.92 12.16 KASSE EXE 280147 11.09.92 13.35 Unterhalb dieses zentralen Verzeichnisses werden für die Kassendaten, entsprechend der Jahresangaben Verzeichnisse angelegt. Die gelieferten Datenbanken, hier am Beispiel der Daten des Jahres 1992: Die Jahresdaten werden jeweils automatisch bei Anwahl des Jahres vom Programm erzeugt, Inhaltsverzeichnis von C:\CTOKASSE\1992 TEMPEA DBF ST DBF GEGENKTO DBF DATEI1 DBF 1. Kassenbuch DATEI2 DBF 2. Kassenbuch DATEI3 DBF DATEI4 DBF DATEI5 DBF DATEI6 DBF DATEI7 DBF DATEI8 DBF DATEI9 DBF EAKL DBF Indexdaten: KONTO NTX : D1DAT NTX : D1BEL NTX : D1TEXT NTX : D1PER D2DAT NTX : D2BEL NTX : D2TEXT NTX : D2PER NTX : D3DAT D3BEL NTX : D3TEXT NTX : D3PER NTX : D4DAT NTX : D4BEL D4TEXT NTX : D4PER NTX : D5DAT NTX : D5BEL NTX : D5TEXT D5PER NTX : D6DAT NTX : D6BEL NTX : D6TEXT NTX : D6PER D7DAT NTX : D7BEL NTX : D7TEXT NTX : D7PER NTX : D8DAT D8BEL NTX : D8TEXT NTX : D8PER NTX : D9DAT NTX : D9BEL D9TEXT NTX : D9PER NTX Die Memorydaten CTOKASSE MEM 1648 c. Start des Programms Nach der Installation auf der Festplatte wird das Programm aus dem Grundverzeichnis über den Befehl: KASSE gestartet. Es besteht jeweils die Auswahlmöglichkeit von 9 Kassenbüchern.Nach Anwahl, - markieren Sie die zu öffnende Kasse mit dem Cursorbalken und wählen Sie diese mit Enter-, werden die Daten geladen.- +--------------------------------------+ | NR BEZ | |--------------------------------------| | 1 | Kassebuch 1992 CTO GmbH | | 2 | Kasse 2 (Porto) | | 3 | | | 4 | | | 5 | | | 6 | | | 7 | | | 8 | | | 9 | Kasse Nr. 9 | +--------------------------------------+ F8 = Kontenbezeichnungen drucken Enter = Konto bearbeiten F10= Geldkonten benennen ESC = Zurück Der erste Bildschirm des Programms fragt Sie nach dem Bearbeitungsjahr. Angaben von 1991-1999 werden akzeptiert. Vorgeschlagen wird dabei jeweils das aktuelle Jahr. Übergeben Sie das Jahr mit Enter. Danach gelangen Sie ins Hauptmenü des Programms. +++++++++++---------------------------------------------------------++++++++++++ ++++++++++| Kassenbuch Version 2.0 (c) HD 92 |+++++++++++ ++++++++++| (c) CTO Software GmbH 51 Aachen Alexianergraben 9 |+++++++++++ +++++++++++---------------------------------------------------------++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++++-------------------------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++| |+++++++++++++++++| Datum : 14.09.1992 |+++ ++++| |+++++++++++++++++| Zeit : 13:01:23 |+++ ++++| 1 Kassenbuch |+++++++++++++++++| Beginn : 13:01:19 |+++ ++++| 2 Voreinstellungen |+++++++++++++++++| aktives Arbeitsjahr: |+++ ++++| 3 Statistik |+++++++++++++++++| 1992 |+++ ++++| 4 Reorganisation |+++++++++++++++++| Arbeitsdauer: 00:00:04 |+++ ++++| 5 EHO Adressen |+++++++++++++++++| Festspeicher: 59830272 |+++ ++++| 6 Jahreswechsel |+++++++++++++++++| Drucker : On Line |+++ ++++| |+++++++++++++++++| F1=Hilfe CTRL-F10=Notiz |+++ ++++| |+++++++++++++++++| Ram frei: 312.000 |+++ +++++-------ESC Ende----------+++++++++++++++++++---------------------------++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Die Anwahl der Menüpunkte erfolgt über Zahlenangabe oder durch markieren (Pfeiltasten) und Betätigen der Entertaste. Überall im Programmm können Sie Hilfstext abrufen, wenn Sie die Funktionstaste F1 betätigen. Bevor Sie Daten erfassen, sollten Sie innerhalb des Menüpunktes Voreinstellung dem Programm mitteilen, welchen Druckertreiber Sie nutzen wollen und ob Sie den programminternen Kontenplan (4 stellige Kontonummern) oder den Datevkontenplan SKRo3 nutzen wollen. FIBU -Besitzer werden auf jedenfall den Datevkontenrahmene nutzen! (s. Kapitel Voreinstellung) 2> Hauptmenüpunkt Kassenbuch Das Kassenbuch ist sowohl in der Bildschirmübersicht, als auch als auch in den Ausdrucken an ein herkömmliches Kassenbuch angelehnt. Unter diesem wichtigen Menüpukt werden praktisch alle laufenden Eingaben getätigt, der aktuelle Zeilenbestand angezeigt oder falsch eingegebene Zeilen nachträglich korrigiert. Der Bildschirmaufbau in der Erfassungsliste Die Buchungsabteilung Konto: Kassebuch 1992 CTO GmbH Saldo (Jahr) 651.00 1 +------------------------------------------------------------------------------+ | DATUM BELEG TEXT SOLL HABEN St Konto | |------------------------------------------------------------------------------| | 01.07.1992 | | Übertrag | 940.63 | 0.00 | 0 | | | 01.07.1992 | 478 | Kopien | 0.00 | 10.96 | 1 | S49310 | | 02.07.1992 | 479 | Test Software | 0.00 | 19.80 | 0 | S49400 | | 03.07.1992 | 915957 | Klein + Becke | 24.00 | 0.00 | 0 | D12011 | | 03.07.1992 | 915975 | Orthopädietec | 177.00 | 0.00 | 0 | D12015 | | 03.07.1992 | 480 | Kopien | 0.00 | 14.26 | 1 | S49310 | | 03.07.1992 | 481 | Blumen | 0.00 | 36.00 | 2 | S46400 | | 04.07.1992 | 482 | Geschäftsesse | 0.00 | 70.50 | 1 | S46500 | | 04.07.1992 | 483 | Bürobedarf | 0.00 | 7.80 | 1 | S49300 | | 06.07.1992 | 916005 | Hartl | 249.00 | 0.00 | 0 | D12008 | | 06.07.1992 | 484 | Kaffee | 0.00 | 6.89 | 2 | S46400 | +------------------TAB = TASTATURFUNKTIONEN ESC = ABBRUCH-------------------+ 2 +------------------------------------------------------------------------------+ |DATUM BELEG TEXT Periode Steuer | |03.07.1992 915975 Orthopädietechnik 7 0.00 | +------------------------------------------------------------------------------+ 3 +J-Saldo (+EB-Wert) J-SOLL J-HABEN--++J-Saldo (+EB-Wert) J-SOLL J-HABEN---+ | 4558.11 180024.88 177839.33 || 160.00 11993.55 11873.55 | +Bank 1 ---------------------------++O Kunden -----------------------------+ Die Bildschirmanzeige ist in drei Bereiche unterteilt. Der obere Rahmen enthält alle bisher eingegeben Buchungssätze. Mit den Cur- sortasten (Pfeiltasten) können Sie den Markierungsbalken durch die Erfassungszeilen und -spalten dieses Rahmens bewegen. Der Cursorbalken kann über die äußere rechte Spalte "Konto" hinaus in drei weitere Spalten verschoben werden. Die Ursache für diesen "immaginären Bildschirm" liegt darin, daß bei sinnvoller Schriftgröße die normale Bidschirmbreite nicht ausreicht, um für alle notwendigen Spalten ausreichend Platz zu bieten. Nach der Erstinstallation des Programmes ist dieser Rahmen selbstverständlich leer. Im mittleren Rahmen wird der jeweils mit dem Cursorbalken markierte Datensatz auch mit den Angaben, die außerhalb des Bildbereiches liegen angezeigt oder Sie erhalten dort Informationen zu bestimmten Eingaben. Diese Anzeige beinhaltet auch die Periode und den Steuerbetrag, die sich im oberen Rahmen in der rechten Bildschirmhälfte befinden. Auf diesem Wege sind also alle Spalteneinträge einer Zeile gleichzeitig auf dem Bildschirm sichtbar. Im unteren Bildschirmrahmen werden bei Besitz der CTO-Fibu 2.o, die entsprechend auch in der Voreinstellung aktiviert ist, die jeweiligen Konten der markierten Zeile eingeblendet oder über TAB (Tabulatortaste) eine Information der in diesem Programmteil zur Verfügung stehenden Funktionen eingeblendet, die auch ohne vorheriges Einblenden abrufbar sind. 3 +------------------------------------------------------------------------------+ |F1=>Hilfe F2=>ordnen F3=>Suchen F5=>Neu F7=>Summe F8=>löschen F9=>Druck | |F10=>Calc Enter=>ändern ALT F1/2=>Filter an/aus Alt F4=>Filterliste ESC=>Ende | +------------------------------------------------------------------------------+ Funktionen Über die F-Tasten ihrer Tastatur können innerhalb der Liste verschiedene Operationen durchgeführt werden. a. Hilfe (F1) Wie auch in allen anderen Programmteilen, stehen zu annähernd jedem Bild ein Hilfe-Fenster zur Verfügung. In diesen Fenstern sind bereits umfangreiche Hilfstexte enthalten. Die Texte sind jedoch editierbar, so daß es prinzipiel auch möglich ist, sich nach eigener Erfahrung Texte zu erstellen bzw. diese nach und nach zu ergänzen. Nach jeder Änderung muß der Text mit der Tastenkombination "CTRL" + "W" gesichert werden. Wurde der Text nur aufgerufen und nicht geändert, kann das Fenster mit "ESCAPE" geschlossen werden. b. Ordnen (F2) Mit dieser Funktion kann die Zeilenübersicht im oberen Rahmen nach verschiedenen Kriterien geordnet werden. Zur Verfügung stehen eine Ordnung nach Datum, Beleg, Text und Periode. Wird die Funktion nicht