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Text File | 1993-05-19 | 238KB | 4,546 lines

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ GS-FIBU 1.10 - Finanzbuchhaltung │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Anwenderhandbuch │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘ J.London / Gandke & Schubert - Computerprogramme Postfach 200 429 D-41204 Mönchengladbach Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0 Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX: Gandke & Schubert GS Software# (c) 1989 - 1993 Stand: 17. Mai 1993 Autor: Jürgen London GS-Fibu wird als Shareware vertrieben. Was ist das eigentlich - SHAREWARE? Der Begriff kommt, wie könnte es anders sein, aus den USA und bedeutet sinngemäß "Verteilsoftware". Dies heißt keinesfalls, daß Shareware-Programme kostenlos sind. Es handelt sich nicht um Public-Domain oder Freeware, sondern lediglich um einen besonderen Vertriebsweg für "ganz normale" Software! Zugrunde liegt dem ganzen das Prinzip "Fairneß gegen Fairneß": Sie erhalten mit den Shareware-Versionen unserer Programme voll funktionstüchtige Software, die Sie ausgiebig testen können, ohne sie dazu kaufen zu müssen. Im Gegenzug vertrauen wir darauf, daß Sie sich bei uns als Anwender registrieren lassen, wenn Sie vorhaben, weiter mit dem Programm zu arbeiten. Die Shareware-Versionen (natürlich nicht die registrierten Versionen) unserer Programme dürfen Sie beliebig kopieren und weitergeben. HINWEIS: Bei der Shareware-Version von GS-FIBU erscheint beim Programmstart und -ende sowie ab und zu innerhalb des Programmes eine Aufforderung, die Vollversion zu kaufen. ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 2 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen ∙ AT 386 ∙ MS-DOS 5.0 ∙ mindestens 570 kB freier Arbeitsspeicher (empfohlen: zusätzlich 1 MB EMS- oder XMS-Speicher) ∙ mindestens 4 MB Speicher auf der Festplatte ∙ Drucker, wenn Sie drucken wollen 1.2 Einträge in der Datei CONFIG.SYS Da das Programm eine größere Anzahl von Dateien gleichzeitig verwendet, ist es unter Umständen nötig, die Datei CONFIG.SYS anzupassen, die dem Betriebssystem entsprechende Anweisungen gibt. Folgende Zeile muß darin auf jeden Fall enthalten sein: FILES=69 (oder ein höherer Wert) Denken Sie daran, daß die CONFIG.SYS sich im Stammverzeichnis Ihrer Festplatte C: befinden muß! 1.3 Einträge in der Datei AUTOEXEC.BAT GS-FIBU speichert Daten auf Festplatte zwischen (sogenannte temporäre Dateien). Wenn Sie eine Umgebungsvariable TMP oder TEMP definiert haben, wird das dort angegebene Verzeichnis dafür verwendet. Fügen Sie z. B. folgende Zeile in der Datei AUTOEXEC.BAT ein: SET TMP=E:\ Handelt es sich bei Laufwerk E: um eine RAM-Disk, wird dadurch die Ausführungsgeschwindigkeit des Programmes erhöht. HINWEIS: Informationen über die Konfiguration Ihres Rechners, über die Dateien CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT finden Sie in Ihrem DOS-Handbuch. 2. INSTALLATION Abhängig vom Diskettenformat wird GS-FIBU auf einer oder zwei Disketten ausgeliefert. Legen Sie die erste Diskette (Beschriftung "Diskette 1 von x") in Ihr Diskettenlaufwerk ein und rufen das Installationsprogramm INSTALL.EXE auf. Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der Datei INSTALL.TXT. Diese können Sie durch Aufruf der Datei START.BAT ansehen: C:\GSFIBU> start ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 3 3. INHALTSVERZEICHNIS 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 2 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen 2 1.2 Einträge in der Datei CONFIG.SYS 2 1.3 Einträge in der Datei AUTOEXEC.BAT 2 2. INSTALLATION 2 3. INHALTSVERZEICHNIS 3 4. ALLGEMEINE INFORMATION 7 4.1 Leistungsumfang 7 4.1.1 Allgemein 7 4.1.2 Buchungsbereich 8 4.1.3 OP-Verwaltung 8 4.1.4 Auswertungen 8 4.1.5 Jahresabschluß 9 4.2 Aufruf des Programmes 9 4.3 Parameter beim Programmstart 9 5. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSFIBU 11 6. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 13 6.1 Listen 13 6.2 Menüs 14 6.3 Masken 15 6.4 Das Hilfssystem 16 6.5 Abfragefenster (Requester) 17 7. GEMEINSAME NUTZUNG DES DATENBESTANDS 18 8. PROGRAMMSTART GS-FIBU 19 9. STAMMDATEN 20 9.1 Stammdaten - Allgemeine Adreßmaske 20 9.2 Stammdaten - Mandanten (Firmen) 22 9.2.1 Mandanten neu anlegen 22 9.2.2 Mandanten ansehen/ändern 23 9.2.3 Mandanten löschen 23 9.2.4 Notizblock 23 9.2.5 Einstellungen 23 9.2.6 Postanschrift 25 9.2.7 Bankverbindungen 25 9.2.8 Anschrift-Finanzamt 25 9.2.9 Sortieren 25 9.2.10 Mandant wählen 25 9.3 Stammdaten - Kunden (Debitoren) 26 9.3.1 Kunden neu anlegen 26 9.3.2 Kunden ansehen/ändern 27 9.3.3 Kunden löschen 27 9.3.4 Notizblock 27 9.3.5 Einstellungen 27 9.3.6 Postanschrift 28 9.3.7 Bankverbindungen 28 9.3.8 Sortieren 28 9.3.9 Konten aktualisieren 28 9.4 Stammdaten - Lieferanten (Kreditoren) 29 9.4.1 Lieferant neu anlegen 29 9.4.2 Lieferant ansehen/ändern 30 9.4.3 Lieferant löschen 30 9.4.4 Notizblock 30 9.4.5 Einstellungen 30 9.4.6 Postanschrift 31 9.4.7 Bankverbindungen 31 9.4.8 Sortieren 31 9.4.9 Konten aktualisieren 31 9.5 Sachkonten (Kontenrahmen) 32 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 4 9.5.1 Konto neu anlegen 33 9.5.2 Konto ansehen/ändern 33 9.5.3 Konto löschen 33 9.5.4 Markierte löschen 33 9.5.5 Nicht-markierte löschen 33 9.5.6 Sortieren 33 9.5.7 Dienstprogramme 33 9.5.8 Sachkonten-Erfassungsmaske 34 9.6 Steuersätze definieren 36 9.7 Bankleitzahlen-Verwaltung 39 9.7.1 Bank neu anlegen 40 9.7.2 Bank bearbeiten/ändern 40 9.7.3 Bank löschen 40 9.7.4 Markierte löschen 40 9.7.5 Nicht-markierte löschen 40 9.7.6 Sortieren 40 9.7.7 Dienstprogramme 40 10. BUCHEN 41 10.1 Stapel-/Dialogbuchungen 42 10.1.1 Kontenauswahlliste 42 10.1.2 Buchung neu anlegen 43 10.1.3 Buchungsmaske 43 10.1.4 Buchung ändern (nur Stapelbereich) 46 10.1.5 Buchung löschen (nur Stapelbereich) 46 10.1.6 Buchung stornieren 46 10.1.7 Saldovorträge buchen 47 10.1.8 Makrobuchungen 49 10.1.9 Buchungskreis/Splitting 49 10.1.10 Forderungen / Verbindlichkeiten 50 10.1.11 Buchung wiederholen 50 10.1.12 Sortieren 50 10.1.13 Suchen 50 10.1.14 Dienste 51 10.2 Stapel wechseln/buchen 52 10.2.1 Stapeldatei neu anlegen 52 10.2.2 Stapeldaten ändern 52 10.2.3 Stapel löschen 52 10.2.4 Stapel verbuchen 52 10.2.5 Fehlerdatei ansehen/bearbeiten 53 10.2.6 Konten aktualisieren 54 10.2.7 Suchen 54 10.2.8 Stapel importieren 54 10.2.9 Stapel wählen 55 10.3 Makrobuchungen 56 10.3.1 Makrobuchung neu anlegen 57 10.3.2 Makrobuchung ansehen/ändern 57 10.3.3 Makrobuchung löschen 57 10.3.4 Nummer-Index erneuern 57 10.3.5 Sortieren 57 10.4 Allgemeine Buchungs-Einstellungen 58 10.4.1 Sicherheitsabfrage beim Löschen einer Buchung 58 10.4.2 Buchungen nach Datum oder Nummer sortiert 58 10.4.3 Bilanz mit Ausweis des Eigenkapital-Fehlbetrags 58 10.4.4 Hinweis bei der Bilanzauswertung ausschalten 59 10.5 Belegnummernvergabe 59 10.6 Salden-Reorganisation 60 10.6.1 Was ist die eine Salden-Reorganisation ? 60 10.6.2 Ablauf 60 10.7 Mandant wechseln <F2> 62 10.8 Buchungsjahr wechseln <F3> 62 10.9 Buchungsjahr löschen <F4> 63 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 5 10.10 Vorläufiger Jahresabschluss 65 10.11 Endgültiger Jahresabschluss 65 11. OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG 66 11.1 Enstehung einer Forderung/Verbindlichkeit 66 11.1.1 OP-Nummer 66 11.1.2 Fällig am 67 11.2 Zahlungseingänge/Zahlungsausgänge 67 11.2.1 OP-Nummer 67 11.2.2 Zahlung vom 67 11.2.3 Zahlung 67 11.2.4 Skonto-Prozent/Skonto-Betrag 68 11.2.5 Steuer-Code 68 11.3 Gesamtübersicht-Kunden/Lieferanten 68 11.3.1 Rechnungen bearbeiten 69 11.3.2 Sortieren 69 11.4 Kunden-/Lieferanten-OP's 69 11.5 Zahlungen 69 11.5.1 Zahlungen neu eingeben 70 11.5.2 Zahlungen ansehen/ändern 70 11.5.3 Zahlungen löschen 70 12. AUSWERTUNGEN 71 12.1 Auswertungen - Vorselektionen 71 12.1.1 Zeitraum von ... bis ... 71 12.1.2 Monat/Quartal/Jahr von ... bis ... 71 12.1.3 Konto von ... bis ... 72 12.1.4 Nur bebuchte Konten ? 72 12.1.5 Sortierreihenfolge 72 12.1.6 Auswertungsdatei 73 12.1.7 Druck-Formular 73 12.1.8 Ausdruck wohin ? 73 12.2 Primanota-Liste 74 12.3 Buchungsjournal 74 12.4 Kontenblätter 74 12.5 Summen- & Saldenliste 74 12.6 Umsatzsteuer-Voranmeldung 74 12.7 Mandanten-Kontenrahmen 75 12.8 Offene-Posten-Kunden / Lieferanten 75 12.9 GuV/Bilanz 75 13. EINSTELLUNGEN 76 13.1 Allgemeine Einstellungen 76 13.1.1 Komma als Dezimaltrennzeichen 76 13.1.2 Sound ein 76 13.1.3 Hilfstexte editierbar 76 13.1.4 Mandantenwahl bei jedem Programmstart 76 13.1.5 Sicherungslaufwerk für Datensicherung 76 13.1.6 Datensicherung automatisch 76 13.2 Drucker-Einstellungen 76 13.2.1 Drucker-Typ 77 13.2.2 Drucker-Schnittstelle 77 13.2.3 Druckpause nach jeder Seite 77 13.2.4 Schriftgröße für Positionierung (CPI) 77 13.2.5 Rand-Einstellungen/Seitenlänge 77 13.2.6 Zeilenvorschübe 77 13.3 Einstellungen - Formulare/Auswertungen 77 13.3.1 Formulardaten ändern 78 13.3.2 Formular neu anlegen 78 13.3.3 Formular löschen 78 13.3.4 Formular kopieren 78 13.3.5 Briefkopf 1. Seite und folgende Seiten 78 13.3.6 Fusszeilen 1. Seite und folgende Seiten 78 13.3.7 Inhalt 78 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 6 13.3.8 Probe-Druck 79 13.4 Formulare bearbeiten 79 13.4.1 Allgemeines 79 13.4.2 Druck-Variablen mit <F2> 81 13.4.3 Drucker-Sequenzen <F3> 81 13.4.4 Befehl: .LISTE 81 13.4.5 Befehl: .SV 81 13.4.6 Funktion: DK(Variablenname) 81 13.4.7 Funktion: DK1(Variablenname) 82 13.4.8 Funktion: replicate(<expC>, <expN>) 82 13.5 Einstellungen - Drucker bearbeiten 82 14. DIENSTE 85 14.1 Produktinformation 85 14.2 Dokumentation drucken 85 14.3 DOS-Shell 85 14.4 Datenreorganisation 85 14.5 Datensicherung/Datenrücksicherung 86 14.6 FIBU-Buchungen löschen 86 14.7 FIBU-Kontenvergleich 87 15. ANHANG 88 15.1 Externe Stapel / Externe Schnittstelle 88 15.1.1 Dateiformat 88 15.1.2 Dateistruktur 88 15.1.3 Fehlercodes 91 15.2 Schnittstelle zu GS-Auftrag 2.xx 92 15.3 Buchungsbeispiele 92 15.3.1 Saldovorträge (Eröffnungsbuchungen) 92 15.3.2 Verkauf 92 15.3.3 Einkauf 93 15.3.4 Geldtransit (Umbuchungen) 93 15.3.5 Stornobuchungen 93 ------------------------------------------------ Allgemeine Information 7 4. ALLGEMEINE INFORMATION GS-FIBU ist eine Finanzbuchhaltung. Ein erfolgreiches Arbeiten ist nur dann möglich, wenn Sie über entsprechende buchhalterische Kenntnisse verfügen. Ist dies der Fall, werden Sie keine Schwierigkeiten bei der Einarbeitung haben, denn es wurde bei der Gestaltung großer Wert darauf gelegt, daß auch ein ungeübter Anwender keine lange Einarbeitung benötigt, um erfolgreich mit dem Programm arbeiten zu können. Die Datei KURZDOK.TXT enthält einen Text mit dem Titel "Schnellstart". Dort werden die Grundzüge des Programmes anhand von Beispielen kurz vorgestellt. Diesen Text sollten Sie sich beim ersten Programmstart ausdrucken lassen, wenn Sie danach gefragt werden. Durch Drücken der Taste <F1> rufen Sie das Hilfssystem von GS- FIBU auf, das Ihnen überall im Programm Informationen zum gerade aktuellen Programmteil gibt. Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich, drücken Sie die <ESC>-Taste. 4.1 Leistungsumfang 4.1.1 Allgemein ∙ Mandanten-Verwaltung (5-stellig) ∙ Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenverwaltung ∙ Bankleitzahlenverwaltung ∙ 20 frei definierbare Steuersätze ∙ Kontenrahmen DATEV-SKR03 und DATEV-SKR04 komplett auf GS- FIBU eingerichtet (incl. aller Druck-Kennzeichen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, GuV und die Bilanz) ∙ Texteditor zur Formulargestaltung (Auswertungen) mit Probe- druck-Möglichkeit (Bildschirm, Drucker, Datei) ∙ Auswertungen individuell gestaltbar ∙ Sortier- und Suchfunktionen in allen Listen ∙ umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten ∙ bequeme Datensicherung- und rücksicherung aus GS-FIBU ∙ DOS-Shell ∙ Schnittstellen zu GS-AUFTRAG 2.xx und GS-ADRESSEN 2.xx ∙ netzwerkfähig erhältlich ------------------------------------------------ Allgemeine Information 8 4.1.2 Buchungsbereich ∙ Wirtschaftsjahre können beliebig definiert werden ∙ Stapelbuchungen (löschen / ändern jederzeit möglich) ∙ Stapeldateien für beliebig viele Sachbearbeiter ∙ Plausibilitätsprüfungen auch im Stapelbereich ∙ Stapelverbuchung interner und externer Stapel ∙ Fehlerprotokolldatei (ausführliche Fehlermeldungen) ∙ fehlerhafte Buchungen können sofort bearbeitet und erneut in den Dialog verbucht werden ∙ Dialogbuchungen (nur Storno möglich) ∙ Makrobuchungen (häufig vorkommende Buchungen) ∙ Buchungskreise für beliebige Konten ∙ Splitbuchungen ∙ Buchungswiederholung ∙ Salden-Information an jeder beliebigen Stelle ∙ automatische Belegnummern-Vergabe 4.1.3 OP-Verwaltung ∙ Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen werden einzeln aufgelistet ∙ Zahlungseingänge bequem über Funktionstasten oder durch direkte Buchung möglich ∙ automatische Skontoverbuchung (mit evtl. Korrektur der Umsatzsteuer) je nach Zahlungszielvorgabe ∙ sofortige Kontrollmöglichkeit, ob Zahlungsziele, Skonto- abzüge, usw. eingehalten wurden 4.1.4 Auswertungen ∙ Auswertungen auf Bildschirm, Drucker oder in Datei ∙ umfangreiche Vorselektionen (Zeitraum, Konten, usw.) ∙ beliebige Auswertungszeiträume ∙ alle Auswertungen auch mit Stapeldateien (Kontrollmöglichkeit) ∙ Kontenrahmen ∙ Primanota (Stapel-Erfassungsprotokoll) ∙ Buchungsjournale ∙ Kontenblätter (Kontoauszüge) ∙ Summen- und Saldenliste ∙ Umsatzsteuer-Voranmeldung ∙ OP-Liste Kunden / Lieferanten ∙ Gewinn- und Verlustrechnung ∙ Bilanz ------------------------------------------------ Allgemeine Information 9 4.1.5 Jahresabschluß ∙ vorläufiger Jahresabschluß beliebig oft wiederholbar ∙ Saldovorträge werden automatisch ins neue Jahr gebucht ∙ endgültiger Jahresabschluß (im alten Jahr sind dann nur noch Auswertungen möglich) 4.2 Aufruf des Programmes Nach der Installation befinden Sie sich in dem Verzeichnis Ihrer Festplatte, in das GS-FIBU installiert wurde. Starten Sie das Programm durch Eingabe von C:\GS\FIBU> GSFIBU (Das Verzeichnis C:\GS\FIBU wird bei der Installation vorgeschlagen, ist aber nicht zwingend.) Beim ersten Aufruf nach der Installation wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, den Text KURZDOK.TXT auszudrucken, der eine kurze Einführung in GS-FIBU enthält. Wenn Sie die Version 1.x des Programmes noch nicht kennen, sollten Sie an dieser Stelle Ihren Drucker einschalten und einige Seiten Papier einlegen. Ebenfalls beim ersten Start werden die Indexdateien aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht "gewaltsam", z. B. durch einen Warmstart des Rechners, unterbrochen werden! 4.3 Parameter beim Programmstart Mit verschiedenen Parametern wird GS-FIBU angewiesen, auf be- stimmte Art zu starten. Mögliche Parameter sind: /sw, /index, /reorg Erzwingen von Schwarzweiß-Darstellung - /sw: Wenn Sie eine farbfähige Grafikkarte einsetzen, aber einen monochromen Bildschirm verwenden, z. B. bei Laptop-Rechnern mit LCD-Bildschirm, sind die Farben oft nicht einwandfrei auseinanderzuhalten. Schwarz-weiße Darstellung löst dieses Problem! Indexaufbau, Reorganisation - /index: Durch ungünstige Umstände, z. B. Stromausfall oder einen Fehler auf der Festplatte, kann es passieren, daß die Indexdateien, die GS-FIBU zum Sortieren von Daten benötigt, defekt werden. Normalerweise reicht es in diesem Fall aus, den Menüpunkt "Dienste - Datenreorganisation" aufzurufen. Verwenden Sie den Parameter "/index" beim Programmstart, werden alle alle Indexdateien direkt aufgebaut. ------------------------------------------------ Allgemeine Information 10 Update, Datenkonvertierung - /reorg: Nomalerweise wird eine Dateikonvertierung (Update) automatisch in GS-FIBU durchgeführt, wenn Sie GS-FIBU neu installiert haben und das Programm sich bereits im Verzeichnis befand. Ihrer Daten werden dabei automatisch auf die neue Struktur konvertiert und übernommen. Durch Verwendung des Parameters "/reorg" beim Programmstart, veranlassen Sie GS-FIBU, dieses Update auch ohne Neuinstallation auszuführen. ------------------------------------------ Die Umgebungsvariable GSFIBU 11 5. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSFIBU Um mit den 640 kB Hauptspeicher auszukommen, die unter MS-DOS zur Verfügung stehen, werden die meisten Programmteile als Overlays aufgerufen. Dies bedeutet, daß sich nur der Teil von GS-FIBU im Hauptspeicher befindet, der gerade aktiv ist. Der für diese Overlays reservierte Speicherbereich ist standardmäßig 64 kB groß und befindet sich im Pageframe-Bereich, wenn Sie einen EMS-Treiber installiert haben. Ohne EMS-Treiber sieht GS-FIBU nach, ob ausreichend Speicher im UMB-Bereich frei ist. Sollte das nicht der Fall sein, wird der Hauptspeicher verwendet, wodurch natürlich diese 64 kB dort weniger zur Verfügung stehen. Im EMS- und XMS-Speicher werden außerdem momentan nicht benötigte Programmteile abgelegt, damit nicht ständig von der Festplatte nachgeladen werden muß. Die Voreinstellung von GS-FIBU läuft auf "normal" konfigurierten Rechnern mit 386er Prozessor (oder höher) problemlos. Setzen Sie GS-FIBU auf einem Rechner ohne EMS oder XMS ein (z. B. mit 286er Prozessor), findet das Auslagern von Programmteilen auf Festplatte statt. Dadurch wird die Ausführungsgeschwindigkeit natürlich verringert. Um das Speicherverhalten von GS-FIBU zu beeinflussen, kann die Umgebungsvariable GSFIBU in der Datei "autoexec.bat" gesetzt werden. Diese wird bei Programmstart ausgewertet. Arbeiten Sie ohne XMS und EMS, sollten Sie den für die Overlays reservierten Speicherbereich vergrößern. Dies geschieht durch Eingeben von z. B. SET GSFIBU=/OP0/OO120 /OP0 schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes aus. Dies ist zur Änderung der Overlaygröße erforderlich, da sonst die maximale Overlaygröße nur 64 kB beträgt. (Die Voreinstellung, ohne die Umgebungsvariable GSFIBU, ist /OP1, was die Verwendung des Pageframes ermöglicht.) Mit /OOxxx wird die Größe des Overlaybereichs festgelegt. Diese kann zwischen 33 kB und 120 kB liegen, in obigem Beispiel sind es 120 kB. Bei dieser Overlay-Größe erhöht sich die Geschwindigkeit der Programmausführung erheblich. Nachteil dabei ist natürlich, daß mehr Hauptspeicher benötigt wird. Um das Setzen dieser Umgebungsvariablen zu vereinfachen, liefern wir die Batchdatei SETFIBU.BAT mit. Zusätzlich zum Ändern der Größe des Overlay-Bereichs haben Sie die Möglichkeit, die Verwendung von EMS und XMS komplett abzuschalten. Dies ist normalerweise nur erforderlich, wenn sich speicherresidente Programme im Hintergrund befinden, die auf diese Speicherbereiche "unsauber" zugreifen. Mögliche Parameter der Datei SETFIBU.BAT: SETFIBU BEREICH xxx Legt die Größe des Overlaybereiches auf xxx KB fest. ------------------------------------------ Die Umgebungsvariable GSFIBU 12 SETFIBU KEINEMS Schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes für den Overlaybereich ab. SETFIBU KEINUMB Schaltet die Verwendung von UMB-Speicher für den Overlay-Bereich ab. SETFIBU KEINCACHE Nicht benötigte Programmteile werden aus- schließlich auf Festplatte ausgelagert. SETFIBU AUTO Schaltet die Standardvorgaben ein (Aufruf nur erforderlich, wenn vorher mit SETFIBU Einstellungen vorgenommen wurden). Mehrfacher Aufruf dieser Batchdatei hat zur Folge, daß mehrere der Optionen gewählt werden. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 13 6. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG Achten Sie auf die unteren beiden Zeilen des Bildschirmes. Dort werden ständig Hinweise und Statusinformationen angezeigt, z. B. welcher Mandant gerade ausgewählt ist oder mit welchen Tasten Datensätze angesehen, eingefügt oder gelöscht werden können. 