home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sound Sensations! / sound_sensations.iso / miscprog / dof5zip / dofdoc.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-06-01  |  15.3 KB  |  341 lines
  1. -----------------------------------------------------------------
  2. D i s c - O - F i l e   Plus    V5.01
  3. -----------------------------------------------------------------
  4.  
  5. (c)HI-Tech Software, 1991.   All rights reserved.
  6.  
  7. HI-Tech Software
  8. 90 Two Bridges Road
  9. Towaco, N.J. 07082
  10.  
  11. -----------------------------------------------------------------
  12. User's Guide
  13. -----------------------------------------------------------------
  14.  
  15. -----------------------------------------------------------------
  16. Contents:
  17. -----------------------------------------------------------------
  18. Introduction
  19. Installation
  20. Minimum Requirements
  21. Files Created by Disc-O-File
  22. Running Disc-O-File
  23. Converting Earlier Release Data Bases
  24. Using Disc-O-File
  25. In Case of Difficulty
  26. Allowable Category descriptions
  27. How to pay for/register Disc-O-File
  28. How to contact me
  29.  
  30.  
  31. -----------------------------------------------------------------
  32. Introduction:
  33. -----------------------------------------------------------------
  34. Congratulations on selecting Disc-O-File Plus V5.01.
  35. We believe you will be pleased with this innovative program.
  36. We have made it as simple and intuitive to use as possible.
  37. The recording format has changed over the years; from the
  38. early '78's, to '45's, to LP's and Cassettes and now Compact
  39. Discs.  Consequently, extensive libraries have evolved.  But
  40. where is "that" particular song by "what" artist - "who"
  41. else recorded the same song.  Disc-O-File  helps organize
  42. your personal collection according to format, category,
  43. album, artist, song, track time etc. making it easy to
  44. retrieve a particular selection from your music library.
  45. Disc-O-File is a "user-friendly" menu driven cataloging system
  46. for keeping track of your entire music library; Cassettes,
  47. Compact Discs, Digital Audio Tapes, Records and Tapes.
  48.  
  49. Just a few of the features of Disc-O-File Plus  V5.01 are:
  50.    - Add album and song data quickly and easily.
  51.    - Change any data in any field, including indexes.
  52.    - Calculates the album time field from the track time field.
  53.    - Delete any song or album from your library.
  54.    - Print reports in several different formats.
  55.    - Browse through your library, forward and backward.
  56.    - Perform quick searches for artist, index or song.
  57.    - Reorganize (compress) your library for efficiency.
  58.    - Recover damaged data bases.
  59.    - Convert prior versions to the new V5.01 format.
  60.  
  61.  
  62. ------------------------------------------------------------------
  63. Installation:
  64. ------------------------------------------------------------------
  65. As with all features of Disc-O-File Plus, installation is as
  66. simple as possible. Simply insert the distribution disk in
  67. drive A or B, type INSTALL and press ENTER.  INSTALL creates
  68. a directory on your C drive named "\DOF" and un-compresses
  69. the Disc-O-File files to it. The rest is automatic.
  70.  
  71. To install Disc-O-File to another directory, copy file
  72. "DOF5ZIP.EXE"  from the distribution disk to that directory.
  73. Type DOF5ZIP and press ENTER.  The Disc-O-File files will be
  74. "exploded" by this self-extracting file.
  75.  
  76. ------------------------------------------------------------------
  77. Minimum Requirements for running Disc-O-File Plus:
  78. ------------------------------------------------------------------
  79.    - One floppy drive, one hard drive
  80.    - 470K ram available (Important).
  81.    - Minimum FILES=15 in CONFIG.SYS file (see DOS manual)
  82.    - DOF.EXE (Disc-O-File)
  83.    - Mouse is optional
  84.    - Printer is optional
  85.  