benutzt, so ist die Zeilenübersicht nach Datum geordnet. Eine Änderung der Ordnung wird durch mehrmaliges Betätigen der Taste erreicht. Das jeweilige Ordnungsfeld wird in der Informationszeile am Bildschirm angezeigt. c. Suchen (F3) Abhängig von der gewählten Ordnung, kann mit Hilfe dieser Funktion nach einer bestimmten Angabe gesucht werden. Ist die Zeilenübersicht z.B. nach Beleg geordnet, so kann über die Funktion nach einer bestimmten Belegnummer gesucht werden. Nach Eingabe des Suchbegriffs wird der Suchvorgang mit der Entertaste ausgelöst. Beispiel: Es soll nach der Zeile mit der Belegnummer 001 gesucht werden. Betätigen Sie die Taste "F2" so oft, bis im rechten unteren Bidschirmteil die Meldung "geordnet nach Beleg" erscheint. Dann aktivieren Sie mit der Taste "F3" die Suchfunktion. In das Eingabefeld tragen Sie nun "001" ein und bestätigen mit "Enter". Der Cursorbalken springt dann im oberen Rahmen auf die gesuchte Zeile. Die Suche erfolgt auch bei vielen Buchungen innerhalb max. 2 Sekunden. Achtung: Der Suchbegriff muß genau der gesuchten Bezeichnung entsprechen auch Groß- und Kleinschreibung ist relevant. d. Neu (F5) Bereits eingegebene Zeilen können zwar im oberen Rahmen geändert oder gelöscht werden, die Eingabe von neuen Zeilen ist allerdings nur über die Funktion "F5" möglich. Mit dieser Taste wird eine Eingabemaske aktiviert, die alle nötigen Angaben zur Erstellung einer Kassenbuchzeile abfragt. In der Eingabemaske kann mit den Cursortasten zwischen den Eingabefeldern hin- und hergesprungen werden. Falls Ihre Buchführung von einem Steuerberater erledigt wird, können Sie freilich auf die Eingabe einer Kontonummer verzichten. Nutzer des vierstelligen internen Kontenrahmens richten dann nur ein Konto 0 = "DUMMY Konto" ein. Führen Sie selbst Buch, oder arbeiten mit den CTO-Programmen EHO, EA oder Fibu zusammen, so ist die Angabe einer Kontonummer eine zwingende Notwendigkeit, damit diese Daten automatisch übernommen werden können. Ein Buchungsbeispiel: Sie möchten den Beleg über den Einkauf von Büromaterial in die Kasse eingeben. Betätigen Sie die Taste "F5". Es erscheint die Eingabemaske auf dem Bildschirm. Geben Sie nun das Datum des Beleges ein. Als Belegnummer wählen Sie die nächste freie Nummer aus einem eigens für das Kassenbuch angelegten Nummernkreis. Sinnvoll etwa ist eine dreistellige Nummer beginnend mit "001". Als Text genügt die allge- meine Bezeichnung "Büromaterial". Da es sich um eine Ausgabe aus der Kasse handelt überspringen Sie das Feld "SOLL" und geben den Bruttobetrag Ihres Beleges in das Feld "HABEN" ein. Im allgemeinen unterliegt Büromaterial einer Umsatzsteuer von 14%. Im Feld "St" machen Sie also die Angabe "1" für Umsatzsteuer 14% (siehe Voreinstellungen). Als Periodenangabe wird immer der Monat (oder das Quartal) gewählt, in dem der Aufwand oder der Ertrag geltend gemacht werden soll. Bei Barquittungen richtet sich diese Angabe in der Regel nach dem Belegdatum. Schließlich kann die Kontonummer des entspechenden Aufwandskontos (z.B. S49300, SKR 03) in das Feld "Konto" geschrieben werden. Falls das von Ihnen benannte Konto nicht im Kontenplan der CTO FIBU 2.o vorhanden ist erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Beachten Sie dann, daß bei Übernahme der Kassenbuchungen in die Fibu, Sie dieses Konto vor dem Buchen einrichten müssen. (Die Fibu wird Sie sonst entsprechend mahnen.) Die Angabe einer Kontonummer ist, auch wenn Sie nicht mit dem CTO-Programmen Fibu zusammenarbeiten, sinnvoll, da die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung eine Kontierung von Kassenposten notwendig macht. Nach Bestätigen der Eingaben mit "Enter" befindet sich nun eine neue Zeile in der Kassenbuchübersicht. Die beim Erfassen jeweils zuletzt eingegebenen Angaben zu den Einträgen: DATUM, BELEG und TEXT werden wiederholt, was zu einer wesentlich schnelleren Eingabe führt. e. Summe (F7) Die Taste "F7" hat die Funkion, dem Anwender eine schnelle Übersicht über die Monatsumsätze der jeweiligen Kasse zu verschaffen. Hierbei kann eine Periode (sinnvoll ist die