6.1 Listen Tastenbelegung: --------------- <RETURN> Ansehen und Ändern des aktuellen Datensatzes, der durch den Auswahlbalken hervorgehoben wird. <EINFG> Anlegen eines neuen Datensatzes. <ENTF> Löschen des aktuellen Datensatzes. <PFEIL HOCH> der Auswahlbalken wandert einen Datensatz (eine Zeile) nach oben. <PFEIL RUNTER> der Auswahlbalken wandert einen Datensatz nach unten. <BILD HOCH> Es wird eine Seite nach oben geblättert. <BILD RUNTER> Es wird eine Seite nach unten geblättert. <STRG>+<BILD HOCH> Die Liste springt zum ersten Datensatz. <STRG>+<BILD RUNTER> Sprung zum letzten Datensatz. <LEERTASTE> Der aktuelle Datensatz wird markiert oder, wenn er bereits markiert ist, wieder ent- markiert. <ESC> Ende des aktuellen Programmteiles bzw. des Programmes. Suchfunktion: ------------- Innerhalb der Listen von GS-FIBU können Sie suchen, indem Sie einfach den gewünschten Suchbegriff direkt in der Liste eingeben und mit <RETURN> bestätigen. Geben Sie beispielsweise in der Sachkontenliste eine Zahl ein, sucht GS-FIBU nach der Konto-Nummer. Geben Sie jedoch einen Buchstaben ein, sucht GS-FIBU nach der Konto-Bezeichnung. Die Liste wird dann automatisch entsprechend umsortiert. Beispiel: Mandantenliste ------------------------ Mit der Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl, direkt aus der Liste heraus, können Sie je nach Sortierreihenfolge entweder die Mandanten-Nummer oder Postleitzahl (wenn Sie eine Zahl eingeben), oder den Suchbegriff oder Ort (wenn Sie einen Buchstaben eingeben) suchen. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 14 Beispiel: Die Liste ist nach Nummer sortiert. Sie geben direkt aus der Liste eine Zahl ein. Dann erscheint ein kleines Suchfenster genau an der Position, wo sich der Leuchtbalken in der Liste gerade befindet. Diese Zahl bedeutet dann, das die Nummer gesucht wird. Geben Sie unter dieser Sortierreihenfolge einen Buchstaben ein, wird nach Suchbegriff gesucht. Ist die Liste nach Postleitzahl oder Ort sortiert und Sie geben eine Zahl ein, bezieht sich die Suche auf die Postleitzahl. Geben Sie wiederum einen Buchstaben ein, bezieht sich die Suche auf den Ort. 6.2 Menüs Die obere Bildschirmzeile enthält die Auswahlpunkte des im momentanen Programmteil aktiven Menüs. Über solche Menüs kann der Ablauf des ganzen Programmes gesteuert werden. Beispiel: Nach dem Programmstart befinden Sie sich im Hauptmenü. Drücken Sie die <ALT>-Taste und lassen Sie sie wieder los. Der Menüpunkt "BUCHEN" wird mit einem Balken farbig unterlegt, woran Sie das aktivierte Menü immer erkennen können. Mit den Tasten <PFEIL RECHTS> und <PFEIL LINKS> bewegen Sie sich von einem Punkt des Hauptmenüs zum nächsten, also z. B. von "BUCHEN" zu "AUSWERTEN". Mit <PFEIL RUNTER> oder <RETURN> öffnen Sie das zum jeweiligen Hauptmenüpunkt gehörende Untermenü. Dieses öffnet sich von selbst, wenn Sie von einem Hauptmenüpunkt zum anderen wandern. Innerhalb der Untermenüpunkte bewegen Sie sich mit den Tasten <PFEIL RUNTER> bzw. <PFEIL HOCH>. Wählen Sie den Untermenüpunkt, auf dem sich der Menübalken befindet, mit der <RETURN>-Taste, z. B. "BUCHEN - STAPELBUCHUNGEN": Sie befinden sich dann in der Buchungsmaske der Stapelbuchungen. Sie können diesen Bereich wieder verlassen, indem Sie <ESC> drücken. Hinter der Bezeichnung einiger Menüpunkte sehen Sie einen Pfeil. Dies bedeutet, daß sich dahinter ein weiteres Menü "verbirgt". Wählen Sie z. B. "BUCHEN - JAHRESABSCHLUSS", erhalten Sie noch die Menüauswahl, welchen Abschluss Sie vornehmen möchten. Menüpunkte, hinter deren Bezeichnung der Name einer Funktionstaste steht, können alternativ auch durch Drücken dieser Taste aufgerufen werden. Beispiel: "DIENSTE - DOS-SHELL <F5>". Drücken Sie die Taste <F5> innerhalb des Hauptmenüs, können Sie GS-FIBU darüber verlassen. Die farbig hervorgehobenen Buchstaben der Menüpunkte werden Hotkeys, (direkt übersetzt: "Heiße Tasten") genannt. Über diese ist eine schnelle, direkte Anwahl von Menüpunkten möglich. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 15 6.3 Masken Die Eingabe von Daten (abgesehen von Fließtexten wie Bemerkungen) erfolgt in sogenannte Masken. Drücken Sie z.B. in der Mandantenliste die <EINFG>-Taste. Durch diese Taste teilen Sie GS-FIBU mit, daß ein neuer Mandant angelegt werden soll. Nach einer Nummervergabe öffnet sich ein Fenster mit einer Adreßmaske, die noch keine Daten enthält. Bewegen Sie sich innerhalb dieser Maske mit folgenden Tasten: <RETURN> Das nächste Feld wird angewählt <PFEIL RUNTER> Das nächste Feld wird angewählt <PFEIL HOCH> Das vorherige Feld wird angewählt <BILD RUNTER> Sprung an das Ende der Eingabemaske <BILD HOCH> Sprung an den Anfang der Eingabemaske. <STRG>+<BILD RUNTER> Sprung an das Ende der Eingabemaske <STRG>+<BILD HOCH> Sprung an den Anfang der Eingabemaske <ESC> Verlassen der Maske mit Speichern der Eingaben Wenn Sie sich auf dem letzten Feld einer Maske befinden und <RETURN> drücken, wird diese ebenfalls verlassen. BITTE BEACHTEN: Um unnötige Tastendrücke zu sparen, wurde in der aktuellen Version von GS-FIBU an den meisten Stellen auf die Sicherheitsabfrage "... sichern J/N" verzichtet. Bei einigen Feldern erscheint auf der unteren Zeile rechts der Schriftzug "TAB". Dies bedeutet, daß durch Drücken der Tabulator-Taste eine Auswahlliste geöffnet werden kann. Beim Feld "Anrede" schlägt das Programm Ihnen z. B. "Herr" oder "Frau" vor. Bewegen Sie den Balken innerhalb der Liste auf die gewünschte Anrede und drücken <RETURN>, wird der entsprechende Eintrag automatisch übernommen. Mit <ESC> schließen Sie die Auswahl, ohne Datenübernahme. Auch in anderen Masken gibt es Felder, bei denen eine Auswahl mit <TAB> möglich ist. Achten Sie einfach auf den Schriftzug "TAB" unten rechts. Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder: <EINFG> Umschalten vom Einfüge- zum Überschreiben- Modus. In welchem Modus Sie sich gerade befinden, erkennen Sie an der Größe des Cursors. Dieser erscheint als Unterstrich, wenn Einfügen gewählt ist und beim Über- schreiben als Viereck. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 16 <PFEIL RECHTS> Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach rechts. <PFEIL LINKS> Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach links <ENTF> Das Zeichen, auf dem sich der Cursor gera- de befindet, wird gelöscht. <BACKSPACE> Das Zeichen links vom Cursor wird gelöscht. <STRG>+<Y> Der Feldinhalt rechts vom Cursor wird ge- gelöscht (incl. dem Zeichen, auf dem der Cursor gerade steht). <STRG>+<T> Das Wort rechts vom Cursor wird gelöscht. <ENDE> Der Cursor springt zum Feldende. <POS1> Der Cursor springt zum Feldanfang. <STRG>+<PFEIL RE> Der Cursor springt zum nächsten Wort- anfang. <STRG>+<PFEIL LI> Der Cursor springt zum vorherigen Wort- anfang. 6.4 Das Hilfssystem Überall im Programm steht Ihnen das Hilfssystem von GS-FIBU zur Verfügung. Drücken Sie einfach die Taste <F1>. Abhängig vom Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden, wird der jeweils passende Hilfstext aufgerufen. Diese Hilfstexte können Sie selbst ändern und erweitern, wenn Sie unter "EINSTELLUNGEN - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN" angegeben haben, daß die Hilfstexte vom Anwender editiert werden dürfen. Haben Sie Änderungen an einem Hilfstext vorgenommen, werden Sie vor dem Verlassen der Hilfe oder bei Anwahl eines anderen Hilfstextes gefragt, ob dieser gesichert werden sollen. Es erscheint ein Abfragefenster (auch "Requester" genannt) mit den Möglichkeiten "Ja", "Nein" und "Abbruch". Abbruch bewirkt, daß Sie zurück zum gerade bearbeiteten Hilfstext gelangen. Gleichbedeutend ist das Drücken der <ESC>-Taste. Geben Sie, je nachdem, ob Sie den Text speichern wollen oder nicht, "J" oder "N" ein. ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, daß bei einem Programm-Update, d.h. beim Aufspielen einer neuen Version von GS-FIBU, Änderungen in der Hilfe nicht erhalten bleiben! Das Hilfsfenster hat ein eigenes Menü. Genau wie das Hauptmenü kann es durch Drücken der <ALT>-Taste aktiviert werden. Die Menüpunkte im einzelnen: Index: ------ Es erscheint eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Hilfstexten in alphabetischer Reihenfolge. Drücken Sie eine Buchstabentaste, springt die Liste auf den ersten damit beginnenden Text. (Ist kein passender Text vorhanden, passiert gar nichts.) -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 17 Allgemein: ---------- Der Text "Allgemeine Hilfe" wird aufgerufen. Sie erfahren dort einiges zur Programmbedienung. Zur Hilfe: ---------- Die Möglichkeiten und Funktionen des Hilfe-Systems von GS-FIBU werden erläutert. Suchen: ------- Sie können nach beliebigen Worten innerhalb aller Hilfstexte suchen. Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie den gewünschten Suchbegriff oder einen Teil davon eingeben, z. B. "FIBU". Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <RETURN>. Wird der Begriff gefunden, zeigt das Hilfesystem den zugehörigen Hilfstext. Bei nochmaliger Suche wird der gleiche Suchbegriff vorgeschlagen, den Sie bestätigen oder ändern können. Wird nichts passendes gefunden, öffnet sich ein Abfragefenster, das Ihnen den Sachverhalt mitteilt und als einzige Auswahlmöglichkeit "OK" anbietet. Bestätigen Sie mit <RETURN>. Produktinformation: ------------------- Der Hilfstext "Produktinformation" mit Informationen über Gandke & Schubert, den Shareware-Vertriebsweg ... wird angezeigt. 6.5 Abfragefenster (Requester) Wenn das Programm Ihnen eine Frage stellt, z. B. "Eingaben sichern?", wird ein Abfragefenster geöffnet. Befinden Sie sich im Hauptmenü und drücken <ESC>, fragt GS-FIBU "Wollen Sie GS-FIBU wirklich verlassen?". Unterhalb der Frage sehen Sie zwei Kästen mit den Schriftzügen "Ja" und "Nein". Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten: - Drücken Sie den Buchstaben der gewünschten Auswahl, der farbig hervorgehoben ist (Hotkey), also "J" für "Ja" oder "N" für "Nein". Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Groß- oder Kleinbuchstabe eingegeben wird. - Eine der möglichen Antworten ist aktiv. Sie erkennen das an dem doppelten Rahmen des Kastens. Betätigen Sie die <RETURN>-Taste, bestätigen Sie diese Option. Mit den Tasten <PFEIL RE>, <PFEIL LI> bzw. <TAB> und <Umschalten>+<TAB> bewegen Sie den doppelten Kasten von einer Auswahl zur nächsten und können dann mit <Return> auswählen. Es gibt außerdem noch Requester mit nur einer einzigen Abfrage. Sie haben dort keine große Auswahl sondern müssen die Vorgabe, in der Regel "OK", bestätigen. Dies ist z. B. bei der Meldung "Wirtschaftsjahr ist ungültig!" der Fall. Diese Abfragefenster haben rein informativen Charakter. ---------------------------------- Gemeinsame Nutzung des Datenbestands 18 7. GEMEINSAME NUTZUNG DES DATENBESTANDS Da alle neuen Programme von Gandke & Schubert der "Serie 2", also GS-Auftrag 2.xx , GS-Adressen 2.xx und GS-Fibu 1.xx auf einen ge- meinsamen Datenbestand zugreifen, ist bei allen Mandanten, Kunden und Lieferanten die Adresse eine Art "Oberbegriff". Diese Adresse wird in einer Datei "Adresse.Dbf" gespeichert. Diese Datei beinhaltet alle Adressen, die in irgendeinem Programm der "Serie 2" eingegeben wurden. Erst nach Eingabe der Adresse wird in den einzelnen Programmen festgelegt, was diese Adresse darstellen soll. In GS-FIBU entweder einen Mandanten, Kunden oder Lieferanten. Anschließend sind in GS-FIBU noch weitere Anpassungen notwendig, um aus einer Adresse eben einen Mandanten, Kunden oder Lieferanten zu erstellen. Beim Mandanten beinhalten diese Anpassungen z. B., daß ein Verzeichnis mit der Mandantennummer und ein erster Jahrgang, wiederum in einem eigenen Verzeichnis, angelegt wird. Anschließend werden alle benötigten Dateien automatisch im entsprechenden Verzeichnis erstellt. Nun können Sie diesen Mandanten aber noch nicht bearbeiten, denn er muß zuerst über "MANDANT WÄHLEN" oder mit <ALT>+<W> zur Bearbeitung ausgewählt werden und erst dann können Sie diesen Mandanten bearbeiten! ------------------------------------------------- Programmstart GS-FIBU 19 8. PROGRAMMSTART GS-FIBU Nachdem Sie GS-FIBU gestartet haben, wartet das System auf die Eingabe einer Sachbearbeiter-Kennung. Anhand dieser Kennung wird eine Stapeldatei nur für diesen Sachbearbeiter eingerichtet. Damit soll verhindert werden, das verschiedene Mitarbeiter ein und denselben Stapel bearbeiten können. Ist ein Sachbearbeiter-Kürzel noch nicht in GS-FIBU vorhanden, er- scheint eine Abfrage, ob die Anwender-Dateien eingerichtet werden sollen. Bestätigen Sie diese Abfrage mit "JA", werden die notwendigen Dateien automatisch erstellt. Nach Eingabe der Sachbearbeiter-Kennung wird geprüft, ob der zuletzt von Ihnen bearbeitete Mandant noch in GS-FIBU vorhanden ist. Es kann vorkommen, daß dieser Mandant nicht mehr vorhanden ist, und zwar deshalb, weil ein anderer Anwender in GS-FIBU oder GS-Auftrag 2.xx diesen Mandanten gelöscht hat. Ist das der Fall, müssen Sie aus einer Auswahlliste einen neuen Mandanten und anschließend einen neuen Jahrgang wählen. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 20 9. STAMMDATEN Die Stammdatenverwaltung ist das Herzstück von GS-FIBU. Ohne diese Stammdaten können keine Bewegungsdaten erfasst werden. Daten, wie z. B. Kontenrahmen und Steuersätze, werden von GS-FIBU bereits komplett eingerichtet mitgeliefert. Andere, wie z. B. Mandanten, Kunden, Lieferanten und Bankleitzahlen, müssen Sie selbst definieren. Sollten Sie bereits Programme der "Serie 2" von Gandke & Schubert einsetzen, kann es vorkommen, daß in den Mandanten-, Kunden- oder Lieferantenlisten schon Einträge vorhanden sind, obwohl Sie selbst keine Einträge vorgenommen haben. Diese entstehen, wenn Sie z. B. in GS-Auftrag 2.xx Mandanten, Kunden oder Lieferanten erfasst haben. Diese Einträge stellen für GS-FIBU jedoch lediglich eine Adresse dar und müssen noch eingerichtet werden. 9.1 Stammdaten - Allgemeine Adreßmaske Wenn Sie einen neuen Mandanten, Kunden oder Lieferanten anlegen, ist diese Maske leer. Beachten Sie bitte, daß der Suchbegriff und die Kurzbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Suchbegriff-Firma/Vorname-Name: ------------------------------- Mit <TAB> können Sie bei Neuanlage aus den bereits vorhandenen Adressen aus GS-Adressen 2.xx eine Adresse auswählen und in die Maske übernehmen. In dieser Auswahlliste werden alle Adressen angezeigt, die im Programmsystem vorhanden sind. Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, so beachten Sie bitte die unterschiedliche Schreibweise bei Firmennamen und Personen. Handelt es sich um einen Firmennamen wie z.B. "Gandke & Schubert", geben Sie hier genau diese Bezeichnung ein. Bei Personennamen geben Sie bitte zuerst den Nachnamen, gefolgt von einem Komma und anschließend den Vornamen ein, z.B. "Müller, Fritz". Nach Bestätigung Ihrer Eingabe durch <RETURN> werden dann die Eingabefelder "FIRMA/VORNAME" und "NAME" automatisch gefüllt. Kurzbezeichnung: ---------------- Diese Kurzbezeichnung ist, wie oben bereits erwähnt, zwingend vorgeschrieben und wird später überall im Programm, zusätzlich zur eigentlichen Mandanten-, Kunden oder Lieferantennummer, mitangezeigt. Anrede: ------- Mit <TAB> gelangen Sie in eine Auswahlliste, aus der Sie mit <RETURN> eine Anrede übernehmen können. Sie können in dieser Auswahl auch über ein eigenes Menü neue Vorgaben definieren. Nach Eingabe der Anrede wird das Eingabefeld Briefanrede automatisch mit "Sehr geehrte Damen und Herren," gefüllt. Zusatz: ------- Hier sollten Sie z.B. eine Branchenbezeichnung eingeben. ------------------------------------------------------------ Stammdaten 21 Kontaktperson/Briefanrede: -------------------------- Wenn dieses Feld leer bleibt, wird auch die Briefanrede nicht geändert. Geben Sie allerdings eine Kontaktperson an, wie z.B. "Herr Müller", wird die Briefanrede automatisch auf "Sehr geehrter Herr Müller," geändert. Geben Sie "Frau Müller" ein, ändert sich die Briefanrede wiederum automatisch auf "Sehr geehrte Frau Müller,". Die Kontaktperson hat demnach für die Erstellung der Briefan- rede Vorrang vor der Anrede. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 22 9.2 Stammdaten - Mandanten (Firmen) Die Mandantenverwaltung von GS-FIBU ist sozusagen der Obergriff vom gesamtem Programmsystem. Durch die 5-stellige Mandanten-Num- mer, übrigens ab 1993 auch neuer DATEV-Standard, ist eine Verwaltung von fast beliebig vielen Firmen buchhaltungsmäßig in GS-FIBU möglich. Ist noch kein Mandant angelegt, werden Sie vielleicht schon bemerkt haben, das einige Menüpunkte aus dem Hauptmenü in hellem Grau erscheinen und nicht anzuwählen sind. Dies bedeutet, daß, nur wenn ein Mandant im System vorhanden ist, diese Punkte aktiviert und somit bearbeitet werden können. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Mandantendaten bearbeiten <EINFG> - Neuen Mandanten anlegen <ENTF> - Mandanten löschen <BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff oder Ort <ZAHL> - Suchen nach Mandanten-Nr. oder Postleitzahl <F2> - Sortieren der Mandantenliste <F4> - Notizblock zum Mandanten <ESC> - Ende 9.2.1 Mandanten neu anlegen Sie haben zwei Möglichkeiten einen Mandanten neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken <EINFG> aus der Liste heraus. In beiden Fällen erscheint ein kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Mandanten-Nummer. Diese können Sie ändern, allerdings wird dann geprüft, ob diese Nummer nicht bereits vorhanden ist. Nach erfolgreicher Nummernvergabe erscheint dann die Adreßmaske (siehe oben). Nachdem Sie alle Eingaben erstellt haben, können Sie mit <ESC> oder <RETURN> die Eingabemaske verlassen. Die von Ihnen neu angelegte Adresse ist jedoch noch nicht voll für GS-FIBU eingerichtet, deshalb erscheint nach Verlassen der Eingabemaske die Frage, ob Sie diese Einrichtung vornehmen wollen. Anmerkung: Ein nicht voll eingerichteter Mandant kann in GS- FIBU nicht bearbeitet werden! Sie sollten deshalb diese Einrichtung sofort an Ort und Stelle durchführen. Mandanten einrichten: --------------------- Es erscheint eine Auswahlliste mit den vorhanden Kontenrahmen. Wählen Sie einen Kontenrahmen mit den <PFEILTASTEN> und übernehmen diesen dann mit <RETURN>. Anschließend wird ein Verzeichnis mit der Mandantennummer und ein erster Jahrgang, wiederum in einem eigenen Verzeichnis, angelegt. Dabei werden alle benötigten Dateien automatisch im entsprechenden Verzeichnis erstellt. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 23 Zum Schluß erscheint ein Fenster mit dem Vorschlag für das 1. Wirtschaftsjahr. Dieser Vorschlag besteht aus dem ersten und dem letzten Tag des aktuellen Jahres. Sie können nun Änderungen an diesem Wirtschaftsjahr vornehmen, in dem Sie einfach das Datum "von" und Datum "bis" ändern. Durch diese Möglichkeit sind in GS-FIBU alle abweichenden Wirtschaftsjahre oder auch Rumpfjahre möglich. Aufgrund des hier definierten Zeitraums für ein Wirtschafts- jahr werden später beim Jahresabschluss alle weiteren Jahr- gänge automatisch vorgeschlagen. Dort können Sie wiederum die Daten ändern. 9.2.2 Mandanten ansehen/ändern Hier erscheint die Adressmaske des Mandanten. Sie können hier alle Eingaben ändern. 9.2.3 Mandanten löschen Sie können jeden Mandanten zu jeder Zeit löschen, sollten allerdings größte Vorsicht walten lassen. Obwohl beim Löschen eines Mandanten mehrere Sicherheitsabfragen erscheinen, ist nach Bestätigung aller Abfragen « ALLES WEG » !!! D.h. auch, daß die Mandantendaten von GS-Auftrag 2.x gelöscht sind. Sollten Sie sich also entschließen, den Mandanten zu löschen, werden alle vorhandenen Jahrgänge (natürlich auch alle Buchungen) und der Mandant gelöscht! Also bitte vorher genau überlegen, ob Sie wirklich alles löschen wollen ! 9.2.4 Notizblock Mit <F4> oder über diesen Menüpunkt können Sie den Notizblock eines Mandanten aufrufen. Dieser wird wiederum von allen Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diesen Adresse bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit <F5> haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text einzufügen. 9.2.5 Einstellungen USt-ID-Nr.: ----------- Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer für die Umsatzsteuer-Voranmeldung an. Externe OP-Bearbeitung möglich ? -------------------------------- Normalerweise ist die externe OP-Bearbeitung in GS-FIBU gesperrt, da der Buchungsimport über externe Stapel abläuft, d.h. die Buchungen können von jedem beliebigen anderen Programm übernommen werden. Dadurch ist es nicht möglich eine Rückmeldung an das externe Programm zu liefern, ob ein OP ausgeziffert wurde, usw. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 24 Wollen Sie jedoch die externen Buchungen weiterbearbeiten, stellen Sie bitte diesen Schalter auf <J>. Sie müssen dann selbst darauf achten, daß die Änderungen im externen Programm mitgepflegt werden. Debitoren-/Kreditorennummern-Schrittweite: ------------------------------------------ Dieser Wert legt fest, in welchem Größenabstand die Debitoren- und Kreditorennummern bei der Neuanlage vorgeschlagen werden. Doppelte Vergabe von Debitoren- oder Kreditoren-Nummern: -------------------------------------------------------- Stellen Sie den Schalter auf "J" wenn Sie mehreren Kunden oder Lieferanten die gleiche Konto-Nummer zuordnen wollen. Sammelkonten: ------------- Mit <TAB> können Sie die entsprechenden Sammelkonten für Forderungen, Verbindlichkeiten, Gewährte Skonti und Erhaltene Skonti aus einer Kontenliste wählen und hier festlegen. Immer, wenn im OP-Bereich gebucht wird, werden entsprechende Buchungsvorgänge automatisch auf diesen Konten festgehalten. ------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 25 Das gleiche gilt für Saldovortragskonten. 9.2.6 Postanschrift Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie Änderungen wünschen, können Sie die Postanschrift direkt ändern. Mit <F2> können Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten wiederholen. Mit <F3> eine Zeile löschen und mit <F4> eine Zeile einfügen. 9.2.7 Bankverbindungen Geben Sie hier die Bankverbindungen des Mandanten ein. Mit <TAB> rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie können dann eine Bankverbindung auswählen und mit <RETURN> in die Maske übernehmen. 9.2.8 Anschrift-Finanzamt Geben Sie bitte hier sämtliche Daten des für diesen Mandanten zuständigen Finanzamtes an. Diese Adresse, sowie die Steuernummer, werden später in der Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt. 9.2.9 Sortieren Mit <F2> können Sie die Mandantenliste umsortieren. Sie haben hier die Möglichkeit die Liste nach Mandanten-Nummer, Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. 9.2.10 Mandant wählen Wenn Sie einen anderen Mandanten bearbeiten wollen, können Sie diese Wahl aus der Mandantenliste heraus mit <ALT>+<W> vornehmen, oder direkt über diesen Menüpunkt. Es erscheint dann eine Abfrage, ob Sie den aktuellen Mandanten zur Bearbeitung übernehmen wollen. Sie müssen die Mandantenwahl jedoch nicht an dieser Stelle vornehmen, sondern können zu jeder Zeit, vorausgesetzt es ist ein Mandant in GS-FIBU vorhanden, die Mandantenwahl auch aus dem Hauptmenü heraus mit <F2> vornehmen. Dies ermöglicht einen schnellen Mandantenwechsel bei der Buchungsarbeit. Ebenfalls sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, das Sie mit <F3> im Hauptmenü jederzeit den zu bearbeitenden Jahrgang wechseln können. --------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 26 9.3 Stammdaten - Kunden (Debitoren) Ist noch kein Kunde angelegt, erfolgt eine Abfrage, ob Sie einen Kunden anlegen möchten. Wenn ja, erscheint eine Eingabemaske mit der nächsten Kunden-Nummer (Debitoren-Nummer). In den Mandanten-Einstellungen können Sie die Schrittweite für diesen Nummernvorschlag selbst definieren. Sie haben nun die Möglichkeit den vorhandenen Eintrag zu ändern. Dabei wird "normalerweise" geprüft, ob die von Ihnen eingegebene Nummer schon vorhanden ist, oder nicht. Sie können jedoch auch ein und dieselbe Kunden-Nummer mehrfach vergeben. Doppelte Vergabe von Kunden-Nummern: ------------------------------------ Normalerweise wird in GS-FIBU für jeden Kunden ein neues Konto angelegt. Dies ist sicherlich bei Firmen mit kleinem Kundenkreis sinnvoll. Nun existieren ja auch eine Reihe größerer Firmen mit sehr großem Kundenkreis. Wenn nun für jeden Kunden eine eigenes Konto angelegt wird, ist es nur eine Frage der Zeit, bis niemand mehr durch die Kunden-Verwaltung blickt. Wenn Sie also Kunden nach bestimmten Kriterien zusammenfassen möchten (z.B. Diverse "M", Diverse "E", Kunden "SÜD", usw.) müssen Sie in den "Mandanten-Einstellung" die "Doppelte Vergabe der Kunden-Nummern" zulassen (Schalterstellung <J>). Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Kundendaten bearbeiten <EINFG> - Neuen Kunden anlegen <ENTF> - Kunden löschen <BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff oder Ort <ZAHL> - Suchen nach Kunden-Nr. oder Postleitzahl <F2> - Sortieren der Kundenliste <F4> - Notizblock zum Kunden <ESC> - Ende 9.3.1 Kunden neu anlegen Sie haben zwei Möglichkeiten einen Kunden neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken <EINFG> aus der Liste heraus. In beiden Fällen erscheint ein kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Kunden-Nummer. Zur eigentlichen Bearbeitung des Kunden, beachten Sie bitte den Punkt "Stammdaten - Adreßmaske". Darüber hinaus gibt es bei Kunden eine Besonderheit. Aufgrund der Einträge in den Feldern "Suchbegriff", "Land", "Plz" und "Ort" wird die Kontobezeichnung erstellt. Diese Kontobezeichnung wird genau in dieser Form in den gewählten Kontenrahmen übertragen, wenn ein Kunde neu angelegt wird. --------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 27 9.3.2 Kunden ansehen/ändern Hier erscheint die Adressmaske des Kunden. Sie können hier alle Eingaben ändern. Beachten Sie bitte, daß der Eintrag unter "Kontobezeichnung" ebenfalls geändert und diese Änderung wiederum automatisch in den aktuellen Konterahmen übertragen wird. 9.3.3 Kunden löschen Sie können jeden Kunden zu jeder Zeit löschen. Jedoch wird vorher geprüft, ob Buchungen mit diesem Konto vorhanden sind. Wenn ja, darf dieser Kunde nicht gelöscht werden. Im anderen Fall wird die Adresse aus GS-FIBU entfernt und das Konto des Kunden gelöscht! 9.3.4 Notizblock Mit <F4> oder über diesen Menüpunkt können Sie den Notizblock eines Kunden aufrufen. Dieser wird wiederum von allen Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diese Adresse bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit <F5> haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text einzufügen. 9.3.5 Einstellungen Tage netto: ----------- Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der ein Kunde die Rech- nungssumme zu zahlen hat. Skonto %, Skontotage: --------------------- Hier legen Sie fest, auch zu späteren Überwachungszwecken bei der Buchungsarbeit, wieviel Skonto ein Kunde innerhalb welchen Zeitraums vom Rechnungsgesamtbetrag einbehalten darf. USt-ID-Nr.: ----------- Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer des Kun- den an. --------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 28 9.3.6 Postanschrift Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie Änderungen wünschen, können Sie die Postanschrift direkt ändern. Mit <F2> können Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten wiederholen. Mit <F3> eine Zeile löschen und mit <F4> eine Zeile einfügen. 9.3.7 Bankverbindungen Geben Sie hier die Bankverbindungen Ihres Kunden ein. Mit <TAB> rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie können dann eine Bankverbindung auswählen und mit <RETURN> in die Maske übernehmen. 9.3.8 Sortieren Mit <F2> können Sie die Kundenliste umsortieren. Sie haben hier die Möglichkeit die Liste nach Debitoren-Nummer, Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. 9.3.9 Konten aktualisieren Wenn in anderen GS-Programmen neue Kunden erfasst wurden, sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als Debitoren-Konto. Dieser Menüpunkt ermöglicht eine automatische Aktualisierung aller vorhandenen Kunden-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den Kontenrahmen übertragen. Übrigens steht dieser Menüpunkt auch bei der Buchungsarbeit zur Verfügung. Dieser aktualisiert dort jedoch automatisch alle Kunden- und Lieferantenkonten. ---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 29 9.4 Stammdaten - Lieferanten (Kreditoren) Ist noch kein Lieferant angelegt, erfolgt eine Abfrage, ob Sie einen Lieferanten anlegen möchten. Wenn ja, erscheint eine Eingabemaske mit der nächsten Lieferanten-Nummer (Kreditoren- Nummer). In den Mandanten-Einstellungen können Sie die Schrittweite für diesen Nummernvorschlag selbst definieren. Sie haben nun die Möglichkeit den vorhandenen Eintrag zu ändern. Dabei wird "normalerweise" geprüft, ob die von Ihnen eingegebene Nummer schon vorhanden ist, oder nicht. Sie können jedoch auch ein und dieselbe Lieferanten-Nummer mehrfach vergeben. Doppelte Vergabe von Lieferanten-Nummern: ----------------------------------------- siehe "Doppelte Vergabe von Kunden-Nummern." Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Lieferantendaten bearbeiten <EINFG> - Neuen Lieferant anlegen <ENTF> - Lieferant löschen <BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff oder Ort <ZAHL> - Suchen nach Lieferanten-Nr. oder Postleitzahl <F2> - Sortieren der Lieferantenliste <F4> - Notizblock zum Lieferanten <ESC> - Ende 9.4.1 Lieferant neu anlegen Sie haben zwei Möglichkeiten einen Lieferanten neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken <EINFG> aus der Liste heraus. In beiden Fällen erscheint ein kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Lieferanten- Nummer. Zur eigentlichen Bearbeitung des Lieferanten, beachten Sie bitte den Punkt "Stammdaten - Adreßmaske". Darüber hinaus gibt es bei Lieferanten, wie auch bei Kunden eine Besonderheit. Aufgrund der Einträge in den Feldern "Suchbegriff", "Land", "Plz" und "Ort" wird die Kontobezeichnung erstellt. Diese Kontobezeichnung wird genau in dieser Form in den gewählten Kontenrahmen übertragen, wenn ein Kunde neu angelegt wird. ---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 30 9.4.2 Lieferant ansehen/ändern Hier erscheint die Adressmaske des Lieferanten. Sie können hier alle Eingaben ändern. Beachten Sie bitte, daß der Eintrag unter "Kontobezeichnung" ebenfalls geändert und diese Änderung wiederum automatisch in dem Konterahmen übertragen wird. 9.4.3 Lieferant löschen Sie können jeden Lieferanten zu jeder Zeit löschen. Jedoch wird vorher geprüft, ob Buchungen mit diesem Konto vorhanden sind. Wenn ja, darf dieser Lieferant nicht gelöscht werden. Im anderen Fall wird die Adresse aus GS-FIBU entfernt und das Konto des Lieferanten gelöscht! 9.4.4 Notizblock Mit <F4> oder über diesen Menüpunkt können Sie den Notizblock eines Lieferanten aufrufen. Dieser wird wiederum von allen Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diesen Adresse bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit <F5> haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text einzufügen. 9.4.5 Einstellungen Tage netto: ----------- Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der Sie bei Ihrem Lieferanten die Rechnungssumme begleichen müssen. Skonto %, Skontotage: --------------------- Hier legen Sie fest, auch zu späteren Überwachungszwecken bei der Buchungsarbeit, wieviel Skonto Sie innerhalb welchen Zeitraums vom Rechnungsbetrag abziehen können. USt-ID-Nr.: ----------- Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer Ihres Lieferanten an. ---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 31 9.4.6 Postanschrift Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie Änderungen wünschen, können Sie die Postanschrift direkt ändern. Mit <F2> können Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten wiederholen. Mit <F3> eine Zeile löschen und mit <F4> eine Zeile einfügen. 9.4.7 Bankverbindungen Geben Sie hier die Bankverbindungen Ihres Lieferanten ein. Mit <TAB> rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie können dann eine Bankverbindung auswählen und mit <RETURN> in die Maske übernehmen. 9.4.8 Sortieren Mit <F2> können Sie die Lieferantenliste umsortieren. Sie haben hier die Möglichkeit die Liste nach Kreditoren-Nummer, Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. 9.4.9 Konten aktualisieren Wenn in anderen GS-Programmen neue Lieferanten erfasst wurden, sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als Kreditoren-Konto. Dieser Menüpunkt ermöglicht eine automatische Aktualisierung aller vorhandenen Lieferanten-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den Kontenrahmen übertragen. Übrigens steht dieser Menüpunkt auch bei der Buchungsarbeit zur Verfügung. Dieser aktualisiert dort jedoch automatisch alle Kunden- und Lieferantenkonten. ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 32 9.5 Sachkonten (Kontenrahmen) Dieser Punkt zeigt Ihnen alle Sachkonten, die im gewählten Kontenrahmen vorhanden sind. Dabei ist zu beachten, daß Sach- konten in GS-FIBU immer 4-stellig sind und die Konten der Klasse "0" mit führenden Nullen aufgefüllt werden. GS-FIBU wird bereits mit zwei komplett eingerichteten Kontenrahmen ausgeliefert. Die Auswahlmöglichkeit haben Sie bei der Neuanlage eines Mandanten. Dabei handelt es sich um die Spezialkontenrahmen der DATEV - Skr03 und Skr04! Auch wenn die von uns mitgelieferten Kontenrahmen sehr groß sind, sollten Sie keine Konten löschen. Die Kontenrahmen be- inhalten sämtliche Konten, die auch das Rechenzentrum in Nürnberg "DATEV" benutzt und zwar jeweils nach dem neuesten Stand. In GS-FIBU ist die Kontenauswahl beim Buchen so einfach wie möglich gestaltet. Sie werden später selbst bemerken, daß es keinen Nachteil darstellt, einen Kontenrahmen mit über 700 Konten in diesem Programm zu nutzen. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Konto bearbeiten/ändern <EINFG> - Neues Konto anlegen <ENTF> - Konto löschen <LEERTASTE> - markieren bzw. Markierung aufheben <F2> - Liste sortieren <BUCHSTABE> - Suche nach Konto-Bezeichnung <ZAHL> - Suche nach Konto-Nummer (bzw. Kontoklasse) <ESC> - Ende ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 33 9.5.1 Konto neu anlegen Hiermit nehmen Sie ein neues Sachkonto in die Liste auf. Es erscheint wieder eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, bei der Sie bitte beachten müssen, daß die Angaben Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung und Kontoart zwingend vorgeschrieben sind. Fehlt eine dieser Angaben, wird das neue Konto nicht zugelassen und automatisch gelöscht! Ebenso macht GS-FIBU darauf aufmerksam, wenn Sie eine bereits vorhandene Konto-Nummer nochmals vergeben wollen ! 9.5.2 Konto ansehen/ändern Mit <RETURN> gelangen Sie in eine Maske auf dem Bildschirm. Sie sehen nun die Daten des gewählten Kontos und können diese ändern. Beachten Sie bitte, das Konten, auf denen bereits gebucht wurde, lediglich in der Konto-Bezeichnung und in den einzelnen Druck-Positionen geändert werden können. 9.5.3 Konto löschen Sie können ein Sachkonto nur dann löschen, wenn eine interne Saldenprüfung in GS-FIBU ein positives Ergebnis liefert, d.h. wenn noch keine Buchung mit diesem Konto erfolgte. Wenn alle Prüfungen durchlaufen sind, wird zur Sicherheit nochmal abgefragt, ob Sie auch wirklich löschen wollen. Wenn ja, wird das Konto gelöscht! 9.5.4 Markierte löschen Wenn Sie mehrere Konten gleichzeitig löschen wollen, können Sie mit der <LEERTASTE> die entsprechenden Konten markieren und dann diesen Menüpunkt aktivieren. Anschließend werden alle markierten Sachkonten gelöscht. Dabei werden ebenfalls wieder die Salden geprüft. Ist bei den markierten Konten ein Konto dabei, auf dem bereits Buchungen erfasst sind, wird dieses nicht gelöscht. 9.5.5 Nicht-markierte löschen Sachverhalt wie oben, mit dem Unterschied, daß alle nicht-mar- kierten Konten werden gelöscht. 9.5.6 Sortieren Mit <F2>, oder direkt über das Menü, können Sie die Liste der Sachkonten umsortieren und anschließend je nach Sortier- reihenfolge entsprechend durch Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl suchen. 9.5.7 Dienstprogramme Sie können entweder alle Konten gleichzeitig markieren oder vorhandene Markierungen löschen oder alle Markierungen umkehr- ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 34 en. 9.5.8 Sachkonten-Erfassungsmaske Kontoart: --------- Als Kontoart stehen Ihnen mit <TAB> 5 Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Aktivkonto, Passivkonto, Erlöskonto, Kostenkonto und Statistikkonto. Sie haben hier keine Möglichkeit, diese Kontoart "von Hand" einzutragen. Sie müssen also über <TAB> eine Kontoart wählen und dann mit <RETURN> übernehmen. Diese Feld ist übrigens neben der Konto-Nummer und Konto-Bezeichnung zwingend vorgeschrieben. Steuerschlüssel: ---------------- Mit <TAB> können Sie aus den definierten Steuersätzen den Satz aussuchen, der diesem Konto zugeordnet werden soll. Wenn Sie z.B. das Konto "8400 - Erlöse 14% Umsatzsteuer" verwenden, kann durch Eingabe des Steuercodes für den Steuersatz 14 % die Buchungsarbeit wesentlich vereinfacht werden. Die Steuer wird dann automatisch errechnet und in der Buchungsmaske angezeigt. Soll eine Konto keinen Steuersatz beinhalten, lassen Sie dieses Feld bitte leer (nicht Steuerschlüssel "00" wählen)!! Steuer-Funktion: ---------------- Die Steuerfunktion ist ein ganz wichtiges Instrument, um zu prüfen, ob Konten gegeneinander überhaupt bebucht werden dürfen, und bietet zusätzlich für Sie eine weitere Plausibi- litätsprüfung! Mit <TAB> erhalten Sie wiederum ein Liste aller möglichen Steuerfunktionen, die Sie mit <RETURN> dann in die Eingabemaske übernehmen können. "" = keine Einschränkung: ------------------------- Diese Leereingabe schränkt das Konto nicht ein, d.h. mit diesem Konto ist jeder Steuersatz und jede Steuerart (USt oder VSt) möglich. KU = keine Steuer zulässig: --------------------------- Die Steuerfunktion "KU" sorgt dafür, das mit diesem Konto keine Steuerberechnung möglich ist (z.B. das Konto "1200 Bank"). Dies bedeutet aber auch, das GS-FIBU prüft, ob sich der Steuerschlüssel eines Kontos und die Steuerfunktion nicht gegenseitig wiedersprechen. Wenn Sie also beispiels- weise einem Konto den Steuerschlüssel "14%" zuordnen und anschließend die Steuerfunktion "KU", erscheint eine Feh- lermeldung! M = nur Mehrwertsteuer zulässig: -------------------------------- Die Steuerfunktion "M" sorgt dafür, das ein mit dieser Steuerfunktion belegtes Konto nicht mit Vorsteuer gebucht werden kann (z.B. Konto "8400 - Erlöse 14 % Umsatzsteuer")! ----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 35 V = nur Vorsteuer zulässig: --------------------------- Die Steuerfunktion "V" sorgt dafür, das ein mit dieser Steuerfunktion belegtes Konto nicht mit Mehrwersteuer ge- bucht werden kann (z.B. Konto "3400 - Wareneingang 14% Vorsteuer")! Finanzkonto (J/N): ------------------ Geben Sie hier "J" ein, wenn es sich bei einem neu angelegten Konto um ein Finanzkonto handelt, also Bank, Kasse, Postgiro, usw. Dieser Schalter wird lediglich benötigt, um bei der automatischen Vergabe der Belegnummer im Buchungsbereich reine Geldbuchungen (also Buchungen mit zwei Finanzkonten) als solche zu erkennen. Bilanz-Positionen / GuV-Position / UStVa-Position: -------------------------------------------------- Mit <TAB> erhalten Sie jeweils eine Auswahlliste aller verfügbaren Positionen für das entsprechende Formular (Auswertung). Diese Positionen enthalten die Druckposition eines Kontos in der entsprechenden Auswertung, d.h. bei einer Auswertung werden alle Konten mit der gleichen Druckposition zu einem Betrag "verdichtet". Die Bilanzauswertung enthält jedoch je Konto zwei Druckpositi- onen. Nehmen wir beispielsweise das Bankkonto. Ist der Saldo des Kontos positiv, so wird der Betrag unter der Bilanzposi- tion "Schecks, Kassenbestand, usw." verdichtet. Ist der Saldo jedoch negativ, stellt dieser Sachverhalt eine Verbindlichkeit dar, die dann unter der Position "Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten" zusammengefaßt wird. Beispiel: --------- Auswertung : Bilanz Bilanzposition : Schecks, Kassenbestand, Guthaben ... Die Bilanzpostion für diesen Posten hat die Bezeichnung "ADIV". Das hört sich unheimlich kompliziert an, ist aber bei näherer Betrachtung logisch. "A" steht für « AKTIV » = Aktivseite der Bilanz "D" steht für « UMLAUFVERMÖGEN » = Punkt "D" der Aktivseite "IV" steht für « SCHECKS, ... » = Punkt "IV" des Umlaufverm. Ein leeres Fomular mit allen Druckpositionen erhalten Sie, in dem Sie die Bilanz, GuV oder Umsatzsteuer-Voranmeldung unter dem Menüpunkt "FORMULARE/AUSWERTUNGEN" als Probe-Druck ausdrucken. Sie haben dann die Möglichkeit, wenn Sie neue Konten anlegen, die beispielsweise zur Bilanz gehören (z.B. Finanzkonten), die entsprechende Druckposition direkt zuzu- ordnen. ---------------------------------------------- Stammdaten - Steuersätze 36 9.6 Steuersätze definieren Sie können mit GS-FIBU bis zu 20 Vorsteuer- und Umsatzsteuersät- ze definieren und bearbeiten. Die Steuersätze sind zentral für das ganze Programmsystem vorhanden, d.h. es wird erstens nicht nach Mandanten getrennt und zweitens greift z.B. auch GS-Auftrag 2.xx auf diese Steuersätze zu. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Steuersatz bearbeiten/ändern <ESC> - Ende <TAB> - Kontenauswahlliste Jeder Steuersatz beinhaltet eine Kennung (Steuercode), eine Bemerkung, einen alten Prozentsatz, ein Änderungsdatum, einen neuen Prozentsatz, diverse Kontenzuordnungen sowie die Unter- scheidung, ob dieser Satz als Reisekosten-Steuersatz gelten soll oder nicht. Außerdem können Sie noch festlegen, ob aus Buchungen mit dem entsprechenden Steuersatz, der Steuerbetrag mittels Multiplikator errechnet werden soll, oder nicht. Die Steuerdatei wird nach Neuanlage eines Mandanten bereits voll mit 10 Steuersätzen und Kontenzuordnungen (abhängig vom gewähl- ten Kontenrahmen) erstellt. Die Punkte im einzelnen: Kennung: -------- Diese Kennung ist nichts anderes als eine laufende Nummer, die in GS-FIBU häufig als "Steuercode" bezeichnet wird. Über diesen Code wird der Steuersatz definiert und auch in Buchungen aufgerufen. Bemerkung: ---------- Wenn Sie hier eine möglichst genaue Bezeichnung des Steuersatzes eingeben, können Sie später bei der Buchungsarbeit den richtigen Steuersatz schneller finden. Alter Prozentsatz: ------------------ Mit dem hier eingetragenen Wert wird immer dann der Steuerbetrag errechnet, wenn das Buchungsdatum kleiner als das Änderungsdatum ist. Wenn z.B. ab 01.01.1993 der Mehrwertsteuersatz 15% beträgt, müssen Sie hier 14% eintragen. Bei Buchungen im Jahre 1992 wird dann automatisch mit 14% gerechnet, während bei Buchungen aus dem Jahr 1993 mit 15% gerechnet wird! Änderungsdatum: --------------- Geben Sie hier bitte das Datum der letzten Änderung des ent- sprechenden Steuersatzes ein. ---------------------------------------------- Stammdaten - Steuersätze 37 Neuer Prozentsatz: ------------------ Mit diesem Prozentsatz wird bei Buchungen ab Änderungsdatum gerechnet. Reisekosten: ------------ Wenn Sie einen Reisekostensteuersatz definieren, müssen Sie diesen Schalter auf "J" stellen. Der Steuerbetrag wird bei Rei- sekosten anders errechnet. Berechnung mit Multiplikator: ----------------------------- Normalerweise errechnet GS-FIBU bei der Steuerberechnung zuerst den Nettobetrag, indem der Bruttobetrag durch den entsprechenden Divisor (bei 14% -> 1,14) dividiert wird. Die Differenz zwischen Brutto- und Nettobetrag ergibt den Steuerbetrag. Es gibt jedoch noch eine weitere, sehr verbreitete andere Metho- de, den Steuerbetrag zu errechnen. Und zwar die Berechnung durch einen Multiplikator. Dieser Mutliplikator ist dann auf den Bruttobetrag anzuwenden und errechnet sich wie folgt: Beispiel: 14 % Steuersatz, Bruttobetrag folglich: 114 % 14 Umsatzsteuer = ----- = 0,1228 (Multiplikator) 114 Der Steuerbetrag errechnet sich nun aus Bruttobetrag multipli- ziert mit dem entsprechenden Multiplikator. Sollte sich in GS-FIBU bei der automatischen Errechnung der Umsatzsteuer eine Differenz zu Ihren Rechnungsunterlagen ergeben, kann es sein, das mit Multiplikator gerechnet wurde. Stellen Sie diesen Schalter dann auf "J". Die Multiplikatoren für den alten und den neuen Steuersatz werden dann automatisch noch o.g. Formel berechnet und eingetragen. Wie schnell Rundungsdifferenzen durch diese unterschiedliche Berechnung entstehen können, möchte ich an folgendem Beispiel erläutern. Der Bruttobetrag einer Rechnung soll 22.800,00 DM incl. 14% MwSt betragen. 1. Berechnung mit Divisor: -------------------------- Bruttobetrag 22.800,00 Nettobetrag = ------------ = --------- = 20.000,00 Divisor 1,14 Steuerbetrag = 22.800,00 - 20.000,00 = 2.800,00 ======== ---------------------------------------------- Stammdaten - Steuersätze 38 2. Berechnung mit Multiplikator: -------------------------------- Steuerbetrag = Bruttobetrag * Multiplikator Steuerbetrag = 22.800,00 * 0,1228 = 2.799,84 ======== An diesem Beispiel erkennen Sie, daß selbst bei einer relativ geringen Bruttosumme von 22.800,00 DM schon Differenzen von 0,16 DM auftreten ! Sammelkonto Umsatzsteuer/Vorsteuer: ----------------------------------- Mit <TAB> können Sie hier die Kontenauswahlliste aufrufen. Aus dieser Liste wählen Sie dann bitte das zum Steuersatz gehörende Konto für die Umsatzsteuer bzw. für die Vorsteuer. Diese Sammel- konten werden zum Beispiel für die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgefragt. Immer wenn Sie eine Buchung mit einem Steuersatz buchen, wird der errechnete Steuerbetrag auf das hier angegebene Konto automatisch im Hintergrund gebucht. Skontokonto Umsatzsteuer/Vorsteuer: ----------------------------------- Wenn Sie Skonto gewähren oder wenn Ihnen Skonto gewährt wird, dann muß bei der Sollverteuerung die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer korrigiert werden. Doch dazu an anderer Stelle mehr. Damit GS-FIBU diese Korrektur automatisch buchen kann, müssen zu jedem Steuersatz entsprechende Konten definiert werden. Mit <TAB> können Sie wiederum die Kontenauswahlliste aufrufen und dort das entsprechende Konto wählen. HINWEIS: Die Skontokonten werden nur dann einen Sinn ergeben, wenn der Prozentsatz nicht gleich "0" ist. Bei steuer- freien Umsätzen ist deshalb keine Angabe notwendig! ------------------------------------------- Stammdaten - Bankleitzahlen 39 9.7 Bankleitzahlen-Verwaltung Die Bankleitzahlenverwaltung dient dazu, Ihnen die Eingabe von Bankverbindungen zu erleichtern. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Bankverbindung bearbeiten/ändern <EINFG> - Neue Bankverbindung anlegen <ENTF> - Bankverbindung löschen <LEERTASTE> - markieren bzw. Markierung aufheben <F2> - Liste sortieren <BUCHSTABE> - Suche nach Bankbezeichnung <ZAHL> - Suche nach Bankleitzahl <ESC> - Ende ------------------------------------------- Stammdaten - Bankleitzahlen 40 9.7.1 Bank neu anlegen Hiermit nehmen Sie eine neue Bankverbindung in die Liste auf. Es erscheint eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, bei der Sie bitte beachten müssen, daß beide Angaben, also Bankleitzahl sowie Bankbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Fehlt eine der beiden Angaben, wird die die neue Bankverbindung nicht zugelassen und automatisch gelöscht! 9.7.2 Bank bearbeiten/ändern Durch drücken der Taste <RETURN> erscheint eine Maske auf dem Bildschirm. Sie können nun die angezeigten Daten ändern. 9.7.3 Bank löschen Über diesen Punkt oder mit der Taste <ENTF> können Sie eine Bankverbindung löschen. 9.7.4 Markierte löschen Wenn Sie mehrere Banken gleichzeitig löschen wollen, können Sie mit der <LEERTASTE> die entsprechenden Banken markieren und dann diesen Menüpunkt aktivieren. Anschließend werden alle markierten Banken gelöscht. 9.7.5 Nicht-markierte löschen Sachverhalt wie oben, mit dem Unterschied, daß alle nicht-mar- kierten Banken werden gelöscht. 9.7.6 Sortieren Mit <F2>, oder direkt über das Menü, können Sie die Liste der Banken umsortieren und anschließend je nach Sortierreihen- folge entsprechend durch Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl suchen. 9.7.7 Dienstprogramme Sie können entweder alle Banken gleichzeitig markieren oder vorhandene Markierungen löschen oder alle Markierungen umkehr- en. ---------------------------------------------------------------- Buchen 41 10. BUCHEN Befassen wir uns nun mit dem Buchungsbereich von GS-FIBU. Sie wer- den später feststellen, daß es sich dabei um einen sehr mächtigen Programmteil handelt. Aktive Tasten: ------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Buchung ändern <EINFG> - Neue Buchung anlegen <ENTF> - Buchung löschen <F2> - Liste sortieren <F3> - Suchen <F4> - Makrobuchungen <F5> - Buchungskreis / Splitting <F6> - Forderungen <F7> - Verbindlichkeiten <F8> - Buchung wiederholen <STRG>+<F2> - Bruttobuchung <STRG>+<F3> - Nettobuchung <ESC> - Ende ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 42 10.1 Stapel-/Dialogbuchungen Vorerst möchte ich jedoch den Unterschied zwischen Stapel- und Dialogbuchungen erläutern. Stapel- bzw. Dialogbuchungen unterscheiden sich dadurch, daß Stapelbuchungen gelöscht und auch geändert werden dürfen. Im Dialog kann eine Buchung lediglich storniert werden. Darüber hinaus ist der Dialogbereich eine Art "Sammelbecken" sämtlicher Buchungen aus allen internen sowie externen Stapeln. Nun werden normalerweise bei anderen Stapelverarbeitungen keine Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Nicht so bei GS-FIBU. GS-FIBU prüft Stapelbuchungen genauso wie Dialogbuchungen. Das hat den entscheidenden Vorteil, daß Fehler auch im Stapel rechtzeitig erkannt werden. GS-FIBU unterscheidet zwar zwischen Stapel- und Dialogsaldo, greift jedoch bei der Berechnung des Saldos auf den gleichen Saldovortrag zu, wie im Dialog. Ein weiterer Unterschied ist, daß Saldovorträge (Anfangsbestände) nur im Dialog gebucht werden können. 10.1.1 Kontenauswahlliste Diese können Sie immer im Feld "KONTO" oder "GKONTO" der Buchungsmaske aufrufen. Diese Liste zeigt Ihnen alle verfügba- ren Konten des Kontenrahmens, den Sie zum entsprechenden Mandanten eingerichtet haben. Also alle Sachkonten, Debitoren und Kreditoren. Aktive Tasten: -------------- <BUCHSTABE> - Suchen nach Kontobezeichnung <ZAHL> - Suchen nach Konto-Nummer (Klasse) <RETURN> - Übernahme eines Kontos in die Eingabemaske <ESC> - Abbruch ohne Übernahme Besonderheiten: --------------- Außerhalb der Buchungsmaske erscheint diese Liste als Salden- Information. Dabei wird dann der jeweils aktuelle Saldo ange- zeigt. Wenn Sie die Information aus einem Stapel heraus aufrufen, erscheint der Stapel-Saldo. Rufen Sie diese Information im Dialogbereich ab, zeigt die Liste den Dialog-Saldo. Bei dieser Art Kontenauswahl können Sie kein Konto übernehmen. Suchen in der Konten-Auswahlliste: ---------------------------------- Wie oben bereits erwähnt, können Sie in dieser Auswahlliste ein Konto entweder durch direkte Eingabe einer Zahl oder eines Buchstabens suchen. Je nach Suche stellt sich die Kontenauswahl automatisch auf den gesuchten Begriff um. Beachten Sie bitte, das die Suche nach Konto-Nummer nach Kontenklassen erfolgt. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 43 Beispiel: Sie geben als Suchbegriff die Zahl "8" ein. GS-FIBU sucht dann nach einem Konto mit der Nummer "8000". Geben Sie als Suchbegriff eine "1" ein, sucht GS-FIBU ein Konto mit der Nummer "1000". Geben Sie als Suchbegriff "84" vor, sucht GS-FIBU ein Konto mit der Nummer "8400", usw. 10.1.2 Buchung neu anlegen Sie haben zwei Möglichkeiten eine Buchung neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken <EINFG> aus der Liste heraus. Anschließend erscheint die Buchungsmaske. 10.1.3 Buchungsmaske Grundsätzlich ist bei einer Buchung darauf zu achten, daß diese vollständig ist. Eine vollständige Buchung beinhaltet Konto, Betrag, Gegenkonto, Beleg und Datum. Der Buchungstext ist nicht zwingend, sollte aber zur Verdeutlichung einer Buchung auf jeden Fall eingegeben werden. Fehlt eine der o.g. Angaben wird die neu angelegte Buchung gelöscht, wenn Sie mit <ESC> die Buchungsmaske verlassen wollen. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Schalter für die Abfrage beim Löschen einer Buchung in den "Allgemeinen Einstellungen" auf "N" gesetzt haben. Ansonsten erscheint eine Abfrage. Außerdem ist trotz aller o.g. Angaben eine Buchung nicht vollständig, wenn Sie die Buchungsmaske mit <ESC> verlassen wollen und dabei nicht auf dem Feld "TEXT" stehen. Sie müssen mit <RETURN> die Buchungsmaske komplett "durchlaufen", da evtl. Steuerberechnungen erst nach Eingabe des Feldes "CODE" erfolgen können. Nun die einzelnen Eingabefelder: Konto / GKonto: --------------- Das Feld "KONTO" stellt das Soll-Konto, und das Feld "GKONTO" das Haben-Konto dar. Mit <TAB> können Sie hier die Kontenauswahl aufrufen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, bevor Sie die Auswahl mit <TAB> aufrufen, eine gewisse Vorselektion vorzunehmen, oder das Konto ohne Auswahl direkt zu übernehmen. Beispiel: 1. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "Erl" eingeben und anschließend <TAB> drücken, wird die Kontenauswahl nach der Bezeichnung sortiert angezeigt, und der Leuchtbalken steht bereits auf dem Konto, das gefunden wurde. Sie können dann dieses Konto mit <RETURN> in die Maske übernehmen. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 44 2. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht, wissen aber, daß dieses Konto ein Konto der Klasse "8" ist. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "8" eingeben und anschließend die <TAB>-Taste drücken, wird die Kontenauswahl nach der Konto-Nummer sortiert angezeigt, und der Leuchbalken steht bereits auf dem 1. Konto der Klasse "8" (z.B "8000"). Sie können dann wiederum dieses Konto mit <RETURN> in die Maske übernehmen. 3. Sie kennen die Konto-Nummer des gewünschten Kontos. Geben Sie dann die Konto-Nummer direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" ein. Wenn nach Bestätigung mit <RETURN> das Konto gefunden wurde, gelangen Sie ohne Kontenauswahl direkt zum nächten Eingabefeld. Nach erfolgter Auswahl erscheint rechts neben dem Eingabefeld die Konto-Bezeichnung und der Saldo des Kontos. Beachten Sie bitte noch, daß führende Nullen nicht eingegeben werden müssen, es sei denn, Sie suchen ein Konto der Klasse "0". Betrag: ------- Der Betrag einer Buchung darf nicht 0,00 sein. Negative Beträge sind jedoch möglich. Normalerweise geht GS-FIBU davon aus, daß der eingegebene Betrag als Bruttobetrag gilt. Falls Umsatzsteuer berechnet werden muß, wird diese aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Mit der Tastenkombination <STRG>+<F3> können Sie auf Nettobuchen umschalten. Ein evtl. Steuerbetrag wird dann auf den Nettobetrag gerechnet. Die aktuelle Einstellung wird am unteren rechten Bildschirmrand angezeigt und heißt "BRU" für Bruttobuchen und "NET" für Nettobuchen. Nachdem Sie das Feld "CODE" während einer Buchungs verlassen haben, wird automatisch wieder auf Bruttobuchen "BRU" umgestellt. Sie können aber auch mit <STRG>+<F2> auf Bruttobuchen umschalten. Beleg-Nr. --------- Die Beleg-Nummer wird je nach Einstellung in den Buchungs- einstellungen automatisch vergeben. Der Vorschlag kann jedoch manuell geändert werden. Beachten Sie bitte, daß Beleg-Nummern nicht leer sein dürfen -> Grundsatz: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG! Datum: ------ Als Buchungsdatum wird automatisch das letzte Buchungsdatum vorgeschlagen. Das von Ihnen angegebene Datum muß sich innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres befinden. Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird in der Statuszeile laufend angezeigt. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 45 Code: ----- Unter Code ist der Steuerschlüssel zu verstehen. Normalerweise werden die Felder "Code", "M/V" und "St-Betrag" automatisch gefüllt, wenn Sie als Konto oder Gegenkonto ein Konto gewählt haben, daß einen Steuerschlüssel beinhaltet. Ist dies nicht der Fall, können Sie in diesem Feld mit <TAB> die Auswahlliste der Steuersätze aufrufen und anschließend mit <RETURN> den gewünschten Steuersatz übernehmen. Nach Eingabe diese Feldes prüft GS-FIBU, ob der von Ihnen gewählte Steuersatz mit der Kontenkombination möglich ist. Wenn nicht, werden die Inhalte der o.g. Felder gelöscht und der Leuchtbalken springt direkt auf das Buchungstextfeld. M/V: ---- "M" bedeutet Mehrwertsteuer, "V" bedeutet Vorsteuer. Dieses Feld erreichen Sie auf "normalem" Buchungswege nicht. Möchten Sie den vorhanden Eintrag jedoch ändern, erreichen dieses Feld mit den Pfeiltasten. Dort haben Sie wiederum mit <TAB> eine Auswahlliste der verfügbaren Steuerarten. St-Betrag: ---------- Auch dieses Feld wird bei einer Buchung übersprungen, da der Steuerbetrag automatisch errechnet wird. Nur wenn der von GS-FIBU errechnete Steuerbetrag nicht mit dem Betrag übereinstimmt, den Sie verbuchen wollen, sollten Sie dieses Feld ändern. Sie erreichen dieses Feld mit den <PFEILTASTEN>. Text: ----- Geben Sie hier den Buchungstext ein. Mit <TAB> können Sie auch einen bereits vorhandenen Buchungstext aus der Vorgabe wählen und mit <RETURN> übernehmen. Zusatz: ------- Im Feld "ZUSATZ" wird festgehalten, ob diese Buchung ein offener Posten ist oder ob es sich um eine Anlagebuchung handelt, d.h. bei einer Buchung mit Debitoren- oder Kreditiorenkonten erscheint hier als Eintrag "OP". Handelt es sich um eine Buchung des Anlagevermögens erscheint hier "Anlage"! ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 46 10.1.4 Buchung ändern (nur Stapelbereich) Stellen Sie den Leuchtbalken auf die gewünschte Buchung und bestätigen Sie Ihre Wahl mit <RETURN>. Sie können dann die Belegnummer, das Datum und den Text einer Buchung ändern. Dies ist allerdings nur im Stapelbereich möglich. 10.1.5 Buchung löschen (nur Stapelbereich) Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie löschen möchten. Drücken Sie dann die Taste <ENTF> oder wählen Sie diesen Menüpunkt. Nach einer Sicherheitsabfrage (diese können Sie übrigens in den allgemeinen Einstellungen auch abschalten) wird die Buchung gelöscht. Die Salden der entsprechenden Konten werden korrigiert. 10.1.6 Buchung stornieren Eine Buchung darf im Dialogbereich nicht gelöscht oder verändert werden. Wenn Sie falsch gebucht haben, bleibt Ihnen nur Möglichkeit, die falsche Buchung zu stornieren, wobei eine Stornobuchung nichts anderes ist, als dieselbe Buchung mit umgekehrtem Betrag. Um eine Buchung zu stornieren, müssen Sie in GS-FIBU diese nicht komplett neu eingeben. Stellen Sie einfach den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie stornieren möchten. Drücken Sie dann die Taste <ENTF> oder wählen Sie diesen Menüpunkt. Es erscheint zur Sicherheit die Abfrage, ob Sie die Buchung wirklich stornieren wollen. Wenn ja, wird die gleiche Buchung mit umgekehrtem Vorzeichen automatisch in die Buchungsmaske eingetragen und Sie brauchen die Angaben nur noch mit <RETURN> zu bestätigen. Bei Stornobuchungen wird im Beleg "Storno" und im Buchungstext automatisch "Storno zu Nummer "+ die Buchungsnummer, die storniert werden soll, vorgeschlagen. Sie können diese Vorgaben jedoch beliebig ändern. WICHTIG: 1. Wenn Sie bei einer Buchung den automatisch vorge- schlagenen Steuersatz gelöscht haben, denken Sie bitte daran, daß bei der Stornobuchung dieser Vor- schlag wiederum automatisch vorgenommen wird. Sie müssen also den Steuersatz erneut von Hand lösch- en. 2. Erhalten Sie die Meldung, daß automatisch erstell- te Buchungen in gleicher Weise storniert werden müssen, so ist damit gemeint, daß die Buchungen, die automatisch in der OP-Verwaltung erstellt werden (z.B. Skontobuchung und Berichtigung der Umsatzsteuer) auch nur auf diese Art wieder storniert werden können. Suchen Sie also die Hauptbuchung und stornieren Sie diese. Wenn dann beim Abschluß der Buchung die OP-Verwaltung wieder aktiviert wird, so geben Sie bitte dort den Skontobetrag der Hauptbuchung ein. Damit werden alle automatischen Buchungen ebenfalls storniert! ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 47 10.1.7 Saldovorträge buchen Mit einem Saldovortrag bringen Sie GS-FIBU dazu, bei weiteren Buchungen auf das entsprechende Konto nicht von "0,00" auszugehen, sondern von dem hier eingetragenen Wert. Die Buchung von Saldovorträgen wird von GS-FIBU automatisch vorgenommen und deshalb kaum zu Schwierigkeiten führen. Wenn Sie diesen Programmteil aktivieren, wird eine Konten- liste aufgerufen. In dieser Liste sehen Sie die Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung und den Anfangsbestand eines Kontos. Sind noch keine Buchungen vorhanden, so ist dieser Bestand auf allen Konten = 0,00. Aktive Tasten: -------------- <BUCHSTABE> - Suchen nach Kontobezeichnung <ZAHL> - Suchen nach Konto-Nummer (Klasse) <RETURN> - Eingabe eines Saldovortrags <ENTF> - Löschen eines Saldovortrags <ALT> - Menüaufruf <ESC> - Ende Suchen in der Konten-Auswahlliste: ---------------------------------- Wie oben bereits erwähnt, können Sie in dieser Auswahlliste ein Konto entweder durch direkte Eingabe einer Zahl oder eines Buchstabens suchen. Je nach Suche stellt sich die Liste automatisch auf den gesuchten Begriff um. Beachten Sie bitte, das die Suche nach Konto-Nummer nach Kontenklassen erfolgt. Eingabe eines Saldovortrags: ---------------------------- Suchen Sie das Konto, auf dem Sie einen Anfangsbestand eingeben möchten wie oben beschrieben aus, und drücken dann die <RETURN>-Taste. Das Bestandsfeld wird rot unterlegt und Sie können den entsprechenden Betrag eingeben. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit <RETURN> bestätigt haben, wird die Vortrags- buchung automatisch von GS-FIBU erstellt und in den Dialog- buchungsbereich übertragen. Besonderheiten bei Debitoren- und Kreditorenkonten: --------------------------------------------------- Wählen Sie ein Debitoren- oder Kreditorenkonto und geben dort einen Saldovortrag ein, so erscheint eine weitere Buchungsmas- ke, in der Sie den eingegebenen Betrag auf beliebig viele OP-Buchungen verteilen können. Das ist notwendig, damit Sie spätere Zahlungsein- oder ausgänge auf diese OP's vortragen können. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 48 Saldovorträge verteilen: ------------------------ Wenn Sie einen Vortrag auf Kunden- oder Lieferantenkonten ein- tragen, dann erscheint eine Eingabemaske. In dieser Eingabemaske wird der Gesamtbetrag als aufzuteilender Vortrag angezeigt und als Teilbetrag direkt vorgeschlagen. Diesen Teilbetrag können Sie ändern, wobei der gebuchte Betrag dann vom aufzuteilenden Betrag subtrahiert und der Restbetrag erneut vorgeschlagen wird. Diesen Vorgang müssen Sie solange wiederholen, bis der aufzuteilende Vortrag = 0,00 ist. Beachten Sie bitte, daß selbst bei negativen Vorträgen der aufzuteilende Vortrag stets positiv angezeigt wird, jedoch mit der Anzeige, ob es sich bei dem Betrag für das Konto um einen Soll- oder Habenvortrag handelt. Desweiteren müssen Sie das Rechnungsdatum des ursprünglichen OP angeben, sowie das Fälligkeitsdatum und den Steuersatz der ursprünglichen Rechnung. Beachten Sie bitte wiederum, daß das Rechnungsdatum auch aus einem anderen Jahrgang stammen kann. Die Angabe des Buchungstextes ist nicht zwingend notwendig. Bei den Eingaben zum Steuersatz und Buchungstext steht Ihnen mit <TAB> eine Auswahlliste zur Verfügung. Löschen eines Saldovortrags: ---------------------------- Saldovortragsbuchungen sind keine Buchungen im normalen Sinne und unterliegen deshalb nicht dem GOB-Grundsatz, daß eine Buchung in ihrem ursprünglichen Zustand weder verändert noch gelöscht werden darf. Wenn Sie also einen Saldovortrag löschen wollen, wählen Sie das Konto und drücken die <ENTF>-Taste. Damit wird der Betrag automatisch auf 0,00 gesetzt und die Vortragsbuchung gelöscht. Sie können einen Saldovortrag auch löschen, in dem Sie mit <RETURN> das Betragsfeld editieren und dann 0,00 eingeben. Die erste Methode ist jedoch einfacher. Buchungsdatum ändern: --------------------- Da die Saldovortragsbuchungen automatisch von GS-FIBU erstellt werden, können Sie hier das Buchungsdatum vorgeben, unter dem diese Buchungen gebucht werden sollen. Vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum. HINWEIS: Achten Sie bitte stets darauf, daß die eingegebenen Saldovorträge im Soll mit den Werten im Haben übereinstimmen. Ansonsten ist Ihre Buchhaltung wenig aussagekräftig, da die Saldovorträge eine Eröffnungsbilanz darstellen. Beide Seiten (Soll und Haben) müssen also gleich sein. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 49 10.1.8 Makrobuchungen Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste <F4>, erscheint eine Liste aller vorhandenen Makrobuchungen. Suchen Sie die gewünschte Buchung innerhalb dieser Liste, in dem Sie entweder einen <BUCHSTABEN> oder eine <ZAHL> eingeben. Mit <RETURN> können Sie die gewünschte Buchung dann in die Buchungsmaske übernehmen. Aktive Tasten: -------------- <RETURN> - Makrobuchung übernehmen <BUCHSTABE> - Suchen nach Bezeichnung des Makros <ZAHL> - Suchen nach Nummer der Buchung <ESC> - Ende 10.1.9 Buchungskreis/Splitting Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste <F5>, erscheint eine weitere Buchungsmaske. Mit der Funktion Buchungskreis/Splitting haben Sie eine sehr komfortable Möglichkeit, mehrere Buchungen für ein Gegenkonto zu buchen. Dabei wird bei jeder neuen Buchung das gewählte Konto automatisch als Gegenkonto verwendet. Der Saldo dieses Kontos wird laufend aktualisiert angezeigt, so daß Sie eine sofortige Kontrolle über die Richtigkeit einer Buchung haben. Darüber hinaus erhalten Sie Auskunft über den Gesamtbetrag aller von Ihnen eingegebenen Buchungen. Diese Funktion kann jedoch noch einiges mehr: Durch das Vorzeichen können Sie die Kontenseiten vertauschen, d.h. wenn Sie einen negativen Betrag eingeben, wird das zuvor gewählte Gegenkonto (normalerweise HABEN-Stellung) automatisch als Konto (SOLL-Stellung) gebucht und umgekehrt. Durch diese Art "Kontentausch" wird in diesem Funktionsbereich jeder Buch- ungsbereich abgedeckt. Sind alle gewünschten Buchungen eingegeben, verlassen Sie den Buchungskreis mit <ESC>. Die Buchungen werden dann in den gerade bearbeiteten Buchungsbereich (Stapel oder Dialog) übertragen. Beispiel -> Konto "1200 Bank": ------------------------------ Sie erhalten einen Bankauszug. Geben Sie dann als Gegenkonto das Bankkonto an. In der Buchungsmaske wird der Banksaldo angezeigt. Wenn es sich nun bei einer Position für das Bankkonto um eine Ausgabe handelt, müssen Sie den Betrag positiv und dann das entsprechende Konto angeben. Handelt es sich um eine Einnahme, müssen Sie den Betrag negativ eingeben. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 50 10.1.10 Forderungen / Verbindlichkeiten Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste <F6> oder <F7>, erscheint jeweils eine Liste aller Forderungen bzw. Verbindlichkeiten. Die weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten werden in der OP-Verwaltung erläutert. 10.1.11 Buchung wiederholen Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die Funktionstaste <F8>, wird die zuletzt gebuchte Buchung wieder- holt und automatisch in die Buchungsmaske übernommen. Haben Sie noch keine vollständige Buchung durchgeführt, bleibt die Buchungsmaske leer. Ebenso, wenn Sie den Buchungsbereich ver- lassen haben und erneut zum Buchen aufrufen. 10.1.12 Sortieren Mit <F2> oder über diesen Menüpunkt können Sie die Buchungsliste umsortieren. Sie haben dabei die Wahl zwischen "Laufender Nummer" (entspricht einer chronologischen Reihenfolge) oder "Buchungsdatum". 10.1.13 Suchen Die Suche ist hier anders gestaltet als in anderen Listen von GS-FIBU. Wählen Sie über das Menü oder mit <F3> aus, was Sie suchen wollen. Es erscheint wiederum eine kleine Eingabemaske, in der Sie bitte den gewünschten Suchbegriff eingeben. Mit <RETURN> starten Sie dann die Suchroutine. Wenn dann ein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff gefunden wurde, können Sie mit <TAB> weitersuchen. Der Suchbegriff bleibt so- lange bestehen, bis Sie einen neuen definieren. Beispiel: Sie möchten alle Buchungen des Debitorenkontos "10000" im Buchungstext ändern. Wenn Sie dann als Suchbegriff diese Konto-Nummer eingeben und die Suche mit <RETURN> starten, können Sie den Buchungstext der zuerst gefundenen Buchung ändern. Danach drücken Sie wieder die <TAB>-Taste. Der Leuchtbalken steht nun auf der nächsten gefundenen Buchung. Ändern Sie nun wieder den Text, usw. Am Ende der Buchungskliste wird gefragt, ob Sie erneut vom Dateianfang suchen möchten. ----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 51 10.1.14 Dienste Salden-Info: ------------ Mit diesem Punkt rufen Sie die Kontenauswahlliste auf. Sie können dann auf einen Blick den Saldo eines Kontos außerhalb der Buchungsmaske abfragen. Hier steht Ihnen wiederum die Suchroutine wie in allen anderen Listen zur Verfügung. Konten aktualisieren: --------------------- Durch die gemeinsame Nutzung des Datenbestands aller Programme der Serie 2, wird es häufig vorkommen, daß z.B. in GS-Auftrag 2.xx ein neuer Kunde oder Lieferant erfaßt wurde. Damit diese Kunden oder Lieferanten nun auch in GS-FIBU nicht nur als Adresse zur Verfügung stehen, sondern auch als Konto, rufen Sie einfach diesen Programmteil auf. Dabei werden alle Konten automatisch aktualisiert bzw. neu angelegt. Diesen Punkt haben Sie auch bei der Erfassung der Kunden bzw. Lieferanten zur Verfügung. Im Buchungsbreich hingegen, werden Kunden und Lieferanten gleichzeitig aktualisiert. Buchungssperre setzen: ---------------------- Hier können Sie einen Monat des aktuellen Wirtschaftsjahres für die weitere Bearbeitung sperren. Setzen Sie einfach den entsprechenden Schalter für einen Monat auf <J>. Wenn Sie dann eine Buchung durchführen, die in diesen Zeitraum fällt, so weist GS-FIBU Sie darauf hin, daß dieser Monat gesperrt ist und verweigert die Buchung. Damit soll verhindert werden, daß Sie Buchungen versehentlich mit einem falschen Datum eingeben. Beachten Sie bitte, daß diese Art der Buchungssperre nicht mit einem Monatsabschluß vergleichbar ist. Es handelt sich lediglich um eine zusätzliche Sicherheit bei der Arbeit mit GS-FIBU. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 52 10.2 Stapel wechseln/buchen Sie erhalten auf dem Monitor eine Liste aller in GS-FIBU unter diesem Mandanten erstellten Stapeldateien. Eine Stapeldatei ist nichts anderes, als eine separate Buchungsdatei für jeden einzelnen Sachbearbeiter. Darüber hinaus bietet die Stapeldatei den Vorteil, daß Buchungen geändert und gelöscht werden dürfen, im Gegensatz zum Dialog. Beachten Sie bitte, das der jeweilige Sachbearbeiter nur seine eigene Stapeldatei bearbeiten und auswählen kann. Der Zugriff auf andere Stapeldateien wird von GS-FIBU verweigert. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Stapeldaten ändern <EINFG> - Neue Stapeldatei anlegen <ENTF> - Stapeldatei löschen <F3> - Suchen <ESC> - Ende 10.2.1 Stapeldatei neu anlegen Sie haben zwei Möglichkeiten eine Stapeldatei neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken die <EINFG>-Taste aus der Liste heraus. Anschließend erscheint ei- ne Eingabemaske, in der die Nummer des Stapels wie auch Ihre Sachbearbeiter-Kennung von GS-FIBU automatisch vergeben wird. Sie können dann diesem Stapel noch eine Bemerkung zuordnen. 10.2.2 Stapeldaten ändern Sie können die Bemerkung zu einem Stapel jederzeit ändern. 10.2.3 Stapel löschen Das Löschen einer Stapeldatei ist jederzeit möglich! 10.2.4 Stapel verbuchen Wenn Sie einen Stapel verbuchen, d.h. in den Dialog übertragen wollen, sind eine Reihe von internen Prüfungen notwendig. Da an dieser Stelle ja auch externe Stapeldateien verarbeitet werden können, muß zuerst einmal geprüft werden, ob die im Stapel enthaltenen Buchungen auch im richtigen Dateiformat von GS-FIBU vorliegen. Nach dieser Prüfung erfolgt eine weitere Abfrage. Dabei werden die Felder auf vorhandene Einträge geprüft, denn die einzelnen Buchungen müssen inhaltlich in Ordnung sein. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 53 Sollten dabei Fehler auftreten, wird die entsprechende Buchung in eine Fehlerprotokolldatei übertragen. Diese Datei beinhal- tet auch die Fehlermeldungen. Sie können später diese Fehl- erdatei in GS-FIBU bearbeiten und den geändertern Stapel sofort erneut verbuchen. Hinweis: Wenn Sie einen externen Stapel verbuchen, wird dieser nach erfolgreicher Buchung automatisch gelöscht. Sind dabei Fehler aufgetreten, so werden nur die übertragenen Buchungen gelöscht. 10.2.5 Fehlerdatei ansehen/bearbeiten Diese Liste zeigt Ihnen alle fehlerhaften Buchungen eines Sta- pels, sowie die entsprechenden Fehlermeldungen. Mit <RETURN> oder mit der <ALT>-Taste über das Menü, erscheint eine Eingabemaske. Dort können Sie alle notwendigen Änderungen an der Buchung vornehmen. Haben Sie alle Buchungen geändert, verlassen Sie die Fehlerprotokoll-Datei mit <ESC>. Es wird nun gefragt, ob Sie die geänderten Buchungen zur erneuten Ver- buchung in den Stapel übernehmen möchten. Anschließend verbuchen Sie bitte den Stapel nochmals. Kommt es dabei wiederum zu Fehlern, wiederholen Sie bitte diese Proze- dur. Hinweis: Ein externer Buchungsstapel wird nur dann automatisch gelöscht, wenn alle Buchungen in den Dialog übertragen werden konnten. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 54 10.2.6 Konten aktualisieren Wenn in anderen GS-Programmen neue Kunden erfasst wurden, sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als Debitoren-Konto. Dieser Menüpunkt ermöglicht eine automatische Aktualisierung aller vorhandenen Kunden-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den Kontenrahmen übertragen. Übrigens steht dieser Menüpunkt auch bei der Buchungsarbeit zur Verfügung. 10.2.7 Suchen Die Suche ist hier anders gestaltet, als in anderen Listen von GS-FIBU. Wählen Sie über das Menü oder mit <F3> aus, was Sie suchen wollen. Es erscheint wiederum eine kleine Eingabemaske, in der Sie bitte den gewünschten Suchbegriff eingeben. Mit <RETURN> starten Sie dann die Suchroutine. Wenn dann ein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff gefunden wurde, können Sie mit <TAB> weitersuchen. Der Suchbegriff bleibt so- lange bestehen, bis Sie einen neuen definieren. Beispiel: Sie möchten alle Bemerkungen der Stapel ändern. Wenn Sie dann als Suchbegriff Ihre Sachbearbeiter-Kennung eingeben und die Suche mit <RETURN> starten, können Sie die Bemerkung des zuerst gefundenen Stapels än- dern. Danach drücken Sie wieder die <TAB>-Taste. Der Leuchtbalken steht nun auf dem nächsten gefundenen Stapel. Ändern Sie nun wieder die Bemerkung, usw. 10.2.8 Stapel importieren Sie können in GS-FIBU beliebig viele externe Stapel importie- ren. Wir haben somit eine Schnittstelle geschaffen, mit der Sie Buchungen aus anderen Programmen hier einlesen und dann verarbeiten können. Schauen Sie sich dazu bitte auch die Schnittellenbeschreibung im Anhang dieser Dokumentation an. Einzige Bedingung an die externe Stapeldatei ist, daß diese die Dateiendung ".sta" haben muß. Sie können die Datei also beliebig benennen, aber mit dieser Einschränkung. Die Schnittstellendatei zu GS-Auftrag heißt z.B. "AUF2_FIB.STA". Importieren aus GS-Auftrag 2.xx: -------------------------------- Wenn Sie unsere Auftragsbearbeitung GS-Auftrag 2.xx besitzen und diese Daten hier vebuchen möchten, können Sie hier die Datei aus GS-Auftrag "AUF2_FIB.STA" einlesen. Die Pfadangabe entfällt, da GS-FIBU selbstätig weiß, wo sich GS-Auftrag 2.xx befindet. ---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 55 Andere Dateien importieren: --------------------------- Hier müssen Sie den Pfad selbst definieren. Beachten Sie bitte, daß Sie den Pfad komplett eingeben müssen, also mit Laufwerk und Pfadangabe, jeweils getrennt durch Backslash "\". Am Ende der Pfadangabe muß ebenfalls ein "\" stehen. Wenn Sie dann mit <RETURN> den Pfad bestätigen, liest GS-FIBU alle Dateien mit der Endung ".sta" aus dem angegebenen Verzeichnis in eine Datei ein. Aus einer Liste der gefundenen externen Stapel können Sie dann die gewünschte Datei auswählen. Anschließend werden Sie, wie bei der Neuanlage eines Stapel, aufgefordert, eine Bemerkung einzugeben. HINWEIS !!! ----------- Wenn Ihr externer Buchungsstapel Buchungen aus verschiedenen Jahrgängen gleichzeitig beinhaltet, so erhalten Sie von GS-FIBU die Nachricht, daß nicht alle Buchungen eingelesen werden konnten. Wählen Sie dann den entsprechenden anderen Jahrgang, um dort die restlichen Buchungen dieses externen Stapels einzulesen! Beispiel: --------- Ihr gewähltes Wirtschaftsjahr liegt im Zeitraum vom 01.01.93 - 31.12.93. Der einzulesende Stapel beinhaltet jedoch Buchungen aus 1992 und 1993. Dann werden automatisch alle Buchungen aus dem Jahr 1993 eingelesen und die restlichen Buchungen verblei- ben in der externen Stapeldatei solange, bis Sie irgendwann das Buchungsjahr 1992 wählen und dort diese Buchungen importieren. 10.2.9 Stapel wählen Wenn Sie eine andere Stapeldatei bearbeiten möchten, stellen Sie bitte den Leuchtbalken auf die gewünschte Datei. Nach Aufruf dieses Menüpunktes, erscheint eine Abfrage, ob Sie die Stapeldatei zur Bearbeitung übernehmen wollen. Haben Sie den zuletzt von Ihnen bearbeiteten Stapel gelöscht, erhalten Sie die Meldung, daß der zuvor gewählte Stapel nicht mehr vorhanden ist. Aktivieren Sie dann bitte diesen Menüpunkt um eine andere Stapeldatei zur Bearbeitung zu übernehmen. ----------------------------------------------- Buchen - Makrobuchungen 56 10.3 Makrobuchungen Die Makrobuchungen in GS-FIBU sind eine sehr gute Arbeitser- leichterung bei der Buchungsarbeit. Sie können hier häufig vorkommende Buchungen festlegen, die Sie im Buchungsbereich einfach über eine Funktionstaste abrufen können. Es gibt Makrobuchungen mit oder ohne Betragsvorgabe. Die Miete eines Büros beispielsweise, läßt sich betragsmäßig eindeutig festlegen, zumindest über einen längeren Zeitraum, während Tank-Quittungen betragsmäßig jedesmal unterschiedlich sind. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Makrobuchung bearbeiten/ändern <EINFG> - Neuen Makrobuchung anlegen <ENTF> - Makrobuchung löschen <BUCHSTABE> - Suchen nach Bezeichnung des Makros <ZAHL> - Suchen nach Nummer der Buchung <F2> - Sortieren der Liste <ESC> - Ende ----------------------------------------------- Buchen - Makrobuchungen 57 10.3.1 Makrobuchung neu anlegen Sie haben zwei Möglichkeiten eine Makrobuchung neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken <EINFG> aus der Liste heraus. Anschließend erscheint wieder die Eingabemaske. Hier werden bis auf die Felder "KONTO" und "GKONTO" keine Prüfungen vorgenommen, ob diese Buchungen möglich sind. Das geschieht, wenn Sie eine Makrobuchung in die Buchungmaske übernehmen. 10.3.2 Makrobuchung ansehen/ändern Mit <RETURN> erscheint eine Eingabemaske, in der Sie die Daten einer Makrobuchung ändern können. 10.3.3 Makrobuchung löschen Sie können jede Makrobuchung zu jeder Zeit löschen. Dazu benutzen Sie diesen Menüpunkt, oder drücken aus der Liste heraus die <ENTF>-Taste. 10.3.4 Nummer-Index erneuern Die laufende Nummer für die Makrobuchungen werden in GS-FIBU automatisch vergeben. Wenn Sie viele Makrobuchungen gelöscht haben, kann es vorkommen, daß die Reihenfolge der Buchungen Lücken aufweist. Durch diesen Programmpunkt werden die Nummern neu vergeben und sortiert. Das ist vor allem deshalb wichtig, weil Sie bei der Buchungsarbeit die Makrobuchungen auch über diese Nummer eindeutig suchen können. 10.3.5 Sortieren Mit <F2> können Sie die Makroliste umsortieren. Sie haben hier die Möglichkeit die Liste nach Buchungsnummer oder Text umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt wird. ------------------------------------------------ Buchen - Einstellungen 58 10.4 Allgemeine Buchungs-Einstellungen 10.4.1 Sicherheitsabfrage beim Löschen einer Buchung Die "Profis" unter Ihnen werden hier sicherlich "N" einstel- len, denn wenn Sie sich Ihrer Sache sicher sind, benötigen Sie keine Abfrage mehr. Bei Schalterstellung "J" wird vor jedem Löschversuch im Buchungsbereich eine Abfrage durchgeführt, ob Sie diese Buchung auch wirklich löschen wollen! 