  86. ------------------------------------------------------------------
  87. Files created by Disc-O-File Plus:
  88. ------------------------------------------------------------------
  89.    - D500INDX                INDEX data
  90.    - D500INDX.IDX            INDEX indexes
  91.    - D500ARTS                ARTIST data
  92.    - D500ARTS.IDX            ARTIST indexes
  93.    - D500SONG                SONG and TRACK data
  94.    - D500SONG.IDX            SONG and TRACK indexes
  95.  
  96. ------------------------------------------------------------------
  97. Running Disc-O-File   Plus   V5.01
  98. ------------------------------------------------------------------
  99. Running Disc-O-File is simplicity itself.
  100. Type DOF {C} at the DOS prompt and hit ENTER.  The "C" switch
  101. is optional. If used, all data entered is converted to upper
  102. case. Don't type the brackets. This feature is recommended
  103. to ensure consistency  in your data.  If, for example, you
  104. entered a song as  "Strangers In The Night" with mixed case
  105. letters, searching for "NIGHT" would not find the song. If
  106. the "C" switch had been set, it would since all letters
  107. entered are converted to capitals including the search
  108. characters.  The choice is yours.
  109.  
  110. ------------------------------------------------------------------
  111. Converting Earlier Release Data Bases:
  112. ------------------------------------------------------------------
  113. If you are currently running Disc-O-File V4.00 or an earlier
  114. version, you must convert your data bases to the new format
  115. used by V5.01.  To do this run program CNVT500.EXE from the
  116. directory where you have installed V5.01.  Your earlier
  117. version files must be in the same directory.  Type CNVT500 at
  118. the DOS prompt and hit ENTER. Follow the instructions on the
  119. screen or in the HELP window.
  120.  
  121. ------------------------------------------------------------------
  122. Using Disc-O-File Plus  V5.01
  123. ------------------------------------------------------------------
  124. This chapter is a general overview of what constitutes Disc-O-File
  125. and what it does.  The functions of each screen are described in
  126. detail.  All information is also contained in the HELP windows
  127. accessed by pressing F1 anywhere in the system.
  128.  
  129. ------------------------------------------------------------------
  130. The Introduction Screen:
  131. ------------------------------------------------------------------
  132. This "book cover" identifies the software, author and release.
  133. Press any key or click the mouse to proceed to the Main Menu.
  134.  
  135. ------------------------------------------------------------------
  136. The Main Menu:
  137. ------------------------------------------------------------------
  138. A) Help  -  Press 'A' and a Help window will appear on the
  139.    screen describing each feature of the Main Menu.
  140. B) Print Full Report  -  Prints a report  listing all music
  141.    albums in your library in sequence by ARTIST for the active
  142.    music format.  The track information for each album is also
  143.    printed.
  144. C) Browse/Print  -  Allows you to browse through your library,
  145.    one album at a time, in sequence by ARTIST for the active
  146.    format. You may also search for an album by entering the
  147.    leading characters of the artists name.  A report can be
  148.    printed for any album.  The track information for each album
  149.    is also obtained.
  150. D) Print Full Report  -  Prints a report listing all music
  151.    albums in your library in sequence by INDEX for the active
  152.    music format. The track information for each album is also
  153.    printed.
  154.  
  155. E) Browse/Print  -  Allows you to browse through your library
  156.    in sequence by INDEX for the active format. You may search
  157.    for an album by entering the leading characters of the artists
  158.    name.
  159. F) Search For Songs  -  This is one of the most powerful features
  160.    of Disc-O-File. You can browse through your library, song by
  161.    song, or you can enter any string of characters from a song
  162.    title to search for the song.  Disc-O-File returns the album
  163.    in formation and the song title with the search string
  164.    highlighted.
  165. G) Print Library  -  Prints a report of your entire library
  166.    grouped by CATEGORY for the active music format. Listed are
  167.    the FORMAT, CATEGRY, ARTIST and ALBUM information. It is a
  168.    perfect guide ororganizing your music library on your shelves
  169.    or other storage device.  A summary report is displayed at the
  170.    end detailing total number of albums with a breakdown by
  171.    category.
  172. H) Display Library  -  Displays a screen by screen report of your
  173.    music library as described in option F above.