aktuelle) zu einer detailierteren Anzeige ausgewählt werden. Diese Periodenangabe wird nach Betätigen der Taste "F7" abgefragt. Im nun folgenden Bild ist an oberster Stelle der kummulierte Periodensaldo (Jahressaldo) zu sehen. Der Bildschirm nach Anwahl F7 Summenübersicht Saldo (Jahr) 861.54 +----------------------------------------------------+ | Periode Einzel Gesamt | | 1 0.00 0.00 | | 2 0.00 0.00 | | 3 0.00 0.00 | | 4 0.00 0.00 | | 5 0.00 0.00 | | 6 0.00 0.00 | | 7 887.67 887.67 | | 8 -851.73 35.94 | | 9 825.49 861.43 | | 10 0.11 861.54 | | 11 0.00 861.54 | | 12 0.00 861.54 | +----------------------------------------------------+ +Periode:---10-----------------------------------------------------------------+ | SOLL HABEN Saldo Steuer J-Saldo: 10| | 808.00 807.89 0.11 -68.39 861.54 | +------------------------------------------------------------------------------+ Angezeigt werden die aufgelaufenen Monatssalden (Gesamt) aller Perioden. Weiterhin die Angaben der gewählten Periode. Dort kann die Summe der Soll- und Habenbewegungen, der Monatssaldo, die Summe der Umsatzsteuer und der aufgelaufene Periodensaldo abgelesen werden. f. Löschen (F8) Das Betätigen dieser Taste löscht im oberen Rahmen mit dem Cursorbalken markierte Zeilen. Gelöscht werden können grundsätzlich nur Buchungen, die noch nicht in die CTO-FIBU 2.o übernommen wurden. Beaqchten Sie hierzu bitte Angaben zum Feld U (s. unten) Beispiel: Sie möchten die unter Punkt d) erzeugte Zeile über den Kauf von Büromaterial wieder löschen. Markieren Sie dazu diese Zeile mit dem Cursorbalken und drücken Sie die Taste "F8". Die nun erscheinende Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit "T" (Bed.: True=wahr). Damit ist die Zeile in der Kassenbuchübersicht gelöscht. h. Das Feld U und seine Bedeutung: Wird ein Buchungssatz in die Fibu übernommen, erhält der Kassensatz im Feld U die Kennung 9. Damit wird seitens der Fibu ausgeschlossen, daß ein Kassensatz mehrmals in die Fibu übernommen wird. In der Praxis mit unseren Programmen, kann der Anwender Kassenbuchsätze im Feld U auch selbst mit einer Kennung versehen, wenn er die Übernahme in die Fibu verhindern will. Nutzen Sie dazu etwa die Kennung 1, um später nachzuvollziehen, welche Buchungen von der FIBU "gesperrt" und welche Buchungen von Ihnen gesperrt wurden. Ein Beispeil: Sie haben über die EHO-Plus Fakturierung einen Barverkauf getätigt. Sie haben diesen Vorgang in ihrem Kassenbuch erfaßt. Die Fibu wird diesen Vorfall aus der EHO übernehmen, wenn Sie die Datenübernahme in der Fibu anfordern. Gleichzeitig würde die Fibu aber auch diesen Buchungssatz aus der Kasse übernehmen, falls Sie diese Übernahme anfordern. In diesem Fall also sollten Sie die Übernahme dieses Kassenbuchungssatzes ausschließen, indem Sie eine Ziffer#0 in das Feld U eintragen. Übernommene Kassenbuchungssätze oder mit einer Ziffer im Feld U versehende Buchungssätze können nicht gelöscht oder geändert werden. Falls Sie aber doch eine Änderung - im vollen Bewußtsein Ihres Handelns sozusagen- vornehmen wollen, wird Ihnen das durch eine Manipulation des Kenners U ermöglicht. Die Fibu markiert eine Übernahme im Feld U mit dem Eintrag 9 um eine doppelte Übernahme auszuschließen. Ändern Sie diesen Kenner in 0 wird die Änderungsmöglichkeit der einzelnen Felder freigegeben. Achtung! Der vorher übernommen Buchungsatz in der Fibu erfährt von dieser Manipulation NICHTS! Da dieser übernommen Buchungssatz aber in der Fibu nicht automatisch schon bei der Übernahme gebucht wird, kann (und muß) er auch dort geändert werden. Vergessen Sie nicht die Feldkennung im Feld U nach einer Änderung wieder einzutragen, sonst würde dieser Satz eventuell nochmals in die Fibu übernommen. Betrachten Sie diese Änderungsmöglichkeit bitte als optional und gehen Sie entsprechend sorgfältig damit um. i. Druck (F9) Ausdruck der Kassenbuchseiten. Der Ausdruck richtet sich nach der Periode. Nach Betätigen der Taste "F9" wird die Periode abgefragt. Ausgegeben werden folgende Angaben: DATUM BELEG TEXT EINNAHME(SOLL) AUSGABE(HABEN) STEUERBETRAG KONTO. Es