10.4.2 Buchungen nach Datum oder Nummer sortiert Hier legen Sie fest, ob die Buchungen im Stapel- bzw. im Dia- logbereich standardmäßig nach Datum (Schalterstellung = <J>) oder nach laufender Nummer (Schalterstellung = <N>) sortiert sind. 10.4.3 Bilanz mit Ausweis des Eigenkapital-Fehlbetrags Sie haben in GS-FIBU die Möglichkeit zu jeder Zeit eine Bilanz aufgrund der vorhandenen Buchungsdaten zu erstellen. Wenn Sie eine Bilanz mitten im Buchungsjahr auswerten und alle Buchungen korrekt eingegeben wurden, wird die Summe der Aktivposten trotzdem nicht gleich der Summe der Passivposten sein. Der Grund ist, daß Sie noch keine Abschlußbuchungen vor- genommen haben. Diese werden ja auch üblicherweise erst zum Jahresabschluß durchgeführt. Sind diese Abschlußbuchungen, z.B. die Umbuchung der privaten Entnahmen und Einlagen auf das Eigenkapital, noch nicht vorhanden, so wird die Bilanz unterschiedliche Seitensummen beinhalten. GS-FIBU wertet nun standardmäßig so aus, daß die Aktiv- wie auch die Passivseite exakt ausgewertet werden, d.h. die Passivsumme ist im Regelfall höher als die Aktivseite, da das Ergebnis aus der Gewinn- und Verlustrechnung ja zusätzlich in die Position "Jahresüberschuß / Jahresfehlbetrag" eingesetzt wird. Die Differenz, die nun auftritt, müßte die Summe des Eigenkapitals abzüglich der Entnahmen zuzüglich der Einlagen sein. Stellen Sie diesen Schalter auf <J>, wird die oben beschriebene Differenz auf der Aktivseite unter Punkt "G. Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlerbetrag" ausgewiesen. Damit sind beide Seiten automatisch ausgeglichen. Sie wissen dann aber, daß noch Abschlußbuchungen notwendig sind. ------------------------------------------------ Buchen - Einstellungen 59 10.4.4 Hinweis bei der Bilanzauswertung ausschalten Immer wenn Sie eine Bilnaz in GS-FIBU auswerten möchten, erscheint eine Hinweisbildschirm, der auf die häufigsten Probleme aufmerksam macht, falls die Bilanz in sich nicht stimmig ist. Stellen Sie diesen Schalter auf <J>, erscheint dieser Hinweis nicht mehr. 10.5 Belegnummernvergabe In dieser Einstellung legen Sie fest, wie die Beleg-Nummer bei der automatischen Vergabe aussehen, und, ob überhaupt eine Belegnummer automatisch vergeben werden soll. Die Belegnummer ist in GS-FIBU insgesamt 10-stellig. Sie haben nun verschiedene Einstellmöglichkeiten. Sie können wählen, ob ein Beleg mit führenden Nullen (J) gefüllt werden, oder ob die Jahreszahl zweistellig (J) mitangegeben werden soll, usw. Darüber hinaus können Sie für jeden Nummernkreis eine eigene Startnummer vergeben. Wenn Sie also im laufenden Wirtschaftsjahr auf GS-FIBU umsteigen, können Sie hier die nächste zu vergebende Nummer eintragen. Die Belege werden dann von dieser Nummer aus hochgezählt. Möchten Sie lediglich eine fortlaufende Belegnummer ohne Kürzel und ohne Trennung nach Buchungskreisen, also z.B. "1", "2", "3", usw., müssen Sie den Schalter für die Trennung auf "N" stellen. Kürzel: ------- Diese Kürzel sind jederzeit änderbar. Sie erlauben eine genaue Aufteilung Ihrer Buchungen in Buchungsbereiche. Die hier ge- zeigten Beispiele sind die Vorgaben in GS-FIBU. Eingangsrechnungen = Rechnungen, die Sie begleichen müssen (ER), oder sonstige Kosten (z.B. ER00001/92) Ausgangsrechnungen = Rechnungen, die Sie an Kunden schreiben (AR), oder sonstige Erlöse (z.B. AR00001/92) Zahlungseingänge = Zahlungen von Kunden (ZE) (z.B. ZE00001/92) Zahlungsausgänge = Zahlungen an Lieferanten (ZA) (z.B. ZA00001/92) Geldtransit = Buchungen zwischen Finanzkonten (GT) (z.B. GT00001/92) Sonstige = alle anderen Buchungen, die nicht zu den zu- vor genannten Bereich gehören (SO) (z.B. SO00001/92) ---------------------------------------- Buchen - Salden-Reorganisation 60 10.6 Salden-Reorganisation 10.6.1 Was ist die eine Salden-Reorganisation ? Der Salden-Reorganisationslauf ist einer der wichtigsten Ab- läufe in GS-FIBU. Das Programm ermittelt aufgrund der tatsäch- lich in allen Buchungsdateien vorhandenen Buchungssätze die Kontensalden neu und vergleicht diese mit den Werten in der Kontenrahmen-Saldendatei. Ergeben sich Abweichungen, werden die Salden im Konterahmen auf die ermittelten Werte aus der Buchungsdatei automatisch angepaßt. Hinweis: Bei großen Buchungsdateien wird dieses Modul sehr viel Zeit in Anspruch nehmen! Sie sollten deshalb das Programm nur dann starten, wenn Sie Ihre Arbeit mit GS-FIBU ohnehin beenden wollen!! Wenn Sie ca. 10000 Buchungen, 600 Sachkonten und 3000 Kunden- und Lieferantenkonten in GS-FIBU führen, dauert die Salden-Reorganisation ungefähr 30 Stunden. Haben Sie dagegen nur ca. 2000 Buchungen und auch nur ca. 150 Kunden- und Liferantenkonten reduziert sich die Zeit bereits auf ungefähr 1 Stunde. 10.6.2 Ablauf Nach Aufruf dieses Moduls aus dem Menü heraus können Sie festlegen, ob Sie die Ergebnisse am Bildschirm verfolgen wollen (Bildschirmpause nach jedem Konto), oder nicht! Im Anschluß daran wird noch gefragt, ob Ihnen Salden-Unstimmigkeiten im OP-Bereich aufgefallen sind. Wenn ja, sollten Sie die offenen Posten ebenfalls reorganisieren lassen. Anschließend wird ein Fenster am Bildschirm aufgebaut, in dem alle Bewegungen der Salden-Reorganisation aufgezeigt werden. Zunächst wird die Buchungsdateien auf eventuelle Fehler geprüft. Buchungssatzfehler können z. B. durch Programmab- stürze o. ä. verursacht werden. Das hat zur Folge, daß die Buchung nicht korrekt von GS-FIBU verarbeitet werden kann. Diese Buchungssätze werden aus der Buchungsdatei gelöscht. Darüber hinaus kann ein Programmabsturz während einer Buchung beispielsweise dazu führen, daß das zuerst angegebene Konto bebucht ist, nicht jedoch das Gegenkonto. Bereits jetzt stimmt die komplette Buchführung nicht mehr. Normalerweise bleibt Ihnen in diesem Fall nichts anderes übrig, als die Datensicherung vom Vortag einzuspielen. Dies bringt jedoch automatisch den Nachteil mit sich, daß alle Arbeiten dieses Tages "umsonst" waren. GS-FIBU nimmt Ihnen mit der Salden-Reorganisation diese Arbeit ab und "rettet" darüber hinaus auch die Buchungsarbeiten des aktuellen Tages. ---------------------------------------- Buchen - Salden-Reorganisation 61 Am Bildschirm können Sie nun verfolgen, welches Ergebnis aus der Saldenprüfung entsteht. Dabei werden pro Konto die Monats- salden ermittelt und unter "GEBUCHT" angezeigt, während die Salden der Kontenrahmendatei unter "DATEI" dargestellt werden. Das Ergebnis ist der Status. Ist der Status gleich, er- scheint ein kleines Häckchen (√). Ist der Status ungleich, wird dies durch das Zeichen (╪) dargestellt. Bei unterschied- lichen Ergebnissen, wird der Betrag unter "GEBUCHT" in den Kontenrahmen übertragen. Damit ist gewährleistet, daß Buch- ungsdatei und Kontenrahmen 100%ig übereinstimmen!! -------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 62 10.7 Mandant wechseln <F2> Mit <F2> können Sie jederzeit aus dem Hauptmenü heraus, den Mandanten wechseln. Haben Sie lediglich einen Mandanten in GS-FIBU definiert, so erscheint die Meldung, daß der einzige Mandant bereits gewählt ist. Eine Auswahl wird darum nicht benötigt. Sind jedoch mehrere Mandanten vorhanden erscheint eine Auswahlliste. Aktive Tasten: -------------- <RETURN> - Mandant zur Bearbeitung übernehmen <BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff <ZAHL> - Suchen nach Mandanten-Nr. <ESC> - Abbruch ohne Wechsel Mandant wählen: --------------- Wählen Sie den Mandanten, den Sie bearbeiten wollen. Es erscheint dann eine Abfrage, ob Sie den aktuellen Mandanten zur Bearbeitung übernehmen wollen. 1. Wirtschaftsjahr: ------------------- Wählen Sie einen Mandanten, von dem bisher lediglich die Adresse vorhanden ist, also noch nicht voll für GS-Fibu eingerichtet, wird gefragt, ob Sie diese Einrichtung vornehmen wollen. Wenn ja, werden Sie zuerst aufgefordert, einen Kontenrahmen auszuwählen. Anschließend können Sie am Bildschirm verfolgen, wie alle benötigten Dateien angelegt und die Index-Dateien aufgebaut werden. Ist alles in Ordnung, erscheint ein Fenster mit dem Vorschlag für das 1. Wirtschaftsjahr. Dieser Vorschlag besteht aus dem ersten und dem letzten Tag des aktuellen Jahres. Sie können nun Änderungen an diesem Wirtschaftsjahr vornehmen, in dem Sie einfach das "Datum von" und "Datum bis" ändern. Durch diese Möglichkeit sind in GS-FIBU alle abweichenden Wirtschaftsjahre oder auch Rumpfjahre möglich. Aufgrund des hier definierten Zeitraums für ein Wirtschaftsjahr werden später beim Jahresabschluss alle weiteren Jahrgänge auto- matisch vorgeschlagen. 10.8 Buchungsjahr wechseln <F3> Haben Sie bisher lediglich einen Jahrgang beim aktuellen Mandanten bearbeitet, so erscheint die Meldung, daß der einzige Jahrgang bereits gewählt ist. Eine Auswahl wird darum nicht benötigt. Sind jedoch mehrere Jahrgänge vorhanden erscheint eine Auswahlliste. Aktive Tasten: -------------- <RETURN> - Jahrgang zur Bearbeitung übernehmen <BUCHSTABE> - Suchen nach Wirtschaftsjahr <ESC> - Abbruch ohne Wechsel -------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 63 Jahrgang wählen: --------------- Stellen die den Leuchtbalken auf den Jahrgang, den Sie bearbeiten wollen. Mit <RETURN> übernehmen Sie den Jahrgang. Zur Sicherheit, welchen Jahrgang Sie gerade bearbeiten, werden die Eckdaten des Wirtschaftsjahres in der Statuszeile angezeigt. Bemerkung zum Jahrgang: ----------------------- In der Liste erscheint zu jedem Jahrgang eine Bemerkung. Diese Bemerkung beinhaltet den Status eines Buchungsjahres. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten. 1. Nicht abgeschlossen: ----------------------- Der Jahrgang wurde noch nicht abgeschlossen. Es ist noch jede Art der Bearbeitung möglich. 2. Vorläufig abgeschlossen: --------------------------- Ein Jahrgang ist bereits vorläufig abgeschlossen, d.h. aufgrund der gebuchten Datensätze im Dialogbereich aus diesem Jahr, wurde bereits ein neues Jahr angelegt und die Salden der Konten automatisch ins neue Jahr vorgetragen. Jedoch sind auch hier noch alle Arten der Bearbeitung möglich. 3. Endgültig abgeschlossen: --------------------------- Bei einem Jahrgang mit dieser Bemerkung können Sie nur noch Auswerten, d.h. Buchungen und sonstige Veränderungen, wie z.B. Makrobuchungen neu anlegen o.ä., sind nicht mehr zulässig. 10.9 Buchungsjahr löschen <F4> Sie können zu jeder beliebigen Zeit ein einzelnes Buchungsjahr löschen. Voraussetzung ist allerdings, daß es sich nicht um den ersten angelegten Jahrgang handelt. Dieser kann hier nicht gelöscht werden. Wenn Sie diesen Jahrgang aber trotzdem löschen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten. 1. Sie löschen den Mandanten. Das hat den Nachteil, daß sämt- liche Einstellungen wie auch alle Änderungen am Kontenrahmen verloren gehen. 2. Möchten Sie lediglich die Buchungen und Bestände dieses Jahres löschen, so steht Ihnen dazu unter "DIENSTE -> Fibu-Buchungen löschen" ein gesonderter Programmteil zur Verfügung. Dabei bleiben alle Einstellungen und Änderungen erhalten. Aktive Tasten: -------------- <RETURN> - Jahrgang löschen <BUCHSTABE> - Suchen nach Wirtschaftsjahr <ESC> - Abbruch ohne Löschen -------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 64 Jahrgang löschen: ----------------- Um eines Jahrgang zu löschen, stellen die den Leuchtbalken auf den Jahrgang, den Sie löschen wollen. Mit <RETURN> starten Sie dann den Löschvorgang. ---------------------------------------------- Buchen - Jahresabschluss 65 10.10 Vorläufiger Jahresabschluss Der vorläufige Jahresabschluss ist eine der Stärken von GS-FIBU! Sie erhalten damit die Möglichkeit, ein bestimmtes Jahr beliebig oft abzuschließen, d.h. Sie können solange in allen vorhandenen Jahrgängen nachbuchen, bis ein Abschluß wirklich endgültig ist. Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschließen, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-Fibu schlägt jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten vor. Mit <RETURN> können Sie die Daten übernehmen und dann den Abschluß starten, oder Sie ändern die Daten, falls nötig. Anschließend wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt. Zum eigentliche Jahresabschluß schauen Sie sich bitte die Erläuterungen unter "Endgültiger Jahresabschluss" an. 10.11 Endgültiger Jahresabschluss Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschließen, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-FIBU schlägt jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten vor. Mit <RETURN> können Sie die Daten übernehmen und dann den Abschluß starten, oder Sie ändern die Daten, falls nötig. Anschließend wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt. Der eigentliche Jahresabschluss läuft nun vollkommen automatisch ab. Am Bildschirm können Sie verfolgen, was passiert. ∙ Zuerst wird der komplette Kontenrahmen übernommen, bzw. es wird geprüft, ob sich gegenüber einem bereits vorherigen Abschluss am Kontenrahmen noch etwas verändert hat. ∙ Bei Aktivkonten, Passivkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten wird nun aufgrund des vorhandenen Saldos im alten Jahr, automatisch ein Saldovortrag im neuen Jahr gebucht. Ist auf diesem Konto bereits durch einen früheren Abschluß ein Vortrag vorhanden, wird der bestehende Saldovortrag entsprechend geändert. Bei Erlös- und Kostenkonten wird der Vortrag im neuen Jahr auf "0" gesetzt. ∙ Nachdem GS-FIBU festgestellt hat, welche Vorträge neu erstellt, geändert oder gelöscht werden müssen, werden die Salden des neuen Jahres auf allen Konten aktualisiert. ∙ Außerdem werden beim Jahresabschluß Ihre Einstellungen aus dem alten Jahr übernommen. Natürlich nur solgange, wie Sie im neuen Jahr noch keine eigenen Einstellungen definiert haben. ∙ Die Beleg-Startnummern werden auf "0" gesetzt. ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 66 11. OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG 11.1 Enstehung einer Forderung/Verbindlichkeit Nachdem Sie eine neue Forderung oder Verbindlichkeit gebucht haben, wird die OP-Verwaltung aufgerufen. Dazu erscheint eine Eingabemaske auf dem Bildschirm. In der Überschrift wird Ihnen dort das im Buchungssatz angesprochene Debitoren- oder Kreditorenkonto zur Information erneut angezeigt. Anhand dieses Programmteils legen Sie fest, ob ein neuer offener Posten angelegt, oder ein bestehender offener Posten erhöht werden soll. Beachten Sie bitte, daß Sie Vergabe der OP-Nummer zwingend ist. Fehlt diese Nummer und Sie verlassen den OP-Bereich mit <ESC>, wird auch die zuvor eingegebene Buchung gelöscht. Ist die Op-Nummer jedoch vergeben, verlassen Sie ebenfalls die OP-Verwaltung mit <ESC>. Die Betragsfelder in der Maske haben nur informativen Charakter. Diese können nicht editiert werden. Aktive Tasten ------------- <ALT> - Menüaufruf <TAB> - Liste aller offenen Posten <ESC> - Ende der Bearbeitung 11.1.1 OP-Nummer Diese 10-stellige OP-Nummer wird in GS-FIBU automatisch vergeben. Mit <TAB> gelangen Sie in die OP-Liste des jeweils angezeigten Debitoren- bzw. Kreditoren. Diese Liste zeigt sämtliche Vorgänge eines Kunden bzw. Lieferanten. Möchten Sie einen bestehenden OP erhöhen, wählen Sie bitte aus dieser Liste einen vorhandenen offenen Posten und übernehmen diesen dann mit <RETURN>. Zum noch offenen Betrag des alten OP's wird dann der neue Betrag addiert, so daß dieser offene Posten insgesamt einen höheren Wert erhält. Soll dagegen der offene Posten neu angelegt werden, wählen Sie bitte den Menüpunkt "Neu-OP wählen". Anschließend wird eine neue OP-Nummer in das Feld eingetragen und Sie können mit <ESC> die OP-Verwaltung verlassen. ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 67 11.1.2 Fällig am Aufgrund der eingegeben Zahlungsbedingungen für den Kunden oder Lieferanten, wird hier das Fälligkeitsdatum angezeigt. Diese Datum ist gleich dem angegebenen Buchungsdatum, wenn keine Einträge in den Zahlungskonditionen vorhanden sind. Wollen Sie die Fälligkeit verändern, müssen Sie hier eine neues Datum eintragen. 11.2 Zahlungseingänge/Zahlungsausgänge Nachdem Sie einen Zahlungseingang oder -ausgang gebucht haben, erscheint die OP-Eingabemaske. In der Überschrift wird Ihnen nun wiederum das im Buchungssatz angesprochene Debitoren- oder Kreditorenkonto zur Information angezeigt. Ansonsten haben Sie nun einige weitere Möglichkeiten. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <TAB> - Liste aller offenen Posten <ESC> - Ende der Bearbeitung 11.2.1 OP-Nummer Mit <TAB> gelangen Sie in die OP-Liste des jeweils angezeigten Debitoren- bzw. Kreditoren. Diese Liste zeigt sämtliche offene Posten des Kunden bzw. Lieferanten. Wählen Sie bitte aus dieser Liste die OP-Nummer aus, zu dem der Zahlungseingang bzw. -ausgang gehört. Handelt es sich bei der Zahlung um eine Anzahlung, so wählen Sie bitte eine neue OP-Nummer und tragen später den Rechnungsbetrag auf diese OP-Nummer vor. 11.2.2 Zahlung vom Hier können Sie das Datum des Zahlungseingangs bzw. -ausgang aus der Buchungs nochmals ändern. 11.2.3 Zahlung Dieses Feld beinhaltet den Betrag der eigentlichen Buchung. Sie gelangen auf dieses Eingabefeld, nachdem die OP-Nummer vergeben wurde. Diesen Betrag können Sie jedoch ändern, d.h. wenn z.B. ein Kunde mehrere Rechnungen auf einmal begleicht, haben Sie nur einen Zahlungseingang, müssen aber mehrere offene Posten damit ausgleichen. Dazu tragen Sie hier bitte den Betrag ein, der zur gewählten OP-Nummer gehört. Ist der unten angezeigte Restbetrag noch größer als 0,00, erscheint automatisch eine neue leere Eingabemaske, in der Sie wiederum eine OP-Nummer wählen müssen, usw. Dieser Vorgang wiederholt sich solange, bis der Restbetrag 0,00 ist. ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 68 Ist der Restbetrag größer als 0, können Sie mit <ESC> die weitere Bearbeitung abbrechen. 11.2.4 Skonto-Prozent/Skonto-Betrag Wenn Sie in den Zahlungskonditionen Daten für den Skontoabzug eingetragen haben, werden diese Felder automatisch aufgrund der vorhandenen Werte gefüllt. Dabei wird zuerst von GS-FIBU die Anzahl der Tage zwischen Rechnung und Zahlung ermittelt. Ist in diesem Zeitraum noch Skontoabzug möglich, werden die vordefinierten Werte eingetra- gen. Falls nicht, bleiben diese Felder leer. GS-FIBU bietet somit an dieser Stelle ein wertvolles Kontrollinstrument. Sie können entweder am errechneten Skontobetrag feststellen, ob die gewährten Prozente eingehalten wurden, wie auch umgekehrt. 11.2.5 Steuer-Code Im Feld "Steuer-Code" legen Sie beim Skontoabzug fest, welcher Steuersatz der eigentlichen Rechnung zugrunde lag. Diese Angabe ist notwendig, damit GS-FIBU bei einem Skontoabzug automatisch den Steuerbetrag korrigieren kann. Sind alle Angaben eingetragen, erstellt GS-FIBU automatisch alle notwendigen Buchungen. Das können bis zu 3 Buchungssätze sein. 11.3 Gesamtübersicht-Kunden/Lieferanten Im Stapel- oder auch Dialogbuchungsbereich erhalten Sie über die Funktionstasten <F6> bzw. <F7> eine Gesamtliste aller Kunden bzw. Lieferanten mit sämtlichen Gesamtwerten. Dabei werden die Beträge aller einzelnen Buchungsvorgänge kumuliert angezeigt. Diese Liste stellt somit eine Art Vorauswahl für die weitere Bearbeitung, wie auch einen schnelles Kontrollinstrument dar. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Kunden bearbeiten <BUCHSTABE> - Suchen nach Konto-Bezeichnung <ZAHL> - Suchen nach Konto-Nummer <F2> - Sortieren der Liste <ESC> - Ende ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 69 11.3.1 Rechnungen bearbeiten Stellen Sie den Leuchtbalken auf den Kunden/Lieferanten, dessen Einzelrechnungen Sie sehen möchten. Mit <RETURN> erscheint dann eine Liste aller einzelnen Vorgänge zu einem Kunden/Lieferanten. Sie haben die Möglichkeit, aus dieser Liste heraus, Zahlungsein- bzw. ausgänge direkt zu buchen. Bitte lesen Sie dazu weiter unten auch den Text "Kunden-OP's" bzw. "Lieferanten-OP's". 11.3.2 Sortieren Mit <F2> können Sie diese Liste umsortieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Konto-Nummer oder Konto-Bezeichnung. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld als erstes in der Liste angezeigt wird. 11.4 Kunden-/Lieferanten-OP's Wenn Sie aus dem Buchungsbereich heraus <F6> oder <F7> drücken, erscheint die Gesamtliste aller Kunden bzw. Lieferanten. Wenn Sie dann den Menüpunkt "Rechnungen bearbeiten" wählen, erscheint eine Liste aller OP-Vorgänge zu einem Kunden/Lieferanten. Diese Liste hat zwei Funktionen. Eine Auswahl- und Bearbeitungsfunk- tion. Rufen Sie diese Liste aus der OP-Verwaltung auf, können Sie hier lediglich einen offenen Posten in die OP-Eingabemaske überneh- men. Rufen Sie diese Liste jedoch aus der Kunden- oder Lieferanten- OP-Gesamtliste auf, so können Sie Zahlungsein- bzw. ausgänge direkt aus diesem Bereich buchen. Dazu wählen Sie bitte den entsprechenden OP und bestätigen Ihre Wahl mit <RETURN>. Es erscheint dann ein Buchungsfenster, in dem Sie alle notwendigen Eingaben zum Zahlungsausgang vornehmen können. 11.5 Zahlungen Aus der Liste der einzelnen OP-Vorgänge eines Kunden/Lieferanten können Sie mit <RETURN> eine einzelne Rechnung bearbeiten. Dann erscheint eine neue Buchungsmaske, die prinzipiell identisch zur "normalen" Buchungsmaske ist. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Zahlung ändern <EINFG> - Zahlung neu anlegen <ENTF> - Zahlung löschen <ESC> - Ende der Bearbeitung ---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 70 11.5.1 Zahlungen neu eingeben Über diesen Menüpunkt oder durch Drücken der Taste <EINFG> direkt aus der Liste, kann eine weitere Zahlung zum offenen Posten vorgenommen werden. 11.5.2 Zahlungen ansehen/ändern Mit <RETURN> können Sie das Datum, den Beleg und den Buchungstext eine vorhandenen Zahlung ändern. 11.5.3 Zahlungen löschen Drücken Sie aus der Liste direkt die Taste <ENTF> oder wählen Sie diesen Menüpunkt, kann ein vorhandener Zahlungseingang gelöscht werden. Die Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder ist 100% identisch zum Buchungsbereich. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 71 12. AUSWERTUNGEN Die Auswertungen in GS-FIBU werden aufgrund der mitgelieferten Formulare unter "Einstellungen-Formulare/Auswertungen" definiert. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, eigene Auswertungen zu erstellen. Lesen Sie zu diesem Sachverhalt bitte auch den Punkt "Formulare/Auswertungen" dieser Dokumentation. Beachten Sie bitte grundsätzlich, daß Sie teilweise selbst bestimmen können, wieviel Zeit GS-FIBU für die Erstellung einer Auswertung benötigt. Möchten Sie beispielweise die Summen- & Saldenliste auswerten und geben als "Konto von" den Wert "00000" und als "Konto bis" den Wert "99999" ein, muß GS-FIBU sämtliche Konten des gewählten Kontenrahmens (beim Kontenrahmen SKR03 immerhin 850 Konten) auf Werte durchsuchen. Dieses nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Wissen Sie also, daß Ihr erstes bebuchtes Konto das Konto "1200" ist, starten Sie die Auswertungen bitte mit diesem Konto. Selbstverständlich ist diese Möglichkeit nicht immer gegeben. Beim den Auswertungen zum Jahresabschluss wird Ihnen nichts anderes übrig bleiben, als sämtliche Konten und Buchungen vollständig auszuwerten. 12.1 Auswertungen - Vorselektionen Nachdem Sie sich für eine Auswertung entschieden haben, können Sie noch eine Reihe bestimmter "Vorselektionen" vornehmen, um eine Auswertung entweder einzuschränken, umzusortieren, o.ä. 12.1.1 Zeitraum von ... bis ... Sie haben die Möglichkeit in GS-FIBU, Auswertungen täglich vorzunehmen. Geben Sie dazu einfach die entsprechenden Daten an. Beachten Sie bitte, daß der Zeitraum innerhalb des von Ihnen gerade gewählten Wirtschaftsjahres liegen muß. Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird Ihnen laufend in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand angezeigt. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung! 12.1.2 Monat/Quartal/Jahr von ... bis ... Um es gleich vorwegzunehmen. Nein, es gibt keine Möglichkeit die Summen- & Saldenliste, Kontenblätter oder Bilanz täglich auszuwerten, und zwar aus einem ganz einfachen Grund: Für diese Asuwertungen ist es notwendig, die entsprechenden Saldovorträge (Anfangsbestände) eines Kontos zum Anfang der Auswertung zu kennen. Da Saldovorträge ja nur am Anfang eines Jahres gebucht werden, kann GS-FIBU den genauen Anfangsbe- stand zum Zeitpunkt "x" nicht kennen, es sei denn, GS-FIBU würde diesen Anfangsbestand vor jeder Auswertung neu ermit- teln. Das würde bei einer großen Buchungsdatei Stunden dauern. Da GS-FIBU aber die einzelnen Monatswerte speichert, ist eine monatliche, quartalsweise oder jährliche Auswertung möglich. Dabei wird automatisch Ihre Eingabe auf Richtigkeit geprüft. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 72 Beispiel: --------- Geben Sie beispielsweise als "Datum von" den "04.04.92" und als "Datum bis" den "26.04.92" ein, setzt GS-FIBU automatisch die Werte "01.04.92" - "30.04.92" ein. 12.1.3 Konto von ... bis ... Geben Sie hier den Bereich der Konten an, die in einer Auswer- tung ausgewertet werden sollen. Mit der <TAB>-Taste haben Sie hier die Kontenauswahlliste zur Verfügung, aus der Sie mit <RETURN> ein Konto in das Feld übernehmen können. 12.1.4 Nur bebuchte Konten ? Geben Sie hier bitte <J> ein, wenn Sie lediglich die Konten drucken möchten, auf den tatsächlich gebucht wurde. 12.1.5 Sortierreihenfolge Bei manchen Auswertungen können Sie zusätzlich zu den anderen Kriterien noch eine Sortierreihenfolge bestimmen. Diese Sor- tierreihenfolge gibt an, nach welchem Index ausgedruckt werden soll. Mit der <TAB>-Taste haben Sie hier wieder eine Auswahl- möglichkeit. Beispiel: Auswertung -> Kontenrahmen --------- Die vorhandenen Auswahlmöglichkeiten sind "Konto-Nummer" und "Konto-Bezeichnung". Wählen Sie "Konto-Nummer" wird der Kontenrahmen nach der Nummer sortiert ausgedruckt. Wählen Sie "Konto-Bezeichnung" wird der Kontenrahmen nach der Bezeichnung eines Kontos sortiert ausgedruckt. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 73 12.1.6 Auswertungsdatei Sie haben bei allen Auswertungen in GS-FIBU die Möglichkeit, entweder die gerade bearbeitete Stapeldatei oder die Dialogda- tei auszuwerten. Die Auswertung der Stapeldatei ist zu Ver- gleichszwecken, bevor Sie den Stapel in den Dialog verbuchen, eine tolle Sache. 12.1.7 Druck-Formular Mit <TAB> erhalten Sie eine Liste aller möglichen Formulare. In dieser Liste befinden sich nicht nur die von GS-FIBU mitgelieferten Formulare, sondern auch diese, die Sie selbst unter "Einstellungen-Formulare/Auswertungen" erstellt haben. 12.1.8 Ausdruck wohin ? Sie können eine Auswertung auf dem Drucker, Bildschirm oder in Datei vornehmen. Mit <TAB> wählen Sie die gewünschte Auswer- tungsform. Bei der Auswertung auf dem Bildschirm gibt es jedoch einiges zu beachten: Eine Auswertung auf dem Bildschirm ist zunächst einmal eine Auswertung in Datei. Wenn diese Datei erstellt ist, werden daraus eine bestimmte Anzahl von Zeichen eingelesen und auf dem Monitor dargestellt. Diese Anzahl ist in GS-FIBU intern auf 15.000 Byte (15 KB) begrenzt. Das reicht auf jeden Fall aus, um Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn- und Verlustrech- nung, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. komplett auf dem Bildschirm sehen zu können. Das reicht aber auf keinen Fall aus, um z.B. den kompletten Kontenrahmen DATEV-SKR03 darzu- stellen. Wundern Sie sich also nicht, wenn die Auswertung auf dem Monitor nicht vollständig ist. Darüber hinaus kann eine Auswertung auf dem Bildschirm auch wesentlich kleiner sein, als die maximalen 15 KB. GS-FIBU prüft beim Einlesen der Auswertungsdatei nach jeder Zeile, ob noch genügend Hauptspeicher für die kommenden Zeile vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, wird die Auswertung automatisch abgebrochen. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 74 12.2 Primanota-Liste Diese Liste beinhaltet alle Buchungen aus dem aktuellen Stapel. Es handelt sich hierbei um eine Art Erfassungsprotokoll, damit Sie eine Prüfungsmöglichkeit vor der Verbuchung in den Dialog haben. 12.3 Buchungsjournal Das Buchungsjournal ist eine Liste aller Buchungen, die sich im Dialogbereich befinden. 12.4 Kontenblätter Bei den Kontenblättern handelt es sich um Kontoauszüge. Es wird der Anfangsbestand eines Kontos, die Umsätze und der Endbestand für den angegebenen Zeitraum aufgelistet. 12.5 Summen- & Saldenliste Die Summen- & Saldenliste ist eine Liste aller Konten mit Soll- oder Habenvortrag (Anfangsbestand), Soll-Umsatz und Haben-Umsatz (Jahresverkehrszahlen) sowie dem aktuellen Saldo (Endbestand). Wenn alles richtig gebucht wurde, müssen die Summen unter Soll-Umsatz und Haben-Umsatz identisch sein. Dies gilt natürlich nur dann, wenn Sie alle Konten auswerten und in den Vorselektionen keine Konten ausgelassen haben. 12.6 Umsatzsteuer-Voranmeldung Diese Auswertung ermittelt aufgrund der gebuchten Daten die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Ausruck ist im wesentlichen identisch mit dem amtlichen Formular. Durch die Möglichkeit, in GS-FIBU die Formulare zu verändern, können Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Ihr zur Zeit genutztes Formular einrichten. Nutzen Sie das amtliche Formular, können Sie anhand der Zeilenzahl sofort die von GS-FIBU ermittelten Werte in das For- mular übertragen. ---------------------------------------------------------- Auswertungen 75 12.7 Mandanten-Kontenrahmen Bei dieser Auswertung handelt es sich um einen Ausdruck der Konten des Kontenrahmens, den Sie für den aktuellen Mandanten nutzen. Dabei werden auch die Bilanz-, GuV- und UStVa-Positionen gedruckt. 12.8 Offene-Posten-Kunden / Lieferanten Diese Auswertung zeigt eine Liste aller offenen Posten Ihrer Kunden oder Lieferanten. Dabei wird jede Rechnung einzeln aufgeführt. 12.9 GuV/Bilanz Die für einen Jahresabschluss notwendigen Auswertungen werden hier ausgedruckt. Dabei handelt es sich zum einen um die Gewinn- und Verlustrechnung und zu anderen um die Bilanz. Die in GS-FIBU enthaltenen Auswertungenformulare erfüllen die maximalen Anforderungen an die Bilanz und GuV nach dem Bilanzrichtlinien- gesetz (BiRiLG) neuester Fassung. Änderungen, sowie Verkleiner- ungen können Sie selbstverständlich vornehmen. --------------------------------------------------------- Einstellungen 76 13. EINSTELLUNGEN 13.1 Allgemeine Einstellungen Über die allgemeinen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, den Programmablauf direkt zu beeinflussen. 13.1.1 Komma als Dezimaltrennzeichen Wenn Sie eine Tastatur besitzen, auf deren Ziffernblock ein Punkt als Trennzeichen dient, müssen Sie diesen Schalter auf "N" setzen. 13.1.2 Sound ein Obwohl das Wort "Sound" etwas übertrieben ist, können Sie hier festlegen, ob's im Programm "piepsen" soll (J), oder nicht (N)! 13.1.3 Hilfstexte editierbar Wenn Sie eigene Kommentare oder Hilfstexte an bestimmten Stellen einfügen möchten, sollten Sie diesen Schalter auf <J> stellen. Rufen Sie dann mit <F1> die Hilfe auf, können Sie diese editieren. 13.1.4 Mandantenwahl bei jedem Programmstart Normalerweise merkt GS-FIBU sich den letzten Bearbeitungsstand eines Sachbearbeiters, d.h. es wird gespeichert, mit welchem Mandanten und Jahrgang Sie zuletzt gearbeitet haben. Beim Pro- grammstart entfällt dann eine Mandanten- und Jahresauswahl. Möchten Sie trotzdem nach jedem Start die Auswahl vornehmen, müssen Sie diesen Schalter auf <J> stellen. Die Auswahllisten erscheinen dann bei jedem Programmstart. 13.1.5 Sicherungslaufwerk für Datensicherung Geben Sie hier ein Laufwerk an, auf dem Sie gewöhnlich Ihre Datensicherung vornehmen. Bei der eigentlichen Datensicherung entfällt dann die Auswahl des Sicherungslaufwerkes. 13.1.6 Datensicherung automatisch Stellen Sie diesen Schalter auf "J", wird immer bei Verlassen des Programms die Datensicherungs-Routine aufgerufen. Sollten Sie schon einmal, oder noch schlimmer - öfters - , die Datensicherung "vergessen" haben, erinnert GS-FIBU Sie daran! 13.2 Drucker-Einstellungen Über diese Einstellungsmöglichkeit, können Sie den Ausdruck auf Ihren Drucker anpassen. --------------------------------------------------------- Einstellungen 77 13.2.1 Drucker-Typ Mit <TAB> erhalten Sie eine Auswahl aller vorhandenen Drucker- Treiber. Mit <RETURN> übernehmen Sie dann den gewünschten Drucker! 13.2.2 Drucker-Schnittstelle Mit <TAB> erhalten Sie eine Auswahl der Drucker- Schnittstel- len, die Sie mit <RETRUN> übernehmen können. Sie haben hier keine Möglichkeit, das Feld "von Hand" zu füllen. 13.2.3 Druckpause nach jeder Seite Stellen Sie diesen Schalter auf <J>, werden Sie nach jeder gedruckten Seite aufgefordert, ein neues Blatt einzulegen. 13.2.4 Schriftgröße für Positionierung (CPI) Definieren Sie die gewünschte Schriftgröße für den Ausdruck ! 13.2.5 Rand-Einstellungen/Seitenlänge Geben Sie die gewünschte Anzahl ein! 13.2.6 Zeilenvorschübe Geben Sie die Anzahl der Leerzeilen zwischen dem Briefkopf und dem Text einer Auswertung an. Ebenfalls können Sie hier die gewünschte Anzahl Leerzeilen zwischen dem Text und den Fußzeilen definieren. 13.3 Einstellungen - Formulare/Auswertungen Über diesen Programmpunkt werden sämtliche Auswertungen in GS-FIBU gesteuert. Die von GS-FIBU vordefinierten Formulare können Sie nicht bearbeiten, da gewährleistet sein muß, daß Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn - und Verlustrechnung usw., nach Bilanzrichtliniengesetz gegliedert sind. Sie können jedoch ein Formular beliebig oft kopieren und dann so abändern, wie Sie es wünschen. Aktive Tasten: -------------- <ALT> - Menüaufruf <RETURN> - Formular-Bezeichnung ändern <EINFG> - Formular neu anlegen/kopieren <ENTF> - Formular löschen <F4> - Formular kopieren <ESC> - Ende --------------------------------------------------------- Einstellungen 78 13.3.1 Formulardaten ändern Drücken Sie <RETURN> und geben Sie einen neuen Formular-Namen ein oder eine neue Formular-Bezeichnung. 13.3.2 Formular neu anlegen Wie bereits oben erwähnt, kann ein Formular lediglich kopiert werden. Nach Bestätigung der Abfrage, ob Sie das Formular kopieren wollen, können Sie dann die Formulardaten ändern. 13.3.3 Formular löschen Nach Abfrage, ob Sie das Formular wirklich löschen wollen, wird das angegebene Formular aus der Liste erntfernt. Beachten Sie bitte, daß Sie nur Formulare löschen können, die Sie selbst erstellt haben. Vordefinierte Formulare können nicht gelöscht werden. 13.3.4 Formular kopieren Siehe "Neu anlegen" !! 13.3.5 Briefkopf 1. Seite und folgende Seiten Bei den Auswertungen in GS-FIBU ist der Briefkopf für die 1. Seite und die folgenden Seiten immer gleich. Es handelt sich dabei um Angaben zum Mandanten, Datum, Seitennummer, Art der Auswertung, welche Datei ausgewertet wurde (Stapel- oder Dialogdatei) und welche Sortierung der Auswertung zugrunde liegt. 13.3.6 Fusszeilen 1. Seite und folgende Seiten Die Fusszeilen sind in den GS-FIBU-Auswertungsformularen leer, da die Abschlusszeilen einer Auswertung bereits über die Summenzeile definiert sind. Damit Sie diesen Programmpunkt jedoch als "kleine" Textverar- beitung nutzen können, sind diese Punkte enthalten. Normaler- weise werden an dieser Stelle Angaben wie Bankverbindungen, Telefonnummern, usw. eingegeben. 13.3.7 Inhalt Nachdem alle Briefköpfe definiert sind, beginnt jetzt der va- riable Teil. Eine Auswertung setzt sich insgesamt aus Brief- kopf, Textinhalt und Fusszeilen zusammen. Briefköpfe und Fuss- zeilen haben wir bereits besprochen - bleibt der Textinhalt übrig. In den meisten Auswertungen werden Sie im Textinhalt lediglich eine einzige Zeile finden, nämlich ".LISTE". Durch diesen Befehl wird definiert, daß nun im Ausdruck eine Liste gedruckt --------------------------------------------------------- Einstellungen 79 werden soll. Diese Liste ist wiederum im sogenannten Listeninhalt definiert. Da jeder Listeninhalt (z.B. eine Liste aller OP's) eine Überschrift und eine Summenzeile hat, werden diese nochmals extra definiert. Die Menüpunkte sind "Inhalt->Überschrift" und "Inhalt-> Summenzeilen"! 13.3.8 Probe-Druck Der Probe-Druck ermöglicht Ihnen bei eigener Formulargestal- tung eine sofortige Kontrolle Ihrer Änderungen. Entweder am Bildschirm (besonders praktisch) oder auf dem Drucker oder in Datei. Die Datei, in die sämtliche Auswertungen zuerst einmal gedruckt werden, befindet sich im Verzeichnis "C:\GS\FIBU" und hat den Namen des Sachbearbeiter-Kürzels plus der Bezeichnung "druck.tmp". Beispiel: --------- Der Sachbearbeiter hat das Kürzel "MEI". Dann heißt die Aus- wertungsdatei "MEIDRUCK.TMP"!! 13.4 Formulare bearbeiten Es wird nun erläutert, wie Sie die eigentlichen Formulare bearbeiten und nach Ihren Wünschen ändern können. Dazu stehen Ihnen eine Reihe von Variablen und Funktionen zur Verfügung, die hier im einzelnen näher erläutert werden. Wählen Sie den Teil der Auswertung (Briefkopf, Listeninhalt, o.ä.), den Sie bearbeiten möchten. Sie sehen dann die Einträge auf dem Bildschirm vor sich. Aktive Tasten: -------------- <F2> - Variablen <F3> - Drucker-Sequenzen 13.4.1 Allgemeines a) Aufruf einer Variable als Platzhalter Mit <F2> erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Variablen die Sie bei dieser Auswertung nutzen können. Diese Variablen sind Platzhalter und werden später im Druck ausgetauscht. Damit GS-FIBU diese Platzhalter erkennt, muß vor der Variable das Dollarzeichen "$" stehen. Ist dies nicht der Fall, wird die Variable wie ganz normaler Text ausgedruckt! b) Positionierung von Text oder Variablen Wenn Sie einen Text oder eine Variable an einer bestimmten Stelle im Text drucken möchten, können Sie einerseits solange Leerzeichen in den Text einfügen, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. Besser ist, Sie positionieren den Text einfach durch Eingabe des Zeichens "^" und der entsprechenden Spaltenposition. --------------------------------------------------------- Einstellungen 80 Beispiel: --------- Sie wollen im Ausdruck das Tagesdatum drucken. Folg ende Form soll im Text erscheinen: Datum : 01.01.93 Der Aufruf im Formular müßte dann wie folgt aussehen: ^80Datum : ^88$SYSDATUM Die Variable "SYSDATUM" ist z.B. die Variable für das aktuelle Tagesdatum Ihres Computers. --------------------------------------------------------- Einstellungen 81 13.4.2 Druck-Variablen mit <F2> Mit <F2> erhalten Sie eine Auswahl aller verfügbaren Variablen, die Sie in dieser Auswertung nutzen können. Wählen Sie die gewünschte Variable und drücken Sie dann <RETURN>. Die Variable wird dann incl. Dollarzeichen automatisch an die Stelle im Text gesetzt, an der Sie sich gerade befinden. 13.4.3 Drucker-Sequenzen <F3> Mit <F3> erhalten Sie eine Liste aller Drucker-Sequenzen des von Ihnen gewählten Druckers. Sie sehen dann den Befehl für die Sequenz im Text und eine Erklärung dazu. Beispiel: --------- Wenn Sie das Datum aus dem o.g. Beispiel im Schmaldruck drucken möchten, müssen Sie folgenden Befehl eingeben: ^schmal ^80Datum : ^88$SYSDATUM ^lschmal 13.4.4 Befehl: .LISTE Wenn Sie bei der Definition des Textinhaltes diesen Befehl eingeben, werden im Ausdruck die Angaben unter Überschrift, Listeninhalte und Summenzeilen eingefügt. 13.4.5 Befehl: .SV Dieser Befehl führt an einer von Ihnen definierten Stelle im Text einen Seitenvorschub aus. Normalerweise brauchen Sie sich nicht um den Seitenvorschub zu kümmern, da anhand der eingestellten Parameter wie Seitenlänge usw., der komplette Druck automatisch läuft. Bei fest vorgebenen Formaten, wie z.B. der Umsatzsteuer-Voran- meldung ist es manchmal nötig, die Seite eher zu wechseln. Dazu geben Sie dann diesen Befehl in den Text ein. 13.4.6 Funktion: DK(Variablenname) Viele Variablen im Text sind numerische Variablen, also Zahl- enwerte. Normalerweise sieht eine Zahl, direkt aus der Datenbank gedruckt, so aus: 12456.90 DM Durch die Funktion DK(), was soviel bedeutet wie Dezimalkomma, wird dieser Wert anders dargestellt, nämlich: 12.456,90 DM Diese Funktion erstellt einen Platzhalter mit einer Größe von insgesamt 16 Zeichen. Beachten Sie bitte, daß Sie diese Funktion den einzelnen Variablen selbst zuordnen müssen. Wenn Sie also eine Variable numerischen Typs in den Text --------------------------------------------------------- Einstellungen 82 übernehmen, erscheint im Text "$VARIABLE". Sie müssen dann daraus die Variable "$DK(VARIABLE)" erstellen. 