  174. I) Maintenance  -  This option displays the "Maintenance" menu
  175.    which is described later.
  176. J) Compress Data Bases  -  As records are inserted they are only
  177.    logically positioned but not physically.  Furthermore, deleted
  178.    records remain in the file but they can not be accessed.
  179.    This process will physically delete the records and reorganize
  180.    the data base for a more concise and efficient file.
  181.    It should be run periodically.
  182. K) Select Format  -  With this option you to select the music
  183.    format that will be active during any of the print and search
  184.    options.  All formats are active during the Maintenance and
  185.    Compress functions.
  186. X) Exit  -  Terminates Disc-O-File and returns you to DOS.
  187.  
  188. ------------------------------------------------------------------
  189. The Maintenance Menu
  190. ------------------------------------------------------------------
  191. F1)  Help  -  Press F1 and a Help window will appear on the
  192.      screen describing describing each feature of the
  193.      "Maintenance Menu".
  194. F2)  Add Records  -  Allows you to add a new album or add
  195.      tracks to an already existing album.  Selecting F2 will
  196.      display the "Add Records" screen that will be described
  197.      later.
  198. F3)  Change Records  -  Allows you to modify any or all of the
  199.      fields in your music library data base.  Selecting F3 will
  200.      display the "Change Records" screen that will be described
  201.      later.
  202. F4)  Delete Records  -  Allows you to delete individual tracks
  203.      from an album or an entire album from the library.
  204.      Selecting F4 will display the "Delete Records" screen that
  205.      will be described later.
  206. F10) Exit  -  Returns you to  the Main menu.
  207.  
  208. ------------------------------------------------------------------
  209. The Add Records Screen
  210. ------------------------------------------------------------------
  211. F1:Help  -  Press F1 and a Help window will appear on the screen
  212.      describing each feature of the "Add Records" screen.
  213. F2:Add Song -  Allows you to add a TRACK, SONG and optional TIME
  214.      to an already existing ALBUM.  You must enter the INDEX, TRACK,
  215.      and SONG title.  FORMAT, ARTIST, ALBUM, DATE and TIME entries
  216.      are ignored.  If you enter track TIME, the album TIME field is
  217.      incremented by the TRACK TIME.
  218. F3:Add Album  -  Allows you to add an album to a category for the
  219.      FORMAT entered.  You may enter any available index or press F4
  220.      to retrieve the lowest unused index for the category selected
  221.      from the list.  You must then enter the FORMAT, ARTIST and
  222.      ALBUM fields. the album DATE and TIME, the TRACK, SONG and track
  223.      TIME fields are optional.  Keep in mind that by entering an album
  224.      TIME, you will be overriding the time that is automatically
  225.      calculated from  the track Time.
  226.  
  227. F4:Get Index  -  A list of category descriptions is presented. Type
  228.      the letter of the desired category and hit ENTER to retrieve the
  229.      description and lowest available INDEX or hit ENTER to abandon.
  230. F9:Clear  -  Prepares the input template for subsequent data entry
  231.      by clearing all of the fields.
  232. F10:Exit  -  Returns you to the Maintenance Menu.
  233.  
  234. ------------------------------------------------------------------
  235. The Change Records Screen
  236. ------------------------------------------------------------------
  237. This screen is another powerful but simple to use feature of
  238. Disc-O-File Plus V5.01.  You can change any field including the
  239. INDEX.
  240.  
  241. F1:Help  -  Press F1 and a Help window will appear on the screen
  242.      describing each feature of the "Change Records" screen.
  243.  
  244. Browse Options:
  245. F3:Prior Album  -  Retrieves the prior album.
  246. F4:Next Album  -  Retrieves the next album.
  247. F5:Prior Song  -  Retrieves next song for album shown.
  248. F6:Next Song  -  Retrieves prior song for album shown.
  249.  