besteht die Möglichkeit den Ausdruck auf bestimmte Tage zu beschränken und die jeweilige Ausgangsseitenzahl des Ausdrucks zu bestimmen, um ein fortlaufende Seitennummerierung auch über verschieden Perioden beibehalten zu können.. j. Calc (F10) Diese Funktion aktiviert einen Taschenrechner mit den vier Grundrechenarten. Der Rechner kann über den Zahlenblock bedient werden. Die Eingabe von Enter oder dem Gleichheitszeichen beendet eine Kettenrechnung. Über den Buchstaben C wird eine Eingabe geCLEARt, gelöscht. k. Enter Wie bereits im Unterpunkt "Bildschirmaufbau" behandelt, können mit Hilfe dieser Taste die Einträge im oberen Bildschirmrahmen, den Spalten auch nachträglich geändert werden. Markieren Sie dazu das Feld, das Sie ändern wollen und öffnenSie es mit Enter, schreiben Sie Ihren Eintrag und übergeben Sie diese wiederum mit der Entertaste. l. Filter an/aus (Alt F1/F2) Diese mächtige Suchmöglichkeit über die Filterfunktion sollte als "Spezialsuche" betrachtet werden. Sie ist nur dann sinnvoll, wenn eine bestimmten Bedingungen entspechende Gruppe von Zeilen gesucht werden soll, oder wenn eine Zeile gesucht wird, von der nur die Kontonummer oder Betrag bekannt sind. Aus verschiedenen Kriterien kann hier eine solche Bedingung zusammengesetzt werden. Der Rechner bringt dann alle Zeilen zur Anzeige, die dieser Bedingung entsprechen. Kriterien sind zum Beispiel "gleich", "größer oder gleich", "kleiner" etc.. Die logische Verknüpfung dieser Teile richtet sich nach den Regeln der Bool'schen Algebra. Klammersetzung ist möglich. Beispiel: Sie suchen eine Zeile, von der nur folgendes bekannt ist: 1. Die Belegnummer ist kleiner als 50 2. Der eingegebene Betrag lautet 105,- 3. Der Betrag steht im Soll oder im Haben 4. Die Kontonummer heißt 900 5. Die Zeile bezog sich auf die Periode 3 Die entsprechende zu formulierende Bedingung lautet dann: Periode gleich 3.00, und Konto gleich 900, und Beleg kleiner 50, und (Soll gleich 105.00 oder Haben gleich 105.00) Ende Der oder die der formulierten Bedingung entsprechenden Sätze werden entsprechend selektiert und dann zur Anzeige gebracht. Dabei können je nach Bedingungslänge und Datenmenge auch längere Wartezeiten entstehen. Ist die Filtersuche einmal begonnen, so kann sie nicht mehr abgebrochen werden. Erst nach erscheinen des Cursorbalkens kann der Filter mit "Alt F2" ausgeschaltet werden. m. Filterliste (F4) Einmal gesetzte Filter werden in einer Liste abgespeichert. Damit kann man sich das erneute Erstellen einer nur leicht geänderten Filterbedingung ersparen. Mit dem Cursorbalken kann nach oben und unten durch die Zeilen im Rahmen "Filterbedingungen" gefahren werden. Markierte Zeilen werden dann mit "Enter" ausgeführt. Ein editieren der Zeilen ist mit der Taste "F10" möglich. Mit "F8" werden markierte Zeilen gelöscht. Betätigen der Taste "Escape" beendet die Funktion "Filterliste". o. Escape Beendet die Bearbeitung des Kassenbuches und man gelangt wieder zurück ins Hauptmenü. 3> Voreinstellungen Zum ordnungsgemäßen Umgang mit dem Programm müssen Sie einige Voreinstellungen vornehmen. a> Steuersätze. Steuersätze werden beim Buchen als Ziffern angegeben. Es stehen insgesamt 9 Ziffern=Steuerkenner zur Verfügung, denen Sie bestimmte Prozentsätze zuordnen. Die Kenner 1-5 rechnen nach der normalen Mehrwertsteuerformel, die Kenner 6-9 rechnen vom Betrag und stehen zur Berechnung von Reisekosten, Auslandverrechnugen etc. zur Verfügung. +--------------------------------------+ | NR Prozent | |--------------------------------------| | 1 14 % | | 2 7 % | | 3 0 % können frei zuge- | | 4 0 % ordnet werden! | | 5 0 % | +--------------------------------------+ Dem Kenner 1 sind 14%, dem Kenner 2 sind 7% zugeordnet. Andere Kenner sind frei und werden bei Bedarf zugeordnet. Ein Kenner darf nachträglich nur geändert werden, wenn keine Erfassungen mit dem Kenner vorgenommen wurden. Eine Änderung erfolgt, indem der Wert mit dem Cursor markiert wird, das Feld mit Enter geöffnet und der neue Wert mit Enter übergeben wird. Abhängig von den bei der Buchungserfassung angegebenen