13.4.7 Funktion: DK1(Variablenname) Diese Funktion hat die gleiche Bedeutung wie DK(), jedoch wird hierbei lediglich ein Platzhalter von 14 Zeichen dargestellt. 13.4.8 Funktion: replicate(<expC>, <expN>) Diese Funktion vervielfältig ein definiertes ASCII-Zeichen für eine bestimmte Zahl von Wiederholungen. Sie werden in den Auswertungen jedoch anstelle der Funktion "REPLICATE" immer auf die Schreibeweise "repl" treffen. Der Grund: Sie müssen lediglich die ersten 4 Zeichen einer Funktion angeben, damit diese ausgeführt wird. Syntax : replicate(<expC>, <expN>) <expC> : ist der zu wiederholende Zeichenstring <expN> : ist die Anzahl der Wiederholungen Beispiele: ---------- repl("*", 12) Resultat : ************ repl("Hallo ", 2) Resultat : Hallo Hallo repl(chr(196), 12) Resultat : ──────────── Sie können als <expC> entweder den ASCII-Wert eingeben oder direkt das entsprechende Zeichen! Diese Funktion muß ebenfalls über das "$"-Zeichen angesprochen werden, also "$repl("*", 12). 13.5 Einstellungen - Drucker bearbeiten Normalerweise dürften die bei GS-FIBU mitgelieferten Drucker- treiber ausreichen. Für besondere Schriftarten oder bei Druckern, die weniger verbreitet sind, kann es jedoch erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen. Die von GS-FIBU verwendeten Druckertreiber sind als normale ASCII-Datei abgelegt und befinden sich im Verzeichnis "\GS\DRUCKER". Wenn Sie vorhaben, einen Treiber zu ändern oder für einen speziellen Drucker neu anzulegen, können Sie die Dateien mit einem normalen ASCII-Editor, z. B. dem bei MS-DOS 5.00 mitgelieferten EDIT, bearbeiten. Welche Sequenzen für Ihren Drucker gültig sind, entnehmen Sie bitte Ihrem Druckerhandbuch. Laden Sie zunächst den Druckertreiber STANDARD.PRN in den Editor. Dieser entspricht dem Treiber für Epson-Drucker, zu dem die meisten Nadeldrucker kompatibel sind. Kommentare beginnen mit einem Semikolon. Diese Kommentare sind normalerweise rein informativ, werden also von GS-FIBU nicht ausgewertet, erscheinen aber teilweise auch innerhalb des Programmes als Information zu Druckern bzw. Drucksteuerzeichen. --------------------------------------------------------- Einstellungen 83 In der ersten Zeile steht als Kommentar der Name des Druckers, für den der jeweilige Druckertreiber gedacht ist. Dieser Text wird bei der Druckerwahl zusätzlich zum Namen des Druckertreibers angezeigt. Es folgen einige Zeilen mit Erläuterungen zur Sequenz "Initialisierung_Anfang:", die alle mit einem Semikolon beginnen und rein informativen Charakter haben. Innerhalb des Druckertreibers wird der Beginn einer neuen Sequenz durch ein "#"-Zeichen gekennzeichnet. Es folgt der Name der Sequenz, wie sie in Texten aufgerufen wird und nach einem Leerzeichen die Sequenz, wie sie zum Drucker geschickt wird. Auch in Zeilen mit Drucksequenzen sind Kommentare möglich. Diese werden als Beschreibung angezeigt, wenn Sie sich mit <F3> die Liste der Drucksteuerzeichen ansehen. Die eigentliche Drucksequenz kann entweder als Klartext oder als ASCII-Wert eingegeben werden. Fettschrift wird beim Standard- Druckertreiber mit "\027G" eingeschaltet. "\027" steht für ASCII-Zeichen 27, also ESC, das normalerweise Drucksequenzen einleitet. Anstelle des Buchstabens "G" (ASCII- Zeichen 71) könnte genausogut \071 geschrieben werden, also statt "\0127G" "\027\071". HINWEIS: -------- Der ASCII-Wert muß immer dreistellig, ggf. mit führenden Nullen, angegeben werden. Die Zeichen "#" und ";" dürfen in den Drucksequenzen nicht vorkommen, da sie von GS-FIBU als Beginn einer Drucksequenz bzw. Beginn eines Kommentares interpretiert würden. Verwenden Sie stattdessen \035 und \059. Für die Positionierung und das Setzen der Seitenlänge sind fünf spezielle Sequenzen vorhanden, die GS-FIBU intern verwendet: Punkte_X_Pro_Inch: Punkte_Y_Pro_Inch: Hiermit wird GS-FIBU mitgeteilt, wieviele "Punkte pro Inch" beim aktuellen Drucker als Grundlage für die Positionierung in horizontaler und vertikaler Richtung dienen. Posi_X_Absolut: Dies ist die Sequenz, mit der eine absolute horizontale Positionierung vorgenommen wird. Sie enthält eine oder zwei Variablen, die je nach gewünschter Position unterschiedliche Werte annehmen können. Es werden ein oder zwei Byte (vor allem bei Nadeldruckern) oder eine bis zu vierstellige Zahl übergeben (letzteres vor allem bei Laser- und Tintenstrahldruckern). GS-FIBU setzt beim Positionieren in diese Sequenz ein, auf den wievielten Punkt der Drucker gehen soll. Als Grundlage für diese Berechnung dienen die Angaben bei "Punkte_X_Pro_Inch:" und "Punkte_Y_Pro_Inch". --------------------------------------------------------- Einstellungen 84 Als Variable innerhalb der Sequenz dienen "\mmm" und "\nnn" bei Übergabe der Position als Bytes sowie "xxxx", wenn die Position dem Drucker als normale Zahl mitgeteilt wird. Posi_Y_Rel_Plus: Genau wie die absolute horizontale Positionierung wird die Sequenz für die relative vertikale Positionierung definiert. (Relativ heißt hier: Änderung der Position in Punkten ausgehend von der momentanen Position.) Setzte_Seiten_Laenge: Drucksequenz zum Einstellen der Zeilenzahl pro Seite. Diese ist nur bei Endlospapier erforderlich. Übergabe des Parameters erfolgt wie bei der Positionierung über "\mmm". --------------------------------------------------------------- Dienste 85 14. DIENSTE 14.1 Produktinformation In der Produktinformation erhalten Sie Information über GS-FIBU und welche Programmversion Sie einsetzen. 14.2 Dokumentation drucken Dieser Punkt ermöglich Ihnen, die von uns mitgelieferten Texte, wie die Kurzanleitung, diese Dokumentation, Bestellformular, usw. direkt über GS-FIBU auszudrucken. 14.3 DOS-Shell Mit <F5> haben Sie jederzeit die Möglichkeit, GS-FIBU aus dem Hauptmenü heraus zu verlassen und anschließend mit "EXIT" wieder zu starten. 14.4 Datenreorganisation GS-FIBU verwendet Indexdateien, um unterschiedliche Sortierreih- enfolgen und eine schnelle Suche zu ermöglichen. Wurden viele Daten eingegeben, geändert oder gelöscht, funktionieren diese Indexdateien zwar noch, sind aber nicht mehr optimal organisiert, was die Geschwindigkeit des Programmes verringern kann. Sie sollten deshalb in regelmäßigen Abständen den "Indexaufbau" durchführen lassen. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht unterbrochen werden! Unter gewissen Umständen kann es passieren, daß Indexdateien nicht mehr intakt sind, z. B. bei Stromausfall, einem Festplattenfehler, aber auch durch Ausschalten des Rechners, ohne GS-FIBU vorher zu verlassen. Lassen sich einzelne Programmteile aufgrund eines solchen Fehlers nicht mehr starten, rufen Sie ebenfalls diesen Punkt auf. Bricht GS-FIBU schon beim Programmstart ab, rufen Sie das Programm mit dem Parameter "/reorg" auf. --------------------------------------------------------------- Dienste 86 14.5 Datensicherung/Datenrücksicherung Haben Sie in den allgemeinen Einstellungen ein Laufwerk für die Datensicherung definiert, erscheint direkt die Abfrage, ob gesichert werden soll. Ist der Schalter leer, erscheint vor der Abfrage noch eine Auswahlliste der möglichen Sicherungslaufwerke (A-H). Anschließend wir die Sicherung bzw. Rücksicherung gestartet. Dazu werden die von uns mitgelieferten Dateien "sichern.bat" und "rsichern.bat" aufgerufen, die auf die zum Betriebssystem gehör- enden Programme BACKUP und RESTORE zurückgreifen. Der Datei SICHERN wird als 1. Parameter das Laufwerk von dem gesichert werden soll und als 2. Parameter das Laufwerk übergeben, auf das die Sicherung erfolgen soll. Bei RSICHERN werden die Parameter genau umgekehrt angegeben. Beachten Sie bitte, daß die Angabe eines Verzeichnisses entfällt, das MS-DOS automatisch ein Verzeichnis "\BACKUP" anlegt. Selbstverständlich können Sie in die Batch-Dateien auch andere Sicherungsroutinen eintragen, die Parameter zur Laufwerksangabe sind jedoch auf jeden Fall zwingend. WICHTIG: -------- Gesichert werden müssen alle Dateien *.DBF, *.DBT und *.LTX, die sich in Unterverzeichnissen von C:\GS befinden (Standardinstal- lation vorausgesetzt, ansonsten gilt das entsprechende Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses, in das Sie installiert haben.) Ist nicht nur GS-FIBU, sondern auch andere Programme von Gandke & Schubert installiert, die gemeinsam auf die Adreßdaten zugreifen, werden deren Daten durch diese Vorgehensweise ebenfalls gesichert. Dies ist unbedingt erforderlich, da die Dateien eng miteinander "verzahnt" sind und bei unvollständigem Hin- und Herspielen von Daten der Datenbestand empfindlich beschädigt wird! WICHTIG: Die von GS-FIBU mitgelieferten Kontenrahmen-Dateien Skr03.Dbf, Skr04.Dbf, Saldo03.Dbf und Saldo04.Dbf werden NICHT mitgesichert. Dies ist auch nicht nötig, da diese Dateien lediglich als Kopiervorlage für den Mandanten-Kontenrahmen wichtig sind. 14.6 FIBU-Buchungen löschen Dieser Programmteil ist nur aktiviert, wenn Sie einen Mandanten in GS-FIBU definiert haben. Viele Anwender werden, wenn sie zum ersten Mal mit GS-FIBU arbeiten, einen TEST-Mandanten anlegen, um das Programm kennenzulernen. Nachdem einige Änderungen am Kontenrahmen und alle benötigten Einstellungen vorgenommen wurden, fängt die Buchungsarbeit an. Wenn alle Tests abgeschlossen sind, ist es nicht nötig, den kompletten Mandanten zu löschen, um dann die "tatsächliche" Buchführung mit GS-FIBU durchzuführen. Dies hat nämlich den Nachteil, daß sämtliche Änderungen am Kontenrahmen und alle anderen Einstellungen verloren gehen. --------------------------------------------------------------- Dienste 87 Wählen Sie in dem Fall bitte diesen Programmpunkt. Das hat den Vorteil, daß nur die Buchungen in allen Stapeldateien und auch im Dialogbereich, alle offenen Posten und Zahlungsein- bzw. ausgänge gelöscht werden, nicht jedoch die Einstellungen. Ihre Buchführung wird praktisch auf "null" gesetzt! Am Bildschirm können Sie in einem Fenster beobachten, was im einzelnen passiert! 14.7 FIBU-Kontenvergleich Dieser Programmteil ist nur aktiviert, wenn Sie einen Mandanten in GS-FIBU definiert haben. Sollte Ihnen der Computer bei der Bearbeitung der Sach-, Kunden- oder Lieferantenkonten einmal abgestürzt sein, ist es möglich, daß am Bildschirm Konten angezeigt werden, die in der Saldendatei im entsprechenden Jahrgang jedoch nicht vorhanden sind. Folge: Sie können im Buchungsbereich Konten bebuchen, die eigentlich nicht existent sind, was zwangsläufig zu Komplikationen führt! Dieser Programmteil vergleicht nun beide Kontenrahmendateien miteinander, und zwar in der Form, daß die im Jahrgang vorhandenen Konten gelöscht und anschließend aufgrund der korrekt in GS-FIBU definierten Konten neu erfasst werden. Dabei werden logischerweise sämtliche Salden gelöscht. Im Anschluß daran wird deshalb gefragt, ob Sie das Salden-Reorganisations- programm laufen lassen wollen. Sie sollten diese Frage mit "JA" beantworten, können jedoch auch später dieses Modul nochmals unter "BUCHEN" starten. ---------------------------------------------------------------- Anhang 88 15. ANHANG 15.1 Externe Stapel / Externe Schnittstelle Die externe GS-FIBU-Schnittstelle bietet eine flexible Möglich- keit, Buchungen aus beliebigen anderen Computerprogrammen in GS-FIBU als Stapeldatei einzulesen und zu verarbeiten. Voraussetzung dafür ist, das ein bestimmtes Format und eine bestimmte Dateistruktur vorliegt. 15.1.1 Dateiformat Als Datenbasis dient eine "dbaseIII Plus-Datei", die vom Anwender erstellt werden muß. 15.1.2 Dateistruktur Damit Ihre Daten verarbeitet werden können, muß die Datei die Endung ".sta" besitzen. Der eigentliche Dateiname ist für die Verarbeitung in GS-FIBU unerheblich. Folgende Struktur ist Voraussetzung: Nr. Feldname Typ Länge Dez ------------------------------------------------- 1 PROGRAMM Zeichen 4 2 OPNUMMER Numerisch 10 0 3 KONTO Zeichen 5 4 GKONTO Zeichen 5 5 BETRAG Numerisch 14 2 6 BETRAGN Numerisch 14 2 7 BETRAGS Numerisch 14 2 8 STCODE Zeichen 2 9 STPROZ Numerisch 5 2 10 SKCODE Zeichen 2 11 SKPROZ Numerisch 5 2 12 SKBETRAG Numerisch 11 2 13 DATUM Datum 8 14 BELEG Zeichen 10 15 TEXT Zeichen 30 PROGRAMM: --------- Diese 4-stellige Programmkennung verhindert, daß mehrere gleiche OP-Nummern aus verschiedenen externen Programmen in GS-FIBU auf ein und dieselbe interne OP-Nummer vorgetragen werden. Beispiel: GS-Auftrag 2.xx übergibt ebenfalls über diese Schnittstelle die Daten an GS-FIBU. GS-Auftrag 2.xx hat die Programmkennung "AUF2". Übergibt GS-Auftrag 2.xx einen offenen Posten an GS-FIBU, so wird im Feld "OPNUMMER" die laufende Nummer des Auftrages übergeben. Nehmen wir einmal an, diese Nummer sei "1". Nun bucht ein Sachbearbeiter in GS-FIBU im Dialogbereich einen offenen Posten. Dieser erhält intern z.B. auch die Nummer "1"! ---------------------------------------------------------------- Anhang 89 Gäbe es diese Programmkennung nicht, würde GS-FIBU den offenen Posten mit der OP-Nummer "1" erhöhen. Damit dies vermieden werden kann, muß die Programmkennung vergeben werden. Reservierte Kennungen, also Kennungen, die Sie nicht mehr vergeben können, sind "FIB1", "AUF1" und "AUF2". OPNUMMER: --------- Jede Buchung, die ein Debitoren- bzw. Kreditorenkonto anspricht, und somit von der GS-FIBU-OP-Verwaltung bearbeitet werden muß, benötigt diese Nummer. Vergeben Sie z.B. bei einer Forderung die OP-Nummer "5", so müssen alle weiteren Zahlungseingänge zu diesem OP ebenfalls die Nummer "5" besitzen. Handelt es sich um eine Anzahlung, vergeben Sie bitte eine neue Op-Nummer und dann dem späteren Rechnungsausgang die gleiche OP-Nummer. Alle anderen Buchungen benötigen diese Nummer nicht. Tragen Sie dann "0" ein. KONTO: ------ Im Feld "KONTO" geben Sie bitte das Sollkonto an. Das Feld be- inhaltet max. 5 Zeichen. Beachten Sie bitte, daß die Einträge in dieses Feld rechtsbündig erfolgen sollten. GKONTO: ------- Im Feld "GKONTO" geben Sie bitte das Habenkonto an. Das Feld beinhaltet max. 5 Zeichen. Beachten Sie bitte, daß die Einträge in dieses Feld rechtsbündig erfolgen sollten. BETRAG: ------- Im Feld "BETRAG" geben Sie bitte den Bruttobetrag einer Buchung an. Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag. BETRAGN: -------- Im Feld "BETRAGN" geben Sie bitte den Nettobetrag einer Buchung an. Nettobetrag = Bruttobetrag - Steuerbetrag. Wollen Sie eine Buchung ohne Steuerbetrag in GS-FIBU einlesen, so müssen Sie dieses Feld mit dem Bruttobetrag füllen. BETRAGS: -------- Im Feld "BETRAGS" geben Sie bitte den Steuerbetrag ein. Steuerbetrag = Bruttobetrag - Nettobetrag. STCODE: ------- Mit "STCODE" ist der Steuerschlüssel gemeint. Dieses sind in GS-FIBU alle Steuerschlüssel von "00" - "19". ---------------------------------------------------------------- Anhang 90 STPROZ: ------- "STPROZ" ist der Steuer-Prozentsatz (z.B. 14%). Diese Angabe wird zusätzlich benötigt, damit GS-FIBU prüfen kann, ob der Eintrag unter "STCODE" auch diesen Steuer-Prozentsatz "STPROZ" zum Inhalt hat. SKCODE: ------- Buchen Sie z.B. einen Zahlungseingang, bei dem Skonto gewährt wurde, muß in diesem Feld der Steuerschlüssel der eigentlichen Hauptbuchung stehen. Die Skontobuchungen und eventuellen Steuerberichtigungen werden dann automatisch durchgeführt. Das Feld "SKCODE" beinhaltet den Steuerschlüssel der eigentlichen Hauptbuchung. Nur aufgrund dieser Angabe kann die Steuer berichtigt werden. SKPROZ: ------- "STPROZ" ist der Steuer-Prozentsatz (z.B. 14%). Diese Angabe wird zusätzlich benötigt, damit GS-FIBU prüfen kann, ob der Eintrag unter "STCODE" auch diesen Steuer-Prozentsatz "STPROZ" zum Inhalt hat. SKBETRAG: --------- Im Feld "SKBETRAG" geben Sie bitte den Betrag an, den Sie als Skontoabzug gewährt oder erhalten haben, je nach Art der Buchung. DATUM: ------ Im Feld "DATUM" geben Sie bitte das Buchungsdatum an. BELEG: ------ Im Feld "BELEG" geben Sie bitte Ihrer Belegnummer an. Dieses Feld darf nicht leer sein. TEXT: ----- Im Feld "TEXT" geben Sie bitte den Buchungstext ein. Dieser ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, sollte aber zur Verdeutlichung einer Buchung stets angegeben werde. ---------------------------------------------------------------- Anhang 91 15.1.3 Fehlercodes GS-FIBU prüft bereits vor der Verbuchung eines externen Stapels in den Dialogbereich, ob bestimmte Feldeinträge vor- handen sind, bzw. ob Eingaben sich gegenseitig wiedersprechen. Treten dabei Fehler auf, so erscheint in der Fehlerprotokoll- Datei eine der nun folgenden 15 Fehlermeldungen. Fehler-Nr. 1 : Das Feld "PROGRAMM" ist leer. Fehler-Nr. 2 : Das Feld "KONTO" ist leer. Fehler-Nr. 3 : Das Feld "GKONTO" ist leer. Fehler-Nr. 4 : Der "BETRAG" darf nicht 0,00 sein. Fehler-Nr. 5 : Der "BETRAGN" darf nicht 0,00 sein. Fehler-Nr. 6 : Das Datum ist ungültig oder leer. Fehler-Nr. 7 : Das Feld "BELEG" ist leer. Fehler-Nr. 8 : Das in Feld "KONTO" angegebene Konto existiert in GS-FIBU nicht. Fehler-Nr. 9 : Das in Feld "GKONTO" angegebene Konto exis- tiert in GS-FIBU nicht. Fehler-Nr. 10 : Das Buchungsdatum der Buchung stimmt nicht mit dem gewählten Wirtschaftsjahr überein. Fehler-Nr. 11 : Der Eintrag im Feld "STCODE" ist in GS-FIBU nicht definiert. Fehler-Nr. 12 : Der Eintrag im Feld "SKCODE" ist in GS-FIBU nicht definiert. Fehler-Nr. 13 : Die Kombination des Feldes "STCODE" und "STPROZ" ist in GS-FIBU nicht möglich. Fehler-Nr. 14 : Das Feld "BETRAGS" darf nicht leer sein, wenn im Feld "STCODE" ein Eintrag größer als 0 % vorhanden ist. ---------------------------------------------------------------- Anhang 92 15.2 Schnittstelle zu GS-Auftrag 2.xx Die Schnittstelle zu GS-Auftrag ist in GS-FIBU über eine externe Stapeldatei definiert. Sind beide Programme (GS-Auftrag und GS-FIBU) vorhanden, wird von GS-Auftrag jede Bewegung (Rechnungen, Zahlungen) automatisch in einer Stapeldatei mit der Bezeichnung "AUF2_FIB.STA" protokolliert. Diese Buchungen können Sie dann unter dem Menüpunkt "BUCHEN->Stapel wechseln/verbuchen" und dann "IMPORTIEREN->Importieren aus GS-Auftrag 2.xx" in GS-FIBU einlesen. Nachdem der externe Buchungsstapel in GS-FIBU eingelesen ist, wählen Sie bitte den Menüpunkt "STAPEL VERBUCHEN"! Anschließend werden alle vorhandenen Buchungen aus GS-Auftrag direkt in den Dialogbereich übertragen. Sollten dabei Fehler auftreten, können Sie die fehlerhaften Buchungen direkt über "FEHLERDATEI ANSEHEN" ändern. Lesen Sie dazu bitte auch die Erläuterungen in dieser Dokumentation. 15.3 Buchungsbeispiele Selbstverständlich kann ich hier keinen Einführungskurs in doppelter Buchführung geben. Es gibt aber Buchungen, die in einer Buchhaltung besonders häufig vorkommen. Diese werden hier erläutert. In den nun folgenden Beispielen gehe ich davon aus, daß Sie den Kontenrahmen "DATEV SKR03" nutzen, einen Kunden mit der Nummer 10000 und einen Lieferanten mit der Nummer 70000 angelegt haben. 15.3.1 Saldovorträge (Eröffnungsbuchungen) Die Saldovorträge werden in GS-FIBU automatisch gebucht, in dem Sie im Dialogbereich den Menüpunkt "Bearbeiten->Saldo- vorträge buchen" aktivieren. 15.3.2 Verkauf a) Ausgangsrechnungen (an Kunden/Debitoren) Beispiel: --------- 10000 Kunde an 8400 Erlöse 14% = Entstehung einer Forderung b) Zahlungseingänge (von Kunden/Debitorn) Beispiel: --------- 1200 Bank an 10000 Kunde = teilweise oder kompletter Ausgleich einer Forderung ---------------------------------------------------------------- Anhang 93 15.3.3 Einkauf a) Eingangsrechnung (vom Lieferant/Kreditor) Beispiel: --------- 3400 Wareneingang 14% an 70000 Lieferant = Entstehung einer Verbindlichkeit b) Zahlungsausgang (an Lieferanten/Kreditoren) Beispiel: --------- 70000 Lieferant an 1200 Bank = teilweise oder kompletter Ausgleich einer Verbindlichkeit 15.3.4 Geldtransit (Umbuchungen) Umbuchung zwischen Konten Beispiel: --------- 1200 Bank an 1100 Postgiro = Gutschrift auf Bank, Lastschrift auf Postgiro 15.3.5 Stornobuchungen Originalbuchung, mit umgekehrtem Betragsvorzeichen Beispiel: --------- Originalbuchung: 1200 Bank an 1100 Postgiro 2.000,00 DM Stornobuchung : 1200 Bank an 1100 Postgiro -2.000,00 DM