  250. F2:Retrieve  -  Type the index of any album in your library in the
  251.      INDEX field. Press F2 to randomly retrieve that album.  Once an
  252.      ALBUM has been retrieved changes may be applied.  Hit the ENTER
  253.      key until the cursor is at the desired field.  Over-type the data
  254.      currently in the field and hit ENTER.  Your changes will be
  255.      applied. Each field is edit checked for valid entries.  If
  256.      necessary, error messages will appear on the screen detailing the
  257.      problem.
  258. F9:Clear  -  Refreshes the input template and positions the data base
  259.      pointers at the beginning.F10:Exit  -  Returns you to the
  260.      Maintenance Menu.
  261.  
  262. ----------------------------------------------------------------------
  263. The Delete Records Screen
  264. ----------------------------------------------------------------------
  265. F1:Help  -  Press F1 and a HELP window will appear on the screen.
  266. F2:Retrieve  -  Returns the album and track/song data.
  267. F3:Prior Album  -  Retrieves the prior album for deletion.
  268. F4:Next Album  -  Retrieves the next album for deletion.
  269. F5:Prior Song  -  Retrieves next song for album shown.
  270. F6:Next Song  -  Retrieves prior song for album shown.
  271. F7:Delete Song  -  Deletes the track/song for the album displayed.
  272. F8:Delete Album  -  Deletes the album with all of its tracks.
  273. F10:Exit  -  Returns you to the Maintenance Menu.
  274.  
  275. ----------------------------------------------------------------------
  276. In Case Of Difficulty
  277. ----------------------------------------------------------------------
  278. When working with any indexed files on any computer, care should be
  279. taken not to "damage" your files.  Damage or corruption can occur from
  280. many causes.  If, for example, you turn off your computer while
  281. accessing an indexed file, the index pointers could be destroyed.
  282. Other common causes for damaged files are power surges, viruses,
  283. other software, or even unintentional deletion of the index files.
  284. If you encounter any unexplainable events with your data you should
  285. run the FIXFILES.BAT program included with Disc-O-File Plus V5.01.
  286. This procedure will attempt to recover the corrupted or damaged data
  287. bases.  Do not reset the computer while this process is executing.
  288. Upon successful completion of the FIXFILES program you should run
  289. Disc-O-File and select "I) Compress Data Bases" from the Main Menu.
  290. This will return your data bases to their proper condition.
  291.  
  292.  
  293. -----------------------------------------------------------
  294. Allowable Category Descriptions
  295. -----------------------------------------------------------
  296.    BROADWAY
  297.    CHRISTMAS
  298.    CLASSICAL
  299.    COUNTRY
  300.    CULTURAL
  301.    ENVIRONMENTAL
  302.    FOLK
  303.    INSPIRATIONAL
  304.    JAZZ
  305.    MISCELLANEOUS
  306.    NEW AGE
  307.    POPULAR
  308.    REGGAE
  309.    ROCK
  310.    SAMPLERS
  311.    SOUNDTRACK
  312.    SPOKEN WORD
  313.    WORLD
  314.  
  315. -----------------------------------------------------------
  316. How to contact me
  317. -----------------------------------------------------------
  318.  Comments and suggestions (and reports of problems) would be greatly
  319.  appreciated.
  320.  
  321.    Harry W. Ilaria
  322.    HI-Tech Software
  323.    90 Two Bridges Road
  324.    Towaco N.J. 07082
  325.  
  326. -----------------------------------------------------------
  327. How to pay for/register Disc-O-File
  328. -----------------------------------------------------------
  329.  Disc-O-File is ShareWare.
  330.  
  331.  You may make copies of this program and give them to others for
  332.  evaluation as long as the documentation is provided with the
  333.  program, both unaltered.
  334.  
  335.  If you make use of Disc-O-File you are expected to pay a registration
  336.  fee of $19.95 PLUS $4.00 S&H.  Registered users will receive the next
  337.  version which will have many new features highlighted by the addition     
  338.  of print and search options by COMPOSER and new music categories.  
  339.  
  340.  See "INVOICE.DOC" for an easily printed invoice.
  341.