Steuerkennern wird die Steuer programmintern mit dem zugeordneten Steuerprozentsatz berechnet. b) Der Kontenplan Die Version 2.0 des CTO FIBU beinhaltet eine Schnittstelle zu diesem Kassenbuchprogramm. Alle Daten aller neun Kassenbücher der CTOKASSE 2.o können selektiv in die Fibu übernommen werden. Unter Systemeinstellung (s.u.) teilen Sie dem Programm mit, ob Sie den programminternen Kontenplan oder aber den Kontenplan der Finanzbuchhaltung nutzen werden. Wenn Sie ihre Kassenbuchdaten direkt von der CTOFibu 2.o übernehmen lassen wollen, werden Sie den internen vierstelligen Kontenplan nicht nutzen wollen, son- dern sich an den Kontennummernkreis, der auf dem Kontenrahmen SKR03 des Datevplans basiert, halten. Dafür gelten folgende Konventionen bezüglich der Kontenbenennung: Debitoren = D10000-D69000 Kreditoren =K70000-K90000 Sachkonten =S00010-S99990 letzte Ziffer immer 0! D=DEBITOR K=KREDITOR S=SACHKONTO Ansonsten werden Sie den vierstelligen frei definierbaren Kontenrahmen ( der den Möglichkeiten unserer EA5 Einnahmen-Überschußrechnung mit Gewinn und Verlustberechnung und Umsatzsteueranmeldung entspricht) nutzen. Sind Sie Besitzer der CTOEA 5.o und ist dieses Programm auf der gleichen Festplatte wir automatisch auf den CTOEA_Kontenplan zugegriffen! Der progamminterne (und CTOEA-) Kontenplan besteht aus einer 4 stelligen Nummer und einer Bezeichnung. Innerhalb der Buchungsliste wird bei jeder Buchung er- wartet, das ein Konto zugeordnet wird. Wollen Sie die Kassenbuchungen ohne Kontenangabe buchen, richten Sie nur ein Konto ein, nähmlich das Konto 0. +--------------------------------------------------+ | NR Bezeichnung | |--------------------------------------------------| | 10 | Büromaterial | | 100 | Aushilfslohn Student | | 1000 | Miete | | 2000 | Instandhaltung | | 8000 | Erlöse aus Programmbarverkauf | | | | | | | | | | +--------------------------------------------------+ F5 = neues Konto anlegen F6 = gehe zu Kontonummer F8 = markiertes Konto löschen Enter = Feld ändern F9 = drucke Kontenplan c> Druckerauswahl Wählen Sie Ihren Drucker innerhalb der Voreinstellungen Druckerauswahl, indem Sie im erscheinenden Feld ein Fragezeichen angeben und dieses mit Enter übergeben. Die Datei Drucker.dbf befindet sich im Verzeichnis \CTOKASSE und muß sich auch dort befinden! +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | | | Aktueller Drucker: ++++++++++ | | ? ++++++++ | | | | | |---------------------------------------------------------------------------| |Auswahl des Druckers mit «?» oder Leereingabe mit Enter | |---------------------------------------------------------------------------| Es erscheint eine Liste von Druckern. In dieser Liste bewegen Sie sich wiederum mit den Pfeiltasten. Auch mit der Pfeiltaste nach rechts /links erreichen Sie be- stimmte Felder, in denen Werte für verschiedene Schriftarten und die Resettaste stehen. +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | Drucker | | Aktueller Drucker: ------------------------------------------------| | Allgemeiner Druckertyp | | C. Itoh 8510A | | C. Itoh F10 | | Canon LBP-8 A1/A2 | | Centronics 351/352/353 | | Centronics H80-1/H80-2 | | + Citizen MSP-10/MSP-15 + | | Comrex CR-I | | Comrex CR-II | | DaisyWriter 1500/2000 | | Diablo 620 & 630 | |---------------------------------------------------------------------------| |Auswahl mit «Enter» bestätigen «F10»: Ändern «ESC»: Abbruch | |---------------------------------------------------------------------------| Der Drucker wird über die Taste F10 in Ihr Auswahlfeld übernommen, um danach mit der Enter-Taste bestätigt zu werden. Zur Auswahl der Schriftart bestehen folgende Möglichkeiten: (N)ormalschrift, (E)lite, (S)chönschrift. Anschließend erscheinen 6 Werte-Felder am Bildschirm, die insbesondere für Laserdruckerbesitzer eine Rolle spielen (s.u.). Probleme: Drucker ist nicht in der Auswahlliste Fast alle Drucker sind in der Lage entweder IBM oder EPSON zu emulieren. Stellen Sie entsprechend ihren Drucker ein und wählen Sie die entsprechenden Treiber (IBM Proprinter - Epson) Überschreiben Sie die Werte eines nicht benutzten Druckertreibers mit den Werten der Schriftarten, die Ihr Drucker entsprechend des Druckerhandbuches braucht und wählen Sie diesen. Dito können Sie verfahren, wenn Sie weitere Schriftarten Ihres Druckers nutzen wollen. Abhängig von der gewählten Schriftart, kann ein zusätzlicher linker Rand angegeben werden, der beim Ausdruck berücksichtigt werden wird. HP-Deskjet und HP-Laserdruckerbesitzer und Besitzer von Druckern mit entsprechenden Emulationen müssen beachten: 1. Den zu wählenden Zeichensatz 2. Die einzugebenden Werte die nach Auswahl der Schriftart am Monitor erscheinen Treiber HP-DESK JET Werte: 27 38 108 50 54 65 Treiber HP Laser Serie II: Am Drucker: Zeichensatz PC8 D/N Im Programm:27 38 108 50 54 64 Treiber HP Laser Serie III: Am Drucker: Zeichensatz PC8 im Programm: 27 38 108 50 54 66 und als Treiber=>DESK JET 500 Drucker druckt keine Umlaute. Unsere Programme nehmen keine Einfluß auf die Erstellung von Umlauten. Sollten die Umlaute nicht gedruckt werden, müssen Sie entsprechend am Drucker den Zeichensatz ändern: Im allgemeinen wählen Sie den amerikanischen oder IBM Grafikzeichensatz II. (Umlaute gehören zu den Grafikzeichen) +---------------------------Druckerinstallation-----------------------------+ | | | Aktueller Drucker: HP DeskJet 500 | | | | Sequenzen für Drucksteuerung: | | 27 38 108 50 64 0 | | | | Linker Rand beim Ausdruck: 4 | | | |---------------------------------------------------------------------------| | Alles richtig (j=ja/n=nein) ? N | +---------------------------------------------------------------------------+ C> Umlaute werden nicht gedruckt. Für Laserdrucker wurde auch die sogenannte HP Zeichensatztabelle integriert. Aktivieren Sie diese um die ASC Werte der Umlaute Ihres Drucker dem Programm zur Verfügung zu stellen. Die Werte für die einzelenen Umlautezeichen entnehmen Sie bitte der Zeichensatztabelle Ihres Druckerhandbuchs. d> Farbauswahl-Systemdaten Unter diesem Menüpunkt haben Sie Gelegenheit eine 4 zeilige Kopfzeile und 2 zeilige Fußzeile, die beim Ausdruck berücksichtigt wird, einzugeben. Weiterhin kann der Einzug des linken Randes in Zeichen, der beim Ausdruck berücksichtigt werden soll, hier vorgegeben werden. Unter den Systemdaten können Sie verschiedene Farbwerte aus einer Tabelle auswählen. Beachten Sie: Keine Farbveränderungen erreichen Sie durch viermaliges ESC. Mit Enter wählen Sie sonst die jeweils markierte Farbe. Achtung: Viermal Enter für Vordergrund/Hintergund bewirkt ein schwarzes Bild. Weiterhin können Sie dem Programm hier mitteilen, daß Sie Besitzer der CTO EHO Fakturierung sind, denn dann wird automatisch auf die Adresstammdaten der umfangreichen Fakturierung EHO Plus 2.0 zugegriffen. (Beachten Sie: CTO EHO Fakturierung Plus 2.0 muß auf der gleichen Festplatte installiert sein, wie das Kassenprogramm.) +-----------------------System - Installation -----------------------------+ | | | Text für Kopfzeilen des Ausdrucks eingeben: | | | | | | | | | | | | Text für Fußzeilen des Ausdrucks eingeben: | | | | | | | | CTO KASSE 2.o wird von zukünftigen Versionen unserer Programme | | CTO Fibu 2.o (Finanzbuchhaltung) und CTO EA5 (Einnahme-Ausgabe) | | unterstützt. Info: CTO SOFTWARE GMBH Tel. 0241 20386 51 Aachen | | Schnittstelle zur FIBU=(N) oder zur EA=(J) pflegen? N | | | | Schnittstelle zur Fakturierung EHO PLUS 2.o aktivieren? (J=JA/N=Nein) N | | | | | |---------------------------------------------------------------------------| | | +---------------------------------------------------------------------------+ 4> Statistik (Graphische Darstellung) Die Statistik zeigt Ihnen eine grafische Übersicht über den Kassenbestand über 12 Monate des aktuellen Jahres. Nach Anwahl des Menüpunktes und Auswahl des Kassenbuches wird die Statistik erstellt. CTO Software GMBH (C) HD 30.10.1992 -------------------------------------------------------------------------------- Jahresumsatz: 1992 + = Positiv + = Negativ +------------------------------------------------------------------------------+ |Monat Kasse Grafik | |------------------------------------------------------------------------------| | 1 0.00 | | 2 0.00 | | 3 0.00 | | 4 0.00 | | 5 0.00 | | 6 0.00 | | 7 887.67 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++| | 8 -851.73 +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ | | 9 825.49 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ | | 10 0.11 | | 11 0.00 | | 12 0.00 | | 13 0.00 | +------------------------------------------------------------------------------+ Kassenstand +: 861.54 - Taste drücken 5> Reorganisation Innerhalb der Reorganisation werden jeweils alle Datenbanken und Indexdaten des jeweils aktiven Jahres überarbeitet und neu aufgebaut. Dieser Menüpunkt sollte regelmäßig angewählt werden, als Grundregel sollte gelten: 1. Mal pro Woche Reorganisation durchführen. Warten Sie bis das Progranmm selbstständig zurück in das Hauptmenü verzweigt. 6> Integrierte Adressverwaltung Programmintern können Sie Adressen verwalten. Die integrierte Adressdatenbank verwaltet beliebig viele Adressen. In den Systemvoreinstellung können Sie, falls Sie Besitzer unserer CTO Fakturierung EHO Plus 2.o sind, dafür Sorge tragen. daß direkt auf die Adressen der Fakturierung zugegriffen wird. +-----------+ Einfg |Name | Adressendatei CTOKASSE 2.o (c) CTO Software GMBH 51 Aachen |-----------| +--------------------------------------------------------------+ |Bertram | | Kennung: 300 | |Fritzen | | | |Müller | | | | | |Anrede: Herr Vorname: Hans | | | | Name : Bertram | | | | Name-2 : Verkaufsleiter | | | | Name-3 : | | | | | | | | Strasse: Bertastr. 12 | | | | Plz : 64 | | | | Ort : Mainzich | | | | | | | |Bank:Postgiro Kto: 7093570932 BLZ: 90101000 | | | | | | | | Telefon : 9823 09834 Fax: 98743 | | | +--Notiz-------------------------------------------------------+ | | Verteiler Kontakt 23.3.91 +-----------+ geordnet nach Name ------------------------------------------------------------------------------- Enter=ändern F2=Ordnen F3=Suchen F5=Neu F7=Etikett F8=Löschen ESC=Zurück Die integrierte Adressverwaltung ist natürlich nicht zu vergleichen mit der wesentlichen komfortabeleren Adressverwaltung unserer Fakturierung. 7> Datensicherung Datensicherungen werden über den Befehl Backup und Restore des Betriebssystems verwirklicht. Die Daten eines Jahres stehen immer unterhalb des zentralen Kassenverzeichnisses, welches den Namen CTOKASSE hat. Innerhalb dieses Verzeichnisses finden Sie das Programm, die Hilfe und Notizdaten, die Druckerdatei und die Adressdaten, wenn Sie die interne Adressverwaltung nut- zen. Sichern der Adressdaten und des Programms mit Hilfedaten: Backup c:\ctokasse\*.* a: Die jeweiligen Kassenbuchdaten bestimmter Jahre werden in Unterverzeichnisse unterhalb des Programmverzeichnisses angelegt und erhalten jeweils den Jahresnamen usw.. Sichern der Daten am Beispiel der Kassendaten für das Jahr 1993 Backup c:\ctokasse\1993\*.* a: Alle relevanten Daten auf einen Rutsch sichern Sie mit dem Befehl: Backup c:\ctokasse\*.* /S In allen Beispielangaben wurden jeweils alle Kassenbücherdaten gesichert! Falls Sie in die Verlegenheit kommen sollten diese Daten wieder aktivieren zu müssen, nutzen Sie dazu den Befehl RESTORE des Betriebssystems. RESTORE a: c:\ctokasse\*.* /S Restauriere alle Daten von Laufwerk a: und speichere diese auf C: im Unterverzeichnis CTOKASSE unter Berücksichtigung aller Unterverzeichnisse, also der jeweiligen Jahresunterverzeichnisse 1992 1993 etc. 1> Einführung 2 a. Installation und Systemvorraussetzung2 b. Gelieferte Dateien4 c. Start des Programms 5 2> Hauptmenüpunkt Kassenbuch 7 Funktionen 9 a. Hilfe (F1) 9 b. Ordnen (F2) 10 c. Suchen (F3) 10 d. Neu (F5)11 e. Summe (F7) 13 f. Löschen (F8) 14 i. Druck (F9) Ausdruck der Kassenbuchseiten.17 j. Calc (F10) 17 k. Enter 17 l. Filter an/aus (Alt F1/F2) 18 m. Filterliste (F4) 19 o. Escape 19 3> Voreinstellungen19 a> Steuersätze. 20 b> Der Kontenplan 20 c> Druckerauswahl 22 d> Farbauswahl-Systemdaten25 4> Statistik (Graphische Darstellung) 27 5> Reorganisation 27 6> Integrierte Adressverwaltung 28 7> Datensicherung 29